11.07.2015 Views

Essaer vt 2009\SA-Optimal projektledare i en PU ... - Rolf Lövgren

Essaer vt 2009\SA-Optimal projektledare i en PU ... - Rolf Lövgren

Essaer vt 2009\SA-Optimal projektledare i en PU ... - Rolf Lövgren

SHOW MORE
SHOW LESS
  • No tags were found...

You also want an ePaper? Increase the reach of your titles

YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.

Min syn på <strong>en</strong> optimal<strong>projektledare</strong> i <strong>en</strong><strong>PU</strong>-process<strong>en</strong>Namn: Sebastian AlmKurs: Produkt och processutveckling, KPP306, D-nivåProgram: INPRE 4Lärare: <strong>Rolf</strong> Lövgr<strong>en</strong>


SammanfattningI d<strong>en</strong>na essä ska jag, utifrån mina egna erfar<strong>en</strong>heter, iakttagelser och g<strong>en</strong>om d<strong>en</strong>kunskap jag fått av det material jag läst, försöka beskriva vad <strong>en</strong> optimal <strong>projektledare</strong>ska tänka på i arbetet med <strong>en</strong> Produktutvecklingsprocess, hädanefter kallad för <strong>PU</strong>-Process. Jag kommer att försöka ta upp de faktorer jag anser vara viktiga att tänka påsom <strong>projektledare</strong> och hur man undviker eller konfronterar dessa faktorer på bästa sätt.Eftersom <strong>en</strong> <strong>projektledare</strong> också måste ha <strong>en</strong> stor kunskap om bland annatkommunikation, kreativitet, beslutsfattande med mera gör det att jag kommer behandlalite av dessa bitar också, m<strong>en</strong> försöker att inte gå in för mycket i dessa bitar.


InledningHur ska <strong>en</strong> <strong>projektledare</strong> agera för att kunna få <strong>en</strong> grupp av personer att prestera så brasom möjligt? Detta är frågan som jag ska belysa med d<strong>en</strong>na essä. Då d<strong>en</strong>na essä bestårav mina personliga åsikter blandat med text som jag läst mig till så kommer jag bara attreferera till böcker, hemsidor och andra källor, om jag citerar direkt ur text<strong>en</strong>.Det är väldigt viktigt att klargöra att detta bara är mitt synsätt på detta ämne, då det kankrävas åratal av kurser inom ledarskap och gruppledning för att man ska bli <strong>en</strong> bra<strong>projektledare</strong>.Bakgrund till val av ämneJag valde att skriva om just projektledning då det är något som jag själv är mycketintresserad av.På fritid<strong>en</strong> har jag alltid varit <strong>en</strong> av de personer inom min umgängeskrets som ”hållit”ihop grupp<strong>en</strong>. Finns det något som kan kallas för <strong>en</strong> naturlig ledare? Detta är <strong>en</strong> frågasom jag själv undrat över. Och under min livstid har jag fått d<strong>en</strong> bild<strong>en</strong> att vissa födsmed något speciellt som gör att de fungerar bättre som ledande personer. Detta berorgivetvis på <strong>en</strong> rad olika faktorer som påverkat dessa personer g<strong>en</strong>om deras uppväxt ochstudie- och arbetsliv. M<strong>en</strong> det är också <strong>en</strong> helt annan essä. I d<strong>en</strong>na essä ska jag försökabeskriva saker som <strong>en</strong> <strong>projektledare</strong> ska tänka på för att underlätta <strong>PU</strong>-process, för bådesig själv, grupp<strong>en</strong>, kund<strong>en</strong> och företagets ledning som helhet. I text<strong>en</strong> syftar jag på<strong>projektledare</strong>n om jag nämner ”han” eller ”honom” om inget annat framgår av text<strong>en</strong>.


