Kontraktsuppföljning - Upphandlingsstöd.se

Publicerad: 2011-11-17Version: 2011:8.1 (reviderad 2013-02-19)

Vägledning om kontraktsuppföljningOm vägledningenBakgrund och syfteUpphandlingsstödet vid Kammarkollegiet har i uppdrag attbidra till en mer effektiv, kvalitetsmedveten och rättssäkeroffentlig upphandling. Målet är att bättre ta tillvarakonkurrensen på marknaden så att skattemedlen kananvändas på bästa sätt till nytta för medborgarna, denoffentliga sektorn och näringslivet. Målsättningen skauppnås genom att sprida genomarbetade och väl förankrademetoder och hjälpmedel för upphandlings-processen och attdärigenom bidra till en förenklad upphandlingsprocess försåväl upphandlande myndigheter som leverantörer.Inom ramen för detta uppdrag har ett behov av ökadkunskap och metodutveckling avseendekontraktsuppföljning identifierats. Många upphandlandemyndigheter står inför en situation där de har alltmerkontrakterad verksamhet att kontrollera och följa upp,samtidigt som deras resurser för uppföljning är begränsade.Ett ökande tryck från allmänhet och media för att få insyn ihur skattemedlen används har också bidragit till ett ökatbehov av kontraktsuppföljning.Syftet med denna vägledning är att ge förslag på en metodför hur upphandlande myndigheter kan identifiera ochprioritera behov av uppföljning för olika typer av kontraktoch hur de sedan kan planera och genomförakontraktsuppföljningen.Vägledningen har tagits fram i samverkan medrepresentanter från upphandlande myndigheter ochleverantörer.OmfattningDenna vägledning omfattar uppföljning av upphandlandekontrakt i enlighet med lagen (2007:1091) om offentligupphandling (LOU) och lagen (2008:962) omvalfrihetssystem (LOV). LOV reglerar vad som gäller närupphandlande myndigheter överlåter till den enskilde attvälja en utförare av en tjänst bland godkända leverantörer iett valfrihetssystem. Denna vägledning omfattar främstupphandlingar genomförda enligt LOU och LOV men kanockså omfatta upphandlingar genomförda enligt lagen(2007:1092) om upphandling inom områdena vatten, energi,transporter och posttjänster (LUF) även om det inte finnsnågra sådana exempel i denna vägledning.1

Vägledning om kontraktsuppföljningOm informationenVägledningen är generellt utformad. Det är därför alltidnödvändigt att identifiera de unika förutsättningarna i denenskilda upphandlingen. Vägledningen ersätter inte attupphandlande myndigheter och leverantörer vid behovinhämtar kompetens för att genomföra respektive delta iupphandlingar och kontraktsuppföljningar på ett rättssäkertoch effektivt sätt.Innehåll och dispositionEfter vägledningens inledande kapitel om vikten av att följaupp kontrakt, ges i kapitel 2 en översikt över hur uppföljningkan genomföras på flera olika nivåer hos myndigheten.I kapitel 3 beskrivs processen för kontraktsuppföljning ochhur den samverkar med upphandlingsprocessen.I kapitel 4 följer en genomgång av de fyra huvudsakligauppföljningsområden som kontraktsuppföljningen kan delasin i och vilken typ av uppföljning man bör fokusera på inomrespektive område.I kapitel 5 ges ett förslag till en enkel modell som kananvändas för att identifiera och prioritera behovet avuppföljning.I kapitel 6 redogörs kortfattat för vilka förutsättningar somkrävs för att en myndighet ska kunna åstadkomma eneffektiv kontraktsuppföljning.Slutligen redovisas i bilagorna exempel på hur modellen föratt identifiera och prioritera uppföljningsbehov kangenomföras i praktiken, exempel på olika verktyg som kananvändas för att följa upp leverantörenskvalitetsledningssystem samt en översiktlig beskrivning avdet regelverk som finns för kontraktsuppföljning inombyggsektorn.Allmänna förutsättningar för vägledningenGenomgående för vägledningen är att alla förslag ochexempel på olika typer av uppföljningsaktiviteter, mått ochmetoder etc. förutsätter att motsvarande krav har ställts isamband med upphandlingen och är reglerade i kontraktet.2

Vägledning om kontraktsuppföljningMålgrupp för vägledningen är alla typer av upphandlandemyndigheter såsom kommuner, landsting, statligamyndigheter, statliga och kommunala bolag. För attunderlätta för läsaren används genomgående begreppet”myndighet” för samtliga intressenter.SamverkanVägledningen har tagits fram i samverkan med ett antalrepresentanter från myndigheter, leverantörer ochintresseorganisationer. Till dessa riktas ett varmt tack!Fortsatt arbeteVägledningen kommer att uppdateras i takt medutvecklingen av domstolspraxis på området och erhållenpraktisk erfarenhet.Var kan jag läsa mer?För uppföljning av vård-och omsorgstjänster hänvisas tillvägledningen ”Avtalsuppföljning av vård och omsorg" somfinns att ladda ner och beställa påwww.upphandlingsstöd.se.Det finns även en kort version av denna vägledning, läs"Kort om kontraktsuppföljning" som finns att ladda ner ochbeställa på www.upphandlingsstöd.se.3

Vägledning om kontraktsuppföljningInnehållsförteckning1. Inledning 52. Vad täcker begreppet uppföljning? 62.1 Uppföljning av en upphandlings- och beställarfunktion 62.2 Uppföljning på olika nivåer 73.1 Identifiera vad som ska följas upp 113.2 Välja uppföljningstyp (A-D) 113.3 Ta fram en preliminär uppföljningsplan 113.3.1 Vad ska följas upp? 123.3.2 Hur ska kraven följas upp? 133.4 Fastställa uppföljningsplan 143.4.1 När och hur ofta ska kraven följas upp? 143.4.2 Vem ska genomföra uppföljningen? 153.5 Genomföra uppföljning 163.5.1 Samla in, värdera och registrera uppföljningsdata 163.5.2 Identifiera. hantera och dokumentera avvikelser och åtgärder 174. Vad ska följas upp? 194.1 Uppföljning av kvalificeringskrav (krav på leverantören) 194.1.1 Uppföljning av skattestatus, ekonomisk och juridisk status 194.1.2 Uppföljning av teknisk och yrkesmässig kapacitet 214.2 Uppföljning av volym och pris 264.2.1 Uppföljning av volym 274.2.2 Uppföljning av pris och styrning genom ersättning 284.3 Uppföljning och mätning av levererad kvalitet 304.3.1 Uppföljning av kvalitet 304.3.2 Mätning av kvalitet 324.3.3 Uppföljning som publiceras till allmänheten 334.4 Uppföljning och bevakning av övriga kontraktsvillkor 344.4.1 Beställarens ansvar och åtaganden 344.4.2 Ändringar och tillägg 344.4.3 Bevakning av tidpunkter 354.4.4 Uppföljning av underleverantörer 354.4.5 Åtgärdsplan vid avvikelser 365. Hur kan myndigheten identifiera och prioritera uppföljningsbehov? 375.1 Grupp A – mindre behov av uppföljning 395.2 Grupp B – medelstort behov av uppföljning med fokus på produktivitet 405.3 Grupp C – medelstort behov av uppföljning med fokus på kvalitet 415.4 Grupp D – större behov av uppföljning 426. Vad krävs av myndigheten för att genomföra kontraktsuppföljning? 436.1 Personella resurser 436.2 Arbetsrutiner 446.3 Informationsstöd 446.3.1 Affärs- och ekonomisystem respektive beställnings- och inköpssystem 456.3.2 Upphandlingssystem och avtalsdatabaser 456.3.3 Stöd för kontroll av leverantörer 456.3.4 Verktyg för enkäter och statistik 466.3.5 Rapporteringssystem 46Bilaga 1 Exempel på uppföljning av fyra olika typer av kontrakt 47Exempel på grupp A – leverans av frukt 47Exempel på grupp B – städning av kontorslokaler 49Exempel på grupp D – kollektivtrafik 57Bilaga 2 Exempel på verktyg för att följa upp leverantörerskvalitetsledningssystem 61Bilaga 3 Uppföljning av byggentreprenader 654

Vägledning om kontraktsuppföljning1. InledningDet kan anses vara en självklarhet att en myndighet börkontrollera att de varor och tjänster som den tar emot ochanvänder i verksamheten också ska överensstämma med detsom den faktiskt kravställt, beställt och betalat för. Dock ärdet ett faktum att det regelbundet konstaterats brister ikontraktsuppföljning inom den offentliga sektorn. Bristersom kan ha flera olika orsaker, som brist på resurser,rutiner, kompetens eller brist på samverkan mellan olikaenheter eller funktioner inom en myndighet.Enligt en dom från EU-domstolen strider det motlikabehandlingsprincipen och mot ett öppet och objektivtupphandlingsförfarande att ställa krav som inte kankontrolleras. En myndighet ska alltså kunna kontrollera deuppgifter som lämnas av anbudsgivarna. Därför är detviktigt att i kontraktet formulera tydliga krav och villkorsom lämnar så lite utrymme för tolkning som möjligt då detfinns begränsade möjligheter att i efterhand ändrakontraktsvillkoren.Den första risken med utebliven kontraktsuppföljning är attmyndigheten får sämre kvalitet än det som är avtalat ikontraktet eller inte kan genomföra delar av sin ålagda ellerplanerade verksamhet på grund av uteblivna ellerbristfälliga leveranser.Den andra risken är att både leverantörer med befintligakontrakt och framtida leverantörer i kommandeupphandlingar inte respekterar eller lever upp till de kravsom myndigheten ställer i kontraktet för att ingenkontraktsuppföljning sker. Därmed kan det uppstå ett gapmellan de seriösa leverantörerna som uppfyller kraven ochde mindre seriösa som får en kostnadsfördel och som kanvinna upphandlingar utan att uppfylla de ställda kraven ikontraktet. Detta leder till att leverantörerna intekonkurrerar på lika villkor, vilket kan snedvridakonkurrensen på marknaden. I praktiken kan en leverantörsom inte har fått samma villkor för att vinna kontraktetställa skadeståndsanspråk mot myndigheten. Det finnsexempel som visar att myndigheterna har mycket att vinnapå att avsätta resurser för kontraktsuppföljning.5

Vägledning om kontraktsuppföljning2. Vad täcker begreppetuppföljning?Uppföljning inom upphandlingsområdet kan ses ur tvåhuvudsakliga perspektiv. Det första perspektivet avsermyndighetens uppföljning av sin upphandlings- ochbeställarfunktion, dvs. uppföljning av hur upphandling ochinköp görs. Det andra perspektivet avser myndighetensuppföljning av sin upphandlade verksamhet, dvs. uppföljningav vad som upphandlas och köps. Detta perspektiv kan delasupp i flera abstraktionsnivåer varav kontraktsuppföljningenutgör den mest operativa nivån. I detta kapitel ges enöversiktlig beskrivning av dessa perspektiv och nivåer.2.1 Uppföljning av en upphandlings- ochbeställarfunktionSom en del i en myndighets arbete med dess interna kontrollkan uppföljning göras av dess upphandlings- ochbeställarfunktion. Det kan finnas flera syften med en sådanuppföljning, till exempel granskning avhur väl myndigheten följer fastställda rutiner, processer,policyer och lagstiftning inom upphandlingsområdet,hur väl upphandlingsfunktionens kompetens, bemanningoch resurser möter ställda krav från beställarfunktionenoch övriga funktioner inom myndigheten,hur stor andel av de totala upphandlingarna som hargenomförts som direktupphandlingar,hur stor del av gjorda inköp som täcks av upphandladekontrakt,i vilken omfattning beställarfunktionernaavropar/använder de upphandlande kontrakten,hur väl upphandlingsfunktionen tillgodoser och stödjermyndighetens inköpsbehov och vilka rutiner som finns föratt identifiera behov av nya upphandlingar,6

Vägledning om kontraktsuppföljninghur upphandlarna informerar beställarna om aktuellaramavtal och hur de ska avropa från dessa.Denna typ av uppföljning initieras av myndigheten själv, tillexempel av upphandlingsfunktionen eller internrevisorn,men genomförs till vissa delar ofta av en extern oberoenderevisor. En stor del av denna uppföljning kan göras i form avmätning av olika nyckeltal som till exempel visaravtalstrohet, servicenivåer, intern kundnöjdhet, nedlagd tidper upphandling och andel direktupphandlingar.Uppföljning av en upphandlingsverksamhet kan ocksåinkludera granskning av specifika upphandlingar somgenomförts, till exempel att de genomförts enligt gällanderutiner och lagar, att kravställställandet har gjorts korrekt,att lämpliga leverantörer har inkommit med anbud, att detupphandlade objektet fyllde det efterfrågade behovet och gavönskad effekt. Ett annat syfte med denna uppföljning ochstatistikinsamling är att mäta beställarnas inköpsmönsterför att ge underlag till kommande upphandlingar.2.2 Uppföljning på olika nivåerMyndigheten kan följa upp sin upphandlingsverksamhet påsystemnivå (uppföljning av strategisk måluppfyllelse) och påleverantörsnivå (kontraktsuppföljning).Uppföljning på systemnivå genomförs oftast på strategiskledningsnivå för att ge svar på om upphandlingen lett till attskattemedlen använts på bästa sätt för befolkningen och omde politiska målen uppnåtts, det vill säga när man tittar påupphandling som ett medel för att uppfylla myndighetensstrategiska mål som t.ex. att förbättra servicen tillbefolkningen.Uppföljning av en leverans på systemnivå utgår ofta frångällande lagstiftning. Ett exempel på detta ärkommunallagen (1991:900) där kommuner och landsting skatillförsäkras möjligheten att följa upp det som haröverlämnats till någon annan än kommunerna själva attutföra.Uppföljning på leverantörsnivån regleras i kontraktet medleverantören där det fastställs hur den upphandlademyndigheten ska följa upp de i upphandlingen ställdakraven. Här är syftet att följa upp det som leverantören haråtagit sig att göra i enlighet med kontraktsvillkoren.7

