Projektrapport Klarspråk - Enköping
Projektrapport Klarspråk - Enköping Projektrapport Klarspråk - Enköping
Projektrapport Klarspråk Enköpings kommun 15 november 2011
- Page 2 and 3: Innehållsförteckning 1. Projektet
- Page 4 and 5: Projektgrupp och styrgrupp I projek
- Page 6 and 7: 3. Projektaktiviteter Aktiviteter f
- Page 8 and 9: 4. Beskrivning av projektgenomföra
- Page 10 and 11: De största skillnaderna mellan de
- Page 12 and 13: man efterfrågade är både skrädd
- Page 14: Projektgruppen rekommenderar också
<strong>Projektrapport</strong> <strong>Klarspråk</strong><br />
<strong>Enköping</strong>s kommun 15 november 2011
Innehållsförteckning<br />
1. Projektet ……………………………………………………………………. 3<br />
Mål med projektet …………………………………………………………….3<br />
Projektgrupp och styrgrupp ………………………………………………….. 3<br />
Projektorganisation ……………………………………………………………4<br />
2. Budget ……………………………………………………………………….. 5<br />
3. Projektaktiviteter …………………………………………………………… 6<br />
4. Beskrivning av projektgenomförandet ……………………………………. 8<br />
Projektfaser…………………………………………………………………….8<br />
Förstudien ……………………………………………………………………...8<br />
Nulägesanalys ………………………………………………………………….9<br />
Strukturmallar ………………………………………………………………….9<br />
Riktlinjer ………………………………………………………………………10<br />
Språkgruppen ………………………………………………………………….11<br />
Utbildning i klarspråk …………………………………………………………12<br />
Nylägesanalys …………………………………………………………………13<br />
5. Diskussion och analys ………………………………………………………. 14<br />
Har projektet lönat sig? ………………………………………………………..14<br />
Riskanalys ……………………………………………………………………..14<br />
6. Efter projektet ………………………………………………………………. 15<br />
Rekommendationer från projektgruppen ……………………………………..15<br />
Till slut ………………………………………………………………………..16
1. Projektet<br />
Projektet startade på initiativ av kommunikationsenheten vid<br />
kommunstyrelsekontoret. Utgångspunkten för projektet är den språklag som kom<br />
den 1 juli 2009. I enlighet med den lagen strävade projektet efter att skapa<br />
förutsättningar för ett gemensamt skriftspråk i <strong>Enköping</strong>s kommun som är vårdat,<br />
enkelt och begripligt (vilket är definitionen av klarspråk).<br />
Ett gemensamt språk, som är klart, tydligt och tillgängligt utan att för den skull vara<br />
urvattnat, är ett viktigt verktyg i demokratiarbetet. Syftet med projektet var att alla<br />
dokument i kommunen skulle bli lättare att förstå och mer attraktiva att läsa för<br />
mottagarna. I förlängningen ökar detta närheten mellan politiker, tjänstemän och<br />
kommuninvånare. <strong>Klarspråk</strong>sarbetet har även inneburit en stark fördel internt,<br />
eftersom de verktyg projektet tagit fram bidrar till att det går åt mindre tid till att<br />
formulera texter, besvara frågor, göra förtydliganden och klara ut missförstånd.<br />
Därmed är ett klarspråksarbete ett arbete som bidrar till en effektivare<br />
administration.<br />
Kommunens resurser är begränsade, behoven är stora och ambitionerna höga. Med<br />
ett klart språk i våra dokument går det åt mindre tid till att formulera texter, besvara<br />
frågor, göra förtydliganden och besvara frågor. Projektets strävan efter bättre<br />
service och insyn för kommuninvånarna, tillsammans med arbetet att öka<br />
effektiviteten inom förvaltningen innebär att projektet arbetat med att uppfylla två<br />
av de långsiktiga målen för <strong>Enköping</strong>s kommun. (Mål två och mål åtta enligt<br />
budget 2010.)<br />
I maj 2010 godkände dåvarande centrala ledningsgruppen (CLG, idag ELG,<br />
<strong>Enköping</strong>s kommuns ledningsgrupp) att projektet skulle starta. Kommunstyrelsens<br />
arbetsutskott (KSAU) godkände detsamma i juni samma år. Projektettiden sträckte<br />
sig från april år 2010 till juni år 2011.<br />
Mål med projektet<br />
Projektet satte upp två mål. Det ena målet var att öka läsförståelsen för skrivelser<br />