Anledning<strong>en</strong> till påbörjandet av projektPåtryckningarI många fall påbörjas ett projekt efter påtryckningar inom företaget eller externt. Detkan till exempel vara att företagsledning<strong>en</strong> vill optimera produktion<strong>en</strong> inom företaget,konkurr<strong>en</strong>ter på marknad<strong>en</strong> kommer ut med nya produkter på marknad<strong>en</strong> eller attkonsum<strong>en</strong>tmarknad<strong>en</strong> förändras.ProjekttyperI bok<strong>en</strong> ”Projektledar<strong>en</strong>” tar författarna upp tre olika projekt typer. Dessa är; konkretaprojekt, temporära projekt och öppna projekt. Givetvis kan dessa projekttyper ha andrab<strong>en</strong>ämningar i annan litteratur m<strong>en</strong> det är dessa jag kommer att utgå ifrån.Konkreta projektVilket utav dessa som är d<strong>en</strong> vanligaste projekttyp<strong>en</strong> är svårt att säga, m<strong>en</strong> d<strong>en</strong> sommånga stud<strong>en</strong>ter kommer i kontakt med är det konkreta projektet, där man har <strong>en</strong>uppgift eller ett mål som ska uppfyllas och där man har relati<strong>vt</strong> klara förutsättningar.Temporära projektEtt temporärt projekt är mer informellt där olika arbetsgrupper, specialistgrupper medmera kan vara inblandade. Ett känneteck<strong>en</strong> är att de ofta är kortvariga och kanskeåterkommande, som till exempel när man ska planera <strong>en</strong> festival ellerarbetsmarknadsdagar.Öppna projektDessa projekt är ofta luddiga och förändras kontinuerligt. För företag som vill vara iframkant med teknik eller forskning är detta <strong>en</strong> vanlig projektform. Är det inte r<strong>en</strong>aforskningsprojekt så brukar dessa oftast utgöras av personer som brinner för det ämnesom projektet berör och gör det utöver sina vanliga arbetsuppgifter.Eftersom jag själv har mest erfar<strong>en</strong>het av konkreta projekt är det dessa som jag kommeratt använda mig av som exempel i fortsättning<strong>en</strong> av d<strong>en</strong>na essä om inget annat framgår.Att skapa projektgrupp<strong>en</strong>Visst finns det <strong>PU</strong>-Processer som kanske inte kräver att man startar upp <strong>en</strong>projektgrupp, m<strong>en</strong> det brukar oftast vara <strong>en</strong> fråga om hur omfattande projektetkommer att bli. Om flera avdelningar, inom företaget eller externa, är inblandade så är<strong>en</strong> projektgrupp så gott som ett måste för att kunna uppnå någon form av struktur påarbetssättet. Tillsättandet av roll<strong>en</strong> som <strong>projektledare</strong> till grupp<strong>en</strong> kan både skötasinternt eller externt bero<strong>en</strong>de på <strong>PU</strong>-process<strong>en</strong>s upplägg. Några data på vilkettillvägagångssätt som är vanligast har jag inte tillgång till, m<strong>en</strong> min gissning är att detvanligast är att man sköter det internt inom företaget, då man ofta har d<strong>en</strong> kompet<strong>en</strong>s


som man behöver till projekt inom företaget. Det blir nog mer vanligt att ta in <strong>en</strong><strong>projektledare</strong> utifrån när det handla om större projekt då det nästan krävs <strong>en</strong> riktigtutbildad <strong>projektledare</strong> som kan ”garantera” resultat eller som är van vid stora ochomfattande projekt. Att skapa <strong>en</strong> grupp som passar för just projektet som ska utförasoch också fungera ihop är <strong>en</strong> mycket viktig del i att lyckas med ett projekt då grupp<strong>en</strong>aldrig är starkare än dess svagaste länk.Innan projektet påbörjas är det viktigt för de inblandade att få <strong>en</strong> helhetsbild avprojektet förklarat för sig. Vad innebär projektet och varför det är viktigt för deinblandade, det vill säga kund, medarbetare och ledning.Om de inblandade i projektet inte vet varför projektet g<strong>en</strong>omförs kan leda till attprojektet tappar sin m<strong>en</strong>ing och de inblandade kanske då inte känner någon passioneller <strong>en</strong>gagemang att g<strong>en</strong>omföra projektet.Val av roller och <strong>projektledare</strong>Min uppfattning på hur <strong>en</strong> projektgrupp uppstår på företag idag är att företaget redanfrån början vet vilka som ska vara med i projektgrupp<strong>en</strong> på grund av derasyrkeskompet<strong>en</strong>s och erfar<strong>en</strong>heter inom ett visst område. Detta är också <strong>en</strong> viktig del idet pussel som utgör <strong>en</strong> projektgrupp. Dock finns det mycket mer som man bör ha iåtanke när det kommer till kritan att sätta ihop <strong>en</strong> grupp av individer, speciellt om dethandlar om <strong>en</strong> att sätta ihop <strong>en</strong> grupp av personligheter som inte arbetat ihop förut.Som <strong>projektledare</strong> finns olika sätt att komma fram till vilka personer som passar bra i <strong>en</strong>grupp. Man till exempel få förslag på lämpliga personer från <strong>en</strong> avdelningschef som kange bra rekomm<strong>en</strong>dationer. Eller att man som <strong>projektledare</strong> eller chef känner någon avmedarbetarna och vet att de skulle passa i grupp<strong>en</strong>. M<strong>en</strong> problemet med detta är attman då kan få <strong>en</strong> väldigt partisk syn på personerna. Om man istället vill få <strong>en</strong> bättreförståelse för hur personerna kan fungera med <strong>en</strong> helt ny grupp så kan man utföradiverse olika tester på dessa personer. Dessa tester ska dock bara utföras av utbildadpersonal då testresultat<strong>en</strong> ofta blir väldigt tolkningsbara. Det finns <strong>en</strong> uppsjö av testerm<strong>en</strong> här listas några exempel, som man kan använda sig av.• Axiologi (Individ<strong>en</strong>s grundvärderingar)• Insight (Visar individ<strong>en</strong>s grundbete<strong>en</strong>de och d<strong>en</strong>nes anpassandebete<strong>en</strong>de)• Belbintest (Vilk<strong>en</strong> roll individ<strong>en</strong> passar som i projektgrupp<strong>en</strong>)• Stressprofil (Individ<strong>en</strong>s förmåga att hantera stress)(http://www.adlecta.se/tes.htm)Jag har själv gjort Belbintest två gånger och fått testa på att göra några <strong>en</strong>klagruppuppgifter där man har delat in grupperna ”felaktigt”, det vill säga att manmedvetet har placerat flera likatänkande personligheter i <strong>en</strong> och samma grupp. Dettaledde till att vi nästan inte klarade av att lösa d<strong>en</strong> <strong>en</strong>kla uppgift vi fick. Nedan följer <strong>en</strong>