Vägledning om kontraktsuppföljningGränserna mellan dessa två nivåer är inte alltid så tydligatrots att de har olika syften. För vissa större strategiskakontrakt bör man redan vid utformningen av förfrågningsunderlaget,förutom att identifiera de krav som ska följasupp på leverantörsnivå, även identifiera vilka av dessauppföljningsbara krav som också kan användas till att följaupp på systemnivå dvs. om de strategiska målen uppnåttseller inte. Ju mer mätbara dessa mål är, desto lättare är detatt följa upp dem.Nedanstående tabell kan användas som utgångspunkt för deolika typerna av uppföljningar som myndigheten har ansvarför att utföra och ger exempel på när i tiden dessa kan göras.NivåStrategiskmåluppfyllelse(systemnivå)Resultat i form aveffekter avupphandlingenKontraktsuppföljning(leverantörsnivå)– kvalitetssystem ochmiljöledningssystem– prestationer,leveranskontroller– kvalitetsresultattill exempel indikatorerKontinuerliguppföljning –när detta skagörasExempel:Vidmyndighetensdelårs- ochhelårsbokslutExempel:Vid uppföljningsmötenmedleverantörenMånatligen, vidleveranstillfälletÅrligenSummativuppföljning(d.v.s.sammanfattandebedömning av vaduppföljning-arnahar gett under enviss period) – närdetta ska görasExempel:I årsrapportenVidforskningsstudierExempel:Vart tredje årÅrlig rapport medanalysÅrlig rapport medanalysTabell 1: Exempel på olika nivåer av uppföljningar och när dessakan genomföras under kontraktsperioden.8

Vägledning om kontraktsuppföljningKontraktsuppföljningen befinner sig alltså på den lägstaeller mest operativa nivån. Andra begrepp som används förkontraktsuppföljning är kontraktsstyrning eller ”contractmanagement”. En framgångsfaktor för en lyckadkontraktsuppföljning är att myndigheten och leverantörensamarbetar och har en samsyn kring vad som ska levereras,vilka värderingar som ska gälla och vilka mål som skauppnås.Denna vägledning fokuserar fortsättningsvis enbart påkontraktsuppföljning.3. Hur kan processen förkontraktsuppföljning seut?Nedan visas en översiktlig bild av hur en process förkontraktsuppföljning kan se ut och hur den kan kopplas tilldelar av upphandlingsprocessen. Som framgår av bilden ärdessa två processer starkt kopplade till varandra. Central idenna uppföljningsprocess är den uppföljningsplan som tasfram parallellt med kravspecifikationen och kontraktet.Uppföljningsplanen är främst tänkt som ett interntdokument som myndigheten använder för att planera ochgenomföra arbetet med sin kontraktsuppföljning, men delarav uppföljningsplanen kan också tas med i bådeförfrågningsunderlaget och kontraktet för att ökatransparensen och tydligheten för anbudsgivare ochleverantörer.9

Vägledning om kontraktsuppföljningFigur 1: Kontraktsuppföljningsprocessen10

Vägledning om kontraktsuppföljning3.1 Identifiera vad som ska följas uppHur ett kontrakt ska följas upp växer fram i takt med attkraven på upphandlingsobjektet definieras. Parallellt medatt kraven utformas och formuleras bör man alltså tänka påhur de ska följas upp. Redan här kan det bli nödvändigt attibland göra avvägningar mellan önskemål att ställa krav ochmöjlighet att sedan kunna följa upp dem. Som alltid bör detsäkerställas att de ställda kraven är rimliga och inte gårutöver vad som är nödvändigt för att genomföra uppdraget.3.2 Välja uppföljningstyp (A-D)I samband med identifiering av vad som ska följas uppbehöver man också identifiera hur omfattande uppföljningenbehöver vara. Genom att på ett tidigt stadium sättaupphandlingskontraktets betydelse i relation till vilkenrisk/påverkan samt vilken volym/värde det utgör imyndighetens verksamhet kan man få en grov uppfattningom hur uppföljningen kan göras. För att hitta en rimligomfattning och ambitionsnivå för uppföljningen kan manplacera in upphandlingskontraktet i någon avuppföljningstyperna A-D enligt modellen för identifiering ochprioritering av uppföljningsbehov som beskrivs i kapitel 5.3.3 Ta fram en preliminär uppföljningsplan11

Vägledning om kontraktsuppföljningParallellt med att förfrågningsunderlag ochkravspecifikation för upphandlingsobjektet tas fram kanman utforma en preliminär uppföljningsplan. Denpreliminära uppföljningsplanen bör kunna svara på vad somska följas upp och hur det ska följas upp.3.3.1 VAD SKA FÖLJAS UPP?Vad som ska följas upp framgår av upphandlingensförfrågningsunderlag, inklusive kravspecifikation ochkontraktsvillkor och varierar mycket beroende påupphandlingens art. Nedan ges några exempel på olika typerav krav:kvalificeringskrav (krav på leverantören),kompetenskrav (utbildning, erfarenhet),prestationskrav (leveranser),funktionella krav,krav på produkter eller tjänster och sortiment,kvalitetskrav (innehåll),miljökrav och sociala krav,kontraktsvillkor,priser och ekonomiska villkor.Olika slags krav innebär olika typer av uppföljning t.ex.uppföljning av leverantören, av volym och pris elleruppföljning av kvalitet (se kapitel 4). Det är viktigt attuppföljningsplanen enbart bygger på sådana krav ochparametrar som faktiskt har definierats iförfrågningsunderlaget. Det är också viktigt att inte begärain onödig statistik eller rapportering från leverantörerna,utan all information som man planerar att begära in måstekunna spåras till krav eller villkor som har bedömts somviktiga att följa upp.12

Vägledning om kontraktsuppföljning3.3.2 HUR SKA KRAVEN FÖLJAS UPP?Hur kraven kan följas upp rent praktiskt skiljer sig ocksåmycket åt mellan olika typer av kontrakt, produkter ochtjänster. För vissa produkter kan det räcka att göra ennoggrann leverans- och fakturakontroll i samband medleveransen medan vissa tjänster måste följas uppregelbundet via förebyggande besök, kontroller ochuppföljningsmöten. En viktig faktor för om eller hur ett kravkan följas upp är i vilken utsträckning det går att mäta. Omdet inte finns något absolut mått för att mäta om ett kravuppfylls eller inte kan uppföljningen behöva baseras pånågon form av bedömning eller värdering. Då är det viktigtatt man kan definiera på vilka grunder denna bedömningska göras.Nedan ges några exempel på metoder ochuppföljningsaktiviteter som kan vara aktuella:fysiska leveranskontrollerfakturakontrollerfunktionstesterbesiktningar och inspektionerbesök och kontroller (anmälda och oanmälda)stickprovskontroller, blindtestermätning av kvalitet genom nyckeltalbedömningar och betygssättningenkäter till tredjepartsanvändare/brukare (nöjd kundstatistik)egenrapportering från leverantörerregelbundna uppföljningsmöten med leverantöreruppvisande av verifikat, intyg, certifikat eller andrastödjande dokumentrevisioner.13

Vägledning om kontraktsuppföljningOm det kommer att krävas att leverantören ska användanågot särskilt system eller verktyg för rapportering avavvikelser eller felanmälningar bör detta anges iförfrågningsunderlaget då det kan innebära eninvesteringskostnad för leverantören.3.4 Fastställa uppföljningsplanNär ett kontrakt har tecknats med vald leverantör (ellervalda leverantörer) kan man fastställa uppföljningsplanen.Det är först när kontraktet är tecknat som det är möjligt attytterligare specificera uppföljningsplanen med när och hurofta uppföljning ska göras samt vem som ska görauppföljningen.3.4.1 NÄR OCH HUR OFTA SKA KRAVEN FÖLJAS UPP?Tidplaner och tidpunkter för uppföljningsaktiviteternaanpassas till kontraktens löptid och/eller till de definieradeleveranstiderna. När och hur ofta kraven ska följas uppberor på hur viktiga eller kritiska de är samt vilken typ avkontrakt det är fråga om. Det kan vara aktuellt med ett ellerflera av följande alternativ:vid leveranstillfället,vid funktionstest,löpande varje månad, kvartal, år etc.vid inrapporterade fel,vid större förändring hos leverantören (t.ex.omorganisation eller försämrat kreditbetyg).14

Vägledning om kontraktsuppföljning3.4.2 VEM SKA GENOMFÖRA UPPFÖLJNINGEN?När det definierats vad som ska följas upp samt hur, när ochhur ofta kraven ska följas upp, får man en bild av vilkenarbetsinsats och vilken kompetens som krävs föruppföljningen. Kontraktsuppföljningen kan behöva göras påolika sätt och av olika roller/personer för olika typer av kravoch många gånger måste flera olika roller/personersamverka i uppföljningen. En förutsättning för en effektivuppföljning är att den genomförs av personer som harkunskap om den aktuella varan eller tjänsten. När mandefinierar vem som ska delta i uppföljningen är det ocksåviktigt att säkerställa att den eller de personer som skagenomföra uppföljningsaktiviteterna kan göra detta på ettoberoende sätt, d.v.s. att de inte har några egenintressen iuppföljningen eller har för nära relation med leverantören.Nedan ges exempel på olika roller inom en myndighet somkan genomföra olika typer av uppföljningsaktiviteter:upphandlare,beställare,avtalscontrollers,användare (t.ex. personalen inom myndigheten),leveransmottagare,ekonomipersonal,leverantörerna själva via egna självkontroller ochegenrapportering,oberoende revisorer, besiktningsmän, experter ellerkonsulter.En diskussion om för- och nackdelar med olika upplägg förgenomförande av kontraktsuppföljning finns iMiljöstyrningsrådets vägledning för uppföljning.Om en myndighet har flera kontrakt med en och sammaleverantör kan det också vara effektivt att samordnauppföljningen för samtliga kontrakt. I samband medfastställandet av uppföljningsplanen är det också lämpligtatt definiera hur uppföljningen ska dokumenteras.15

Vägledning om kontraktsuppföljning3.5 Genomföra uppföljningSjälva genomförandet av uppföljningen kan ses som en egendelprocess i uppföljningsprocessen. Den är en delprocess sompågår under hela kontraktsperioden i enlighet med denfastställda uppföljningsplanen. För vissa typer av kontraktkan vissa uppföljningsaktiviteter fortgå även efter det attkontraktet är avslutat. Det kan t.ex. röra sig om bevakningav vissa service- och garantiåtaganden från leverantören.3.5.1 SAMLA IN, VÄRDERA OCH REGISTRERAUPPFÖLJNINGSDATAUppföljningen genomförs via de uppföljningsaktiviteter ochtidpunkter som fastställts i uppföljningsplanen och enligt defyra huvudsakliga områden som beskrivs i kapitel 4.Uppföljningsaktiviteterna som genomförs av deroller/personer som definierats i uppföljningsplanen, kanbåde innehålla externa aktiviteter, till exempeluppföljningsmöten med leverantörer och stickprovskontrollerav leveranser, samt interna aktiviteter som internauppföljningsmöten med berörda intressenter inommyndigheten.Att genomföra uppföljningen kan för vissa större ellerstrategiska kontrakt även utgöra en del av myndighetensordinarie verksamhetsuppföljning (se avsnitt 2.1). Därförkan det löpande resultatet av kontraktsuppföljningen ocksåutgöra ett bidrag till kvartalsrapporter, årsredovisningar etc.16

Vägledning om kontraktsuppföljning3.5.2 IDENTIFIERA. HANTERA OCH DOKUMENTERA AVVIKELSEROCH ÅTGÄRDEREn tydlig dokumentation är avgörande för att man skakunna identifiera och styrka eventuella avvikelser i utfördaleveranser i förhållande till vad som avtalats i kontraktet,men också för löpande återrapportering internt inomorganisationen samt erfarenhetsåtervinning för kommandeupphandlingar. Dokumentation krävs också för att kunnaanalysera och utvärdera upphandlingens effekt på strategisknivå (se tabell 1, avsnitt 2.2).Löpande under genomförandet av de olikauppföljningsaktiviteterna kommer man att behöva hanteraeventuella avvikelser som noterats. I kontraktsvillkoren bördet regleras hur uteblivna eller felaktiga leveranser skahanteras.Det är en fördel att ha tänkt ut och reglerat någon form avsanktionstrappa där det först finns utrymme för dialog ochrättning innan det blir aktuellt med sanktioner somsuccessivt blir mer och mer kännbara t.ex. enligt följandeordning:1. Dialog2. Rättelse3. Inte betala ut målrelaterad ersättning (se avsnitt 4.2.2 omstyrning genom ersättning)4. Prisavdrag5. Vite6. Inte förlänga kontraktet eller inte utnyttja en option7. Häva kontraktet17

Vägledning om kontraktsuppföljningAtt identifiera vad som är en avvikelse kan vara svårt.Ibland kan en enstaka avvikelse vara försumbar medan enrad mindre förseelser tillsammans till slut blir en storavvikelse. Därför kan det vara viktigt att alla avvikelsernoteras löpande. Det kan också vara svårt att vidta åtgärdervid identifierade avvikelser. Förutom att avvikelserna måstevara tydligt dokumenterade för att kunna användas sombevis behövs för varje individuellt fall också göras enavvägning om det är värt att vidta åtgärder, dvs. omavvikelsen är tillräckligt allvarlig eller om kontraktet ärtillräckligt stort för att det ska vara värt mödan eller varaekonomiskt försvarbart att driva igenom åtgärderna motleverantören.Avvikelser kan även vara ett resultat av att leverantörenlevererat över fastställd kvalitet eller volym och har rätt tillnågon form av bonus enligt ett incitamentsavtal (se avsnitt4.2.2 om styrning genom ersättning).I samband med att kontraktet avslutas är det lämpligt attgöra en utvärdering av upphandlingen. Utvärderingen kant.ex. innehålla analyser om det upphandlade objektetuppfyllde ställt behov, om det bidrog till myndighetensstrategiska måluppfyllelse, om samarbetet med leverantörenhar varit tillfredställande etc.18

Vägledning om kontraktsuppföljning4. Vad ska följas upp?För att definiera det som ska följas upp kankontraktsuppföljning delas in i fyra huvudsakliga områden:1. uppföljning av kvalificeringskrav (krav på leverantören),2. uppföljning av volym och pris,3. uppföljning av kvalitet,4. uppföljning och bevakning av övriga kontraktsvillkor.I nedanstående avsnitt beskrivs vad som kan följas upp inomrespektive område. Även om uppföljningsaktiviteterna i deolika områdena kan skilja sig åt påverkar de varandra i höggrad.4.1 Uppföljning av kvalificeringskrav (krav påleverantören)Det första uppföljningsområdet är hur myndigheten underkontraktsperioden löpande säkerställer att leverantören harkapacitet att leverera avtalade varor eller tjänster utifrån dekvalificeringskrav som ställdes vid upphandlingen.4.1.1 UPPFÖLJNING AV SKATTESTATUS, EKONOMISK OCHJURIDISK STATUSMyndigheten bör redan i förfrågningsunderlaget ställarelevanta frågor för att kontrollera och bedömaleverantörens seriositet under kontraktsperioden.Det är lämpligt att regelbundet under helakontraktsperioden kontrollera att det inte föreligger någonfrivillig uteslutningsgrund som till exempel att leverantörenär i konkurs eller likvidation, att leverantören har gjort sigskyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen eller attleverantören inte har fullgjort sina skyldigheter avseendesocialförsäkringsavgifter eller skatt.19