och texter som når kommuninvånarna. Det andra målet var att underlätta för<br />
kommunens medarbetare att skriva klarspråk.<br />
1. Öka läsförståelsen för texter som når kommuninvånarna<br />
Projektet skulle mäta skillnaden i läsförståelse av kommunens skrivelser och texter<br />
till allmänheten och näringslivet, före och efter projektet. För att kunna göra detta<br />
genomförde projektgruppen två analyser. Den första, nulägesanalysen genomfördes<br />
i samband med projektstarten och den andra, nylägesanalysen, genomfördes i slutet<br />
av projektet.<br />
2. Underlätta för våra medarbetare att skriva klarspråk<br />
Projektet skulle på olika sätt skapa förutsättningar som gör det möjligt för<br />
medarbetare att skriva klarspråk. Projektgruppen tog därför i nära samarbete med<br />
verksamheterna fram verktyg i form av riktlinjer och strukturmallar.<br />
Projektgruppen bildade även en förvaltningsövergripande stödfunktion<br />
(Språkgruppen) och genomförde utbildningar i klarspråk.<br />
3
Projektgrupp och styrgrupp<br />
I projektgruppen ingick:<br />
• Brit den Biggelaar, projektledare vid kommunstyrelsekontoret<br />
• Andreas Lindbom, kanslichef vid kommunstyrelsekontoret<br />
• Annika Eklund, informatör vid miljö- och byggnadsförvaltningen<br />
• Cecilia Toresäter, informatör vid teknikförvaltningen<br />
• Elin Stenius, informatör vid kommunstyrelsekontoret (till den 18 mars<br />
2011)<br />
• Eva Wiss, förvaltningssekreterare vid upplevelseförvaltningen<br />
• Johan Engblom, nämndsekreterare vid teknikförvaltningen<br />
• Malena Sattar, informatör vid kommunstyrelsekontoret (från den 21 mars<br />
2011)<br />
I styrgruppen ingick:<br />
• Synnöve Fridén, kommundirektör och projektägare (från den 1 april 2011)<br />
• Staffan Viberg, före detta kommundirektör och projektägare (från april år<br />
2010 till den 31 mars 2011)<br />
• Christina Bringfors Dahlgren, informationschef vid <strong>Enköping</strong>s kommun<br />
• Gunilla Westberg, förvaltningschef vid socialförvaltningen<br />
• Göran Hedström. förvaltningschef vid skolförvaltningen<br />
• Henrik Bengtsson, förvaltningschef vid miljö- och byggnadsförvaltningen<br />
• Marie Palmgren, förvaltningschef vid vård- och omsorgsförvaltningen<br />
Projektorganisation<br />
För att nå största möjliga effektivitet delades projektgruppen in i tre övergripande<br />
grupper. Hela projektgruppen hade däremot ansvar för och drev projektet som<br />
helhet. Projektledaren var aktiv inom alla tre grupperingarna.<br />
Fokus på strukturmallar<br />
Andreas Lindbom<br />
Annika Eklund<br />
Fokus på riktlinjer för klarspråk<br />
Eva Wiss<br />
Johan Engblom<br />
Fokus på kommunikation och övergripande frågor<br />
Elin Stenius (senare Malena Sattar)<br />
Cecilia Toresäter<br />
För att kunna ta fram strukturmallarna för beslutstexter har projektgruppen arbetat<br />
med arbetsgrupper med representanter från flera förvaltningar. Läs mer om detta på<br />
sidan 9.<br />
4
2. Budget<br />
Projektet hade en total budget på 490 000 kronor. Den ursprungliga budgeten var<br />
457 000 kronor (420 000 kronor via ett beslut i kommunstyrelsens arbetsutskott och<br />
37 000 kronor som kommunstyrelsekontoret skulle bidra med).<br />
Projektet har hållit budget och avslutade projektet med ett överskott på 18 000<br />
kronor. Den summan gick över till Språkgruppen som har använt pengarna till<br />
fortsatta utbildningar i klarspråk för kommunens skribenter. Språkgruppen har även<br />
använt pengarna för att delta i klarspråkskonferensen Begriplex (den 21 oktober<br />
2011). Konferensen arrangerades av föreningen Ess – Examinerade språkkonsulter i<br />
svenska.<br />
Projektet har använt budgeten på följande sätt:<br />
• Avsparksmöte för cirka 150 av kommunens skribenter där Anna Källdén<br />
underhöll med tänkvärda tankar om ord.<br />
Kostnad: 26 410 kronor.<br />
• Nu- och nylägesanalys utförd av marknadsundersökningsföretaget TNS-<br />
