Projektstruktur inom administrationen - SLU

1 (5)
Projektplan: Internwebben
Uppdragsgivare: Ulf Heyman
Projektledare Maria Hart
Uppdaterad projektplan vid teknikbyte: 2009-10-26
Bakgrund och motiv
Nuvarande intranät – MittSLU - håller inte måttet, varken strukturellt och tekniskt. 2005
påbörjades ett projekt inom universitetsadministrationen för att göra en översyn av MittSLU.
Efter att en testversion av en ny internwebb tagits fram i Infoglue våren 2007 (finns på
http://personalportal.slu.se) bytte projektledaren tjänst och en ny projektledare anställdes till
hösten. Kring årsskiftet 2007/08 beslutades att Infoglue inte skulle användas eftersom det
upplevdes kräva för lång introduktion för att kunna hantera. Samtidigt hade man gjort sig
konsultberoende eftersom tekniken enbart hanterats av externa konsulter. Under 2008
koncentrerades arbetet till utveckling av externwebben (www.slu.se) och våren 2009 gjordes
en nystart i internwebbsprojektet. Tekniken som redan var beslutad som ersättare till Infoglue,
Sharepoint, visade sig inte heller hålla måttet och nu övergår internwebben till att använda
samma teknik som externwebben, d v s EPiServer, i kombination med Sharepoint.
Syfte - nytta med projektet
Effekten av projektet förväntas vara att intranätet i framtiden ska upplevas som en enkel och
naturlig informationsväg för anställda på SLU. Minimal arbetstid/frustration ska läggas på att
hitta intern information och interna verktyg och funktioner. Intranätet ska också ge ledningen
möjlighet att styra och effektivisera processer och arbetsflöden.
Mål - resultat av projektet
Projektet ska leverera ett funktionellt intranät som förmedlar processer och system till
verksamheten i form av en ”verktygslåda”.
Vid projektets slut
ska det finnas en plattform i EPiServer utifrån beslutad struktur, design och innehåll
ska beslutade funktioner vara användbara i plattformen (dock ej nödvändigtvis
integrerade) och innehållet vara överfört/uppdaterat
ska det finnas en beslutad lista över vilka funktioner som successivt ska fullt integreras
(bl a byte av gränssnitt), inklusive prioriteringsordning.
ska en förvaltningsplan vara upprättad
Avgränsningar samt påverkan på annan verksamhet
Delar av integreringen av system/funktioner kommer att ligga utanför projektet. En lista med
vad som ska integreras med internwebben (inkl prioriteringsordning) ska tas fram i projektet.
De högst prioriterade kommer antagligen att integreras under projekttiden.
Ämnesansvariga (respektive avdelning/enhet) ansvarar för uppdatering och överföring av
innehållet från nuvarande sidor till den nya plattformen.
2010-02-01

2 (5)
Kritiska faktorer
Förutsättningen för en bra och fungerande internwebb är att strukturen blir enkel och
lättnavigerad.
En viktig faktor är också ha en engagerad styrgrupp som kommer med input och fattar beslut.
Teknik
Projektet har under våren och början av hösten 2009 byggt upp en plattform i Microsoft
Sharepoint. Plattform och publiceringsverktyg för externwebben har tidigare beslutats vara
EpiServer. EpiServer är mer anpassat för informationspublicering, men klarar inte att infoga
samtliga system/funktioner på samma sätt som Sharepoint.
När plattformen delvis byggts upp i sharepoint fattades den 18 september ett beslut att
använda EpisServer som huvudplattform även på internwebben. Sharepoint kommer
fortfarande att användas till de delar den är bättre på. Anledningarna till bytet var främst:
Behovet uppdagades under projektets gång att samma information ska visas på både
internwebb och externwebb i en relativt stor omfattning och det bedöms då vara en
tydlig vinst att ha samma plattform
Beslutet att internwebben ska vara inloggningsskyddad ändrades under projektets
gång. Stora delar av internwebben kommer att vara öppna för externa användare,
vilket ställer högre krav på t ex utseendet. Sharepoint har av styr- och
projektgrupperna upplevts fyrkantigt både vad gäller design och funktionalitet.
EpiServer är mer flexibel vad gäller utseende och design.
EpiServer är mer användarvänligt för skribenter och redaktörer.
Sharepoint är bättre på t ex samarbetsfunktioner och viss integration av funktioner och
bör därför användas till det.
Uppdragsgivarens nuvarande krav på internwebben:
Internwebben och externwebb ska ha två skilda strukturer som är anpassade efter
respektive målgrupp
Stora delar internwebben ska vara åtkomlig för icke inloggade
Mycket information ska gå att visa på både intern- och externwebben
Det ska kunna visas olika information beroende på t ex vilken fakultet eller ort du
tillhör (d v s rikta information) i den mån det går (fungerar inte om du inte är ADinloggad)
Plattformen ska möjliggöra kommunikation och dialog
Webben ska gå att koppla till andra tekniker och kommunikationskanaler, t ex sms
2010-02-01

