BLUE CONSULTING GROUP ... - IDG

Motion of information• Explosionen av informationskällor och hastighetenmed vilken information flödar har översvämmatarbetsplatsen.• Det fysiska arbetsflödet är inte längre lika viktigt föratt förstå hur arbetsuppgifterna utförs.• De flesta analytiska verktyg för att förstå kunskapsochinformationsintensiva processer förmedlar enfalsk bild eftersom de beskriver en idealiserad linjärarbetsprocess.• För kunskapsarbetaren är information hårdvaluta.• Vi kan endast se ytterst lite av all informationen somflödar på en arbetsplats idag.• För att bättre förstå och verkligen förbättra flödet avarbetsuppgifter måste du även förstå hurinformation skapas, filtreras, konsumeras,distribueras och lagras.• Upptäckandet av det verkliga informationsflödethjälper oss att identifiera informationsslöseri ochförbättra produktiviteten.© 2011 Blue Consulting Group, All Rights ReservedBLUE CONSULTING GROUP

Tänk om vi kunde se hur informationen verkligen flödar i organisationen!StartSlut© 2011 Blue Consulting Group, All Rights Reserved4BLUE CONSULTING GROUP

De flesta processbeskrivningar föreställer ett idealiserad linjärt flöde av en ellerflera arbetsströmmar• Utveckling och utbyte av information är den enskilt avgörande faktorn som påverkar exempelvis hurproduktutveckling sker. Andra exempel är systemutvecklare, designers, konstruktörer, controllers,säljare, jurister, kundmottagare och administratörer där arbetet handlar om att lösa problem.• Trots alla inofficiella nätverk för informationsdelning så är de flesta företags officiella processerbeskrivna som en "falsk" linjär, idealiserad version av hur arbetet utförs.© 2011 Blue Consulting Group, All Rights ReservedBLUE CONSULTING GROUP

För att förstå det verkliga arbetsflödet måste hänsyn tas till formella ochinformella informationskällorE-mailOfficielltvärdeDirekt förfråganFör att förbättra det verkligaarbetsflödet måste man förståsökande, konsumerande ochlagrande av informationUppskattatvärdePreliminärtvärdeKM systemwwwInformationsinhämtningDokumentarkiv© 2011 Blue Consulting Group, All Rights ReservedUpptäckandet av det verkliga informationsflödet hjälpeross att identifiera icke-värdeskapande aktiviteter6BLUE CONSULTING GROUP

Exempel på slöseri i samband med att information skapas, filtreras, konsumeras,distribueras och lagrasOrsaker till ineffektivitetOnödigrapporteringMultitaskingE-mailAnvändande av tidBeläggning > 70%Onödiga processeroch komplexitetSlöserierÖverproduktionVäntanIneffektivttidsutnyttjandeDefekterTransporterPågående arbete• Överproducerad information• Ompackad och omdistribuerad information• Konvergerande informationsströmmarsom orsakar work-in-process• Svårhittad information• Efterfrågande av information• Ineffektiva möten• Förvanskad ”klipp- och klistra” info• Information byggd på fel antaganden• Information som är under ompackningoch ej är tillgänglig• Onödiga rapporter och godkännanden• Oändamålsenlig mjukvara• Gammalt referensmaterial© 2011 Blue Consulting Group, All Rights Reserved7BLUE CONSULTING GROUP

Ett exempel på ett processflöde baserat på dokument som beskriver resultat,”substantiv” och inte utförande av aktiviteter ”verb”© 2011 Blue Consulting Group, All Rights ReservedBLUE CONSULTING GROUP

En fördjupad förståelse för kunskaps- och informationsintensiva arbetsprocesserfås genom definierande av informationselement- iNFELsiNFELDefinition av iNFELs1 2 3 4Samla ihop alla dokument somanvänds i processenSkapa en ”masterlista”över alla källor• Den minsta komponenten av en informationsleverabel (t ex ett diagram, en referens eller ett godkännande)• Ett dokument är vanligtvis uppbyggt av flera iNFEL'sSplittra upp informationeni iNFELs och koppla demtill respektive källa• iNFEL's klipps och klistras ofta från gamla liknande dokument då man skapar information i ett nytt dokument• Majoriteten av arbetet som produceras av kunskapsarbetaren har att göra med att processa information –detta kan beskrivas genom rörelser av iNFELs• Genom att kartlägga rörelserna av iNFELs kan man upprätta en informationsmatris för att bättreförstå flödet av informationUpprätta eniNFEL karta© 2011 Blue Consulting Group, All Rights Reserved92011-09-13BLUE CONSULTING GROUP