Sifo.<br />
Kostnad: 166 000 kronor.<br />
• Kunskapsdag i Stockholm, projektledare. Studiebesök Försäkringskassan<br />
samt informationsseminarium i regi av Funka.nu.<br />
Kostnad: 4 000 kronor.<br />
• Grundläggande klarspråksutbildning för cirka 200 av kommunens<br />
skribenter. Utbildningen skedde via ett externt utbildningsföretag, ”Ett<br />
Apelsin”.<br />
Kostnad: 240 000 kronor.<br />
• Catering för fika vid utbildningar.<br />
Kostnad: 5 000 kronor<br />
• Reprotryck, material för utbildningar<br />
Kostnad: 1 500 kronor<br />
• <strong>Klarspråk</strong>skontroller av text<br />
Kostnad: 3 000 kronor<br />
• Utbildning för Språkgruppen samt böcker som stöd i deras arbete (Svenskt<br />
Språkbruk, Svenska skrivregler och Språkriktighetsboken).<br />
Kostnad: 8 500 kronor.<br />
• Avslutningsaktivitet för projektgruppen.<br />
Kostnad: 17 100 kronor.<br />
Summa: 471 510 kronor<br />
Utöver detta har projektet beställt profilprodukter i form av informationsfolder,<br />
block (A5 respektive A4), pennor, nyckelband, godis samt kassar. Dessa har<br />
kommunikationsenheten betalat.<br />
5
3. Projektaktiviteter<br />
Aktiviteter för att marknadsföra projektet<br />
Intern kommunikation:<br />
• Projektgruppen tog fram projektets slogan: ”Vårt språk är klarspråk”.<br />
• Kommunens grafiska designer arbetade fram ett igenkänningsmärke för<br />
projektet.<br />
• Löpande artiklar på kommunens intranät, Insidan.<br />
• Avspark för projektet för cirka 150 av kommunens skribenter. Skribenterna<br />
utsågs i samarbete mellan projektgruppen och förvaltningschefer.<br />
• Presentation av status, planering och aktuella händelser varje månad på<br />
InfoForum. InfoForum är ett nätverk för informatörer och<br />
informationssamordnare på kommunens olika förvaltningar.<br />
Kommunikationsenheten med kommunens informationschef är<br />
sammankallande för gruppen.<br />
• Presentationer av projektet och dess utveckling på arbetsplatsträffar och<br />
liknande.<br />
• Grundläggande klarspråksutbildning för cirka 200 av kommunens<br />
skribenter. Skribenterna utsågs i samarbete mellan projektgruppen och<br />
förvaltningschefer.<br />
• Projektgruppen höll arbetsmöten med representanter från samtliga<br />
förvaltningar för att ta fram ett gemensamt förslag för strukturmallar för<br />
beslutsdokument.<br />
• Träffar med nämndsekreterargruppen med fokus på strukturmallar och språk<br />
i kommunens protokoll.<br />
Extern kommunikation:<br />
• Artikel i varje nummer av <strong>Enköping</strong>NU! under projekttiden. <strong>Enköping</strong> NU!<br />
är kommunens egen tidning. Den har en upplaga på 21 000 exemplar och<br />
kommer ut fyra gånger per år.<br />
• Presskontakt som resulterade i artiklar i <strong>Enköping</strong>s-Posten i samband med<br />
avspark och avslut för projektet.<br />
• Presentation av kommunens klarspråksarbete vid länsstyrelsen i Uppsala<br />
län. Vid mötet deltog miljöinspektörer verksamma i länet. Presentationen<br />
skedde den 20 maj 2011.<br />
Aktiviteter för att kommunicera med beslutsfattare och kommunledning<br />
• Möten varje månad med styrgruppen.<br />
• Presentationer för kommunens ledningsgrupp om projektets framsteg.<br />
• Presentation av riktlinjer och strukturmallarna för beslut och protokoll den 2<br />
maj 2011. Vid presentationen deltog samtliga nämnders ordförande och vice<br />
ordförande.<br />
• Presentation av nu- och nylägesanalyser för styrgruppen.<br />
Aktiviteter för att driva projektet framåt<br />
• Insamling av texter inför nulägesanalysen från samtliga förvaltningar med<br />
hjälp av informatörer och nämndsekreterare.<br />
• TNS-Sifo genomförde en nulägesanalys av kommunens texter i augusti<br />
2010.<br />
6
• Möten med projektgruppen varje vecka fram till att utbildningsserien<br />
började våren 2011. Då gick projektgruppen över till längre möten varannan<br />
