Kort om upphandlingsprocessen för leverantörer
Kort om upphandlingsprocessen för leverantörer
Kort om upphandlingsprocessen för leverantörer
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
Upphandlingsprocessenstegförsteg<br />
Vägledningförupphandlare<br />
För<br />
upphandling<br />
under<br />
tröskelvärdena<br />
2011:9
Publicerad<br />
2011-12-30<br />
Version<br />
2011:9
Om vägledningen<br />
Bakgrund och syfte<br />
Upphandlingsstödet vid Kammarkollegiet har i uppdrag att bidra till en mer effektiv, kvalitetsmedveten<br />
och rättssäker offentlig upphandling. Målet är att bättre ta tillvara konkurrensen på marknaden så att<br />
skattemedlen kan användas på bästa sätt till nytta för medborgarna, den offentliga sektorn och<br />
näringslivet. Målet ska uppnås gen<strong>om</strong> att sprida gen<strong>om</strong>arbetade och väl förankrade metoder och<br />
hjälpmedel för <strong>upphandlingsprocessen</strong> och därigen<strong>om</strong> bidra till en förenklad upphandlingsprocess för<br />
såväl upphandlande myndigheter s<strong>om</strong> leverantörer.<br />
Syftet med denna vägledning är att underlätta för upphandlare att gen<strong>om</strong>föra upphandlingar av varor och<br />
tjänster enligt 15 kap. LOU, det vill säga för upphandling upp till EU:s tröskelvärden samt för B-tjänster<br />
oavsett värde. För upphandling av byggentreprenader har Upphandlingsstödet tagit fram en separat<br />
vägledning.<br />
Omfattning<br />
Vägledningen beskriver steg för steg arbetet med att gen<strong>om</strong>föra en offentlig upphandling, från det att du<br />
gör en behovsanalys till dess att du följer upp upphandlingen.<br />
Om informationen<br />
I vägledningen hänvisas till lagrum i LOU. Där det i lagen görs rena hänvisningar från 15 kap. LOU till<br />
materiella regler i övriga kapitel har hänvisningsregeln inte <strong>om</strong>nämnts. Vägledningen är generellt<br />
utformad. Det är därför alltid nödvändigt att identifiera de unika förutsättningarna i den enskilda<br />
upphandlingen. Vägledningen ersätter inte att en upphandlande myndighet vid behov inhämtar k<strong>om</strong>petens<br />
för att gen<strong>om</strong>föra upphandlingar på ett rättssäkert och effektivt sätt.<br />
Begrepp och definitioner<br />
På de sista sidorna hittar du en förteckning över de begrepp och definitioner s<strong>om</strong> används i vägledningen.<br />
Fortsatt arbete<br />
Vägledningen k<strong>om</strong>mer att uppdateras i takt med utvecklingen av d<strong>om</strong>stolspraxis på <strong>om</strong>rådet och erhållen<br />
praktisk erfarenhet.<br />
1
Innehållsförteckning<br />
Om vägledningen ........................................................................................................................................ 1<br />
1 Upphandlingsprocessen ..................................................................................................................... 3<br />
1.1 Regler för offentlig sektor vid köp av varor och tjänster ................................................................. 4<br />
1.2 Tröskelvärden och upphandlingsförfaranden .................................................................................. 6<br />
1.2.1 Direktupphandling ........................................................................................................................... 8<br />
1.2.2 Förenklat förfarande ...................................................................................................................... 10<br />
1.2.3 Urvalsförfarande ............................................................................................................................ 11<br />
1.2.4 Konkurrenspräglad dialog ............................................................................................................. 12<br />
1.2.5 Projekttävling ................................................................................................................................. 12<br />
1.2.6 Ramavtal ........................................................................................................................................ 13<br />
1.2.7 Elektronisk auktion ........................................................................................................................ 14<br />
2 Förbereda en upphandling ............................................................................................................... 15<br />
2.1 K<strong>om</strong>petens ..................................................................................................................................... 15<br />
2.2 Roller in<strong>om</strong> den upphandlande myndigheten ................................................................................ 15<br />
2.3 Definiera verksamhetens behov ..................................................................................................... 17<br />
2.4 Marknadsanalys ............................................................................................................................. 18<br />
2.5 Utforma en upphandlingsstrategi ................................................................................................... 19<br />
2.6 Välj upphandlingsförfarande ......................................................................................................... 19<br />
3 Gen<strong>om</strong>föra en upphandling ............................................................................................................. 20<br />
3.1 Utforma ett förfrågningsunderlag .................................................................................................. 20<br />
3.2 Annonsera ...................................................................................................................................... 25<br />
3.3 Frågor från leverantörer ................................................................................................................. 27<br />
3.4 Anbudsöppning .............................................................................................................................. 27<br />
3.5 Rättelse, förtydligande eller k<strong>om</strong>plettering av anbud .................................................................... 28<br />
3.6 Uteslutning ..................................................................................................................................... 28<br />
3.7 Leverantörskvalificering ................................................................................................................ 29<br />
3.8 Pröva och utvärdera anbud ............................................................................................................ 30<br />
3.9 Förhandling .................................................................................................................................... 31<br />
3.10 Avbryta en upphandling ................................................................................................................ 32<br />
3.11 Underrättelse av beslut <strong>om</strong> tilldelning av avtal ............................................................................. 33<br />
3.12 Teckna avtal ................................................................................................................................... 34<br />
3.13 Avsluta <strong>upphandlingsprocessen</strong> ..................................................................................................... 35<br />
4 Följa upp ............................................................................................................................................. 37<br />
4.1 Avtalsuppföljning .......................................................................................................................... 37<br />
4.2 Utvärdering av upphandlingen ...................................................................................................... 38<br />
5 Överprövning och skadestånd ........................................................................................................ 40<br />
5.1 Överprövning av en upphandling .................................................................................................. 40<br />
5.2 Överprövning av ett avtals giltighet .............................................................................................. 41<br />
5.3 Överprövning av ett beslut att avbryta en upphandling ................................................................. 42<br />
5.4 Allmänna regler s<strong>om</strong> gäller alla typer av överprövningar ............................................................. 42<br />
5.5 Skadestånd ..................................................................................................................................... 43<br />
Begrepp och definitioner .......................................................................................................................... 44<br />
2
1 Upphandlingsprocessen<br />
Så går en upphandling till<br />
3
1.1 Regler för offentlig sektor vid köp av varor och tjänster<br />
Gällande lagar<br />
När den offentliga sektorn köper varor och tjänster måste reglerna i LOU följas (lag <strong>om</strong> offentlig<br />
upphandling, SFS 2007:1091). För försörjningssektorerna finns en särskild lag, LUF (lag <strong>om</strong> upphandling<br />
in<strong>om</strong> <strong>om</strong>rådena vatten, energi, transporter och posttjänster, SFS 2007:1092). För vissa former av tjänster<br />
in<strong>om</strong> främst vård- och <strong>om</strong>sorg samt hälso- och sjukvård finns ytterligare en lag, LOV (lag <strong>om</strong><br />
valfrihetssystem, SFS 2008:962). Den här vägledningen handlar <strong>om</strong> upphandling enligt LOU.<br />
I huvudsak är reglerna i LOU riktade mot den upphandlande myndigheten s<strong>om</strong> gen<strong>om</strong>för upphandlingen.<br />
Varför offentlig upphandling<br />
Regelverket för offentlig upphandling bygger på EU-direktiv s<strong>om</strong> syftar till att skapa en inre marknad<br />
in<strong>om</strong> EU. Myndigheterna ska enligt reglerna vara sakliga och välja leverantör med hänsyn enbart till det<br />
s<strong>om</strong> köps. Annan hänsyn, s<strong>om</strong> lojalitet mot det egna landets leverantörer eller tidigare leverantörer får<br />
inte förek<strong>om</strong>ma. Valet av leverantör ska ske på affärsmässig grund och ska leda till den leverantör s<strong>om</strong><br />
erbjuder den bästa varan/tjänsten till de bästa villkoren. Regelverket syftar till att ge leverantörer från<br />
Sverige och resten av EU möjlighet att tävla på samma villkor i varje upphandling.<br />
Offentlig upphandling finns till för att<br />
undanröja ageranden s<strong>om</strong> begränsar konkurrens<br />
underlätta för företag att göra affärer med offentlig sektor<br />
se till att det företag s<strong>om</strong> säljer de efterfrågade varorna och tjänsterna till de mest förmånliga<br />
villkoren vinner<br />
främja kostnadseffektivt användande av skattemedel.<br />
Vilka offentliga organ ska upphandla<br />
De offentliga organ s<strong>om</strong> definieras s<strong>om</strong> en upphandlande myndighet ska tillämpa lagstiftningen.<br />
Dessa är<br />
stat, k<strong>om</strong>mun och landsting<br />
beslutande församlingar i k<strong>om</strong>mun och landsting<br />
offentligt styrda organ<br />
sammanslutningar av en eller flera upphandlande myndigheter.<br />
Ett offentligt styrt organ är ett bolag, en förening, en delägarförvaltning, en särskilt bildad<br />
samfällighetsförening eller en stiftelse s<strong>om</strong> tillgodoser behov i det allmännas intresse, under förutsättning<br />
att behovet inte är av industriell eller k<strong>om</strong>mersiell karaktär, och<br />
1. s<strong>om</strong> till största delen är finansierad av staten, en k<strong>om</strong>mun, ett landsting eller en upphandlande<br />
myndighet,<br />
2. vars verksamhet står under kontroll av staten, en k<strong>om</strong>mun, ett landsting eller en upphandlande<br />
myndighet, eller<br />
3. i vars styrelse, eller motsvarande ledningsorgan, mer än halva antalet ledamöter är utsedda av<br />
staten, en k<strong>om</strong>mun, ett landsting eller en upphandlande myndighet.<br />
4
När behöver man inte upphandla enligt LOU<br />
LOU gäller inte för alla anskaffningar. Enligt 1 kap. 6 § LOU gäller inte LOU för avtal s<strong>om</strong> avser<br />
förvärv av fastighet, arrenderätt, hyresrätt, bostadsrätt, t<strong>om</strong>trätt, servitutsrätt eller någon annan<br />
rättighet till fastighet, dock gäller lagen för upphandling av finansiella tjänster med anledning av<br />
avtal s<strong>om</strong> avses i denna punkt<br />
anskaffning, utveckling, produktion eller samproduktion av programmaterial avsett för radio- och<br />
TV-program samt upphandling av sändningstid<br />
skiljemanna- eller förlikningsuppdrag<br />
finansiella tjänster i samband med utfärdande, försäljning, förvärv eller överlåtelse av värdepapper<br />
eller andra finansiella instrument<br />
anställningar<br />
forsknings- och utvecklingstjänster, med undantag för sådana vilkas resultat endast tillk<strong>om</strong>mer en<br />
upphandlande myndighet i den egna verksamheten och betalas av myndigheten, eller<br />
verksamhet s<strong>om</strong> rör förvaltning av statsskulden eller s<strong>om</strong> avser tjänster från en centralbank.<br />
Tjänstekoncessioner <strong>om</strong>fattas i huvudsak inte av LOU men enligt etablerad EU-rättslig praxis ska de<br />
upphandlingsrättsliga principerna iakttas.<br />
Tips<br />
Även i de fall LOU inte gäller bör ändå alltid konkurrensen på marknaden utnyttjas för att<br />
skattebetalarnas pengar ska användas på ett så effektivt sätt s<strong>om</strong> möjligt.<br />
Upphandlingsrättsliga principer<br />
De lagar s<strong>om</strong> styr all offentlig upphandling bygger på fem grundprinciper. Bestämmelserna i<br />
upphandlingslagarna ska alltid tolkas mot bakgrund av dessa.<br />
Icke-diskriminering<br />
Principen <strong>om</strong> icke-diskriminering innebär att det är förbjudet att direkt eller indirekt diskriminera<br />
en leverantör på grund av <strong>om</strong>ständigheter s<strong>om</strong> exempelvis nationalitet. Den upphandlande<br />
myndigheten får därmed inte ställa några krav s<strong>om</strong> enbart svenska företag kan känna till eller<br />
utföra.<br />
Likabehandling<br />
Principen <strong>om</strong> likabehandling innebär att alla leverantörer ska ges samma förutsättningar. Alla<br />
leverantörer måste till exempel få tillgång till samma information samtidigt så att inte någon<br />
leverantör gynnas framför en annan leverantör. Det anses också strida mot likabehandling <strong>om</strong> det<br />
för en viss vara eller tjänst ställs krav på tillverkare, ursprung, särskilt framställningssätt,<br />
varumärke, patent eller typ såvida det inte motiveras av föremålet för upphandlingen samt åtföljs<br />
av orden ”eller likvärdig”.<br />
Ömsesidigt erkännande<br />
Principen <strong>om</strong> ömsesidigt erkännande innebär att intyg och certifikat s<strong>om</strong> har utfärdats av en<br />
medlemsstats behöriga myndigheter ska vara giltiga också i övriga EU/EES-länder. Detta kopplas<br />
till den grundläggande EU-rättsliga principen <strong>om</strong> fri rörlighet för varor och tjänster samt principen<br />
<strong>om</strong> etableringsfrihet.<br />
5
Proportionalitet<br />
Principen <strong>om</strong> proportionalitet innebär att kraven på leverantören och på varan eller tjänsten måste<br />
ha ett naturligt samband med och stå i rimlig proportion till det s<strong>om</strong> ska upphandlas. De krav s<strong>om</strong><br />
ställs ska vara både lämpliga och nödvändiga för att uppnå syftet. Om det finns flera alternativ bör<br />
det alternativ väljas s<strong>om</strong> är minst belastande för leverantören.<br />
§<br />
Öppenhet<br />
Principen <strong>om</strong> öppenhet (även kallad transparensprincipen) innebär att den upphandlande<br />
myndigheten är skyldig att skapa öppenhet och lämna information <strong>om</strong> upphandlingen och det<br />
praktiska tillvägagångssättet vid denna. Förfrågningsunderlaget ska vara klart och tydligt<br />
formulerat och innehålla samtliga krav s<strong>om</strong> ställs.<br />
Laghänvisning<br />
1 kap. 6 § LOU Särskilda undantag<br />