Vägledning om kontraktsuppföljningDet är därför viktigt att regelbundet under helakontraktsperioden säkerställa att leverantörens skattestatusöverensstämmer med statusen vid anbudslämnandet för attförebygga fusk med skatter och sociala avgifter. Genom attteckna en överenskommelse om samarbete med Skatteverketgörs det tydligt för leverantörer att myndigheten arbetaraktivt för att förebygga fusk, samt för att motverka ochingripa mot oseriösa företag och ekonomisk brottslighet.Genom samarbete med Skatteverket kan myndigheten underkontraktsperioden regelbundet kontrollera leverantörernasskattestatus samt redovisning och betalning av socialavgifterur Skatteverkets skatteregister.Det är också lämpligt att vid misstanke underkontraktsperioden kontrollera att det inte föreligger någonobligatorisk uteslutningsgrund som till exempel attleverantören är medlem i en kriminell organisation eller ärdömd för brott i en lagakraftvunnen dom gällandebestickning, bedrägeri, penningtvätt eller om leverantören ären juridisk person och företrädaren för den juridiskapersonen har dömts för brottet. Detta kan styrkas genom attbegära in en sanningsförsäkran från leverantören, men börockså kontrolleras.Krav på ekonomisk ställning syftar till att säkerställa attleverantören har en tillräckligt stabil ekonomi för att kunnaleverera en viss vara eller tjänst. Har man iförfrågningsunderlaget reglerat att krav på leverantörensekonomiska stabilitet ska gälla under kontraktsperioden, börman regelbundet kontrollera att dessa uppfylls underkontraktet. Kontrollen kan exempelvis ske genom attleverantören visar att han/hon uppfyller vissa krav påomsättning, lämnar årsredovisningar eller att myndighetenlöpande inhämtar kreditbetyg från kreditupplysningsföretagsamt begär ut offentliga uppgifter ur Skatteverketsskatteregister.Finns det omständigheter som får medföra uteslutning avleverantörer enligt 10 kap. 2 § LOU bör även det prövas.Om krav på leverantörens juridiska status ställdes somgällande under kontraktsperioden ska det kontrolleras attdet också uppfylls under kontraktet. I samarbete medBolagsverket finns det möjlighet att kontrollera attleverantörens företag är registrerat, vilka som ärstyrelseledamöter och firmatecknare samt om någon av demär belagda med näringsförbud. Myndigheten bör ocksåunder kontraktsperioden kontrollera vad som händer hosleverantören, exempelvis företagsförvärv, dvs. när ett företagköps av en utomstående intressant.20

Vägledning om kontraktsuppföljning4.1.2 UPPFÖLJNING AV TEKNISK OCH YRKESMÄSSIG KAPACITETOm krav har ställts på leverantörens tekniska ochyrkesmässiga kapacitet bör detta även följas upp ochkontrolleras under kontraktsperioden. Det kan till exempelvara att säkerställa att en viss utrustning uppfyller vissatekniska krav eller att det finns metoder för att säkrakvalitet. Nedan beskriver vi särskilt hur krav påkvalitetsledningssystem samt miljö och sociala krav kanföljas upp.4.1.2.1 Uppföljning av kvalitetsledningssystemI upphandlingar ställs ofta krav på att leverantören skakunna uppvisa någon form av bevis på att ettkvalitetsledningssystem finns. När detta krav ställs bör i såfall detta även följas upp under kontraktsperioden och intebara i samband med kvalificeringsfasen.Den upphandlande myndigheten kan begära attleverantören antingen ska inkomma med en egenbeskrivning av ett kvalitetsledningssystem eller ett intygutfärdat av ett oberoende organ. Intyg från svenska ocheuropeiska organ som uppfyller europeiska standarder förcertifiering ska då godtas.Att kunna följa upp ett helt kvalitetsledningssystem är dockinte lätt utan kräver särskild kunskap hos den som ska följaupp. Om kravet ställs att leverantören ska ha ettfullständigt kvalitetssystem bör följande delar alltid finnasmed: kvalitetskontroll, kvalitetsstyrning, kvalitetssäkringoch kvalitetsutveckling.Att ställa krav på ett fullständigt kvalitetsledningssystem ärinte alltid lämpligt. Bedömning bör göras i varje enskilt fall.Vid upphandling av mindre avancerade tjänster eller varoreller när leverantören har en mycket liten verksamhet kandet räcka med att leverantören kan visa att den har vissadelar av ett kvalitetsledningssystem.21

Vägledning om kontraktsuppföljningNedan följer en beskrivning av vad ettkvalitetsledningssystem är och hur detta kan följas upp:4. KvalitetsutvecklingStändiga förbättringar innan, under och efter det att varan producerats eller tjänsten utförts3. Kvalitetssäkring… innan varan produceras eller tjänsten utförs2. Kvalitetsstyrning… under tiden varan produceras eller tjänsten utförs1. Kvalitetskontroll… efter att varan producerats eller tjänsten utförts.Figur 2: Efter modell av Bergman och Klefsiö, 2001.1. Kvalitetskontroll (efter det att tjänsten utförts ellervaran levererats). Det första steget i ettkvalitetsledningssystem, eller grunden för att garantera attanvändaren ska få en vara eller tjänst av god kvalitet, är attleverantören inte gör om misstag eller fel som gjorts tidigarehos leverantören själv eller hos underleverantör.Uppföljningen av leverantörens system för kvalitetskontrollkan genomföras genom att t.ex. följa upp leverantörensavvikelsehanteringssystem som ska säkerställa att negativahändelser dokumenteras, sammanställs och analyseras.Analyserna ska leverantören sedan använda till att ta framnya rutiner så att inte samma misstag görs om.222. Kvalitetsstyrning (under tiden tjänsten utförs ellervaran produceras). Det andra steget som ska följas upp är attleverantören ska visa att den har dokumenterade ochvälkända rutiner så att rätt personal utför arbetet på rättsätt hos leverantören. All personal måste ha tillgång till derutiner som gäller för verksamheten och rutinerna ska istörsta möjliga utsträckning bygga på insatser eller metodersom är vetenskapligt kontrollerade eller där konsensus råderinom det verksamhetsområde som upphandlingen omfattar.

Vägledning om kontraktsuppföljningEtt exempel är att leverantören ska visa på attsäkerhetsrutiner finns när sådana krävs. Sådana rutinereller processer kan även vara internationellt eller nationelltvedertagna inom respektive verksamhetsområde.3. Kvalitetssäkring (innan tjänsten utförs eller varanproduceras). Det tredje steget omfattar att leverantören harmätbara mål (s.k. standarder) samt har tagit fram mätetalför att kunna visa i hur hög utsträckning man uppfyllt,alternativt inte uppfyllt, den kvalitet som enligt kontraktetska levereras. Flera kvalitetsverktyg kan användas avleverantören som t.ex. olika ISO-standarder. När enverksamhet uppnått de mål eller standarder som satts uppför den specifika verksamheten anses verksamheten vara”kvalitetssäkrad”. Andra liknande begrepp som certifierad,ackrediterad eller auktoriserad kan också användas.Ackrediterings-/certifieringsprocessen syftar till att minska”kvalitetsgapet” mellan olika leverantörer och att höja”kvalitetsribban” hos samtliga. Införandet av standarder ochackrediteringsprocesser leder till en ökad standardisering avhur varor produceras och tjänster utförs inom olikaverksamhetsområden. På detta sätt kan myndighetenjämföra resultatet mellan olika leverantörer som levererarsamma varor eller tjänster.4. Kvalitetsutveckling (före, under och efter tjänstenutförts eller varan producerats). Det fjärde och sista steget iett kvalitetsledningssystem som ska följas upp är attleverantören själv utvärderar och analyserar användarensbehov, tar tillvara både de uttalade och outtalade behovensamt utvecklar en totalkvalitet utifrån det. Här ingår ävenden s.k. servicekvaliteten som t.ex. innefattartillgängligheten för användaren och deras omdöme omverksamheten.Kvalitet är en viktig strategisk dimension och en potentiellkonkurrensfördel för leverantörer och därför en viktig del avstyrningen av leverantörens egen organisation. Med ökadkonkurrensutsättning blir kvalitet som konkurrensmedelsåledes viktigt även för leverantörerna. Extern bedömningav kvalitetsledningssystemet som utförs på uppdrag avleverantören själv används i dag i ökande omfattning för attstyra, förbättra och marknadsföra de tjänster eller varor somleverantören levererar. De vanligaste modellerna är dåkollegial granskning (peer review), benchmarking,ackreditering men även EFQM-modellen och SIQ-modellenkan användas.23

Vägledning om kontraktsuppföljningUtöver dessa görs uppföljning genom s.k.myndighetsövervakning vilket sker på uppdrag avtillsynsmyndigheter (till exempel genom Livsmedelsverketstillsyn).Läs mer om de exempel på verktyg som kan användas för attfölja upp leverantörens kvalitetsledningssystem i bilaga 2.4.1.2.2 Uppföljning av miljökrav och sociala kravOm krav på miljö eller social hänsyn har ställts i sambandmed upphandlingen, antingen som kvalificeringskrav, somkrav på varan eller tjänsten, eller som särskildakontraktsvillkor, bör efterlevnad av dessa följas upp underkontraktsperioden. Annars äventyras den miljö- och socialtanpassade upphandlingens trovärdighet och acceptans. Merinformation om uppföljning av dessa krav kan hittas påMiljöstyrningsrådets hemsida, www.msr.se.4.1.2.3 Uppföljning av miljöledningssystemOm krav har ställts i samband med en tjänsteupphandlingatt leverantören ska driva ett systematiskt arbete för att nåkontinuerliga förbättringar av sin organisationsmiljöprestanda måste detta också kontrolleras underkontraktsperioden.Uppföljningen kan genomföras av myndigheten själv, genomen anlitad konsult eller genom kontroll av intyg somutfärdats av en oberoende tredje part t.ex. ISO ellermotsvarande. Man måste acceptera alla former avbevismedel, inte bara ett specifikt namngivetmiljöledningssystem. Därför är det viktigt att myndighetenhar varit noggrann med att precisera de miljöledningsrutinersom ska vara uppfyllda.Det är dock av vikt att den som genomför uppföljningen hargenerell kompetens kring upphandling och sakkunskap omtjänsten som ska kontrolleras.De mest välbekanta miljöledningssystemen är ISO 14001 ochEMAS. Det finns också förenklade system såsom FR 2000,Svensk miljöbas samt olika diplomeringssystem. Det kanmycket väl vara så att de förenklade systemen täcker in justde miljöledningsrutiner man vill säkerställa.24

Vägledning om kontraktsuppföljningEftersom miljöledningssystem vanligtvis ses över med fleraårs mellanrum och kontrakt kan löpa över betydligt kortaretidsperioder, kan det vara viktigt för en upphandlandemyndighet att få löpande information om hur de ställdakraven följs. För EMAS-registrerade leverantörer är dettainget problem då de kan tillhandahålla en årlig granskadmiljöredovisning. Då sådana redovisningar inte förekommeri andra miljöledningssystem kan löpande informationbegäras in och beskrivas i kontraktsvillkoren.4.1.2.4 Uppföljning av sociala kravMiljöstyrningsrådet har lanserat ett konkret verktyg förmyndigheter som vill ställa sociala krav i upphandlingar.Verktyget heter CSR- kompassen och är ett gratiswebbaserat verktyg som ger stöd till det privata näringslivetoch offentliga upphandlare vid utformningen av sociala krav.CSR- kompassen ger även stöd vid uppföljning genom råd,tips och uppföljningsmallar som kan användas viduppföljningen.Exempel på en uppföljningsmodell för sociala krav:1. Frågeformulär (egenrapportering) till leverantör2. Bedömning av svar3. Återkoppling till leverantör4. Kontroll/revision5. Stickprovskontroll i produktionenEtt frågeformulär kan skickas ut till alla leverantörer viduppföljning. Deras svar bedöms sedan av myndighetenvarefter återkoppling till leverantören bör ske. Omresultaten visar att det är motiverat bör en inspektion görasi första led, dvs. hos leverantören om det är möjligt. Enstickprovskontroll kan även genomföras i produktionen omdet finns indikationer på att allt inte står rätt till ileverantörens rutiner. Detta görs lämpligast av en externkonsult med kompetens att genomföra sådana inspektioner.Det bör även ingå i dennes uppgift att ta fram ett förslag påen handlingsplan för hantering av avvikelser. Myndighetenkan sedan avtala med leverantören om hantering avavvikelserna med tidsangivelser för när dessa ska varaåtgärdade.25

Vägledning om kontraktsuppföljningFör att få hjälp med att kontrollera att sociala och etiskakrav i offentlig upphandling uppfylls, se vägledning frånMiljöstyrningsrådet samt skriften från Konkurrensverket ommiljöhänsyn och sociala hänsyn i offentlig upphandling.4.2 Uppföljning av volym och prisDet andra uppföljningsområdet avser hur myndighetensäkerställer att leverantören levererar varor eller tjänsterutifrån de volymer och priser som avtalats i kontraktet.Uppföljning av volym kan t.ex. motsvaras av en enkelleveranskontroll där antalet mottagna artiklar kontrollerasmot följesedel och order men utan att något direktfunktionstest eller kvalitetskontroll görs. Uppföljning avvolym kan också motsvaras av en kontroll av att ettkonsultföretag tillhandahållit en konsult under det antaltimmar som avtalats, men utan någon noggrannareavstämning att konsulten faktiskt har levererat de tjänstersom avtalats.Uppföljning av pris görs normalt vid ordinarie kontroller avfaktura och/eller orderbekräftelse men kan också ske genomlöpande kontroller av leverantörers prislistor.Uppföljning av volym och pris är relativt enkelt ibemärkelsen att eventuella avvikelser ganska lätt kanidentifieras. Denna uppföljning kan dock innebära mycketarbete, särskilt vid stora kontrakt med kontinuerliga ochomfattande leveranser av varor eller tjänster. För vissakontrakt är det naturligt att uppföljning av volym och prisgörs i samband med uppföljning av kvalitet, t.ex. vidleverans- och fakturakontroller. Men för andra kontrakt kaninte uppföljning av kvalitet göras tillsammans med volymoch pris. Det gäller framförallt kontrakt där det inte ärbeställaren som tar emot eller nyttjar de levererade varornaeller tjänsterna, exempelvis olika former av offentligatjänster som kollektivtrafik och avfallshantering.26