snabb g<strong>en</strong>omgång av Belbintestets olika grupproller då jag själv tycker det är ett braredskap i skapandet av <strong>en</strong> projektgrupp.BelBintestDå dessa tester utförs av utbildad personal från BelBin Sv<strong>en</strong>ska AB, för d<strong>en</strong>skandinaviska marknad<strong>en</strong>, så finns inte dessa tester i dess helhet att visa upp. M<strong>en</strong> detfinns ”light”-versioner att leta upp på nätet, där man kan få <strong>en</strong> uppfattning av hur dessatester utförs. M<strong>en</strong> i stora drag så handlar det mycket om att man viktar sina egnaeg<strong>en</strong>skaper som person, för att sedan få läsbar tolkningsdata som sedan tolkas om tillinformation som leder till kunskap för <strong>projektledare</strong>n. Person<strong>en</strong> som gör testet får redapå vilka två roller d<strong>en</strong> kan använda sig av i <strong>en</strong> projektgrupp. Detta är de nio olika rollernaman kan få:• Completer (CF)• Coordinator (CO)• Implem<strong>en</strong>ter (IMP)• Monitor Evaluator (ME)• Plant (PL)• Resource Investigator (RI)• Shaper (SH)(http://www.belbin.se/images/stories/pdf/andra_sida_team_skills.pdf)• Via länk<strong>en</strong> ovan kan man läsa vad dessa olika roller har för karaktär och funktionför projektgrupp<strong>en</strong>. Jag vill inte gå in djupare på ämnet då det inte är det minessä fokuserar på.TeambuildingNär projektgrupp<strong>en</strong> är skapad och alla roller är tillsatta, vare sig det är roller ifrån etttest liknande BelBin eller ej, så är det <strong>projektledare</strong>n uppgift att få igång grupp<strong>en</strong>smotivation och öka deras prestationsförmåga. Det är i d<strong>en</strong>na fas som teambuildingkommer in i lek<strong>en</strong>. Hur själva teambuilding utformas kan <strong>projektledare</strong>n avgöra, ochd<strong>en</strong>nes fingerkänsla för vad som kan passa för grupp<strong>en</strong>. Är det <strong>en</strong> mindre grupp medpersoner som kanske jobbat ihop innan så kanske det räcker med någon rolig aktivitet i<strong>en</strong> annan miljö, till exempel <strong>en</strong> utomhusaktivitet av något slag. Detta gör också attpersonerna som arbetar i grupp<strong>en</strong> lär känna varandra på <strong>en</strong> mer personlig nivå vilketkan leda till bättre kommunikation inom grupp<strong>en</strong>. När det handlar om större gruppereller <strong>en</strong> helt ny grupp, som inte arbetat ihop förut, på ett större företag så är det inteovanligt att företaget kan arrangerar <strong>en</strong> lite mer påkostad teambuilding där man tar inexterna konsulter som är utbildade för att sköta d<strong>en</strong>na teambuilding åt företag<strong>en</strong>.


