Kort om upphandlingsprocessen för leverantörer

Upphandlingsprocessenstegförsteg
Vägledningförupphandlare
För
upphandling
under
tröskelvärdena
2011:9

Publicerad
2011-12-30
Version
2011:9

Om vägledningen
Bakgrund och syfte
Upphandlingsstödet vid Kammarkollegiet har i uppdrag att bidra till en mer effektiv, kvalitetsmedveten
och rättssäker offentlig upphandling. Målet är att bättre ta tillvara konkurrensen på marknaden så att
skattemedlen kan användas på bästa sätt till nytta för medborgarna, den offentliga sektorn och
näringslivet. Målet ska uppnås genom att sprida genomarbetade och väl förankrade metoder och
hjälpmedel för upphandlingsprocessen och därigenom bidra till en förenklad upphandlingsprocess för
såväl upphandlande myndigheter som leverantörer.
Syftet med denna vägledning är att underlätta för upphandlare att genomföra upphandlingar av varor och
tjänster enligt 15 kap. LOU, det vill säga för upphandling upp till EU:s tröskelvärden samt för B-tjänster
oavsett värde. För upphandling av byggentreprenader har Upphandlingsstödet tagit fram en separat
vägledning.
Omfattning
Vägledningen beskriver steg för steg arbetet med att genomföra en offentlig upphandling, från det att du
gör en behovsanalys till dess att du följer upp upphandlingen.
Om informationen
I vägledningen hänvisas till lagrum i LOU. Där det i lagen görs rena hänvisningar från 15 kap. LOU till
materiella regler i övriga kapitel har hänvisningsregeln inte omnämnts. Vägledningen är generellt
utformad. Det är därför alltid nödvändigt att identifiera de unika förutsättningarna i den enskilda
upphandlingen. Vägledningen ersätter inte att en upphandlande myndighet vid behov inhämtar kompetens
för att genomföra upphandlingar på ett rättssäkert och effektivt sätt.
Begrepp och definitioner
På de sista sidorna hittar du en förteckning över de begrepp och definitioner som används i vägledningen.
Fortsatt arbete
Vägledningen kommer att uppdateras i takt med utvecklingen av domstolspraxis på området och erhållen
praktisk erfarenhet.
1

Innehållsförteckning
Om vägledningen ........................................................................................................................................ 1
1 Upphandlingsprocessen ..................................................................................................................... 3
1.1 Regler för offentlig sektor vid köp av varor och tjänster ................................................................. 4
1.2 Tröskelvärden och upphandlingsförfaranden .................................................................................. 6
1.2.1 Direktupphandling ........................................................................................................................... 8
1.2.2 Förenklat förfarande ...................................................................................................................... 10
1.2.3 Urvalsförfarande ............................................................................................................................ 11
1.2.4 Konkurrenspräglad dialog ............................................................................................................. 12
1.2.5 Projekttävling ................................................................................................................................. 12
1.2.6 Ramavtal ........................................................................................................................................ 13
1.2.7 Elektronisk auktion ........................................................................................................................ 14
2 Förbereda en upphandling ............................................................................................................... 15
2.1 Kompetens ..................................................................................................................................... 15
2.2 Roller inom den upphandlande myndigheten ................................................................................ 15
2.3 Definiera verksamhetens behov ..................................................................................................... 17
2.4 Marknadsanalys ............................................................................................................................. 18
2.5 Utforma en upphandlingsstrategi ................................................................................................... 19
2.6 Välj upphandlingsförfarande ......................................................................................................... 19
3 Genomföra en upphandling ............................................................................................................. 20
3.1 Utforma ett förfrågningsunderlag .................................................................................................. 20
3.2 Annonsera ...................................................................................................................................... 25
3.3 Frågor från leverantörer ................................................................................................................. 27
3.4 Anbudsöppning .............................................................................................................................. 27
3.5 Rättelse, förtydligande eller komplettering av anbud .................................................................... 28
3.6 Uteslutning ..................................................................................................................................... 28
3.7 Leverantörskvalificering ................................................................................................................ 29
3.8 Pröva och utvärdera anbud ............................................................................................................ 30
3.9 Förhandling .................................................................................................................................... 31
3.10 Avbryta en upphandling ................................................................................................................ 32
3.11 Underrättelse av beslut om tilldelning av avtal ............................................................................. 33
3.12 Teckna avtal ................................................................................................................................... 34
3.13 Avsluta upphandlingsprocessen ..................................................................................................... 35
4 Följa upp ............................................................................................................................................. 37
4.1 Avtalsuppföljning .......................................................................................................................... 37
4.2 Utvärdering av upphandlingen ...................................................................................................... 38
5 Överprövning och skadestånd ........................................................................................................ 40
5.1 Överprövning av en upphandling .................................................................................................. 40
5.2 Överprövning av ett avtals giltighet .............................................................................................. 41
5.3 Överprövning av ett beslut att avbryta en upphandling ................................................................. 42
5.4 Allmänna regler som gäller alla typer av överprövningar ............................................................. 42
5.5 Skadestånd ..................................................................................................................................... 43
Begrepp och definitioner .......................................................................................................................... 44
2

1 Upphandlingsprocessen
Så går en upphandling till
3

1.1 Regler för offentlig sektor vid köp av varor och tjänster
Gällande lagar
När den offentliga sektorn köper varor och tjänster måste reglerna i LOU följas (lag om offentlig
upphandling, SFS 2007:1091). För försörjningssektorerna finns en särskild lag, LUF (lag om upphandling
inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster, SFS 2007:1092). För vissa former av tjänster
inom främst vård- och omsorg samt hälso- och sjukvård finns ytterligare en lag, LOV (lag om
valfrihetssystem, SFS 2008:962). Den här vägledningen handlar om upphandling enligt LOU.
I huvudsak är reglerna i LOU riktade mot den upphandlande myndigheten som genomför upphandlingen.
Varför offentlig upphandling
Regelverket för offentlig upphandling bygger på EU-direktiv som syftar till att skapa en inre marknad
inom EU. Myndigheterna ska enligt reglerna vara sakliga och välja leverantör med hänsyn enbart till det
som köps. Annan hänsyn, som lojalitet mot det egna landets leverantörer eller tidigare leverantörer får
inte förekomma. Valet av leverantör ska ske på affärsmässig grund och ska leda till den leverantör som
erbjuder den bästa varan/tjänsten till de bästa villkoren. Regelverket syftar till att ge leverantörer från
Sverige och resten av EU möjlighet att tävla på samma villkor i varje upphandling.
Offentlig upphandling finns till för att
undanröja ageranden som begränsar konkurrens
underlätta för företag att göra affärer med offentlig sektor
se till att det företag som säljer de efterfrågade varorna och tjänsterna till de mest förmånliga
villkoren vinner
främja kostnadseffektivt användande av skattemedel.
Vilka offentliga organ ska upphandla
De offentliga organ som definieras som en upphandlande myndighet ska tillämpa lagstiftningen.
Dessa är
stat, kommun och landsting
beslutande församlingar i kommun och landsting
offentligt styrda organ
sammanslutningar av en eller flera upphandlande myndigheter.
Ett offentligt styrt organ är ett bolag, en förening, en delägarförvaltning, en särskilt bildad
samfällighetsförening eller en stiftelse som tillgodoser behov i det allmännas intresse, under förutsättning
att behovet inte är av industriell eller kommersiell karaktär, och
1. som till största delen är finansierad av staten, en kommun, ett landsting eller en upphandlande
myndighet,
2. vars verksamhet står under kontroll av staten, en kommun, ett landsting eller en upphandlande
myndighet, eller
3. i vars styrelse, eller motsvarande ledningsorgan, mer än halva antalet ledamöter är utsedda av
staten, en kommun, ett landsting eller en upphandlande myndighet.
4

När behöver man inte upphandla enligt LOU
LOU gäller inte för alla anskaffningar. Enligt 1 kap. 6 § LOU gäller inte LOU för avtal som avser
förvärv av fastighet, arrenderätt, hyresrätt, bostadsrätt, tomträtt, servitutsrätt eller någon annan
rättighet till fastighet, dock gäller lagen för upphandling av finansiella tjänster med anledning av
avtal som avses i denna punkt
anskaffning, utveckling, produktion eller samproduktion av programmaterial avsett för radio- och
TV-program samt upphandling av sändningstid
skiljemanna- eller förlikningsuppdrag
finansiella tjänster i samband med utfärdande, försäljning, förvärv eller överlåtelse av värdepapper
eller andra finansiella instrument
anställningar
forsknings- och utvecklingstjänster, med undantag för sådana vilkas resultat endast tillkommer en
upphandlande myndighet i den egna verksamheten och betalas av myndigheten, eller
verksamhet som rör förvaltning av statsskulden eller som avser tjänster från en centralbank.
Tjänstekoncessioner omfattas i huvudsak inte av LOU men enligt etablerad EU-rättslig praxis ska de
upphandlingsrättsliga principerna iakttas.
Tips
Även i de fall LOU inte gäller bör ändå alltid konkurrensen på marknaden utnyttjas för att
skattebetalarnas pengar ska användas på ett så effektivt sätt som möjligt.
Upphandlingsrättsliga principer
De lagar som styr all offentlig upphandling bygger på fem grundprinciper. Bestämmelserna i
upphandlingslagarna ska alltid tolkas mot bakgrund av dessa.
Icke-diskriminering
Principen om icke-diskriminering innebär att det är förbjudet att direkt eller indirekt diskriminera
en leverantör på grund av omständigheter som exempelvis nationalitet. Den upphandlande
myndigheten får därmed inte ställa några krav som enbart svenska företag kan känna till eller
utföra.
Likabehandling
Principen om likabehandling innebär att alla leverantörer ska ges samma förutsättningar. Alla
leverantörer måste till exempel få tillgång till samma information samtidigt så att inte någon
leverantör gynnas framför en annan leverantör. Det anses också strida mot likabehandling om det
för en viss vara eller tjänst ställs krav på tillverkare, ursprung, särskilt framställningssätt,
varumärke, patent eller typ såvida det inte motiveras av föremålet för upphandlingen samt åtföljs
av orden ”eller likvärdig”.
Ömsesidigt erkännande
Principen om ömsesidigt erkännande innebär att intyg och certifikat som har utfärdats av en
medlemsstats behöriga myndigheter ska vara giltiga också i övriga EU/EES-länder. Detta kopplas
till den grundläggande EU-rättsliga principen om fri rörlighet för varor och tjänster samt principen
om etableringsfrihet.
5

Proportionalitet
Principen om proportionalitet innebär att kraven på leverantören och på varan eller tjänsten måste
ha ett naturligt samband med och stå i rimlig proportion till det som ska upphandlas. De krav som
ställs ska vara både lämpliga och nödvändiga för att uppnå syftet. Om det finns flera alternativ bör
det alternativ väljas som är minst belastande för leverantören.
§
Öppenhet
Principen om öppenhet (även kallad transparensprincipen) innebär att den upphandlande
myndigheten är skyldig att skapa öppenhet och lämna information om upphandlingen och det
praktiska tillvägagångssättet vid denna. Förfrågningsunderlaget ska vara klart och tydligt
formulerat och innehålla samtliga krav som ställs.
Laghänvisning
1 kap. 6 § LOU Särskilda undantag
1 kap. 9 § LOU Principer för offentlig upphandling
2 kap. 12 § LOU Offentligt styrt organ
2 kap. 19 § LOU Upphandlande myndighet
1.2 Tröskelvärden och upphandlingsförfaranden
Det finns flera olika upphandlingsförfaranden inom offentlig upphandling. Vilket förfarande som väljs
beror på avtalets värde och hur det aktuella behovet enklast kan tillgodoses med bästa affärsmässiga
resultat. Upphandlingsprocessen ser olika ut beroende på vilket förfarande du väljer.
Tröskelvärdet avgör upphandlingsförfarandet
Tröskelvärde är ett beloppsvärde som avgör om en upphandling ska ske enligt de direktivstyrda eller de
nationella reglerna (15 kap. LOU). De är fastställda till en nivå där företag inom EU/EES förväntas vara
intresserade av att lägga anbud över nationsgränserna.
Tröskelvärden för offentlig upphandling är vanligtvis giltiga i tvåårsperioder. Den senaste ändringen
skedde den 1 januari 2010.
Tröskelvärdena för varor och A-tjänster är
1 243 375 kronor för statliga myndigheter.
1 919 771 kronor för kommuner och landsting
och deras bolag m.fl.
Tröskelvärdet för byggentreprenader är
48 193 215 kronor för samtliga upphandlande
myndigheter.
6

Tjänster
Tjänster delas upp i två kategorier: A-tjänster och B-tjänster. Till B-tjänster hör de tjänster som anses
mindre lämpliga för handel mellan europeiska länder. B-tjänster upphandlas därför alltid enligt de
nationella reglerna (15 kap. LOU) oavsett avtalets värde.
Beräkning av avtalets värde
Avtalets värde behöver beräknas för att avgöra om en upphandling hamnar över eller under
tröskelvärdena. Beräkningen av avtalets värde ska ske utifrån tidpunkten då upphandlingen annonseras.
Beräkningen ska baseras på hela avtalsperioden inklusive eventuella optioner och förlängningar som om
de utnyttjas. Moms ska inte medräknas när värdet för avtalet beräknas. Liknande kontrakt som
återkommer under en tolvmånadersperiod eller ett räkenskapsår ska läggas samman vid beräkningen.
§
Laghänvisning
3 kap. 1 § LOU Tröskelvärdenas storlek
3 kap. 3-4 §§ LOU Beräkning av värdet av ett avtal
3 kap. 10 § LOU Återkommande kontrakt
Bilaga 2 Förteckning över tjänstekontrakt (A-tjänster) LOU
Bilaga 3 Förteckning över tjänstekontrakt (B-tjänster) LOU
Möjliga förfaranden under tröskelvärdena samt för B-tjänster oavsett värde
Direktupphandling
Förenklat förfarande
Urvalsförfarande
Konkurrenspräglad dialog
Projekttävling
Elektroniska auktioner (inte ett fullständigt förfarande)
Möjliga förfaranden över tröskelvärdet
Öppet förfarande
Selektivt förfarande
Förhandlat förfarande
Konkurrenspräglad dialog
Projekttävling
Elektroniska auktioner (inte ett fullständigt förfarande)
Dessutom kan ramavtal användas. Det finns ramavtal som
har alla villkor fastställda (rangordning eller annan fördelningsnyckel)
inte har alla villkor fastställda (förnyad konkurrensutsättning).
7

1.2.1 Direktupphandling
Med direktupphandling avses en upphandling utan krav på anbud i viss form.
En direktupphandling kan därför ske på många olika sätt, exempelvis genom köp direkt i butik eller
genom ett mer omfattande förfarande som kan innefatta att anbud inhämtas från en eller flera
leverantörer. För att uppnå bästa möjliga resultat samt upprätthålla en god konkurrens bör den
upphandlande myndigheten ha en rimligt god kännedom om företagen på marknaden.
Direktupphandling ska alltid ske med hänsyn till de upphandlingsrättsliga principerna, det vill säga
principerna om likabehandling, icke-diskriminering, öppenhet, ömsesidigt erkännande och
proportionalitet.
När kan direktupphandling användas
Direktupphandling kan användas
om avtalets värde inte överstiger 287 000 kronor, eller
om det finns synnerliga skäl, eller
vid situationer då ett annonserat förfarande inte är lämpligt.
8