1 kap. 9 § LOU Principer för offentlig upphandling<br />
2 kap. 12 § LOU Offentligt styrt organ<br />
2 kap. 19 § LOU Upphandlande myndighet<br />
1.2 Tröskelvärden och upphandlingsförfaranden<br />
Det finns flera olika upphandlingsförfaranden in<strong>om</strong> offentlig upphandling. Vilket förfarande s<strong>om</strong> väljs<br />
beror på avtalets värde och hur det aktuella behovet enklast kan tillgodoses med bästa affärsmässiga<br />
resultat. Upphandlingsprocessen ser olika ut beroende på vilket förfarande du väljer.<br />
Tröskelvärdet avgör upphandlingsförfarandet<br />
Tröskelvärde är ett beloppsvärde s<strong>om</strong> avgör <strong>om</strong> en upphandling ska ske enligt de direktivstyrda eller de<br />
nationella reglerna (15 kap. LOU). De är fastställda till en nivå där företag in<strong>om</strong> EU/EES förväntas vara<br />
intresserade av att lägga anbud över nationsgränserna.<br />
Tröskelvärden för offentlig upphandling är vanligtvis giltiga i tvåårsperioder. Den senaste ändringen<br />
skedde den 1 januari 2010.<br />
Tröskelvärdena för varor och A-tjänster är<br />
1 243 375 kronor för statliga myndigheter.<br />
1 919 771 kronor för k<strong>om</strong>muner och landsting<br />
och deras bolag m.fl.<br />
Tröskelvärdet för byggentreprenader är<br />
48 193 215 kronor för samtliga upphandlande<br />
myndigheter.<br />
6
Tjänster<br />
Tjänster delas upp i två kategorier: A-tjänster och B-tjänster. Till B-tjänster hör de tjänster s<strong>om</strong> anses<br />
mindre lämpliga för handel mellan europeiska länder. B-tjänster upphandlas därför alltid enligt de<br />
nationella reglerna (15 kap. LOU) oavsett avtalets värde.<br />
Beräkning av avtalets värde<br />
Avtalets värde behöver beräknas för att avgöra <strong>om</strong> en upphandling hamnar över eller under<br />
tröskelvärdena. Beräkningen av avtalets värde ska ske utifrån tidpunkten då upphandlingen annonseras.<br />
Beräkningen ska baseras på hela avtalsperioden inklusive eventuella optioner och förlängningar s<strong>om</strong> <strong>om</strong><br />
de utnyttjas. M<strong>om</strong>s ska inte medräknas när värdet för avtalet beräknas. Liknande kontrakt s<strong>om</strong><br />
återk<strong>om</strong>mer under en tolvmånadersperiod eller ett räkenskapsår ska läggas samman vid beräkningen.<br />
§<br />
Laghänvisning<br />
3 kap. 1 § LOU Tröskelvärdenas storlek<br />
3 kap. 3-4 §§ LOU Beräkning av värdet av ett avtal<br />
3 kap. 10 § LOU Återk<strong>om</strong>mande kontrakt<br />
Bilaga 2 Förteckning över tjänstekontrakt (A-tjänster) LOU<br />
Bilaga 3 Förteckning över tjänstekontrakt (B-tjänster) LOU<br />
Möjliga förfaranden under tröskelvärdena samt för B-tjänster oavsett värde<br />
Direktupphandling<br />
Förenklat förfarande<br />
Urvalsförfarande<br />
Konkurrenspräglad dialog<br />
Projekttävling<br />
Elektroniska auktioner (inte ett fullständigt förfarande)<br />
Möjliga förfaranden över tröskelvärdet<br />
Öppet förfarande<br />
Selektivt förfarande<br />
Förhandlat förfarande<br />
Konkurrenspräglad dialog<br />
Projekttävling<br />
Elektroniska auktioner (inte ett fullständigt förfarande)<br />
Dessut<strong>om</strong> kan ramavtal användas. Det finns ramavtal s<strong>om</strong><br />
har alla villkor fastställda (rangordning eller annan fördelningsnyckel)<br />
inte har alla villkor fastställda (förnyad konkurrensutsättning).<br />
7
1.2.1 Direktupphandling<br />
Med direktupphandling avses en upphandling utan krav på anbud i viss form.<br />
En direktupphandling kan därför ske på många olika sätt, exempelvis gen<strong>om</strong> köp direkt i butik eller<br />
gen<strong>om</strong> ett mer <strong>om</strong>fattande förfarande s<strong>om</strong> kan innefatta att anbud inhämtas från en eller flera<br />
leverantörer. För att uppnå bästa möjliga resultat samt upprätthålla en god konkurrens bör den<br />
upphandlande myndigheten ha en rimligt god känned<strong>om</strong> <strong>om</strong> företagen på marknaden.<br />
Direktupphandling ska alltid ske med hänsyn till de upphandlingsrättsliga principerna, det vill säga<br />
principerna <strong>om</strong> likabehandling, icke-diskriminering, öppenhet, ömsesidigt erkännande och<br />
proportionalitet.<br />
När kan direktupphandling användas<br />
Direktupphandling kan användas<br />
<strong>om</strong> avtalets värde inte överstiger 287 000 kronor, eller<br />
<strong>om</strong> det finns synnerliga skäl, eller<br />
vid situationer då ett annonserat förfarande inte är lämpligt.<br />
8
Beloppsgräns för direktupphandling<br />
En direktupphandling är möjlig att göra <strong>om</strong> värdet uppgår till högst 287 000 kronor, inklusive värdet av<br />
eventuella options- och förlängningsklausuler. Vid beräkningen av beloppsgränsen vid direktupphandling<br />
ska alla direktupphandlingar av samma slag in<strong>om</strong> den upphandlande myndigheten under räkenskapsåret<br />
räknas samman.<br />
Samma beloppsgräns gäller oavsett <strong>om</strong> man handlar upp varor, tjänster eller byggentreprenader.<br />
Direktupphandling <strong>om</strong> det finns synnerliga skäl<br />
Direktupphandling kan användas <strong>om</strong> det finns synnerliga skäl. Med synnerliga skäl avses bland annat<br />
oförutsedda händelser s<strong>om</strong> den upphandlande myndigheten inte själv kunnat råda över. Att den<br />
upphandlande myndigheten hamnat i tidsnöd på grund av bristande planering och framförhållning medför<br />
i normalfallet inte att den upphandlande myndigheten har rätt till direktupphandling.<br />
Direktupphandling i vissa situationer<br />
Direktupphandling får användas i situationer där det inte är lämpligt att begära in anbud gen<strong>om</strong> annons.<br />
Några av dessa situationer är följande.<br />
Om det vid ett förenklat förfarande eller urvalsförfarande inte lämnades anbud eller <strong>om</strong> lämnade<br />
anbud inte var lämpliga. En förutsättning för direktupphandling är att avtalsvillkoren i<br />
förfrågningsunderlaget inte förändras väsentligt.<br />
Om det s<strong>om</strong> upphandlas endast kan levereras av en viss leverantör av tekniska eller konstnärliga<br />
skäl eller på grund av ensamrätt.<br />
När det är möjligt att göra förmånliga köp på grund av att en leverantör gått i konkurs eller<br />
liknande.<br />
Vilka dessa situationer är anges uttömmande i 4 kap. 5-9 §§ LOU.<br />
Tillvägagångssätt<br />
Det bör eftersträvas att minst tre anbud ska inhämtas vid direktupphandling (vid värden överstigande<br />
30 000 kronor) för att tillförsäkra konkurrens och möjlighet till prisjämförelse. För att undvika<br />
missförstånd är det vanligt att leverantörerna får lämna skriftliga anbud innehållande priser och andra<br />
eventuella villkor även <strong>om</strong> det inte finns något krav på skriftliga anbud. När myndigheten har valt en<br />
leverantör kan myndighetens skrivelse tillsammans med leverantörens anbud utgöra grunden för ett<br />
enklare avtal.<br />
Det finns inget krav på att annonsera en direktupphandling, men däremot kan en upphandlande myndighet<br />
välja att annonsera sin avsikt att gen<strong>om</strong>föra en direktupphandling, så kallad förhandsinsyn, i en allmänt<br />
tillgänglig elektronisk databas. Skälet till att göra en förhandsinsyn är att förhindra att upphandlingen<br />
ogiltigförklaras <strong>om</strong> det visar sig att det inte funnits skäl att gen<strong>om</strong>föra direktupphandlingen.<br />
Förhandsinsyn<br />
En förhandsinsyn ger leverantörer möjlighet att ansöka <strong>om</strong> överprövning under de tio dagar s<strong>om</strong><br />
avtalsspärr råder efter annonseringen, ifall de anser att det inte finns grund för en direktupphandling.<br />
Annons <strong>om</strong> förhandsinsyn ska innehålla följande uppgifter:<br />
1. Den upphandlande myndighetens namn och kontaktuppgifter.<br />
2. Föremålet för och värdet av avtalet.<br />
3. Namn och kontaktuppgifter avseende den eller de s<strong>om</strong> tilldelats avtalet.<br />
4. Skälen till att upphandlingen inte har annonserats.<br />
5. De upplysningar i övrigt s<strong>om</strong> är relevanta.<br />
9
§<br />
Laghänvisning<br />
2 kap. 23 § LOU Definition<br />
4 kap. 5-9 §§ LOU Situationer då en direktupphandling får ske<br />
15 kap. 3 § LOU Direktupphandling<br />
15 kap. 3a § LOU Beräkning av värdet av ett avtal<br />
15 kap. 5a § LOU Annonsering vid förhandsinsyn<br />
16 kap. 3 § LOU Avtalsspärr vid förhandsinsyn<br />
Läs mer <strong>om</strong> Direktupphandling i vägledningen på www.upphandlingsstöd.se.<br />
1.2.2 Förenklat förfarande<br />
Med förenklat förfarande avses ett förfarande där alla leverantörer har rätt att delta. Deltagande<br />
leverantörer ska lämna anbud och den upphandlande myndigheten får förhandla med en eller flera<br />
anbudsgivare.<br />
§<br />
1. Förenklat förfarande ska annonseras i en allmänt tillgänglig elektronisk databas eller i annan form<br />
s<strong>om</strong> gör en effektiv konkurrens möjlig.<br />
2. Alla intresserade leverantörer får lämna anbud. Leverantörer ska ges skälig tid för att lämna<br />
anbud. När en upphandlande myndighet avgör hur lång tidsfristen ska vara, ska den ta hänsyn till<br />
hur lång tid leverantörerna behöver för att utarbeta ett anbud.<br />
3. En kontroll sker av att leverantören uppfyller alla ställda krav på seriositet och kapacitet.<br />
4. En prövning sker av att anbudet uppfyller ställda krav i förfrågningsunderlaget.<br />
5. De anbud s<strong>om</strong> uppfyller ställda krav utvärderas därefter utifrån den tilldelningsgrund s<strong>om</strong><br />
används, det vill säga det anbud s<strong>om</strong> har lägst pris eller det anbud s<strong>om</strong> är mest ekon<strong>om</strong>iskt<br />
fördelaktigt.<br />
6. Förhandling kan ske med en eller flera anbudsgivare (<strong>om</strong> det ska ske avgör den upphandlande<br />
myndigheten).<br />
7. När ett beslut har tagits <strong>om</strong> tilldelning av avtal ska samtliga anbudsgivare underrättas snarast<br />
möjligt skriftligen. Underrättelsen ska innehålla skälen för beslutet.<br />
8. Efter underrättelse <strong>om</strong> tilldelningsbeslut råder en avtalsspärr i 10 eller 15 dagar då avtal inte får<br />
ingås. (Se avsnitt 3.12). Under avtalsspärren kan ansökan <strong>om</strong> överprövning av upphandlingen<br />
lämnas in till förvaltningsrätten.<br />
Laghänvisning<br />
2 kap. 24 § LOU Definition<br />
15 kap. 3 § LOU Förenklat förfarande<br />
15 kap. 4 § LOU Annonseringskrav<br />
15 kap. 5 § LOU Innehållet i annons<br />
15 kap. 9 § LOU Tidsfrist att lämna anbud<br />
15 kap. 13 § LOU Kontroll och uteslutning av leverantörer<br />
15 kap. 15 § LOU Prövning av anbud<br />
15 kap. 16 § LOU Tilldelningsgrunder<br />
15 kap. 19 § LOU Underrättelse <strong>om</strong> tilldelningsbeslut<br />
16 kap. 1 § LOU Avtalsspärr<br />
10
1.2.3 Urvalsförfarande<br />
Med urvalsförfarande avses ett förfarande där alla leverantörer har rätt att ansöka <strong>om</strong> att få lämna anbud,<br />
den upphandlande myndigheten inbjuder vissa leverantörer att lämna anbud och den upphandlande<br />
myndigheten får förhandla med en eller flera anbudsgivare.<br />
1. Urvalsförfarande ska annonseras i en allmänt tillgänglig elektronisk databas.<br />
2. Alla intresserade leverantörer får lämna in en ansökan <strong>om</strong> att i ett senare skede få lämna anbud, så<br />
kallad anbudsansökan. Tidsfristen för att lämna anbudsansökan får aldrig vara kortare än 10 dagar<br />
räknat från den dag då ansökningsinbjudan annonserades.<br />
3. Ett urval av de anbudssökande görs och den upphandlande myndigheten bjuder in de utvalda<br />
leverantörerna att lämna anbud. Leverantörer ska ges skälig tid för att lämna anbud.<br />
4. En prövning sker av att anbudet uppfyller ställda krav i förfrågningsunderlaget.<br />
5. De anbud s<strong>om</strong> uppfyller ställda krav utvärderas därefter utifrån den tilldelningsgrund s<strong>om</strong><br />
används, det vill säga det anbud s<strong>om</strong> har lägst pris eller det anbud s<strong>om</strong> är mest ekon<strong>om</strong>iskt<br />
fördelaktigt.<br />
6. Förhandling kan ske med en eller flera anbudsgivare (<strong>om</strong> det ska ske avgör den upphandlande<br />
myndigheten).<br />
7. När ett beslut har fattats <strong>om</strong> tilldelning av avtal ska samtliga anbudssökande och anbudsgivare<br />
underrättas snarast möjligt skriftligen. Underrättelsen ska innehålla skälen för beslutet.<br />
8. Efter underrättelse <strong>om</strong> tilldelningsbeslut råder en avtalsspärr i 10 eller 15 dagar då avtal inte får<br />
ingås. (Se avsnitt 3.12). Under avtalsspärren kan ansökan <strong>om</strong> överprövning av upphandlingen<br />
lämnas in till förvaltningsrätten.<br />
Urvalsförfarande används vanligen då man tror att det finns många leverantörer s<strong>om</strong> vill lämna anbud.<br />
§<br />
Laghänvisning<br />
2 kap. 25 § LOU Definition<br />
15 kap. 3 § LOU Urvalsförfarande<br />
15 kap. 4 § LOU Annonseringskrav<br />
15 kap. 5 § LOU Innehållet i annons<br />
15 kap. 9 § LOU Tidsfrist att lämna anbudsansökan och anbud<br />
15 kap. 13 § LOU Kontroll och uteslutning av leverantörer<br />
15 kap. 15 § LOU Prövning av anbud<br />
15 kap. 16 § LOU Tilldelningsgrunder för kontrakt<br />
15 kap. 19 § LOU Underrättelse <strong>om</strong> tilldelningsbeslut<br />
16 kap. 1 § LOU Avtalsspärr<br />
11
1.2.4 Konkurrenspräglad dialog<br />
Konkurrenspräglad dialog är ett förfarande s<strong>om</strong> varje leverantör kan begära att få delta i och där den<br />
upphandlande myndigheten för en dialog med de anbudssökande s<strong>om</strong> bjudits in att delta i förfarandet.<br />
Konkurrenspräglad dialog får användas vid tilldelningen av ett särskilt k<strong>om</strong>plicerat avtal, <strong>om</strong> förenklat<br />
förfarande eller urvalsförfarande inte medger tilldelning av avtal. För att ett avtal ska anses särskilt<br />
k<strong>om</strong>plicerat krävs exempelvis att den upphandlande myndigheten, objektivt sett, inte kan definiera de<br />
tekniska medel s<strong>om</strong> kan tillgodose myndighetens behov eller mål eller inte kan ange den rättsliga eller<br />
finansiella utformningen av ett projekt.<br />
§<br />
1. Konkurrenspräglad dialog ska annonseras i en allmänt tillgänglig elektronisk databas eller i annan<br />
form s<strong>om</strong> gör en effektiv konkurrens möjlig.<br />
2. Alla intresserade leverantörer får lämna in en ansökan <strong>om</strong> att i ett senare skede få delta i dialogen.<br />
3. Ett urval av de anbudssökande görs och den upphandlande myndigheten bjuder in de utvalda<br />
leverantörerna att delta i dialogen.<br />
4. Dialogen syftar till att identifiera och bestämma hur den upphandlande myndighetens behov bäst<br />
kan tillgodoses. Alla aspekter av avtalet får diskuteras.<br />
5. Dialogen avslutas när den upphandlande myndigheten funnit en eller flera lösningar på det<br />
aktuella behovet. En underrättelse <strong>om</strong> detta ska skickas till de deltagande leverantörerna.<br />
6. När dialogen avslutats bjuds leverantörerna in att lämna anbud.<br />
7. Anbuden prövas och utvärderas utifrån uppställda tilldelningskriterier. Tilldelningsgrunden vid<br />
konkurrenspräglad dialog ska alltid vara det ekon<strong>om</strong>iskt mest fördelaktiga anbudet.<br />
8. Den upphandlande myndigheten kan be anbudsgivare att precisera och bekräfta sina åtaganden.<br />
9. När ett beslut har fattats <strong>om</strong> tilldelning av avtal ska samtliga sökande och anbudsgivare<br />
underrättas snarast möjligt skriftligen. Underrättelsen ska innehålla skälen för beslutet.<br />
10. Efter underrättelse <strong>om</strong> tilldelningsbeslut råder en avtalsspärr i 10 eller 15 dagar då avtal inte får<br />
ingås. (Se avsnitt 3.12). Under avtalsspärren kan ansökan <strong>om</strong> överprövning av upphandlingen<br />
lämnas in till förvaltningsrätten.<br />
Laghänvisning<br />
2 kap. 9b § LOU Definition<br />
4 kap. 10-21 §§ LOU Konkurrenspräglad dialog<br />
16 kap. 1 § LOU Avtalsspärr<br />
Läs mer <strong>om</strong> Konkurrenspräglad dialog i vägledningen på www.upphandlingsstöd.se.<br />
1.2.5 Projekttävling<br />
Med projekttävling avses en tävling s<strong>om</strong> är öppen för alla och s<strong>om</strong> anordnas av en upphandlande<br />
myndighet i syfte att förvärva en ritning eller en projektbeskrivning s<strong>om</strong> en jury utsett till vinnande<br />
