Processansvarigas uppdrag i nästa steg - SLU

SVERIGES LANTBRUKSUNIVERSITET
Ledningskansliet
BESLUT Dnr SLU ua 10-4026/07
2008-01-16
1
Processansvarigas uppdrag i nästa steg
Beslut
Universitetsdirektören beslutar:
att fastställa processansvarigas uppdrag och ansvar enligt bilagan
”Processansvarigas uppdrag i nästa steg”.
Ärendet
Sedan tidigare finns processansvarigs uppdrag och roll beskriven i olika beslut:
Förändringar inom SLU:s administration (REB 2006-09-11)
Införandeplan – Processorienterad administration vid SLU (Udir 2007-01-10)
Processer och processansvariga (Udir 2007-02-19)
Under 2007 genomfördes ett omfattande arbete att kartlägga samtliga
administrativa processer. Processansvariga ledde kartläggningen för respektive
process. I bilagan beskrivs processansvarigas uppdrag och ansvar i nästa steg
av processorienteringen av SLU:s administration. Det steget innebär att
utveckla processerna genom ständiga förbättringar.
Beslut i detta ärende har fattats av universitetsdirektör Ulf Heyman efter
föredragning av Daniel Gillberg, chef för processkontoret. Beslutet har
föregåtts av diskussioner i den administrativa ledningsgruppen och i gruppen
med processansvariga.
Ulf Heyman
Universitetsdirektör
Daniel Gillberg
Chef för processkontoret
Bilaga: Processansvarigas uppdrag i nästa steg
Postadress: Box 7070, 750 07 Uppsala Telefon vxl: 018-67 10 00 E-post: Daniel.Gillberg@adm.slu.se
Besöksadress: Arrheniusplan 2 C Fax: 018-67 20 00

2
Sändlista
Fakultetsdirektörer
Chef ledningskansliet
Avdelningschefer
Akademisekreteraren
Processansvariga

Dnr SLU ua
10-4026/07
Ledningskansliet 2008-01-16
Processkontoret
Processansvarigas uppdrag i nästa steg
Under perioden mars till september 2007 har SLU:s administrativa processer kartlagts.
Ansvaret för att kartlägga respektive process har vilat på en processansvarig person. I detta
papper beskrivs de processansvarigas uppdrag i nästa steg, att ständigt förbättra processernas
effektivitet och verksamhetsfokus.
Tidigare beslut
Rollen som processansvarig finns i följande beslutsdokument:
Förändringar inom SLU:s administration (REB 2006-09-11)
Införandeplan – Processorienterad administration vid SLU (Udir 2007-01-10)
Processer och processansvariga (Udir 2007-02-19)
Uppdraget kan sammanfattas enligt följande:
• Universitetsövergripande uppgift – Uppdraget är inte kopplat till den sakansvariga
avdelningen, utan gäller alla aktiviteter i processen oavsett var i organisationen de utförs.
En viktig del av arbetet är att hitta smidiga överlämningar mellan olika nivåer och
avdelningar, t ex mellan universitetsadministrationen och institutionsadministrationerna.
• Verka för effektiva och kundorienterade arbetssätt – Processansvariga har ett särskilt
ansvar för att de administrativa arbetssätten utvecklas både mot att bli effektivare
och utifrån kundens perspektiv. Processansvariga har också ett särskilt uppdrag att
lämna förslag som leder administrationen i denna riktning.
• Tidsbegränsat uppdrag – Processtyrningsorganisationen som sådan är permanent.
Själva processansvaret, som är kopplat till en person, är ett tidsbegränsat uppdrag på
tre år. Varje process bör därefter ses över avseende omfattning och avgränsning, varefter
en ny ansvarig utses (kan vara densamma som föregående period). Första gången
detta sker är i februari 2010.
• Införa nya arbetssätt – Processansvariga kan också bli involverade i själva införandet
av olika beslut, vanligtvis som projektledare för ett visst förändringsprojekt.
Arbetet i nästa steg – ständiga förbättringar
Processansvariga förväntas att i nästa steg arbeta enligt nedanstående fyra punkter. Återkoppling
sker i form av en kortfattad årsrapport (max 2 A4-sidor) till administrativa ledningen
via processkontoret. Årsrapporten lämnas under april månad och processkontoret
tillhandahåller en enkel mall för återrapporteringen.
1. Ständiga förbättringar – Processansvarig ska återkommande analysera processen
för fortsatt effektivisering och ökad verksamhetsfokus. En del i analysen innebär att
undersöka nya förutsättningar: Har det hänt något inom eller utanför universitetet

