AR.KIV SAMHÄLLE · OCH FORSKNING - Visa filer

Informationssamhället, arkiven och bibliotekensamheten måste ses i sitt sammanhang. Analysen skall gälladokumentationsfunktionerna i sin helhet, inte bara enstaka delar.7. Som en naturlig följd av dessa synpunkter borde företagenoch organisationerna försöka utveckla något slag av informations-och dokumentationscentraler. Utseende, omfattning ocharbetsfördelning blir beroende av den miljö en sådan centralskall fungera i. Men vissa grundläggande krav tror jag manmåste uppfylla.Medarbetarna inom informations- och dokumentationscentralenskall vara insatta i varandras arbete. De måste ha kunskapom de olika materialgruppernas struktur och vilka metoder sombör tillämpas för en riktig hantering. De måste veta vad materialetinnehåller. De bör ha en aktiv kunskap om vem som kantänkas vara intresserad av en viss dokumenttyp. Det krävs engeografisk samhörighet, helst uppbyggd kring en gemensam lokalför expedition, register och kataloger. På det sättet skapas enfortlöpande och direkt kommunikation mellan informationsspecialisternaoch möjligheter för ett samarbete utåt. Större smidighetkan åstadkommas genom utbyte av arbetsfunktioner ochdet blir lättare att få en uppfattning om nya behov och nödvändigaförändringar på informations- och dokumentationsområdetinom företaget.Ett av de väsentligaste inslagen i en sådan informations- ochdokumentationscentral blir upprättande av övergripande register.Hur långt man kan gå på den vägen kan förmodligen ingen sägaidag. Ä ven om man bör ha en hälsosam skepsis till adb-metodernasförmåga att lösa alla problem skall man inte bortse från attde rätt utnyttjade kan innebära en fullständig omvälvning i frågaom sökmöjligheter och informationsåtergivning. Utgår man frånatt den nuvarande strukturen i den interna och externa dokumentationenbibehålles kommer dessa register att få karaktären avomvandlingstabeller. Det bör också framhållas att det är i dettainformationsskikt som det aktiva samordningsarbetet äger rum,medan det fysiska materialet kan lagras var som helst, med bibehållandeav sina särdrag.Den viktigaste tillgången i informations- och dokumentationscentralernablir emellertid de människor som arbetar där. Samarbetetkring de gemensamma informations- och dokumentationsfrågornabör ge dem en utomordentlig kunskap om helaföretagets organisation och de enskilda medarbetarnas uppgifter.Därmed ligger också vägen öppen att medverka till nya ellerförbättrade kommunikationer.En växelverkan mellan företrädarna för de olika gruppernainom informations- och dokumentationsområdet ökar allas möj-45