bidrag.<br />
12<br />
1. En projekttävling ska annonseras i en allmänt tillgänglig elektronisk databas eller på annat sätt<br />
s<strong>om</strong> gör en effektiv konkurrens möjlig.<br />
2. Alla intresserade leverantörer får lämna in en ansökan <strong>om</strong> att få delta i projekttävlingen.<br />
3. Antalet tävlingsdeltagare får begränsas. Kriterier för urvalet ska då framgå. Antalet får inte vara<br />
färre än att en effektiv konkurrens uppnås.<br />
4. En jury utser det vinnande bidraget.
§<br />
5. Juryn ska bestå av fysiska personer s<strong>om</strong> är oberoende i förhållande till tävlingsdeltagarna och<br />
varje bidrag s<strong>om</strong> prövas anonymt. Juryn ska vara självständig i sina yttranden och beslut samt vid<br />
prövningen följa de kriterier s<strong>om</strong> framgår av annonsen. Juryn ska rangordna bidragen och<br />
motivera sitt beslut.<br />
6. Dialog kan ske med en eller flera bidragsgivare <strong>om</strong> det behövs för att klargöra olika aspekter av<br />
projektet.<br />
7. Om en projekttävling avslutas med tilldelning av ett tjänsteavtal ska vinnaren bjudas in till att<br />
delta i en förhandling.<br />
Laghänvisning<br />
2 kap. 14 § LOU Definition<br />
14 kap. 1, 4, 6-9 §§ LOU Förfaranderegler<br />
15 kap. 23 § LOU Projekttävling för upphandling s<strong>om</strong> inte <strong>om</strong>fattas av direktivet<br />
1.2.6 Ramavtal<br />
Med ramavtal avses ett avtal s<strong>om</strong> ingås mellan en eller flera upphandlande myndigheter och en eller flera<br />
leverantörer, i syfte att fastställa villkoren för senare tilldelning av avtal under en given tidsperiod. En<br />
upphandlande myndighet har sedan möjlighet att tilldela ett avtal, ett så kallat avrop, under ramavtalets<br />
löptid.<br />
Ramavtal är således inte ett förfarande i sig utan ramavtal upphandlas enligt något av förfarandena.<br />
Ramavtal finns i två varianter (fastställda villkor och förnyad konkurrensutsättning) och dessa skiljer sig<br />
beträffande på vilket sätt avtal tilldelas, det vill säga hur avropet sker.<br />
Avrop vid fastställda villkor<br />
Ramavtalet kan innehålla fastställda villkor vid tilldelning av avtal (avrop).<br />
Om ramavtalet har slutits med flera leverantörer ska tilldelningen av avtal ske utifrån den fastställda<br />
fördelningsnyckeln (vanligtvis rangordning) med de villkor s<strong>om</strong> leverantören angivit i sitt anbud. Om den<br />
leverantör s<strong>om</strong> är överst i rangordningen inte kan leverera varan eller tjänsten till det pris, eller enligt de<br />
övriga villkor, s<strong>om</strong> är avtalat ska nästföljande leverantör tillfrågas.<br />
Om ett ramavtal enbart har slutits med en leverantör kan avrop ske direkt hos avtalad leverantör enligt<br />
avtalsvillkoren.<br />
Avrop vid förnyad konkurrensutsättning<br />
Är inte alla villkor (exempelvis pris) fastställda i ramavtalet ska en förnyad konkurrensutsättning ske.<br />
Detta innebär att en ny inbjudan att lämna anbud i enlighet med de villkor s<strong>om</strong> angetts i ramavtalet<br />
lämnas till ramavtalsleverantörerna. Dessa villkor får, <strong>om</strong> nödvändigt, preciseras och vid behov<br />
k<strong>om</strong>pletteras med andra villkor s<strong>om</strong> angetts i förfrågningsunderlaget till ramavtalet. I praktiken<br />
gen<strong>om</strong>förs en miniupphandling.<br />
Tidsfrister<br />
Ramavtalsleverantörer ska ges tillräcklig tid för att lämna anbud vid förnyad konkurrensutsättning. När<br />
den upphandlande myndigheten avgör hur lång tidsfristen ska vara, ska hänsyn tas till upphandlingens art<br />
och <strong>om</strong>fattning.<br />
13
Inköpscentral<br />
Ofta upphandlas ramavtal av en inköpscentral s<strong>om</strong> gen<strong>om</strong>för upphandlingen åt flera upphandlande<br />
myndigheter. Inköpscentraler kan vara rikstäckande (exempelvis Statens inköpscentral vid<br />
Kammarkollegiet eller SKL K<strong>om</strong>mentus) eller regionala.<br />
§<br />
Laghänvisning<br />
2 kap. 15 § LOU Definition<br />
5 kap. 1 § LOU Upphandling av ramavtal<br />
5 kap. 4 § LOU Ramavtal med en leverantör<br />
5 kap. 5 § LOU Ramavtal med flera leverantörer<br />
5 kap. 6 § LOU Avrop vid fastställda villkor<br />
5 kap. 7 § LOU Avrop vid förnyad konkurrensutsättning<br />
15 kap. 2 § LOU Ramavtal för upphandling s<strong>om</strong> inte <strong>om</strong>fattas av direktivet<br />
1.2.7 Elektronisk auktion<br />
En upphandlande myndighet kan välja att tillämpa elektronisk auktion där man, vid en upprepad process<br />
och med hjälp av elektroniskt medel, presenterar nya lägre priser och/eller nya värden för vissa delar av<br />
anbuden. Auktionen gen<strong>om</strong>förs efter en första fullständig utvärdering av anbuden.<br />
Elektronisk auktion är i sig inte ett förfarande. Om elektronisk auktion ska användas ska det anges i<br />
annonsen.<br />
Om en upphandlande myndighet avser gen<strong>om</strong>föra en elektronisk auktion ska det av<br />
förfrågningsunderlaget bland annat framgå:<br />
§<br />
1. Vilka delar av anbuden, vars värden måste kunna kvantifieras och uttryckas i siffror eller<br />
procenttal, s<strong>om</strong> k<strong>om</strong>mer att vara föremål för den elektroniska auktionen.<br />
2. Eventuella gränser för de värden s<strong>om</strong> kan presenteras, baserade på en bedömning av<br />
specifikationerna för föremålet för upphandlingen.<br />
3. Vilka uppgifter s<strong>om</strong> k<strong>om</strong>mer att göras tillgängliga för anbudsgivarna under den elektroniska<br />
auktionen och när detta k<strong>om</strong>mer att ske.<br />
4. Relevanta uppgifter <strong>om</strong> gen<strong>om</strong>förandet av den elektroniska auktionen.<br />
5. På vilka villkor anbudsgivarna kan lämna anbud, däribland de minsta skillnader mellan anbuden<br />
s<strong>om</strong> kan ha bestämts.<br />
6. Relevanta uppgifter <strong>om</strong> den elektroniska utrustning s<strong>om</strong> används och <strong>om</strong> anslutningen till denna<br />
utrustning.<br />
Laghänvisning<br />
2 kap. 6a § LOU Definition<br />
5a kap. 1 § LOU Tillämpnings<strong>om</strong>råde<br />
5a kap. 3 § LOU Annonsering<br />
5a kap. 4 § LOU Förfrågningsunderlag<br />
Läs mer <strong>om</strong> Elektroniska auktioner i vägledningen på www.upphandlingsstöd.se.<br />
14
2 Förbereda en upphandling<br />
Under detta avsnitt ges vägledning i hur du kan förbereda dig inför en k<strong>om</strong>mande upphandling.<br />
Förberedelserna kan <strong>om</strong>fatta<br />
att analysera marknaden och definiera behoven, men också<br />
att sätta sig in i olika upphandlingsförfaranden och principer för tilldelning av avtal, samt<br />
att utforma förfrågningsunderlag.<br />
2.1 K<strong>om</strong>petens<br />
Upphandlingsreglerna kan upplevas s<strong>om</strong> k<strong>om</strong>plicerade av båda parter. Gen<strong>om</strong> att ha rätt k<strong>om</strong>petens in<strong>om</strong><br />
upphandlings<strong>om</strong>rådet samt vara lyhörd för motpartens arbetssituation och villkor, kan den egna insatsen i<br />
upphandlingsarbetet förbättras vilket i sin tur gynnar den goda affären.<br />
En lyckad upphandling förutsätter en kvalificerad beställarorganisation, professionella upphandlare s<strong>om</strong><br />
arbetar nära beställare samt eventuella resurser för projektstyrning och avtalsuppföljning. Därutöver är det<br />
viktigt att även de medarbetare s<strong>om</strong> gör enskilda avrop och beställningar, bland annat från befintliga<br />
ramavtal, har rätt utbildning och k<strong>om</strong>petens.<br />
Lagarna innehåller krav såväl på den upphandlande myndigheten s<strong>om</strong> på leverantören. Det är också<br />
viktigt att följa utvecklingen med lagändringar, ny rättspraxis etc. Ändringarna kan innebära förenklingar,<br />
men det förek<strong>om</strong>mer också k<strong>om</strong>pletteringar av lagarna där nya krav kan ställas på den upphandlande<br />
myndigheten vad avser exempelvis annonsering och utvärdering eller helt nya upphandlingsformer och<br />
ändrade tröskelvärden.<br />
Beställarens och upphandlarens k<strong>om</strong>petens <strong>om</strong>fattar också att k<strong>om</strong>municera myndighetens värderingar<br />
och behov internt och externt samt bevaka ramavtalstrohet.<br />
2.2 Roller in<strong>om</strong> den upphandlande myndigheten<br />
In<strong>om</strong> en upphandlande myndighet finns vanligen en rollfördelning mellan de olika befattningar s<strong>om</strong><br />
deltar i <strong>upphandlingsprocessen</strong>. Var i organisationen upphandlingen sker och av vem kan emellertid<br />
variera. Den upphandlande myndigheten kan i vissa fall även anlita en extern konsult för exempelvis<br />
utformningen av förfrågningsunderlag.<br />
Beställaren och slutanvändaren<br />
Beställaren är sakkunnig och därmed kravställare för det s<strong>om</strong> ska upphandlas och deltar aktivt såväl vid<br />
utformningen av kravspecifikationen (beskrivning av det s<strong>om</strong> ska upphandlas) s<strong>om</strong> vid prövningen och<br />
utvärderingen av anbuden. Därutöver kan också slutanvändaren delta i upphandlingen både s<strong>om</strong><br />
kravställare och vid anbudsprövningen.<br />
Upphandlaren<br />
Upphandlaren är sakkunnig i upphandlingsfrågor och har ett övergripande affärsmässigt ansvar för<br />
<strong>upphandlingsprocessen</strong>.<br />
15
Upphandlaren ansvarar för<br />
utformningen av förfrågningsunderlaget i sin helhet<br />
informationen till företagen under <strong>upphandlingsprocessen</strong><br />
kvalificeringen av leverantörer<br />
prövningen och utvärderingen av anbuden (bland annat tillsammans med beställaren)<br />
upprättandet av tilldelningsbeslutet.<br />
Upphandlaren upprättar också avtalet, ibland tillsammans med den upphandlande myndighetens jurist.<br />
In<strong>om</strong> vissa upphandlande myndigheter kan upphandlaren även ha rollen s<strong>om</strong> sakkunnig och kravställare.<br />
När avtalet har tecknats<br />
När avtalet har tecknats går ansvaret över till beställaren eller upphandlaren, alternativt till den<br />
projektansvarige eller den chef eller de chefer s<strong>om</strong> ansvarar för kontraktsuppföljningen.<br />
In<strong>om</strong> en upphandlande myndighet kan det även finnas medarbetare med rätt att göra avrop från<br />
befintliga ramavtal.<br />
Konsultjäv<br />
I de fall den upphandlande myndigheten anlitar en extern konsult för utformningen av<br />
förfrågningsunderlaget, eller annat förberedelsearbete inför en upphandling, kan otillbörliga<br />
konkurrensfördelar uppk<strong>om</strong>ma för konsulten <strong>om</strong> denne också har för avsikt att lämna anbud i<br />
upphandlingen. En sådan situation kallas konsultjäv.<br />
Den upphandlande myndigheten bör också vara försiktig med att tillåta en anställd eller tidigare anställd<br />
att medverka vid och påverka exempelvis utformningen av förfrågningsunderlaget inför en upphandling<br />
s<strong>om</strong> denne själv eller någon närstående person kan delta i s<strong>om</strong> anbudsgivare.<br />
En konsult ska uteslutas från anbudsgivning <strong>om</strong> konsulten gen<strong>om</strong> tidigare uppdrag hos myndigheten<br />
har styrt innehållet i kravspecifikationen så att den på ett eller annat sätt anpassats till konsultens<br />
produkter<br />
fått otillbörliga konkurrensfördelar gen<strong>om</strong> information <strong>om</strong> exempelvis den upphandlande<br />
myndighetens krav, budget med mera s<strong>om</strong> andra anbudsgivare inte fått eller<br />
gen<strong>om</strong> sin medverkan fått någon annan form av otillbörlig konkurrensfördel.<br />
Konsulten ska uteslutas i egenskap av anbudsgivare men konsulten får inte heller biträda en annan<br />
anbudsgivare. Det saknar i princip betydelse <strong>om</strong> konsulten anlitats direkt av den upphandlande<br />
myndigheten eller <strong>om</strong> konsulten medverkat s<strong>om</strong> underkonsult.<br />
Sådana konkurrensfördelar s<strong>om</strong> endast består i att konsulten är bättre ”påläst” eller har ett visst<br />
tidsmässigt försprång framför andra anbudsgivare, anses vanligtvis inte s<strong>om</strong> otillbörliga. En förutsättning<br />
är dock att alla konsultens arbetsresultat, liks<strong>om</strong> annan information s<strong>om</strong> konsulten fått när det gäller krav,<br />
budget med mera, måste redovisas i förfrågningsunderlaget. Det är i dessa fall viktigt att anbudstiden görs<br />
tillräckligt lång så att alla anbudsgivare får samma möjlighet att tillgodogöra sig sådan information så att<br />
det tidsmässiga försprånget s<strong>om</strong> konsulten har inte får någon egentlig betydelse.<br />
Den upphandlande myndigheten bör fatta beslut <strong>om</strong> att förkasta anbud på grund av konsultjäv så snart<br />
myndigheten har den information s<strong>om</strong> behövs för att göra en sådan bedömning. Det/de företag s<strong>om</strong> inte<br />
har rätt att delta i upphandlingen bör därefter meddelas <strong>om</strong> beslutet snarast möjligt. Innan en uteslutning<br />
sker måste berörd konsult alltid få möjlighet att visa att de utförda uppdragen inte medfört någon otillåten<br />
konkurrensfördel.<br />
16
En konsult s<strong>om</strong> är osäker på <strong>om</strong> denne har rätt att lämna anbud har rätt att få ta del av den upphandlande<br />
myndighetens beslut på ett tidigt stadium. Om en konsult, s<strong>om</strong> exempelvis anlitas för utformningen av<br />
förfrågningsunderlaget, inte k<strong>om</strong>mer att kunna delta s<strong>om</strong> anbudsgivare i den senare upphandlingen på<br />
grund av otillbörliga konkurrensfördelar, bör förfrågningsunderlaget för upphandlingen av denna konsult<br />
innehålla en upplysning <strong>om</strong> detta. Informationen gör det då möjligt för konsulten att välja i vilket av de<br />
båda uppdragen s<strong>om</strong> det är mest intressant att delta.<br />
2.3 Definiera verksamhetens behov<br />
Förberedelsestadiet inleds med att ta fram en kravbild utifrån verksamhetens behov för att kunna<br />
identifiera vad s<strong>om</strong> ska anskaffas samt under vilken tidsperiod behovet k<strong>om</strong>mer att uppstå.<br />
Involvera slutanvändaren<br />
Det är mycket viktigt att slutanvändaren involveras i upphandlingen. Görs inte det finns det en risk att det<br />
s<strong>om</strong> köps in inte motsvarar det behov s<strong>om</strong> finns i verksamheten. Vid behovsanalysen kan slutanvändare<br />
tillfrågas <strong>om</strong> vad deras behov är gen<strong>om</strong> intervjuer eller enkäter. Men även <strong>om</strong> den tilltänkte<br />
slutanvändaren har känned<strong>om</strong> <strong>om</strong> det behov s<strong>om</strong> ligger till grund för upphandlingen, innebär det inte att<br />
användaren alltid har känned<strong>om</strong> <strong>om</strong> hur behovet ska tillgodoses på bästa sätt.<br />
Vid behovsanalysen bör därför fokus ligga på att klargöra behovet och inte på att hitta vilken lösning s<strong>om</strong><br />
ska levereras.<br />
Ta hänsyn till hela myndigheten<br />
Hela myndighetens behov bör identifieras. Det kan tänkas att olika delar av myndigheten har liknande<br />
behov. En upphandling kan då samordnas för att säkerställa att allas behov ska kunna tillfredsställas.<br />
Om upphandlingen ersätter ett tidigare avtal bör behovsanalysen innehålla en utvärdering av vad s<strong>om</strong> är<br />
bra respektive dåligt i det nuvarande avtalet.<br />
Gen<strong>om</strong> att se till att det s<strong>om</strong> ska upphandlas är grundat på ett verkligt behov s<strong>om</strong> är väl förankrat hos<br />
användarna ökar sannolikheten att det ska bli en lyckad upphandling med god avtalstrohet.<br />
Beakta miljöhänsyn och sociala hänsyn<br />
En upphandlande myndighet bör beakta miljöhänsyn och sociala hänsyn <strong>om</strong> upphandlingens art motiverar<br />
detta.<br />
Beräkna värdet<br />
Behovsanalysen bör även innehålla en beräkning av värdet på det s<strong>om</strong> k<strong>om</strong>mer att upphandlas. Värdet<br />
k<strong>om</strong>mer bland annat att påverka vilket upphandlingsförfarande s<strong>om</strong> får användas och vilka krav s<strong>om</strong> ska<br />
ställas på de anbudsgivande företagen.<br />
Upphandlingens värde kan behöva uppskattas redan i budgetprocessen. Om det s<strong>om</strong> ska upphandlas inte<br />
ryms in<strong>om</strong> budgeten kan antingen kraven eller de ekon<strong>om</strong>iska förutsättningarna behöva ändras.<br />
Tips<br />
Var noga med att definiera behovet. Detta ska ligga till grund för beskrivningen i<br />
förfrågningsunderlaget.<br />
Tänk på att <strong>om</strong> möjligt ge anbudsgivaren viss frihet att själv k<strong>om</strong>ma med förslag på lösningar.<br />
17
2.4 Marknadsanalys<br />
Varför behövs en marknadsanalys<br />
För att lyckas med en upphandling är det viktigt att ha kunskap <strong>om</strong> vad marknaden erbjuder och vilka<br />
leverantörer s<strong>om</strong> finns. LOU innehåller inget förbud mot att upphandlare inför en upphandling har<br />
kontakter med leverantörer, så länge principerna <strong>om</strong> likabehandling och icke-diskriminering iakttas.<br />
Tvärt<strong>om</strong> så bör kunskap <strong>om</strong> marknaden inhämtas i god tid innan upphandlingen inleds.<br />
Kraven i förfrågningsunderlaget ska vara väl avvägda i förhållande till den upphandlande myndighetens<br />
behov och den specifika branschen. En upphandlande myndighet s<strong>om</strong> saknar tillräcklig kunskap <strong>om</strong> en<br />
marknad riskerar att ställa krav i upphandlingen s<strong>om</strong> leverantörer har svårt att leva upp till. Likaså kan<br />
ogen<strong>om</strong>tänkta krav leda till onödigt höga priser eller att leverantörer avstår från att lämna anbud. En<br />
marknadsanalys är därför ofta en förutsättning för att kunna utforma ändamålsenliga krav i<br />
förfrågningsunderlaget samt att upphandlingen kan gen<strong>om</strong>föras under god konkurrens.<br />
Kontakta flera olika leverantörer<br />
Vid kontakter med leverantörerna kan det vara värdefullt att få information <strong>om</strong> hur de ser på det s<strong>om</strong> ska<br />
upphandlas. Ta kontakt med flera leverantörer för att få en så objektiv bild s<strong>om</strong> möjligt av det s<strong>om</strong> ska<br />
upphandlas och undvika att några få leverantörer präglar din bild av det s<strong>om</strong> ska upphandlas. Du kan även<br />
ta kontakt med branschorganisationer.<br />