Beloppsgräns för direktupphandling
En direktupphandling är möjlig att göra om värdet uppgår till högst 287 000 kronor, inklusive värdet av
eventuella options- och förlängningsklausuler. Vid beräkningen av beloppsgränsen vid direktupphandling
ska alla direktupphandlingar av samma slag inom den upphandlande myndigheten under räkenskapsåret
räknas samman.
Samma beloppsgräns gäller oavsett om man handlar upp varor, tjänster eller byggentreprenader.
Direktupphandling om det finns synnerliga skäl
Direktupphandling kan användas om det finns synnerliga skäl. Med synnerliga skäl avses bland annat
oförutsedda händelser som den upphandlande myndigheten inte själv kunnat råda över. Att den
upphandlande myndigheten hamnat i tidsnöd på grund av bristande planering och framförhållning medför
i normalfallet inte att den upphandlande myndigheten har rätt till direktupphandling.
Direktupphandling i vissa situationer
Direktupphandling får användas i situationer där det inte är lämpligt att begära in anbud genom annons.
Några av dessa situationer är följande.
Om det vid ett förenklat förfarande eller urvalsförfarande inte lämnades anbud eller om lämnade
anbud inte var lämpliga. En förutsättning för direktupphandling är att avtalsvillkoren i
förfrågningsunderlaget inte förändras väsentligt.
Om det som upphandlas endast kan levereras av en viss leverantör av tekniska eller konstnärliga
skäl eller på grund av ensamrätt.
När det är möjligt att göra förmånliga köp på grund av att en leverantör gått i konkurs eller
liknande.
Vilka dessa situationer är anges uttömmande i 4 kap. 5-9 §§ LOU.
Tillvägagångssätt
Det bör eftersträvas att minst tre anbud ska inhämtas vid direktupphandling (vid värden överstigande
30 000 kronor) för att tillförsäkra konkurrens och möjlighet till prisjämförelse. För att undvika
missförstånd är det vanligt att leverantörerna får lämna skriftliga anbud innehållande priser och andra
eventuella villkor även om det inte finns något krav på skriftliga anbud. När myndigheten har valt en
leverantör kan myndighetens skrivelse tillsammans med leverantörens anbud utgöra grunden för ett
enklare avtal.
Det finns inget krav på att annonsera en direktupphandling, men däremot kan en upphandlande myndighet
välja att annonsera sin avsikt att genomföra en direktupphandling, så kallad förhandsinsyn, i en allmänt
tillgänglig elektronisk databas. Skälet till att göra en förhandsinsyn är att förhindra att upphandlingen
ogiltigförklaras om det visar sig att det inte funnits skäl att genomföra direktupphandlingen.
Förhandsinsyn
En förhandsinsyn ger leverantörer möjlighet att ansöka om överprövning under de tio dagar som
avtalsspärr råder efter annonseringen, ifall de anser att det inte finns grund för en direktupphandling.
Annons om förhandsinsyn ska innehålla följande uppgifter:
1. Den upphandlande myndighetens namn och kontaktuppgifter.
2. Föremålet för och värdet av avtalet.
3. Namn och kontaktuppgifter avseende den eller de som tilldelats avtalet.
4. Skälen till att upphandlingen inte har annonserats.
5. De upplysningar i övrigt som är relevanta.
9

§
Laghänvisning
2 kap. 23 § LOU Definition
4 kap. 5-9 §§ LOU Situationer då en direktupphandling får ske
15 kap. 3 § LOU Direktupphandling
15 kap. 3a § LOU Beräkning av värdet av ett avtal
15 kap. 5a § LOU Annonsering vid förhandsinsyn
16 kap. 3 § LOU Avtalsspärr vid förhandsinsyn
Läs mer om Direktupphandling i vägledningen på www.upphandlingsstöd.se.
1.2.2 Förenklat förfarande
Med förenklat förfarande avses ett förfarande där alla leverantörer har rätt att delta. Deltagande
leverantörer ska lämna anbud och den upphandlande myndigheten får förhandla med en eller flera
anbudsgivare.
§
1. Förenklat förfarande ska annonseras i en allmänt tillgänglig elektronisk databas eller i annan form
som gör en effektiv konkurrens möjlig.
2. Alla intresserade leverantörer får lämna anbud. Leverantörer ska ges skälig tid för att lämna
anbud. När en upphandlande myndighet avgör hur lång tidsfristen ska vara, ska den ta hänsyn till
hur lång tid leverantörerna behöver för att utarbeta ett anbud.
3. En kontroll sker av att leverantören uppfyller alla ställda krav på seriositet och kapacitet.
4. En prövning sker av att anbudet uppfyller ställda krav i förfrågningsunderlaget.
5. De anbud som uppfyller ställda krav utvärderas därefter utifrån den tilldelningsgrund som
används, det vill säga det anbud som har lägst pris eller det anbud som är mest ekonomiskt
fördelaktigt.
6. Förhandling kan ske med en eller flera anbudsgivare (om det ska ske avgör den upphandlande
myndigheten).
7. När ett beslut har tagits om tilldelning av avtal ska samtliga anbudsgivare underrättas snarast
möjligt skriftligen. Underrättelsen ska innehålla skälen för beslutet.
8. Efter underrättelse om tilldelningsbeslut råder en avtalsspärr i 10 eller 15 dagar då avtal inte får
ingås. (Se avsnitt 3.12). Under avtalsspärren kan ansökan om överprövning av upphandlingen
lämnas in till förvaltningsrätten.
Laghänvisning
2 kap. 24 § LOU Definition
15 kap. 3 § LOU Förenklat förfarande
15 kap. 4 § LOU Annonseringskrav
15 kap. 5 § LOU Innehållet i annons
15 kap. 9 § LOU Tidsfrist att lämna anbud
15 kap. 13 § LOU Kontroll och uteslutning av leverantörer
15 kap. 15 § LOU Prövning av anbud
15 kap. 16 § LOU Tilldelningsgrunder
15 kap. 19 § LOU Underrättelse om tilldelningsbeslut
16 kap. 1 § LOU Avtalsspärr
10

1.2.3 Urvalsförfarande
Med urvalsförfarande avses ett förfarande där alla leverantörer har rätt att ansöka om att få lämna anbud,
den upphandlande myndigheten inbjuder vissa leverantörer att lämna anbud och den upphandlande
myndigheten får förhandla med en eller flera anbudsgivare.
1. Urvalsförfarande ska annonseras i en allmänt tillgänglig elektronisk databas.
2. Alla intresserade leverantörer får lämna in en ansökan om att i ett senare skede få lämna anbud, så
kallad anbudsansökan. Tidsfristen för att lämna anbudsansökan får aldrig vara kortare än 10 dagar
räknat från den dag då ansökningsinbjudan annonserades.
3. Ett urval av de anbudssökande görs och den upphandlande myndigheten bjuder in de utvalda
leverantörerna att lämna anbud. Leverantörer ska ges skälig tid för att lämna anbud.
4. En prövning sker av att anbudet uppfyller ställda krav i förfrågningsunderlaget.
5. De anbud som uppfyller ställda krav utvärderas därefter utifrån den tilldelningsgrund som
används, det vill säga det anbud som har lägst pris eller det anbud som är mest ekonomiskt
fördelaktigt.
6. Förhandling kan ske med en eller flera anbudsgivare (om det ska ske avgör den upphandlande
myndigheten).
7. När ett beslut har fattats om tilldelning av avtal ska samtliga anbudssökande och anbudsgivare
underrättas snarast möjligt skriftligen. Underrättelsen ska innehålla skälen för beslutet.
8. Efter underrättelse om tilldelningsbeslut råder en avtalsspärr i 10 eller 15 dagar då avtal inte får
ingås. (Se avsnitt 3.12). Under avtalsspärren kan ansökan om överprövning av upphandlingen
lämnas in till förvaltningsrätten.
Urvalsförfarande används vanligen då man tror att det finns många leverantörer som vill lämna anbud.
§
Laghänvisning
2 kap. 25 § LOU Definition
15 kap. 3 § LOU Urvalsförfarande
15 kap. 4 § LOU Annonseringskrav
15 kap. 5 § LOU Innehållet i annons
15 kap. 9 § LOU Tidsfrist att lämna anbudsansökan och anbud
15 kap. 13 § LOU Kontroll och uteslutning av leverantörer
15 kap. 15 § LOU Prövning av anbud
15 kap. 16 § LOU Tilldelningsgrunder för kontrakt
15 kap. 19 § LOU Underrättelse om tilldelningsbeslut
16 kap. 1 § LOU Avtalsspärr
11

1.2.4 Konkurrenspräglad dialog
Konkurrenspräglad dialog är ett förfarande som varje leverantör kan begära att få delta i och där den
upphandlande myndigheten för en dialog med de anbudssökande som bjudits in att delta i förfarandet.
Konkurrenspräglad dialog får användas vid tilldelningen av ett särskilt komplicerat avtal, om förenklat
förfarande eller urvalsförfarande inte medger tilldelning av avtal. För att ett avtal ska anses särskilt
komplicerat krävs exempelvis att den upphandlande myndigheten, objektivt sett, inte kan definiera de
tekniska medel som kan tillgodose myndighetens behov eller mål eller inte kan ange den rättsliga eller
finansiella utformningen av ett projekt.
§
1. Konkurrenspräglad dialog ska annonseras i en allmänt tillgänglig elektronisk databas eller i annan
form som gör en effektiv konkurrens möjlig.
2. Alla intresserade leverantörer får lämna in en ansökan om att i ett senare skede få delta i dialogen.
3. Ett urval av de anbudssökande görs och den upphandlande myndigheten bjuder in de utvalda
leverantörerna att delta i dialogen.
4. Dialogen syftar till att identifiera och bestämma hur den upphandlande myndighetens behov bäst
kan tillgodoses. Alla aspekter av avtalet får diskuteras.
5. Dialogen avslutas när den upphandlande myndigheten funnit en eller flera lösningar på det
aktuella behovet. En underrättelse om detta ska skickas till de deltagande leverantörerna.
6. När dialogen avslutats bjuds leverantörerna in att lämna anbud.
7. Anbuden prövas och utvärderas utifrån uppställda tilldelningskriterier. Tilldelningsgrunden vid
konkurrenspräglad dialog ska alltid vara det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet.
8. Den upphandlande myndigheten kan be anbudsgivare att precisera och bekräfta sina åtaganden.
9. När ett beslut har fattats om tilldelning av avtal ska samtliga sökande och anbudsgivare
underrättas snarast möjligt skriftligen. Underrättelsen ska innehålla skälen för beslutet.
10. Efter underrättelse om tilldelningsbeslut råder en avtalsspärr i 10 eller 15 dagar då avtal inte får
ingås. (Se avsnitt 3.12). Under avtalsspärren kan ansökan om överprövning av upphandlingen
lämnas in till förvaltningsrätten.
Laghänvisning
2 kap. 9b § LOU Definition
4 kap. 10-21 §§ LOU Konkurrenspräglad dialog
16 kap. 1 § LOU Avtalsspärr
Läs mer om Konkurrenspräglad dialog i vägledningen på www.upphandlingsstöd.se.
1.2.5 Projekttävling
Med projekttävling avses en tävling som är öppen för alla och som anordnas av en upphandlande
myndighet i syfte att förvärva en ritning eller en projektbeskrivning som en jury utsett till vinnande
bidrag.
12
1. En projekttävling ska annonseras i en allmänt tillgänglig elektronisk databas eller på annat sätt
som gör en effektiv konkurrens möjlig.
2. Alla intresserade leverantörer får lämna in en ansökan om att få delta i projekttävlingen.
3. Antalet tävlingsdeltagare får begränsas. Kriterier för urvalet ska då framgå. Antalet får inte vara
färre än att en effektiv konkurrens uppnås.
4. En jury utser det vinnande bidraget.

§
5. Juryn ska bestå av fysiska personer som är oberoende i förhållande till tävlingsdeltagarna och
varje bidrag som prövas anonymt. Juryn ska vara självständig i sina yttranden och beslut samt vid
prövningen följa de kriterier som framgår av annonsen. Juryn ska rangordna bidragen och
motivera sitt beslut.
6. Dialog kan ske med en eller flera bidragsgivare om det behövs för att klargöra olika aspekter av
projektet.
7. Om en projekttävling avslutas med tilldelning av ett tjänsteavtal ska vinnaren bjudas in till att
delta i en förhandling.
Laghänvisning
2 kap. 14 § LOU Definition
14 kap. 1, 4, 6-9 §§ LOU Förfaranderegler
15 kap. 23 § LOU Projekttävling för upphandling som inte omfattas av direktivet
1.2.6 Ramavtal
Med ramavtal avses ett avtal som ingås mellan en eller flera upphandlande myndigheter och en eller flera
leverantörer, i syfte att fastställa villkoren för senare tilldelning av avtal under en given tidsperiod. En
upphandlande myndighet har sedan möjlighet att tilldela ett avtal, ett så kallat avrop, under ramavtalets
löptid.
Ramavtal är således inte ett förfarande i sig utan ramavtal upphandlas enligt något av förfarandena.
Ramavtal finns i två varianter (fastställda villkor och förnyad konkurrensutsättning) och dessa skiljer sig
beträffande på vilket sätt avtal tilldelas, det vill säga hur avropet sker.
Avrop vid fastställda villkor
Ramavtalet kan innehålla fastställda villkor vid tilldelning av avtal (avrop).
Om ramavtalet har slutits med flera leverantörer ska tilldelningen av avtal ske utifrån den fastställda
fördelningsnyckeln (vanligtvis rangordning) med de villkor som leverantören angivit i sitt anbud. Om den
leverantör som är överst i rangordningen inte kan leverera varan eller tjänsten till det pris, eller enligt de
övriga villkor, som är avtalat ska nästföljande leverantör tillfrågas.
Om ett ramavtal enbart har slutits med en leverantör kan avrop ske direkt hos avtalad leverantör enligt
avtalsvillkoren.
Avrop vid förnyad konkurrensutsättning
Är inte alla villkor (exempelvis pris) fastställda i ramavtalet ska en förnyad konkurrensutsättning ske.
Detta innebär att en ny inbjudan att lämna anbud i enlighet med de villkor som angetts i ramavtalet
lämnas till ramavtalsleverantörerna. Dessa villkor får, om nödvändigt, preciseras och vid behov
kompletteras med andra villkor som angetts i förfrågningsunderlaget till ramavtalet. I praktiken
genomförs en miniupphandling.
Tidsfrister
Ramavtalsleverantörer ska ges tillräcklig tid för att lämna anbud vid förnyad konkurrensutsättning. När
den upphandlande myndigheten avgör hur lång tidsfristen ska vara, ska hänsyn tas till upphandlingens art
och omfattning.
13

