Brevmall revision - Upphandlingsstöd.se

Vägledning:
Ramavtal och avrop
inom LOU och LUF
2012:5

Innehåll
INFÖR EN UPPHANDLING AV RAMAVTAL
1. Är ramavtal lämpligt att använda 10
2. Olika sätt att ingå ramavtal 12
2.1 Myndigheten själv ingår ramavtal 12
2.2 Samordnad upphandling av ramavtal 12
2.3 En inköpscentral ingår ramavtal 13
3. Identifiera och beskriva myndighetens behov 18
4. Marknadsanalys och dialog 19
5. Generellt om ramavtal 22
5.1 Främja konkurrens inom ett ramavtal 22
5.2 Myndigheter som har rätt att avropa från ett ramavtal 23
5.3 Ramavtalets längd 24
5.4 Beräkna värdet av ett ramavtal och ange beräknad volym 26
5.5 Antal ramavtalsleverantörer 27
6. Utforma krav och tilldelningskriterier 28
7. Innovationsvänlig upphandling av ramavtal 29
8. Val av ramavtalsform 31
8.1 Ramavtal med en leverantör där samtliga villkor för avrop är fastställda 31
8.2 Ramavtal med flera leverantörer 32
8.2.1 Ramavtal med flera leverantörer där alla villkor är fastställda 33
8.2.2 Ramavtal med flera leverantörer utan att samtliga villkor är fastställda 38
9. Val av avropsmetod 40
9.1 Rangordna leverantörer eller ha en annan fördelningsnyckel 40
9.2 Förnyad konkurrensutsättning 40
9.3 Kombination av avropsmetod 41
10. Utformning av kontraktsvillkoren 43
10.1 Ett affärsmässigt och uppföljningsbart kontrakt 43
10.2 Säkerställ leverans 44
UNDER RAMAVTALSPERIODEN
11. Tillvägagångssätt vid avrop 46
11.1 Identifiera behovet 46
11.2 Utformning av avropsförfrågan 48
11.3 Hur går avropen till 49
11.4 Tilldelningskriterier vid avrop 51
11.5 Skälig tid för att lämna avropssvaren 52
11.6 Möjlighet att ställa frågor 53
11.7 Sekretess 53
11.8 Utvärdering av avropssvar 54
11.9 Tilldelningsbeslut efter ett avrop 55
11.10 Ge återkoppling om avropets utfall 58
11.11 Frivillig avtalsspärr 58
11.12 När måste myndigheten teckna kontrakt 59
11.13 Vem blir avtalspart i en domstolsprocess 59
12. Civilrättslig bundenhet av ingångna ramavtal 60
12.1 Civilrättslig bundenhet av ramavtal upphandlat av en inköpscentral 60
12.1.1 Statens inköpcentrals ramavtal 60
12.1.2 Övriga inköpscentralers ramavtal 60
12.2 Civilrättslig bundenhet av ramavtal med endast en leverantör 60
12.3 Civilrättslig bundenhet av ramavtal med flera leverantörer med alla villkor fastställda 60
12.4 Civilrättslig bundenhet av ramavtal med flera leverantörer utan alla villkor fastställda 61
13. Parallella ramavtal 62
14. Otillåtna direktupphandlingar vid avrop 63
UPPFÖLJNING AV RAMAVTAL
15. Uppföljning av ramavtal 64
15.1 Intern styrning 64
15.2 Kommunikation och ramavtalstrohet 65
15.3 Att följa upp: dialog, dokumentation och åtgärdsplan vid avvikelser 67
15.4 Utvärdering av ramavtal 68
16. Ramavtal inom LUF 71

