Samhällsbyggnadsnämnden 2013-02-08.pdf - Karlskoga kommun

Fastställd av Samhällsbyggnadsnämnden 2013-Senaste ändring 2013-01-22 DOKUMENTHANTERINGSPLAN 2012.0226KARLSKOGA KOMMUNMyndighet: Samhällsbyggnadsnämnden Förvaltning: Samhällsbyggnadsförvaltningen Avdelning/Enhet: Teknik- och FastighetHandlingsslag Förvaring Bevaras/ Till kommun- AnmärkningGallras arkiv efterPressklipp och fotografier Bevaras 5 årViktigt att dokumentera år, plats, eventuell händelse och eventuellapersoner.Protokoll, arbetsplatsträffar Avdelningschef Bevaras 1 år Om det är av betydelse för verksamheten.Ramavtal, kopior Närarkiv Gallras Original hos upphandlingsenhet. Kopior gallras vid inaktualitet.Semesterlistor Avdelningschef Gallras Vid inaktualitetSkadlig kod och skräppost (SPAM) Gallras Omedelbart av respektive mottagare enligt KFN §2/08.Tjänstgöringsbetyg/intyg Bevaras Se anm. Ett exemplar till arbetstagare och ett till personalaktTrycksakerBevarasVid upprättande1 ex går direkt till kommunarkivet. Gäller ej inbjudningar, annonseroch andra typer av trycksaker av ringa eller tillfällig betydelse –vilka istället gallras vid inaktualitet.Verksamhetsberättelse KAISA Bevaras 1 år Förvaras även i akt.Verksamhetsbeskrivning inklusive funktionsbeskrivningar,ansvar och rollerAvdelningschef Bevaras 1 årVerksamhetsplan KAISA Bevaras 1 år Förvaras även i akt.Övrig korrespondens, mail med meraBevarasSom tillför sakuppgift till ärende eller på annat sätt är av vikt förverksamheten vidarebefordras till diariet för diarieföringHyror och ekonomiAvstämningar Närarkiv Gallras Efter 10 år. Till KS eller annan uppgjord plats efter 2 årBokföringsorder KS Gallras Efter 10 år Original skickas till ekonom på KS för åtgärdDebiteringar, externa och interna KS Gallras Efter 10 år Original skickas till redovisning på KS för åtgärdEkonomiska underlag i detalj för budgetoch uppföljningNärarkiv Gallras Efter 10 år Till KS eller annan uppgjord plats efter 2 år