vecka.<br />
• Diskussioner med myndigheter och kommuner som redan arbetar med<br />
klarspråk.<br />
• Möten med tre möjliga utbildningsföretag för utbildning i klarspråk.<br />
• Möte med två representanter från Försäkringskassan för att diskutera hur de<br />
har arbetat och idag arbetar med klarspråk.<br />
• Projektledaren deltog på ett informationsseminarium i regi av Funka.nu.<br />
• I samarbete med kommunens upphandlingsavdelning skrev och skickade<br />
projektgruppen anbudsförfrågan för nu- och nylägesanalyser.<br />
• TNS-Sifo genomförde nulägesanalys av kommunens texter under hösten<br />
2010.<br />
• Språkgruppen fick en grundutbildning i hur man arbetar med klarspråk.<br />
• TNS-Sifo genomförde en nylägesanalys av kommunens texter i maj 2011.<br />
7
4. Beskrivning av projektgenomförandet<br />
Projektfaser<br />
Projektfas ett, april till juli 2010:<br />
• Projektledaren satte samman en projektgrupp och tar fram ett förslag till<br />
projektdirektiv.<br />
• Projektgruppen genomförde en förstudie för att analysera nuläget. I<br />
förstudien ställde projektgruppen frågor som ”hur arbetar kommunen med<br />
språkfrågor idag?” och ”går det att identifiera några problemområden?”<br />
• Projektgruppen fick tilldelade ansvarsområden.<br />
• Projektgruppen skrev projektdirektiv. Dessa baserades bland annat på det<br />
som kom fram i förstudien.<br />
Projektfas två, augusti 201 till april 2011:<br />
• Undersökningsföretaget TNS-Sifo genomförde en så kallad nulägesanalys<br />
av ett urval av kommunens texter.<br />
• Avspark för cirka 150 av kommunens skribenter.<br />
• Projektgruppen tog fram strukturmallar för beslutsdokument. Detta skedde i<br />
samarbete med representanter vid samtliga förvaltningar.<br />
• Projektgruppen tog fram riktlinjer för klarspråk.<br />
• Styrgrupp, kommundirektör och kommunens ledningsgrupp godkände<br />
riktlinjer och strukturmallar under mars månad 2011.<br />
• Cirka 200 av kommunens skribenter gick utbildning i klarspråk och<br />
innehållet i riktlinjerna för klarspråk.<br />
• Den förvaltningsövergripande stödfunktionen Språkgruppen formades.<br />
Projektfas tre, maj till juni 2011:<br />
• Den 2 maj presenterade projektgruppen riktlinjer och strukturmallar för<br />
ordförande och vice ordförande i samtliga nämnder.<br />
• Språkgruppen byggde upp en sida för klarspråk på kommunens intranät<br />
Insidan.<br />
• Språkgruppen fick utbildning i klarspråksfrågor.<br />
• Undersökningsföretaget TNS-Sifo genomförde en nylägesanalys av ett urval<br />
av kommunens texter.<br />
• Projektet avslutades.<br />
Förstudien<br />
Under den första fasen av projektet gjorde projektgruppen en förstudie som<br />
genomlyste dokument från samtliga förvaltningar. Den visade att de texter som<br />
vänder sig till allmänheten ofta vare sig är anpassade till mottagaren eller<br />
målgruppen. I förstudien såg projektgruppen även att det fanns ett antal typtexter<br />
som medarbetare antingen upplevde som svåra att skriva eller som de fick många<br />
frågor om från mottagarna. Dessa texter var informationstexter, ansökningar, övriga<br />
blanketter och beslut.<br />
Förstudien visade även att det finns en stor variation både vad gäller struktur,<br />
innehåll, ordval, layout och tonalitet i samma typ av dokument. Många av<br />
8
kommunens skribenter var också osäkra på hur de ska utforma texter just när det<br />
gäller dessa områden. Skribenterna upplevde att det var svårast att skriva<br />
beslutsdokument, men även att formulera texter i allmänhet. Projektgruppen beslöt<br />
därför att fokusera på att arbeta fram strukturmallar för beslutsdokument och<br />
allmänna riktlinjer för klarspråk.<br />
Nulägesanalys<br />
För att kunna mäta om projektets arbete med klarspråk har gett något resultat har<br />
projektgruppen valt att genomföra textanalyser. I början av projektet genomförde<br />
