Riktlinjer Förmedlingsmedel.pdf

Dnr SN/2010/0079, Förmedlingsmedel - rutiner och anvisningar 2010-11-29Rutiner och anvisningar för insatsen förmedlingsmedelBakgrundEn enskild kan beviljas förmedlingsmedel som bistånd. När en enskild av olikaanledningar inte klarar att sköta sin ekonomi på egen hand, kan han/hon hossocialnämnden ansöka om hjälp med att hantera ekonomin. Om ansökan beviljaslämnar den enskilde en fullmakt till nämnden på sin inkomst, t.ex lön ellerpension och i samråd med den enskilde gör nämnden en plan över vilka räkningarsom den enskilde behöver nämndens hjälp med att betala. Resterande belopphanteras av den enskilde själv. Fullmakten kan när som helst sägas upp av densom lämnat fullmakten.Rutinerna tar även upp behovet av god man; se under avsnittet om uppföljning!Lagstiftning1. SocialtjänstlagenDen som inte själv kan tillgodose sina behov eller kan få dem tillgodosedda på annat sätthar rätt till bistånd av socialnämnden för sin försörjning (försörjningsstöd) och för sinlivsföring i övrigt.Den enskilde ska genom biståndet tillförsäkras en skälig levnadsnivå. Biståndet skautformas så att det stärker hans eller hennes möjligheter att leva ett själv ständigt liv.4 kap 1 § SoL (1, 3 st)En ansökan om förmedlingsmedel ska prövas som ett biståndsärende enligt 4 kap1 § socialtjänstlagen (SoL). Om nämnden kommer fram till att rätt tillförmedlingsmedel föreligger ska beslut fattas enligt 4 kap 1 § SoL. Om denna rättinte föreligger ska nämnden, liksom i andra biståndsärenden, fatta ettavslagsbeslut samt lämna besvärshänvisning.Handläggningen av ärenden som rör enskilda samt genomförande av beslut om stödinsatser,vård och behandling ska dokumenteras. Dokumentationen ska utvisa beslut och åtgärder somvitas i ärendet samt faktiska omständigheter och händelser av betydelse.Handlingar som rör enskildas personliga förhållanden ska förvaras så att obehöriga inte fårtillgång till dem.11 kap 5 § SoLDokumentationen ska utformas med respekt för den enskildes integritet. Den enskilde börhållas underrättad om de journalanteckningar och andra anteckningar som förs om honomeller henne. Om den enskilde anser att någon uppgift i dokumentationen är oriktig ska dettaantecknas.11 kap 6 § SoLDen dokumentationsskyldighet som finns reglerad för socialtjänstens verksamhetoch som återfinns i 11 kap 5 och 6 §§ SoL gäller även för förmedlingsmedel.Detta innebär att löpande journalanteckningar ska föras, reglerna om insyn i aktenBirgit Kallerhult 1 (6)

Dnr SN/2010/0079, Förmedlingsmedel - rutiner och anvisningar 2010-11-29samt rätten att få anteckningar förda till akten ska tillämpas. Vidare att arbetet skapräglas av kvalitet och säkerhet enligt 3 kap 3 § SoL. Med andra ord –verkställigheten/hand-läggningen av förmedlingsmedel ska ske på samma sätt somför allt övrigt bistånd inom socialtjänsten.Insatser inom socialtjänsten ska vara av god kvalitet.För utförande av uppgifter inom socialtjänsten ska det finnas personal med lämplig utbildningoch erfarenhet.Kvaliteten i verksamheten ska systematiskt och fortlöpande utvecklas och säkras.3 kap 3 § SoL2. Handelsbalken – sysslomannaskap 18 kapFörutom Socialtjänslagen finns dessutom bestämmelser i Handelsbalken omsysslomannaskap, ett uppdrag som har beröringspunkter med förvaltning avförmedlingsmedel. Länsstyrelsen i Stockholm har i en cirkulärskrivelse omförvaltning av egna medel (dnr 500-92-27309) lyft fram vissa förhållanden somär viktiga att tänka på då man hanterar dessa ärenden och hänvisat tillsysslomannaskapet.I skrivelsen sägs att förvaltning av egna medel är ett ansvarsfullt åtagande ochkräver goda kunskaper om gällande lagar och rättstillämpning. Att förvalta någonsmedel ska ses