Svar till kommunrevisorer på rapport avseende granskning av beslut ...

More documents

Recommendations

Info

3. Granskning För de nämnder och den styrelse som ingår i granskningen har vi gått igenomåterrapporteringsrutiner samt hantering av återrapportering i nämnderssammanträdesprotokoll. För vissa av nämnderna har vi också följt upp en tidigaregenomförd granskning avseende delegation som genomfårdes under 2009. Granskningenhar genomförts genom intervjuer med berörd personal får att ta del avåterrapporteringsrutiner inom respektive nämnd samt för att utreda hur nämnderna arbetarfår att säkerställa att samtliga delegationsärenden återrapporteras.3.1 KommunstyrelsenInom kommunstyrelsen är det varje delegat som skall säkerställa att dedelegationsbeslut som fattas också registreras för anmälan till nänmd. I samband medatt delegaten skriver sitt tjänsteutlåtande/delegationsbeslut ska delegaten också fylla i enlista som finns på en gemensam server. Denna lista finns som underlag till politikernaoch listan har samma uppställning som delegationsordningen och innehåller enbeskrivning av ärendet, ett diarienummer samt vilken delegat som fattat beslutet. Detframgår inte av dokumentet vilket datum beslutet är fattat, däremot framgår det av listanvilken period den avser, vanligtvis delegationsbeslut fattade månaden fåre tidpunktenfår sammanträdet. Politikerna har också vid varje sammanträde tillgång till en pärmmed kopior på tjänstemannaskrivelserna avseende de fattade delegationsbesluten underperioden.Det enda som framgår av kommunstyrelsens protokoll är: "KS godkände upprättadförteckning över delegationsbeslut ". För en läsare av styrelsens protokoll krävs att manläser den bilaga som ligger till grund får beslutet. Det är fårst här som det framgåridentifiering, datering samt vem som fattat beslutet. Utifrån beskrivning av ärendet ochdet diarienummer som framgår av bilagan kan kommuninvånarna begära att få de beslutde har intresse av.De intervjuade upplever det som en brist att diariesystemet inte kan utnyttjas får attförenkla återrapporteringsprocessen. Kanslichefen anser att det vore en stor fårdel om detgick att klicka i en ruta direkt i diariesystemet i samband med att delegaten upprättar sitttjänsteutlåtande avseende ett delegationsbeslut. På så vis kunde en automatisk lista skapasi systemet, vilket inte är möjligt i nuvarande diariesystem.3.2 MyndighetsnämndenMyndighetsnämnden hanterar delegationsärenden på olika sätt och i olika diariesystemberoende på vilken avdelning som hanterat ärendet. Miljökontorets och plan- ochbyggavdelningens dianesystem möjliggör att klicka i en ruta för att markera att ärendet ärett delegationsbeslut och att det skall läggas till i en automatgenererad lista.Stadsbyggnadskontoret är inne i ett byte av system och kommer att ha denna möjlighet isitt nya dianesystem. Förteckningarna över delegationsbeslut tas ut månadsvis ur de olikaavdelningarnas diariesystem. Mellan de olika systemen finns ingen koppling. Allaärenden som ska till nämnden hanteras även i kommunens centrala diarie- ochärendehanteringssystem, KAJSA. I KAJSA måste flertalet moment göras om. Om dessaDeloitte i Granskning av beslut och delegationKarlskoga kommun I 9
moment var automatiserade mellan de olika systemen skulle systemet bli meranvändarvänligt och handläggare skulle tjäna tid och kvaliten på dokumentationen skullesannolikt bli högre.I nämndens protokoll redovisas delegationsbeslut under fyra rubriker; miljökontorets,plan- och byggavdelningens, gatu- och parkavdelningens samt ordförandensdelegationsbeslut. Vidare redovisas i vilken period besluten hänför sig till, vilket inormalfallet är månaden innan sammanträdet, se nedan:"Följande delegationsbeslut anmäldes:• Miljökontorets delegationsbeslut den 1juni till 31 augusti 2012• Plan- & byggavdelningens delegationsbeslut den 1juni till 31 augusti 2012• Gatu- & parkavdelningens delegationsbeslut den 1juni till 31 augusti 2012• Ordförandens delegationsbeslut xxxxxxx"Nämnden godkänner redovisningen av delegationsbeslut.Besluten sitter i en pärm som nämndens ledamöter har möjlighet att ta del av. Avseendemiljökontoret tas också ett antal stickprov vid varje sammanträde för att kontrollerariktigheten i besluten. Inom plan- och byggavdelningen finns det vissa delegationsbeslutsom är av mer komplex natur och som utreds under en längre period. Denna typ avdelegationsbeslut följs kontinuerligt av nämnden.Kommuninvånare eller andra utomstående har inte möjlighet att folja vilka beslut somfattas via delegation inom nämnden via protokollen. Det krävs att tredjeman tar kontaktmed nämnden for att få ta del av det material som ledamöterna tar del av. Anledningen tillatt nämnden inte vill lägga diariebeslutslistorna i protokollen eller som bilaga tillprotokollen är att de innehåller uppgifter som strider mot PUL och/eller strider motrekommendationer från Datainspektionen. Förvaltningen menar också attmyndighetsnämndens beslut tillkännages till sakägare och övriga berörda via brev ochmed det så blir de som är berörda även informerade om hur ett beslut kan överklagas.Detta gäller for samtliga nämndbeslut inklusive beslut fattade på delegation. Utöver dettapresenteras också beslut rörande bygglov i Post- och inrikestidningar.3.3 SocialnämndenInom socialnämnden är det varje delegat som ska säkerställa att de delegationsbeslutsom fattas också registreras for anmälan till nämnd. Delegaten ska föra en förteckningöver beslut som meddelas på grund av delegationsuppdrag. Besluten ska gå attidentifiera, vara daterade samt ska framgå vem som fattat beslutet. Listor samtbeslutskopior sammanställs hos nämndsekreteraren som också ser till att detta materialtas med till nänmdsammanträdena. Rutinen sköts till stor del automatiskt viaförvaltningens datasystem. Handläggarna registrerar ärendena i systemet som sedanskapar automat genererade listor. Vissa beslut hanteras dock manuellt, forsammanställning av dessa ansvarar förvaltningssekreteraren.Eftersom en stor del av de delegationsbeslut som fattas inom nämnden ärsekretessärenden så påverkas presentationen av besluten i sammanträdesprotokollen.Avseende sekretessärenden eller i de fall där det finns information som strider mot PULpresenteras endast kategorin och datum. I de fall det inte är ett sekretessärende eller finnsinformation som kan strida mot PUL presenteras beslutet med en kortbeskrivning iprotokollet, datum for beslut samt diarienummer för ärendet. Vid sekretessärenden fårtredjeman ta kontakt med nämndsekreterare för att få ut handlingar efter ensekretessprövning. Det är utifrån protokollen svårt att veta något om de sekretessbeslutsom presenteras eller skapa sig en uppfattning om besluten eftersom informationen iDeloitte IGranskning av beslut och delegationKarlskoga kommun I l O
Page 7 and 8: Kommunen kan också överväga att
Page 9 and 10: 1.4 AvgränsningVi har valt att inr
Page 11 and 12: verksamheten och kontrollera beslut
Page 13: delegation, bland annat infonnation
Page 17 and 18: V i har i samband med denna granskn

Svar till kommunrevisorer på rapport avseende granskning av beslut ...

Create successful ePaper yourself

Delete template?

Save as template?