Svar till kommunrevisorer på rapport avseende granskning av beslut ...

More documents

Recommendations

Info

protokollet är kortfattad. Att det är kortfattad infonnation ska inte bero på att det, i dessafall är svårt att se någon möjlighet till tydligare presentation utan att bryta motsekretessreglerna.Vid nämndsammanträdet finns en pärm med listor for de olika delegationsbesluteninklusive beslutskopior som ledamöterna har möjlighet att läsa.3.4 GymnasienämndenÄven inom gymnasienämnden är det respektive delegat som ska säkerställa att dedelegationsbeslut som fattas också registreras. Delegaterna rapporterar varje enskiltdelegationsbeslut till endera nämnd sekreteraren eller skolassistenterna. Varje delegathar en egen lista, med ett eget nummer, där delegationsärendena registreras med datum,ärendebeskrivning, lagrum samt anteckningar. Anteckningar är i de flesta falldiarienummer, men i vissa fall hanteras tjänstemannaskrivelser som avserdelegationsbeslut i ett separat register utanfOr kommunens diariesystem.Vid nämndsammanträdet finns en pärm med listor för de olika delegationsbesluten.Beslutskopior ingår inte i det material som ledamöterna får ta del av. Har de funderingarkring något beslut eller vill titta närmare på något beslut så hämtas det från diarietalternativt från något av de alternativa registren. Nedan finns en presentation avstandardtexten som används i nämndens sammanträdesprotokoll:Personalärende• Mäckelngymnasiet nr 03/12• Mäckelngymnasiet nr 02/12Övrigt• Gymnasiefärvaltningen nr 03/12Nämnden godkände redovisningen av delegationsärenden.Till samnlanträdesprotokollet finns inte delegationsbeslutslistorna som bilaga. Således ärdet svårt fOr tredjeman att ta del av delegationsbesluten. Det krävs att tredjeman fOrst tarkontakt med nämnden för att få ut listorna om fattade delegationsbeslut for att sedan, omnågot är av intresse för tredjeman, gå vidare och begära ut beslutsunderlag.3.5 Uppföljning av tidigare granskningDenna granskning är framfOrallt inriktad på återrapportering av delegationsärenden, menvi fOljer också upp en granskning av delegation som genomfordes under 2009. Vid dengranskningen noterades bland annat att vi rekommenderar kommunen att:• Fortsätta arbetet med att se över och tydliggöra rutinerna for anmälan avdelegationsbeslut till nämnd.• Passa på, i arbetet med att tydliggöra rutiner, att skapa en konsistens inämndernas och forvaltningarnas regel verk avseende; - juridiska tolkningar, - begreppsanvändning samt - dokumentations- och återrapporteringsrutiner. • När enighet om de identifierade kämprocesserna uppnåtts, undersöka hur ITmiljönoch alla olika applikationer stöder eller bromsar processerna.Deloine IGranskning av beslut och delegationKarlskoga kommun I 11
V i har i samband med denna granskning kunnat notera att kommunen på nämndnivå harjusterat vissa detaljer utifrån de iakttagelser och synpunkter som presenterades i vårtidigare granskning. På övergripande nivå och avseende kärnfrågorna som presenterasovan har vi i denna granskning inte noterat några förändringar eller att något arbete skettmed dessa frågor. I vår tidigare granskning framgick också att kommunstyrelsen harbeslutat (KS § 73, 2009-04-14) att "Kansliavdelningen uppdras att se över och tydliggörarutinerna för anmälan av delegationsbeslut till nämnd". I samband med detta uppdragrekommenderade vi kommunen att skapa en konsistens i nämndernas regelverk avseendejuridiska tolkningar, begreppsanvändning samt dokumentations- ochåterrapporteringsrutiner. Vi har i denna granskning inte noterat något resultat av den avkommunstyrelsen beslutade utredningen eller avseende de rekomnlendationer som vipresenterat i vår tidigare granskning. Således kvarstår våra rekommendationer fråntidigare genomförd granskning.3.6 KommentarerDenna granskning har sitt främsta fokus på återrapportering till nämnd. Detta område harinom kommuner och landsting försvårats på senare år på grund av att protokollen numerapresenteras på internet. Detta innebär att kommunen måste vara försiktigare med vilkauppgifter som presenteras på grund av personuppgiftslagen (PUL). Sedan tidigare harkommunen haft frågor kring offentlighet och sekretess att ta hänsyn till.Flera nämnder har valt att inte presentera någon sammanställning av delegationsbeslut iprotokoll eller som bilaga till protokoll av just denna anledning. Detta försvårarkommuninvånarens eller annan intressents möjlighet att ta del av och följa upp beslut somhar fattats på delegation.V i anser att kommunen i detta fall gör det för enkelt för sig. I vissa fall kan det varamotiverat att avstå från en presentation av delegationsbeslutslistan i protokoll eller bilagatill protokoll med hänvisning till PUL och sekretessregler men sannolikt inte i alla falLVi rekommenderar kommunen att se över hur man kan förbättra och förtydligainformationen kring delegationsärenden i nämndernas protokoll. I de fall kommunenbedömer att en fullgod presentation av delegationsärendena inte är möjlig bör komnlUnense över andra alternativ som kan förenkla och förtydliga, till exempel information omvarför information saknas och vart denna information kan återfinnas. Vi lyfter framsocialnämnden som ett positivt exempel i detta avseende. Socialnämnden är sannolikt dennämnd som har störst begränsning av PUL och sekretessregler men är ändå den nämndsom presenterar återrapportering av delegationsbeslut tydligast i sina nämndprotokolLKomnlUnen kan också överväga att ta fram ett regel verk eller riktlinjer avseendewebbpublicering, detta skulle sannolikt underlätta nämndernas arbete i detta avseende.Datainspektionen vägleder kommuner och landsting i dessa frågor.Som noterats i föregående kapitel, uppföljning av tidigare granskning, har vi noterat att degranskade nämnderna hanterar delegationsbeslut och återrapportering avdelegationsbeslut på olika sätt. Det betyder inte att det är fel och i vissa fall är det kansketill och med en förutsättning då alla nämnder inte har samma förutsättningar. Vi tror attdet finns mycket att vinna i att ta ett kommunövergripande perspektiv om dessa frågor föratt likrikta processerna inom hela komnlUnen.Det är också av stor vikt att samtliga tjänstemän med delegationsrätt är väl insatta i vilkaärenden som är delegationsbeslut och vilka beslut som är förvaltningsbeslut, det vill sägabeslut av ren verkställighet. Felaktiga bedömningar mellan dessa kategorier av beslut kanDeloitte IGranskning av beslut och delegationKarlskoga kommun I 12
Page 7 and 8: Kommunen kan också överväga att
Page 9 and 10: 1.4 AvgränsningVi har valt att inr
Page 11 and 12: verksamheten och kontrollera beslut
Page 13 and 14: delegation, bland annat infonnation
Page 15: moment var automatiserade mellan de

Svar till kommunrevisorer på rapport avseende granskning av beslut ...

Create successful ePaper yourself

Delete template?

Save as template?