Var försiktig med att föra detaljerade diskussioner <strong>om</strong> förfrågningsunderlaget och olika krav.<br />
Leverantörerna vill givetvis att kraven och önskemålen i förfrågningsunderlaget utformas på ett sätt s<strong>om</strong><br />
är gynnsamt för det egna företaget.<br />
Kontakta upphandlande myndigheter<br />
Marknadsanalysen kan också <strong>om</strong>fatta kontakter med andra upphandlande myndigheter s<strong>om</strong> har erfarenhet<br />
av upphandling av den aktuella varan eller tjänsten.<br />
Likabehandling<br />
Alla leverantörer ska behandlas lika. En marknadsanalys får inte innebära att förhandlingar inleds eller att<br />
löften <strong>om</strong> framtida leveranser utlovas till någon leverantör. Den får inte heller leda till att någon enskild<br />
leverantör får en otillbörlig fördel vid utformningen av förfrågningsunderlaget.<br />
Om en leverantör får för stor påverkan på förfrågningsunderlagets utformning kan det innebära en<br />
särbehandling av en leverantör, vilket i sin tur kan leda till att upphandlingen behöver rättas eller göras<br />
<strong>om</strong>.<br />
Tips<br />
En marknadsanalys bör bland annat ge svar på dessa frågor:<br />
Vad erbjuder marknaden utifrån det behov s<strong>om</strong> den upphandlande myndigheten har<br />
Vilka är leverantörerna på marknaden<br />
Är de uppställda kraven rimliga<br />
Kan leverantörerna på marknaden uppfylla uppställda krav<br />
Sker konkurrensen på marknaden gen<strong>om</strong> pris eller kvalitet etc.<br />
Vad kan kostnaden för behovet uppskattas till<br />
18
2.5 Utforma en upphandlingsstrategi<br />
Innan upphandlingen påbörjas är det en god idé att utforma en upphandlingsstrategi för att säkerställa att<br />
exempelvis följande frågor har beaktats.<br />
Gäller LOU för den aktuella upphandlingen<br />
Finns det ett ramavtal s<strong>om</strong> täcker det aktuella behovet<br />
Har myndigheten tillräcklig känned<strong>om</strong> <strong>om</strong> de olika möjligheter s<strong>om</strong> marknaden erbjuder<br />
Ryms upphandlingen in<strong>om</strong> budgeten<br />
Är det klart vem s<strong>om</strong> får fatta beslut <strong>om</strong> att gen<strong>om</strong>föra upphandlingen och vem s<strong>om</strong> är behörig att<br />
underteckna det avtal s<strong>om</strong> upphandlingen resulterar i<br />
Innebär upphandlingen någon risk för myndigheten s<strong>om</strong> medför särskilda överväganden innan<br />
upphandlingen påbörjas<br />
Har krav s<strong>om</strong> skulle medföra ett onödigt högt pris på det s<strong>om</strong> upphandlas undvikits<br />
Har förfrågningsunderlag utformats på ett sätt s<strong>om</strong> möjliggör för innovativa lösningar<br />
Har slutanvändaren fått lämna synpunkter på förfrågningsunderlaget<br />
Finns det någon s<strong>om</strong> har möjlighet att svara på frågor från intresserade leverantörer<br />
2.6 Välj upphandlingsförfarande<br />
Ramavtal<br />
Undersök alltid först <strong>om</strong> det finns ett ramavtal s<strong>om</strong> täcker det aktuella behovet. Att använda sig av ett<br />
ramavtal innebär i de flesta fall fördelar jämfört med att gen<strong>om</strong>föra upphandlingen själv, framför allt<br />
sparas tid och de ekon<strong>om</strong>iska villkoren kan vara mer fördelaktiga.<br />
Det är inte ovanligt att upphandlande myndigheter har interna regler s<strong>om</strong> anger att ramavtal alltid ska<br />
användas <strong>om</strong> sådana finns. Statliga myndigheter ska alltid använda ramavtal s<strong>om</strong> slutits av Statens<br />
inköpscentral, <strong>om</strong> inte annan form av avtal sammantaget är bättre för det aktuella behovet.<br />
Läs mer på www.avropa.se.<br />
Beräkna värdet av det s<strong>om</strong> ska anskaffas<br />
Om ramavtal saknas ska upphandling ske och då är det värdet av det s<strong>om</strong> ska anskaffas s<strong>om</strong> avgör vilket<br />
förfarande s<strong>om</strong> kan användas.<br />
Om värdet uppgår till högst cirka 287 000 kronor (beloppet gäller för 2011) kan direktupphandling<br />
vara möjlig att göra. Vid beräkning av beloppsgräns vid direktupphandling ska alla<br />
direktupphandlingar av samma slag under räkenskapsåret räknas ihop.<br />
Om värdet överstiger 287 000 kronor men understiger tröskelvärdena (1 243 375 för statliga<br />
myndigheter och 1 919 771 kronor för k<strong>om</strong>muner och landsting) kan förenklat förfarande,<br />
urvalsförfarande, konkurrenspräglad dialog eller projekttävling användas. I särskilda situationer<br />
kan även direktupphandling användas.<br />
Om värdet av upphandlingen överstiger tröskelvärdena ska andra upphandlingsförfaranden<br />
användas (dessa beskrivs dock inte i denna vägledning).<br />
För beskrivning av de olika upphandlingsförfarandena hänvisas till avsnitt 1.2 med underrubriker.<br />
19
3 Gen<strong>om</strong>föra en upphandling<br />
3.1 Utforma ett förfrågningsunderlag<br />
Behovsdefinieringen och marknadsanalysen har resulterat i ett antal aspekter på varan eller tjänsten s<strong>om</strong><br />
nu ska formuleras till krav och önskemål i ett förfrågningsunderlag.<br />
Förfrågningsunderlaget är det underlag s<strong>om</strong> en upphandlande myndighet tillhandahåller leverantörer och<br />
ska innefatta samtliga handlingar s<strong>om</strong> gäller för den aktuella upphandlingen.<br />
Ett väl utformat förfrågningsunderlag är avgörande för att en upphandling ska bli en god affär.<br />
Förfrågningsunderlaget ska säkerställa att<br />
verksamhetens behov tillgodoses<br />
konkurrensen på marknaden utnyttjas<br />
upphandlingen gen<strong>om</strong>förs rättssäkert och effektivt.<br />
Förfrågningsunderlaget ska vara fullständigt och innehålla alla krav på det s<strong>om</strong> upphandlas. Det ska också<br />
vara så klart och tydligt att en leverantör kan förstå vilka krav s<strong>om</strong> ställs och hur utvärderingen ska ske.<br />
Vid anbudsprövningen är det inte tillåtet att beakta något annat än vad s<strong>om</strong> finns angivet i<br />
förfrågningsunderlaget. De krav s<strong>om</strong> ställs ska inte vara mer <strong>om</strong>fattande än nödvändigt för den aktuella<br />
anskaffningen av varan eller tjänsten.<br />
De krav s<strong>om</strong> ställs ska kunna verifieras av leverantören. Den upphandlande myndigheten kan exempelvis<br />
ställa krav på att en projektledare ska ha en viss utbildning och s<strong>om</strong> bevis på det kräva att ett<br />
examensbevis eller kursintyg s<strong>om</strong> styrker detta bifogas anbudet. Alla ställda krav kan inte verifieras<br />
gen<strong>om</strong> dokumentation. För vissa krav kan det i stället vara lämpligt att leverantören endast intygar att<br />
kravet är uppfyllt. Ett annat sätt kan vara att leverantören lämnar en beskrivning över hur kravet uppfylls<br />
eller k<strong>om</strong>mer att uppfyllas vid avtalsstart.<br />
Den dokumentation och de handlingar s<strong>om</strong> begärs in ska alltid vara kopplade till ett krav eller<br />
tilldelningskriterium. Det är exempelvis inte meningsfullt att begära in en årsredovisning <strong>om</strong> det inte<br />
finns ett krav avseende exempelvis leverantörens <strong>om</strong>sättning, soliditet eller likviditet.<br />
Samtliga krav (s<strong>om</strong> i vissa fall benämns ska-krav) måste uppfyllas för att anbudet ska kunna antas. Krav<br />
ska uppfyllas medan tilldelningskriterier utvärderas.<br />
Innehåll i ett förfrågningsunderlag<br />
För överskådlighetens skull kan det vara lämpligt att dela upp förfrågningsunderlaget i olika avsnitt.<br />
Förfrågningsunderlaget består ofta av följande delar.<br />
1. Allmän orientering <strong>om</strong> upphandlingen.<br />
2. Administrativa villkor för upphandlingens gen<strong>om</strong>förande.<br />
3. Krav på leverantören.<br />
4. Krav på varan eller tjänsten (även benämnd teknisk specifikation eller kravspecifikation) s<strong>om</strong><br />
beskriver upphandlingsföremålet.<br />
5. Anbudsutvärdering (lägst pris eller ekon<strong>om</strong>iskt mest fördelaktigt) samt tilldelningskriterier.<br />
6. K<strong>om</strong>mersiella villkor s<strong>om</strong> ska gälla under avtalstiden.<br />
20
Allmän orientering<br />
I detta avsnitt ska läsaren få en överblick över upphandlingen.<br />
Följande uppgifter kan ingå.<br />
Övergripande beskrivning av upphandlingen<br />
Referensnummer<br />
Uppgift <strong>om</strong> den upphandlande myndigheten<br />
Beskrivning av varan eller tjänsten s<strong>om</strong> upphandlas<br />
Optioner<br />
Eventuell möjlighet att lämna anbud på delar av upphandlingen<br />
De förutsättningar s<strong>om</strong> gäller för upphandlingens gen<strong>om</strong>förande<br />
Administrativa villkor<br />
I detta avsnitt ställs olika krav på upphandlingens formella delar.<br />
Följande uppgifter kan ingå.<br />
Tips<br />
Upphandlingsförfarande<br />
Om förhandling k<strong>om</strong>mer att gen<strong>om</strong>föras<br />
Hur den upphandlande myndigheten behandlar frågor och svar kring förfrågningsunderlaget<br />
Förutsättningar för anbudsinlämningen (anbudets form, innehåll, språk, tillåtna sätt att lämna<br />
anbud, anbudsmärkning och adress, anbuds giltighetstid, tilldelningsbeslut och<br />
upphandlingssekretess)<br />
För att ge alla samma förutsättningar ska en sista dag då den upphandlande myndigheten presenterar<br />
svar, förtydliganden och k<strong>om</strong>pletteringar anges i förfrågningsunderlaget. Alla leverantörer eller<br />
anbudssökande får därmed ta del av eventuell k<strong>om</strong>pletterande information samtidigt.<br />
Om en leverantör anser att något är oklart eller otydligt i förfrågningsunderlaget bör det anges i<br />
förfrågningsunderlaget hur frågor kan ställas till den upphandlande myndigheten. Ange gärna ett<br />
sista datum för att ta emot frågor <strong>om</strong> förfrågningsunderlaget så att alla leverantörer hinner ta del av<br />
svaren innan anbud lämnas.<br />
Undvik att ställa sådana krav s<strong>om</strong> inte är kopplade till varan eller tjänsten s<strong>om</strong> upphandlas och<br />
inte är relevanta för att avtalet ska kunna tilldelas, s<strong>om</strong> exempelvis att anbud ska lämnas i ett anonymt<br />
ytterkuvert och att anbudet ska lämnas i två exemplar. Formulera hellre dessa s<strong>om</strong> önskemål.<br />
Ett sätt att ta höjd tidsmässigt för att anbuden ska vara giltiga vid överprövning är att i<br />
förfrågningsunderlaget ange att anbudens giltighet ska förlängas aut<strong>om</strong>atiskt vid en eventuell<br />
överprövning. S<strong>om</strong> en tumregel kan en sådan förlängning gälla i fyra till sex månader. Bedömning<br />
måste göras i varje enskilt fall.<br />
21
Krav på leverantören<br />
Det finns ett antal förutsättningar s<strong>om</strong> medför att en leverantör ska eller får uteslutas, exempelvis när<br />
leverantören har begått grov ekon<strong>om</strong>isk brottslighet eller <strong>om</strong> leverantören har gått i konkurs eller <strong>om</strong><br />
leverantören inte har fullgjort sina åliggande avseende skatter och socialförsäkringsavgifter. Uppgifter <strong>om</strong><br />
hur en leverantör sköter sina skatter och socialförsäkringsavgifter ska inhämtas från Skatteverket av den<br />
upphandlande myndigheten, det vill säga dessa uppgifter ska inte krävas från leverantören. För att de<br />
frivilliga uteslutningsrundorna ska kunna tillämpas måste dessa anges i förfrågningsunderlaget. (Se vidare<br />
avsnitt 3.6.)<br />
Följande uppgifter kan ingå i avsnittet krav på leverantören:<br />
Obligatoriska uteslutningsgrunder enligt 10 kap. 1 § LOU<br />
Frivilliga uteslutningsgrunder enligt 10 kap. 2 § LOU<br />
Bevis på registrering enligt 11 kap. 6 § LOU.<br />
Den upphandlande myndigheten k<strong>om</strong>mer även att bedöma att leverantören har tillräcklig förmåga för att<br />
leverera den vara eller utföra den tjänst s<strong>om</strong> upphandlingen avser. Den upphandlande myndigheten<br />
kontrollerar att leverantören uppfyller de så kallade kvalifikationskraven i upphandlingen. Om en<br />
leverantör inte uppfyller kvalifikationskraven får denne inte tilldelas avtalet, förut<strong>om</strong> i de fall kraven kan<br />
uppfyllas gen<strong>om</strong> att leverantören åberopar andra företags kapacitet.<br />
Exempel på kvalifikationskrav är<br />
teknisk och yrkesmässig kapacitet<br />
ekon<strong>om</strong>isk ställning<br />
kvalitetsledningssystem<br />
miljöledningssystem<br />
förteckning över utförda uppdrag (referenser).<br />
Krav på varan eller tjänsten<br />
I detta avsnitt, s<strong>om</strong> ofta även benämns kravspecifikation eller teknisk specifikation, beskrivs varan eller<br />
tjänsten s<strong>om</strong> ska upphandlas. Ett sätt att utforma kraven är att ange detaljerade specifikationer avseende<br />
varans egenskaper eller hur tjänsten ska utföras. Ett annat sätt är att beskriva den funktion och de mål s<strong>om</strong><br />
ska uppnås. Gen<strong>om</strong> att den upphandlande myndigheten utformar funktionella krav ges leverantören ett<br />
större utrymme att använda sin yrkeskunskap och kreativitet. Även <strong>om</strong> tillvägagångssättet inte anges<br />
detaljerat bör den upphandlande myndigheten noga precisera vilket resultat s<strong>om</strong> ska uppnås.<br />
Tips<br />
Om alla krav på varan eller tjänsten samlas under detta avsnitt är det enkelt för leverantören att<br />
överblicka vad s<strong>om</strong> efterfrågas. Undvik att skriva samma eller liknande krav på flera ställen.<br />
Dels blir förfrågningsunderlaget onödigt <strong>om</strong>fattande, dels finns en risk för motstridigheter.<br />
En teknisk specifikation får inte innehålla hänvisning till ursprung, tillverkning, varumärke etc.<br />
<strong>om</strong> detta kan leda till att vissa företag gynnas eller missgynnas. Om det inte är möjligt att beskriva<br />
föremålet för upphandlingen tillräckligt preciserat och begripligt utan sådana hänvisningar ska kravet<br />
följas av orden "eller likvärdigt".<br />
22
Anbudsutvärdering<br />
I detta avsnitt beskrivs vilken tilldelningsgrund och vilka tilldelningskriterier s<strong>om</strong> ska användas.<br />
Det finns två tilldelningsgrunder att välja mellan. Antingen ska det ekon<strong>om</strong>iskt mest fördelaktiga anbudet<br />
eller det anbud s<strong>om</strong> har lägst pris tilldelas avtal. Du får välja fritt vilken tilldelningsgrund du vill tillämpa<br />
men tilldelningsgrunden ska klart anges i förfrågningsunderlaget. Överväg noga vilken princip s<strong>om</strong> ska<br />
användas.<br />
Ekon<strong>om</strong>iskt mest fördelaktiga anbudet<br />
Syftet med att tillämpa det ekon<strong>om</strong>iskt mest fördelaktiga anbudet är att andra aspekter än pris, sås<strong>om</strong><br />
exempelvis kvalitet och miljöegenskaper, ska kunna beaktas och värderas. Slutresultatet kan då bli en, på<br />
sikt, mer kostnadseffektiv lösning än då enbart priset avgör valet av leverantör.<br />
Om den upphandlande myndigheten avser att tillämpa det ekon<strong>om</strong>iskt mest fördelaktiga anbudet s<strong>om</strong><br />
utvärderingsmetod ska de tilldelningskriterier s<strong>om</strong> ska värderas tydligt definieras i<br />
förfrågningsunderlaget. Det ska också beskrivas vad s<strong>om</strong> k<strong>om</strong>mer att beaktas vid värderingen samt på<br />
vilka grunder bedömningen och poängsättningen k<strong>om</strong>mer att ske.<br />
För upphandlingar under tröskelvärdena gäller att tilldelningskriterierna antingen ska viktas eller anges i<br />
fallande prioritetsordning.<br />
Exempel på tilldelningskriterier är<br />
pris<br />
leveranstid eller tid för gen<strong>om</strong>förande<br />
miljöegenskaper sås<strong>om</strong> livscykelkostnader<br />
driftkostnader<br />
kostnadseffektivitet<br />
kvalitet<br />
estetiska, funktionella och tekniska egenskaper<br />
service och tekniskt stöd.<br />
Dessa kan k<strong>om</strong>pletteras och ersättas med andra, under förutsättning att de har anknytning till den vara<br />
eller tjänst s<strong>om</strong> upphandlingen avser. Krav s<strong>om</strong> ingår i leverantörskvalificeringen ska däremot inte<br />
utvärderas s<strong>om</strong> tilldelningskriterier.<br />
Lägsta pris<br />
Om den upphandlande myndigheten avser att tillämpa lägsta pris ska priset klart definieras med<br />
beskrivning av vad s<strong>om</strong> ska ingå och hur priset ska anges exempelvis totalt pris för hela uppdraget, pris<br />
per månad, pris per timme etc. Viktigt är också att ange betalningsvillkoren då dessa kan påverka<br />
prisbilden. Tydligt definierade prisvillkor gäller givetvis också då priset utgör ett av tilldelningskriterierna<br />
vid utvärdering av det ekon<strong>om</strong>iskt mest fördelaktiga anbudet.<br />
Även i de fall lägsta pris tillämpas kan naturligtvis kvalitet, miljöegenskaper, livscykelkostnader etc.<br />
beaktas men då i form av relevanta krav (ska-krav) s<strong>om</strong> således måste uppfyllas men däremot inte<br />
utvärderas.<br />
23
Tips<br />
Tänk noga igen<strong>om</strong> tilldelningskriterierna så att dessa har ett samband med den vara eller tjänst s<strong>om</strong><br />
upphandlas.<br />
Ange hur tilldelningskriterierna viktas och/eller rangordnas. Exemplifiera gärna hur<br />
utvärderingsmodellen fungerar praktiskt.<br />
Simulera utvärderingsmodellen för att säkerställa att rätt resultat uppnås.<br />
K<strong>om</strong>mersiella villkor (avtalsvillkor)<br />
I detta avsnitt beskrivs avtalsvillkoren. Det kan vara lämpligt att i vissa fall hänvisa till ett standardavtal,<br />
till exempel ALOS05 (allmänna bestämmelser vid leverans av varor till offentliga sektorn) eller till ett<br />
annat standardavtal <strong>om</strong> vissa frågor inte särskilt regleras i avtalet eller exempelvis köplagen (1990:931).<br />
Följande klausuler kan ingå i avtalet.<br />
Avtalsparter<br />
Avtalsperiod med angivande av eventuell förlängningsmöjlighet<br />
Avtalshandlingar med inbördes rangordning<br />
Option<br />
Leveransvillkor<br />
Ändringar och tillägg under avtalsperioden<br />
Kontaktpersoner<br />
Pris och prisjustering<br />
Betalningsvillkor<br />
Dröjsmål med betalning<br />
Kontroll av leverans<br />
Faktureringsvillkor<br />
Immateriella rättigheter<br />
Begränsning av publicering och marknadsföring<br />
Överlåtelse av rättigheter och skyldigheter<br />
Underleverantör<br />
Ansvar vid fel eller brister<br />
Produktförändringar<br />
Ansvarsförsäkring<br />
Force majeure<br />
Skadestånd och viten<br />
Hävning<br />