3 (5)
Genomförande
Innehåll och plattform
Under våren och sommaren diskuterades och beslutades vilket innehåll och vilken struktur
den nya internwebben ska ha. Konsulter programmerade mallar i sharepoint och den tekniska
miljön sattes upp av IT-enheten i Umeå.
Efter teknikbytet av plattformen kommer arbetet att knytas hårdare till det pågående
externwebbsprojektet. I det projektet har man under våren/sommaren tagit fram bilder på hur
olika typsidor ska se ut tillsammans med reklambyrån Stendahls. Dessa typsidor kommer nu
att användas i internwebben (med en del justeringar), så en gemensam konsult kommer att
programmera mallar för både intern- och externwebben under november-december.
Under november och december byggs den nya grundplattformen med programmerade mallar
och beslutad struktur, främst av en inhyrd konsult. Grundplattformen godkänns av
styrgruppen i januari 2010.
Utbildning:
Utbildning av skribenter och redaktörer genomförs av konsult i januari 2010. Det är
redaktörerna på respektive enhet som ansvarar för att innehållet gås igenom och är korrekt när
det läggs ut i den nya plattformen.
Överföring av material:
Tidigt i projektet identifierades funktioner och information som behövde ses över grundligt
alternativt helt göras om. Detta arbete ska redan vara påbörjat. Överföring av material kan
dock inte påbörjas förrän grundplattformen finns på plats.
När leveransen av plattformen är godkänd av styrgruppen och utbildning av skribenter och
redaktörer är genomförd kan överföringsarbetet påbörjas. Till det finns fyra månader avsatt
och överföringen bör alltså vara klar i slutet av maj. Redaktören meddelar projektledaren när
arbetet är slutfört, alternativt signeras detta direkt i systemet; på så sätt går
uppdateringsarbetet att följa.
Tidsplan
Projektstart 2009-04-06
Projektslut 2010-06-11
Beslutspunkter (efter teknikbytet):
v 44
beslut projektplan, budget, tidsplan, design
v 45
uppdragsbeskrivning/ kostnadsförslag IT-enheten
v 47
beslut ansvarslista för olika sidor
v 2
godkänna grundplattformen, förvaltningsplan, funktioner för
vidare integrering
Se även tidsplan (GANTT-schema) i bilaga
2010-02-01