Vägledning om kontraktsuppföljning4.2.1 UPPFÖLJNING AV VOLYMVid upphandling där krav ställs på att en viss volym skalevereras men där varorna eller tjänsterna ska varatillgängliga eller levereras kontinuerligt under hela året ärdet viktigt att fortlöpande följa upp i vilken omfattning ochnär i tiden leveranserna faktiskt sker. Detta är extra viktigtnär priserna är prestationsbaserade (rörliga) medtakkonstruktion (volymen får inte överskridas på årsbasis). Iannat fall kan volymen och därmed kraven vara uppnåddanär endast en del av året har gått, vilket skulle kunnainnebära att användarna inte får del av de upphandladetjänsterna eller varorna under resten av året.Nedanstående tabell är ett exempel på hur upphandlingarsom innefattar stora volymer, i detta fall antaletutryckningar vid bevakningstjänst, kan följas upp i form avproduktionsstatistik (t.ex. antal utryckningar vidbevakningstjänster).Typ av tjänstÅretsackumuleradeutfall t.o.m. marsmånadUtfallsammaperiodföregåendeårHelårs-prognosAvtaladnivå påhelår– takAvvikelseprognos– kontraktPlaneradebevakningskontroller1 450 1 500 5 800 6 000 - 200Akuta utryckningar 650 500 2 600 2 000 + 600Tabell 2: Exempel på hur volym följs upp i förhållande till deavtalade villkoren i kontraktet och över tid.I detta exempel kan man se att den avtalade taknivånkommer att överskridas med totalt 400 utryckningar omantalet fortsätter på samma nivå som under årets första tremånader.Här bör en analys göras kring varför volymen ökat för akutautryckningar men minskat för planeradebevakningskontroller, dels i förhållande till avtalad volymoch dels i förhållande till föregående år.27

Vägledning om kontraktsuppföljning4.2.2 UPPFÖLJNING AV PRIS OCH STYRNING GENOMERSÄTTNINGUnder kontraktsperioden kan priserna bevakas så attfakturerade priser stämmer överens med avtalade priser.Dessutom måste uppföljningen göras så att leverantören fården ersättning som avtalet stipulerar. Detta gäller både i defall som leverantören uppfyller eller överträffar kraven menäven när kraven inte är helt uppfyllda.Observera att en eventuell prisjustering som sker underkontraktsperioden kan påverka volymen av levererade varoroch tjänster i fall där det exempelvis finns ett takpris ikontraktet.En myndighets ersättningssystem består av allaersättningsmodeller som myndigheten använder för olikatyper av kontrakt och uppdrag inom myndighetensansvarsområde vid en specifik tidpunkt.En ersättningsmodell kan innehålla en eller flera olikaersättningsformer, såsom exempelvis:Fast ersättning (fast pris)Används ofta vidersättning för ett helt ellerdel av uppdrag oavsett hurstor volym som levererats.Rörlig ersättning(prestationsersättning)Används ofta förersättning per prestation /timme/dygn/produkt/”tillfälle”. Kan användasmed eller utantakkonstruktion.Målrelaterad ersättningAnvänds för ersättningefter att en visskvalitetsnivå (mål)uppnåtts.BonusersättningAnvänds som ersättningnär målet överskrids meden viss nivå.28

Vägledning om kontraktsuppföljningI de fall syftet med upphandlingen är att leverantören av enviss vara eller tjänst ska öka sin produktivitet så är rörligersättning i form av ersättning per prestation ett bra sätt attstyra.Observera att detta inte behöver leda till att kvaliteten påvaran eller tjänsten ökar.Är uppdraget mer komplext där kravet på leverantören äratt hålla ihop en för användaren hel tjänst som utförs avflera leverantörer, kan en fast ersättning styra mot detsyftet.Är uppdraget att säkerställa att en i förväg beslutad, mätbarkvalitetsnivå ska uppnås för varan eller tjänsten ärmålrelaterad ersättning bra. För att stimulera till utvecklingoch förbättring av varan/tjänsten, t.ex. innovationer, kanbonusersättning vara en bra ersättningsform.En ersättningsmodell kan innehålla en eller flera av dessaolika typer av ersättningar med olika stor andel av dentotala ersättningen.Exempel på ersättningsmodell vid upphandling avbevakningstjänst:I detta exempel finns en takkonstruktion där den totalaersättningen per år beräknas till max 100 mkr och där ävenden rörliga ersättningen har ett tak på max 50 mkr.Ersättningen fördelas enligt följande:40 mkr som fast ersättning – ersättningen utgår förberedskapen att kunna rycka ut oavsett om larm utlöseseller ej.+50 mkr som rörlig ersättning – x kronor per uttryckning(prestation) upp till taket på 50 mkr.+10 mkr som målrelaterad ersättning – utbetalas antingenårligen när uppdraget är slutfört eller i delar underkalenderåret och som återbetalas av leverantören i de fallmålen inte uppnåtts. Exempelvis kan man avtala om att ettvisst antal utryckningar ska ske inom x minuter.Summa max 100 mkr.Utöver detta kan bonusersättningar betalas ut.Vad som ska följas upp när det gäller pris och hur detta skaske beror således till stor del på vilken typ aversättningsmodell som myndigheten har valt.29

Vägledning om kontraktsuppföljning4.3 Uppföljning och mätning av levererad kvalitetDet tredje och det mest omfattande uppföljningsområdet ärhur myndigheten säkerställer att levererade varor ellertjänster uppfyller de kvalitetskrav som fastställts ikontraktet. Kvalitetsbegreppet är mångfasetterat och harmånga olika definitioner i litteraturen.De flesta tar antingen avstamp i en vara eller tjänst eller hoskunden.Ur varan eller tjänstens hänseenden handlar kvalitet omavsaknaden av fel och ur kundperspektivet är kvalitetkundens tillfredställelse.Juran, som var först med att skriva om kvalitetsbristkostnader(1951, Quality Handbook) definierar kvalitet som”lämplighet för avsedd användning”. Standardiseringskommissioneni Sverige (SIS) definierar kvalitet som ”allasammantagna egenskaper hos en produkt eller tjänst somger dess förmåga att tillfredsställa uttalade ellerunderförstådda behov hos en kund”. Numera är definitionenenligt ISO 9000 ”grad till vilken inneboende egenskaperuppfyller krav”.4.3.1 UPPFÖLJNING AV KVALITETUppföljning av kvalitet (dvs. innehållet i leveranserna) skaske utifrån de krav som ställs i förfrågningsunderlaget ochkan med fördel indelas i olika områden beskrivna iförfrågningsunderlaget. Inom varje område kan det finnasett antal tydliga uppställda krav och indikatorer som kanmäta i hur stor utsträckning som kraven uppfyllts. Syftet ärinte att mäta om till exempel myndighetens systempåverkats av leveranserna utan i stället att kontrollera omleverantörernas uppdrag och krav enligt kontraktet äruppfyllda.Uppföljningen av kvalitet skiljer sig mycket åt beroende påom det är varor eller tjänster, liksom vilken typ av vara ellertjänst som levereras och om dessa varor eller tjänster skalevereras vid ett tillfälle eller kontinuerligt underkontraktstiden.Leveranserna ska följas upp av myndigheten ur ettserviceperspektiv men också ur ett oberoendekvalitetsperspektiv i de fall leveranserna inte helt kangranskas av användarna själva.30

Vägledning om kontraktsuppföljningFör att följa upp kvaliteten i det som har levererats kannedanstående modell vara behjälplig för att myndighetenska få svar på vilken typ av kvalitet som levererats.StrukturkvalitetProcesskvalitetResultatkvalitetVad levereras?Hur levererasdet?Effekterna avleveranserna?Figur 3: Efter en modell av Donabedian.Låt oss anta att man ska följa upp de tjänster som levereras ien telefonväxel.Strukturkvalitet motsvaras av att följa upp det somlevereras. Det vill säga att man till exempel följer upp deprestationer som ska levereras enligt kontraktet. I detta fallantalet samtal som har besvarats per minut.Processkvalitet motsvaras av att följa upp hur leveransernahar skett. I detta fall den genomsnittliga väntetiden innanett samtal har besvarats.Resultatkvalitet motsvaras av att följa upp effekterna avleveranserna. I detta fall antalet samtal som har blivitkopplade till rätt person samt uppföljning av hur samtalenbemöts av operatören. Inom begreppet resultatkvalitet kansåledes också servicekvalitet ingå.Inom begreppet servicekvalitet brukar användarnassynpunkter på bemötande och tillgänglighet avseende denupphandlande tjänsten ingå. I tillgängligheten ingår ävenexempelvis öppettider, hur lång tid tjänsten tar att utföra förden enskilde, hur lätt det är att besöka leverantören, omman till exempel kan parkera sin bil utanför, om man fårplats för en rullstol, om synskadade kan ta sig in på ettsäkert sätt?Uppföljningen av servicekvalitet kan antingen göras avleverantörerna själva som redovisar resultatet förmyndigheten eller så kan den följas upp av myndigheten påett enhetligt sätt för alla leverantörer som levererar sammatyp av tjänst eller vara, genom exempelvisenkätundersökningar.31

Vägledning om kontraktsuppföljning4.3.2 MÄTNING AV KVALITETFör att veta om den levererade varan eller tjänsten uppfyllerkraven på kvalitet kan man mäta kvaliteten med hjälp avkvalitetsindikatorer. En kvalitetsindikator är en mätbarvariabel som ska spegla den levererade varans ellertjänstens kvalitet.För att en indikator verkligen ska kunna göra detta så måsteden vara:vetenskapligt rimlig (valid) dvs. bygga på evidens och/elleråterspegla det som ska mätas och att det ska rådakonsensus inom professionen om att indikatorn är valid.relevant (vara av vikt) dvs. den ska belysa viktigaområden inom det som levereras och där förbättringar skakunna göras.mätbar dvs. den ska kunna mätas på ett tillförlitligt sättoch termer och begrepp, population, mätperiod etc. skadefinieras.entydig (tolkningsbarheten ska vara god) dvs.bakgrundsfaktorerna ska vara standardiserade ochmöjliga felkällor ska kunna redovisas.Om man ska mäta kvaliteten med hjälp av indikatorer så bördessa uppfylla ovanstående kriterier, i annat fall mäter deinte kvalitet utan någonting annat.Undersökningar visar att det ofta används indikatorer sominte uppfyller ovanstående kriterier. Om det inte går att tafram lämpliga kvalitetsindikatorer kan andra metoder föruppföljning användas, såsom exempelvis uppföljningsbesökoch uppföljningsmöten med leverantören. Dessa metoderställer dock större krav på personella resurser hos demyndigheter som ska följa upp kontraktet, i jämförelse medatt bara ta in ett mått på en indikator.32

Vägledning om kontraktsuppföljning4.3.3 UPPFÖLJNING SOM PUBLICERAS TILL ALLMÄNHETENFör tjänster som riktar sig till allmänheten och där fleraleverantörer har samma uppdrag, bör resultatet avkontraktsuppföljningen offentliggöras så att ett reellt valkan göras av den enskilde medborgaren. Några exempel pådetta är Arbetsförmedlingens valfrihetssystem avjobbcoacher eller etableringslotsar.För att uppnå en för allmänheten ökad enhetlighet, inom deområden som upphandlas inom en myndighet, böruppföljningsplanerna vara gemensamma för samma typ avleveranser, vilket också ger ökade möjligheter förmyndigheten till jämförelser och styrning av resurser. Dettaär också viktigt när den enskilde ska kunna välja bland deleverantörer som är upphandlade. I dessa fall blir dettydligast om resultaten av uppföljningarna avleverantörerna ges i form av indikatorer eller nyckeltalsåsom till exempel ”andelen av…”.När man tar fram indikatorer eller nyckeltal som skaanvändas för jämförelser bör man dock först kunna svara påföljande frågor:Hur väljer man rätt indikator eller nyckeltal för att speglavilken leverantör som är bäst i sammantaget?Hur undviker man att leverantörerna bara fokuserar pådet som mäts och inte resten?Hur undviker man att mätningen sker på ett felaktigtsätt?Hur undviker man skillnader i ”case mix” (att olikakategorier av användare ger olika resultat hosleverantören. Exempelvis att en leverantör har användaremed högre utbildningsnivå i jämförelse med övrigaleverantörer).Hur undviker man att resultaten manipuleras?33

Vägledning om kontraktsuppföljning4.4 Uppföljning och bevakning av övrigakontraktsvillkorDet fjärde och sista uppföljningsområdet avser hurmyndigheten bevakar och uppdaterar kontraktet underkontraktstiden samt beslutar och agerar på eventuellaavvikelser som identifierats under de tre förstauppföljningsområdena.4.4.1 BESTÄLLARENS ANSVAR OCH ÅTAGANDENLeverantörens möjlighet att genomföra uppdraget kan varaberoende av att beställaren vid myndigheten tillhandahållerviktiga förutsättningar, särskilt när det gällergenomförandet av tjänster. Det kan röra sig om attleverantören får tillgång till beställarens lokaler, utrustning,information, personal och att viktiga beslut tas etc. Därförkan det när avvikelser förekommer vara relevant att ävenfölja upp hur beställaren levt upp till sina åtagande ikontraktet innan eventuella åtgärder vidtas.4.4.2 ÄNDRINGAR OCH TILLÄGGÄndringar och tillägg till ett upphandlat kontrakt får intevara av den omfattningen att kontraktets ursprungligainnehåll och omfattning ändras väsentligt. I så fall ska en nyupphandling genomföras. EU-domstolen har fastställt ettantal principer för att avgöra om en ändring av ettupphandlat kontrakt under dess löptid är att anse somväsentlig.Så kan exempelvis vara fallet om ändringen:innebär att det införs villkor som, om de hade förekommiti det ursprungliga upphandlingsförfarandet, skulle hagjort det möjligt att godkänna andra anbudsgivare än desom ursprungligen godkändes eller att anta ett annatanbud än det som ursprungligen antogs, ellermedför att kontraktets tillämpningsområde i väsentligutsträckning utökas så att det omfattar varor ellertjänster som först inte avsågs, ellermedför att kontraktets ekonomiska jämvikt ändras tillförmån för den anbudsgivare som tilldelats kontraktet påett sätt som inte föreskrevs i det ursprungliga kontraktet.34