som en service till den enskilde. Uppdraget är likvärdigt med ettsysslo-mannaskap vars uppgift och ansvar är reglerat i Handelsbalken, 18 kap:• sysslomannaskapet innebär en redovisningsskyldighet som innebär attinkomster och utgifter ska redovisas till den enskilde samt att betalningarska styrkas med verifikationer,• då uppdraget upphör ska sysslomannen lämna en slutredovisning,föreligger det då brister i redovisningen kan den som inneharsysslomannaskapet bli ersättningsskyldig.I samma skrivelse uppges vidare:• det är den enskilde som har dispositionsrätt till sina medel varför det ärviktigt att en skriftlig överenskommelse/avtal skrivs hur medlen skadisponeras. Den tjänsteman son handlägger dessa ärenden får inte utanöverenskommelse prioritera skulder eller löpande räkningar som rör denegna verksamheten,• räkningar ska inbetalas i tid,• en fullmakt kan när som helst sägas upp av den som lämnat fullmakten,• nämnden får inte bedriva ”kreditverksamhet”, dvs betala ut från ett tomtkonto. Om en persons inkomster ”tar slut” innan nya medel kommit in påkontot, kan socialnämnden pröva om rätt till bistånd enligt 4 kap 1 § SoLföreligger.Birgit Kallerhult 2 (6)

Dnr SN/2010/0079, Förmedlingsmedel - rutiner och anvisningar 2010-11-29Handläggning – dokumentationAnsökan – utredning - beslutEn ansökan om förmedlingsmedel ska prövas som ett biståndsärende enligt socialtjänstlagen(SoL). Om nämnden kommer fram till att rätt till förmedlingsmedelföreligger ska beslut fattas enligt 4 kap 1 § SoL. Om denna rätt inte föreligger,dvs. om behovet kan tillgodoses på annat sätt, ska nämnden, liksom i andrabistånds-ärenden, fatta ett avslagsbeslut samt lämna besvärshänvisning.Under utredningen, som ligger till grund för beslutet, ska prövas om behovet kantillgodoses på annat sätt, t. ex genom ekonomisk rådgivning och/eller stöd enligtskuldsaneringslagen. För många kan anordnande av betalning via autogiro vara enlösning. I de fall den enskilde har mycket svårt att löpande sköta sin ekonomiunder längre tid, dvs. om biståndsbehovet bedöms bli långvarigt, längre än 6månader, bör alltid övervägas om god man bättre kan tillgodose den enskildesbehov.HandlingsplanI samband med att förmedlingsmedel beviljas ska en överenskommelse/handlingsplanupprättas med den enskilde hur denne på bästa sätt skall kunna återta ansvaret för sinekonomiska planering. I denna skriftliga handlingsplan ska målet för insatsen framgå.Handlingsplanen reglerar vilka räkningar och utbetalningar till den enskilde som ska skeoch när det ska ske, hur länge avtalet gäller och vilka förutsättningar som finns för attadministrera detta. I planen ska även framgå om den enskilde medger postöppning av postadresserad till den enskilde, som berör räkningar som ska betalas enligt planen. Planenundertecknas av både den enskilde och socialnämnden.UppföljningInsatsen ska även begränsas i tid för att motverka att insatsen ”blir kvar” utan uppföljning.Uppföljningen, som ska ske med jämna mellanrum, innebär att socialnämndentillsammans med den enskilde ser om någon förändring skett i behovet och de egnaförutsättningarna. Är målet för insatsen uppnådd? Krävs andra insatser eller kan måletnås efter ytterligare en tid? Behöver handlingsplanen revideras utifrån ändradeförutsättningar och behov hos den enskilde? Om behovet av förmedlingsmedel kvarstårvid insatstidens slut, kan insatsen förlängas ytterligare en tid efter ny utredning och nyttbeslut.Budgetrådgivning finns i dagsläget tillgängligt kostnadsfritt och utan att någotbiståndsbeslut behöver fattas. Detta bör därför vara med som en obligatorisk del iplaneringen. Budgetrådgivare ger den enskilde råd om hur man skall lägga upp sin budgetoch