som ger oss nya möjligheter? Arbetet utgår från den befintliga processkartan och
lösningar ska hittas för:
• Större verksamhetsfokusering
• Standardiseringar
• Förenklingar/minskad byråkrati
• Minskat dubbelarbete
• Automatiseringar
• Minskad risk för misstag/fel
• Arbetsuppgifter som helt kan tas bort
Processansvarig förväntas enligt tidigare ordning lämna förslag till förändringar.
Förslag som påverkar flera avdelningar/ kanslier eller institutionsnivån, eller förslag
som påtagligt påverkar kunderna hanteras via chefsgruppen.
I en del processer gjordes vissa avgränsningar under kartläggningsfasen. Det innebär
att ett antal delprocesser ännu inte är kartlagda. En del av dessa är nödvändiga
att kartlägga och det görs i projektform enligt tidigare modell. Det är alltså först när
en kartläggning är genomförd som arbetet sker i enlighet med ständiga förbättringar.
2. Uppföljning av processen – Processansvariga ska tillsammans med processkontoret
följa upp effektivitet och verksamhetsfokus inom de administrativa processerna.
Huvudansvaret för denna uppgift ligger på processkontoret. Uppföljningen ska besvara
frågor som: Har processen blivit effektivare? Har kunderna blivit nöjdare?
Processkontoret och de processansvariga ska också följa upp om beslut har fått genomslag
i verksamheten, om arbetet bedrivs i enlighet med de nya arbetssätten.
3. Göra arbetssätten kända – Processansvariga har ett kontinuerligt ansvar att delta i
arbetet att sprida kännedomen om de gemensamma arbetssätten. Processansvarig
har också i uppdrag att utifrån fattade beslut hålla processkartorna uppdaterade och
tillgängliga.
4. Omvärldsanalys – Processansvariga ska hålla sig informerade om vad som händer
inom området vid andra organisationer, t ex andra lärosäten. Finns smarta lösningar
eller nya tekniska innovationer som SLU kan använda? Att bedriva omvärldsanalys
innebär också att lära av andras misstag.
För att få en helhetsbild behöver processansvariga diskutera processen med verksamheten
och kan till sig knyta en referensgrupp. Referensgruppen behöver inte vara begränsad till
administrativ personal. Det finns också andra sätt att träffa verksamheten för att bilda sig
en uppfattning om krav och behov, varför referensgruppen inte görs obligatorisk.
Det fortsatta arbetet kommer för de allra flesta processansvariga att vara väsentligt mindre
tidskrävande än själva kartläggningsfasen. Någon mer exakt tidsåtgång är inte möjlig att
precisera, eftersom processarbetet i vissa fall är svårt att skilja ut från de reguljära arbetsuppgifterna.
Återrapporteringskraven minskar emellertid avsevärt.
Ett skäl till att de processansvariga åläggs en återkommande återrapportering är risken för
att de löpande frågorna annars tar över och att processansvaret därmed riskerar att nedprioriteras.
Målsättning är att hitta rutiner för att göra detta arbetsmoment så effektivt som
möjligt genom enkla mallar och korta återrapporteringar.
2

Utöver den årliga återrapporteringen har processansvarig enligt tidigare beslut möjlighet
att lyfta frågor till den administrativa ledningen på eget initiativ. Det kan antingen ske via
respektive avdelningschef eller via processkontoret. Därutöver åläggs processansvariga att
om det skulle bli aktuellt besvara direkta frågor från den administrativa ledningen kring
processens status.
3