projektgruppen en nulägesanalys och i slutet av projektet en nylägesanalys.<br />
Analysföretaget TNS-Sifo genomförde analyserna på uppdrag av projektgruppen.<br />
Detta visade nulägesanalysen:<br />
Sexton kommuninvånare fick titta på, läsa igenom och analysera åtta typdokument.<br />
Typdokumenten var olika typer av beslutsdokument, informationsmaterial och<br />
blanketter. Rapport och filmmaterial från nylägesanalysen har Språkgruppen<br />
tillgång till, och delar gärna med sig av till den som är intresserad.<br />
Nulägesanalysen visade att projektgruppen valde rätt när det gäller inriktningen på<br />
projektet. Majoriteten av intervjupersonerna hade stora problem med att förstå<br />
innehållet i beslutsdokumenten. De hade också svårt att hitta och förstå besluten,<br />
som de i flera fall missuppfattade. Många av intervjupersonerna reagerade på<br />
strukturen i dokumenten och det var många ord som de inte förstod. De allra flesta<br />
upplevde att distansen mellan mottagare och avsändare var väldigt stor. Flera<br />
berättade att de inte skulle våga ifrågasätta ett beslut, eftersom ”vi inte kan skriva<br />
på det här sättet tillbaka till kommunen.”<br />
När det gäller informationsmaterial reagerade intervjupersonerna på att det fanns<br />
förkortningar som inte förklarades. Intervjupersonerna ville att bilder skulle passa<br />
ämnet och vissa undrade även vem avsändaren var, de saknade kommunens<br />
logotyp.<br />
Strukturmallar<br />
För att skapa bästa möjliga förankring för de kommunövergripande<br />
strukturmallarna samarbetade projektgruppen med tre olika arbetsgrupper. I<br />
arbetsgrupperna fanns representanter från miljö- och byggnadsförvaltningen,<br />
teknikförvaltningen och nämndsekreterare.<br />
De tre arbetsgrupperna analyserade sina egna beslutsdokument och arbetade fram<br />
varsitt exempel på hur de skulle vilja att den nya kommunövergripande<br />
strukturmallen skulle se ut. I mars 2011 träffades sedan representanter från samtliga<br />
förvaltningar där alla enades om strukturmallar för delegeringsbeslut och protokoll.<br />
Projektgruppen fattade därefter beslut för hur strukturmallarna för beslutsdokument<br />
och protokoll skulle se ut. Projektets styrgrupp och kommunens ledningsgrupp<br />
godkände detta beslut i april 2011.<br />
Strukturmallarna visar till exempel hur vi i <strong>Enköping</strong>s kommun skriver datum, hur<br />
vi anger ärendenummer, hur vi skriver avsändare och hur vi sätter rubrik. I<br />
strukturmallarna finns ett antal standardrubriker som handläggaren kan välja<br />
mellan.<br />
9
De största skillnaderna mellan de gamla och nya strukturmallarna är följande:<br />
• Beslutet står först.<br />
• Det finns rubriker och underrubriker. I mallen finns ett antal<br />
standardrubriker som ska användas.<br />
• Beslutsmeningen ska inte vara uppdelad i att-satser<br />
• Omröstningar ska redovisas i tabellform.<br />
• Delegationsbeslut heter numera delegeringsbeslut.<br />
Tanken är att strukturmallarna ska byggas in i de olika system som finns vid<br />
de olika förvaltningarna, men själva införandet låg utanför projektets<br />
omfattning. När strukturmallarna finns i de olika systemen ska samtliga<br />
medarbetare använda dessa mallar.<br />
När strukturmallarna har förts in i respektive ärendehanteringssystem kommer<br />
Språkgruppen att verka för att användarna får utbildning i hur man använder<br />
strukturmallarna. Detta för att maximera nyttan av strukturmallarna.<br />
Riktlinjer<br />
Projektgruppen har arbetat fram skräddarsydda riktlinjer för hur vi skriver inom<br />
<strong>Enköping</strong>s kommun. Det finns väldigt många pålitliga källor att titta i om man<br />
behöver stöd i sitt skrivande, både vad det gäller allmänna svenska skrivregler,<br />
branschordlistor och svensk grammatik. För att kunna stödja medarbetarna i deras<br />
arbete valde projektgruppen att fokusera på två områden:<br />
