2013-04-22 Protokoll 4/2013 - Ã lands Gymnasium

2§ 46 Val av protokolljusterare för dagens möteProtokoll från föregående möte har tillsänts styrelsens medlemmar,representanter och ersättare i styrelsen.Förslag: Protokoll nr 3 antecknas för kännedom. Till protokolljusterareför dagens möte utses Anita Husell-Karlström och CiaNumelin.Beslut: Förslaget omfattades.§ 47 Sökandestatistik 2013Årets ansökningsperiod avslutades 12.4.2013. Vissa förändringar kanännu ske, men de preliminära ansökningarna är ändå tämligentillförlitliga.Program Studieplatser Antal förstahandssökandeByggteknik 14 14El och data, data 14 13Företagsekon. 22 29Fordons- ochtransportteknik 14 19Hotell- och rest 48 39Närvårdare 20 47Sjöfart 48 70Verkstads- o.produktionstek 14 9Ålands lyceum 160 192Fjolårets statistikProgram Antal förstah.sök Antagna aug Stud 2013El och data, data 20 16 12Företagsekon 25 20 19Fordons- ochtransportteknik 17 13 14Hotell- och rest 52 42 36Närvårdare 34 21 21Sjöfart 67 50 50Verkstads- o.produktionstek 8 3 -Ålands lyceum 160 137 142Förslag: Antecknas för kännedom.Beslut: Informationen antecknades för kännedom.

3§ 48 Budgetläget 2013Ålands gymnasium har en utgiftsbudget för 2013 på 16.780.00 €. Avutgifterna är 12.275.000 € reserverade för löner, dvs. 73,15 %.Under perioden januari – mars har varje månad betalats ca 1.020.000€ i löner. I april stiger lönerna med 1,4 % varför lönesumman permånad fr.o.m. april stiger till 1.034.280 €. De budgeterade medlenkommer således inte att räcka.Förvaltningschef Gyrid Högman, rektorerna Inger Rosenberg-Mattsson och Marcus Koskinen-Hagman, ekonomiassistent CaritaGröndahl, personalhandläggare Erica Borg och Susann Råstedt samtekonomichef Ralf Lundberg har kontrollerat och gått igenomberäkningen av löner för lärare och personal vid Ålands gymnasiumbudgetåret 2013.Genomgången har visat att det underlag för lönebudgetering somlämnades in till landskapsregeringen hösten 2012 inför uppgörandetav budget 2013 inte var korrekt. I de excel-tabeller som använts förlöneberäkningen har också funnits formler som inte gett exaktasiffror, vilket har försvårat arbetet.Carita Gröndahl, Susann Råstedt och Erica Borg har gemensamtutarbetat ett korrekt löneunderlag för alla löner under 2013.Den totala summan för löner (samordningsenheten och de bådaskolorna) för 2013 är 12.590.000 € (per 19.4.2013), vilket innebäratt budgetmedlen för löner överskrids med 315.000 €. Det kanockså konstateras att i summan 12.590.000 € inte ingår medel förvikarier och arbetskläder för lärare på yrkesgymnasiet. Det är ocksåca 15.000 € för litet budgeterat för läraress ob-tillägg.I de löneunderlag som utarbetats och som visar att budgetmedlenöverskrids med 315.000 € är följande besparingsåtgärder inräknade:Samordningsenheten:- en tjänst som utbildningsplanerare lämnas vakant 1.8.2013 –28.2.2014,- en befattning som städare indragen,- en befattning som kokerska vakant,- en befattning som vaktmästare (57,5 %)hålls vakant,- ett sjukvikariat som vaktmästare (50 %) under våren 2013 haringen vikarie,Ålands lyceum:- utökat antal studerande (140 –160) finansieras inom löneramen, 20studerande beräknas till ca 36 kurser, motsvarande 1,6 lärare.Ålands yrkesgymnasium:- en tjänst som utbildningsledare indragen fr.o.m. 1.8.2013,