instruerar även i hur man prioriterar och betalar räkningar.DokumentationDokumentationen sker i verksamhetssystemet Procapita och följer dedokumentationsrutiner som finns för socialnämndens övriga biståndsärenden genomprocessen ansökan/aktualisering – beslut inleda utredning - utredning – beslut –verkställighet.Utredningen kommuniceras innan beslut. Handlingsplanen ligger till grund förverkställigheten och följer med över i denna fas. Löpande journalanteckningar förs somvisar uppföljning av handlingsplanen och händelser av vikt.Birgit Kallerhult 3 (6)

Dnr SN/2010/0079, Förmedlingsmedel - rutiner och anvisningar 2010-11-29VerkställighetUnder verkställighetsfas kan den enskilde följa inbetalningar och utbetalningar på sittförmedlingsmedelskonto i Procapita. Alla ekonomiska transaktioner verkställs där.Kontot följs upp genom en avstämning varje månad och den enskilde erhåller ett skriftligtkontobesked med saldoredovisning.Den enskilde informeras både muntligen och skriftligen att han/hon när som helst kanändra överenskommelsen eller avsluta insatsen, samt att han/hon har rätt att ta del av detsom skrivs i journalanteckningar mm.Se även nämndens anvisningar för internkontroll:- hantering av räkenskapsmaterial- styrkt uppgift om personens bankkonto ska finnas i akt.DelegationAnsvaret för utredning och uppföljning av insatsen samt omprövning av beslut harsocialsekreterare vid försörjningsenheten.Beslut om bistånd i form av förmedling av egna medel - Delegat: socialsekreterareSocialnämndens delegationsordning ärende 3.5Ansvar för verkställighet, dvs. administrationen av insatsen har assistent 1 vid enheten förverksamhetsstöd.Ansvar för avstämning av förmedlingsmedel har assistent 2 vid enheten förverksamhetsstöd.Arbetsrutiner vid förmedlingsmedel:- Vid ansökan om förmedlingsmedel anvisas den enskilde att i första hand boka tidhos budgetrådgivare och lägga upp autogiro på sina räkningar.- Om ovanstående inte bedöms tillräckligt och förmedlingsmedel beviljas skall dettabeslut tidsbegränsas till tre eller sex månader.- Vid beslut om förmedlingsmedel skall en handlingsplan upprättas.I handlingsplanen skall ingå:- mål för insatsen- tid/period för insatsen- överenskommelse om vilka inkomster som skall förmedlas och hur utbetalningenav förmedlingsmedel skall ske.- besök hos budgetrådgivare.- regelbunden uppföljning av klientens behov och vad klienten själv gjort för attändra sin situation.- information vid vilka förhållanden där socialnämnden tar initiativ för avslut avinsatsen samt att den enskilde när som helst kan återta fullmakten- ev. medgivande till postöppning av post adresserad till den enskilde som berörräkningar som ska betalas enligt handlingsplanen.Birgit Kallerhult 4 (6)

Dnr SN/2010/0079, Förmedlingsmedel - rutiner och anvisningar 2010-11-29Se mall för handlingsplan! Handlingsplanen dokumenteras i Procapita och insorteras ifysiska personakten. Den ligger till grund för verkställigheten av insatsen, dvs.administrationen av insatsen. Vid planerings- och uppföljningsmöten med den enskildebör både socialsekreterare och administrativ assistent delta.Administrativa rutinerSocialsekreterare på försörjningsenheten fattar beslut om bistånd i form av förmedlingsmedeloch öppnar insatsen i Procapita.Socialsekreterare signalerar också till assistent vid verksamhetsstöd för uppläggning avkortkod (in- och utbetalningskod i Procapita) som styr till ekonomisystemet RainDance(RD).Varje förmedlingsärende styrs med en kortkod i Procapita till ett unikt objektnummer i RDKontosträngen i RD är 2490-7011200 – objektnr (6 pos som alltid börjar med 970)Kortkoden i Procapita byggs av personens födelsedatum och första bokstaven itilltalsnamn och