• Projektgruppen gjorde en inventering av vilka allmänna svenska skrivregler<br />
som verkar vara extra svåra och krångliga för kommunens medarbetare.<br />
Några exempel är engelska uttryck, så kallade anglicismer, att skriva<br />
tusental, hur man bör skriva pronomen, tempus och myndighetsnamn.<br />
• I vissa fall finns det inga entydiga regler. I de fallen har projektgruppen<br />
diskuterat både internt och externt för att sedan fatta beslut i frågan.<br />
Exempel på sådana frågor är du/ni, förvaltningsnamn med stor eller liten<br />
bokstav, hur våra signaturer bör struktureras och ska/skall.<br />
Riktlinjerna är godkända av styrgruppen för projektet och kommunens<br />
ledningsgrupp. Riktlinjerna är styrande för samtliga medarbetare och gäller<br />
för all skriven text (oavsett kanal).<br />
Språkgruppen<br />
För att <strong>Enköping</strong>s kommun ska lyckas med att införa klarspråk i alla delar av<br />
verksamheten och för att hålla frågan levande förslog projektgruppen att en<br />
Språkgrupp skulle bildas. Den 12 maj beslutade kommunens ledningsgrupp att<br />
bilda en Språkgrupp som består av representanter från samtliga förvaltningar.<br />
Syftet med Språkgruppen är att utveckla och förvalta klarspråk inom kommunen.<br />
Språkgruppen ska:<br />
• Agera som stöd till kollegor i språkfrågor.<br />
• Samordna språkfrågor som kommer upp.<br />
• Uppmuntra kollegor att läsa varandras texter.<br />
• Bolla formuleringar, ordval med mera med kollegor som ber om stöd.<br />
10
• Lära skribenter var de kan hitta stöd, ”hjälp till självhjälp”.<br />
• Ordna kurser och föreläsningar inom området klarspråk (både riktade och<br />
allmänna).<br />
• Omvärldsbevaka och kommunicera förändringar.<br />
• Omarbeta riktlinjerna vid behov.<br />
• Ta initiativ till att, med jämna mellanrum, testa texter på externa<br />
målgrupper.<br />
• Driva Språkgruppens sida på kommunens intranät.<br />
• Ta vid där projektet slutar och driva vidare frågor som till exempel<br />
implementering av strukturmallarna i word-mallar och verksamhetssystem,<br />
ta fram fler strukturmallar och annat relaterat till området klarspråk.<br />
Språkgruppen har mandat att säga till och ge råd till kollegor när de ser att<br />
riktlinjerna för klarspråk respektive strukturmallarna inte följs.<br />
Kommunikationsavdelningen är ytterst ansvarig för klarspråksarbetet. Avdelningen<br />
har också en representant i Språkgruppen, som också är samordnare av det fortsatta<br />
arbetet med klarspråk.<br />
Språkgruppen består av följande personer:<br />
• Andreas Lindbom, kommunstyrelsekontoret<br />
• Elin Hjelm, vård- och omsorgsförvaltningen<br />
• Annika Eklund, miljö- och byggnadsförvaltningen<br />
• Cecilia Toresäter, teknikförvaltningen<br />
• Eva Wiss, upplevelseförvaltningen<br />
• Malena Sattar, kommunstyrelsekontoret, samordnare<br />
• Maria Johansson, utbildningsförvaltningen<br />
• Yvonne Loberg, socialförvaltningen<br />
• Jessika Lindegren, skolförvaltningen<br />
Utbildning i klarspråk<br />
Under perioden april till maj år 2011 genomförde projektgruppen, med hjälp av det<br />
externa utbildningsföretaget ”Ett Apelsin”, 16 utbildningstillfällen för nästan 200<br />
av kommunens skribenter.<br />
På utbildningen fick deltagarna lära sig vad klarspråk är och varför det är så viktigt.<br />
En stor del av tiden fick deltagarna ägna sig åt praktiska övningar där de bland<br />
annat använde riktlinjerna för klarspråk för att skriva om dokument som<br />
Språkgruppen samlat in från verksamheterna.<br />
Utvärdering av utbildningen<br />
Samtliga kursdeltagare fick möjlighet att svara på en enkät om utbildningen.<br />
Svarsfrekvensen var 36 procent. Resultatet var mycket positivt och planerna är att<br />
Språkgruppen fortsätter att erbjuda motsvarande utbildning efter projektet till de<br />
skribenter som inte deltog under våren 2011. Detta har skett under hösten 2011 och<br />