Inköpscentral
Ofta upphandlas ramavtal av en inköpscentral som genomför upphandlingen åt flera upphandlande
myndigheter. Inköpscentraler kan vara rikstäckande (exempelvis Statens inköpscentral vid
Kammarkollegiet eller SKL Kommentus) eller regionala.
§
Laghänvisning
2 kap. 15 § LOU Definition
5 kap. 1 § LOU Upphandling av ramavtal
5 kap. 4 § LOU Ramavtal med en leverantör
5 kap. 5 § LOU Ramavtal med flera leverantörer
5 kap. 6 § LOU Avrop vid fastställda villkor
5 kap. 7 § LOU Avrop vid förnyad konkurrensutsättning
15 kap. 2 § LOU Ramavtal för upphandling som inte omfattas av direktivet
1.2.7 Elektronisk auktion
En upphandlande myndighet kan välja att tillämpa elektronisk auktion där man, vid en upprepad process
och med hjälp av elektroniskt medel, presenterar nya lägre priser och/eller nya värden för vissa delar av
anbuden. Auktionen genomförs efter en första fullständig utvärdering av anbuden.
Elektronisk auktion är i sig inte ett förfarande. Om elektronisk auktion ska användas ska det anges i
annonsen.
Om en upphandlande myndighet avser genomföra en elektronisk auktion ska det av
förfrågningsunderlaget bland annat framgå:
§
1. Vilka delar av anbuden, vars värden måste kunna kvantifieras och uttryckas i siffror eller
procenttal, som kommer att vara föremål för den elektroniska auktionen.
2. Eventuella gränser för de värden som kan presenteras, baserade på en bedömning av
specifikationerna för föremålet för upphandlingen.
3. Vilka uppgifter som kommer att göras tillgängliga för anbudsgivarna under den elektroniska
auktionen och när detta kommer att ske.
4. Relevanta uppgifter om genomförandet av den elektroniska auktionen.
5. På vilka villkor anbudsgivarna kan lämna anbud, däribland de minsta skillnader mellan anbuden
som kan ha bestämts.
6. Relevanta uppgifter om den elektroniska utrustning som används och om anslutningen till denna
utrustning.
Laghänvisning
2 kap. 6a § LOU Definition
5a kap. 1 § LOU Tillämpningsområde
5a kap. 3 § LOU Annonsering
5a kap. 4 § LOU Förfrågningsunderlag
Läs mer om Elektroniska auktioner i vägledningen på www.upphandlingsstöd.se.
14

2 Förbereda en upphandling
Under detta avsnitt ges vägledning i hur du kan förbereda dig inför en kommande upphandling.
Förberedelserna kan omfatta
att analysera marknaden och definiera behoven, men också
att sätta sig in i olika upphandlingsförfaranden och principer för tilldelning av avtal, samt
att utforma förfrågningsunderlag.
2.1 Kompetens
Upphandlingsreglerna kan upplevas som komplicerade av båda parter. Genom att ha rätt kompetens inom
upphandlingsområdet samt vara lyhörd för motpartens arbetssituation och villkor, kan den egna insatsen i
upphandlingsarbetet förbättras vilket i sin tur gynnar den goda affären.
En lyckad upphandling förutsätter en kvalificerad beställarorganisation, professionella upphandlare som
arbetar nära beställare samt eventuella resurser för projektstyrning och avtalsuppföljning. Därutöver är det
viktigt att även de medarbetare som gör enskilda avrop och beställningar, bland annat från befintliga
ramavtal, har rätt utbildning och kompetens.
Lagarna innehåller krav såväl på den upphandlande myndigheten som på leverantören. Det är också
viktigt att följa utvecklingen med lagändringar, ny rättspraxis etc. Ändringarna kan innebära förenklingar,
men det förekommer också kompletteringar av lagarna där nya krav kan ställas på den upphandlande
myndigheten vad avser exempelvis annonsering och utvärdering eller helt nya upphandlingsformer och
ändrade tröskelvärden.
Beställarens och upphandlarens kompetens omfattar också att kommunicera myndighetens värderingar
och behov internt och externt samt bevaka ramavtalstrohet.
2.2 Roller inom den upphandlande myndigheten
Inom en upphandlande myndighet finns vanligen en rollfördelning mellan de olika befattningar som
deltar i upphandlingsprocessen. Var i organisationen upphandlingen sker och av vem kan emellertid
variera. Den upphandlande myndigheten kan i vissa fall även anlita en extern konsult för exempelvis
utformningen av förfrågningsunderlag.
Beställaren och slutanvändaren
Beställaren är sakkunnig och därmed kravställare för det som ska upphandlas och deltar aktivt såväl vid
utformningen av kravspecifikationen (beskrivning av det som ska upphandlas) som vid prövningen och
utvärderingen av anbuden. Därutöver kan också slutanvändaren delta i upphandlingen både som
kravställare och vid anbudsprövningen.
Upphandlaren
Upphandlaren är sakkunnig i upphandlingsfrågor och har ett övergripande affärsmässigt ansvar för
upphandlingsprocessen.
15

Upphandlaren ansvarar för
utformningen av förfrågningsunderlaget i sin helhet
informationen till företagen under upphandlingsprocessen
kvalificeringen av leverantörer
prövningen och utvärderingen av anbuden (bland annat tillsammans med beställaren)
upprättandet av tilldelningsbeslutet.
Upphandlaren upprättar också avtalet, ibland tillsammans med den upphandlande myndighetens jurist.
Inom vissa upphandlande myndigheter kan upphandlaren även ha rollen som sakkunnig och kravställare.
När avtalet har tecknats
När avtalet har tecknats går ansvaret över till beställaren eller upphandlaren, alternativt till den
projektansvarige eller den chef eller de chefer som ansvarar för kontraktsuppföljningen.
Inom en upphandlande myndighet kan det även finnas medarbetare med rätt att göra avrop från
befintliga ramavtal.
Konsultjäv
I de fall den upphandlande myndigheten anlitar en extern konsult för utformningen av
förfrågningsunderlaget, eller annat förberedelsearbete inför en upphandling, kan otillbörliga
konkurrensfördelar uppkomma för konsulten om denne också har för avsikt att lämna anbud i
upphandlingen. En sådan situation kallas konsultjäv.
Den upphandlande myndigheten bör också vara försiktig med att tillåta en anställd eller tidigare anställd
att medverka vid och påverka exempelvis utformningen av förfrågningsunderlaget inför en upphandling
som denne själv eller någon närstående person kan delta i som anbudsgivare.
En konsult ska uteslutas från anbudsgivning om konsulten genom tidigare uppdrag hos myndigheten
har styrt innehållet i kravspecifikationen så att den på ett eller annat sätt anpassats till konsultens
produkter
fått otillbörliga konkurrensfördelar genom information om exempelvis den upphandlande
myndighetens krav, budget med mera som andra anbudsgivare inte fått eller
genom sin medverkan fått någon annan form av otillbörlig konkurrensfördel.
Konsulten ska uteslutas i egenskap av anbudsgivare men konsulten får inte heller biträda en annan
anbudsgivare. Det saknar i princip betydelse om konsulten anlitats direkt av den upphandlande
myndigheten eller om konsulten medverkat som underkonsult.
Sådana konkurrensfördelar som endast består i att konsulten är bättre ”påläst” eller har ett visst
tidsmässigt försprång framför andra anbudsgivare, anses vanligtvis inte som otillbörliga. En förutsättning
är dock att alla konsultens arbetsresultat, liksom annan information som konsulten fått när det gäller krav,
budget med mera, måste redovisas i förfrågningsunderlaget. Det är i dessa fall viktigt att anbudstiden görs
tillräckligt lång så att alla anbudsgivare får samma möjlighet att tillgodogöra sig sådan information så att
det tidsmässiga försprånget som konsulten har inte får någon egentlig betydelse.
Den upphandlande myndigheten bör fatta beslut om att förkasta anbud på grund av konsultjäv så snart
myndigheten har den information som behövs för att göra en sådan bedömning. Det/de företag som inte
har rätt att delta i upphandlingen bör därefter meddelas om beslutet snarast möjligt. Innan en uteslutning
sker måste berörd konsult alltid få möjlighet att visa att de utförda uppdragen inte medfört någon otillåten
konkurrensfördel.
16

En konsult som är osäker på om denne har rätt att lämna anbud har rätt att få ta del av den upphandlande
myndighetens beslut på ett tidigt stadium. Om en konsult, som exempelvis anlitas för utformningen av
förfrågningsunderlaget, inte kommer att kunna delta som anbudsgivare i den senare upphandlingen på
grund av otillbörliga konkurrensfördelar, bör förfrågningsunderlaget för upphandlingen av denna konsult
innehålla en upplysning om detta. Informationen gör det då möjligt för konsulten att välja i vilket av de
båda uppdragen som det är mest intressant att delta.
2.3 Definiera verksamhetens behov
Förberedelsestadiet inleds med att ta fram en kravbild utifrån verksamhetens behov för att kunna
identifiera vad som ska anskaffas samt under vilken tidsperiod behovet kommer att uppstå.
Involvera slutanvändaren
Det är mycket viktigt att slutanvändaren involveras i upphandlingen. Görs inte det finns det en risk att det
som köps in inte motsvarar det behov som finns i verksamheten. Vid behovsanalysen kan slutanvändare
tillfrågas om vad deras behov är genom intervjuer eller enkäter. Men även om den tilltänkte
slutanvändaren har kännedom om det behov som ligger till grund för upphandlingen, innebär det inte att
användaren alltid har kännedom om hur behovet ska tillgodoses på bästa sätt.
Vid behovsanalysen bör därför fokus ligga på att klargöra behovet och inte på att hitta vilken lösning som
ska levereras.
Ta hänsyn till hela myndigheten
Hela myndighetens behov bör identifieras. Det kan tänkas att olika delar av myndigheten har liknande
behov. En upphandling kan då samordnas för att säkerställa att allas behov ska kunna tillfredsställas.
Om upphandlingen ersätter ett tidigare avtal bör behovsanalysen innehålla en utvärdering av vad som är
bra respektive dåligt i det nuvarande avtalet.
Genom att se till att det som ska upphandlas är grundat på ett verkligt behov som är väl förankrat hos
användarna ökar sannolikheten att det ska bli en lyckad upphandling med god avtalstrohet.
Beakta miljöhänsyn och sociala hänsyn
En upphandlande myndighet bör beakta miljöhänsyn och sociala hänsyn om upphandlingens art motiverar
detta.
Beräkna värdet
Behovsanalysen bör även innehålla en beräkning av värdet på det som kommer att upphandlas. Värdet
kommer bland annat att påverka vilket upphandlingsförfarande som får användas och vilka krav som ska
ställas på de anbudsgivande företagen.
Upphandlingens värde kan behöva uppskattas redan i budgetprocessen. Om det som ska upphandlas inte
ryms inom budgeten kan antingen kraven eller de ekonomiska förutsättningarna behöva ändras.
Tips
Var noga med att definiera behovet. Detta ska ligga till grund för beskrivningen i
förfrågningsunderlaget.
Tänk på att om möjligt ge anbudsgivaren viss frihet att själv komma med förslag på lösningar.
17

2.4 Marknadsanalys
Varför behövs en marknadsanalys
För att lyckas med en upphandling är det viktigt att ha kunskap om vad marknaden erbjuder och vilka
leverantörer som finns. LOU innehåller inget förbud mot att upphandlare inför en upphandling har
kontakter med leverantörer, så länge principerna om likabehandling och icke-diskriminering iakttas.
Tvärtom så bör kunskap om marknaden inhämtas i god tid innan upphandlingen inleds.
Kraven i förfrågningsunderlaget ska vara väl avvägda i förhållande till den upphandlande myndighetens
behov och den specifika branschen. En upphandlande myndighet som saknar tillräcklig kunskap om en
marknad riskerar att ställa krav i upphandlingen som leverantörer har svårt att leva upp till. Likaså kan
ogenomtänkta krav leda till onödigt höga priser eller att leverantörer avstår från att lämna anbud. En
marknadsanalys är därför ofta en förutsättning för att kunna utforma ändamålsenliga krav i
förfrågningsunderlaget samt att upphandlingen kan genomföras under god konkurrens.
Kontakta flera olika leverantörer
Vid kontakter med leverantörerna kan det vara värdefullt att få information om hur de ser på det som ska
upphandlas. Ta kontakt med flera leverantörer för att få en så objektiv bild som möjligt av det som ska
upphandlas och undvika att några få leverantörer präglar din bild av det som ska upphandlas. Du kan även
ta kontakt med branschorganisationer.
Var försiktig med att föra detaljerade diskussioner om förfrågningsunderlaget och olika krav.
Leverantörerna vill givetvis att kraven och önskemålen i förfrågningsunderlaget utformas på ett sätt som
är gynnsamt för det egna företaget.
Kontakta upphandlande myndigheter
Marknadsanalysen kan också omfatta kontakter med andra upphandlande myndigheter som har erfarenhet
av upphandling av den aktuella varan eller tjänsten.
Likabehandling
Alla leverantörer ska behandlas lika. En marknadsanalys får inte innebära att förhandlingar inleds eller att
löften om framtida leveranser utlovas till någon leverantör. Den får inte heller leda till att någon enskild
leverantör får en otillbörlig fördel vid utformningen av förfrågningsunderlaget.
Om en leverantör får för stor påverkan på förfrågningsunderlagets utformning kan det innebära en
särbehandling av en leverantör, vilket i sin tur kan leda till att upphandlingen behöver rättas eller göras
om.
Tips
En marknadsanalys bör bland annat ge svar på dessa frågor:
Vad erbjuder marknaden utifrån det behov som den upphandlande myndigheten har
Vilka är leverantörerna på marknaden
Är de uppställda kraven rimliga
Kan leverantörerna på marknaden uppfylla uppställda krav
Sker konkurrensen på marknaden genom pris eller kvalitet etc.
Vad kan kostnaden för behovet uppskattas till
18

2.5 Utforma en upphandlingsstrategi
Innan upphandlingen påbörjas är det en god idé att utforma en upphandlingsstrategi för att säkerställa att
exempelvis följande frågor har beaktats.
Gäller LOU för den aktuella upphandlingen
Finns det ett ramavtal som täcker det aktuella behovet
Har myndigheten tillräcklig kännedom om de olika möjligheter som marknaden erbjuder
Ryms upphandlingen inom budgeten
Är det klart vem som får fatta beslut om att genomföra upphandlingen och vem som är behörig att
underteckna det avtal som upphandlingen resulterar i
Innebär upphandlingen någon risk för myndigheten som medför särskilda överväganden innan
upphandlingen påbörjas
Har krav som skulle medföra ett onödigt högt pris på det som upphandlas undvikits
Har förfrågningsunderlag utformats på ett sätt som möjliggör för innovativa lösningar
Har slutanvändaren fått lämna synpunkter på förfrågningsunderlaget
Finns det någon som har möjlighet att svara på frågor från intresserade leverantörer
2.6 Välj upphandlingsförfarande
Ramavtal
Undersök alltid först om det finns ett ramavtal som täcker det aktuella behovet. Att använda sig av ett
ramavtal innebär i de flesta fall fördelar jämfört med att genomföra upphandlingen själv, framför allt
sparas tid och de ekonomiska villkoren kan vara mer fördelaktiga.
Det är inte ovanligt att upphandlande myndigheter har interna regler som anger att ramavtal alltid ska
användas om sådana finns. Statliga myndigheter ska alltid använda ramavtal som slutits av Statens
inköpscentral, om inte annan form av avtal sammantaget är bättre för det aktuella behovet.
Läs mer på www.avropa.se.
Beräkna värdet av det som ska anskaffas
Om ramavtal saknas ska upphandling ske och då är det värdet av det som ska anskaffas som avgör vilket
förfarande som kan användas.
Om värdet uppgår till högst cirka 287 000 kronor (beloppet gäller för 2011) kan direktupphandling
vara möjlig att göra. Vid beräkning av beloppsgräns vid direktupphandling ska alla
direktupphandlingar av samma slag under räkenskapsåret räknas ihop.
Om värdet överstiger 287 000 kronor men understiger tröskelvärdena (1 243 375 för statliga
myndigheter och 1 919 771 kronor för kommuner och landsting) kan förenklat förfarande,
urvalsförfarande, konkurrenspräglad dialog eller projekttävling användas. I särskilda situationer
kan även direktupphandling användas.
Om värdet av upphandlingen överstiger tröskelvärdena ska andra upphandlingsförfaranden
användas (dessa beskrivs dock inte i denna vägledning).
För beskrivning av de olika upphandlingsförfarandena hänvisas till avsnitt 1.2 med underrubriker.
19