2
RAMAV TA L OCH AVR OP
Om vägledningen
Bakgrund och syfte
Upphandlingsstödet vid Kammarkollegiet har i uppdrag att bidra
till en mer effektiv, kvalitetsmedveten och rättssäker offentlig
upphandling. Målet är att bättre tillvarata konkurrensen på
marknaden så att skattemedlen kan användas på bästa sätt till
nytta för medborgarna, den offentliga sektorn och näringslivet.
Inom ramen för detta uppdrag har ett behov av ökad kunskap och
vägledning avseende ramavtal och tillvägagångssätt vid avrop
identifierats.
På många myndigheter verkar det i dag finnas en osäkerhet kring
vad som gäller ifråga om ramavtal. Dessutom upplevs
genomförandet av ett avrop som komplicerat och oproportionerligt
svårt och tidskrävande.
Syftet med vägledningen är att ge praktiska råd och underlätta
för upphandlande myndigheter vid tillämpning av ramavtal och
tillvägagångssätt vid avrop. Vägledningen ska även kunna
underlätta för leverantörer som gör affärer med offentlig sektor.
Omfattning
Upphandling inom den offentliga sektorn regleras främst av lagen
(2007:1091) om offentlig upphandling (LOU) och lagen
(2007:1092) om upphandling inom områdena vatten, energi,
transporter och posttjänster (LUF).
Denna vägledning omfattar upphandlingar som regleras i såväl
LOU som LUF. När det i vägledningen talas om LOU och
myndigheter avses även LUF och upphandlande enheter.
Skillnaderna i LUF i förhållande till LOU behandlas i ett separat
kapitel.

RAMAV TA L OCH AVR OP 3
VAD SOM INTE TAS UPP
Vägledningen beskriver inte hela den upphandlingsprocess som
gäller vid all offentlig upphandling och som även gäller vid
upphandling av ramavtal och vid avrop avseende t.ex.
annonsering, val av upphandlingsförfarande eller kvalificering av
ramavtalsleverantörer.
För information om detta hänvisas till www.upphandlingsstöd.se.
Om informationen
Vägledningen förutsätter att läsaren har grundläggande
kunskaper i både LOU och LUF.
Vägledningen är generellt utformad. Det är därför alltid
nödvändigt att identifiera de unika förutsättningarna i den
enskilda upphandlingen.
Samverkan
Vägledningen har tagits fram i samverkan med ett antal
representanter från myndigheter, leverantörer och
intresseorganisationer. Till dessa riktas ett varmt tack!
Fortsatt arbete
Vägledningen kommer att uppdateras i takt med utvecklingen av
domstolspraxis på området och erhållen praktisk erfarenhet.

4
RAMAV TA L OCH AVR OP
Inledning
Ramavtal och avrop berör stora delar av en myndighets
budgeterade medel och flertalet myndigheter är beroende av att
köpa varor och tjänster för att få sin verksamhet att fungera.
Skillnaden mellan ett ramavtal och ett specifikt upphandlingskontrakt
är att det vid ramavtal råder osäkerhet kring volym,
leveranstidpunkter och den exakta utformningen av föremålet för
upphandlingen.
En viktig utgångspunkt inför en upphandling av ett ramavtal är
att, efter att ha analyserat myndighetens egna behov, undersöka
om det inte redan finns något befintligt kontrakt eller ramavtal
som myndigheten kan avropa ifrån.
Detta kontrakt kan antingen vara myndighetens eget kontrakt
eller så kan myndigheten undersöka möjligheten att avropa från
ett ramavtal som tecknats av en inköpscentral som myndigheten
är ansluten till.
Myndigheten måste även ta ställning till om ramavtalet är
lämpligt för att tillgodose myndighetens behov.
När dessa överväganden gjorts och myndigheten kommit fram till
att det är lämpligt att upphandla ett ramavtal inleds en
omfattande process av stor betydelse.
Först måste myndighetens faktiska och möjliga behov identifieras
och sedan måste kunskap om vad marknaden kan erbjuda
inhämtas. Noggranna behovs- och marknadsanalyser är av
yttersta vikt eftersom upphandlingen av ett ramavtal, i likhet
med ett specifikt kontrakt, ska leda till en god affär där
myndighetens behov tillgodoses på bästa sätt.
Ett ramavtal får inte slutas på ett otillbörligt sätt eller på ett
sådant sätt att konkurrensen snedvrids, förhindras eller
begränsas. Det innebär att myndigheten måste överväga hur
ramavtalet ska utformas för att uppnå bästa möjliga konkurrens
vid avrop men även kunna säkerställa en god ramavtalstrohet.