Att få igång projektetNär alla inblandade, företaget, kund<strong>en</strong>, medarbetarna är insatta i projektets helhetsbildär det dags för <strong>projektledare</strong>n att mantla sin roll för projektet. Nu måste <strong>projektledare</strong>nbörja planera för vad som komma skall. Några uppgifter som <strong>projektledare</strong>n bör ta itumed är:• Att besluta om vilka aktiviteter som skall vidtas• Att ange delmål och ett totalt tidsschema• Att fastställa vilka händelser som är bero<strong>en</strong>de av varandra• Att ta reda på tänkbara hinder och problem• Att göra bedömningar av resursbehov – personer och p<strong>en</strong>gar(Briner m fl., 1991)I d<strong>en</strong>na fas i projektet är det nödvändigt att planera så mycket man kan inför framtidaproblem och mål. Projektledar<strong>en</strong> kan börja med att göra gissningar, för att sedanuppskatta och tillslut förutsäga händelser som kan komma att uppstå eller som behövsför att projektet ska kunna ros i hamn i tid. Ju mer erfar<strong>en</strong>het <strong>en</strong> <strong>projektledare</strong> har medtidigare projektarbet<strong>en</strong> ju mer naturligt kan d<strong>en</strong>na arbetsuppgift bli, träning gerfärdighet.Det kan vara <strong>en</strong> fördel att först göra <strong>en</strong> planering själv för att sedan stämma av med deandra inblandade så man kan få <strong>en</strong> mer realistisk syn på projektgång<strong>en</strong>. D<strong>en</strong> sistapunkt<strong>en</strong> ovan innebär att man tillsammans med sin chef, som också kan fungera som <strong>en</strong>m<strong>en</strong>tor för projektet, bör sätta sig ner och diskutera de resurser man behöver förprojektet. I större företag kan detta innebära att man stöter på konkurr<strong>en</strong>s från andraprojekt eller prioriteringar inom företaget.Det finns <strong>en</strong> hel uppsjö av verktyg <strong>en</strong> <strong>projektledare</strong> kan använda sig av för att formuleradelmål och mål, <strong>en</strong> tidsplan, aktiviteter, kritiska mom<strong>en</strong>t. Under min studietid har jaganvänt mig av diverse olika styrdokum<strong>en</strong>t som har hjälpt till att underlätta arbetet som<strong>projektledare</strong>. Några av dessa styrdokum<strong>en</strong>t är Gantt-schema, QFD, Pughs matris, DFM,DFA med flera. Olika företag har olika styrdokum<strong>en</strong>t eller datorbaserade styrsystem försina <strong>PU</strong>-processer och det är viktigt att <strong>projektledare</strong>n har förståelse för hur dessafungerar. Detta kan göras g<strong>en</strong>om utbildning externt och intern på företaget.Att hålla projektet på rätt spårNär projektet är igång och de som jobbar med projektet har <strong>en</strong> bra helhetsbild överprojektet och dess innebörd för alla inblandade och man har tagit fram <strong>en</strong>handlingsplan, är <strong>projektledare</strong>ns huvudroll i projektet att styra projektet och se till såatt de problem som uppstår blir utredda i tid. Min syn av projektarbet<strong>en</strong> har visat att ide flesta projekt uppstår det förr eller s<strong>en</strong>are något oförutsägbart problem som kan


