AR.KIV SAMHÄLLE · OCH FORSKNING - Visa filer

Stejan Ostergrenstitutionen behåller en gemensam, central diarieföring. Dossierbildningen- utom de topografiska dossiererna och personalochfastighetsdossiererna - avskaffas helt. Den ersättes alltsåicke av något nytt ämnesordnat system. Allmänna ärenden kommeri stället att sorteras efter organisationsenhet och diarienummer.Orsaken till att de tidigare förslagen frångåtts på dennapunkt, är främst arbetsekonomisk: registratorskontoret är underbemannat,och en klassificering beräknas öka registrators arbetsbördamed l O a 15 procent. Därtill anses en formell ordningvara säkrare än en ämnesordnad: tveksamheten om var ett ärendeskall placeras blir mindre. (Hade diarieföringen decentraliserats,skulle däremot ett klassifikationssystem ha varit att föredraga.)Diariet utformas som ett rent skrivelsediarium, men handläggarnaåläggs att genom beslut tillföra ett ärende alla tillhörandehandlingar, så att akter bildas. I diariet antecknas alltså i efterhand,att en viss handling lagts till ett annat diarienummer. Ävenhärigenom beräknas registratorn kunna avlastas en del arbete,samtidigt som handlingama ändå kan hållas samlade. Det nuvarandesystemet att föra upp varje handling på föredragningslistaavskaffas. Listorna ersättes som kronologiskt register avytterligare en diatietalong och som beslutshandlingar av påteckningpå akten. I några fall behålles de dock som beslutsdokumentation.Detta system kommer att genomföras fr. o. m. 1977, även omden detaljerade utformningen naturligtvis blir beroende av deerfarenheter som kommer att göras. I flera avseenden kommerdet förhoppningsvis att leda till enklare och snabbare rutiner.På en punkt har myndigheten likväl icke accepterat utredningensförslag: trots att handlingama skall registreras och avföras centralt,har man ej ansett dem kunna expedieras av registratorskontoret.Detta innebär naturligtvis en v.iss risk för säkerhetenoch kan komma att försena återföringen av avgjorda ärenden.Det är därför möjligt, att diatiesystemet småningom måste få enöversyn igen.Lokaler och inredning. Det centrala arkivets lokaler är - liksomför närvarande hela myndighetens lokalfrågor - ett akut problem.I den långsiktiga planeringen diskuteras en helt ny arkivanläggning,men under många år framöver kommer arkivet attfå nöja sig med provisoriska förbättringar.En av de allvarligaste bristema är att en forskarexpeditionsaknas. Detta förhållande gör det svårt att planera arkivtjänstenrationellt, eftersom personalen ständigt avbrytes av förfrågnjngaroch beställningar. Därtill kommer, att besökarna måste hänvisastill att sitta i samlingarna, något som onekligen förefaller chocke-80