RAMAV TA L OCH AVR OP 5
Ramavtalsprocessen är uppdelad i tre perioder:
Period 1: Inför en upphandling av ramavtal
Denna period täcker samtliga steg fram till annonseringen.
Period 2: Under ramavtalsperioden
Denna period börjar med annonseringen och avslutas med
att ramavtal eller kontrakt från ett ramavtal tecknas.
Period 3: Uppföljning av ramavtal
Denna period börjar efter att ramavtalet tecknats eller efter att
kontrakt från ett ramavtal tecknats och stäcker sig fram till dess
att leverans skett vid sista avropstillfället eller fram till nästkommande
upphandling.
Begrepp i vägledningen
VILKA OMFATTAS AV BEGREPPET "MYNDIGHET"
Alla upphandlande myndigheter såsom kommuner, landsting,
statliga myndigheter samt statliga och kommunala bolag m.fl.
omfattas av begreppet. Begreppet avser även upphandlande
enheter som omfattas av LUF.
För att underlätta för läsaren används genomgående begreppet
"myndighet" för samtliga intressenter.
RÄTTSKÄLLA
2 kap. 12 § LOU
2 kap. 19 § LOU
2 kap. 20 § LUF

6
RAMAV TA L OCH AVR OP
VAD AVSES MED ETT FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG
Ett förfrågningsunderlag är ett samlingsbegrepp för alla underlag
till ett anbud som en myndighet tillhandahåller leverantörerna,
bl.a. teknisk specifikation/uppdragsbeskrivning, krav på
leverantören samt administrativa och kommersiella villkor.
RÄTTSKÄLLA
2 kap 8 § LOU
2 kap. 8 § LUF
VAD ÄR ETT RAMAVTAL
Ett ramavtal är ett avtal som ingås mellan en eller flera
myndigheter och en eller flera leverantörer i syfte att fastställa
villkoren för senare tilldelning av kontrakt under en given
tidsperiod.
Ramavtal kan tecknas för upphandlingar av såväl varor och
tjänster som byggentreprenader inom LOU:s och LUF:s
tillämpningsområden.
RÄTTSKÄLLA
2 kap. 15 § LOU
2 kap. 16 § LUF
5 kap. LOU/LUF
VILKA ÄR RAMAVTALSLEVERANTÖRER
Leverantörer som antagits till ett ramavtal samt leverantörer som
kan komma att leverera vid avrop.
RÄTTSKÄLLA
2 kap. 11 § LOU/LUF
5 kap. LOU

RAMAV TA L OCH AVR OP 7
VAD ÄR ETT AVROP
Ett avrop är en del av inköpsprocessen som följer efter att
ramavtalet tilldelats en eller flera leverantörer när myndigheten
begär leverans av en vara eller en tjänst från ett ramavtal.
VAD ÄR EN AVROPSFÖRFRÅGAN
En avropsförfrågan är ett underlag som myndigheten skickar till
ramavtalsleverantörer i syfte att genomföra förnyad
konkurrensutsättning och få in avropssvar för att därefter kunna
tilldela kontrakt utifrån ramavtalsvillkoren.
VAD ÄR ETT AVROPSSVAR
Ett avropssvar är det utformade anbudet som lämnas av
leverantörer som svar på en avropsförfrågan.
VAD ÄR PRECISERING
En precisering är detaljuppgifter som gör det möjligt att tydligare
beskriva föremålet som ett ramavtal eller ett avrop avser. Det
handlar alltså inte om att ersätta villkoren i ett ramavtal med nya
villkor, utan om att konkretisera de villkor som redan finns.
VAD ÄR EN KOMPLETTERING
En komplettering är nya uppgifter som förtydligar de villkor som
redan finns angivna i ett ramavtal. Ramavtalets innehåll får dock
inte ändras väsentligt. Se definitionen av väsentliga förändringar
nedan.
VAD ÄR EN VÄSENTLIG FÖRÄNDRING
En väsentlig förändring är när nya villkor tillförs som innebär att
ramavtalets innehåll ändras väsentligt. En måttstock på att en
förändring är väsentlig kan vara att en leverantör, som innan
ändringen valt att avstå från att lämna anbud, efter ändringen
skulle kunna göra bedömningen att upphandlingen är av intresse
och vill lämna anbud. Väsentliga förändringar är inte tillåtna och
innebär att en ny upphandling måste genomföras.
VAD ÄR ETT TRÖSKELVÄRDE
Tröskelvärden är olika beloppsvärden som avgör om en
upphandling ska ske enligt de direktivstyrda reglerna eller enligt
de nationella reglerna i enlighet med 15 kap. i LOU.