planerna är att kontinuerligt fortsätta med denna typ av utbildningar.<br />
På frågan ”Känner du att du lärde dig något nytt på utbildningen?” svarade hela 90<br />
procent positivt, och 56 procent ville ha en vidareutbildning inom klarspråk. Det<br />
11
man efterfrågade är både skräddarsydda kurser och allmänna skrivkurser.<br />
Skräddarsydda kurser som deltagarna efterfrågade var till exempel hur man skapar<br />
en tydlig struktur i en rapport, hur man skriver hänvisningar till lagtext och hur man<br />
kan skriva om samma text till olika målgrupper.<br />
De mest populära momenten under utbildningen var:<br />
• Den praktiska uppgiften att skriva om existerande texter (bland annat med<br />
hjälp av riktlinjerna för klarspråk).<br />
• Genomgången av vad klarspråk är.<br />
• Genomgången av språklagen.<br />
Deltagarna arbetade med texter som Språkgruppen hämtat in från de olika<br />
verksamheterna vilket många speciellt berömde i utvärderingen.<br />
Några enskilda deltagare hade förslag till förbättringar inför kommande kurser:<br />
• Mer träning på att använda våra riktlinjer.<br />
• Flera praktiska övningar.<br />
• Positivt om lärarna har erfarenhet av kommunal verksamhet.<br />
Nylägesanalys<br />
För att kunna avgöra om projektgruppens arbete har gett något resultat upprepade<br />
TNS-Sifo undersökningen som projektgruppen lät genomföra vid projektstarten.<br />
Vid denna undersökning gick intervjupersonerna igenom beslutsdokument och<br />
informationsmaterial. Dessa var skrivna i kommunens nya strukturmallar och enligt<br />
kommunens riktlinjer för klarspråk.<br />
Resultatet var mycket positivt. En kort sammanfattning är att <strong>Enköping</strong>s kommun<br />
är på rätt väg. Samtliga intervjupersoner hittade och förstod besluten. De<br />
uppskattade att vi tagit bort § och istället skrivit ut ordet ”paragraf”. Majoriteten av<br />
respondenterna uppskattade den trevliga tonen och tydligheten i dokumenten. De<br />
tyckte också att nu kändes det som om vi skrev ”från människa till människa, och<br />
inte som tidigare från myndighet till människa”.<br />
Rapport och filmmaterial från nylägesanalysen har Språkgruppen tillgång till, och<br />
delar gärna med sig av till den som är intresserad.<br />
12
5. Diskussion och analys<br />
Har projektet lönat sig?<br />
För att med säkerhet kunna säga om projektet lönat sig eller inte, behöver<br />
<strong>Enköping</strong>s kommun, genom bland annat Språkgruppen, fortsätta med<br />
klarspråksarbetet inom kommunen och även göra återkommande mätningar<br />
framöver. Men redan nu visar det sig, med stöd i nylägesanalysen, att<br />
måluppfyllelsen i projektet är god.<br />
Riskanalys<br />
Dragkraft<br />
Språkgruppen, med önskan om draghjälp från kommunens ledningsgrupp, måste<br />
arbeta aktivt för att riktlinjer och strukturmallarna blir en del av vardagen för<br />
kommunens skribenter. Om inte riskerar vi att förlora både den kunskap om och det<br />
intresse för klarspråk, som projektgruppen byggt upp inom kommunen.<br />
Mallar i ärendehanteringssystem<br />
För att kunna använda strukturmallarna på ett enkelt och effektivt sätt måste<br />
mallarna in i alla de olika verksamhetssystem som finns på förvaltningarna. Det är<br />
varje förvaltning och respektive systemägare som har ansvar för att göra detta.<br />
Under hösten 2011 byggdes strukturmallarna in i ärendehanteringssystemet W3D3<br />
och miljö- och byggnadsförvaltningen kommer att anpassa sina två system ByggR<br />
och ECOS innan årsskiftet år 2011.<br />
Men flera system är kvar och om vi inte bygger in mallarna in i dessa system<br />
riskerar vi att skribenterna inte kommer att använda mallarna. Under år 2012<br />
kommer kanslichefen, tillsammans med nämndsekreterarna, att ta fram en så kallad<br />
”Ärendehandbok”. I den kommer det att finnas exempel på mallar för protokoll,<br />