3 Genomföra en upphandling
3.1 Utforma ett förfrågningsunderlag
Behovsdefinieringen och marknadsanalysen har resulterat i ett antal aspekter på varan eller tjänsten som
nu ska formuleras till krav och önskemål i ett förfrågningsunderlag.
Förfrågningsunderlaget är det underlag som en upphandlande myndighet tillhandahåller leverantörer och
ska innefatta samtliga handlingar som gäller för den aktuella upphandlingen.
Ett väl utformat förfrågningsunderlag är avgörande för att en upphandling ska bli en god affär.
Förfrågningsunderlaget ska säkerställa att
verksamhetens behov tillgodoses
konkurrensen på marknaden utnyttjas
upphandlingen genomförs rättssäkert och effektivt.
Förfrågningsunderlaget ska vara fullständigt och innehålla alla krav på det som upphandlas. Det ska också
vara så klart och tydligt att en leverantör kan förstå vilka krav som ställs och hur utvärderingen ska ske.
Vid anbudsprövningen är det inte tillåtet att beakta något annat än vad som finns angivet i
förfrågningsunderlaget. De krav som ställs ska inte vara mer omfattande än nödvändigt för den aktuella
anskaffningen av varan eller tjänsten.
De krav som ställs ska kunna verifieras av leverantören. Den upphandlande myndigheten kan exempelvis
ställa krav på att en projektledare ska ha en viss utbildning och som bevis på det kräva att ett
examensbevis eller kursintyg som styrker detta bifogas anbudet. Alla ställda krav kan inte verifieras
genom dokumentation. För vissa krav kan det i stället vara lämpligt att leverantören endast intygar att
kravet är uppfyllt. Ett annat sätt kan vara att leverantören lämnar en beskrivning över hur kravet uppfylls
eller kommer att uppfyllas vid avtalsstart.
Den dokumentation och de handlingar som begärs in ska alltid vara kopplade till ett krav eller
tilldelningskriterium. Det är exempelvis inte meningsfullt att begära in en årsredovisning om det inte
finns ett krav avseende exempelvis leverantörens omsättning, soliditet eller likviditet.
Samtliga krav (som i vissa fall benämns ska-krav) måste uppfyllas för att anbudet ska kunna antas. Krav
ska uppfyllas medan tilldelningskriterier utvärderas.
Innehåll i ett förfrågningsunderlag
För överskådlighetens skull kan det vara lämpligt att dela upp förfrågningsunderlaget i olika avsnitt.
Förfrågningsunderlaget består ofta av följande delar.
1. Allmän orientering om upphandlingen.
2. Administrativa villkor för upphandlingens genomförande.
3. Krav på leverantören.
4. Krav på varan eller tjänsten (även benämnd teknisk specifikation eller kravspecifikation) som
beskriver upphandlingsföremålet.
5. Anbudsutvärdering (lägst pris eller ekonomiskt mest fördelaktigt) samt tilldelningskriterier.
6. Kommersiella villkor som ska gälla under avtalstiden.
20

Allmän orientering
I detta avsnitt ska läsaren få en överblick över upphandlingen.
Följande uppgifter kan ingå.
Övergripande beskrivning av upphandlingen
Referensnummer
Uppgift om den upphandlande myndigheten
Beskrivning av varan eller tjänsten som upphandlas
Optioner
Eventuell möjlighet att lämna anbud på delar av upphandlingen
De förutsättningar som gäller för upphandlingens genomförande
Administrativa villkor
I detta avsnitt ställs olika krav på upphandlingens formella delar.
Följande uppgifter kan ingå.
Tips
Upphandlingsförfarande
Om förhandling kommer att genomföras
Hur den upphandlande myndigheten behandlar frågor och svar kring förfrågningsunderlaget
Förutsättningar för anbudsinlämningen (anbudets form, innehåll, språk, tillåtna sätt att lämna
anbud, anbudsmärkning och adress, anbuds giltighetstid, tilldelningsbeslut och
upphandlingssekretess)
För att ge alla samma förutsättningar ska en sista dag då den upphandlande myndigheten presenterar
svar, förtydliganden och kompletteringar anges i förfrågningsunderlaget. Alla leverantörer eller
anbudssökande får därmed ta del av eventuell kompletterande information samtidigt.
Om en leverantör anser att något är oklart eller otydligt i förfrågningsunderlaget bör det anges i
förfrågningsunderlaget hur frågor kan ställas till den upphandlande myndigheten. Ange gärna ett
sista datum för att ta emot frågor om förfrågningsunderlaget så att alla leverantörer hinner ta del av
svaren innan anbud lämnas.
Undvik att ställa sådana krav som inte är kopplade till varan eller tjänsten som upphandlas och
inte är relevanta för att avtalet ska kunna tilldelas, som exempelvis att anbud ska lämnas i ett anonymt
ytterkuvert och att anbudet ska lämnas i två exemplar. Formulera hellre dessa som önskemål.
Ett sätt att ta höjd tidsmässigt för att anbuden ska vara giltiga vid överprövning är att i
förfrågningsunderlaget ange att anbudens giltighet ska förlängas automatiskt vid en eventuell
överprövning. Som en tumregel kan en sådan förlängning gälla i fyra till sex månader. Bedömning
måste göras i varje enskilt fall.
21

Krav på leverantören
Det finns ett antal förutsättningar som medför att en leverantör ska eller får uteslutas, exempelvis när
leverantören har begått grov ekonomisk brottslighet eller om leverantören har gått i konkurs eller om
leverantören inte har fullgjort sina åliggande avseende skatter och socialförsäkringsavgifter. Uppgifter om
hur en leverantör sköter sina skatter och socialförsäkringsavgifter ska inhämtas från Skatteverket av den
upphandlande myndigheten, det vill säga dessa uppgifter ska inte krävas från leverantören. För att de
frivilliga uteslutningsrundorna ska kunna tillämpas måste dessa anges i förfrågningsunderlaget. (Se vidare
avsnitt 3.6.)
Följande uppgifter kan ingå i avsnittet krav på leverantören:
Obligatoriska uteslutningsgrunder enligt 10 kap. 1 § LOU
Frivilliga uteslutningsgrunder enligt 10 kap. 2 § LOU
Bevis på registrering enligt 11 kap. 6 § LOU.
Den upphandlande myndigheten kommer även att bedöma att leverantören har tillräcklig förmåga för att
leverera den vara eller utföra den tjänst som upphandlingen avser. Den upphandlande myndigheten
kontrollerar att leverantören uppfyller de så kallade kvalifikationskraven i upphandlingen. Om en
leverantör inte uppfyller kvalifikationskraven får denne inte tilldelas avtalet, förutom i de fall kraven kan
uppfyllas genom att leverantören åberopar andra företags kapacitet.
Exempel på kvalifikationskrav är
teknisk och yrkesmässig kapacitet
ekonomisk ställning
kvalitetsledningssystem
miljöledningssystem
förteckning över utförda uppdrag (referenser).
Krav på varan eller tjänsten
I detta avsnitt, som ofta även benämns kravspecifikation eller teknisk specifikation, beskrivs varan eller
tjänsten som ska upphandlas. Ett sätt att utforma kraven är att ange detaljerade specifikationer avseende
varans egenskaper eller hur tjänsten ska utföras. Ett annat sätt är att beskriva den funktion och de mål som
ska uppnås. Genom att den upphandlande myndigheten utformar funktionella krav ges leverantören ett
större utrymme att använda sin yrkeskunskap och kreativitet. Även om tillvägagångssättet inte anges
detaljerat bör den upphandlande myndigheten noga precisera vilket resultat som ska uppnås.
Tips
Om alla krav på varan eller tjänsten samlas under detta avsnitt är det enkelt för leverantören att
överblicka vad som efterfrågas. Undvik att skriva samma eller liknande krav på flera ställen.
Dels blir förfrågningsunderlaget onödigt omfattande, dels finns en risk för motstridigheter.
En teknisk specifikation får inte innehålla hänvisning till ursprung, tillverkning, varumärke etc.
om detta kan leda till att vissa företag gynnas eller missgynnas. Om det inte är möjligt att beskriva
föremålet för upphandlingen tillräckligt preciserat och begripligt utan sådana hänvisningar ska kravet
följas av orden "eller likvärdigt".
22

Anbudsutvärdering
I detta avsnitt beskrivs vilken tilldelningsgrund och vilka tilldelningskriterier som ska användas.
Det finns två tilldelningsgrunder att välja mellan. Antingen ska det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet
eller det anbud som har lägst pris tilldelas avtal. Du får välja fritt vilken tilldelningsgrund du vill tillämpa
men tilldelningsgrunden ska klart anges i förfrågningsunderlaget. Överväg noga vilken princip som ska
användas.
Ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet
Syftet med att tillämpa det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet är att andra aspekter än pris, såsom
exempelvis kvalitet och miljöegenskaper, ska kunna beaktas och värderas. Slutresultatet kan då bli en, på
sikt, mer kostnadseffektiv lösning än då enbart priset avgör valet av leverantör.
Om den upphandlande myndigheten avser att tillämpa det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet som
utvärderingsmetod ska de tilldelningskriterier som ska värderas tydligt definieras i
förfrågningsunderlaget. Det ska också beskrivas vad som kommer att beaktas vid värderingen samt på
vilka grunder bedömningen och poängsättningen kommer att ske.
För upphandlingar under tröskelvärdena gäller att tilldelningskriterierna antingen ska viktas eller anges i
fallande prioritetsordning.
Exempel på tilldelningskriterier är
pris
leveranstid eller tid för genomförande
miljöegenskaper såsom livscykelkostnader
driftkostnader
kostnadseffektivitet
kvalitet
estetiska, funktionella och tekniska egenskaper
service och tekniskt stöd.
Dessa kan kompletteras och ersättas med andra, under förutsättning att de har anknytning till den vara
eller tjänst som upphandlingen avser. Krav som ingår i leverantörskvalificeringen ska däremot inte
utvärderas som tilldelningskriterier.
Lägsta pris
Om den upphandlande myndigheten avser att tillämpa lägsta pris ska priset klart definieras med
beskrivning av vad som ska ingå och hur priset ska anges exempelvis totalt pris för hela uppdraget, pris
per månad, pris per timme etc. Viktigt är också att ange betalningsvillkoren då dessa kan påverka
prisbilden. Tydligt definierade prisvillkor gäller givetvis också då priset utgör ett av tilldelningskriterierna
vid utvärdering av det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet.
Även i de fall lägsta pris tillämpas kan naturligtvis kvalitet, miljöegenskaper, livscykelkostnader etc.
beaktas men då i form av relevanta krav (ska-krav) som således måste uppfyllas men däremot inte
utvärderas.
23

Tips
Tänk noga igenom tilldelningskriterierna så att dessa har ett samband med den vara eller tjänst som
upphandlas.
Ange hur tilldelningskriterierna viktas och/eller rangordnas. Exemplifiera gärna hur
utvärderingsmodellen fungerar praktiskt.
Simulera utvärderingsmodellen för att säkerställa att rätt resultat uppnås.
Kommersiella villkor (avtalsvillkor)
I detta avsnitt beskrivs avtalsvillkoren. Det kan vara lämpligt att i vissa fall hänvisa till ett standardavtal,
till exempel ALOS05 (allmänna bestämmelser vid leverans av varor till offentliga sektorn) eller till ett
annat standardavtal om vissa frågor inte särskilt regleras i avtalet eller exempelvis köplagen (1990:931).
Följande klausuler kan ingå i avtalet.
Avtalsparter
Avtalsperiod med angivande av eventuell förlängningsmöjlighet
Avtalshandlingar med inbördes rangordning
Option
Leveransvillkor
Ändringar och tillägg under avtalsperioden
Kontaktpersoner
Pris och prisjustering
Betalningsvillkor
Dröjsmål med betalning
Kontroll av leverans
Faktureringsvillkor
Immateriella rättigheter
Begränsning av publicering och marknadsföring
Överlåtelse av rättigheter och skyldigheter
Underleverantör
Ansvar vid fel eller brister
Produktförändringar
Ansvarsförsäkring
Force majeure
Skadestånd och viten
Hävning
Tvistlösning, tillämplig lag
Villkor för samarbete (det vill säga hur avtalet kommer att följas upp av avtalsparter)
Övrigt
Till ett förfrågningsunderlag kan med fördel även bifogas
en checklista innehållande de dokument som ska bifogas till anbudet, vilket underlättar för
leverantörer som ska lämna anbud
ett separat anbudsformulär som innehåller samtliga krav som ska besvaras.
Detta underlättar leverantörens arbete för att lämna anbud och minskar risken att leverantören av misstag
inte besvarar uppställda krav eller inte bifogar efterfrågade bevis och därmed riskerar att diskvalificeras.
24

Tips
Krav och villkor
ska formuleras klart och tydligt för att lämna minsta möjliga utrymme för tolkning
bör formuleras på ett sådant sätt att anbudsprövningen kan göras på ett enkelt sätt
ska vara möjliga att kontrollera, utvärdera och följa upp.
Uppmana anbudsgivarna att bara svara på det som efterfrågas. Broschyrer och annat utan
relevans för upphandlingen beaktas inte.
!
Fundera också över om krav eller villkor:
Innebär att leverantörer från andra länder kan ha svårare att konkurrera med sina varor och tjänster
än svenska företag. Vid offentlig upphandling ska företag oavsett nationellt ursprung kunna vara
med och tävla om offentliga avtal.
Är utformade på ett sätt som särskilt gynnar ett visst företag. Syftet med upphandling är att göra det
möjligt för företag att tävla om offentliga avtal på lika villkor.
Är proportionella och relevanta i förhållande till det som upphandlas. Omfattande krav eller krav
som inte har en naturlig anknytning till det som ska upphandlas ska inte ställas eftersom det i
onödan kan försvåra för leverantörer att delta i upphandlingen.
Läs mer om Utformning av förfrågningsunderlag och Anbudsutvärdering i vägledningarna på
www.upphandlingsstöd.se.
3.2 Annonsera
Annonsens innehåll
De upphandlingsrättsliga principerna gäller även för annonser. Annonser ska därför uppfylla kraven på
likabehandling och proportionalitet med mera.
Vid annonsering av upphandlingar under tröskelvärdet ska minst följande framgå av annonsen.
Uppgift om föremålet för upphandlingen.
Kontaktuppgifter till den upphandlande myndigheten.
Vid förenklat förfarande ska dessutom följande framgå i annonsen.
Hur anbud får lämnas.
Den dag då anbud senast ska ha kommit in.
Till vilken dag anbudet ska vara bindande.
Vid urvalsförfarande ska dessutom följande stå i annonsen.
Hur anbudsansökan ska lämnas in.
Den dag ansökan senast ska ha kommit in.
25