8
RAMAV TA L OCH AVR OP
Fram till 2013-12-31 gäller nedanstående tröskelvärden.
Tröskelvärdena för varor och A-tjänster är:
1 233 401 kronor (130 000 euro) för statliga myndigheter.
1 897 540 kronor (200 000 euro) för kommuner och landsting
och deras bolag m.fl.
Tröskelvärdena för byggentreprenader är:
47 438 500 kronor (5 000 000 euro).
Dessa värden påverkar även beloppsgränsen för direktupphandlingar
genomförda enligt LOU, vilken är 15 % av tröskelvärdet
för kommuner och landsting – det vill säga cirka 284 000
kronor. Observera att detta värde även gäller för statliga
myndigheter samt för såväl varor och tjänster som byggentreprenader.
Beloppsgränsen som gäller för direktupphandling enligt LUF är
cirka 569 000.
VAD AVSES MED TILLDELNINGSKRITERIER
Tilldelningskriterier är de kriterier som används för att utvärdera
det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet inför en tilldelning av
ramavtal/kontrakt. Tilldelningskriterier kallas även
utvärderingskriterier.
VAD AVSES MED DE GRUNDLÄGGANDE UPPHANDLINGSRÄTTSLIGA
PRINCIPERNA
Icke-diskrimineringsprincipen
Förbud mot att direkt eller indirekt diskriminera leverantörer
främst på grund av nationalitet eller ursprung.
Likabehandlingsprincipen
Principen om likabehandling innebär att en myndighet måste ge
alla leverantörer så lika förutsättningar som möjligt. Ingen
leverantör får gynnas eller missgynnas.
Inför en upphandling av ramavtal eller inför ett avrop är det
exempelvis viktigt att myndigheten inte accepterar råd från
någon leverantör om kravens utformning, om det skulle gynna
leverantören på ett otillbörligt sätt.

RAMAV TA L OCH AVR OP 9
Proportionalitetsprincipen
Principen om proportionalitet innebär att myndigheten inte får
ställa större krav på leverantörerna än vad som behövs och vad
som får anses vara ändamålsenligt för den aktuella
upphandlingen.
Kraven ska ha ett naturligt samband med och stå i rimlig
proportion till det behov som ska täckas. Det är exempelvis inte
tillåtet att väsentligt ändra förutsättningarna för upphandlingen
eller avropet.
Principen om öppenhet
Upphandlingar ska präglas av öppenhet och förutsebarhet, bl. a
genom annonsering och underrättelser om beslut.
Principen om öppenhet (förutsebarhet och transparens) innebär
främst en skyldighet för myndigheten att lämna information om
upphandlingen eller avropet och det praktiska tillvägagångsättet.
Förfrågningsunderlaget eller avropsförfrågan bör formuleras klart
och tydligt och innehålla samtliga ställda krav.
Principen om ömsesidigt erkännande
Intyg och certifikat som har utfärdats av en medlemsstats
behöriga myndigheter ska också gälla i övriga EU- och/eller EESländer.
RÄTTSKÄLLA
1 kap. 9 § LOU
1 kap. 24 § LUF

10
RAMAV TA L OCH AVR OP
INFÖR EN UPPHANDLING
AV RAMAVTAL
Denna period täcker samtliga steg fram till annonseringen.
1. Är ramavtal lämpligt att
använda
Ett ramavtal kan innebära vissa fördelar men även vissa
nackdelar. Ett första steg är därför att ställa frågan om ramavtal
är lämpligt för att tillgodose myndighetens behov.
Ramavtal är lämpligt att använda vid vanligt förekommande
varor eller tjänster och när det är svårt eller omöjligt att i förväg
fastställa vilka volymer som kommer att köpas, när leveranserna
ska ske och när det råder en viss osäkerhet kring varans eller
tjänstens exakta egenskaper.
Ramavtal kan t.ex. vara lämpligt för att upphandla
kontorsmaterial, IT-tjänster, konferensanläggningar och
friskvård.
Vid avrop behöver aldrig ett fullständigt förfrågningsunderlag
utformas vilket sparar tid för myndigheten jämfört med att
genomföra en mängd mindre upphandlingar.
När upphandlingen avser tjänster med olika men närliggande
kompetenser kan dessa upphandlas genom ett och samma
ramavtal med möjlighet att lämna anbud på olika delområden var
för sig.