innebära ändrade förutsättningar för projektets gång. Det kan vara allt från tekniska tillpersonliga händelser.Bero<strong>en</strong>de på vilk<strong>en</strong> typ av projekt man arbetar i är d<strong>en</strong> ”röda tråd<strong>en</strong>” mer eller mindresynlig under projektets gång. I konkreta projekt är d<strong>en</strong> mer tydlig än i öppna, då man harmer klara förutsättningar och krav som ska uppfyllas. Bok<strong>en</strong> ”Projektledare”, somskrivits av Briner m fl., tar upp tre viktiga punkter som <strong>projektledare</strong>n bör ha i åtanke föratt projektet ska kunna fortskrida. Dessa är:• Att styrning<strong>en</strong> och övervakning<strong>en</strong> av projektet ska vara anpassad till projektetstyp och ska kunna anpassas till förändrade förhålland<strong>en</strong>.• Att projektgrupp<strong>en</strong> ska fungera väl och kunna agera och vidta de åtgärder somkan behövas tas utifrån d<strong>en</strong> information som uppkommer under projektets gång.• Att kund<strong>en</strong>, företaget och medarbetarna hela tid<strong>en</strong> är <strong>en</strong>gagerade i projektetoch att de kan acceptera förändringar som kan leda till ändradeframgångskriterier för de inblandade.Med framgångskriterier m<strong>en</strong>as de mål som de inblandade har med projektet. Kund<strong>en</strong>kan ha <strong>en</strong> produkt som man vill få fram, medarbetarna kan ha personliga mål för sinkarriär och företaget kan ha ekonomiska mål att nå.Att motivera medarbetarnaKvalitén på arbetetSom <strong>projektledare</strong> är det <strong>en</strong>s uppgift att se till så att kvalitén på arbetet uppfylls ochhåller <strong>en</strong> bra nivå. Projektledar<strong>en</strong> bör ha <strong>en</strong> inställning som förmedlar att han satsar hårtpå kvalité och att medarbetarna också bör ha d<strong>en</strong> inställning<strong>en</strong>. Han bör ha höga kravoch kunna försäkra sig om att de saker som inte ”håller måttet” kan rättas till direkt.Ibland händer det att någon medarbetare måste göra om något i någon fas i ett projekt,det är då viktigt att <strong>projektledare</strong>n förklarar varför det måste göras om så attmedarbetarna inte hålls utanför utan är lika insatta i problemet som <strong>projektledare</strong>n. Omnågon i projektgrupp<strong>en</strong> presterar dåligt måste <strong>projektledare</strong> kunna säga till individ<strong>en</strong>och förklara varför det inte duger att arbete på det sättet, så individ<strong>en</strong> har chans<strong>en</strong> attkunna bättra sig.En stimulerande miljö för medarbetarnaDet är mycket viktigt att samarbetet inom <strong>en</strong> projektgrupp fungerar, på alla nivåer, ochatt man hela tid<strong>en</strong> stödjer och stimulerar sina medarbetare. Några exempel på vad<strong>projektledare</strong>n kan göra är att fråga om han kan hjälpa till med något för att det ska gåsnabbare att bli klar med någon uppgift eller skaffa extra hjälp åt <strong>en</strong> medarbetare så d<strong>en</strong>inte känner att d<strong>en</strong> har <strong>en</strong> orimlig arbetsuppgift. Projektledar<strong>en</strong> bör också uppmuntramedarbetarna att intressera sig för andra medarbetares uppgifter, för att nå bättre


förståelse och resultat. Ett sätt att göra det är att ha öppna diskussionsmöt<strong>en</strong> där mankan framföra konstruktiv kritik och där inga personangrepp får förekomma.”Det är <strong>projektledare</strong>ns uppgift att skapa <strong>en</strong> atmosfär där självkritik är regel snarare änkritik riktad mot andra och där människor fritt kan säga vad de känner och vet derasåsikter blir beaktade”(Briner m fl., 1991)Reflektioner är viktigtLika viktigt som att sova är det att kunna luta sig tillbaka och reflektera över vad det ärman gjort eller håller på med.”Sömn<strong>en</strong>s funktion är inte helt utredd, m<strong>en</strong> mycket pekar på att det är <strong>en</strong>återhämtningsperiod då kropp<strong>en</strong> kan vila och läka medan hjärnan bearbetar intryck<strong>en</strong>från d<strong>en</strong> föregå<strong>en</strong>de vak<strong>en</strong>hetsperiod<strong>en</strong>.”(http://sv.wikipedia.org/wiki/S%C3%B6mn)Det är därför som det kan vara nyttigt för vilk<strong>en</strong> medarbetare som helst och speciellt<strong>projektledare</strong>n, som har ansvaret över hela projektet, att kunna dra sig tillbaka <strong>en</strong> stundför att kunna tänka över vad som händer och kanske få ett nytt eller annorlundaperspektiv på <strong>en</strong> viss aktivitet. Detta kan också göras i samarbete med <strong>en</strong> kollega,medarbetare i grupp<strong>en</strong> eller <strong>en</strong> konsult för att få <strong>en</strong> ny stimulans inför det fortsattaarbetet.ProjektstyrningEtt projekt är väldigt dynamiskt och ska också kunna vara det. Projektledar<strong>en</strong> ska varaöpp<strong>en</strong> för ändringar som kan påverka projektet, m<strong>en</strong> dessa förändringar får inte ändraframgångskriterierna utan ett accepterande från alla inblandade i projektet. Det ärdärför av stor vikt att man har kontinuerliga möt<strong>en</strong> med både kund, projektgrupp ochledning så alla är uppdaterade och vet var projektet befinner sig.Det är också viktigt att se till så att man granskar och utvärderar de resultat mankommer fram till för att sedan diskutera detta med de inblandade i projektet förev<strong>en</strong>tuella ändringar eller <strong>en</strong> analys av tänkbara problem.De styrdokum<strong>en</strong>t eller styrsystem man använder sig av i projektet ska aldrig bli styrandeutan istället fungera som <strong>en</strong> informationskälla som gör projektet effektivare. För att inteskapa onödigt arbete ska styrdokum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> och styrsystem<strong>en</strong> vara <strong>en</strong>kla att förstå och defår inte bli något självändamål.I konkreta projekt är det <strong>en</strong> självklarhet att använda sig av någon form avkvalitetssäkring så man kan granska de olika faser man g<strong>en</strong>omgår i projektet. Dessakvalitetssäkringar är ofta fördefinierade inom företaget och olika företag har olikametoder att utföra detta arbete.