Vägledning om kontraktsuppföljningAtt en myndighet är passiv när en leverantör avviker ifrånkontraktsvillkor, till exempel genom att fakturera högrepriser än avtalade priser, kan utgöra en sådan väsentligändring som medför en skyldighet att genomföra en nyupphandling.4.4.3 BEVAKNING AV TIDPUNKTEREtt kontrakt kan innehålla flera typer av klausuler som ärvillkorade till olika perioder och tidpunkter och som börbevakas löpande.Exempel på detta kan vara:priser som är knutna till någon form av index,kontraktsperiod,kontraktets uppsägningstid,förlängningsklausuler,optioner,garantier och serviceåtaganden,rätt till uppdatering och uppgradering avprodukter/tjänster.Generellt gäller att ett kontrakt ska innehålla enförlängningsklausul för att kunna förlängas. Därför är detviktigt att kontinuerligt bevaka kontraktens giltighetstiderför att i god tid kunna påbörja nya upphandlingar. Genomatt registrera alla avtal i en avtalsdatabas kan man få enautomatisk bevakning av kontrakts giltighetstider.4.4.4 UPPFÖLJNING AV UNDERLEVERANTÖRERUppföljningen ska i första hand riktas mot den leverantörsom har tilldelats kontraktet, oavsett om leverantörenanlitar underleverantörer eller inte. Det är denhuvudleverantör som står som kontraktspart som har ansvaratt följa upp sina underleverantörer.35

Vägledning om kontraktsuppföljning4.4.5 ÅTGÄRDSPLAN VID AVVIKELSEREtt av de viktigaste medlen som myndigheter har för atthantera inträffade avvikelser är att använda desanktionsmöjligheter som finns i kontraktet. Kontraktetförlorar sitt syfte om de avtalade sanktionsmöjligheternainte används. Det är mest effektivt om åtgärderna vidtas påett tidigt stadium för att sedan successivt trappas upp omnödvändigt, t.ex. enligt nedan:Vid avvikelser kan det vara lämpligt att först föra eninledande dialog med leverantören och ge skälig tid för attleverantören ska kunna åtgärda avvikelserna frånkontraktsvillkoren t.ex. rätta till felet eller göra en nyleverans.Om ingen rättelse har skett under den givna tidsfristenför rättelse, kan det vara lämpligt att göra ett prisavdragför att täcka kostnaderna som har uppstått förmyndigheten på grund av avvikelsen. Exempelvis kankvalitetsbrister i levererad vara eller tjänst eller enleveransförsening eller utebliven leverans vara sådana fallsom legitimerar användning av prisavdrag.Om problemet kvarstår kan det vara lämpligt att ommöjligt säga upp kontraktet om detta regleras ikontraktet.Vitesklausulen är till för att kompensera kostnaderna somkan uppstå för myndigheten till följd av att leverantöreninte följer kontraktsvillkoren. Vitet kan utformas i formav en stigande skala och kan antingen tas ut avmyndigheten eller räknas bort från kommande fakturor.Om det inträffar avvikelser som enligt kontraktet ger rättatt ta ut vite, ska vitet också tas ut annars kan detbetraktas som en väsentlig förändring.Om problemet kvarstår, t.ex. på grund av upprepadeöverträdelser, fel eller avtalsbrott av väsentlig betydelse,kan det vara lämpligt att häva kontraktet.36

Vägledning om kontraktsuppföljning5. Hur kan myndighetenidentifiera och prioriterauppföljningsbehov?Hur kontraktsuppföljningen ska genomföras för ett specifiktkontrakt beror på vilka typer av varor och tjänster somavses. För långa kontrakt och mer komplexa varor/tjänsterkrävs normalt mer uppföljning än för korta kontrakt ochenklare varor/tjänster. Kontrakt med många återkommandeleveranser kräver en annan typ av uppföljning än kontraktmed en eller ett fåtal större leveranser etc. Utmaningenligger i att hitta ”rätt nivå” så att ”rätt saker” följs upp.Många av kraven kontrolleras i samband med prövningen avanbuden och man bör tidigt kunna ta ställning till hurkontrollerna i den senare kontraktsuppföljningen ska göras.Kontraktsuppföljningen behöver inte vara statisk utan kanvariera med tiden eller anpassas till leverantörensmognadsgrad. Vid långa tjänstekontrakt kan leverantörenbehöva en ”inkörningsperiod” för att komma igång och det ärinte alltid rimligt att kräva att denne lever upp till alla kravfrån första dagen. Om en leverantör efter en tid dragit på sigmånga reklamationer kanske det blir aktuellt attintensifiera uppföljningen eller genomföra en revision. Enannan leverantör kanske har ett bra kvalitetsledningssystemoch man kan fokusera på utveckling och förbättring avprodukterna/tjänsterna i stället för en regelrätt uppföljning.Modellen som beskrivs nedan är ett verktyg för attidentifiera och prioritera behovet av uppföljning för enupphandling eller ett kontrakt. Modellen är inspirerad avKraljics inköpsmatris men mäter delvis andra faktorer.Modellen består av två axlar där Y-axeln mäter i vilken graddet enskilda kontraktet kan påverka myndighetensverksamhet. Man kan också uttrycka det som i vilkenomfattning uteblivna eller felaktiga leveranser i kontraktetkan orsaka risker eller påverkan i myndighetensverksamhet. Det kan röra sig om sämre service och säkerhetför medborgare, ekonomiska konsekvenser för myndigheten,sämre arbetsmiljö, negativ miljöpåverkan, social påverkaneller annan negativ påverkan. Här kan även inräknas riskför att få dålig publicitet i media.X-axeln mäter vilket värde eller vilken volym det enskildakontraktet har i form av ekonomiskt värde samt omfattningoch frekvens av leveranser.37

Vägledning om kontraktsuppföljningUtifrån dessa två axlar kan man identifiera fyrahuvudsakliga grupper av kontrakt (A, B, C, D) där D krävermest uppföljning, A minst och B och C har ett medelstortbehov av uppföljning.YFigur 4: Modell för att identifiera och prioriterauppföljningsbehov, efter modell av Kraljics.HögRisk/påverkanGrupp Cmedelstort behovav uppföljning med fokuspå kvalitetGrupp Dstörre behovav uppföljning av både kvalitetoch produktivitetLågLågGrupp Amindre behovav uppföljningVolym/värdeGrupp Bmedelstort behovav uppföljning med fokuspå produktivitetHögXTanken med modellen är att man för varje upphandling skakunna identifiera i vilken grupp den kan placeras och sedananpassa uppföljningsplanen efter den. Detta är ett mycketgrovt verktyg och bör primärt ses som ett stöd vid en förstaklassificering av uppföljningsbehovet som sedan kan förfinasallteftersom uppföljningsplanen växer fram.Modellen kan användas i två huvudsakliga syften:Att ge underlag för att identifiera behovet av uppföljningför ett kommande kontrakt i samband med planeringen avupphandlingen och framtagandet av förfrågningsunderlag.Att ge underlag för att bedöma vilka befintliga kontraktsom har störst behov av uppföljning i samband medplanering av myndighetens uppföljningsinsatser, dvs. attprioritera behovet av uppföljning.38

Vägledning om kontraktsuppföljningNedan beskrivs de fyra grupperna kortfattat tillsammansmed förslag på vilka uppföljningsaktiviteter som kan varaaktuella i respektive grupp.Som tidigare nämnts är detta enbart en grov klassificeringsom kan ge viss initial hjälp vid utformningen av merdetaljerade uppföljningsplaner. Till exempel kan vissaupphandlingar/kontrakt som klassificerats som grupp B ochC ändå kräva lika omfattande uppföljning som grupp D.I vilka grupper man placerar olika typer avupphandlingar/kontrakt måste alltid relateras till denenskilda myndigheten. Modellen ska kunna användas föridentifiering och prioritering av uppföljning för enskilda kravinom en och samma upphandling/kontrakt.5.1 Grupp A – mindre behov av uppföljningI denna grupp finns i första hand enklare varor och tjänstersom köps in i mindre omfattning eller vid enstaka tillfällen.Det rör sig i de flesta fall om kortare kontrakt med mindrevolymer till lägre belopp. Det kan till exempel röra sig omleverans av frukt till personalen, inköp av blommor ochannan utsmyckning, kontorsmateriel, enklare utbildnings-,konferens-, eller konsulttjänster. Denna typ av kontrakt ärförknippade med både låg risk/påverkan och lågtvärde/volym och kräver ingen omfattande uppföljning utankan i första hand baseras på följande aktiviteter:leveranskontroller,fakturakontroller,reaktiv uppföljning.Reaktiv uppföljning är inte förebyggande utan baserasenbart på reaktioner och anmälda avvikelser frånanvändare, anställda eller andra berörda. Om mångaavvikelser identifieras kan man lägga in extra bevakning iform av stickprovskontroller.39

Vägledning om kontraktsuppföljning5.2 Grupp B – medelstort behov av uppföljning medfokus på produktivitetI denna grupp finns främst enklare eller merstandardiserade varor och tjänster som köps in i storavolymer, till stora belopp och/eller med många leveranser.Det kan röra sig om el, telekommunikation, IT-utrustning,städtjänster, och avfallshantering. Det är medellånga tilllånga kontrakt som är förknippade med låg till medelhögrisk och påverkan. Då de utgör en större del avmyndighetens budget kräver denna grupp högre grad avuppföljning jämfört med grupp A.Uppföljningen kan bygga på följande beståndsdelar:leveranskontroller,fakturakontroller,återkommande stickprovskontroller på myndighetens egetinitiativ,reaktiv uppföljning,eventuella avstämningsmöten med leverantören.Uppföljningen för denna grupp bygger också på reaktivuppföljning men man lägger dessutom in vissa proaktivauppföljningsaktiviteter, dvs. kontroller och avstämningarmed leverantören i förebyggande syfte för att försäkra sig omatt leveranserna kan genomföras i enlighet med kontraktet.40

Vägledning om kontraktsuppföljning5.3 Grupp C – medelstort behov av uppföljning medfokus på kvalitetDenna grupp utgörs av mer komplexa varor och tjänster somanskaffas i förhållandevis små volymer eller till mindrebelopp. Kontrakten är korta till medellånga med färreleveranser men har en hög risk och påverkan påmyndighetens verksamhet. Det betyder att uteblivna ellerfelaktiga leveranser kan orsaka stor skada. Exempel kanvara olika former av tjänster inom säkerhet, bevakning ochlarm, nyckelhantering eller viss kritisk teknisk utrustning.På grund av de högre riskerna kräver denna grupp ett störrebehov av uppföljning med fokus på förebyggande aktiviteteroch kan baseras på följande faktorer:leveranskontroller,fakturakontroller,återkommande stickprovskontroller på initiativ avmyndigheten,uppföljning av kvalitetsindikatorer (se avsnittet omuppföljning av kvalitet 4.3.2),kontinuerliga avstämningsmöten med leverantören,eventuellt leverantörens egen uppföljning,eventuella kvalitetsgranskningar eller revisioner avoberoende part.Uppföljningen för denna grupp bygger till största delen påproaktiva uppföljningsaktiviteter.41

Vägledning om kontraktsuppföljning5.4 Grupp D – större behov av uppföljningDenna grupp består av komplexa varor och tjänster somköps in i stora volymer och till stora belopp. De utgör enbetydande del av myndighetens verksamhet och budget.Kontrakten är i regel långa med omfattande och frekventaleveranser. På grund av kontraktens komplexitet ochomfattning utgör de en stor risk och har en stor påverkan påverksamheten där uteblivna eller felaktiga leveranser kanorsaka mycket stor skada. Det kan till exempel röra sig omkollektivtrafik, färdtjänst och IT-drift. Denna grupp kräverockså en hög grad av uppföljning med fokus på förebyggandeaktiviteter. Eftersom kontrakten både är omfattande ochkomplexa bör uppföljningen göras i samverkan medleverantören för bästa resultat.Följande delar bör ingå i uppföljningen:leveranskontroller,fakturakontroller,återkommande stickprovskontroller på initiativ avmyndigheten,uppföljning av kvalitetsindikatorer,kontinuerliga avstämningsmöten med leverantören,leverantörens egen uppföljning,uppföljning av kvalitetsledningssystem,eventuella kvalitetsgranskningar eller revisioner avoberoende part.Uppföljningen för denna grupp bygger i huvudsak påproaktiva uppföljningsaktiviteter som i bästa fall också kanleda till att kvaliteten på leveranserna successivt kanförbättras och förädlas.42

Vägledning om kontraktsuppföljning6. Vad krävs avmyndigheten för attgenomförakontraktsuppföljning?Det finns ett antal faktorer som är nödvändiga för attmyndigheten ska kunna genomföra sin kontraktsuppföljning.För att uppnå en effektiv uppföljning krävs att allafaktorerna finns på plats och att de samverkar medvarandra.De kan delas in i tre grundläggande förutsättningar:personella resurser,arbetsrutiner,informationsstöd.6.1 Personella resurserDen första förutsättningen är att det inom myndighetensorganisation finns utsedda avdelningar eller funktioner somhar ett tydligt mandat att ansvara för upphandling,beställning och kontraktsuppföljning.Hur arbetet med uppföljningen organiseras kan skilja sigmycket mellan olika typer av verksamheter. Ansvaret förkontraktsuppföljningen kan ligga påupphandlingsfunktionen, på beställarfunktionen, på ensärskild funktion för uppföljning eller en kombination avdessa. Det finns olika principer för hur man ser påkontraktsuppföljning. Några ser det som en uppgift somupphandlingsfunktionen ska ansvara för, medan andraanser att uppföljningen blir mer neutral och oberoende omdet är någon annan funktion som är ansvarig.43