Vid urvalsförfarande får du i ansökningsinbjudan ange hur många leverantörer du avser att bjuda in.
Antalet ska bestämmas med hänsyn till vad som ska upphandlas och vara tillräckligt stort för att effektiv
konkurrens ska kunna uppnås.
Ofta förekommer följande information i annonser.
Rubrik
CPV-kod
Sammanfattning av upphandlingen
Verksamhet som upphandlingen avser
Upphandlande myndighet
Plats för fullgörande av upphandlingen
Kontaktpersoner/ombud
Sista anbudsdag
Förfarande
Typ av dokument
Diarienummer eller ärendebeteckning
Många upphandlande myndigheter använder sig av elektroniska databaser för annonsering av
upphandlingar. Dessa databaser tillhandahåller annonsformulär där du fyller i relevanta uppgifter om
upphandlingen. Om du använder ett elektroniskt upphandlingssystem skapas annonsen automatiskt.
Exempel på svenska elektroniska databaser där du kan publicera en annons om upphandling är följande,
anges i bokstavsordning.
E-avrop - www.e-avrop.com
Eniro upphandling - www.eniroupphandling.se
Licitio - www.licitio.se
Mercell - www.mercell.se
VISMA OPIC - www.opic.se
Det kan finnas ytterligare databaser. Annonser som publiceras i en databas sprids ofta till andra databaser.
Tips
Även om annonsering sker kan det underlätta för leverantörer om upphandlingar även läggs ut
på den upphandlande myndighetens hemsida.
Utforma annonsen på ett sätt som skapar intresse hos leverantörerna att delta i upphandlingen.
Tänk på att om du skickar din annons sent på eftermiddagen så kan det hända att den publiceras
först nästföljande dag.
§
Laghänvisning
15 kap. 4 § LOU Annonsering vid förenklat förfarande
15 kap. 4 § LOU Annonsering vid urvalsförfarande
15 kap. 5 § LOU Innehåll i annons
26

3.3 Frågor från leverantörer
För att få in korrekta och kompletta anbud är det nödvändigt att leverantörerna har all nödvändig
information om upphandlingen och har förstått den.
Frågor och svar
Eventuella förtydliganden och svar på frågor om förfrågningsunderlaget bör ske så tidigt som möjligt.
Senast sex dagar innan sista anbudsdag ska kompletterande upplysningar om förfrågningsunderlaget
lämnas (under förutsättning att den upphandlande myndigheten fått frågan i god tid). Ange gärna ett sista
datum för att ta emot frågor om förfrågningsunderlag så att alla leverantörer hinner ta del av svaren innan
anbud lämnas.
All kompletterande information ska tillhandahållas på ett sådant sätt att samtliga leverantörer som tagit
del av förfrågningsunderlaget, eller kommer ta del av det, får tillgång till den kompletterande
informationen. Svar kan exempelvis lämnas på den upphandlande myndighetens hemsida eller via
annonsorganet eller via upphandlingssystemet.
Förändring av annons eller förfrågningsunderlag
Visar det sig att annonsen eller förfrågningsunderlaget har brister kan mindre förtydliganden eller
rättningar ske så länge förutsättningarna för upphandlingen inte förändras väsentligt. Vad som är en
väsentlig förändring är beroende på omständigheterna i den enskilda upphandlingen.
En måttstock på om en förändring av förfrågningsunderlaget är väsentlig kan vara om en leverantör, som
innan ändringen valde att avstå från att lämna anbud, efter ändringen hade kunnat göra bedömningen att
upphandlingen varit av intresse.
§
Laghänvisning
15 kap. 10 § LOU Kompletterande upplysningar
3.4 Anbudsöppning
Anbuden ska förvaras oöppnade till anbudstidens utgång. Absolut sekretess råder till dess ett beslut har
fattats om tilldelning, om att avbryta eller att göra om upphandlingen.
Försändelser med anbud ska öppnas så snart som möjligt efter anbudstidens utgång i närvaro av minst två
personer från den upphandlande myndigheten. Alla anbud ska föras upp i en förteckning som ska signeras
av de deltagande. Anbudsgivare eller anbudssökande får inte delta vid öppningen men de får begära att en
person utsedd av en handelskammare ska närvara.
Alla anbud som kommit in i rätt tid ska prövas.
§
Laghänvisning
15 kap. 11 § LOU Mottagande och öppnande av anbud
15 kap. 15 § LOU Prövning av anbudsansökningar och anbud
27

3.5 Rättelse, förtydligande eller komplettering av anbud
Om den upphandlande myndigheten anser att det finns en brist i ett anbud eller i en anbudsansökan finns
möjlighet att tillåta rättelse, förtydligande eller komplettering.
Den upphandlande myndigheten avgör vad som tillåts
Det är alltid den upphandlande myndigheten som avgör om rättelser, förtydliganden eller kompletteringar
ska tillåtas. En leverantör kan dock framföra önskemål om en sådan åtgärd.
Endast vissa rättelser, förtydliganden och kompletteringar tillåts
Om ett anbud eller en ansökan om att lämna anbud innehåller en uppgift som är uppenbart felaktig i form
av en felskrivning eller felräkning eller något annat uppenbart fel, får den upphandlande myndigheten
tillåta att anbudsgivaren eller anbudssökanden rättar detta fel.
I de fall anbud eller ansökningar om att lämna anbud inte är kompletta eller innehåller otydligheter kan
den upphandlande myndigheten begära att anbudet eller en ansökan förtydligas eller kompletteras om det
kan ske utan risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning.
Det är dock viktigt att tänka på att en komplettering eller ett förtydligande inte får innebära att tidigare
lämnade uppgifter ersätts med nya, undantaget uppgift av enklare karaktär såsom ett felaktigt
telefonnummer. Däremot är det tillåtet att konkretisera redan lämnade uppgifter. Sammantaget medför
detta att vid ett förtydligande eller en komplettering, får endast marginella sakuppgifter tillföras anbudet
eller ansökan.
Om komplettering eller förtydligande medges av en upphandlande myndighet måste möjligheten vara lika
för samtliga anbudsgivare. Åtgärden att förtydliga eller komplettera ska ske innan beslut om tilldelning
fattas.
Tips
Utnyttja möjligheten till rättelse, förtydliganden och komplettering av anbud om det kan leda till
en effektivare konkurrens i den aktuella upphandlingen.
§
Laghänvisning
15 kap. 12 § LOU Rättelse av fel, förtydligande och komplettering.
3.6 Uteslutning
Vissa omständigheter medför att leverantören måste uteslutas och andra omständigheter medför att
leverantören får uteslutas om upphandlande myndighet har angivit detta i förfrågningsunderlaget.
Obligatoriska uteslutningsgrunder
Om det kommer till den upphandlande myndighetens kännedom att leverantören har gjort sig skyldig till
exempelvis viss allvarlig ekonomisk brottslighet enligt en lagakraftvunnen dom, ska denne uteslutas från
upphandlingen. Är leverantören en juridisk person ska leverantören uteslutas om en företrädare för den
juridiska personen har dömts för brottet.
28

Kontroll om det finns grund för uteslutning på grund av ekonomiskt brott ska endast göras om den
upphandlande myndigheten har information som ger skäl för misstanke mot en leverantör. I en sådan
situation är det leverantören som ska kunna visa att misstanken är obefogad.
Frivilliga uteslutningsgrunder
Den upphandlande myndigheten får besluta att vissa uteslutningsgrunder ska gälla vid en upphandling.
Dessa ska i så fall anges i förfrågningsunderlaget. Har uteslutningsgrunder angetts som krav i
förfrågningsunderlaget måste dessa prövas.
En upphandlande myndighet får bestämma att en leverantör ska uteslutas om leverantören
§
är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tills
vidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud
är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat
liknande förfarande
genom lagakraftvunnen dom är dömd för brott avseende yrkesutövningen
har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen och den upphandlande myndigheten kan
visa detta
inte har fullgjort sina skyldigheter avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i det egna landet
eller i det land där upphandlingen sker, eller
i något väsentligt hänseende har låtit bli att lämna begärda upplysningar eller lämnat felaktiga
upplysningar som begärts med stöd av denna bestämmelse.
Är leverantören en juridisk person får leverantören uteslutas om en företrädare för den juridiska personen
är dömd för brott avseende yrkesutövningen genom lagakraftvunnen dom, eller
har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen och den upphandlande myndigheten kan
visa detta.
Ansvar för kontroll av skatter och socialförsäkringsavgifter
Att anbudsgivarna har betalat socialförsäkringsavgifter eller skatter i Sverige kontrolleras genom att den
upphandlande myndigheten hämtar in uppgifter om detta från behörig myndighet (Skatteverket i Sverige).
Visar kontrollen att det finns en anmärkning på en leverantör får den upphandlande myndigheten ge
leverantören möjligheten att visa att det inte finns någon grund för uteslutning, exempelvis att skatter har
betalats eller att det finns en avbetalningsplan för en skatteskuld.
Laghänvisning
15 kap. 13 § LOU Kontroll och uteslutning av leverantör
15 kap. 13a § LOU Uppgifter om skatt och socialförsäkring
3.7 Leverantörskvalificering
Leverantörskvalificeringen ska ske i enlighet med de krav som ställs på leverantören i
förfrågningsunderlaget. I denna fas kontrolleras företagets förmåga att kunna fullgöra avtalet.
Leverantören måste uppfylla de krav på lägsta nivå avseende ekonomisk ställning samt teknisk och
yrkesmässig kapacitet som ställs i förfrågningsunderlaget eller i annonsen.
29

Vid leverantörskvalificeringen avgörs endast om leverantören uppfyller kraven och det gör ingen skillnad
om kraven klaras med stor eller liten marginal.
En leverantör som inte uppfyller kvalifikationskraven ska inte gå vidare i anbudsprövningen.
Åberopande av andra företags kapacitet
En leverantör kan uppfylla de krav som ställs på leverantörens kapacitet och förmåga genom att åberopa
ett annat företags kapacitet. I sådant fall ska det finnas ett åtagande, exempelvis avtal med
underleverantör, som visar att anbudsgivaren kan förfoga över de angivna resurserna när avtalet ska
fullgöras.
Begränsning av kontroll av uppgifter
Den upphandlande myndigheten får begränsa kontrollen av intyg, certifikat, betyg och andra handlingar
som rör anbudssökandes och anbudsgivares lämplighet.
Vid förenklat förfarande ska kontroll ske innan förhandling eller tilldelning av avtal.
Vid urvalsförfarande eller konkurrenspräglad dialog ska kontroll ske innan inbjudan att lämna anbud eller
delta i dialogen.
Om kontroll av dessa uppgifter endast sker för de leverantörer som kan bli aktuella för att tilldelas avtal
minskas den administrativa bördan vid offentlig upphandling. Å andra sidan finns det risk för att utvalda
leverantörer vid kontroll inte uppfyller ställda krav vilket kan fördröja upphandlingsprocessen.
§
Laghänvisning
15 kap. 13b § LOU Begränsad kontroll
15 kap. 15a § LOU Tillgång till andra företags kapacitet
3.8 Pröva och utvärdera anbud
Vilka uppgifter ska beaktas
Endast de uppgifter som anbudsgivaren har lämnat i sitt anbud samt vid eventuella kompletteringar,
förtydliganden eller förhandlingar får beaktas. Andra uppgifter om leverantören eller den erbjudna varan
eller tjänsten får inte ligga till grund för bedömningen. Om du eller en kollega har upplysningar som gör
en leverantörs erbjudande mer attraktivt än vad som framgår av anbudet får det inte beaktas.
Pröva anbud
I detta moment kontrolleras att de uppställda kraven på varan eller tjänsten uppfylls. Alla ställda krav i
förfrågningsunderlaget för varan eller tjänsten måste uppfyllas. Även övriga krav och villkor, exempelvis
kommersiella villkor, som ställs i förfrågningsunderlag måste accepteras eller uppfyllas av leverantören.
Anbud som inte uppfyller ställda krav får inte antas.
Prövningen ska ske i enlighet med de krav på varan eller tjänsten som anges i förfrågningsunderlaget.
Endast anbud som uppfyller samtliga ställda krav får antas.
Därefter utvärderas de kvarvarande anbuden enligt den valda grunden för tilldelning av avtal.
30

Utvärdera anbud
Utvärderingen sker utifrån vald tilldelningsgrund.
De två grunderna för tilldelning av avtal är följande.
§
Lägst anbudspris. När denna grund används är priset det enda tilldelningskriteriet. Anbudet med
lägst pris ska antas givet samtliga krav och villkor är uppfyllda.
Ekonomiskt mest fördelaktiga anbud. När denna grund används ska utvärdering ske utifrån de
angivna tilldelningskriterierna och utvärderingsmodellen. Det anbud som efter utvärdering är det
mest ekonomiskt fördelaktigt ska antas.
Det är inte tillåtet att frångå vald tilldelningsgrund eller utvärderingsmodell, eftersom det strider mot
kravet på förutsebarhet.
Onormalt låga anbud
Om den upphandlande myndigheten finner att ett anbuds pris är onormalt lågt får anbudsgivaren
kontaktas skriftligen och ges möjlighet att förklara det låga priset. Om inte ett tillfredsställande svar ges
får anbudet förkastas.
Laghänvisning
15 kap. 16 § LOU Alternativa grunder för tilldelning av kontrakt
15 kap. 17 § LOU Onormalt lågt anbud
3.9 Förhandling
Förhandling är möjlig vid direktupphandling, förenklat förfarande och urvalsförfarande.
Utgångspunkten är att leverantörer ska lämna sitt bästa anbud
En utgångspunkt vid offentlig upphandling är att leverantören i normalfallet endast har en chans att lämna
sitt bästa anbud. Leverantören ska därmed räkna med att det lämnade anbudet blir prövat och utvärderat
utan justeringar, kompletteringar eller att ett mer förmånligt pris eller bättre villkor får lämnas.
Förfrågningsunderlaget ska vara så tydligt utformat att leverantören med utgångspunkt från det kan lämna
ett komplett anbud. Förhandlingen ska inte ses som ett komplement till ett ofullständigt
förfrågningsunderlag.
Vad syftar en förhandling till
Syftet med förhandling för den upphandlande myndigheten är att uppnå mer förmånliga villkor.
Förhandlingen kan ske med en eller flera anbudsgivare. En leverantör kan inte kräva att någon
förhandling ska ske, utan förhandlingen kan endast inledas på initiativ av den upphandlande myndigheten.
Vad kan förhandlingen omfatta
Förhandlingar kan avse alla avtalsvillkor inklusive pris i anbudet, samt mindre ändringar och
anpassningar av förfrågningsunderlaget. Dock ska alltid de upphandlingsrättsliga principerna iakttas. Ett
sätt att säkerställa kravet på likabehandling vid prisförhandling är att ge samtliga anbudsgivare möjlighet
att inkomma med nya prisuppgifter.
31