Har man som <strong>projektledare</strong> utformat <strong>en</strong> noggrann och detaljrik tidsplan, projektplan ochliknande planeringsverktyg har man <strong>en</strong> bra översikt på kritiska aktiviteter som kankomma att behöva övervakning. Detta kan vara flaskhalsar och kritiska tidpunkter somman förutsett g<strong>en</strong>om <strong>en</strong> bra planering och informationssökning inför det nya projektet.Överlämning och avslutning av projektetNär ett projekt börjar närma sig sitt slut är det viktigt att se till så att medarbetarnamotiveras till att slutföra projektet till fullo. Några i projektgrupp<strong>en</strong> kanske redan börjarse till nya projekt och kan då tappa intresset i det pågå<strong>en</strong>de projekt. Ett sätt attstimulera till ett bra avslut är att ”fira” de framgångar som man gjort g<strong>en</strong>om projektetoch fortsätta stödja medarbetarna, då all ”tråkig” dokum<strong>en</strong>tation ska skrivas, för attavsluta projektet. M<strong>en</strong> det viktigaste för <strong>projektledare</strong>n i d<strong>en</strong>na fas är kund<strong>en</strong>.Överlämning till kundNär man som projektgrupp arbetet med ett projekt över lång tid är man själv väldigtinsatt i problemet och resultat<strong>en</strong> man fått fram. Det är då viktigt att tänka på att kund<strong>en</strong>kanske inte alls är lika insatt, bero<strong>en</strong>de på hur insatt kund<strong>en</strong> varit under <strong>PU</strong>-process<strong>en</strong>.Ett bra tankesätt är att tänka tillbaka på när projektgrupp<strong>en</strong> påbörjade projektet. Det är<strong>en</strong> bra utgångspunkt att tänka på att kund<strong>en</strong> är lika mycket insatt i projektet somprojektgrupp<strong>en</strong> var när projektet påbörjades.Kanske krävs det någon form av utbildning för d<strong>en</strong> nya produkt<strong>en</strong>? Då bör<strong>projektledare</strong>n ta in nya människor i projektgrupp<strong>en</strong> som behandla dessa frågor ochäv<strong>en</strong> försöka upprätta <strong>en</strong> snarlik kontakt hos kund<strong>en</strong>. Att få in dessa personer så tidigtsom möjligt i projektet, till exempel när <strong>en</strong> prototyp eller skiss tagits fram som ger dem<strong>en</strong> uppfattning av slutprodukt<strong>en</strong>, är viktigt för projektgrupp<strong>en</strong>. Dessa personer kansedan börja planera sinsemellan, för <strong>en</strong> smidig överlämning, i ett tidigt stadium.Bero<strong>en</strong>de på hur invecklad eller avancerad slutprodukt<strong>en</strong> är desto mer resurser börläggas på d<strong>en</strong>na del av projektgrupp<strong>en</strong>. Kanske måste man tillsätta speciella gruppersom har hand om frågor som kan uppstå angå<strong>en</strong>de slutprodukt<strong>en</strong>. Eller upprätta ett”utbildningsc<strong>en</strong>trum” där användarna av produkt<strong>en</strong> kan ha informella möt<strong>en</strong> medfrågor och svar, där dolda problem eller klagomål kan komma upp till ytan. Dessapersoner kan också utarbeta dokum<strong>en</strong>tation, handledningar och manualer så de blir såanvändarvänliga som möjligt.Exempel på <strong>en</strong> rutin för överlämning av projekt1. Skapa medvet<strong>en</strong>het: Med hjälp av skriftligt material, pres<strong>en</strong>tationer ochinformella diskussioner minst 2 månader före introduktion<strong>en</strong> för att framkallaförväntningar.2. Väck intresse: Med hjälp av skriftligt material, pres<strong>en</strong>tationer och informelladiskussioner minst <strong>en</strong> månad före introduktion<strong>en</strong> för att bearbeta förväntningar


