och uppföljningsprocessen efter avslutad upphandling 2012, 169 kB

RevisionsrapportGranskning av efterarbetes- och uppföljningsprocessenefter avslutad upphandling inom Båstad Kommun.Januari 2012Fredrik Andrén, Jur. Kand.

Innehåll1 Sammanfattning .................................................................................................................................... 32 Inledning ................................................................................................................................................ 42.1 Bakgrund och syfte ........................................................................................................................ 4Revisionsfrågor ........................................................................................................................................... 42.2 Metod och avgränsning ................................................................................................................. 43 Iakttagelser och bedömning .................................................................................................................. 52 of 7

1 SammanfattningPwC har på uppdrag av revisorerna i Båstad kommun granskat efterarbetet och uppföljningen efteravslutade upphandlingar inom Båstad kommun.Upphandling hos myndigheter, kommuner och landsting har visat en tendens till att bli mer och meromfattande både värde och administrationsmässigt. Detta faktum ställer ökade krav på efterarbete ochuppföljning. Förutom att god ordning skall gälla i detta arbete finns även värdefull information atthämta för framtida bruk vid en strukturerad process. Syftet med granskningen är att granska processenefter avslutad upphandlingen utifrån perspektiven – ansvar, process samt styrande dokument.Granskningen har omfattat avslutade upphandlingar under 2011Efter omorganisation av kommunen och anställning av ny upphandlare är det vår uppfattning attkommunen bedriver sitt efterarbete med en klar och tydlig ansvarsfördelning.Med förevisad åtgärdslista fullt ut implementerad bedömer vi att inte bara efterarbetet utan även upphandlingsarbetetkommer ha en tillfredställande ändamålsenlig process. Förbättringsarbetet på debåda områdena är en absolut nödvändighet då det tidigare varit starkt eftersatt. Det finns tydliga teckenpå att inköp till större belopp har skett med brister i upphandlingsförfarandet inom ett flertal verksamheter.Vad beträffar kommunens upphandlingspolicy är den i stort utformad på ett tillfredställande och ändamålsenligtsätt. Emellertid är den i ett stort behov av uppdatering. Övriga styrdokument såsomriktlinjer, rutinbeskrivningar och anvisningar är under om- och utarbetande, varför en bedömning omderas ändamålsenlighet och tillfredställande utformning inte låter sig göras vid denna tidpunkt. Svaretpå revisionsfrågan om dessa dokument har en tillfredställande utformning och ändamålsenlighet fårdärför bli ett nej.Utvärdering och uppföljning av resultatet från upphandlingsverksamheten har fram till nu skett i ytterstblygsam omfattning. Med föreslagna åtgärder helt implementerade torde en tillfredställande uppföljningoch utvärdering finnas på plats.En uppföljande revision av upphandlingsverksamheten inom ett år eller två ser vi som lämplig.3 of 7

2 Inledning2.1 Bakgrund och syftePwC har på uppdrag av revisorerna i Båstad kommun granskat efterarbetet och uppföljningen efteravslutade upphandlingar inom Båstad kommun.Upphandling hos myndigheter, kommuner och landsting har visat en tendens till att bli mer och meromfattande både värde - och administrationsmässigt. Detta faktum ställer ökade krav på efterarbeteoch uppföljning. Förutom att god ordning skall gälla i detta arbete finns även värdefull information atthämta för framtida bruk vid en strukturerad process. Syftet med granskningen är att granska processenefter avslutad upphandlingen utifrån perspektiven – ansvar, process samt styrande dokument.RevisionsfrågorGranskningen ska besvara följande revisionsfrågor:• Bedriver kommunen sitt efterarbete med en klar och tydlig ansvarsfördelning?• Har kommunen en ändamålsenlig process för efterarbetet• Är de styrande dokumenten detta arbete utformade på ett tillfredställande och ändamålsenligtsätt?Kontrollmål/granskningsmål• Vilka system och rutiner för upphandling finns?• Är de styrande dokumenten för upphandlingen fullt uppdaterade?• I vilken utsträckning sker uppföljning och utvärdering av resultat från upphandlingsverksamheten?2.2 Metod och avgränsningGranskning av relevant dokumentation i anbuds- och upphandlingsförfarande, betalningsströmmar isamband med upphandling samt intervjuer.Granskningen avgränsas till de upphandlingar som gjorts av kommunen ej av kommunala bolag under2011Rapporten har varit föremål för sakgranskning.4 of 7