Det är inte tillåtet att förhandla bort grundläggande krav och villkor som angivits i
förfrågningsunderlaget. Om en sådan förändring görs av förfrågningsunderlaget kan det inte uteslutas att
en leverantör, som valt att avstå från att lämna anbud på grund av att han eller hon inte anser sig kunna
uppfylla de ursprungliga kraven, mycket väl skulle kunna uppfylla kraven i det reviderade
förfrågningsunderlaget.
Det är inte heller möjligt att tillföra nya krav i förfrågningsunderlaget vid förhandling.
Förhandla enbart med leverantörer som uppfyller ställda krav
Förhandling får endast ske med de leverantörer som uppfyller ställda krav i förfrågningsunderlaget.
Tips
Några bestämmelser som närmare anger hur förhandlingen ska ske finns inte. Utgångspunkten ska vara
att en förhandling inte får innebära risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning.
Under förhandlingen råder sekretess. Det innebär att ingen anbudsgivare ska få veta om
förhandlingar förs med andra anbudsgivare eller eventuellt resultat av sådana förhandlingar.
Det är lämpligt att upprätta en dagordning och skicka den till anbudsgivarna inför förhandlingen.
Tänk även på att dokumentera förhandlingarna genom ett förhandlingsprotokoll och övriga kontakter
med anbudsgivarna genom tjänsteanteckningar.
3.10 Avbryta en upphandling
En upphandling får avbrytas om det finns sakliga skäl och avbrytandet är förenligt med de
upphandlingsrättsliga principerna.
En upphandlande myndighet kan av olika skäl vilja avbryta en påbörjad upphandling. Förutsättningarna
för att avbryta en upphandling har utvecklats av domstolarna. Nedanstående exempel är ett axplock av
situationer där det ansetts att sakliga skäl finns.
Bristande konkurrens
Att endast en leverantör återstår efter leverantörskvalificeringen har ansetts utgöra sakligt skäl. Detta
motiveras av att en otillräcklig konkurrenssituation uppstått. Det är däremot inte obligatoriskt att avbryta
upphandlingen i en sådan situation.
Oförutsedda händelser
Oförutsedda händelser kan vara skäl för att avbryta upphandlingen. Det kan exempelvis gälla i de fall de
verksamhetsbehov som ligger bakom en upphandling förändras på grund av händelser i omvärlden.
Misstag vid utformandet av utvärderingsmodellen i förfrågningsunderlaget
Om en upphandlande myndighet har utformat anbudsutvärderingen i förfrågningsunderlaget på ett
felaktigt sätt och detta medför att det anbud som skulle antas inte ger det affärsmässigt bästa resultatet för
den upphandlande myndigheten, kan upphandlingen i vissa fall avbrytas. Det är däremot i normalfallet
inte möjligt att avbryta för mindre felaktigheter i förfrågningsunderlaget.
32

Högt pris
Om en avsatt budget överskrids på grund av att varan eller tjänsten blev dyrare än vad den upphandlande
myndigheten haft anledning att räkna med kan det vara tillåtet att avbryta upphandlingen. Detta bör dock
framgå av förfrågningsunderlaget för att säkerställa att kravet på förutsebarhet och öppenhet för
leverantörer uppfylls.
För att undvika en sådan situation är det viktigt att den upphandlande myndigheten inför upphandlingen
gör en noggrann bedömning av vad upphandlingen kommer att kosta.
Underrättelse till anbudsgivare om avbrytande av upphandling
Avbryts en upphandling ska de leverantörer som lämnat anbud underrättas. Underrättelsen ska även
innehålla skälen för beslutet.
Överprövning av beslut om avbruten upphandling
En leverantör kan begära överprövning av den upphandlande myndighetens beslut att avbryta
upphandlingen i förvaltningsrätten.
Begäran om överprövning måste ske innan den tidsfrist som gäller, om minst 10 eller 15 dagar (beroende
på vilket kommunikationsmedel som används), har löpt ut. Tidsfristen räknas från den dag den
upphandlande myndigheten har skickat underrättelse om beslut att avbryta upphandlingen och angett
skälen för detta.
Den påföljande dagen är den första dag som räknas vid beräkningen av tidsfristens längd. Om
underrättelsen inte skickades till samtliga anbudsgivare samma dag, utgår man ifrån dagen då sista
underrättelsen skickades.
§
Laghänvisning
15 kap. 19 § LOU Underrättelse om beslut om avbrytande
16 kap. 12 § LOU Ansökan om överprövning av ett beslut att avbryta en upphandling
3.11 Underrättelse av beslut om tilldelning av avtal
Underrättelse
Beslut om vilken anbudsgivare som ska tilldelas avtalet fattas efter prövning och utvärdering av anbuden.
Snarast möjligt efter fattat beslut ska samtliga anbudsgivare och anbudssökanden underrättas. Även vid
ett beslut om att avbryta en upphandling eller att upphandlingen ska göras om ska samtliga anbudsgivare
underrättas.
Underrättelsen ska vara skriftlig och innehålla information om vald leverantör samt skälen till beslutet
och den eventuella avtalsspärrens (se avsnitt 3.12) längd. Vid direktupphandling behöver underrättelsen
inte vara skriftlig och skälen till beslutet inte motiveras.
En ofullständig underrättelse om tilldelningsbeslut kan innebära att upphandlingen inte anses avslutad och
att möjligheten till prövning i domstol fortsätter.
Upphandlingens sekretess hävs
I och med att samtliga anbudsgivare underrättats om beslutet om tilldelning hävs den absoluta
sekretessen. Sekretessen hävs även om ett beslut fattats att upphandlingen ska avbrytas eller att
upphandlingen ska göras om.
33

Även om den absoluta sekretessen hävs kan det finnas skäl att handlingar i en upphandling
fortsättningsvis omfattas av sekretess.
§
Ett sådant fall är uppgifter om drifts- eller affärsförhållanden hos en leverantör som trätt i
affärsförbindelse med en myndighet omfattas av sekretess, om det av särskild anledning kan antas
att leverantören lider skada om uppgifter röjs.
Ett annat fall är om det allmänna kan antas lida skada om uppgifter röjs.
Priset i det vinnande anbudet kan normalt inte sekretessbeläggas.
Om grund för sekretess föreligger eller inte, ska alltid prövas vid en begäran att få ut allmänna handlingar.
Laghänvisning
15 kap. 19 § LOU Underrättelse om beslut om kontraktstilldelning
19 kap. 3 § Offentlighets- och sekretesslagen Sekretess vid upphandling
31 kap. 16 § Offentlighets- och sekretesslagen Sekretess vid upphandling
3.12 Teckna avtal
När beslutet om tilldelning har fattats och tidsfristen för avtalsspärr löpt ut kan ett upphandlingsavtal
tecknas.
Avtalsspärr
Avtalsspärr är en period under vilken avtal inte får ingås. Detta beror på att anbudsgivarna under
avtalsspärren ska kunna ansöka om överprövning av beslutet.
Avtalsspärren gäller i minst 10 dagar från det att underrättelsen om tilldelningsbeslut skickats med ett
elektroniskt medel, såsom exempelvis e-post eller telefax. Om tilldelningsbeslut meddelas på ett annat
sätt, till exempel via vanligt brev, gäller avtalsspärren i minst 15 dagar. En upphandlande myndighet kan
välja att tillämpa en längre avtalsspärr men aldrig en kortare än minimum 10 eller 15 dagar från att
tilldelningsbeslut skickats.
Obligatorisk avtalsspärr gäller inte vid direktupphandling eller tilldelning av avtal genom avrop från
ramavtal. En frivillig avtalsspärr kan under vissa förhållanden iakttas.
Beräkning av avtalsspärrens längd
Dag 0 är dagen då underrättelse om tilldelningsbeslut skickas och avtalsspärr börjar gälla. Därefter följer
minst 10 eller 15 dagar då avtalsspärr råder. Dag 11 eller 16 kan avtalet tecknas.
Om den sista dagen för avtalsspärr infaller på en lördag, söndag eller helgdag förlängs avtalsspärren till
och med nästkommande vardag (den så kallade söndagsregeln). Om sista dagen för avtalsspärren
exempelvis är en söndag förlängs avtalsspärren till och med måndag. Det betyder att avtal inte kan
tecknas förrän nästkommande vardag, det vill säga på tisdag i det här fallet.
Om en leverantör begär överprövning i förvaltningsrätt innan att den gällande avtalsspärren har löpt ut,
kommer avtalsspärren att förlängas automatiskt. Den förlängda avtalsspärren gäller under målets
handläggning och upphör att gälla 10 dagar (tiodagarsfrist) efter att förvaltningsrätten har avgjort målet.
34

Har ett avtal slutits i strid mot avtalsspärren kan en överprövning av ett avtals giltighet föras.
Avtal ingås genom att avtalet skrivs
Det bör tydligt framgå av förfrågningsunderlaget eller tilldelningsbeslutet att ett avtal ingås genom att
behöriga företrädare för bägge parter undertecknar avtal i två likalydande exemplar. Om detta anges redan
i förfrågningsunderlaget eller tilldelningsbeslutet blir det tydligt för den antagna leverantören att
tilldelningsbeslutet inte är en bindande accept på det lämnade anbudet.
Avtalets innehåll
Avtalet ska baseras på innehållet i
§
annonsen
förfrågningsunderlaget
anbudet
resultatet av eventuell förhandling samt rättelse, förtydligande eller komplettering.
Några övriga ändringar eller tillägg får inte göras.
Laghänvisning
16 kap. 1 § LOU Avtalsspärr
16 kap. 2 § LOU Undantag från avtalsspärr
3.13 Avsluta upphandlingsprocessen
Arkivering
I LOU anges att när en upphandling har avslutats ska en upphandlande myndighet, som inte omfattas av
arkivlagen (1990:782), på ett betryggande sätt förvara
anbudsansökningar och anbud med tillhörande beskrivningar, modeller och ritningar
anbudsförteckningar
sammanställningar
protokoll och liknande.
Handlingarna ska bevaras i minst fyra år från den dag då avtalet tilldelades. Många upphandlande
myndigheter har dock en skyldighet att bevara handlingar längre tider och i större omfattning än vad som
anges i LOU. Detta eftersom de flesta upphandlande myndigheter är skyldiga att följa arkivlagens
bestämmelser, som reglerar skyldigheten att bevara handlingar.
De upphandlande myndigheter som omfattas av arkivlagens bestämmelser har ofta en mer långtgående
skyldighet att bevara handlingar enligt 3 § arkivlagen och de mer detaljerade föreskrifter som Riksarkivet
utfärdar.
I annan lagstiftning kan det också finnas bestämmelser om arkivering. Enligt bokföringslagen ska
exempelvis handlingar som räknas som räkenskapsinformation från upphandlingar bevaras till och med
det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.
35

I Riksarkivets tidigare föreskrifter anges att upphandlande myndigheter får gallra handlingar som
tillkommer vid direktupphandling om värdet på det som upphandlas understiger ett ringa belopp, annars
inte. Det ska särskilt poängteras att nämnda föreskrifter utgår från den tidigare och numera upphävda
lagen om offentlig upphandling (ÄLOU).
Efterannonsering
Upphandlingar av B-tjänster över tröskelvärdena ska efterannonseras. För annonseringen ska ett särskilt
annonseringsformulär i TED användas.
Upphandlingar under tröskelvärdena behöver inte efterannonseras.
En upphandlande myndighet kan dock frivilligt använda sig av efterannonsering. Syftet med detta är att
förkorta tidsfristen för leverantörer att ansöka om överprövning av ett avtals giltighet från 6 månader till
30 dagar. Denna möjlighet ges vid alla typer av upphandlingar som omfattas av LOU.
§
Laghänvisning
15 kap. 20 § LOU Arkivering
15 kap. 21 § LOU Efterannonsering av B-tjänster överstigande tröskelvärdena
36

4 Följa upp
4.1 Avtalsuppföljning
När du utformar förfrågningsunderlaget och avtalsvillkoren är det viktigt att du tänker på hur avtalet ska
följas upp. Förbered avtalsuppföljningen och reglera hur uppföljning och samverkan ska gå till så att
leveranserna kan fungera på bästa sätt.
Tydligt avtal
En grundläggande förutsättning för att uppföljning ska vara möjlig är att avtalsvillkoren formuleras
tydligt och lämnar så lite utrymme för tolkning eller missförstånd som möjligt. Vidare bör en konkret
uppföljningsplan alltid upprättas.
Information om avtalet
Om avtalet ska användas av flera avdelningar/enheter inom myndigheten är det viktigt att information om
avtalet och dess innehåll sprids till alla användare. Det kan exempelvis göras genom e-post, intranät och
informationsmöten. Om användarna har åtminstone grundläggande kunskaper om avtalets innehåll, kan
de uppmärksamma om leveransen avviker från vad som har avtalats.
Skapa även rutiner så att användarnas åsikter om leveransen tas till vara på ett systematiskt sätt. Det kan
exempelvis göras genom att skapa en användargrupp som träffas regelbunden under avtalsperioden.
Användargruppen kan sedan fungera som kravställare vid nästa upphandling.
Om avtalet gäller en tjänst som ska utföras under en längre tid kan det vara klokt att samla berörda
personer på myndigheten och leverantören vid ett startmöte för att träffas och gå igenom avtalet och de
förväntningar som finns.
Kontaktpersoner
En kontaktperson från myndigheten och en från leverantören bör utses för leveransen eller uppdraget.
Ibland kan det även vara lämpligt att utse särskilda personer som är ansvariga för avtalsfrågor.
Reglera hur samverkan ska ske
Det kan vara lämpligt att avtalet reglerar hur samverkan mellan parterna ska ske. Avtalet kan exempelvis
innehålla uppgift om att avstämningsmöten ska hållas. Det kan vara lämpligt att ange
hur ofta de ska hållas
vad som ska avhandlas
vilka personer som ska medverka vid mötena.
Är det frågan om ett större uppdrag kan det även vara bra att ange att leverantören löpande ska redovisa
hur förberedelserna inför uppdragsstarten eller leveransen fortskrider. Det kan innebära att leverantören
på ett mer detaljerat sätt än under anbudsgivningen redovisar hur uppdraget kommer att utföras.
Myndigheten kan då lämna synpunkter på detta för att säkerställa en bra leverans redan från avtalsstarten.
37

Kontroll vid leverans
I samband med leverans är det lämpligt att du utför en leveranskontroll.
Avser leveransen en tjänst kan leveranskontrollen exempelvis omfatta att
målen som angivits i avtalet har uppnåtts
leveranserna har skett enligt tidsplan
alla handlingar som överenskommits har överlämnats av leverantören
material som myndigheten tillhandahållit lämnats i retur.
Avser leveransen varor kan leveranskontrollen exempelvis omfatta att
den levererade varan – typ och kvantitet – överensstämmer med vad som avtalats och vad som
anges på följesedel och beställningsunderlag
varan har den funktion och prestanda som avtalet anger
leveransen har utförts i tid.
Fel eller dröjsmål vid leverans
Om du upplever att leveransen inte motsvarar vad som avtalats bör du i ett tidigt skede kontakta
leverantören och påtala de brister som du anser finns. För att undvika missförstånd bör eventuella
klagomål meddelas skriftligen. Om du väljer att hålla ett möte med leverantören bör du se till att
minnesanteckningar skrivs och undertecknas av båda parter.
Påföljd vid avtalsbrott
Vissa avtal innehåller påföljder vid avtalsbrott, exempelvis vite eller skadestånd. Om så är fallet och ett
avtalsbrott uppstår ska påföljd enligt avtalet alltid utkrävas.
Att en upphandlande myndighet väljer att avstå från att begära viten, eller förhandla bort dem, kan stå i
strid mot de upphandlingsrättsliga principerna eftersom leverantörer kan ha valt att avstå från att lämna
anbud på grund av klausuler vid avtalsbrott i förfrågningsunderlaget.
Prisregleringsklausuler
Längre avtal innehåller ofta prisregleringsklausuler. Du bör kontrollera om det finns grund för att justera
priserna. Tänk på att det även kan vara frågan om sänkta priser.
Läs mer om Kontraktsuppföljning i vägledningen på www.upphandlingsstöd.se.
4.2 Utvärdering av upphandlingen
Utvärdering är ett viktigt instrument för att utveckla och förbättra upphandlingen och för att uppnå den
goda affären.
Med utvärdering avses en systematisk efterhandsbedömning av utfallet av en genomförd upphandling.
Syftet med utvärdering är framåtsyftande, det vill säga att utveckla och förbättra upphandlingsrutinerna
inför framtida upphandlingar. Uppföljning av att avtalad tjänst eller vara levereras i enlighet med avtalet
beskrivs i avsnitt 4.1.
38