tjänsteskrivelser och delegeringsbeslut. Ärendehandboken kommer på så vis att<br />
fungera som ett stöd i arbetet med att bygga in strukturmallarna i de olika<br />
verksamhetssystem som finns på förvaltningarna.<br />
6. Efter projektet<br />
Att få kommunens skribenter att börja skriva mer klarspråk innebär en<br />
beteendeförändring. Sådana förändringar tar tid, och vi tror att det kommer att ta<br />
flera år innan vi med säkerhet kan säga att vi skriver klarspråk i vår kommun.<br />
Projektet har tagit fram ett antal verktyg som underlättar dels för våra kollegor att<br />
skriva klarspråk och dels för att Språkgruppen ska kunna driva frågan.<br />
Våra kollegor behöver påminnas om att vi ska skriva klarspråk i vår kommun. Det<br />
kommer att ske genom olika typer av aktiviteter som Språkgruppen anordnar.<br />
Rekommendationer från projektgruppen<br />
<strong>Klarspråk</strong> ska bli en integrerad och naturlig del av verksamheten. För att detta ska<br />
ske måste Språkgruppen vara aktiv och dels hålla ett öga på de texter som<br />
produceras, dels erbjuda föreläsningar, utbildningar och liknande.<br />
13
Projektgruppen rekommenderar också att Språkgruppen:<br />
• Kommunicerar och diskuterar klarspråk. Till exempel genom att<br />
marknadsföra klarspråksidan på intranätet, besöka arbetsplatsträffar, fånga<br />
upp nyanställda och andra aktiviteter för att driva klarspråksarbetet framåt.<br />
• Bevakar och arbetar för att bygga in strukturmallarna för beslut och<br />
protokoll i respektive verksamhetssystem.<br />
• Erbjuder riktade utbildningsinsatser till olika grupper.<br />
• Erbjuder grundläggande klarspråksutbildningar för kommunens skribenter.<br />
• Skapar en mötesteknisk ordlista (en ordlista över vad vanligt förekommande<br />
ord i exempelvis nämndprotokoll betyder). Denna ordlista finns tillgänglig<br />
på kommunens webbplats för att besökare lättare ska förstå<br />
beslutsprotokollen.<br />
• Kämpar för att uppnå den morot vi i projektet satte upp:<br />
Att bli nominerade till <strong>Klarspråk</strong>skristallen år 2012 och att vinna den år<br />
2013.<br />
• Under projektets gång har projektgruppen märkt av ett stort behov av ett<br />
kommunövergripande blankettprojektet för att se över struktur, text, layout<br />
och digitalisering. Denna fråga har Språkgruppen fört vidare till<br />
kommunikationsenheten och till InfoForum.<br />
Till slut<br />
Projektet om klarspråk har fått stor uppmärksamhet, både inom och utanför<br />
kommunen. Entusiasmen, intresset och viljan att förändra har varit stor bland dem<br />
som deltagit i arbetsgrupperna.<br />
De största orsakerna till att projektgruppen har lyckats är följande:<br />
• Arbetet har varit väl förankrat bland kommunens medarbetare genom<br />
arbetsgrupper och kommunikation om klarspråk via olika typer av kanaler.<br />
• Arbetet har varit väl förankrat hos den högsta ledningen och även politiskt.<br />
• Projektgruppen har varit kunnig, intresserad och professionell.<br />
• Styrgruppen har varit stark och engagerad.<br />
Nu är det Språkgruppen som ansvarar för att driva arbetet vidare med målet att<br />
<strong>Enköping</strong>s kommun ska vara en modern kommun med ett modernt språk där alla –<br />
medarbetare, chefer och politiker – skriver klarspråk som är vårdat, enkelt och<br />
begripligt. Ett aktivt klarspråksarbete som utgår från ett medborgarfokus bidrar<br />
såväl till demokratiarbetet, en effektivare förvaltning med bättre användande av<br />
kommunens resurser som till att stärka varumärket <strong>Enköping</strong>s kommun. Ett aktivt<br />
klarspråksarbete är viktigt för vår trovärdighet, det speglar vad organisationen står<br />
för och vi har alla mycket att vinna på att våra kommuninvånare förstår vad vi säger<br />
och vad vi skriver.<br />
<strong>Klarspråk</strong> lönar sig.<br />
Projektgruppen för <strong>Klarspråk</strong>.<br />
14