3 Iakttagelser och bedömningFör att få en strukturerad form på revisionsrapporten har vi valt att framföra våra iakttagelser ochbedömningar under respektive revisionsfråga respektive kontroll- och granskningsmål enligt följande.RevisionsfrågorBedriver kommunen sitt efterarbete med en klar och tydlig ansvarsfördelning?IakttagelserÅr 2011 infördes en ny en ny politisk organisation som innebär att kommunen inte längre har någranämnder. Det finns en förvaltning med åtta olika verksamhetsområden och en förvaltningschef.Kommunstyrelsen ansvarar ytterst för samtliga verksamhetsområden. Under hösten 2011 anställdesen ny upphandlare då den tidigare gått i pension. Denna tjänsteman har en specificerad arbetsuppgiftatt säkerställa ett tillfredställande efterarbete vid upphandling.BedömningEfter omorganisation av kommunen och anställning av ny upphandlare är det vår uppfattning attkommunen bedriver sitt efterarbete med en klar och tydlig ansvarsfördelning. Denna bedömning ärbaserad på uppgifter inhämtade från upphandlaren och hennes beskrivning av sina arbetsuppgifteroch information från förvaltningsledningen.Har förvaltningarna en ändamålsenlig process för efterarbetet?IakttagelserTjänstemannen har efter sitt tillträde gjort en omfattande undersökning och analys av hur både upphandlingoch efterarbete gjorts vilken vi har tagit del av. Det kan konstateras att upphandlingsarbetetillika efterarbete tidigare varit starkt eftersatt. Det finns tydliga tecken på att inköp till större belopphar skett med brister i upphandlingsförfarandet inom ett flertal verksamheter . En omfattande översynav båda områdena är nu påbörjad och i vissa delar implementerad. En diger åtgärdslista innehållandedelar som utarbetning av rutiner och arkiveringsföreskrifter, uppdatering av styrdokument (upphandlingspolicy,anvisningar, riktlinjer), införskaffande av elektroniskt upphandlingsstöd, införlivande avexisterande avtal till detta stödsystem m.m. utgör grundstommen i förändringsarbetet.BedömningMed förevisad åtgärdslista fullt ut implementerad bedömer vi att inte bara efterarbetet utan även upphandlingsarbetetkommer ha en tillfredställande ändamålsenlig process.5 of 7

Är de styrande dokumenten för upphandlingen utformade på ett tillfredställande ochändamålsenligt sätt?IakttagelserI tjänstemannens åtgärdspaket ingår även översyn av kommunens inköpspolicy och framtagande avmer detaljerade riktlinjer och anvisningar. Med styrande dokument avser vi upphandlingspolicy, anvisningaroch riktlinjer, rutinbeskrivningar och andra dokument relevanta i upphandlingsprocessensutförande.BedömningVad beträffar kommunens upphandlingspolicy är den i stort utformad på ett tillfredställande och ändamålsenligtsätt. Emellertid är den i ett stort behov av uppdatering. (se kontrollmål/granskningsmålnedan)I väntan på framtagandet av övriga styrdokument får svaret på frågan om tillfredställande utformningoch ändamålsenlighet av dessa bli ett nej.Kontrollmål/granskningsmålVilka system och rutiner för upphandling finns?Enligt de uppgifter vi erhållit har elektroniskt systemstöd för upphandling och för e-upphandling införskaffatsunder december månad 2011. Rutiner för dessa system och rutiner i övrigt är under utarbetande.Är de styrande dokumenten för upphandlingen fullt uppdaterade?Som tidigare nämnts pågår ett uppdateringsarbete av både process, rutiner samt styrande dokumentredan i dagsläget. Det är vår uppfattning att detta arbete på god väg och kommer att färdigställas inomkort. Vad beträffar kommunens övergripande upphandlingspolicy är den senast reviderad 2009-05-27.Efter detta datum har stora förändringar skett inom upphandlingslagstiftningen (LOU). Upphandlingspolicynhar stora brister visavi ny lagstiftning speciellt vad gäller nya regler avseende beloppsgränser.I vilken utsträckning sker uppföljning och utvärdering av resultat från upphandlingsverksamheten?Utvärdering och uppföljning av resultatet från upphandlingsverksamheten har fram till nu skett i ytterstblygsam omfattning. I och med det pågående översynsarbetet är det vår uppfattning att nödvändigaförbättringsåtgärder, både på det juridiska såväl som det ekonomiska uppföljnings och utvärderingsområdetär väl på gång. Med föreslagna åtgärder helt implementerade torde en tillfredställandeuppföljning och utvärdering finnas på plats. En uppföljande revision av upphandlingsverksamheteninom ett år eller två ser vi som lämplig.6 of 7

Båstad januari 2012Jean OdgaardUppdragsledareFredrik AndrénProjektledare7 of 7