Utvärderingen kan avse olika aspekter av en upphandling, exempelvis
i vilken utsträckning upphandlingen har uppfyllt verksamhetens behov
hur tydligt och förståeligt förfrågningsunderlaget har varit för leverantörerna
hur effektiv konkurrensen varit vid upphandlingen
hur den valda utvärderingsmodellen har fungerat etc.
att upphandlingen har följt lagbestämmelser och interna riktlinjer på den upphandlande
myndigheten.
Beroende på vad utvärderingen ska omfatta kan utvärderingen involvera såväl den verksamhet som ska
använda varan eller tjänsten som upphandlingsfunktionen, ledningen och leverantörer. Av samma skäl
kan tidpunkten för utvärderingen variera beroende på vad som ska utvärderas.
Utvärderingen kan ske utifrån
a) hur de på förhand fastställda målen har uppnåtts, eller
b) hur upphandlingen har fungerat och fallit ut.
En systematisk utvärdering är i många fall en praktisk förutsättning för att höja
upphandlingsverksamhetens kvalitet och resultat. Det kan vidare vara en grund för att formulera
kvalitativa mål och riktlinjer för upphandlingsverksamheten. Allt för att i slutändan öka nyttan för
slutanvändaren och bättre ta tillvara konkurrensen på marknaden.
39

5 Överprövning och skadestånd
Det finns tre olika typer av överprövning.
Överprövning av en upphandling.
Överprövning av ett ingånget avtals giltighet.
Överprövning av ett beslut att avbryta en upphandling.
Skadestånd kan betalas ut om en upphandlande myndighet inte följt LOU och det därigenom uppkommit
skada för en leverantör.
5.1 Överprövning av en upphandling
En förutsättning för överprövning är att en upphandlande myndigheten har
§
brutit mot upphandlingsrättsliga principer eller någon annan bestämmelse i LOU, och
detta har medfört, eller kan komma att medföra, att en leverantör lider skada.
Vad kan en ansökan om överprövning av en upphandling leda till
Att ansöka om överprövning av en upphandling kan resultera i att rätten beslutar att
upphandlingen ska göras om
upphandlingen inte får avslutas förrän rättelse har gjorts
ansökan om överprövning avslås.
Tidsfrist för att ansöka om överprövning
Överprövning av en upphandling kan ske fram till dess att avtalsspärren har löpt ut. Avtalsspärren inleds
när den upphandlande myndigheten underrättar anbudsgivarna om beslutet om tilldelning, se avsnitt 3.11.
Ifall det inte finns någon avtalsspärr, som exempelvis vid direktupphandling, kan överprövning av
upphandlingen ske fram till dess att ett avtal har ingåtts. Därefter kan enbart överprövning av avtalets
giltighet göras.
Kontakta den upphandlande myndigheten
I syfte att undvika överprövning på grund av missförstånd om någon omständighet kan det vara en god
idé att uppmana leverantören att ta kontakt med den upphandlande myndigheten. En sådan kontakt får
dock aldrig medföra att leverantörens möjlighet att ansöka om överprövning begränsas.
Laghänvisning
16 kap. 1 § LOU Avtalsspärr
16 kap. 2 § LOU Undantag från avtalsspärr
16 kap. 6 § LOU Förutsättningar för överprövning
40

5.2 Överprövning av ett avtals giltighet
Förutsättningar
Möjlighet till överprövning av ett avtals giltighet finns i följande situationer.
Vid otillåtna direktupphandlingar, det vill säga avtal som slutits utan att annonsering skett enligt
bestämmelserna i LOU. Detta gäller inte om den upphandlande myndigheten har iakttagit
förhandsinsyn (frivillig avtalsspärr). Se avsnitt 3.12.
Om ett avtal slutits innan underrättelse om tilldelningsbeslut skickats, ett avtal har slutits i strid
med ett interimistiskt beslut, en avtalsspärr eller en tiodagarsfrist och de grundläggande
upphandlingsrättsliga principerna eller någon annan bestämmelse i LOU har överträtts och detta
har medfört att leverantören har lidit eller kan komma att lida skada.
Vid överträdelse av bestämmelserna om avrop från ramavtal med förnyad konkurrensutsättning
om detta har medfört att en leverantör har lidit skada eller kan komma att lida skada. Detta gäller
inte om den upphandlande myndigheten har skickat en underrättelse om tilldelningsbeslut och
iakttagit frivillig avtalsspärr. Se avsnitt 3.12.
En leverantör kan ändra talan i mål om överprövning av upphandlingen, till överprövning av ett avtals
giltighet om exempelvis ett avtal tecknas under tiden överprövningen av upphandlingen pågår.
Tidsfrister att ansöka om överprövning av ett avtals giltighet
En ansökan om överprövning av ett avtals giltighet ska ha kommit in till förvaltningsrätten inom sex
månader från det att avtalet slöts.
Det finns dock två undantag från denna regel. En ansökan om överprövning ska ha kommit in till
förvaltningsrätten innan 30 dagar har gått från det att
en efterannonsering har publicerats i TED om resultatet av en upphandling, eller
den upphandlande myndigheten har lämnat sådan information som avses i 9 kap. 10 § LOU.
Tidsfristen för att ansöka om överprövning kan endast förkortas om de krav som ställs på
efterannonsering och upplysningar vid meddelande om tilldelning är uppfyllda.
Innebörden av att ett avtal förklaras ogiltigt
Om ett avtal förklaras ogiltigt bortfaller skyldigheten att fullgöra avtalet för båda parter. Parternas
förmögenhetssituation ska återställas till den situation som var innan avtalet slöts. Detta innebär att om
förpliktelser i avtalet helt eller delvis har uppfyllts ska prestationerna i första hand återgå. Om det inte är
möjligt ska förmögenhetsläget återställas.
När ett avtal inte får ogiltigförklaras
Ett avtal kan inte ogiltigförklaras
om annonsering vid förhandsinsyn har skett
om den upphandlande myndigheten har iakttagit en frivillig avtalsspärr (se avsnitt 3.12) efter
avtalstilldelningen med förnyad konkurrensutsättning inom ett ramavtal
om det finns tvingande hänsyn till ett allmänt intresse (exempelvis skydd av människors liv och
hälsa).
41

§
Laghänvisning
16 kap. 3 § LOU Förhandsinsyn
16 kap. 13 § LOU Överprövning av avtals giltighet
16 kap. 14-15 §§ LOU Undantag från ogiltighet av avtal
16 kap. 17 § LOU Tidsfrister
5.3 Överprövning av ett beslut att avbryta en upphandling
Ansökan om överprövning måste lämnas in till förvaltningsrätten inom tiden för avtalsspärr (10 eller 15
dagar beroende på vilket kommunikationsmedel som använts). Tidsfristen räknas från den dag den
upphandlande myndigheten har skickat underrättelse om beslut att avbryta upphandlingen samt angett
skälen för detta.
§
Laghänvisning
15 kap. 19 § LOU Underrättelse vid avbrytande av upphandling
16 kap. 12 § LOU Tidsfrist
5.4 Allmänna regler som gäller alla typer av överprövningar
Vad kostar en domstolsprocess
Vardera parten står själv för sin kostnad för processen och eventuella ombud. Däremot betalar man inte
något till domstolen för själva överprövningen.
Hur sker domstolsprocessen
Domstolen avgör vanligtvis målet på grundval av de skriftliga handlingarna som lämnas in i målet
(muntlig förhandling vid upphandlingsmål är ovanligt). Rätten beaktar inte omständigheter som inte har
åberopats. Det är därför viktigt att tydligt bemöta de invändningar som leverantören framför i sin
ansökan.
Söndagsregeln
Vid beräkningen av tidsfristen för att ansöka om överprövning ska den så kallade söndagsregeln
tillämpas. Söndagsregeln innebär att om den sista dagen för att ansöka om överprövning inträffar på en
helgdag (lördag eller söndag eller en annan helgdag) förlängs tiden till den närmaste vardagen.
Förlängd avtalsspärr
Om överprövning sker i första instans (förvaltningsrätten) förlängs avtalsspärren automatiskt under målets
handläggning och upphör tio dagar efter det att domstolen har avgjort målet (så kallad tiodagarsfrist). Vid
överprövning i högre instanser (kammarrätt och Högsta förvaltningsdomstolen) krävs det att leverantören
yrkar på ett formellt beslut från rätten för att förlänga avtalsspärren, ett så kallat interimistiskt beslut.
Interimistiskt beslut
När en avtalsspärr inte råder får förvaltningsdomstolen besluta att avtal inte får ingås innan något annat
bestäms (så kallat interimistiskt beslut). Om ett interimistiskt beslut fattats gäller en tiodagarsfrist då avtal
inte får ingås efter det att förvaltningsrätten eller kammarrätten har avgjort målet eller upphävt det
interimistiska beslutet. En tiodagarsfrist gäller också när Högsta förvaltningsdomstolen har fattat ett
interimistiskt beslut och återförvisat målet till lägre instans.
Tiodagarsfristen är till för att ge tid till eventuella överklaganden till högre instanser.
42

§
Laghänvisning
16 kap. 5 § LOU Behörig domstol
16 kap. 8 § LOU Förlängd avtalsspärr
16 kap. 9 § LOU Interimistiskt beslut.
16 kap. 10 § LOU Tiodagarsfrist
16 kap. 18 § LOU Söndagsregeln
5.5 Skadestånd
Förutsättningar
En leverantör som har lidit skada på grund av att en upphandlande myndighet brutit mot bestämmelser i
LOU kan föra talan om skadestånd.
Tidsfrist
Inom ett år från den tidpunkt då ett avtal har slutits eller förklarats ogiltigt genom ett avgörande som
vunnit laga kraft, måste talan om skadestånd väckas vid tingsrätten.
Skadeståndets storlek är beroende på överträdelsens karaktär, nedlagda kostnader och utsikterna till vinst.
Skadestånd kan utges för kostnader för att förbereda anbud och i övrigt delta i en upphandling (så kallat
negativt kontraktsintresse) om en upphandlande myndighet har brutit mot en av bestämmelserna i LOU
och denna överträdelse ”menligt” har påverkat leverantörens möjligheter att tilldelas avtalet. Det är
möjligt att flera deltagande anbudsgivare kan få skadestånd för nedlagda kostnader om en upphandlande
myndighet inte följer bestämmelserna i LOU.
Skadestånd kan utöver uppkomna kostnader även utges för utebliven vinst (så kallat positivt
kontraktsintresse) om en upphandlande myndighet har brutit mot en av bestämmelserna i LOU om en
leverantör ”sannolikt” hade tilldelats avtalet om överträdelsen inte hade skett.
Vad kostar en domstolsprocess
Vanligtvis får den förlorande parten även stå för motpartens rättegångskostnader, exempelvis kostnad för
advokat eller annat ombud.
Hur sker domstolsprocessen
Domstolen avgör vanligtvis frågan efter en muntlig förhandling. Rätten beaktar inte omständigheter som
inte har åberopats. Det är därför viktigt att tydligt bemöta de invändningar som leverantören framför i sin
talan.
§
Laghänvisning
16 kap. 20 § LOU Skadestånd
16 kap. 21 § LOU Tidsfrister
43

Begrepp och definitioner
I texten används genomgående ett antal begrepp för vilka följande definitioner gäller.
Begrepp
A
A-tjänst
Anbud
Anbudsgivare
Anbudsprövning
Anbudssökande
Anbudstid
Anbudsutvärdering
Annons
Ansökningsinbjudan
Avrop
Avtal
Definition
Tjänster som finns angivna i bilaga 2 till LOU/LUF. Dessa tjänster har
typiskt sett ansetts mer lämpade för gränsöverskridande handel och
omfattas därför av EU:s upphandlingsdirektiv.
Bindande svar från leverantör på förfrågningsunderlag från
upphandlande myndighet/enhet.
Den som lämnar anbud.
Prövning av anbud enligt de krav och kriterier som angetts i
förfrågningsunderlaget, det vill säga uteslutning av leverantör (10 kap.),
leverantörskvalificering (11 kap.) och tilldelning av kontrakt (12 kap.).
Den som ansöker om att få delta i ett selektivt eller förhandlat förfarande
eller i ett urvalsförfarande.
Tiden från det att anbudsinbjudan offentliggörs till sista dag för att lämna
anbud.
Bedömning av vilket/vilka anbud som ska antas utifrån vald
tilldelningsgrund, antingen "det ekonomiskt mest fördelaktiga" eller
"lägsta pris".
Annonseringens syfte är att skapa transparens och konkurrens.
Upphandlingar över tröskelvärdena annonseras i Tender Electronic Daily
(TED). Upphandlingar under tröskelvärdena och av B-tjänster
annonseras i nationell allmänt tillgänglig elektronisk databas eller (vid
förenklat förfarande) på annat sätt som möjliggör effektiv konkurrens.
Tilldelning av kontrakt avseende LOV annonseras i en särskild databas,
www.valfrihetswebben.se.
Inbjudan att ansöka om att få lämna anbud vid selektiv- eller
urvalsupphandling.
Tilldelning av kontrakt från ett ramavtal. Se även beställning.
Se kontrakt.
44

Avtalsspärr
Tidsfrist efter underrättelse om tilldelningsbeslut då avtal inte får ingås,
10 eller 15 dagar beroende på kommunikationssätt. Avtalsspärren syftar
till att ge leverantörer möjligheter att begära överprövning.
Avtalsspärren gäller i minst 10 dagar från det att underrättelsen om
tilldelningsbeslut skickats med ett elektroniskt medel, såsom exempelvis
e-post eller telefax. Om tilldelningsbeslut meddelas på ett annat sätt, till
exempel via vanligt brev, gäller avtalsspärren i minst 15 dagar. En
upphandlande myndighet kan välja att tillämpa en längre avtalsspärr men
aldrig en kortare än minimum 10 eller 15 dagar från att tilldelningsbeslut
skickats.
B
Behovsanalys
Förberedelse inför en upphandling i syfte att fastställa och identifiera den
upphandlande myndighetens behov.
Beställning
En begäran om leverans av en vara eller tjänst. Beställning är den del i
inköpsprocessen som följer efter att kontrakt tilldelats en leverantör.
B-tjänst Tjänster som anges i bilaga 3 till LOU/LUF och upphandlas enligt 15
kap. Dessa tjänster har typiskt sett ansetts mindre lämpade för
gränsöverskridande handel. Omfattas inte av EU:s upphandlingsdirektiv,
däremot av de grundläggande EU-rättsliga principerna.
Byggentreprenad
Bör-krav
D
Direktupphandling
E
Efterannonsering
Elektronisk auktion
F
Förenklat förfarande
Förfrågningsunderlag
Utförande eller utförande och projektering av ett byggnads- eller
anläggningsarbete (se avd. F i bilaga 1 till LOU).
Se tilldelningskriterier.
En upphandling utan krav på annonsering och utan krav på anbud i en
viss form.
Meddelande i TED om en avslutad upphandling. Efterannonsering är
obligatorisk för alla upphandlingar över tröskelvärdena, även vid
upphandling av B-tjänster.
En upprepad process med hjälp av elektroniska medel för att presentera
nya lägre priser eller nya värden för vissa delar av anbuden.
Ett annonserat upphandlingsförfarande där alla leverantörer har rätt att
delta och den upphandlande myndigheten får förhandla med en eller flera
anbudsgivare (enbart 15 kap.).
Samlingsbegrepp för allt underlag för anbud i en upphandling som
tillhandahålls leverantörer, bland annat teknisk
specifikation/uppdragsbeskrivning, krav på leverantör, administrativa
och kommersiella villkor med mera.
45