Vägledning om kontraktsuppföljningEn förutsättning för en framgångsrik kontraktsuppföljningär vart fall att alla berörda funktioner och roller samverkaroch bidrar med sina respektive kompetenser iuppföljningsarbetet. Generellt gäller att ju mer omfattandeoch komplext ett kontrakt är desto fler funktioner och rollerbehöver medverka i uppföljningen. Utöver beställare ochupphandlare är det i många kontrakt viktigt att äveninkludera andra roller i uppföljningen, som användare ellerbrukare av de varor och tjänster som kontraktet avser.6.2 ArbetsrutinerDen andra förutsättningen är att det inom myndighetenfinns fastställda rutiner och processer förkontraktsuppföljning. En vanlig förklaring som ofta nämnssom orsak till att kontraktsuppföljningen ibland blireftersatt är resursbrist. De dagliga och mer akutaarbetsuppgifterna prioriteras framför det mer långsiktigauppföljningsarbetet. En annan förklaring kan emellertidvara att det inte finns rutiner och processer för huruppföljningen ska gå till. För att kunna följa uppleverantörer och leveranser på ett effektivt sätt krävs det attorganisationen upprättar och sedan följer sina egna internarutiner och processer.Kontraktsuppföljningen är inte en fristående aktivitet utanutgör en del av den totala inköps- elleranskaffningsprocessen. För att kunna utvecklaändamålsenliga och effektiva rutiner och processer förkontraktsuppföljning kan det därför vara lämpligt att göraen kartläggning av myndighetens organisation,upphandlingsbehov, inköpsmönster, typ av kontrakt samtidentifiera beställarna och deras behov etc.6.3 InformationsstödDen tredje förutsättningen är ett fungerandeinformationsstöd. När det finns en fastställd organisationoch definierade processer för kontraktsuppföljningen kanman se över vilka informationsstöd som kan stödja ocheffektivisera arbetet. Nedan ges några exempel.44

Vägledning om kontraktsuppföljning6.3.1 AFFÄRS- OCH EKONOMISYSTEM RESPEKTIVEBESTÄLLNINGS- OCH INKÖPSSYSTEMDen kontroll och uppföljning som görs i dessa typer avsystem avser i första hand konkret information rörandepriser, rabatter, betalningsvillkor, mottagna leveranser etc. isamband med leverans och fakturering. Kontrollerna kanofta göras mer eller mindre automatiskt via elektroniskafakturor och beställningar. Mer information om införande ave-faktura och e-order inom offentlig förvaltning finns hosSFTI (Single Face to Industry) och Ekonomistyrningsverket.6.3.2 UPPHANDLINGSSYSTEM OCH AVTALSDATABASERUpphandlingssystem används för samtliga moment iupphandlingsprocessen och kan ge stöd i form avpåminnelser inför uppföljningstidpunkter samt skapaunderlag för uppföljning eller revisioner utifrån de aktuellakraven i kontrakten. Exempel på upphandlingssystem ges ien rapport publicerad av Upphandlingsstödet 2010,”kartläggning av marknaden för elektroniskaupphandlingssystem och annonsdatabaser”.Avtalsdatabaser är ett sätt för myndigheterna att göraaktuella kontrakt och ramavtal tillgängliga för beställare ochövriga intressenter.Informationen om leverantörer, sortiment, priser ochproduktkataloger etc. blir lättåtkomlig och ska medverka tillatt organisationen beställer och avropar från dessa kontrakti så stor utsträckning som möjligt. Avtalsdatabaser kanockså ge stöd i förvaltningen av avtalen genom bevakning avolika tidsfrister som giltighetstider, optioner, prisjusteringar,serviceåtaganden och garantitider. Ett exempel på enrelativt enkel men omfattande avtalsdatabas som samlarsamtliga statliga ramavtal är www.avropa.se.6.3.3 STÖD FÖR KONTROLL AV LEVERANTÖRERI samband med prövning av anbud görs normalt en noggrannkontroll av anbudsgivarnas juridiska och ekonomiska status.När sedan kontraktet tecknats finns en risk attleverantörens förhållanden ändras utan att detta observeras.Flera olika kreditupplysningsföretag tillhandahållerwebbaserade tjänster där man kan få en kontinuerligbevakning av sina leverantörers ekonomiska status somautomatiskt signalerar vid större förändringar.45

Vägledning om kontraktsuppföljning6.3.4 VERKTYG FÖR ENKÄTER OCH STATISTIKI många tjänstekontrakt är inte användarna eller brukarnaav tjänsterna samma individer som beställarna. Det gällertill exempel tjänster inom avfallshantering, kollektivtrafik,distribution av mat till skolor och andra typer av offentligatjänster.För att mäta hur väl leverantörerna genomför sina uppdragmåste man därför fråga ett lämpligt urval av dessaanvändare eller brukare.Det finns verktyg att tillgå för att genomföra enkäter, tillexempel olika typer av webbenkäter.6.3.5 RAPPORTERINGSSYSTEMDet finns en mängd olika metoder och system föråterrapportering till beställarna på myndigheterna omleverantörernas utförda leveranser. Det kan vara system förbrukare eller beställare där de kan anmäla och registreranoterade fel, brister och avvikelser i leverantörers utförande.Det kan också vara ett system där leverantörer självakontinuerligt rapporterar in olika former av resultat,statistik och avvikelser. Ett system för anmälning av fel ochavvikelser bör vara transparent så att både beställare ochleverantörer har möjlighet att se status och spårbarhet föraktuella ärenden. Det kan t.ex. vara ett system föranmälning och hantering av fel till en operatör av IT-drift.46

Vägledning om kontraktsuppföljningBilaga 1 Exempel påuppföljning avfyra olika typer av kontraktNedan presenteras exempel på hur fyra olika kontrakt kanföljas upp med uppföljningsaktiviteter beroende på vilkenriskgrupp de klassificerats i (A-D enligt kapitel 5) enligt defyra områdena definierade i kapitel 4.1. Uppföljning kvalificeringskrav (uppföljning avleverantören).2. Uppföljning av volym och pris.3. Uppföljning av kvalitet.4. Uppföljning av kontraktsvillkor.I samtliga exempel förutsätts att uppföljningsaktiviteternamotsvaras av krav och villkor i kontraktet.Läs om uppföljning av vård och omsorg i vägledningen"Avtalsuppföljning av vård och omsorg" som finns att laddaner och beställa på www.upphandlingsstöd.se.YExempel på grupp A – leverans av fruktHögGrupp CGrupp DRisk/påverkanGrupp AGrupp BLågXLågVolym/värdeHögX47

Vägledning om kontraktsuppföljningBakgrundEn myndighets upphandling av frukt till sin personal är ettexempel på en upphandling som kan klassificeras i grupp A(mindre behov av uppföljning). Både kontraktets volym ochvärde samt dess risk och påverkan på myndighetensverksamhet är låga.Ansvariga för uppföljningenAnsvarig för uppföljningen är handläggare påpersonalavdelningen samt vaktmästeriet.1. Uppföljning av kvalificeringskrav:a. registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheterb. ekonomisk och juridisk ställningc. leveranskapacitet.Uppföljning av punkt a och b görs en gång per år genom atthämta in underlag från aktuella myndigheter ochkreditinstitut. Krav under punkt c kontrollerades vidkvalificeringen av anbudet och följs inte upp underkontraktstiden såvida det inte sker någon större förändringhos leverantören.2. Uppföljning av volym och pris:Uppföljningen av att frukt levereras vid rätt tidpunkt ochmed rätt kvantitet görs via löpande kontroller i sambandmed leveranserna. Kontroll av debiterade priser sker vid deordinarie fakturakontrollerna.3. Uppföljning av kvalitet:a. kravmärkt utbudb. ätbar frukt.Uppföljning av att den levererade frukten uppfyllermiljökrav avseende kravmärkning görs löpande viastickprovskontroller. Därutöver tar man löpande insynpunkter från personalen om frukten är ätbar och lagommogen etc.4. Uppföljning av kontraktsvillkorDetta kontrakt innebär ingen mer uppföljning än bevakningav kontraktets giltighetstid.Hantering av avvikelser48

Vägledning om kontraktsuppföljningNoterade avvikelser i form av bristfälliga eller uteblivnaleveranser kan ge myndigheten rätt till att göra prisavdrag.Eventuella grova avvikelser avseende ekonomisk ställning,obetalda skatter, ekonomisk brottslighet och näringsförbudkan enligt kontraktet ses som avtalsbrott och utgöra grundför hävning av kontraktet.Exempel på grupp B – städning av kontorslokalerYHögGrupp CGrupp DRisk/påverkanGrupp AGrupp BLågLågXVolym/värdeHögXBakgrundEn myndighet upphandlade 2010 städtjänster till sinakontorslokaler. Denna upphandling kan iuppföljningsmodellen klassificeras som grupp B. Bådeupphandlingens volym och värde är ganska höga medan denrisk och påverkan som kontraktet kan ha på myndighetensverksamhet är låga. En stor del av uppföljningen bygger påanbudsgivarnas egna program och rutiner förkvalitetssäkring, kontroll och uppföljning av sin verksamhet.Uppföljningen ska genomföras av leverantören en gång perkvartal eller när myndigheten begär detta. Uppföljningenska genomföras enligt det program och de rutiner somleverantören själv definierade i sitt anbud. Myndighetensuppföljning bygger på att kontrollera att leverantörenverkligen genomför och rapporterar sin uppföljning påavtalat sätt kombinerat med egna kontroller.Ansvariga för uppföljningenAnsvariga för uppföljningen på myndigheten ärlokalansvarig och upphandlaren.49

Vägledning om kontraktsuppföljning1. Uppföljning av kvalificeringskrav:a. ekonomisk och juridisk ställningb. registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheterc. ansvarsförsäkringd. resurser och kompetense. erfarenheter och referensuppdrag.Uppföljning av punkt a och b görs två gånger per år genomatt inhämta underlag från aktuella myndigheter ochkreditinstitut. Uppföljning av punkt c görs en gång per årgenom att begära in giltig ansvarsförsäkring frånleverantören. Krav under punkt d och e kontrollerades vidkvalificeringen av anbudet och följs inte upp underkontraktstiden såvida det inte sker någon större förändringhos leverantören.2. Uppföljning av volym och pris:a. städprogram med beskrivna städaktiviteterb. utrustning och materielc. tiderd. priser, fakturering och betalningsvillkor.Uppföljning av volym för detta kontrakt innebär främstlöpande kontroller att rätt personer utför avtaladestädaktiviteter i anvisade lokaler, under överenskommen tid,med hjälp av fastställd utrustning och materiel. Detta görsgenom fysiska stickprovskontroller, antingen enligt ettförbestämt schema eller genom att agera på eventuellasynpunkter från myndighetens personal. Som komplementtill detta kan också loggar från myndighetens passersystemstuderas för att kontrollera vilka tider städpersonalenbefunnit sig i lokalerna. Uppföljning av utrustning, materieloch rengöringsprodukter som används vid städningen görsgenom stickprovskontroller av städförråden.Uppföljning av debiterade priser samt betalnings- ochfaktureringsvillkor sker vid de ordinariefakturakontrollerna. Noterade avvikelser ska åtgärdas avleverantören omedelbart efter anmälan annars harmyndigheten rätt till prisavdrag.50

Vägledning om kontraktsuppföljning3. Uppföljning av kvalitet:a. rutiner för kvalitetssäkring, kontroll och uppföljningb. krav på städpersonal och arbetsledning.Enligt detta kontrakt ska leverantören själv regelbundetgenomföra kontroller av att städningen genomförts enligtavtalat städprogram. Kontrollerna ska genomföras avstädpersonalens arbetsledare eller av annan kontrollant ochska dokumenteras och rapporteras skriftligt tillmyndigheten. Rapporten, som ska levereras minst en gångper kvartal, ska innehålla en redovisning av de avvikelsersom leverantören själv noterat. Myndigheten följer upp attrapporteringen görs enligt avtalad rutin samt hanterar ochagerar på identifierade avvikelser.Som komplement till leverantörens uppföljning görmyndigheten egna fysiska kontroller av att städningenfaktiskt genomförts enligt avtalad nivå.Detta görs genom regelbundna stickprovskontroller,antingen enligt ett förbestämt schema eller genom att agerapå eventuella synpunkter från myndighetens personal.Ytterligare en uppföljningsaktivitet kan vara att genomföraenkätundersökningar bland myndighetens personal om hurde upplever kvaliteten på städningen.Kraven på städpersonal och arbetsledning kontrollerades vidprövningen av anbudet och följs inte upp underkontraktstiden såvida inte leverantören gör personalbyten istor omfattning eller om det konstateras stora brister iutförd städning.4. Uppföljning av kontraktsvillkor:a. städkostnadsindex för prisjusteringb. option på förlängning av kontraktet.Förutom bevakning av prisjusteringar och option påförlängning av kontraktet kan det röra sig om mindre tilläggoch ändringar i kontraktet. Alla förändringar skadokumenteras och undertecknas av båda parter.51

Vägledning om kontraktsuppföljningHantering av avvikelserMyndigheten genomför regelbundet (ca en gång per kvartal)uppföljningsmöten med leverantören. Där diskuteras vilkaavvikelser som identifierats under den senaste perioden ochom/hur de har hanterats. Om det kan konstateras attstädning inte gjorts eller genomförts bristfälligt kanmyndigheten enligt kontraktet begära prisavdrag.Eventuella grova avvikelser avseende ekonomisk ställning,obetalda skatter, ekonomisk brottslighet och näringsförbudkan enligt kontraktet ses som avtalsbrott och utgöra grundför hävning av kontraktet.Exempel på grupp C – bevakningstjänster ochlarmmottagningYHögRisk/påverkanGrupp CXGrupp AGrupp DGrupp BLågLågVolym/värdeHögXBakgrundEn kommun upphandlade under 2011 bevakningstjänsteroch larmmottagning för ett antal objekt inom kommunen.Upphandlingen omfattade larmcentral, larmutryckning påde berörda objekten, rondering samt stationär bevakning(väktare) på ett av objekten. Denna upphandling kan iuppföljningsmodellen klassificeras i grupp C. I förhållandetill kommunens totala budget är både upphandlingens volymoch värde ganska låga medan den risk och påverkan somkontraktet kan ha på myndighetens verksamhet ändå kanvara höga. Nedan redovisas ett förslag på hur uppföljning avdetta kontrakt skulle kunna genomföras. En stor del avuppföljningen av uppdraget bygger på den egenrapporteringsom leverantören löpande ska redovisa till kommunen.Kommunen kompletterar sedan med att göra vissastickprovskontroller.52