Tvistlösning, tillämplig lag<br />
Villkor för samarbete (det vill säga hur avtalet k<strong>om</strong>mer att följas upp av avtalsparter)<br />
Övrigt<br />
Till ett förfrågningsunderlag kan med fördel även bifogas<br />
en checklista innehållande de dokument s<strong>om</strong> ska bifogas till anbudet, vilket underlättar för<br />
leverantörer s<strong>om</strong> ska lämna anbud<br />
ett separat anbudsformulär s<strong>om</strong> innehåller samtliga krav s<strong>om</strong> ska besvaras.<br />
Detta underlättar leverantörens arbete för att lämna anbud och minskar risken att leverantören av misstag<br />
inte besvarar uppställda krav eller inte bifogar efterfrågade bevis och därmed riskerar att diskvalificeras.<br />
24
Tips<br />
Krav och villkor<br />
ska formuleras klart och tydligt för att lämna minsta möjliga utrymme för tolkning<br />
bör formuleras på ett sådant sätt att anbudsprövningen kan göras på ett enkelt sätt<br />
ska vara möjliga att kontrollera, utvärdera och följa upp.<br />
Uppmana anbudsgivarna att bara svara på det s<strong>om</strong> efterfrågas. Broschyrer och annat utan<br />
relevans för upphandlingen beaktas inte.<br />
!<br />
Fundera också över <strong>om</strong> krav eller villkor:<br />
Innebär att leverantörer från andra länder kan ha svårare att konkurrera med sina varor och tjänster<br />
än svenska företag. Vid offentlig upphandling ska företag oavsett nationellt ursprung kunna vara<br />
med och tävla <strong>om</strong> offentliga avtal.<br />
Är utformade på ett sätt s<strong>om</strong> särskilt gynnar ett visst företag. Syftet med upphandling är att göra det<br />
möjligt för företag att tävla <strong>om</strong> offentliga avtal på lika villkor.<br />
Är proportionella och relevanta i förhållande till det s<strong>om</strong> upphandlas. Omfattande krav eller krav<br />
s<strong>om</strong> inte har en naturlig anknytning till det s<strong>om</strong> ska upphandlas ska inte ställas efters<strong>om</strong> det i<br />
onödan kan försvåra för leverantörer att delta i upphandlingen.<br />
Läs mer <strong>om</strong> Utformning av förfrågningsunderlag och Anbudsutvärdering i vägledningarna på<br />
www.upphandlingsstöd.se.<br />
3.2 Annonsera<br />
Annonsens innehåll<br />
De upphandlingsrättsliga principerna gäller även för annonser. Annonser ska därför uppfylla kraven på<br />
likabehandling och proportionalitet med mera.<br />
Vid annonsering av upphandlingar under tröskelvärdet ska minst följande framgå av annonsen.<br />
Uppgift <strong>om</strong> föremålet för upphandlingen.<br />
Kontaktuppgifter till den upphandlande myndigheten.<br />
Vid förenklat förfarande ska dessut<strong>om</strong> följande framgå i annonsen.<br />
Hur anbud får lämnas.<br />
Den dag då anbud senast ska ha k<strong>om</strong>mit in.<br />
Till vilken dag anbudet ska vara bindande.<br />
Vid urvalsförfarande ska dessut<strong>om</strong> följande stå i annonsen.<br />
Hur anbudsansökan ska lämnas in.<br />
Den dag ansökan senast ska ha k<strong>om</strong>mit in.<br />
25
Vid urvalsförfarande får du i ansökningsinbjudan ange hur många leverantörer du avser att bjuda in.<br />
Antalet ska bestämmas med hänsyn till vad s<strong>om</strong> ska upphandlas och vara tillräckligt stort för att effektiv<br />
konkurrens ska kunna uppnås.<br />
Ofta förek<strong>om</strong>mer följande information i annonser.<br />
Rubrik<br />
CPV-kod<br />
Sammanfattning av upphandlingen<br />
Verksamhet s<strong>om</strong> upphandlingen avser<br />
Upphandlande myndighet<br />
Plats för fullgörande av upphandlingen<br />
Kontaktpersoner/<strong>om</strong>bud<br />
Sista anbudsdag<br />
Förfarande<br />
Typ av dokument<br />
Diarienummer eller ärendebeteckning<br />
Många upphandlande myndigheter använder sig av elektroniska databaser för annonsering av<br />
upphandlingar. Dessa databaser tillhandahåller annonsformulär där du fyller i relevanta uppgifter <strong>om</strong><br />
upphandlingen. Om du använder ett elektroniskt upphandlingssystem skapas annonsen aut<strong>om</strong>atiskt.<br />
Exempel på svenska elektroniska databaser där du kan publicera en annons <strong>om</strong> upphandling är följande,<br />
anges i bokstavsordning.<br />
E-avrop - www.e-avrop.c<strong>om</strong><br />
Eniro upphandling - www.eniroupphandling.se<br />
Licitio - www.licitio.se<br />
Mercell - www.mercell.se<br />
VISMA OPIC - www.opic.se<br />
Det kan finnas ytterligare databaser. Annonser s<strong>om</strong> publiceras i en databas sprids ofta till andra databaser.<br />
Tips<br />
Även <strong>om</strong> annonsering sker kan det underlätta för leverantörer <strong>om</strong> upphandlingar även läggs ut<br />
på den upphandlande myndighetens hemsida.<br />
Utforma annonsen på ett sätt s<strong>om</strong> skapar intresse hos leverantörerna att delta i upphandlingen.<br />
Tänk på att <strong>om</strong> du skickar din annons sent på eftermiddagen så kan det hända att den publiceras<br />
först nästföljande dag.<br />
§<br />
Laghänvisning<br />
15 kap. 4 § LOU Annonsering vid förenklat förfarande<br />
15 kap. 4 § LOU Annonsering vid urvalsförfarande<br />
15 kap. 5 § LOU Innehåll i annons<br />
26
3.3 Frågor från leverantörer<br />
För att få in korrekta och k<strong>om</strong>pletta anbud är det nödvändigt att leverantörerna har all nödvändig<br />
information <strong>om</strong> upphandlingen och har förstått den.<br />
Frågor och svar<br />
Eventuella förtydliganden och svar på frågor <strong>om</strong> förfrågningsunderlaget bör ske så tidigt s<strong>om</strong> möjligt.<br />
Senast sex dagar innan sista anbudsdag ska k<strong>om</strong>pletterande upplysningar <strong>om</strong> förfrågningsunderlaget<br />
lämnas (under förutsättning att den upphandlande myndigheten fått frågan i god tid). Ange gärna ett sista<br />
datum för att ta emot frågor <strong>om</strong> förfrågningsunderlag så att alla leverantörer hinner ta del av svaren innan<br />
anbud lämnas.<br />
All k<strong>om</strong>pletterande information ska tillhandahållas på ett sådant sätt att samtliga leverantörer s<strong>om</strong> tagit<br />
del av förfrågningsunderlaget, eller k<strong>om</strong>mer ta del av det, får tillgång till den k<strong>om</strong>pletterande<br />
informationen. Svar kan exempelvis lämnas på den upphandlande myndighetens hemsida eller via<br />
annonsorganet eller via upphandlingssystemet.<br />
Förändring av annons eller förfrågningsunderlag<br />
Visar det sig att annonsen eller förfrågningsunderlaget har brister kan mindre förtydliganden eller<br />
rättningar ske så länge förutsättningarna för upphandlingen inte förändras väsentligt. Vad s<strong>om</strong> är en<br />
väsentlig förändring är beroende på <strong>om</strong>ständigheterna i den enskilda upphandlingen.<br />
En måttstock på <strong>om</strong> en förändring av förfrågningsunderlaget är väsentlig kan vara <strong>om</strong> en leverantör, s<strong>om</strong><br />
innan ändringen valde att avstå från att lämna anbud, efter ändringen hade kunnat göra bedömningen att<br />
upphandlingen varit av intresse.<br />
§<br />
Laghänvisning<br />
15 kap. 10 § LOU K<strong>om</strong>pletterande upplysningar<br />
3.4 Anbudsöppning<br />
Anbuden ska förvaras oöppnade till anbudstidens utgång. Absolut sekretess råder till dess ett beslut har<br />
fattats <strong>om</strong> tilldelning, <strong>om</strong> att avbryta eller att göra <strong>om</strong> upphandlingen.<br />
Försändelser med anbud ska öppnas så snart s<strong>om</strong> möjligt efter anbudstidens utgång i närvaro av minst två<br />
personer från den upphandlande myndigheten. Alla anbud ska föras upp i en förteckning s<strong>om</strong> ska signeras<br />
av de deltagande. Anbudsgivare eller anbudssökande får inte delta vid öppningen men de får begära att en<br />
person utsedd av en handelskammare ska närvara.<br />
Alla anbud s<strong>om</strong> k<strong>om</strong>mit in i rätt tid ska prövas.<br />
§<br />
Laghänvisning<br />
15 kap. 11 § LOU Mottagande och öppnande av anbud<br />
15 kap. 15 § LOU Prövning av anbudsansökningar och anbud<br />
27
3.5 Rättelse, förtydligande eller k<strong>om</strong>plettering av anbud<br />
Om den upphandlande myndigheten anser att det finns en brist i ett anbud eller i en anbudsansökan finns<br />
möjlighet att tillåta rättelse, förtydligande eller k<strong>om</strong>plettering.<br />
Den upphandlande myndigheten avgör vad s<strong>om</strong> tillåts<br />
Det är alltid den upphandlande myndigheten s<strong>om</strong> avgör <strong>om</strong> rättelser, förtydliganden eller k<strong>om</strong>pletteringar<br />
ska tillåtas. En leverantör kan dock framföra önskemål <strong>om</strong> en sådan åtgärd.<br />
Endast vissa rättelser, förtydliganden och k<strong>om</strong>pletteringar tillåts<br />
Om ett anbud eller en ansökan <strong>om</strong> att lämna anbud innehåller en uppgift s<strong>om</strong> är uppenbart felaktig i form<br />
av en felskrivning eller felräkning eller något annat uppenbart fel, får den upphandlande myndigheten<br />
tillåta att anbudsgivaren eller anbudssökanden rättar detta fel.<br />
I de fall anbud eller ansökningar <strong>om</strong> att lämna anbud inte är k<strong>om</strong>pletta eller innehåller otydligheter kan<br />
den upphandlande myndigheten begära att anbudet eller en ansökan förtydligas eller k<strong>om</strong>pletteras <strong>om</strong> det<br />
kan ske utan risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning.<br />
Det är dock viktigt att tänka på att en k<strong>om</strong>plettering eller ett förtydligande inte får innebära att tidigare<br />
lämnade uppgifter ersätts med nya, undantaget uppgift av enklare karaktär sås<strong>om</strong> ett felaktigt<br />
telefonnummer. Däremot är det tillåtet att konkretisera redan lämnade uppgifter. Sammantaget medför<br />
detta att vid ett förtydligande eller en k<strong>om</strong>plettering, får endast marginella sakuppgifter tillföras anbudet<br />
eller ansökan.<br />
Om k<strong>om</strong>plettering eller förtydligande medges av en upphandlande myndighet måste möjligheten vara lika<br />
för samtliga anbudsgivare. Åtgärden att förtydliga eller k<strong>om</strong>plettera ska ske innan beslut <strong>om</strong> tilldelning<br />
fattas.<br />
Tips<br />
Utnyttja möjligheten till rättelse, förtydliganden och k<strong>om</strong>plettering av anbud <strong>om</strong> det kan leda till<br />
en effektivare konkurrens i den aktuella upphandlingen.<br />
§<br />
Laghänvisning<br />
15 kap. 12 § LOU Rättelse av fel, förtydligande och k<strong>om</strong>plettering.<br />
3.6 Uteslutning<br />
Vissa <strong>om</strong>ständigheter medför att leverantören måste uteslutas och andra <strong>om</strong>ständigheter medför att<br />
leverantören får uteslutas <strong>om</strong> upphandlande myndighet har angivit detta i förfrågningsunderlaget.<br />
Obligatoriska uteslutningsgrunder<br />
Om det k<strong>om</strong>mer till den upphandlande myndighetens känned<strong>om</strong> att leverantören har gjort sig skyldig till<br />
exempelvis viss allvarlig ekon<strong>om</strong>isk brottslighet enligt en lagakraftvunnen d<strong>om</strong>, ska denne uteslutas från<br />
upphandlingen. Är leverantören en juridisk person ska leverantören uteslutas <strong>om</strong> en företrädare för den<br />
juridiska personen har dömts för brottet.<br />
28
Kontroll <strong>om</strong> det finns grund för uteslutning på grund av ekon<strong>om</strong>iskt brott ska endast göras <strong>om</strong> den<br />
upphandlande myndigheten har information s<strong>om</strong> ger skäl för misstanke mot en leverantör. I en sådan<br />
situation är det leverantören s<strong>om</strong> ska kunna visa att misstanken är obefogad.<br />
Frivilliga uteslutningsgrunder<br />
Den upphandlande myndigheten får besluta att vissa uteslutningsgrunder ska gälla vid en upphandling.<br />
Dessa ska i så fall anges i förfrågningsunderlaget. Har uteslutningsgrunder angetts s<strong>om</strong> krav i<br />
förfrågningsunderlaget måste dessa prövas.<br />
En upphandlande myndighet får bestämma att en leverantör ska uteslutas <strong>om</strong> leverantören<br />
§<br />
är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tills<br />
vidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud<br />
är föremål för ansökan <strong>om</strong> konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat<br />
liknande förfarande<br />
gen<strong>om</strong> lagakraftvunnen d<strong>om</strong> är dömd för brott avseende yrkesutövningen<br />
har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen och den upphandlande myndigheten kan<br />
visa detta<br />
inte har fullgjort sina skyldigheter avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i det egna landet<br />
eller i det land där upphandlingen sker, eller<br />
i något väsentligt hänseende har låtit bli att lämna begärda upplysningar eller lämnat felaktiga<br />
upplysningar s<strong>om</strong> begärts med stöd av denna bestämmelse.<br />
Är leverantören en juridisk person får leverantören uteslutas <strong>om</strong> en företrädare för den juridiska personen<br />
är dömd för brott avseende yrkesutövningen gen<strong>om</strong> lagakraftvunnen d<strong>om</strong>, eller<br />
har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen och den upphandlande myndigheten kan<br />
visa detta.<br />
Ansvar för kontroll av skatter och socialförsäkringsavgifter<br />
Att anbudsgivarna har betalat socialförsäkringsavgifter eller skatter i Sverige kontrolleras gen<strong>om</strong> att den<br />
upphandlande myndigheten hämtar in uppgifter <strong>om</strong> detta från behörig myndighet (Skatteverket i Sverige).<br />
Visar kontrollen att det finns en anmärkning på en leverantör får den upphandlande myndigheten ge<br />
leverantören möjligheten att visa att det inte finns någon grund för uteslutning, exempelvis att skatter har<br />
betalats eller att det finns en avbetalningsplan för en skatteskuld.<br />
Laghänvisning<br />
15 kap. 13 § LOU Kontroll och uteslutning av leverantör<br />
15 kap. 13a § LOU Uppgifter <strong>om</strong> skatt och socialförsäkring<br />
3.7 Leverantörskvalificering<br />
Leverantörskvalificeringen ska ske i enlighet med de krav s<strong>om</strong> ställs på leverantören i<br />
förfrågningsunderlaget. I denna fas kontrolleras företagets förmåga att kunna fullgöra avtalet.<br />
Leverantören måste uppfylla de krav på lägsta nivå avseende ekon<strong>om</strong>isk ställning samt teknisk och<br />
yrkesmässig kapacitet s<strong>om</strong> ställs i förfrågningsunderlaget eller i annonsen.<br />
29
Vid leverantörskvalificeringen avgörs endast <strong>om</strong> leverantören uppfyller kraven och det gör ingen skillnad<br />
<strong>om</strong> kraven klaras med stor eller liten marginal.<br />
En leverantör s<strong>om</strong> inte uppfyller kvalifikationskraven ska inte gå vidare i anbudsprövningen.<br />
Åberopande av andra företags kapacitet<br />
En leverantör kan uppfylla de krav s<strong>om</strong> ställs på leverantörens kapacitet och förmåga gen<strong>om</strong> att åberopa<br />
ett annat företags kapacitet. I sådant fall ska det finnas ett åtagande, exempelvis avtal med<br />
underleverantör, s<strong>om</strong> visar att anbudsgivaren kan förfoga över de angivna resurserna när avtalet ska<br />
fullgöras.<br />
Begränsning av kontroll av uppgifter<br />
Den upphandlande myndigheten får begränsa kontrollen av intyg, certifikat, betyg och andra handlingar<br />
s<strong>om</strong> rör anbudssökandes och anbudsgivares lämplighet.<br />
Vid förenklat förfarande ska kontroll ske innan förhandling eller tilldelning av avtal.<br />
Vid urvalsförfarande eller konkurrenspräglad dialog ska kontroll ske innan inbjudan att lämna anbud eller<br />
delta i dialogen.<br />
Om kontroll av dessa uppgifter endast sker för de leverantörer s<strong>om</strong> kan bli aktuella för att tilldelas avtal<br />
minskas den administrativa bördan vid offentlig upphandling. Å andra sidan finns det risk för att utvalda<br />
leverantörer vid kontroll inte uppfyller ställda krav vilket kan fördröja <strong>upphandlingsprocessen</strong>.<br />
§<br />
Laghänvisning<br />
15 kap. 13b § LOU Begränsad kontroll<br />
15 kap. 15a § LOU Tillgång till andra företags kapacitet<br />
3.8 Pröva och utvärdera anbud<br />
Vilka uppgifter ska beaktas<br />
Endast de uppgifter s<strong>om</strong> anbudsgivaren har lämnat i sitt anbud samt vid eventuella k<strong>om</strong>pletteringar,<br />
förtydliganden eller förhandlingar får beaktas. Andra uppgifter <strong>om</strong> leverantören eller den erbjudna varan<br />
eller tjänsten får inte ligga till grund för bedömningen. Om du eller en kollega har upplysningar s<strong>om</strong> gör<br />
en leverantörs erbjudande mer attraktivt än vad s<strong>om</strong> framgår av anbudet får det inte beaktas.<br />
Pröva anbud<br />
I detta m<strong>om</strong>ent kontrolleras att de uppställda kraven på varan eller tjänsten uppfylls. Alla ställda krav i<br />
förfrågningsunderlaget för varan eller tjänsten måste uppfyllas. Även övriga krav och villkor, exempelvis<br />
k<strong>om</strong>mersiella villkor, s<strong>om</strong> ställs i förfrågningsunderlag måste accepteras eller uppfyllas av leverantören.<br />
Anbud s<strong>om</strong> inte uppfyller ställda krav får inte antas.<br />
Prövningen ska ske i enlighet med de krav på varan eller tjänsten s<strong>om</strong> anges i förfrågningsunderlaget.<br />
Endast anbud s<strong>om</strong> uppfyller samtliga ställda krav får antas.<br />
Därefter utvärderas de kvarvarande anbuden enligt den valda grunden för tilldelning av avtal.<br />
30
Utvärdera anbud<br />
Utvärderingen sker utifrån vald tilldelningsgrund.<br />
De två grunderna för tilldelning av avtal är följande.<br />
§<br />
Lägst anbudspris. När denna grund används är priset det enda tilldelningskriteriet. Anbudet med<br />
lägst pris ska antas givet samtliga krav och villkor är uppfyllda.<br />
Ekon<strong>om</strong>iskt mest fördelaktiga anbud. När denna grund används ska utvärdering ske utifrån de<br />
angivna tilldelningskriterierna och utvärderingsmodellen. Det anbud s<strong>om</strong> efter utvärdering är det<br />
mest ekon<strong>om</strong>iskt fördelaktigt ska antas.<br />
Det är inte tillåtet att frångå vald tilldelningsgrund eller utvärderingsmodell, efters<strong>om</strong> det strider mot<br />
kravet på förutsebarhet.<br />
Onormalt låga anbud<br />
Om den upphandlande myndigheten finner att ett anbuds pris är onormalt lågt får anbudsgivaren<br />