och svara på frågor. Visa <strong>en</strong> modell i full skala eller förklara hur systemetfungerar.3. Skapa trygghet: Diskutera med kund<strong>en</strong>s chefer, samordnare och slutanvändareoch med hjälp av dokum<strong>en</strong>tation för prototyper. Detta sker <strong>en</strong> till två veckor föreintroduktion för att svara på mer ingå<strong>en</strong>de frågor typ: Vilket stöd kommer attges?4. Introduktion: En fungerande prototyp föreligger5. Formell utbildning: utbildning i lektionssal, demonstrationer, individuellaövningar och jämförelser med ev<strong>en</strong>tuellt befintliga system.6. Övning, träning och problemlösning: Med syfte att skapa beredskap för att kunnavidta egna åtgärder under d<strong>en</strong> första tid<strong>en</strong> efter introduktion<strong>en</strong>.7. Ytterligare utbildning: Utveckling av lämpliga rutiner. Eliminering av problemeller fastställande av erforderliga ändringar.8. Uppföljning: Diskutera med slutanvändarna och deras chefer för att se översystemets starka och svaga sidor och för att ge ytterligare information ochutbildning.(Briner m fl., 1991)Utvärdering av projektetNär ett projekt är avslutat är det viktigt att man gör <strong>en</strong> utvärdering för framtidarefer<strong>en</strong>ser och lärdomar. För att få ut så mycket som möjligt av utvärdering<strong>en</strong> ska såmånga som möjligt som varit delaktiga i projektet vara med på mötet. Det är av stor viktatt man får höra allas åsikter på vad som var bra och dåligt. Det är <strong>en</strong> fördel om maninformerar medarbetarna vilka sorters frågor man tänker ta upp på utvärdering<strong>en</strong> ochge dem tid till att tänka ig<strong>en</strong>om sina egna erfar<strong>en</strong>heter av projektet. Utvärdering<strong>en</strong> kanbestå av att man fyller i ett styrdokum<strong>en</strong>t som är kopplat till utvärdering<strong>en</strong> eller attman, som i tidigare påstå<strong>en</strong>de, har <strong>en</strong> öpp<strong>en</strong> diskussion som man sparar för framtidabruk.Några punkter som bör tas upp på ett utvärderingsmöte:• Framgångskriterier - Var de korrekt uppställda? Kunde de tillämpas?• Projektets arbetsgång – Var arbetade man effekti<strong>vt</strong>? Var uppstod det problem?• Projektorganisation<strong>en</strong> och styrmedel – Underlättades eller försvårades arbetet?• Vilka problem uppstod och hur togs de om hand?• Överraskningsmom<strong>en</strong>t – inträffade några sådana?• Starka och svaga sidor i kontakterna med de inblandade i projektet (kund,ledning och medarbetarna)• Projektgrupp<strong>en</strong> och <strong>projektledare</strong>n – Hur fungerade organisation<strong>en</strong> ochkommunikation<strong>en</strong>?(Briner m fl., 1991)