Vägledning om kontraktsuppföljningAnsvariga för uppföljningenAnsvariga för uppföljningen på myndigheten ärlokalansvarig, säkerhetsansvarig och upphandlaren.1. Uppföljning av kvalificeringskrav:a. teknisk förmåga och kapacitetb. ekonomisk och finansiell ställningc. registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheterd. försäkringare. miljöledningssystemf. kvalitetsledningssystemg. personalpolicy.Kontroll av punkt a gjordes vid kvalificeringen av anbudetoch följs inte upp under kontraktstiden såvida det inte skernågon större förändring hos leverantören. Därutöverkontrolleras varje år att leverantören behåller sitt certifikathos Svensk Brand- och Säkerhetscertifiering samt sinauktorisation hos länsstyrelsen att bedrivabevakningsverksamhet. Uppföljning av punkt b och c görstvå gånger per år genom att hämta in underlag från aktuellamyndigheter och kreditinstitut. Uppföljning av punkt d görsen gång per år genom att begära in giltig ansvarsförsäkring,företagsförsäkring samt nyckelförsäkring från leverantören.Leverantören ska själv genomföra en uppföljning av sittmiljöledningssystem (punkt e) minst en gång per år ochrapportera till kommunen. Miljöledningssystemet ska minstinnehållamiljöpolicy,rutiner för att aktuella lagar och föreskrifter följs,rutiner för att minska bränsleförbrukningen,rutiner för att hålla hastighetsbestämmelser,rutiner för att minimera transporter ochbränsleförbrukning i uppdraget.53

Vägledning om kontraktsuppföljningLeverantören ska själv genomföra en uppföljning av sittkvalitetsledningssystem (punkt f) minst en gång per år ochrapportera till kommunen. Kvalitetsledningssystemet skaminst innehållakvalitetspolicybeskrivning av verksamhetens processer och rutiner förförebyggande åtgärdermetoder för att verifiera och validera processerna så att demotsvarar ställda kravsystematisk hantering av avvikelserrutiner för uppföljning och utvärdering av processernasystem och rutiner för hantering och förvaring avnycklar/kort/behörigheter.Slutligen görs löpande kontroller av att leverantören följersin personalpolicy (punkt g) och kontinuerligt genomförutbildning och kompetensutbildning av sin personal.Leverantören rapporterar till kommunen vid de ordinariemånadsmötena.2. Uppföljning av volym och prisLeverantören ska dagligen lämna en elektronisk rapport tillbeställaren om varje inträffad larmåtgärd, väktarutryckning,noterad avvikelse och iakttagelse som också inkluderar enbeskrivning av händelsen, tidsangivelser, vidtagna åtgärderoch ansvarig personal m.m.1. Uppföljning av utryckning och bemanning:a. att receptionen har varit bemannad i enlighet medavtalade tiderb. att väktare har kommit till utsatt objekt inom avtalad tidefter larmc. att leverantören har bistått med extra personal inom visstid vid extraordinär händelse enligt ställda kravd. att rondering har genomförts i enlighet med tider i avtal.Uppföljningen görs i första hand genom att studera dedagliga rapporterna. Därutöver kontrolleras med platschefenatt receptionen varit bemannad enligt avtalad tid.Uppföljning av att personal genomför rondering enligt avtalkan också göras genom att beställaren genomförslumpmässiga stickprov på plats.54

Vägledning om kontraktsuppföljning2. Uppföljning av larmcentralen:a. att larmcentralen kan hantera inkomna larmsignalerenligt kravställda överföringsprotokollb. att larmcentralen kan ta emot, övervaka och förmedlainkomna larmsignaler alla dagar dygnet runtUppföljning görs genom att regelbundet genomföraslumpmässiga tester av att olika typer av larmsignaler gårfram. Leverantören ska dessutom i samverkan medkommunen genomföra två larmtester per år för samtligaobjekt.Uppföljningen av priset görs främst genom fakturakontrollermot prislista i avtalet samt mot rapporterade avvikelser ochåtgärder. Fakturering består dels en fast avgift och dels avlöpande avgifter för utryckningar och andra tjänster.3. Uppföljning av kvalitetUppföljning av att leverantören rapporterar enligt ställdakrav görs löpande genom att beställaren granskar de dagligarapporterna samt vid regelbundna uppföljningsmöten.a. Uppföljningsmöten genomförs minst en gång per månaddär följande gås igenom: om den senaste månadens avvikelser har hanteratsenligt ställda krav hur bemanningen av uppdraget har skett och om detfinns behov av att godkänna nya medarbetare förslag till förbättringar ur effektivitets- ochsäkerhetssynpunkt som kan ge underlag tilluppdatering av instruktionerna för de olikalarmobjekten hantering av leverantörens fordon ur miljösynpunkt,dvs. om de är miljövänliga samt drivs och sköts enligtställda miljökrav.b. Slumpmässiga stickprov med följande kontroller för varjelarmobjekt: att leverantören har kunskap och god kännedom omkommunens larmobjekt och rutiner samt uppdaterarinstruktionerna vid behov55

Vägledning om kontraktsuppföljning att leverantören vid utlösta larm har vidtagit deåtgärder som angetts i instruktionen att leverantören har åtgärdat eventuella fel pålarmanläggning enligt instruktioner.c. Stickprovskontroller via berörda personer inomkommunen: hur de personer som larmat eller kontaktatleverantören blev bemötta av larmcentralen och deväktare som kommit hur leverantören, dvs. väktarna, hanterade incidenten hur platschefen för den enhet där leverantörentillhandahåller en ordningsvakt i receptionen uppleveratt leverantören utfört sitt uppdrag.4. Uppföljning av kontraktsvillkorUppföljning av kontraktsvillkor sker genoma. SCB bevakningsindex för prisjusteringb. option på förlängning av kontraktet.Förutom bevakning av prisjusteringar och option påförlängning av kontraktet kan det röra sig om mindre tilläggoch ändringar i kontraktet. Alla förändringar skadokumenteras och undertecknas av båda parter.Hantering av avvikelserKommunen genomför en gång per månad uppföljningsmötenmed leverantören. Där diskuteras vilka utryckningar somgjorts under den senaste perioden och om det identifieratsnågra avvikelser. Om det kan konstateras att väktare intekommit inom utsatt tid vid något larm ska ingen ersättningbetalas. Eventuella grova avvikelser avseende ekonomiskställning, obetalda skatter, ekonomisk brottslighet ochnäringsförbud kan enligt kontraktet ses som avtalsbrott ochutgöra grund för hävning av kontraktet.56

Vägledning om kontraktsuppföljningExempel på grupp D – kollektivtrafikYHögGrupp CGrupp DXRisk/påverkanGrupp AGrupp BLågLågVolym/värdeHögXBakgrundEtt landsting upphandlade kollektivtrafik. Parternasgemensamma mål var att öka antalet resande inomkollektivtrafiken med en kvalitet som skapar förtroende hosresenärerna och att bygga ett starkt varumärke förkollektivtrafiken i länet.Denna upphandling kan i uppföljningsmodellen klassificerassom grupp D (stort behov av uppföljning med fokus påproduktivitet och kvalitet). Både upphandlingens volym ochvärde är höga liksom den risk och påverkan som kontraktetkan ha på verksamheten.Ansvariga för uppföljningenAnsvariga för uppföljningen på myndigheten äravtalshandläggare, beställare, controller m.m.1. Uppföljning av kvalificeringskrav:a. ekonomisk och juridisk ställningb. registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheterc. kvalitetsledningssystem och miljöledningssystem.Uppföljning av punkt a och b görs två gånger per år genomatt hämta in underlag från aktuella myndigheter ochkreditinstitut.Uppföljning av punkt c görs efter två år i syfte attkontrollera att kraven fortfarande uppfylls samt stimuleraleverantören till att utveckla dessa båda ledningssystem.57

Vägledning om kontraktsuppföljningLeverantörens eget intyg eller intyg utfärdat av ettoberoende organ eller motsvarande (det vill säga intyg frånbåde svenska och europeiska organ som uppfyller europeiskastandarder för certifiering) ska godtas.2. Uppföljning av volym och pris:a. volym i form av antalet resenärer, fordon etc.b. incitamentsersättning,c. fakturering och betalningsvillkor.Uppföljningen a, b görs månadsvis enligt tabell 2 i avsnitt4.2.1 och stäms av med leverantören.Uppföljning c sker månadsvis vid de ordinariefakturakontrollerna. Stickprovskontroller görs avkörjournaler så att trafiken stämmer överens medfakturerade åtgärder.3. Uppföljning av kvalitet:a. Resultat från mätetal av uppställda kvalitetsindikatorer.b. Kontroll av kraven på att vissa rutiner och processer finnsdokumenterade hos leverantören.c. Uppföljning av punkten a och b kan ske genomuppföljningsmöten där resultaten av mätetalen ochgenomgång av ställda krav på rutiner och processerkontrolleras och diskuteras.Uppföljning av a, b och c görs av avtalscontroller.Leverantören ska kunna visa att vissa rutiner finns.Kvalitetsområden kan vara följande:tillgänglighet,beräknad trafikvolym,antal resenärer,tidtabellertimmarriskhanteringsrutiner,rutiner för ersättningstrafik,rutiner för förstärkningstrafik,rutiner för att hantera klagomål från resenärer.58

Vägledning om kontraktsuppföljningInom varje kvalitetsområde följer man upp mätetal för attvisa process- och resultatkvalitet, exempelvis:andelen resenärer per tur,andelen körorder/totala antalet turer,antal trafikområden,atal turer med försenad trafik,antalet klagomål,andelen tomkörning/totala antalet turer,antal fordon.Mätetalen jämförs mot uppsatta målvärden, föregående årsresultat samt med resultat från andra leverantörer.Vid de årliga uppföljningsmötena går avtalsansvarigtillsammans med leverantören igenomavvikelsehanteringssystemet där särskilda händelseanalyseroch åtgärdsprogram ska finnas för att leverantörensavvikelser inte ska upprepas. Som komplement till dessauppföljningar genomför beställaren kvartalsviskundenkätundersökningar om hur resenärerna uppleverkvaliteten och tillgängligheten4. Uppföljning av kontraktsvillkorUppföljning av kontraktsvillkor sker genom:a. prisindex för prisjusteringb. avvikelsehanteringc. garantier och serviceåtagandenFörutom bevakning av prisjusteringar, avvikelsehanteringoch garantier och serviceåtaganden, kan uppföljningenomfatta mindre tillägg och ändringar i kontraktet. Allaförändringar ska dokumenteras och undertecknas av bådaparter via separata tilläggsdokument eller genom att helakontraktet upphandlas på nytt.59

Vägledning om kontraktsuppföljningHantering av avvikelserVarje kvartal analyseras de prestationer som levereratsutifrån de som beskrivs under punkten 1,2,3.Vid större avvikelser där ingen rimlig förklaring kan ses görsstickprovskontroll för kontroll av att rätt prestationerfakturerats. Felaktigt fakturerade prestationer liksom grovaavvikelser kan utgöra grund för att häva kontraktet.Även grova avvikelser avseende ekonomisk ställning,obetalda skatter, ekonomisk brottslighet och näringsförbudkan enligt kontraktet ses som avtalsbrott och utgöra grundför hävning av kontrakten.60

Vägledning om kontraktsuppföljningBilaga 2 Exempel påverktyg för attfölja upp leverantörerskvalitetsledningssystemISO-verktygenISO-verktygen är en serie standarder som syftar till attbringa ordning och reda i organisationens kvalitets- ochledningssystem och som visar på flera tillvägagångssätt föratt uppnå dessa standarder. Möjlighet finns att få enoberoende extern granskning av kvalitetssystemet. Detta”certifieringssystem” kontrollerar att organisationenuppfyller kraven i standarden. Certifieringen garanterar enlägsta godtagbar nivå och kvalitetssäkring. Mångaleverantörer är i dag ISO-certifierade.Malcolm Baldridge-verktyg (till exempel EFQM,SIQ)Malcolm Baldridge-verktyg används för att värdera helaverksamhetens ledningssystem och verksamhetsutveckling.De bygger på ett antal grundläggande värderingar som utgörkärnan i kvalitetssystemet såsom till exempel hurkundorienterad organisationen är och i hur stor utsträckningprocessorientering används. Organisationen värderas utifrånde tre dimensionerna: angreppssätt, tillämpning och resultatsom vägs samman till en poängsumma.Under angreppssätt bedöms hur systematiskt ochförebyggande organisationen arbetar. Under tillämpningbedöms i vilken omfattning angreppssättet tillämpas iorganisationen och under resultat bedöms organisationensresultat i jämförelse över tid, mot uppsatta mål och medledande organisationers/verksamheters resultat.61

Vägledning om kontraktsuppföljningBalanserat styrkort (BSc)BSc är en modell från Kaplan & Norton. Det är ettstyrinstrument för ledningen där verksamhetens visionkopplas till mål och aktiviteter och som sedan följs upp i hurhög utsträckning målet uppfyllts. Styrkortet är indelat i defyra perspektiven: kunder, processer, utveckling ochekonomi.De resultat man får balanseras av hur organisationen ser påverksamheten i förhållande till hur kunden ser på den. BScmäter enbart i hur stor uträckning målen har uppnåtts ochkan användas vid kontraktsuppföljning när motsvarandemål har ställts i kontraktet.LeanLean är en ledningsfilosofi och en styrmetod somleverantören kan använda för att öka produktiviteten ochvärdet/nyttan för såväl kunden som medarbetaren. Lean kansåledes innehålla mer än vad ett kvalitetsledningssystemomfattar.Sedan många år har Lean använts med stor framgång inomindustrisektorn. Metoden skapades ursprungligen av denjapanska biltillverkaren Toyota men har även visats sig varaanvändbar för att kartlägga administrativa flöden ochkundprocesser i tjänstesektorn. Metoden har nuframgångsrikt börjat användas inom olika sektorer i Sverige– med positiva resultat. Lean bygger på småskalighet ochflexibilitet: att man kan skapa kompletta team somsamarbetar för att göra processen klar direkt.Rätt person ska göra rätt saker vid rätt tillfälle! Ansvar,mandat, utrustning och servicefunktioner fördelas ut iverksamheten så att medarbetarna själva kan skapaoptimala förhållanden för att ständigt förbättraverksamhetens resultat. Hierarkiska strukturer, krångel ochtidstjuvar elimineras efter hand. Alla medarbetare har tvåarbeten: dels att producera det som ska levereras, dels attförbättra sitt arbetssätt.Lean bygger på de fyra hörnstenarna: kulturen, ledarskapet,processerna och styrning.62