första bokstaven i efernamn samt om transaktionen är en in- ellerutbetalning, ÅÅMMDDXXIN resp ÅÅMMDDXXUT.Efter varje månads slut skall avstämning av förmedlingsmedlen göras, dvs saldot i RDskall vara lika med saldot i Procapita.I Procapita tar ansvarig för avstämning fram en lista ”Sammanställning SaldoFörmedlingsmedel” per den sista varje månad.Denna lista innehåller personnummer, namn, saldo, handläggare mm. Listan är sorteradefter personnummer.Ur ekonomisystemet RD tar ansvarig för avstämning, efter månadens ”stängning” (ca 4dagarefter månadsskifte), ut saldouppgifter per objekt med hjälp av Analysfunktionen. När manfår resultatet på skärmen skall man högerklicka i bilden och välja exportera till Excel.Där kan man redigera och få fram en bra rapport, som skrivs ut sorterad på objektnummer.Denna rapport innehåller objektnummer, saldon och kontering.Procapitarapporten och RD-rapporten skall överensstämma. Om slutsummorna diffarmåste differensen identifieras genom avstämning per objekt. Först måsteProcapitarapporten ”översättas” till objekt, vilket sker manuellt från ”objektförteckningen”,som förvaras inlåst på socialkontorets verksamhetsstöd.Varje avvikelse mellan rapporterna måste utredas och rättas.Avstämningen görs av assistent vid enheten för verksamhetsstöd.Avstämningsmaterial förvaras i arkiv Hunden 4 och gallras efter 10 år.Birgit Kallerhult 5 (6)

Dnr SN/2010/0079, Förmedlingsmedel - rutiner och anvisningar 2010-11-29Behov av god manSocialnämnden har en skyldighet att enligt Socialtjänstförordningen (SoF) anmälatill överförmyndare om den bedömer att någon har behov av god man ellerförvaltare:Socialnämnden ska anmäla till överförmyndaren om den finner1. att god man eller förvaltare enligt föräldrabalken bör förordnas för någon2. att någon inte längre bör ha förvaltare, eller3. att förhållandena talar för att en förälder inet kommer att förvalta sitt barns egendompå ett betryggande sätt.5 kap 3 § SoFDelegat: SocialsekreterareRegler om god man finns i Föräldrabalken (FB):Om någon på grund av sjukdom, psykisk störning, försvagat hälsotillstånd eller liknandeförhållande behöver hjälp med att bevaka sin rätt, förvalta sin egendom eller sörja för sinperson, ska rätten, om det behövs, besluta att anordna om godmanskap för honom ellerhenne.11 kap 4 § FBVerkställighet – administrativa rutinerLänsstyrelsen i Kronobergs län säger i en rapport ”Förmedlingsmedel – en hjälpdå det krabbar till sig” efter en undersökning av insatsen förmedlingsmedel, attäven om socialtjänsten ger en viss omsorg till dem som behöver det, är detuppenbarligen att tiden inte räcker till för att tillgodose den enskildes behov i vissafall. Länsstyrelsen konstaterar att en hel del skulle säkert behöva en god man som”sörjde för deras person”, dvs att någon hade mera tid att ägna den enskilde somperson. Länsstyrelsen menar att undertiteln ”en hjälp då det krabbar till sig” skakunna ses som ett uttryck för att förmedlingsmedel i de flesta fall bör ses som entillfällig hjälp. Om man haft förmedlingsmedel under lång tid och fortsatt behovav hjälp finns, bör detta vara en anledning till diskussion med den enskilde omgodmanskap. Dessutom föreligger en skyldighet enligt Socialtjänstförordningenatt anmäla behov av god man till överförmyndaren.Detsamma gäller om socialnämnden vid sin utredning om biståndsbehovetkommer fram till att behovet av hjälp bedöms som långvarigt måste god manvägas in som ett alternativ.Bilagor:- Information om förmedlingsmedel – ett bistånd enligt 4:1 §Socialtjänstlagen- Handlingsplan för ekonomiskt bistånd i form av förmedlingsmedel- Fullmakt- Hantering av räkenskapsmaterial- Avstämning av förmedlingsmedelBirgit Kallerhult 6 (6)