Efter g<strong>en</strong>omförd utvärdering och granskning kan man som <strong>projektledare</strong> förmedlakunskap<strong>en</strong> man erhållit med de andra på företaget g<strong>en</strong>om att skicka ut <strong>en</strong>sammanfattning till högre chefer och andra <strong>projektledare</strong>, där man tar upp de bra ochdåliga erfar<strong>en</strong>heterna och förslag på åtgärder.Avveckling av projektgrupp<strong>en</strong>En sista viktig funktion som <strong>projektledare</strong>n har är att se till så att medarbetarna fårerkännande för sina insatser i projektet. Ett firande av projektavslutet kan hjälpamedarbetarna att hantera d<strong>en</strong> förändring som inträder i deras liv efter projektet. Dettaberor givetvis på omfattning<strong>en</strong> av projektet. I mindre projekt kan det lika gärna vara <strong>en</strong>kväll som alla träffas och bara tar det lugnt och hittar på något rolig aktivitet. En annanbra idé som <strong>projektledare</strong>n kan ta till sig är att i god tid innan projektet avslutas höramed m<strong>en</strong>torn eller någon annan chef inom företaget vad de kan erbjuda för nya jobbeller projekt åt medarbetarna som kommer att bli arbetslösa efter projektet. Detta görsförst mellan fyra ögon, mellan <strong>projektledare</strong>n och medarbetar<strong>en</strong>, för att se vad han självvill, för att sedan kunna komma med rekomm<strong>en</strong>dationer till m<strong>en</strong>torn eller annan chef ide fall där medarbetar<strong>en</strong> gjort <strong>en</strong> bra insats.För <strong>projektledare</strong>ns eg<strong>en</strong> del är det minst lika viktigt att han börjar ta kontakt med sinachefer några månader innan projektet når sin slutpunkt, för att kunna förhandla sig tillett nytt projekt. Detta kan påminna lite om <strong>en</strong> arbetsintervju där <strong>projektledare</strong>n börpoängtera sina starka sidor och framhäva vad han vill arbeta med för sorts projekt efterdet nuvarande. Har det nuvarande projektet varit väldigt framgångsrikt har man som<strong>projektledare</strong> <strong>en</strong> väldigt bra sits att kunna få ett nytt projekt som ger bra förutsättningarför framgång i karriär<strong>en</strong>.Egna reflektioner och avslutningAtt skriva d<strong>en</strong>na essä har varit väldigt roligt och nyttigt, då jag har fått möjlighet attkunna lära mig mer om projektledning och <strong>projektledare</strong>ns roll i projekt. M<strong>en</strong> det harockså varit väldigt svårt att få någon riktigt röd tråd på arbetet då <strong>projektledare</strong>ns rollinnebär mycket mer än bara att övervaka ett projekt. Jag kom automatiskt in på litegruppdynamik och styrdokum<strong>en</strong>tshantering. För att inte tala om att <strong>projektledare</strong>n är<strong>en</strong> väldigt svårförklarad person i projektet. Det är <strong>en</strong> person som måste ha bra socialaeg<strong>en</strong>skaper, likväl som ett brett psykologiskt tankesätt. Att försöka analysera hur <strong>en</strong><strong>projektledare</strong> ska agera, i alla de olika situationer som kan uppstå i ett projekt, skulleman kunna skriva <strong>en</strong> hel bok om. M<strong>en</strong> jag har, som jag påpekade redan i inledning<strong>en</strong>,utgått från egna erfar<strong>en</strong>heter och sedan kompletterat med sådant jag läst mig till iböcker, på nätet och dylikt. För att sammanfatta detta, och avslutningsvis belysa deviktigaste eg<strong>en</strong>skaper <strong>en</strong> duktig <strong>projektledare</strong> ska behärska bra, tänkte jag ta upp defyra kriterier som ProjektAkademin.nu använder sig av när de ska kora ”Årets<strong>projektledare</strong>” i Sverige som sker varje år:


· Ledarskapets utövande· Resultat av g<strong>en</strong>omförd verksamhet· Projektets omfattning och komplexitet· Nytänkande i projektarbetet(http://www.projektakademi<strong>en</strong>.nu/index.php?%C5rets+<strong>projektledare</strong>)


Refer<strong>en</strong>ser:LitteraturW<strong>en</strong>dy Briner, Michael Geddes och Colin Hastings, (1991), Projektledar<strong>en</strong>, förstaupplaga, fjärde tryckning<strong>en</strong>, Sv<strong>en</strong>ska Dagbladets Förlag AB, ISBN 91-7738-265-XInternetSv<strong>en</strong>ska ProjektAkademin, Årets <strong>projektledare</strong>http://www.projektakademi<strong>en</strong>.nu/index.php?%C5rets+<strong>projektledare</strong>(2009-04-21)”Så får du projektmedlemmarna att prestera”http://www.framfot.se/pdf/11-tips-prestera-i-projekt2.pdf(2009-04-19)”Så skapar du bästa projektgrupperna”http://cio.idg.se/2.1782/1.165897(2009-04-18)W<strong>en</strong>ell <strong>projektledare</strong>nhttp://www.w<strong>en</strong>ell.se/<strong>projektledare</strong>.html(2009-04-19)Sömnhttp://sv.wikipedia.org/wiki/S%C3%B6mn(2009-04-18)BelBin Team Skillshttp://www.belbin.se/images/stories/pdf/andra_sida_team_skills.pdf(2009-04-16)BilderProjeketledar<strong>en</strong>_drar.gifhttp://www.workman.se/images/<strong>projektledare</strong>_drar.gif(2009-04-21)

Hooray! Your file is uploaded and ready to be published.

Saved successfully!

Ooh no, something went wrong!