kontaktas skriftligen och ges möjlighet att förklara det låga priset. Om inte ett tillfredsställande svar ges<br />
får anbudet förkastas.<br />
Laghänvisning<br />
15 kap. 16 § LOU Alternativa grunder för tilldelning av kontrakt<br />
15 kap. 17 § LOU Onormalt lågt anbud<br />
3.9 Förhandling<br />
Förhandling är möjlig vid direktupphandling, förenklat förfarande och urvalsförfarande.<br />
Utgångspunkten är att leverantörer ska lämna sitt bästa anbud<br />
En utgångspunkt vid offentlig upphandling är att leverantören i normalfallet endast har en chans att lämna<br />
sitt bästa anbud. Leverantören ska därmed räkna med att det lämnade anbudet blir prövat och utvärderat<br />
utan justeringar, k<strong>om</strong>pletteringar eller att ett mer förmånligt pris eller bättre villkor får lämnas.<br />
Förfrågningsunderlaget ska vara så tydligt utformat att leverantören med utgångspunkt från det kan lämna<br />
ett k<strong>om</strong>plett anbud. Förhandlingen ska inte ses s<strong>om</strong> ett k<strong>om</strong>plement till ett ofullständigt<br />
förfrågningsunderlag.<br />
Vad syftar en förhandling till<br />
Syftet med förhandling för den upphandlande myndigheten är att uppnå mer förmånliga villkor.<br />
Förhandlingen kan ske med en eller flera anbudsgivare. En leverantör kan inte kräva att någon<br />
förhandling ska ske, utan förhandlingen kan endast inledas på initiativ av den upphandlande myndigheten.<br />
Vad kan förhandlingen <strong>om</strong>fatta<br />
Förhandlingar kan avse alla avtalsvillkor inklusive pris i anbudet, samt mindre ändringar och<br />
anpassningar av förfrågningsunderlaget. Dock ska alltid de upphandlingsrättsliga principerna iakttas. Ett<br />
sätt att säkerställa kravet på likabehandling vid prisförhandling är att ge samtliga anbudsgivare möjlighet<br />
att ink<strong>om</strong>ma med nya prisuppgifter.<br />
31
Det är inte tillåtet att förhandla bort grundläggande krav och villkor s<strong>om</strong> angivits i<br />
förfrågningsunderlaget. Om en sådan förändring görs av förfrågningsunderlaget kan det inte uteslutas att<br />
en leverantör, s<strong>om</strong> valt att avstå från att lämna anbud på grund av att han eller hon inte anser sig kunna<br />
uppfylla de ursprungliga kraven, mycket väl skulle kunna uppfylla kraven i det reviderade<br />
förfrågningsunderlaget.<br />
Det är inte heller möjligt att tillföra nya krav i förfrågningsunderlaget vid förhandling.<br />
Förhandla enbart med leverantörer s<strong>om</strong> uppfyller ställda krav<br />
Förhandling får endast ske med de leverantörer s<strong>om</strong> uppfyller ställda krav i förfrågningsunderlaget.<br />
Tips<br />
Några bestämmelser s<strong>om</strong> närmare anger hur förhandlingen ska ske finns inte. Utgångspunkten ska vara<br />
att en förhandling inte får innebära risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning.<br />
Under förhandlingen råder sekretess. Det innebär att ingen anbudsgivare ska få veta <strong>om</strong><br />
förhandlingar förs med andra anbudsgivare eller eventuellt resultat av sådana förhandlingar.<br />
Det är lämpligt att upprätta en dagordning och skicka den till anbudsgivarna inför förhandlingen.<br />
Tänk även på att dokumentera förhandlingarna gen<strong>om</strong> ett förhandlingsprotokoll och övriga kontakter<br />
med anbudsgivarna gen<strong>om</strong> tjänsteanteckningar.<br />
3.10 Avbryta en upphandling<br />
En upphandling får avbrytas <strong>om</strong> det finns sakliga skäl och avbrytandet är förenligt med de<br />
upphandlingsrättsliga principerna.<br />
En upphandlande myndighet kan av olika skäl vilja avbryta en påbörjad upphandling. Förutsättningarna<br />
för att avbryta en upphandling har utvecklats av d<strong>om</strong>stolarna. Nedanstående exempel är ett axplock av<br />
situationer där det ansetts att sakliga skäl finns.<br />
Bristande konkurrens<br />
Att endast en leverantör återstår efter leverantörskvalificeringen har ansetts utgöra sakligt skäl. Detta<br />
motiveras av att en otillräcklig konkurrenssituation uppstått. Det är däremot inte obligatoriskt att avbryta<br />
upphandlingen i en sådan situation.<br />
Oförutsedda händelser<br />
Oförutsedda händelser kan vara skäl för att avbryta upphandlingen. Det kan exempelvis gälla i de fall de<br />
verksamhetsbehov s<strong>om</strong> ligger bak<strong>om</strong> en upphandling förändras på grund av händelser i <strong>om</strong>världen.<br />
Misstag vid utformandet av utvärderingsmodellen i förfrågningsunderlaget<br />
Om en upphandlande myndighet har utformat anbudsutvärderingen i förfrågningsunderlaget på ett<br />
felaktigt sätt och detta medför att det anbud s<strong>om</strong> skulle antas inte ger det affärsmässigt bästa resultatet för<br />
den upphandlande myndigheten, kan upphandlingen i vissa fall avbrytas. Det är däremot i normalfallet<br />
inte möjligt att avbryta för mindre felaktigheter i förfrågningsunderlaget.<br />
32
Högt pris<br />
Om en avsatt budget överskrids på grund av att varan eller tjänsten blev dyrare än vad den upphandlande<br />
myndigheten haft anledning att räkna med kan det vara tillåtet att avbryta upphandlingen. Detta bör dock<br />
framgå av förfrågningsunderlaget för att säkerställa att kravet på förutsebarhet och öppenhet för<br />
leverantörer uppfylls.<br />
För att undvika en sådan situation är det viktigt att den upphandlande myndigheten inför upphandlingen<br />
gör en noggrann bedömning av vad upphandlingen k<strong>om</strong>mer att kosta.<br />
Underrättelse till anbudsgivare <strong>om</strong> avbrytande av upphandling<br />
Avbryts en upphandling ska de leverantörer s<strong>om</strong> lämnat anbud underrättas. Underrättelsen ska även<br />
innehålla skälen för beslutet.<br />
Överprövning av beslut <strong>om</strong> avbruten upphandling<br />
En leverantör kan begära överprövning av den upphandlande myndighetens beslut att avbryta<br />
upphandlingen i förvaltningsrätten.<br />
Begäran <strong>om</strong> överprövning måste ske innan den tidsfrist s<strong>om</strong> gäller, <strong>om</strong> minst 10 eller 15 dagar (beroende<br />
på vilket k<strong>om</strong>munikationsmedel s<strong>om</strong> används), har löpt ut. Tidsfristen räknas från den dag den<br />
upphandlande myndigheten har skickat underrättelse <strong>om</strong> beslut att avbryta upphandlingen och angett<br />
skälen för detta.<br />
Den påföljande dagen är den första dag s<strong>om</strong> räknas vid beräkningen av tidsfristens längd. Om<br />
underrättelsen inte skickades till samtliga anbudsgivare samma dag, utgår man ifrån dagen då sista<br />
underrättelsen skickades.<br />
§<br />
Laghänvisning<br />
15 kap. 19 § LOU Underrättelse <strong>om</strong> beslut <strong>om</strong> avbrytande<br />
16 kap. 12 § LOU Ansökan <strong>om</strong> överprövning av ett beslut att avbryta en upphandling<br />
3.11 Underrättelse av beslut <strong>om</strong> tilldelning av avtal<br />
Underrättelse<br />
Beslut <strong>om</strong> vilken anbudsgivare s<strong>om</strong> ska tilldelas avtalet fattas efter prövning och utvärdering av anbuden.<br />
Snarast möjligt efter fattat beslut ska samtliga anbudsgivare och anbudssökanden underrättas. Även vid<br />
ett beslut <strong>om</strong> att avbryta en upphandling eller att upphandlingen ska göras <strong>om</strong> ska samtliga anbudsgivare<br />
underrättas.<br />
Underrättelsen ska vara skriftlig och innehålla information <strong>om</strong> vald leverantör samt skälen till beslutet<br />
och den eventuella avtalsspärrens (se avsnitt 3.12) längd. Vid direktupphandling behöver underrättelsen<br />
inte vara skriftlig och skälen till beslutet inte motiveras.<br />
En ofullständig underrättelse <strong>om</strong> tilldelningsbeslut kan innebära att upphandlingen inte anses avslutad och<br />
att möjligheten till prövning i d<strong>om</strong>stol fortsätter.<br />
Upphandlingens sekretess hävs<br />
I och med att samtliga anbudsgivare underrättats <strong>om</strong> beslutet <strong>om</strong> tilldelning hävs den absoluta<br />
sekretessen. Sekretessen hävs även <strong>om</strong> ett beslut fattats att upphandlingen ska avbrytas eller att<br />
upphandlingen ska göras <strong>om</strong>.<br />
33
Även <strong>om</strong> den absoluta sekretessen hävs kan det finnas skäl att handlingar i en upphandling<br />
fortsättningsvis <strong>om</strong>fattas av sekretess.<br />
§<br />
Ett sådant fall är uppgifter <strong>om</strong> drifts- eller affärsförhållanden hos en leverantör s<strong>om</strong> trätt i<br />
affärsförbindelse med en myndighet <strong>om</strong>fattas av sekretess, <strong>om</strong> det av särskild anledning kan antas<br />
att leverantören lider skada <strong>om</strong> uppgifter röjs.<br />
Ett annat fall är <strong>om</strong> det allmänna kan antas lida skada <strong>om</strong> uppgifter röjs.<br />
Priset i det vinnande anbudet kan normalt inte sekretessbeläggas.<br />
Om grund för sekretess föreligger eller inte, ska alltid prövas vid en begäran att få ut allmänna handlingar.<br />
Laghänvisning<br />
15 kap. 19 § LOU Underrättelse <strong>om</strong> beslut <strong>om</strong> kontraktstilldelning<br />
19 kap. 3 § Offentlighets- och sekretesslagen Sekretess vid upphandling<br />
31 kap. 16 § Offentlighets- och sekretesslagen Sekretess vid upphandling<br />
3.12 Teckna avtal<br />
När beslutet <strong>om</strong> tilldelning har fattats och tidsfristen för avtalsspärr löpt ut kan ett upphandlingsavtal<br />
tecknas.<br />
Avtalsspärr<br />
Avtalsspärr är en period under vilken avtal inte får ingås. Detta beror på att anbudsgivarna under<br />
avtalsspärren ska kunna ansöka <strong>om</strong> överprövning av beslutet.<br />
Avtalsspärren gäller i minst 10 dagar från det att underrättelsen <strong>om</strong> tilldelningsbeslut skickats med ett<br />
elektroniskt medel, sås<strong>om</strong> exempelvis e-post eller telefax. Om tilldelningsbeslut meddelas på ett annat<br />
sätt, till exempel via vanligt brev, gäller avtalsspärren i minst 15 dagar. En upphandlande myndighet kan<br />
välja att tillämpa en längre avtalsspärr men aldrig en kortare än minimum 10 eller 15 dagar från att<br />
tilldelningsbeslut skickats.<br />
Obligatorisk avtalsspärr gäller inte vid direktupphandling eller tilldelning av avtal gen<strong>om</strong> avrop från<br />
ramavtal. En frivillig avtalsspärr kan under vissa förhållanden iakttas.<br />
Beräkning av avtalsspärrens längd<br />
Dag 0 är dagen då underrättelse <strong>om</strong> tilldelningsbeslut skickas och avtalsspärr börjar gälla. Därefter följer<br />
minst 10 eller 15 dagar då avtalsspärr råder. Dag 11 eller 16 kan avtalet tecknas.<br />
Om den sista dagen för avtalsspärr infaller på en lördag, söndag eller helgdag förlängs avtalsspärren till<br />
och med nästk<strong>om</strong>mande vardag (den så kallade söndagsregeln). Om sista dagen för avtalsspärren<br />
exempelvis är en söndag förlängs avtalsspärren till och med måndag. Det betyder att avtal inte kan<br />
tecknas förrän nästk<strong>om</strong>mande vardag, det vill säga på tisdag i det här fallet.<br />
Om en leverantör begär överprövning i förvaltningsrätt innan att den gällande avtalsspärren har löpt ut,<br />
k<strong>om</strong>mer avtalsspärren att förlängas aut<strong>om</strong>atiskt. Den förlängda avtalsspärren gäller under målets<br />
handläggning och upphör att gälla 10 dagar (tiodagarsfrist) efter att förvaltningsrätten har avgjort målet.<br />
34
Har ett avtal slutits i strid mot avtalsspärren kan en överprövning av ett avtals giltighet föras.<br />
Avtal ingås gen<strong>om</strong> att avtalet skrivs<br />
Det bör tydligt framgå av förfrågningsunderlaget eller tilldelningsbeslutet att ett avtal ingås gen<strong>om</strong> att<br />
behöriga företrädare för bägge parter undertecknar avtal i två likalydande exemplar. Om detta anges redan<br />
i förfrågningsunderlaget eller tilldelningsbeslutet blir det tydligt för den antagna leverantören att<br />
tilldelningsbeslutet inte är en bindande accept på det lämnade anbudet.<br />
Avtalets innehåll<br />
Avtalet ska baseras på innehållet i<br />
§<br />
annonsen<br />
förfrågningsunderlaget<br />
anbudet<br />
resultatet av eventuell förhandling samt rättelse, förtydligande eller k<strong>om</strong>plettering.<br />
Några övriga ändringar eller tillägg får inte göras.<br />
Laghänvisning<br />
16 kap. 1 § LOU Avtalsspärr<br />
16 kap. 2 § LOU Undantag från avtalsspärr<br />
3.13 Avsluta <strong>upphandlingsprocessen</strong><br />
Arkivering<br />
I LOU anges att när en upphandling har avslutats ska en upphandlande myndighet, s<strong>om</strong> inte <strong>om</strong>fattas av<br />
arkivlagen (1990:782), på ett betryggande sätt förvara<br />
anbudsansökningar och anbud med tillhörande beskrivningar, modeller och ritningar<br />
anbudsförteckningar<br />
sammanställningar<br />
protokoll och liknande.<br />
Handlingarna ska bevaras i minst fyra år från den dag då avtalet tilldelades. Många upphandlande<br />
myndigheter har dock en skyldighet att bevara handlingar längre tider och i större <strong>om</strong>fattning än vad s<strong>om</strong><br />
anges i LOU. Detta efters<strong>om</strong> de flesta upphandlande myndigheter är skyldiga att följa arkivlagens<br />
bestämmelser, s<strong>om</strong> reglerar skyldigheten att bevara handlingar.<br />
De upphandlande myndigheter s<strong>om</strong> <strong>om</strong>fattas av arkivlagens bestämmelser har ofta en mer långtgående<br />
skyldighet att bevara handlingar enligt 3 § arkivlagen och de mer detaljerade föreskrifter s<strong>om</strong> Riksarkivet<br />
utfärdar.<br />
I annan lagstiftning kan det också finnas bestämmelser <strong>om</strong> arkivering. Enligt bokföringslagen ska<br />
exempelvis handlingar s<strong>om</strong> räknas s<strong>om</strong> räkenskapsinformation från upphandlingar bevaras till och med<br />
det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.<br />
35
I Riksarkivets tidigare föreskrifter anges att upphandlande myndigheter får gallra handlingar s<strong>om</strong><br />
tillk<strong>om</strong>mer vid direktupphandling <strong>om</strong> värdet på det s<strong>om</strong> upphandlas understiger ett ringa belopp, annars<br />
inte. Det ska särskilt poängteras att nämnda föreskrifter utgår från den tidigare och numera upphävda<br />
lagen <strong>om</strong> offentlig upphandling (ÄLOU).<br />
Efterannonsering<br />
Upphandlingar av B-tjänster över tröskelvärdena ska efterannonseras. För annonseringen ska ett särskilt<br />
annonseringsformulär i TED användas.<br />
Upphandlingar under tröskelvärdena behöver inte efterannonseras.<br />
En upphandlande myndighet kan dock frivilligt använda sig av efterannonsering. Syftet med detta är att<br />
förkorta tidsfristen för leverantörer att ansöka <strong>om</strong> överprövning av ett avtals giltighet från 6 månader till<br />
30 dagar. Denna möjlighet ges vid alla typer av upphandlingar s<strong>om</strong> <strong>om</strong>fattas av LOU.<br />
§<br />
Laghänvisning<br />
15 kap. 20 § LOU Arkivering<br />
15 kap. 21 § LOU Efterannonsering av B-tjänster överstigande tröskelvärdena<br />
36
4 Följa upp<br />
4.1 Avtalsuppföljning<br />
När du utformar förfrågningsunderlaget och avtalsvillkoren är det viktigt att du tänker på hur avtalet ska<br />
följas upp. Förbered avtalsuppföljningen och reglera hur uppföljning och samverkan ska gå till så att<br />
leveranserna kan fungera på bästa sätt.<br />
Tydligt avtal<br />
En grundläggande förutsättning för att uppföljning ska vara möjlig är att avtalsvillkoren formuleras<br />
tydligt och lämnar så lite utrymme för tolkning eller missförstånd s<strong>om</strong> möjligt. Vidare bör en konkret<br />
uppföljningsplan alltid upprättas.<br />
Information <strong>om</strong> avtalet<br />
Om avtalet ska användas av flera avdelningar/enheter in<strong>om</strong> myndigheten är det viktigt att information <strong>om</strong><br />
avtalet och dess innehåll sprids till alla användare. Det kan exempelvis göras gen<strong>om</strong> e-post, intranät och<br />
informationsmöten. Om användarna har åtminstone grundläggande kunskaper <strong>om</strong> avtalets innehåll, kan<br />
de uppmärksamma <strong>om</strong> leveransen avviker från vad s<strong>om</strong> har avtalats.<br />
Skapa även rutiner så att användarnas åsikter <strong>om</strong> leveransen tas till vara på ett systematiskt sätt. Det kan<br />
exempelvis göras gen<strong>om</strong> att skapa en användargrupp s<strong>om</strong> träffas regelbunden under avtalsperioden.<br />
Användargruppen kan sedan fungera s<strong>om</strong> kravställare vid nästa upphandling.<br />
Om avtalet gäller en tjänst s<strong>om</strong> ska utföras under en längre tid kan det vara klokt att samla berörda<br />
personer på myndigheten och leverantören vid ett startmöte för att träffas och gå igen<strong>om</strong> avtalet och de<br />
förväntningar s<strong>om</strong> finns.<br />
Kontaktpersoner<br />
En kontaktperson från myndigheten och en från leverantören bör utses för leveransen eller uppdraget.<br />
Ibland kan det även vara lämpligt att utse särskilda personer s<strong>om</strong> är ansvariga för avtalsfrågor.<br />
Reglera hur samverkan ska ske<br />
Det kan vara lämpligt att avtalet reglerar hur samverkan mellan parterna ska ske. Avtalet kan exempelvis<br />
innehålla uppgift <strong>om</strong> att avstämningsmöten ska hållas. Det kan vara lämpligt att ange<br />
hur ofta de ska hållas<br />
vad s<strong>om</strong> ska avhandlas<br />
vilka personer s<strong>om</strong> ska medverka vid mötena.<br />
Är det frågan <strong>om</strong> ett större uppdrag kan det även vara bra att ange att leverantören löpande ska redovisa<br />
hur förberedelserna inför uppdragsstarten eller leveransen fortskrider. Det kan innebära att leverantören<br />
på ett mer detaljerat sätt än under anbudsgivningen redovisar hur uppdraget k<strong>om</strong>mer att utföras.<br />
Myndigheten kan då lämna synpunkter på detta för att säkerställa en bra leverans redan från avtalsstarten.<br />
37
Kontroll vid leverans<br />
I samband med leverans är det lämpligt att du utför en leveranskontroll.<br />
Avser leveransen en tjänst kan leveranskontrollen exempelvis <strong>om</strong>fatta att<br />
målen s<strong>om</strong> angivits i avtalet har uppnåtts<br />
leveranserna har skett enligt tidsplan<br />
alla handlingar s<strong>om</strong> överensk<strong>om</strong>mits har överlämnats av leverantören<br />
material s<strong>om</strong> myndigheten tillhandahållit lämnats i retur.<br />
Avser leveransen varor kan leveranskontrollen exempelvis <strong>om</strong>fatta att<br />