4 (5)
Projektorganisation
I samband med teknikbytet görs projektorganisationen delvis om för att få en snabbare
beslutsgång och underlätta diskussion. Styrgruppen blir mindre, men den tidigare styrgruppen
fungerar som förankrings- och referensgrupp. Arbetsgruppen blir också mindre eftersom den
tidigare större projektgruppen var viktigast i arbetet med strukturen i början av projektet.
Eftersom projektet nu knyts hårdare till externwebbsprojektet kommer arbetsgruppen att ha ett
nära samarbete med dess arbetsgrupp, Lotta Hansson och Mia Gröndahl.
Uppdragsgivare:
Styrgrupp
Referens- och förankringsgrupp:
Arbetsgrupp:
Systemägare:
Ulf Heyman, universitetsdirektör
Ulf Heyman, universitetsdirektör
Stefan Edholm, IT-chef
Tina Zeathreus, informationschef
Roger Pettersson, avdelningschef SUS
Anders Hammarstedt, chef systemkontoret
Yvonne Andersson/ Håkan Mo, fakultetsdirektör
Administrativa chefsgruppen
Maria Hart, projektledare
Linda Lundberg, tekniskt stöd och beställare
Caroline Sjöberg, vice universitetsdirektör
Resurser och budget
Budgeten är gemensam för extern- och internwebbsprojekten.
Teknikutveckling, IT-enheten (1000 tim x 600 kr)
600 000 SEK
Konsulter - grundplattform 800 000 SEK
- utbildning 40 000 SEK
Överföringsstöd (en person 20 v halvtid)
400 000 SEK
Resor
40 000 SEK
Övrigt (utrustning, utbildning etc)
20 000 SEK
Total projektbudget (extern- och internwebben), exkl drift
1 900 000 SEK
Drift:
Licenser
- EpiServer engångskostnad 255 000 SEK
- Årligen 60 000/ år
2010-02-01

5 (5)
Servrar:
EpiServer och Sharepoint
2-300 000/ år
Arbetstid:
Maria Hart
Linda Lundberg:
50 procent
25 procent
Kommunikation/ förankring under och efter projektet
En arbetsplats finns i Sharepoint där styr- och projektgrupp kommer att ha tillgång till
dokument och beslut, se
https://arbetsplats.slu.se/sites/adm/Processkontoret/projektsidor/webben/
Godkännande av projektplanen
Projektets planering och förutsättningar godkänns samt uppdraget accepteras av
uppdragsgivaren och projektledaren.
Ulf Heyman
Uppdragsgivare
Ort och datum
Maria Hart
Projektledare
Ort och datum
2010-02-01

Tidplan: Internwebben
UTKAST
Projektnamn: Internwebben
= beslut
Projektledare: Maria Hart
Uppdragsgivare: Ulf Heyman
Datum: 091026 november december januari februari mars april
Aktivitet Ansvarig v 43 v 44 v 45 v 46 v 47 v 48 v 49 v 50 v 51 v 52 v 53 v 1 v 2 v 3 v 4 v 5 v 6 v 7 v 8 v 9 v 10 v 11 v 12 v 13 v 14
Projektstart
Analys av innehåll
Struktur
se över strukturen, bl a utifrån inloggning/riktning av info
besluta strukturen
Omstart vid tillägg av EPiServer
Revidera projektplan, budget, tidsplan
Godkänna projektplan, budget, tidsplan
Design
framtagning av design/mallar
beslut design
projektet
styrgruppen
projektet
uppdragsgivaren
Stendahls/ info/ projektet
styrgrupp
Teknik
ta fram uppdragsbeskrivning/ kravspec till utveckling av IT i Episerv projektet
ta fram kostnadsförslag på IT-delen
IT
godkänna uppdragsbeskrivning/kostnadsförslag från IT
styrgruppen
ta fram kravspec på mallarna
projektet
funktioner (integrering/SSO)
IT
programmera mallar/ bygga grundplattform
konsult/ IT
fortsatt byggande av plattformen
IT/ konsult
dokumentera IT/ mallkonsult löpande
ta fram förvaltningsplan
projektet
besluta om förvaltningsplan
styrgruppen
besluta vilka funktioner/vilken ordning som ska integreras fullt ut styrgruppen
genomföra acceptanstest på grundplattformen
projektet
godkänna grundplattformen
styrgruppen
Utbildning/ planering
färdig framtidsplanering (1-2 år framåt)
färdig ansvarslista (per sida)
beslut ansvarslista
ge förslag om redaktörer på resp avdelning
utbilda skribenter (½ dag)
utbilda redaktörer (1 dag)
Överföring material
se över/uppdatera särskilt beslutad information
ta fram metodstöd och stödpersoner
lägga över material
översättning engelska
projektet
projektet
styrgruppen
resp avd
konsult
konsult
resp avd
projektet
resp avd
Projektslut
Version 1,0 lanseras

v 15 v 16 v 17 v 18 v 19 v 20 v 21 v 22 v 23
29-maj
11-jun