En informationsflödesmatris är fylld med tips och symptom på en mer effektivarbetsprocess… åskådliggör när informationsflödet inte stödjer arbetsprocessenFeature prioritization listRapid impact assessment X BProposed req. change documentNetwork impact assessment X D XA B C D E F G H I J K L M N O P Q R SACCall flows and application needs X E X XDet är vanligt att hitta mer änett sätt att få en iNFEL.Frågan blir då vilken somskall användas?Capacity rules and call modelConstruction/Installation guidelines X X G XFEquipment configuration H X X XFlera vägarFOA methods of procedure X IEquipment spec. and templates X X JTidig ”genomgångs”information eller iNFELs”ur fas” kommersannolikt att ändras närden sedan används iden officiella processen.Input från en "senare" iNFEL,dvs. en som egentligen skaskapas senare i processenmen som nu estimeras ochanvänds som input redan nu.AntagandenTest plan FOA X X K XTest plan ORT X LFeature prioritization list X X M XSite plan and req. X NStora cirklarSmå cirklariNFELS iberoende. Enstor cirkel avberoenden ärnästan aldrigett effektivtsätt att arbetapå.FOA test report X O XTechnical issue resolution X X X X PAcceptance test planUr sekvensQGR Test plan X X RGR MOP X X X S© 2011 Blue Consulting Group, All Rights ReservedBLUE CONSULTING GROUP

Exempel på ett utvecklat informationsflödet där information grupperats i trehuvudsakliga grupperA B C D E F G H I J K L M N O P Q R SFeature prioritization listRapid impact assessmentProposed req. change documentNetwork impact assessmentABCDOberoendeinformationsflödeArbete som kan görasgenom ”workloadleveling” eller genomoutsourcingCall flows and application needs X ECapacity rules and call model X FConstruction/Installation guidelines X GEquipment configuration X X HFOA methods of procedure X X IEquipment spec. and templates X JTest plan FOA X K X XIterativa arbetsuppgifter somkräver erfarna resurser,noggrann och uppföljningTest plan ORT X X X L XFeature prioritization list X MSekventielltinformationsflödeSite plan and req. X X NFOA test report X OTechnical issue resolution X P X XStrikt beroendeinformationsflödeArbetsuppgifter somska utföras där konceptsom ”line balancing”och “continuous flow”kan användasAcceptance test plan X X Q XGR Test plan X X X RGR MOP X S© 2011 Blue Consulting Group, All Rights ReservedBLUE CONSULTING GROUP

De teknologiska förutsättningarna för hur medarbetarna samverkar förändras motett mer kollektivt användande av informationEffektivitetsutveckling i informationsåldernPre-Web:Web 1.0:Web 2.0:Synlig informationRisk för överproduktionoch omarbetningOsynlig informationSynlig information• Många av de Web 2.0-verktyg och Webplatser som växer upp idag försöker attförbättra arbetsflödet och synerginmellan kunskapsarbetare.Hastighet• En fördel med Web 2,0 baseradesamarbetsverktyg är deras förmåganatt snabbt ge ”up-to-date” status.• Övergången till kollektiv användning avinformation kommer att förbättrahastigheten, öka synligheten och ledatill ett effektivare samarbete medmindre slöseri och omarbete.SekventielltinformationsflödeNätverksbaseratinformationsflödeKollektivt användandeav information© 2011 Blue Consulting Group, All Rights Reserved122011-09-13BLUE CONSULTING GROUP

Lean och IT verkar vara fiender i många organisationer!• Lean förespråkare betonar enkla visuella verktyg som valts ut av medarbetarna• IT-organisationen söker sig till de företagsgemensamma systemlösningarna.• För medarbetare i kunskaps- och informationsintensiva processer, är information inte metadata somprojektetsstatus eller schemaläggning… det är en processen och IT måste vara en kritisk del av den.• I stället för att vara grindvakt bör IT: s roll vara vägledande genom att medverka i Lean initiativen och visaorganisationen hur de effektivt kan använda den uppsjö av Web 2.0 baserade verktyg som finns på marknaden• Kärnan i Lean Thinking kan exemplifieras med att du inte ska fokusera på att korta svarstiderna i helpdeskenutan istället fokusera på att eliminera orsaken till att samtalet rings in till helpdesken.• Fokusera på att tillämpa Lean Thinking på informationsflödena i företaget och dess informationsintensivaarbetsprocesser.• Lean Thinking utgår från ett är ett man-maskin-system synsätt• Utan IT-organisationens förståelse för Lean Thinking och IT-organisationens aktiva medverkan i Lean initiativförsvåras möjligheten att skapa effektivare arbetssätt avsevärt!© 2011 Blue Consulting Group , All Rights Reserved13BLUE CONSULTING GROUP

IT-organisationens medverkan och roll i ett Lean initiativRACI Role Management Risk Process People ToolTeam leader A A R A RProcess expert I I R C CTool guy I I C I APeople person I C C R IProcess owner C C A C CProcess worker I I C I CExtended process owner I I C I CIT C I C I RLean Sponsor R R C C INote: A, accountable; C, consulted; I, informed; R, responsible.© 2011 Blue Consulting Group , All Rights Reserved14BLUE CONSULTING GROUP

BLUE CONSULTING GROUPWe serve leading private and publicorganizations and help them solve theirmost challenging issues—ranging fromdeveloping successful strategies,business models, business and supportprocesses to implementingimprovements and new ways ofworking.BLUE CONSULTING GROUPStockholm Office:World Trade CenterKlarabergsviadukten 70Box 70396SE-107 24 StockholmSweden+46 (0)8-506 361 57Regardless of the topic, our workshares a common denominator—wework only on assignments that canbring substantial and lasting impact toour clients.London office:Kemp House152-160 City RoadLondon EC1V 2NXUnited Kingdom+44 (0) 207 566 4054www.blueconsultinggroup.seinfo@blueconsultinggroup.se