Svar till kommunrevisorer på rapport avseende granskning av beslut ...

3. Granskning För de nämnder och den styrelse som ingår i granskningen har vi gått igenomåterrapporteringsrutiner samt hantering av återrapportering i nämnderssammanträdesprotokoll. För vissa av nämnderna har vi också följt upp en tidigaregenomförd granskning avseende delegation som genomfårdes under 2009. Granskningenhar genomförts genom intervjuer med berörd personal får att ta del avåterrapporteringsrutiner inom respektive nämnd samt för att utreda hur nämnderna arbetarfår att säkerställa att samtliga delegationsärenden återrapporteras.3.1 KommunstyrelsenInom kommunstyrelsen är det varje delegat som skall säkerställa att dedelegationsbeslut som fattas också registreras för anmälan till nänmd. I samband medatt delegaten skriver sitt tjänsteutlåtande/delegationsbeslut ska delegaten också fylla i enlista som finns på en gemensam server. Denna lista finns som underlag till politikernaoch listan har samma uppställning som delegationsordningen och innehåller enbeskrivning av ärendet, ett diarienummer samt vilken delegat som fattat beslutet. Detframgår inte av dokumentet vilket datum beslutet är fattat, däremot framgår det av listanvilken period den avser, vanligtvis delegationsbeslut fattade månaden fåre tidpunktenfår sammanträdet. Politikerna har också vid varje sammanträde tillgång till en pärmmed kopior på tjänstemannaskrivelserna avseende de fattade delegationsbesluten underperioden.Det enda som framgår av kommunstyrelsens protokoll är: "KS godkände upprättadförteckning över delegationsbeslut ". För en läsare av styrelsens protokoll krävs att manläser den bilaga som ligger till grund får beslutet. Det är fårst här som det framgåridentifiering, datering samt vem som fattat beslutet. Utifrån beskrivning av ärendet ochdet diarienummer som framgår av bilagan kan kommuninvånarna begära att få de beslutde har intresse av.De intervjuade upplever det som en brist att diariesystemet inte kan utnyttjas får attförenkla återrapporteringsprocessen. Kanslichefen anser att det vore en stor fårdel om detgick att klicka i en ruta direkt i diariesystemet i samband med att delegaten upprättar sitttjänsteutlåtande avseende ett delegationsbeslut. På så vis kunde en automatisk lista skapasi systemet, vilket inte är möjligt i nuvarande diariesystem.3.2 MyndighetsnämndenMyndighetsnämnden hanterar delegationsärenden på olika sätt och i olika diariesystemberoende på vilken avdelning som hanterat ärendet. Miljökontorets och plan- ochbyggavdelningens dianesystem möjliggör att klicka i en ruta för att markera att ärendet ärett delegationsbeslut och att det skall läggas till i en automatgenererad lista.Stadsbyggnadskontoret är inne i ett byte av system och kommer att ha denna möjlighet isitt nya dianesystem. Förteckningarna över delegationsbeslut tas ut månadsvis ur de olikaavdelningarnas diariesystem. Mellan de olika systemen finns ingen koppling. Allaärenden som ska till nämnden hanteras även i kommunens centrala diarie- ochärendehanteringssystem, KAJSA. I KAJSA måste flertalet moment göras om. Om dessaDeloitte i Granskning av beslut och delegationKarlskoga kommun I 9