Från idé till projektplan

Från idé till projektplanDetta är ett bakgrundsmaterial som hjälper dig koka ner din idé till en projektplan. Detta tar intehänsyn till projektplanens formalia – dvs hur den rent konkret är strukturerad. För exakt struktur, seprojektplansmall.Startfasen:I denna fas görs förberedelser för att få ett effektivt projektgenomförande. Ett väl utfört arbete istartfasen kan vara helt avgörande för projektets möjlighet att lyckas.Några viktiga moment:Gå igenom bakgrund och hittills utfört arbeteGå vidare med utfallet från indikatorworkshopenBeskriv projektets arena (projektmål, effektmål, prioritetstriangel, tids- och resursramarsamt övriga förutsättningar)Visualisera projektet, gärna med hjälp av olika strukturbilderBeskriv projektets möjligheter och risker, med förslag till åtgärderDiskutera hur ni vill kommunicera inom gruppen, och kom överens om hur ni ska hanteraeventuella konflikter.Gör en tidsplan och budgetera projektetObservera att ni bör klargöra för er själva hur ni tänker er projektet utifrån ovanstående kriterierinnan ni skriver er projektplan. Ju klarare bild ni själva har över projektet innan ni skriver erprojektplan, och därmed låser fast er vid projektmål och effektmål, desto bättre blir ofta projektet.

Övningar:Intressenter:En intressent är en organisation, grupp eller individ utanför själva projektorganisationen som harförväntningar på projektet eller som påverkar/påverkas av dess genomförande eller resultat.Identifiera ditt projekts intressenterDela in intressenterna i primära eller sekundära (sekundära intressenter är sådana mangenerellt kan bortse ifrån, även om de påverkas av projektet)Varför är dessa intressenter? Hur påverkas av de av projektet? Vad har de för behov ochintressen?Placera in intressenterna i modellen nedan. Ju längre upp i figuren, desto mer positiva är de.

Effektmål:Effektmålet är syftet till projektet och beskriver de effekter som ska nås på lång sikt till följd av attprojektets resultat nyttjas. Effektmålet ska besvara frågan om varför just detta projekt skagenomföras. Sträva efter att göra effektmålen mätbara. Undvik att bli allt för långsiktig ochorealistisk. Tänk också på ditt projekts intressenter – hur kan deras önskemål kombineras med det egnaprojektets?Projektmål:Projektmålet är det som det specifika projektet ska leverera. Det är utifrån projektmålet som projektetföljs upp och utvärderas. En generell regel är att projektmålet ska vara specifikt, mätbart, accepterat(av projektgrupp såväl som en eventuell beställare), realistiskt och avgränsat. Glöm inte att det skafinnas en tydlig koppling till projektets effektmål, projektmålen ska alltid sträva efter att uppfyllaeffektmålen.Beskriv nu ditt projektmål. Oftast kan detta göras med 2-3 meningar. Om så inte är fallet bör du delaupp ditt projektmål i ett huvudmål och delmål. Fundera också över ditt projekts fokus – vad är viktigastav tid, kvalité och resurser? Placera ut detta i triangeln. Tänk på att det är ert gemensamma fokus somni ska placera in i triangelns, så att er figur på ett tydligt sätt illustrerar vad som är viktigast för ertprojektgenomförande.KvalitéResurserKalendertid

Visualisera resultatet:Visualisering av resultatet är ett sätt att skapa förståelse för vad man vill åstadkomma. Dennaförståelse är viktig för projektets intressenter, men också för att skapa en gemensam bild av projektetinom projektgruppen.Arbetsstruktur:Vad är det som måste göras? Vem behöver kontaktas? Vem i gruppen ska göra vad?Genom att definiera din arbetsstruktur och de arbetsuppgifter som måste utföras kan du uppskattaprojektets omfattning och vilka kompetenser du behöver. Fråga dig om omfattningen är rimlig utifrånkursens storlek. Om inte – hur kan du ändra projektmålet?Efter att ha kommit såhär långt i processen bör du ha en klar bild över ditt projekts mål och vad somkommer att krävas för att uppnå det.