den levererade varan – typ och kvantitet – överensstämmer med vad s<strong>om</strong> avtalats och vad s<strong>om</strong><br />
anges på följesedel och beställningsunderlag<br />
varan har den funktion och prestanda s<strong>om</strong> avtalet anger<br />
leveransen har utförts i tid.<br />
Fel eller dröjsmål vid leverans<br />
Om du upplever att leveransen inte motsvarar vad s<strong>om</strong> avtalats bör du i ett tidigt skede kontakta<br />
leverantören och påtala de brister s<strong>om</strong> du anser finns. För att undvika missförstånd bör eventuella<br />
klag<strong>om</strong>ål meddelas skriftligen. Om du väljer att hålla ett möte med leverantören bör du se till att<br />
minnesanteckningar skrivs och undertecknas av båda parter.<br />
Påföljd vid avtalsbrott<br />
Vissa avtal innehåller påföljder vid avtalsbrott, exempelvis vite eller skadestånd. Om så är fallet och ett<br />
avtalsbrott uppstår ska påföljd enligt avtalet alltid utkrävas.<br />
Att en upphandlande myndighet väljer att avstå från att begära viten, eller förhandla bort dem, kan stå i<br />
strid mot de upphandlingsrättsliga principerna efters<strong>om</strong> leverantörer kan ha valt att avstå från att lämna<br />
anbud på grund av klausuler vid avtalsbrott i förfrågningsunderlaget.<br />
Prisregleringsklausuler<br />
Längre avtal innehåller ofta prisregleringsklausuler. Du bör kontrollera <strong>om</strong> det finns grund för att justera<br />
priserna. Tänk på att det även kan vara frågan <strong>om</strong> sänkta priser.<br />
Läs mer <strong>om</strong> Kontraktsuppföljning i vägledningen på www.upphandlingsstöd.se.<br />
4.2 Utvärdering av upphandlingen<br />
Utvärdering är ett viktigt instrument för att utveckla och förbättra upphandlingen och för att uppnå den<br />
goda affären.<br />
Med utvärdering avses en systematisk efterhandsbedömning av utfallet av en gen<strong>om</strong>förd upphandling.<br />
Syftet med utvärdering är framåtsyftande, det vill säga att utveckla och förbättra upphandlingsrutinerna<br />
inför framtida upphandlingar. Uppföljning av att avtalad tjänst eller vara levereras i enlighet med avtalet<br />
beskrivs i avsnitt 4.1.<br />
38
Utvärderingen kan avse olika aspekter av en upphandling, exempelvis<br />
i vilken utsträckning upphandlingen har uppfyllt verksamhetens behov<br />
hur tydligt och förståeligt förfrågningsunderlaget har varit för leverantörerna<br />
hur effektiv konkurrensen varit vid upphandlingen<br />
hur den valda utvärderingsmodellen har fungerat etc.<br />
att upphandlingen har följt lagbestämmelser och interna riktlinjer på den upphandlande<br />
myndigheten.<br />
Beroende på vad utvärderingen ska <strong>om</strong>fatta kan utvärderingen involvera såväl den verksamhet s<strong>om</strong> ska<br />
använda varan eller tjänsten s<strong>om</strong> upphandlingsfunktionen, ledningen och leverantörer. Av samma skäl<br />
kan tidpunkten för utvärderingen variera beroende på vad s<strong>om</strong> ska utvärderas.<br />
Utvärderingen kan ske utifrån<br />
a) hur de på förhand fastställda målen har uppnåtts, eller<br />
b) hur upphandlingen har fungerat och fallit ut.<br />
En systematisk utvärdering är i många fall en praktisk förutsättning för att höja<br />
upphandlingsverksamhetens kvalitet och resultat. Det kan vidare vara en grund för att formulera<br />
kvalitativa mål och riktlinjer för upphandlingsverksamheten. Allt för att i slutändan öka nyttan för<br />
slutanvändaren och bättre ta tillvara konkurrensen på marknaden.<br />
39
5 Överprövning och skadestånd<br />
Det finns tre olika typer av överprövning.<br />
Överprövning av en upphandling.<br />
Överprövning av ett ingånget avtals giltighet.<br />
Överprövning av ett beslut att avbryta en upphandling.<br />
Skadestånd kan betalas ut <strong>om</strong> en upphandlande myndighet inte följt LOU och det därigen<strong>om</strong> uppk<strong>om</strong>mit<br />
skada för en leverantör.<br />
5.1 Överprövning av en upphandling<br />
En förutsättning för överprövning är att en upphandlande myndigheten har<br />
§<br />
brutit mot upphandlingsrättsliga principer eller någon annan bestämmelse i LOU, och<br />
detta har medfört, eller kan k<strong>om</strong>ma att medföra, att en leverantör lider skada.<br />
Vad kan en ansökan <strong>om</strong> överprövning av en upphandling leda till<br />
Att ansöka <strong>om</strong> överprövning av en upphandling kan resultera i att rätten beslutar att<br />
upphandlingen ska göras <strong>om</strong><br />
upphandlingen inte får avslutas förrän rättelse har gjorts<br />
ansökan <strong>om</strong> överprövning avslås.<br />
Tidsfrist för att ansöka <strong>om</strong> överprövning<br />
Överprövning av en upphandling kan ske fram till dess att avtalsspärren har löpt ut. Avtalsspärren inleds<br />
när den upphandlande myndigheten underrättar anbudsgivarna <strong>om</strong> beslutet <strong>om</strong> tilldelning, se avsnitt 3.11.<br />
Ifall det inte finns någon avtalsspärr, s<strong>om</strong> exempelvis vid direktupphandling, kan överprövning av<br />
upphandlingen ske fram till dess att ett avtal har ingåtts. Därefter kan enbart överprövning av avtalets<br />
giltighet göras.<br />
Kontakta den upphandlande myndigheten<br />
I syfte att undvika överprövning på grund av missförstånd <strong>om</strong> någon <strong>om</strong>ständighet kan det vara en god<br />
idé att uppmana leverantören att ta kontakt med den upphandlande myndigheten. En sådan kontakt får<br />
dock aldrig medföra att leverantörens möjlighet att ansöka <strong>om</strong> överprövning begränsas.<br />
Laghänvisning<br />
16 kap. 1 § LOU Avtalsspärr<br />
16 kap. 2 § LOU Undantag från avtalsspärr<br />
16 kap. 6 § LOU Förutsättningar för överprövning<br />
40
5.2 Överprövning av ett avtals giltighet<br />
Förutsättningar<br />
Möjlighet till överprövning av ett avtals giltighet finns i följande situationer.<br />
Vid otillåtna direktupphandlingar, det vill säga avtal s<strong>om</strong> slutits utan att annonsering skett enligt<br />
bestämmelserna i LOU. Detta gäller inte <strong>om</strong> den upphandlande myndigheten har iakttagit<br />
förhandsinsyn (frivillig avtalsspärr). Se avsnitt 3.12.<br />
Om ett avtal slutits innan underrättelse <strong>om</strong> tilldelningsbeslut skickats, ett avtal har slutits i strid<br />
med ett interimistiskt beslut, en avtalsspärr eller en tiodagarsfrist och de grundläggande<br />
upphandlingsrättsliga principerna eller någon annan bestämmelse i LOU har överträtts och detta<br />
har medfört att leverantören har lidit eller kan k<strong>om</strong>ma att lida skada.<br />
Vid överträdelse av bestämmelserna <strong>om</strong> avrop från ramavtal med förnyad konkurrensutsättning<br />
<strong>om</strong> detta har medfört att en leverantör har lidit skada eller kan k<strong>om</strong>ma att lida skada. Detta gäller<br />
inte <strong>om</strong> den upphandlande myndigheten har skickat en underrättelse <strong>om</strong> tilldelningsbeslut och<br />
iakttagit frivillig avtalsspärr. Se avsnitt 3.12.<br />
En leverantör kan ändra talan i mål <strong>om</strong> överprövning av upphandlingen, till överprövning av ett avtals<br />
giltighet <strong>om</strong> exempelvis ett avtal tecknas under tiden överprövningen av upphandlingen pågår.<br />
Tidsfrister att ansöka <strong>om</strong> överprövning av ett avtals giltighet<br />
En ansökan <strong>om</strong> överprövning av ett avtals giltighet ska ha k<strong>om</strong>mit in till förvaltningsrätten in<strong>om</strong> sex<br />
månader från det att avtalet slöts.<br />
Det finns dock två undantag från denna regel. En ansökan <strong>om</strong> överprövning ska ha k<strong>om</strong>mit in till<br />
förvaltningsrätten innan 30 dagar har gått från det att<br />
en efterannonsering har publicerats i TED <strong>om</strong> resultatet av en upphandling, eller<br />
den upphandlande myndigheten har lämnat sådan information s<strong>om</strong> avses i 9 kap. 10 § LOU.<br />
Tidsfristen för att ansöka <strong>om</strong> överprövning kan endast förkortas <strong>om</strong> de krav s<strong>om</strong> ställs på<br />
efterannonsering och upplysningar vid meddelande <strong>om</strong> tilldelning är uppfyllda.<br />
Innebörden av att ett avtal förklaras ogiltigt<br />
Om ett avtal förklaras ogiltigt bortfaller skyldigheten att fullgöra avtalet för båda parter. Parternas<br />
förmögenhetssituation ska återställas till den situation s<strong>om</strong> var innan avtalet slöts. Detta innebär att <strong>om</strong><br />
förpliktelser i avtalet helt eller delvis har uppfyllts ska prestationerna i första hand återgå. Om det inte är<br />
möjligt ska förmögenhetsläget återställas.<br />
När ett avtal inte får ogiltigförklaras<br />
Ett avtal kan inte ogiltigförklaras<br />
<strong>om</strong> annonsering vid förhandsinsyn har skett<br />
<strong>om</strong> den upphandlande myndigheten har iakttagit en frivillig avtalsspärr (se avsnitt 3.12) efter<br />
avtalstilldelningen med förnyad konkurrensutsättning in<strong>om</strong> ett ramavtal<br />
<strong>om</strong> det finns tvingande hänsyn till ett allmänt intresse (exempelvis skydd av människors liv och<br />
hälsa).<br />
41
§<br />
Laghänvisning<br />
16 kap. 3 § LOU Förhandsinsyn<br />
16 kap. 13 § LOU Överprövning av avtals giltighet<br />
16 kap. 14-15 §§ LOU Undantag från ogiltighet av avtal<br />
16 kap. 17 § LOU Tidsfrister<br />
5.3 Överprövning av ett beslut att avbryta en upphandling<br />
Ansökan <strong>om</strong> överprövning måste lämnas in till förvaltningsrätten in<strong>om</strong> tiden för avtalsspärr (10 eller 15<br />
dagar beroende på vilket k<strong>om</strong>munikationsmedel s<strong>om</strong> använts). Tidsfristen räknas från den dag den<br />
upphandlande myndigheten har skickat underrättelse <strong>om</strong> beslut att avbryta upphandlingen samt angett<br />
skälen för detta.<br />
§<br />
Laghänvisning<br />
15 kap. 19 § LOU Underrättelse vid avbrytande av upphandling<br />
16 kap. 12 § LOU Tidsfrist<br />
5.4 Allmänna regler s<strong>om</strong> gäller alla typer av överprövningar<br />
Vad kostar en d<strong>om</strong>stolsprocess<br />
Vardera parten står själv för sin kostnad för processen och eventuella <strong>om</strong>bud. Däremot betalar man inte<br />
något till d<strong>om</strong>stolen för själva överprövningen.<br />
Hur sker d<strong>om</strong>stolsprocessen<br />
D<strong>om</strong>stolen avgör vanligtvis målet på grundval av de skriftliga handlingarna s<strong>om</strong> lämnas in i målet<br />
(muntlig förhandling vid upphandlingsmål är ovanligt). Rätten beaktar inte <strong>om</strong>ständigheter s<strong>om</strong> inte har<br />
åberopats. Det är därför viktigt att tydligt bemöta de invändningar s<strong>om</strong> leverantören framför i sin<br />
ansökan.<br />
Söndagsregeln<br />
Vid beräkningen av tidsfristen för att ansöka <strong>om</strong> överprövning ska den så kallade söndagsregeln<br />
tillämpas. Söndagsregeln innebär att <strong>om</strong> den sista dagen för att ansöka <strong>om</strong> överprövning inträffar på en<br />
helgdag (lördag eller söndag eller en annan helgdag) förlängs tiden till den närmaste vardagen.<br />
Förlängd avtalsspärr<br />
Om överprövning sker i första instans (förvaltningsrätten) förlängs avtalsspärren aut<strong>om</strong>atiskt under målets<br />
handläggning och upphör tio dagar efter det att d<strong>om</strong>stolen har avgjort målet (så kallad tiodagarsfrist). Vid<br />
överprövning i högre instanser (kammarrätt och Högsta förvaltningsd<strong>om</strong>stolen) krävs det att leverantören<br />
yrkar på ett formellt beslut från rätten för att förlänga avtalsspärren, ett så kallat interimistiskt beslut.<br />
Interimistiskt beslut<br />
När en avtalsspärr inte råder får förvaltningsd<strong>om</strong>stolen besluta att avtal inte får ingås innan något annat<br />
bestäms (så kallat interimistiskt beslut). Om ett interimistiskt beslut fattats gäller en tiodagarsfrist då avtal<br />
inte får ingås efter det att förvaltningsrätten eller kammarrätten har avgjort målet eller upphävt det<br />
interimistiska beslutet. En tiodagarsfrist gäller också när Högsta förvaltningsd<strong>om</strong>stolen har fattat ett<br />
interimistiskt beslut och återförvisat målet till lägre instans.<br />
Tiodagarsfristen är till för att ge tid till eventuella överklaganden till högre instanser.<br />
42
§<br />
Laghänvisning<br />
16 kap. 5 § LOU Behörig d<strong>om</strong>stol<br />
16 kap. 8 § LOU Förlängd avtalsspärr<br />
16 kap. 9 § LOU Interimistiskt beslut.<br />
16 kap. 10 § LOU Tiodagarsfrist<br />
16 kap. 18 § LOU Söndagsregeln<br />
5.5 Skadestånd<br />
Förutsättningar<br />
En leverantör s<strong>om</strong> har lidit skada på grund av att en upphandlande myndighet brutit mot bestämmelser i<br />
LOU kan föra talan <strong>om</strong> skadestånd.<br />
Tidsfrist<br />
In<strong>om</strong> ett år från den tidpunkt då ett avtal har slutits eller förklarats ogiltigt gen<strong>om</strong> ett avgörande s<strong>om</strong><br />
vunnit laga kraft, måste talan <strong>om</strong> skadestånd väckas vid tingsrätten.<br />
Skadeståndets storlek är beroende på överträdelsens karaktär, nedlagda kostnader och utsikterna till vinst.<br />
Skadestånd kan utges för kostnader för att förbereda anbud och i övrigt delta i en upphandling (så kallat<br />
negativt kontraktsintresse) <strong>om</strong> en upphandlande myndighet har brutit mot en av bestämmelserna i LOU<br />
och denna överträdelse ”menligt” har påverkat leverantörens möjligheter att tilldelas avtalet. Det är<br />
möjligt att flera deltagande anbudsgivare kan få skadestånd för nedlagda kostnader <strong>om</strong> en upphandlande<br />
myndighet inte följer bestämmelserna i LOU.<br />
Skadestånd kan utöver uppk<strong>om</strong>na kostnader även utges för utebliven vinst (så kallat positivt<br />
kontraktsintresse) <strong>om</strong> en upphandlande myndighet har brutit mot en av bestämmelserna i LOU <strong>om</strong> en<br />
leverantör ”sannolikt” hade tilldelats avtalet <strong>om</strong> överträdelsen inte hade skett.<br />
Vad kostar en d<strong>om</strong>stolsprocess<br />
Vanligtvis får den förlorande parten även stå för motpartens rättegångskostnader, exempelvis kostnad för<br />
advokat eller annat <strong>om</strong>bud.<br />
Hur sker d<strong>om</strong>stolsprocessen<br />
D<strong>om</strong>stolen avgör vanligtvis frågan efter en muntlig förhandling. Rätten beaktar inte <strong>om</strong>ständigheter s<strong>om</strong><br />
inte har åberopats. Det är därför viktigt att tydligt bemöta de invändningar s<strong>om</strong> leverantören framför i sin<br />
talan.<br />
§<br />
Laghänvisning<br />
16 kap. 20 § LOU Skadestånd<br />
16 kap. 21 § LOU Tidsfrister<br />
43
Begrepp och definitioner<br />
I texten används gen<strong>om</strong>gående ett antal begrepp för vilka följande definitioner gäller.<br />
Begrepp<br />
A<br />
A-tjänst<br />
Anbud<br />
Anbudsgivare<br />
Anbudsprövning<br />
Anbudssökande<br />
Anbudstid<br />
Anbudsutvärdering<br />
Annons<br />
Ansökningsinbjudan<br />
Avrop<br />
Avtal<br />
Definition<br />
Tjänster s<strong>om</strong> finns angivna i bilaga 2 till LOU/LUF. Dessa tjänster har<br />
typiskt sett ansetts mer lämpade för gränsöverskridande handel och<br />
<strong>om</strong>fattas därför av EU:s upphandlingsdirektiv.<br />
Bindande svar från leverantör på förfrågningsunderlag från<br />
upphandlande myndighet/enhet.<br />
Den s<strong>om</strong> lämnar anbud.<br />
Prövning av anbud enligt de krav och kriterier s<strong>om</strong> angetts i<br />
förfrågningsunderlaget, det vill säga uteslutning av leverantör (10 kap.),<br />
leverantörskvalificering (11 kap.) och tilldelning av kontrakt (12 kap.).<br />
Den s<strong>om</strong> ansöker <strong>om</strong> att få delta i ett selektivt eller förhandlat förfarande<br />
eller i ett urvalsförfarande.<br />
Tiden från det att anbudsinbjudan offentliggörs till sista dag för att lämna<br />
anbud.<br />
Bedömning av vilket/vilka anbud s<strong>om</strong> ska antas utifrån vald<br />
tilldelningsgrund, antingen "det ekon<strong>om</strong>iskt mest fördelaktiga" eller<br />
"lägsta pris".<br />
Annonseringens syfte är att skapa transparens och konkurrens.<br />
Upphandlingar över tröskelvärdena annonseras i Tender Electronic Daily<br />
(TED). Upphandlingar under tröskelvärdena och av B-tjänster<br />
annonseras i nationell allmänt tillgänglig elektronisk databas eller (vid<br />
förenklat förfarande) på annat sätt s<strong>om</strong> möjliggör effektiv konkurrens.<br />
Tilldelning av kontrakt avseende LOV annonseras i en särskild databas,<br />
www.valfrihetswebben.se.<br />
Inbjudan att ansöka <strong>om</strong> att få lämna anbud vid selektiv- eller<br />
urvalsupphandling.<br />
Tilldelning av kontrakt från ett ramavtal. Se även beställning.<br />
Se kontrakt.<br />
44
Avtalsspärr<br />
Tidsfrist efter underrättelse <strong>om</strong> tilldelningsbeslut då avtal inte får ingås,<br />
10 eller 15 dagar beroende på k<strong>om</strong>munikationssätt. Avtalsspärren syftar<br />
till att ge leverantörer möjligheter att begära överprövning.<br />
Avtalsspärren gäller i minst 10 dagar från det att underrättelsen <strong>om</strong><br />
tilldelningsbeslut skickats med ett elektroniskt medel, sås<strong>om</strong> exempelvis<br />
e-post eller telefax. Om tilldelningsbeslut meddelas på ett annat sätt, till<br />
exempel via vanligt brev, gäller avtalsspärren i minst 15 dagar. En<br />
upphandlande myndighet kan välja att tillämpa en längre avtalsspärr men<br />
aldrig en kortare än minimum 10 eller 15 dagar från att tilldelningsbeslut<br />
skickats.<br />
B<br />
Behovsanalys<br />
Förberedelse inför en upphandling i syfte att fastställa och identifiera den<br />
upphandlande myndighetens behov.<br />
Beställning<br />
En begäran <strong>om</strong> leverans av en vara eller tjänst. Beställning är den del i<br />
inköpsprocessen s<strong>om</strong> följer efter att kontrakt tilldelats en leverantör.<br />
B-tjänst Tjänster s<strong>om</strong> anges i bilaga 3 till LOU/LUF och upphandlas enligt 15<br />
kap. Dessa tjänster har typiskt sett ansetts mindre lämpade för<br />
gränsöverskridande handel. Omfattas inte av EU:s upphandlingsdirektiv,<br />
däremot av de grundläggande EU-rättsliga principerna.<br />
Byggentreprenad<br />
Bör-krav<br />
D<br />
Direktupphandling<br />
E<br />
Efterannonsering<br />
Elektronisk auktion<br />
F<br />
Förenklat förfarande<br />
Förfrågningsunderlag<br />
Utförande eller utförande och projektering av ett byggnads- eller<br />