Vägledning om kontraktsuppföljningKulturenAlla medarbetare ska stoppa processen om så behövs föratt lösa problem.Samarbetspartners och leverantörer ska respekteras.Beslut ska fattas långsamt och i samförstånd men sedangenomföras snabbt.Alla medarbetare lär, reflekterar och förbättrar ständigtverksamheten.LedarskapetMan ska bara ha ledare som verkligen förstår arbetet somutförs av medarbetarna.Ledarna har till uppgift att utveckla enaståendemänniskor och grupper.Ledarna ska se verksamheten med egna ögon.ProcessernaKontinuerliga processflöden skapas.Man låter efterfrågan styra och undviker överproduktion.Man skapar en jämnare arbetsbelastning förmedarbetarna.Arbetsuppgifter standardiseras.Allt slöseri och onödiga arbetsmoment ska synliggöras ochåtgärdasStyrningBesluten ska baseras på långsiktigt tänkande.De leverantörer som arbetar enligt Lean kan således vidkontraktsuppföljning tydligt visa vilken kvalitet somlevereras och vilket samband det har med deraskvalitetsledningssystem.63

Vägledning om kontraktsuppföljningGenombrottsmetodenGenombrottsmetoden är ytterligare ett systematiskt ochbeprövat sätt att genomföra kunskapsbaserade förbättringari verksamheten. Metoden bygger på att det finns ny kunskapsom inte tillämpas i tillräckligt stor omfattning inom ettverksamhetsområde och har angreppssättet att spridningenav denna nya kunskap ska gå snabbare.Genombrottsmetoden bygger på aktiviteter och lärande hosde människor som har att hantera de direkta processerna iverksamheten. Det är framför allt i projekt som syftat till attförbättra verksamhetens tillgänglighet som metoden haranvänts. Här kan myndigheten kontrollera om och hurleverantören arbetar med att exempelvis förbättratillgängligheten för kunden (användaren).Utöver dessa verktyg så används även andra typer avuppföljningar såsom revisioner och externa granskningarsom utförs av andra än myndigheten.Revisioner genomförs av utomstående revisorer på uppdragav myndigheten när behov finns att kontrollera omleverantören bedriver den verksamhet som är fastställd ikontraktet. Revisorerna granskar till exempel även derutiner som leverantören har, vilket normalt inte görs vidsedvanlig uppföljning.64

Vägledning om kontraktsuppföljningBilaga 3 Uppföljning avbyggentreprenader1. Utgå frånbranschdokumentenFör upphandling och genomförande av byggentreprenaderfinns i dag en fungerande systematik i de branschdokumentmed föreskrifter och regler som genomgående används inombyggsektorn (AMA AF). Det finns två standardbestämmelserför sådan upphandling som inte är konsumentrelateradnämligenAB04 för utförandeentreprenaderABT06 för totalentreprenader.Därutöver finns en rad mer specialiserade bestämmelser förtill exempel materialinköp och underentreprenader som harliknande uppbyggnad som de två ovan nämnda”huvudbestämmelserna”. Val av entreprenadform styrsåledes vilken bestämmelse om ska gälla.Med hjälp av AMA AF 12 upprättas konkreta administrativaföreskrifter för varje enskilt projekt. I de administrativaföreskrifterna (AFC) ställs krav på exempelviskvalitetsrutiner, kvalitetsansvarig och miljöledning.Därutöver ställs krav på underentreprenör, försäkringar,ersättningsregler samt betalnings- och faktureringsvillkor.Samtliga ställda krav bör följas upp löpande underkontraktsperioden.Val av entreprenadform styr vilken föreskrift som ska gälla.Redovisningen nedan avser utförandeentreprenad varförangivna föreskrifter förutsätter att AB 04 tillämpas.AFC.21 KvalitetsangivelserAFC.221 KvalitetsledningAFC.222 MiljöledningAFC.224 Entreprenörens kvalitets- och miljöplanAFC.321-328 Entreprenörens ombud m.fl.AFC.333 ByggmötenAFC.342 ArbetsledningAFC.35 UnderentreprenörAFC.54 FörsäkringAFC.61 Ersättning65

Vägledning om kontraktsuppföljning66AFC.614 Ersättning för kostnadsändring (indexreglering)AFC.622 BetalningsplanAFC.624 Fakturering2. Uppföljning enligt lagI Plan- och bygglagen (PBL) ställs krav på att enkontrollplan ska upprättas av byggherren och fastställas avbyggnadsnämnden. Denna ska innehålla en beskrivning avvilka intyg och övriga handlingar som krävs samt vem somska utföra kontrollen (10 kap. 6 § PBL, 9 kap. 7 § ÄPBL).Kontroll kan göras genom egenkontroll, friståendesakkunnig eller i särskilda fall genom ansvarigbyggnadsnämnds försorg.Den lagstadgade kontrollen omfattar dock endast vissaaspekter av byggnadsarbetet och kan i stora drag beskrivasmed de krav som uppställs i Boverkets regelsamling BBRoch EKS (tidigare BKR) samt kraven i Miljöbalken (8 kap. 4§ PBL, 9 kap. 8 § ÄPBL). Det är vanligt att reglerna omfattarvissa konstruktionsmässiga detaljer såsom hållfasthet, vissaakustiska egenskaper samt till exempel fukttålighet ivåtutrymmen (8 kap. 4 § PBL, 3 kap. 3 § ÄPBL).Utöver detta omfattar kontrollen estetiska krav som varit endel av bygglovsansökan. Kontrollplanen består av en tabellsom definierar specifika kontrollpunkter samt vem som äransvarig för att utföra kontrollen med tillhörande rutiner förhur kontrollen ska utföras. Den fastställda kontrollplanenhar i normalavtalet en osäker ställning i avtalet mellanbeställare och entreprenör.Eftersom den kontrollansvarige enligt PBL är skyldig att setill att kontrollen utförs och eftersom den kontrollansvarigeinte har kontrakt med entreprenören, kommer denkontrollen att uppfattas som ett myndighetskrav som skaverkställas och inte som en del av det kontrakt som finnsmellan entreprenör och beställare. Enligt nya PBL fårinflyttning ske bara om den fastställda kontrollplanengenomförs.3. Uppföljning enligt AMA AFInom AB04 och ABT06 består kontraktsuppföljningen avolika former av besiktningsförfaranden samt en möjlighet förbeställaren att ha en kontrollant på arbetsplatsen.Besiktnings- och kontrollförfarandet bygger på despecifikationer som beställaren har angett ikontraktshandlingarna.

Vägledning om kontraktsuppföljningDet finns dessutom fyllnadsregler i de allmännabestämmelserna som också ingår i besiktningen, nämligenatt entreprenaden måste vara fackmannamässigt utfördsamt att om kvalitet avseende en specifik del aventreprenaden inte är specificerad i kontraktshandlingarnaska denna del ha samma kvalitet som entreprenaden i övrigthar. Exakt specificering av dessa två fyllnadsregler harlämnats åt rättspraxis.Beställaren har rätt att genomföra den kontroll överentreprenaden som denne anser är lämplig. Beställarenbekostar själv kontrollant/besiktningsman menentreprenören är skyldig att tillhandahålla handräckningoch låna ut utrustning som redan finns på arbetsplatsen åtkontrollanten utan särskild ersättning. Det är ovanligt imindre projekt att beställaren har en stadigt placeradkontrollant på arbetsplatsen, men det förekommer vid störreprojekt och kanske framförallt på stora infrastrukturprojekt.De två vanligaste besiktningsförfarandena är slutbesiktningsamt garantibesiktning. Slutbesiktning genomförs videntreprenadtidens slut och det är värt att notera attentreprenadtiden inte anses vara utgången förränslutbesiktningen är genomförd och anmärkningarna islutbesiktningen är slutförda. Garantibesiktning begärs avbeställaren när garantitiden gått ut och har som uppgift attslutligt reglera de fel som uppkommit under garantitiden.Vidare finns det möjlighet att påkalla förbesiktning:om någon detalj ska byggas in och därmed blir omöjlig attbesiktiga vid slutbesiktningen eller,om det skulle vara mycket besvärligt att rätta till enspecifik del, ellerom en del av entreprenaden tas i bruk innan helaentreprenaden avslutas.Beställaren kan även efter entreprenadtidens utgångpåkalla särskild besiktning för att fastställa att till exempelett fel omfattas av garantin och efterbesiktning kan påkallasför att fastställa att ett påtalat fel faktiskt har rättats till.Oavsett vilket besiktningsförfarande som används kannågon av parten som är otillfredsställd med besiktningenpåkalla en överbesiktning.67

Vägledning om kontraktsuppföljningNormalt utses en besiktningsman av beställaren.Besiktningsmannen ska vara tekniskt kunnig för att kunnagenomföra besiktningen men även ha en ställning som göratt denna kan iaktta objektivitet i förfarandet.I praktiken används ofta certifierade besiktningsmän ävenom detta inte är ett formellt krav. Vid en överbesiktninggenomförs denna antingen av en gemensamt utseddbesiktningsman eller av en besiktningsnämnd. I det senarefallet utser parterna vardera en besiktningsman varpå dessatvå gemensamt utser en tredje som ska vara ordförande inämnden.Det kan ställas dokumentationskrav på entreprenören i deadministrativa föreskrifterna eller de planer somentreprenören har visat upp när anbudet lämnades. Om enentreprenör låter bli att genomföra de kontroller som hartagits in i kontraktet via de administrativa föreskrifternaeller genom anbudet har beställaren rätt att påentreprenörens bekostnad säkerställa att kontrollernagenomförs. Ofta omfattar dessa typer av kontrolleravvikelsehantering enligt kontroll- och miljöplaner samtkontroll- och miljösäkringssystem. Vidare är det ävenfastställt att samtliga besiktningsformer ska följas avskriftliga protokoll. Samtliga protokoll ska sändas tillbeställaren utan vidare uppmaning.4. ByggmötetDet viktigaste forumet för uppföljning är byggmötet. I deadministrativa föreskrifterna läggs fast hur ofta byggmötenahålls och det finns även ett förslag på dagordning förbyggmötena i AMA AF 12.Under AFC.333 anges att ”Vid byggmöte ska i tillämpligadelar följande frågor behandlas:1. HandlingarÖverlämnade ritningar, beskrivningar, uppgifter,undersökningsmaterial m.m., ritningsleveransplan ochändringar i form av PM och ritningar.2. Tekniska frågorTekniska och produktionstekniska förändringar avprojektet.68

Vägledning om kontraktsuppföljning3. Tidplan och resurserTidplaner, förändringar av tider, arbetskraftssituationm.m.4. Hinder5. Kvalitet och miljöEntreprenörens kvalitetsplan, kontrollplan, miljöplan,egenkontroll och provning. Samordnad kontroll.6. Arbetsmiljö7. Brandskydd och brandfarliga heta arbeten.8. EkonomiErsättning för kontraktsarbetena, ÄTA-arbeten,betalningsplan, säkerhet m.m.9. Allmänna arbeten och hjälpmedel.Etablering m.m.10. MyndigheterInformation, anvisningar och beslut från myndigheter.11. BesiktningarBesiktningar och syneförrättningar.12. Administrativa frågorOrganisatoriska frågor, ordningsfrågor, samordning,administrativa rutiner, försäkringsfrågor m.m.13. Övriga frågorAnge rutiner för justering av protokoll.Målet med att styra kontrollarbetet genom byggmöten ocheventuellt en kontrollant torde vara att minska behovet avbesiktningar som av sin natur i princip sker efter att ett69

Vägledning om kontraktsuppföljningarbete har slutförts och istället möjliggöra korrigeringar iett så tidigt skede som möjligt.5. Praktiska råd vidkontraktsuppföljningenKontraktetDirekt efter det att kontraktet har slutits bör samtligaberörda medarbetare hos den upphandlande myndighetensätta sig in i detaljerna kring kontraktet och ha engenomgång av detta och det kommande projektettillsammans med ansvariga hos entreprenören.I kontraktet anges bl.a. när byggentreprenaden skafärdigställas. Diskutera gärna de exakta leveransplanernamed entreprenören. Leveransen ska inte alltid påbörjasdirekt efter kontraktets tecknande.Bestämmelser om insyn, uppföljning och kontroll ska tasin i kontraktet och fungerar som ett juridiskt styr- ochkontrollinstrument.Ansvariga personer för uppföljning ska utses av bådaparter. Den upphandlande myndigheten kan på så sättsäkerställa att entreprenören fullgör sina åtaganden ochatt entreprenaden levereras till rätt kvalitet och i rätt tidför den avtalade ersättningen.70Styra leveransenFör ett bra slutresultat, men även för trovärdigheten vidkommande upphandlingar, måste den upphandlandemyndigheten styra leveransskedet. Uppdraget skagenomföras i enlighet med vad som avtalats. Säkerställatt entreprenören fullgör sina åtaganden och att de ställdakraven i upphandlingen följs. Ett företag som avstått frånatt delta i upphandlingen på grund av att denne inteuppfyller ställda krav kan reagera negativt om de ställdakraven inte efterlevs och företaget väljer kanske därför attavstå ifrån att lämna anbud i framtida upphandlingar.

Vägledning om kontraktsuppföljningKontakt med entreprenörenRegelbundna kontakter med entreprenören läggergrunden till ett gott samarbete.Genom att under kontraktstiden hålla en tät kontakt medentreprenören ökar förutsättningarna för ett problemfrittsamarbete. Entreprenören kan tidigt fånga upp eventuelltmissnöje och åtgärda det. Risken för att problem uppstårminimeras och chansen ökar för ett lyckat genomförtuppdrag.Tänk på att entreprenören ytterst företräder denupphandlande myndigheten i omgivningens ögon. Allatyper av störningar inverkar negativt. Säkerställ därföratt entreprenörens personal uppträder på ettprofessionellt sätt gentemot t.ex. kvarboende eller andrasom berörs av den pågående byggentreprenaden.LÖPANDESamverkan mellan parterna bör vara reglerat ikontraktet, t.ex. hur ofta möten ska hållas, vilka som skadelta samt vad som ska avhandlas.Finns inte några klausuler om detta i kontraktet kan denupphandlande myndigheten, tillsammans medentreprenören, komma överens om hur ofta avstämning avsamarbetet ska ske. Vid kortare leveranser kan det varalämpligt att stämma av med entreprenören i början av enleverans och efter varje avslutad leverans. Löperleveransen under en längre tid behöver avstämningargöras med jämna mellanrum.Myndigheten bör förmedla sina samlade åsikter kringsamarbetet när kontraktstiden löper ut för attentreprenören ska kunna ta med sig dessa inför nästaupphandling.71

Vägledning om kontraktsuppföljningÄNDRINGARVar flexibel när det gäller mindre önskemål men kom ihågvad parterna har skrivit kontrakt om. Säkerställ ocksåkostnaderna för eventuellt extraarbete som ändringarnamedför för att undvika en överraskning när fakturananländer.Några väsentliga ändringar i kontraktet får emellertidinte ske eftersom det då blir fråga om en ny upphandling.72