Samhällsbyggnadsnämnden 2013-02-08.pdf - Karlskoga kommun

Tjänsteskrivelse2013-01-21 SBN 2012.0226Handläggare:Anna-Karin DavidssonDokumenthanteringsplan 2013Samhällsbyggnadsnämnden fastställde den 14 december 2011, SBN §150, dokumenthanteringsplan för samhällsbyggnadsförvaltningen.I enlighet med det kommunala arkivreglementet (KF § 101/2008-05-26)skall varje myndighet upprätta en plan som redovisar myndighetenshandlingar och hur dessa hanteras. Vidare anges att planen skalluppdateras minst en gång per år samt revideras vid behov.Syftet med dokumenthanteringsplanen är att kvalitetssäkra och underlättahanteringen av myndighetens handlingar, från det att de inkommer ochupprättas tills det att de arkiveras eller gallras. Planen fungerar även somgallringsbeslut. Dokumenthanteringsplanen är ett- hjälpmedel vid gallring- hjälpmedel för kontoret- styrmedel för kontoret- kontrollmedel för kommunarkivetDokumenthanteringsplanen för 2013 har förtydligats med vilka systemhandlingar och dokument registreras i exempelvis KAISA, Lis eller Ecosoch var dokument förvaras.Mark- och exploateringsavdelningen har tagit bort ”beslut om förköp” dåden kommunala förköpsrätten avskaffats.Miljökontoret har tagit bort kontrollprogram enl.26:19 miljöbalken då detåligger verksamhetsutövaren att dokumentera och hålla den uppdateradenligt gällande lagstiftning. I övrigt har endast förtydliganden ochomformuleringar gjorts i fältet anmärkningar.Teknik- och fastighetsavdelningen har skapat en ny rubrik ”Projektkontoret”där finns poster som projektdokumentation, rivningar -rivningsförfrågan och rivningsbeställning. Poster som tagits bort äranalyslistor, fakturor FTB, Devis och inbetalningar som idagadministreras av kommunstyrelsen. Rubriken ”Skogen” harorganisatoriskt flyttat in under parkens handläggning.