anläggningsarbete (se avd. F i bilaga 1 till LOU).<br />
Se tilldelningskriterier.<br />
En upphandling utan krav på annonsering och utan krav på anbud i en<br />
viss form.<br />
Meddelande i TED <strong>om</strong> en avslutad upphandling. Efterannonsering är<br />
obligatorisk för alla upphandlingar över tröskelvärdena, även vid<br />
upphandling av B-tjänster.<br />
En upprepad process med hjälp av elektroniska medel för att presentera<br />
nya lägre priser eller nya värden för vissa delar av anbuden.<br />
Ett annonserat upphandlingsförfarande där alla leverantörer har rätt att<br />
delta och den upphandlande myndigheten får förhandla med en eller flera<br />
anbudsgivare (enbart 15 kap.).<br />
Samlingsbegrepp för allt underlag för anbud i en upphandling s<strong>om</strong><br />
tillhandahålls leverantörer, bland annat teknisk<br />
specifikation/uppdragsbeskrivning, krav på leverantör, administrativa<br />
och k<strong>om</strong>mersiella villkor med mera.<br />
45
Förhandlat förfarande<br />
Förhandsinsyn<br />
Förlängd avtalsspärr<br />
Förnyad<br />
konkurrensutsättning<br />
Försörjningssektorerna<br />
I<br />
Ickediskrimineringsprincipen<br />
Inköpscentral<br />
K<br />
Klassiska sektorn<br />
K<strong>om</strong>mersiella villkor<br />
Konkurrenspräglad dialog<br />
Ett upphandlingsförfarande där den upphandlande myndigheten eller<br />
enheten bjuder in utvalda leverantörer och förhandlar <strong>om</strong><br />
kontraktsvillkoren med en eller flera av dem.<br />
En frivillig annonsering i TED respektive i en allmänt tillgänglig databas<br />
<strong>om</strong> att den upphandlande myndigheten/enheten avser att tilldela kontrakt<br />
utan föregående annonserat upphandlingsförfarande. Avtalsspärr på 10<br />
dagar inträder och ett kontrakt kan efter den tidens utgång inte förklaras<br />
ogiltigt av d<strong>om</strong>stol.<br />
Ett aut<strong>om</strong>atiskt förbud att ingå avtal efter en ansökan <strong>om</strong> överprövning i<br />
förvaltningsrätt.<br />
Förnyad inbjudan att lämna anbud vid ramavtal med flera leverantörer<br />
när samtliga villkor inte är fastställda.<br />
Statliga och k<strong>om</strong>munala myndigheter samt offentliga företag s<strong>om</strong><br />
bedriver verksamhet in<strong>om</strong> <strong>om</strong>rådena vatten, energi-, transport- och<br />
posttjänster. Även övriga (privata) företag s<strong>om</strong> bedriver verksamhet<br />
in<strong>om</strong> försörjningssektorerna med stöd av särskilda rättigheter eller<br />
ensamrätt. Omfattas av LUF.<br />
Se principen <strong>om</strong> icke-diskriminering<br />
En upphandlande myndighet s<strong>om</strong><br />
1. ingår ramavtal <strong>om</strong> byggentreprenader, varor eller tjänster<br />
s<strong>om</strong> är avsedda för andra upphandlande myndigheter, eller<br />
2. medverkar vid en offentlig upphandling i egenskap av <strong>om</strong>bud<br />
åt flera upphandlande myndigheter.<br />
Statliga och k<strong>om</strong>munala myndigheter och offentligt styrda organ s<strong>om</strong><br />
inte bedriver någon av de verksamheter s<strong>om</strong> hör till<br />
försörjningssektorerna. Omfattas av LOU.<br />
De villkor s<strong>om</strong> reglerar kontraktsrättsliga förhållanden under avtalstiden.<br />
Ett upphandlingsförfarande s<strong>om</strong> varje leverantör kan begära att få delta i<br />
och där den upphandlande myndigheten för en dialog med de<br />
anbudssökande s<strong>om</strong> har bjudits in att delta i förfarandet.<br />
Konkurrenspräglad dialog får användas vid särskilt k<strong>om</strong>plicerade<br />
kontrakt och då öppet, selektivt, förenklat eller urvalsförfarande inte<br />
medger tilldelning av kontrakt.<br />
46
Kontrakt<br />
Krav<br />
Kvalificering<br />
Kvalificeringskrav<br />
L<br />
Leverantör<br />
Leverantörskvalificering<br />
Likabehandlingsprincipen<br />
LOU<br />
LOV<br />
LUF<br />
Ett skriftligt avtal med ekon<strong>om</strong>iska villkor s<strong>om</strong><br />
1. sluts mellan en eller flera upphandlande myndigheter och en eller flera<br />
leverantörer<br />
2. avser utförande av byggentreprenad, leverans av varor eller<br />
tillhandahållande av tjänster<br />
3. undertecknas av parterna eller signeras av dem med en elektronisk<br />
signatur.<br />
Krav vid upphandlingen s<strong>om</strong> måste uppfyllas av anbudsgivaren för att ett<br />
kontrakt ska kunna tilldelas.<br />
Se leverantörskvalificering<br />
Krav på leverantörens finansiella och ekon<strong>om</strong>iska ställning samt tekniska<br />
och yrkesmässiga förmåga och kapacitet.<br />
Den s<strong>om</strong> på marknaden tillhandahåller varor eller tjänster eller utför<br />
byggentreprenader. Med leverantör avses också grupper av leverantörer.<br />
Den del av anbudsprövningen där den upphandlande<br />
myndigheten/enheten kontrollerar att de leverantörer s<strong>om</strong> lämnat anbud<br />
uppfyller de så kallade kvalificeringskrav s<strong>om</strong> ställs i upphandlingen.<br />
Syftet är att bedöma <strong>om</strong> leverantören har tillräcklig förmåga att leverera<br />
den vara, utföra den tjänst eller gen<strong>om</strong>föra de<br />
byggnadsentreprenadsarbeten s<strong>om</strong> upphandlingen avser.<br />
Se principen <strong>om</strong> likabehandling<br />
Lag (2007:1091) <strong>om</strong> offentlig upphandling. Med offentlig upphandling<br />
avses de åtgärder s<strong>om</strong> vidtas av en upphandlande myndighet i syfte att<br />
tilldela ett kontrakt eller ingå ett ramavtal avseende varor, tjänster eller<br />
byggentreprenader. Lagen trädde i kraft den 1 januari 2008 och ersatte<br />
lag (1992:1528) <strong>om</strong> offentlig upphandling.<br />
Lag (2008:962) <strong>om</strong> valfrihetssystem (LOV). LOV reglerar vad s<strong>om</strong> ska<br />
gälla när upphandlande myndigheter överlåter till slutanvändaren att<br />
välja utförare bland leverantörer i ett valfrihetssystem. Lagen gäller för<br />
k<strong>om</strong>muner och landsting när de inför valfrihetssystem för bland annat<br />
hälsovård-, social- och primärvårdstjänster och för Arbetsförmedlingen<br />
vid tillhandahållande av valfrihetssystem med etableringslotsar för<br />
nyanlända invandrare, samt in<strong>om</strong> myndigheternas<br />
arbetsmarknadspolitiska verksamhet.<br />
Lag (2007:1092) <strong>om</strong> upphandling in<strong>om</strong> <strong>om</strong>rådena vatten, energi,<br />
transporter och posttjänster. Med upphandling avses de åtgärder s<strong>om</strong><br />
vidtas av en upphandlande enhet i syfte att tilldela ett kontrakt eller att<br />
ingå ett ramavtal avseende varor, tjänster eller byggentreprenader för viss<br />
verksamhet in<strong>om</strong> <strong>om</strong>rådena vatten, energi, transporter och posttjänster.<br />
Lagen trädde i kraft den 1 januari 2008 och ersatte lag (1992:1528) <strong>om</strong><br />
offentlig upphandling.<br />
47
M<br />
Marknadsundersökning<br />
O<br />
Offentlig upphandling<br />
Offentligt styrda organ<br />
Ogiltigförklaring av avtal<br />
Option<br />
Förberedelse inför en upphandling i syfte att undersöka vad marknaden<br />
kan erbjuda för att tillgodose den upphandlande myndighetens behov.<br />
De åtgärder s<strong>om</strong> vidtas av en upphandlande myndighet i syfte att tilldela<br />
ett kontrakt eller ingå ett ramavtal avseende varor, tjänster eller<br />
byggentreprenader. Benämns in<strong>om</strong> försörjningssektorerna enbart<br />
"upphandling".<br />
Sådana bolag och stiftelser s<strong>om</strong> tillgodoser behov i det allmännas<br />
intresse, under förutsättning att behovet inte är av k<strong>om</strong>mersiell karaktär,<br />
och<br />
1. s<strong>om</strong> till största delen finansieras av en k<strong>om</strong>mun, ett landsting eller en<br />
upphandlande myndighet<br />
2. vars verksamhet står under kontroll av en k<strong>om</strong>mun, ett landsting eller<br />
en upphandlande myndighet, eller<br />
3. i vars styrelse eller motsvarande ledningsorgan mer än hälften av<br />
antalet ledamöter är utsedda av en k<strong>om</strong>mun, ett landsting eller en<br />
upphandlande myndighet.<br />
Avtal s<strong>om</strong> ingåtts efter en otillåten direktupphandling eller i strid mot<br />
något förbud mot att ingå avtal (avtalsspärr, förlängd avtalsspärr,<br />
interimistiskt beslut, tiodagarsfrist och avtal innan tilldelningsbeslut har<br />
meddelats) kan under vissa förutsättningar förklaras civilrättsligt ogiltigt<br />
av förvaltningsrätt efter ansökan av leverantör.<br />
En möjlighet att förlänga eller ändra <strong>om</strong>fattningen (tilläggstjänster eller<br />
ytterligare köp av samma vara/tjänst) av ett kontrakt. Ska anges i<br />
förfrågningsunderlaget och kontraktet.<br />
Otillåten direktupphandling Ingående av avtal med en leverantör utan föregående annonsering, trots<br />
att avtalet rätteligen skulle ha föregåtts av ett annonserat förfarande<br />
enligt LOU eller LUF.<br />
P<br />
Principen <strong>om</strong> ickediskriminering<br />
Förbud att direkt eller indirekt diskriminera leverantörer främst på grund<br />
av nationalitet.<br />
Principen <strong>om</strong> likabehandling Alla leverantörer ska behandlas lika och ges så lika förutsättningar s<strong>om</strong><br />
möjligt.<br />
Principen <strong>om</strong><br />
proportionalitet<br />
Principen <strong>om</strong> ömsesidigt<br />
erkännande<br />
De krav s<strong>om</strong> ställs i en offentlig upphandling ska inte gå längre än vad<br />
s<strong>om</strong> är lämpligt, effektivt, relevant och ändamålsenligt för den aktuella<br />
upphandlingen.<br />
Upphandlande myndighet/enhet är skyldig att erkänna och acceptera<br />
handlingar, exempelvis intyg, examina etc. s<strong>om</strong> utfärdats av behöriga<br />
myndigheter i andra medlemsstater in<strong>om</strong> unionen.<br />
48
Principen <strong>om</strong> öppenhet<br />
Projekttävling<br />
Proportionalitetsprincipen<br />
R<br />
Ramavtal<br />
Rangordning<br />
S<br />
Selektivt förfarande<br />
Ska-krav (skall-krav)<br />
Skadestånd<br />
T<br />
TED<br />
Teknisk specifikation<br />
Tidsfrister<br />
Tilldelningsbeslut<br />
Tilldelningskriterier<br />
Upphandlingar ska präglas av öppenhet och förutsebarhet, bland annat<br />
gen<strong>om</strong> annonsering och underrättelse av beslut.<br />
En tävling <strong>om</strong> arkitekttjänster eller andra tjänster, s<strong>om</strong> syftar till att<br />
upphandlande myndighet/enhet erhåller en ritning eller<br />
projektbeskrivning s<strong>om</strong> en jury utsett till vinnande bidrag.<br />
Se principen <strong>om</strong> proportionalitet<br />
Ett avtal s<strong>om</strong> ingås mellan en eller flera upphandlande myndigheter och<br />
en eller flera leverantörer i syfte att fastställa villkoren för senare<br />
tilldelning av kontrakt (avrop) under en given tidsperiod.<br />
Ordning för tilldelning av kontrakt (avrop) enligt villkor angivna i<br />
ramavtal.<br />
Ett annonserat upphandlingsförfarande där alla leverantörer kan ansöka<br />
<strong>om</strong> att få delta, och den upphandlande myndigheten/enheten bjuder in<br />
vissa leverantörer s<strong>om</strong> får lämna anbud. Förhandling får inte ske.<br />
Se krav.<br />
Ersättning till leverantörer s<strong>om</strong> lidit skada på grund av att den<br />
upphandlande myndigheten/enheten har brutit mot upphandlingsreglerna.<br />
Ansökan sker till tingsrätt in<strong>om</strong> ett år från det att avtalet har slutits eller<br />
att avtalet har förklarats ogiltigt gen<strong>om</strong> ett avgörande s<strong>om</strong> har vunnit<br />
laga kraft.<br />
EU:s databas för annonser där värdet av upphandling överskrider<br />
tröskelvärdena. Förkortningen står för Tenders Electronic Daily.<br />
Beskrivning av föremålet för upphandlingen. Kan utformas med<br />
hänvisning till standarder eller s<strong>om</strong> funktions- eller egenskapskrav.<br />
Vid de olika upphandlingsförfarandena gäller olika tidsfrister för<br />
lämnande av anbud och ansökan <strong>om</strong> att få lämna anbud.<br />
Upphandlande myndighets/enhets beslut <strong>om</strong> att tilldela ett kontrakt eller<br />
sluta ramavtal och skälen för beslutet. Tilldelningsbeslut ska underrättas<br />
<strong>om</strong> det finns flera anbudsgivare.<br />
De kriterier s<strong>om</strong> används för att utvärdera det ekon<strong>om</strong>iskt mest<br />
fördelaktiga anbudet inför tilldelning av kontrakt. Kallas även<br />
utvärderingskriterier eller "bör-krav".<br />
49
Tiodagarsfrist<br />
Tjänstekoncession<br />
Tjänstekontrakt<br />
Förbud mot att ingå avtal under tio dagar efter d<strong>om</strong>stolsavgörande eller<br />
upphävande av interimistiskt beslut i mål <strong>om</strong> överprövning. Se även<br />
avtalsspärr.<br />
Ett kontrakt av samma slag s<strong>om</strong> ett tjänstekontrakt, men s<strong>om</strong> innebär att<br />
ersättningen för tjänsterna helt eller delvis utgörs av rätten att utnyttja<br />
tjänsten, exempelvis ta att betalt av användare. Tjänstekoncession faller<br />
utanför tillämpning av LOU och LUF.<br />
Med tjänstekontrakt enligt LOU avses ett kontrakt s<strong>om</strong> gäller utförande<br />
av tjänster enligt bilaga 2 eller 3 (A- eller B-tjänster) och s<strong>om</strong> inte utgör<br />
ett byggentreprenadkontrakt enligt 3 § eller ett varukontrakt enligt 21 §.<br />
Ett kontrakt s<strong>om</strong> avser varor och s<strong>om</strong> även <strong>om</strong>fattar A- eller B-tjänster<br />
ska behandlas s<strong>om</strong> ett tjänstekontrakt, <strong>om</strong> värdet av tjänsterna är högre<br />
än värdet av varorna.<br />
Ett kontrakt s<strong>om</strong> avser A- eller B-tjänster och <strong>om</strong>fattar verksamhet s<strong>om</strong><br />
hänförs till byggentreprenader enligt bilaga 1, men s<strong>om</strong> är underordnad<br />
kontraktets ändamål i övrigt, ska behandlas s<strong>om</strong> ett tjänstekontrakt.<br />
Transparensprincipen<br />
Tröskelvärden<br />
U<br />
Underrättelse <strong>om</strong><br />
tilldelningsbeslut<br />
Upphandlande enheter<br />
Se principen <strong>om</strong> öppenhet.<br />
Beloppsvärden s<strong>om</strong> avgör <strong>om</strong> en upphandling ska ske enligt de<br />
direktivstyrda reglerna eller reglerna i LOU 15 kap.<br />
Skriftlig underrättelse till anbudssökande eller anbudsgivare <strong>om</strong> de beslut<br />
s<strong>om</strong> fattats <strong>om</strong> att tilldela ett kontrakt eller sluta ett ramavtal samt <strong>om</strong><br />
skälen för besluten.<br />
Organisationer (verksamheter) s<strong>om</strong> <strong>om</strong>fattas av LUF. Dels upphandlande<br />
myndigheter (se nedan) och dels sådana företag s<strong>om</strong> bedriver verksamhet<br />
in<strong>om</strong> något av <strong>om</strong>rådena energi, vatten, transporter eller posttjänster med<br />
stöd av särskild rättighet eller ensamrätt.<br />
Upphandlande myndigheter Organisationer s<strong>om</strong> <strong>om</strong>fattas av LOU. Statliga och k<strong>om</strong>munala<br />
myndigheter, sås<strong>om</strong> beslutande församlingar i k<strong>om</strong>muner och landsting<br />
och vissa offentligt styrda organ (exempelvis flertalet k<strong>om</strong>munala och en<br />
del statliga bolag). Även sammanslutningar av en eller flera<br />
upphandlande myndigheter eller ett eller flera offentligt styrda organ.<br />
Upphandling<br />
Med upphandling avses de åtgärder s<strong>om</strong> vidtas av en upphandlande enhet<br />
i syfte att tilldela ett kontrakt eller att ingå ett ramavtal avseende varor,<br />
tjänster eller byggentreprenader. Observera att upphandling ofta är en<br />
benämning på offentlig upphandling.<br />
50
Upphandlingsförfaranden<br />
Upphandlingskontrakt<br />
Upphandlingsrättsliga<br />
principer<br />
Upphandlingssekretess<br />
Urvalsförfarande<br />
Uteslutning av leverantör<br />
Utvärderingskriterier<br />
V<br />
Varukontrakt<br />
Ö<br />
Öppenhetsprincipen<br />
Öppet förfarande<br />
Överprövning<br />
Förenklat förfarande, urvalsförfarande, konkurrenspräglad dialog och<br />
direktupphandling ska tillämpas enligt förutsättningarna i 15 kap.<br />
LOU/LUF.<br />
Öppet förfarande, selektivt förfarande, förhandlat förfarande och<br />
konkurrenspräglad dialog ska tillämpas enligt förutsättningarna i 4 kap.<br />
LOU/LUF.<br />
Se kontrakt.<br />
Principerna <strong>om</strong> likabehandling, icke-diskriminering, proportionalitet,<br />
öppenhet (transparens) samt principen <strong>om</strong> ömsesidigt erkännande. Dessa<br />
principer gäller vid upphandlingar enligt LOU och LUF (även för 15<br />
kap.), enligt LOV samt vid tilldelning av tjänstekoncessioner. Är en del<br />
av grundläggande EU-rättsliga principer.<br />
Anbud och information s<strong>om</strong> lämnas till en upphandlande<br />
myndighet/enhet vid en upphandling <strong>om</strong>fattas av sekretess. Sekretess<br />
gäller enligt huvudregeln till dess att alla anbud eller erbjudanden<br />
offentliggörs eller beslut <strong>om</strong> leverantör och anbud fattats eller ärendet<br />
dessförinnan har slutförts.<br />
Ett annonserat upphandlingsförfarande där alla leverantörer har rätt att<br />
ansöka <strong>om</strong> att få lämna anbud. Den upphandlande myndigheten inbjuder<br />
vissa leverantörer att lämna anbud och får förhandla med en eller flera<br />
anbudsgivare (endast 15 kap.).<br />
Uteslutning ska ske (obligatoriskt uteslutning) <strong>om</strong> anbudsgivare gjort sig<br />
skyldig till vissa brott och får ske (frivillig uteslutning) <strong>om</strong> anbudsgivare<br />
exempelvis inte fullgjort sina skyldigheter avseende skatt eller<br />
socialförsäkringsavgifter.<br />
Se tilldelningskriterier.<br />
Ett kontrakt s<strong>om</strong> avser köp, leasing, hyra eller hyrköp av varor under<br />
förutsättning att det inte anses vara- tjänste- eller<br />
byggentreprenadkontrakt.<br />
Se principen <strong>om</strong> öppenhet.<br />
Ett annonserat upphandlingsförfarande där alla leverantörer får lämna<br />
anbud. Förhandling får inte ske.<br />
Prövning i förvaltningsd<strong>om</strong>stol enligt LOU eller LUF efter ansökan av<br />
leverantör s<strong>om</strong> anser sig ha lidit skada eller kan k<strong>om</strong>ma att lida skada i<br />
en upphandling på grund av överträdelse av upphandlingsreglerna eller<br />
grundläggande principer.<br />
Överprövning kan resultera i att upphandlingen ska göras <strong>om</strong> eller rättas<br />
till eller att ett avtal ska förklaras ogiltigt.<br />
51