4- resursen för studiehandledning minskat (ca 50 %)- på sjöfart har lärarresurserna skurits ned med motsvarande ½lärartjänst,- på teknik har lärarresurserna skurits ned med motsvarande 4lärartjänster,- på livsstil och hälsa har lärarresurserna skurits ned medmotsvarande 1 lärartjänst,- på ekonomi och media har lärarresurserna skurits ned medmotsvarande 1 lärartjänst,- för lärare i allmänna ämnen har samordningen gett vinstermotsvarande1,2 lärartjänster,- på yrkesträningsprogrammet måste lärarresurserna ökas med entjänst pga utökat antal studerande.Rektor Inger Rosenberg-Mattsson refererade två skrivelser från tvåolika lärargrupper som beskriver lärarnas oro över besparingarnaskonsekvenser.Förslag: Styrelsen noterar utredningen för kännedom.Styrelsen beslutar att rektorerna vid uppgörandet av lärarnasarbetsplaner för läsåret 2013 – 14 kan använda maximalt 1000timmar för programansvariga lärare och maximalt 500 timmar förlärare som ingår i Q-team. Styrelsen beslutar att rektorerna ska varamycket restriktiva med övrigt lärararbete och följa gemensammaregler för ersättning av ansvar för laboratorier, verkstäder och annanutrustning.Styrelsen beslutar att de av ledningen företagna åtgärder som finnsbeskrivna ovan ska verkställas i syfte att minska lönemomentetsbudgetöverskridningar.Beslut: Förslaget omfattades.§ 49 Övriga budgetbesparingarFörvaltningschef Gyrid Högman och ekonomichef Ralf Lundberg hardiskuterat möjligheten att minska råvarukostnaderna förstuderandes lunch. En möjlig besparing på 20.000 – 25.000 € finns.Det ses också som realistiskt att minska annonseringskostnader med10.000 € och att minska 20.000 € för maskiner och inventarier. Detfinns också en möjlighet att nå en kostnadsvinst genom att anställaen lärare på 52 % för att sköta de förstahjälpkurser som ingår iläroplanen för hotell- och restaurang, sjöfartsprogrammet ochteknikprogrammen. Tillsammans kan man genom dessa åtgärderuppnå en nedskärning av kostnader på 60.000 €Förslag: Styrelsen beslutar att ovanstående åtgärder vidtas.Styrelsen konstaterar att dessa åtgärder innebär att

5budgetöverskridningen därmed minskar från 315.000 € till255.000 €.Beslut: Förslaget omfattades.§ 50 VerksamhetsförändringarDet kan konstateras att trots många och för personalen mycketkännbara åtgärder uppnås inte målet att få en budget i balans.Styrelsen har till uppgift att erbjuda undervisning, lärare ochundervisningsmaterial för de utbildningar och det antal studerandesom landskapsregeringen tagit beslut om i sin dimensionering.Om ytterligare åtgärder ska vidtas krävs därförverksamhetsförändringar.Förslag: Styrelsen beskriver för landskapsregeringen olika förslag,kostnadsberäkningar och konsekvenser enligt följande:a) Den förberedande utbildningen för grundläggandeyrkesutbildning ”yrkesstarten” läggs på is under läsåret 2013 –2014.Utgående från befintlig sökandestatistik kan man prognostiseraatt det inte finns 12 sökande till yrkesstarten hösten 2013.Ålands folkhögskola brukar ha lediga studieplatser ochungdomsprojektet Katapult, arrangerat av Ungdomsresursen r.f.och finansierat av Ams, kan också erbjuda platser åt ungdomarsom inte hittat studieplats. Men konsekvensen är dock att Ålandsgymnasium inte kan erbjuda ungdomar utan studieplatsalternativet yrkesstarten hösten 2013.Besparing 1,2 tjänster = 32.000 € för perioden 1.8 – 31.12.2013.b) Antalet studieplatser på hotell- och restaurangprogrammetbeskärs till 30 som indelas i två grupper. Det finns f.n. 39förstahandssökande till programmet; 21 sökande med Åland somhemort och 18 sökande från riket. Erfarenheter från 2012 årsantagning ger en indikation om att det inte borde bli så mångastuderande utan studieplats om antalet studieplatser beskärs till30.Det blir dock två stora grupper och detta kräver troligen,åtminstone tidvis, resurs i form att två lärare som undervisarparallellt under det praktiska arbetet. Besparingen har därförräknats till 1 tjänst = 20.000 € för perioden 1.8 – 31.12.2013. Omman tar in enbart två grupper i stället för som planerat trekommer det att kräva förändringar i planeringen på hotell- ochrestaurangprogrammet, problem att hitta serveringspersonal tillrestaurang Hjorten m.m.

6Ovanstående nedskärningar skulle innebära att överskridningenminskar till 203.000 € . Det kvarstår således ytterligare ca 200.000 €i kostnadsnedskärningar för att uppnå en budget i balans.För fem månader är lönekostnaderna för en anställd 15.000 –20.000 €. Det krävs således en minskning på 10 - 13 anställda för attuppnå en budget i balans. Styrelsen meddelar landskapsregeringenatt skolans ledning får i uppdrag att på alla sätt hitta besparingar,men att det i dagsläget inte finns realistiska möjligheter att minskapersonalen med ytterligare 10 - 13 personer, vilket innebär attåtminstone 6 av planerade 19 nybörjargrupper inte kan starta sinutbildning hösten 2013.Martin Nilsson föreslog att studerande involveras i arbetet att hittainbesparingsmöjligheter. Förslaget vann inte understöd.Beslut: Styrelsen godkände förslaget.§ 51 JK-anmälan Förvaltningschef Gyrid Högman har via Högskolan på Åland fått enskrivelse från Justitiekanslersämbetet med uppmaning att senast30.4.2013 inkomma med upplysningar gällande upphandling avadvokattjänster.Justitiekanslersämbetet vill ha en utredning med anledning av enskrivelse av Ingemar Ackrén med JK-klagan över förvaltningschefGyrid Högmans upphandling av advokattjänst. Upphandlingen avadvokattjänst skedde i samband med en arbetsrättslig utredning avlektor Päivi Nyman-Ackréns tjänsteutövning. Lektor Päivi Nyman-Ackrén är anställd vid Ålands gymnasium och tjänstgör vid Ålandsyrkesgymnasium. Ingemar Ackrén är Päivi Nyman-Ackréns make.Kopia av Ingemar Ackréns JK-klagan, Justitiekanslerämbetetsskrivelse, förvaltningschef Gyrid Högmans svar tillJustitiekanslersämbetet och en kopia av sammanställningen av defakturor som utbetalats till DKCO advokatbyrå Ab bifogasprotokollet.Förslag: Styrelsen antecknar ärendet för kännedom.Beslut: Förslaget omfattades.§ 52 Valbara ämnen för studerande på Ålands yrkesgymnasiumEnligt gällande läroplansgrunder ska yrkesgymnasiets studerande isitt studieprogram ha 80 sv yrkesämnen, 21 sv allmänna ämnen och19 sv valbara ämnen.