Förhandlat förfarande
Förhandsinsyn
Förlängd avtalsspärr
Förnyad
konkurrensutsättning
Försörjningssektorerna
I
Ickediskrimineringsprincipen
Inköpscentral
K
Klassiska sektorn
Kommersiella villkor
Konkurrenspräglad dialog
Ett upphandlingsförfarande där den upphandlande myndigheten eller
enheten bjuder in utvalda leverantörer och förhandlar om
kontraktsvillkoren med en eller flera av dem.
En frivillig annonsering i TED respektive i en allmänt tillgänglig databas
om att den upphandlande myndigheten/enheten avser att tilldela kontrakt
utan föregående annonserat upphandlingsförfarande. Avtalsspärr på 10
dagar inträder och ett kontrakt kan efter den tidens utgång inte förklaras
ogiltigt av domstol.
Ett automatiskt förbud att ingå avtal efter en ansökan om överprövning i
förvaltningsrätt.
Förnyad inbjudan att lämna anbud vid ramavtal med flera leverantörer
när samtliga villkor inte är fastställda.
Statliga och kommunala myndigheter samt offentliga företag som
bedriver verksamhet inom områdena vatten, energi-, transport- och
posttjänster. Även övriga (privata) företag som bedriver verksamhet
inom försörjningssektorerna med stöd av särskilda rättigheter eller
ensamrätt. Omfattas av LUF.
Se principen om icke-diskriminering
En upphandlande myndighet som
1. ingår ramavtal om byggentreprenader, varor eller tjänster
som är avsedda för andra upphandlande myndigheter, eller
2. medverkar vid en offentlig upphandling i egenskap av ombud
åt flera upphandlande myndigheter.
Statliga och kommunala myndigheter och offentligt styrda organ som
inte bedriver någon av de verksamheter som hör till
försörjningssektorerna. Omfattas av LOU.
De villkor som reglerar kontraktsrättsliga förhållanden under avtalstiden.
Ett upphandlingsförfarande som varje leverantör kan begära att få delta i
och där den upphandlande myndigheten för en dialog med de
anbudssökande som har bjudits in att delta i förfarandet.
Konkurrenspräglad dialog får användas vid särskilt komplicerade
kontrakt och då öppet, selektivt, förenklat eller urvalsförfarande inte
medger tilldelning av kontrakt.
46

Kontrakt
Krav
Kvalificering
Kvalificeringskrav
L
Leverantör
Leverantörskvalificering
Likabehandlingsprincipen
LOU
LOV
LUF
Ett skriftligt avtal med ekonomiska villkor som
1. sluts mellan en eller flera upphandlande myndigheter och en eller flera
leverantörer
2. avser utförande av byggentreprenad, leverans av varor eller
tillhandahållande av tjänster
3. undertecknas av parterna eller signeras av dem med en elektronisk
signatur.
Krav vid upphandlingen som måste uppfyllas av anbudsgivaren för att ett
kontrakt ska kunna tilldelas.
Se leverantörskvalificering
Krav på leverantörens finansiella och ekonomiska ställning samt tekniska
och yrkesmässiga förmåga och kapacitet.
Den som på marknaden tillhandahåller varor eller tjänster eller utför
byggentreprenader. Med leverantör avses också grupper av leverantörer.
Den del av anbudsprövningen där den upphandlande
myndigheten/enheten kontrollerar att de leverantörer som lämnat anbud
uppfyller de så kallade kvalificeringskrav som ställs i upphandlingen.
Syftet är att bedöma om leverantören har tillräcklig förmåga att leverera
den vara, utföra den tjänst eller genomföra de
byggnadsentreprenadsarbeten som upphandlingen avser.
Se principen om likabehandling
Lag (2007:1091) om offentlig upphandling. Med offentlig upphandling
avses de åtgärder som vidtas av en upphandlande myndighet i syfte att
tilldela ett kontrakt eller ingå ett ramavtal avseende varor, tjänster eller
byggentreprenader. Lagen trädde i kraft den 1 januari 2008 och ersatte
lag (1992:1528) om offentlig upphandling.
Lag (2008:962) om valfrihetssystem (LOV). LOV reglerar vad som ska
gälla när upphandlande myndigheter överlåter till slutanvändaren att
välja utförare bland leverantörer i ett valfrihetssystem. Lagen gäller för
kommuner och landsting när de inför valfrihetssystem för bland annat
hälsovård-, social- och primärvårdstjänster och för Arbetsförmedlingen
vid tillhandahållande av valfrihetssystem med etableringslotsar för
nyanlända invandrare, samt inom myndigheternas
arbetsmarknadspolitiska verksamhet.
Lag (2007:1092) om upphandling inom områdena vatten, energi,
transporter och posttjänster. Med upphandling avses de åtgärder som
vidtas av en upphandlande enhet i syfte att tilldela ett kontrakt eller att
ingå ett ramavtal avseende varor, tjänster eller byggentreprenader för viss
verksamhet inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster.
Lagen trädde i kraft den 1 januari 2008 och ersatte lag (1992:1528) om
offentlig upphandling.
47

M
Marknadsundersökning
O
Offentlig upphandling
Offentligt styrda organ
Ogiltigförklaring av avtal
Option
Förberedelse inför en upphandling i syfte att undersöka vad marknaden
kan erbjuda för att tillgodose den upphandlande myndighetens behov.
De åtgärder som vidtas av en upphandlande myndighet i syfte att tilldela
ett kontrakt eller ingå ett ramavtal avseende varor, tjänster eller
byggentreprenader. Benämns inom försörjningssektorerna enbart
"upphandling".
Sådana bolag och stiftelser som tillgodoser behov i det allmännas
intresse, under förutsättning att behovet inte är av kommersiell karaktär,
och
1. som till största delen finansieras av en kommun, ett landsting eller en
upphandlande myndighet
2. vars verksamhet står under kontroll av en kommun, ett landsting eller
en upphandlande myndighet, eller
3. i vars styrelse eller motsvarande ledningsorgan mer än hälften av
antalet ledamöter är utsedda av en kommun, ett landsting eller en
upphandlande myndighet.
Avtal som ingåtts efter en otillåten direktupphandling eller i strid mot
något förbud mot att ingå avtal (avtalsspärr, förlängd avtalsspärr,
interimistiskt beslut, tiodagarsfrist och avtal innan tilldelningsbeslut har
meddelats) kan under vissa förutsättningar förklaras civilrättsligt ogiltigt
av förvaltningsrätt efter ansökan av leverantör.
En möjlighet att förlänga eller ändra omfattningen (tilläggstjänster eller
ytterligare köp av samma vara/tjänst) av ett kontrakt. Ska anges i
förfrågningsunderlaget och kontraktet.
Otillåten direktupphandling Ingående av avtal med en leverantör utan föregående annonsering, trots
att avtalet rätteligen skulle ha föregåtts av ett annonserat förfarande
enligt LOU eller LUF.
P
Principen om ickediskriminering
Förbud att direkt eller indirekt diskriminera leverantörer främst på grund
av nationalitet.
Principen om likabehandling Alla leverantörer ska behandlas lika och ges så lika förutsättningar som
möjligt.
Principen om
proportionalitet
Principen om ömsesidigt
erkännande
De krav som ställs i en offentlig upphandling ska inte gå längre än vad
som är lämpligt, effektivt, relevant och ändamålsenligt för den aktuella
upphandlingen.
Upphandlande myndighet/enhet är skyldig att erkänna och acceptera
handlingar, exempelvis intyg, examina etc. som utfärdats av behöriga
myndigheter i andra medlemsstater inom unionen.
48

Principen om öppenhet
Projekttävling
Proportionalitetsprincipen
R
Ramavtal
Rangordning
S
Selektivt förfarande
Ska-krav (skall-krav)
Skadestånd
T
TED
Teknisk specifikation
Tidsfrister
Tilldelningsbeslut
Tilldelningskriterier
Upphandlingar ska präglas av öppenhet och förutsebarhet, bland annat
genom annonsering och underrättelse av beslut.
En tävling om arkitekttjänster eller andra tjänster, som syftar till att
upphandlande myndighet/enhet erhåller en ritning eller
projektbeskrivning som en jury utsett till vinnande bidrag.
Se principen om proportionalitet
Ett avtal som ingås mellan en eller flera upphandlande myndigheter och
en eller flera leverantörer i syfte att fastställa villkoren för senare
tilldelning av kontrakt (avrop) under en given tidsperiod.
Ordning för tilldelning av kontrakt (avrop) enligt villkor angivna i
ramavtal.
Ett annonserat upphandlingsförfarande där alla leverantörer kan ansöka
om att få delta, och den upphandlande myndigheten/enheten bjuder in
vissa leverantörer som får lämna anbud. Förhandling får inte ske.
Se krav.
Ersättning till leverantörer som lidit skada på grund av att den
upphandlande myndigheten/enheten har brutit mot upphandlingsreglerna.
Ansökan sker till tingsrätt inom ett år från det att avtalet har slutits eller
att avtalet har förklarats ogiltigt genom ett avgörande som har vunnit
laga kraft.
EU:s databas för annonser där värdet av upphandling överskrider
tröskelvärdena. Förkortningen står för Tenders Electronic Daily.
Beskrivning av föremålet för upphandlingen. Kan utformas med
hänvisning till standarder eller som funktions- eller egenskapskrav.
Vid de olika upphandlingsförfarandena gäller olika tidsfrister för
lämnande av anbud och ansökan om att få lämna anbud.
Upphandlande myndighets/enhets beslut om att tilldela ett kontrakt eller
sluta ramavtal och skälen för beslutet. Tilldelningsbeslut ska underrättas
om det finns flera anbudsgivare.
De kriterier som används för att utvärdera det ekonomiskt mest
fördelaktiga anbudet inför tilldelning av kontrakt. Kallas även
utvärderingskriterier eller "bör-krav".
49

Tiodagarsfrist
Tjänstekoncession
Tjänstekontrakt
Förbud mot att ingå avtal under tio dagar efter domstolsavgörande eller
upphävande av interimistiskt beslut i mål om överprövning. Se även
avtalsspärr.
Ett kontrakt av samma slag som ett tjänstekontrakt, men som innebär att
ersättningen för tjänsterna helt eller delvis utgörs av rätten att utnyttja
tjänsten, exempelvis ta att betalt av användare. Tjänstekoncession faller
utanför tillämpning av LOU och LUF.
Med tjänstekontrakt enligt LOU avses ett kontrakt som gäller utförande
av tjänster enligt bilaga 2 eller 3 (A- eller B-tjänster) och som inte utgör
ett byggentreprenadkontrakt enligt 3 § eller ett varukontrakt enligt 21 §.
Ett kontrakt som avser varor och som även omfattar A- eller B-tjänster
ska behandlas som ett tjänstekontrakt, om värdet av tjänsterna är högre
än värdet av varorna.
Ett kontrakt som avser A- eller B-tjänster och omfattar verksamhet som
hänförs till byggentreprenader enligt bilaga 1, men som är underordnad
kontraktets ändamål i övrigt, ska behandlas som ett tjänstekontrakt.
Transparensprincipen
Tröskelvärden
U
Underrättelse om
tilldelningsbeslut
Upphandlande enheter
Se principen om öppenhet.
Beloppsvärden som avgör om en upphandling ska ske enligt de
direktivstyrda reglerna eller reglerna i LOU 15 kap.
Skriftlig underrättelse till anbudssökande eller anbudsgivare om de beslut
som fattats om att tilldela ett kontrakt eller sluta ett ramavtal samt om
skälen för besluten.
Organisationer (verksamheter) som omfattas av LUF. Dels upphandlande
myndigheter (se nedan) och dels sådana företag som bedriver verksamhet
inom något av områdena energi, vatten, transporter eller posttjänster med
stöd av särskild rättighet eller ensamrätt.
Upphandlande myndigheter Organisationer som omfattas av LOU. Statliga och kommunala
myndigheter, såsom beslutande församlingar i kommuner och landsting
och vissa offentligt styrda organ (exempelvis flertalet kommunala och en
del statliga bolag). Även sammanslutningar av en eller flera
upphandlande myndigheter eller ett eller flera offentligt styrda organ.
Upphandling
Med upphandling avses de åtgärder som vidtas av en upphandlande enhet
i syfte att tilldela ett kontrakt eller att ingå ett ramavtal avseende varor,
tjänster eller byggentreprenader. Observera att upphandling ofta är en
benämning på offentlig upphandling.
50

Upphandlingsförfaranden
Upphandlingskontrakt
Upphandlingsrättsliga
principer
Upphandlingssekretess
Urvalsförfarande
Uteslutning av leverantör
Utvärderingskriterier
V
Varukontrakt
Ö
Öppenhetsprincipen
Öppet förfarande
Överprövning
Förenklat förfarande, urvalsförfarande, konkurrenspräglad dialog och
direktupphandling ska tillämpas enligt förutsättningarna i 15 kap.
LOU/LUF.
Öppet förfarande, selektivt förfarande, förhandlat förfarande och
konkurrenspräglad dialog ska tillämpas enligt förutsättningarna i 4 kap.
LOU/LUF.
Se kontrakt.
Principerna om likabehandling, icke-diskriminering, proportionalitet,
öppenhet (transparens) samt principen om ömsesidigt erkännande. Dessa
principer gäller vid upphandlingar enligt LOU och LUF (även för 15
kap.), enligt LOV samt vid tilldelning av tjänstekoncessioner. Är en del
av grundläggande EU-rättsliga principer.
Anbud och information som lämnas till en upphandlande
myndighet/enhet vid en upphandling omfattas av sekretess. Sekretess
gäller enligt huvudregeln till dess att alla anbud eller erbjudanden
offentliggörs eller beslut om leverantör och anbud fattats eller ärendet
dessförinnan har slutförts.
Ett annonserat upphandlingsförfarande där alla leverantörer har rätt att
ansöka om att få lämna anbud. Den upphandlande myndigheten inbjuder
vissa leverantörer att lämna anbud och får förhandla med en eller flera
anbudsgivare (endast 15 kap.).
Uteslutning ska ske (obligatoriskt uteslutning) om anbudsgivare gjort sig
skyldig till vissa brott och får ske (frivillig uteslutning) om anbudsgivare
exempelvis inte fullgjort sina skyldigheter avseende skatt eller
socialförsäkringsavgifter.
Se tilldelningskriterier.
Ett kontrakt som avser köp, leasing, hyra eller hyrköp av varor under
förutsättning att det inte anses vara- tjänste- eller
byggentreprenadkontrakt.
Se principen om öppenhet.
Ett annonserat upphandlingsförfarande där alla leverantörer får lämna
anbud. Förhandling får inte ske.
Prövning i förvaltningsdomstol enligt LOU eller LUF efter ansökan av
leverantör som anser sig ha lidit skada eller kan komma att lida skada i
en upphandling på grund av överträdelse av upphandlingsreglerna eller
grundläggande principer.
Överprövning kan resultera i att upphandlingen ska göras om eller rättas
till eller att ett avtal ska förklaras ogiltigt.
51