7Det utbud av valbara ämnen som erbjuds finns i läroplan förprogrammet. Enligt gällande läroplansgrunder kan styrelsen påinitiativ av den studerande fastställa ett ämne som valbart om ämnetstöder den studerandes personliga utveckling eller är relevant för ettyrkesutövande under förutsättning att omfattningen enligt styrelsensbedömning motsvarar omfattningen på studierna i en studievecka.Förslag: Styrelsen beslutar att en studerande i Ålandsyrkesgymnasium har rätt att till den personliga studieplanen fogamaximalt 5 sv i ämnen/undervisning som stöder den personligautvecklingen och som är av nytta för den framtida yrkesutövningen.Dessa ämnesstudier ges av andra arrangörer än skolorna i Ålandsgymnasium och kan varaa) körkortsutbildning (som inte ges i Ålands yrkesgymnasiums regi),b) studier i Ålands musikinstitut,c) studier i Medborgarinsitutet,d) relevanta kurser som arrangeras av Folkhälsan, Frivilligabrandkårer, församlingar och Röda korset oche) olika former av idrott som arrangeras av ÅIFDessa valbara ämnesstudier ska ske under handledning avnamngiven/namngivna ledare som med sin namnteckning skabestyrka att studerande slutfört uppgiften.Studierna ska omfatta minst 40 h för att motsvara en studievecka.Studier i Ålands musikinstitut eller teoretiska kurser iMedborgarinstitutet ska omfatta minst 30 lektioner och motsvarande10 h eget arbete. Ålands musikinstitut har rätt att göra beräkningenav studieveckor.Studerande ska till angiven person i skolan i början av varje läsårlämna in uppgifter om valbara studier enligt ovanstående modell.Biträdande rektor eller studiehandledare ska ge respons om ansöktaktivitet kan godkännas. För att dessa valbara studier skatillgodoräknas som en del av studerandes personliga studieplan påminst 120 sv ska studerande lämnar in en egenhändigt skrivendagbok som beskriver aktivitet bestyrkt med handledaresnamnteckning senast 30.4 under det första och andra läsåret ochsenast vid höstterminens utgång under det tredje läsåret.Studerande kan, om det inte av planeringsskäl är omöjligt attförverkliga, ansöka om dessa valbara studier fr.o.m. läsåret 2013 –2014, men ska tillämpas fr.o.m. 1.8.2014.Beslut: Styrelsen omfattade beslutet.

8§ 53 Föredragning av styrelsens ordförande – rekrytering av ny förvaltningschefUnder diskussionerna om hur förvaltningschefens uppgifter kanskötas under Gyrid Högmans ledighet 1.7.2013-28.2.2014 harframkommit att det vore en fördel om en blivande förvaltningschefkunde tillträda på en tillfällig tjänst redan från 1.1.2014. För dettakan budgeteras. Det har också framförts att en utannonsering avförvaltningschefstjänsten skulle kunna ske redan under innevarandevårtermin.Ordförandens förslag: En rekryteringsgrupp bestående avstyrelsens ordförande Christina von Hertzen, vice ordförande AnitaHusell-Karlström, ledamot Stig Grönlund och Martin Nilsson samtpersonalchefen vid landskapsregeringen Terese Åsgård tillsätts medföljande uppgifter:- uppgöra en tidplan för rekryteringsprocessen,- utgående från de formella kraven på förvaltningschefen för Ålandsgymnasium utforma en kravprofil för tjänsten,- utannonsera förvaltningschefstjänsten i lämpliga media,- sköta gallringen bland de sökande,- intervjua utvalda kandidater och- presentera förslag för styrelsen.Rekryteringsgruppens arbete ska följa landskapets regelverk förpersonalrekrytering. Till rekryteringsgruppens möten kannuvarande förvaltningschef och rektorer kallas. Gruppen skallregelbundet informera styrelsen om processen.Beslut: Förslaget omfattades§ 54 Nästa möte Nästa möte hålls måndagen den 6 maj 2013.§ 55 Avslutning Ordförande avslutade mötet kl. 20.45.Christina von HertzenStyrelsens ordförandeGyrid HögmanFörvaltningschefProtokollet justerat 24.04.2013Anita Husell-KarlströmCia Numelin