RAMAV TA L OCH AVR OP 11
Exempelvis kan myndigheten, inom samma ramavtal, upphandla
juridiska tjänster och dela upp ramavtalet i olika rättsområden
t.ex. skatterätt och offentlig rätt.
I en sådan situation ska respektive kompetensområden
upphandlas separat.
Det är inte lämpligt att upphandla med ramavtal när de
produkter som ingår i upphandlingen skiljer sig väsentligt från
varandra eller när det handlar om att upphandla komplicerade
tjänster.
Det finns tre olika typer av ramavtal och två olika avropsmetoder.
Läs mer om dessa i avsnitt 8 och 9.
TÄNK PÅ!
Uppdelning i olika upphandlingsområden bör dock vara tillräckligt stort
så att det är lönsamt för leverantörer att lämna anbud.

12
RAMAV TA L OCH AVR OP
2. Olika sätt att ingå ramavtal
Ramavtal kan upphandlas på olika sätt, av myndigheten själv,
genom en samordnad upphandling eller genom en inköpscentral.
2.1 Myndigheten själv ingår ramavtal
I dessa fall är det myndigheten själv som ska genomföra
upphandlingen av ramavtal för sitt eget behov. Läs mer om intern
kommunikation och ramavtalstrohet i avsnitt 15.2.
Vem blir leverantörens avtalspart
Det är den myndighet som har upphandlat ramavtalet som är
leverantörens avtalspart.
2.2 Samordnad upphandling av ramavtal
Samordnade ramavtal kan motiveras utifrån att enskilda
myndigheter saknar egen upphandlarkompetens eller har ett
enhetligt behov som bättre kan tillgodoses genom samordnad
upphandling än genom separata upphandlingar då köpkraften
ökar genom en större volym.
Det är möjligt för flera myndigheter att gå ihop för att göra en
gemensam upphandling i syfte att teckna ramavtal som då ska
gälla gemensamt för de myndigheter som ingår i samarbetet.
Det leder i praktiken till att myndigheterna överlåter till en
annan myndighet att sköta det praktiska arbetet med att
genomföra upphandlingen.
Samordnade ramavtal är till sin natur extra stora och ofta mer
generella till karaktären och med enbart uppskattade volymer.
Detta innebär att det kan bli svårt för småföretag att lämna
anbud i upphandlingar där stora volymer efterfrågas eller där
osäkerhet råder om efterfrågad kvantitet. När kraven i en
upphandling begränsar konkurrensen måste myndigheten pröva
om detta är acceptabelt, med hänsyn tagen till det syfte som ska
uppnås med kravställningen.
Läs mer om främja konkurrens inom ett ramavtal i avsnitt 5.1.

RAMAV TA L OCH AVR OP 13
Vem blir leverantörens avtalspart
Vid samordnad upphandling av ramavtal betraktas samtliga
myndigheter som går ihop för att upphandla ett ramavtal som en
enda myndighet och blir därför gemensam avtalspart.
2.3 En inköpscentral ingår ramavtal
Syftet med inköpscentraler är att effektivisera den offentliga
sektorns upphandling av vissa varor och tjänster vilket ska leda
till minskade administrationskostnader och bättre inköpsvillkor.
Myndigheten kan anskaffa varor, tjänster eller byggentreprenader
med hjälp av en inköpscentral.
Inköpscentraler kan förekomma såväl inom LOU som inom LUF.
En inköpscentral måste emellertid alltid vara en upphandlande
myndighet.
Vad krävs för att bli betraktad som en inköpscentral
För att kunna bli betraktad som en inköpscentral krävs det någon
form av beslut eller fullmakt eftersom det förmodligen ligger
utanför den aktuella myndighetens kompetens att i normalfallet
upphandla åt andra än sig själv.
Läs mer information om myndigheter som har rätt att avropa från
ett ramavtal i avsnitt 5.2.
TÄNK PÅ!
Från och med den 1 januari 2013 tillkommer det i lagen (2009:47) om
vissa kommunala befogenheter nya regler som möjliggör för en nämnd
i en kommun, ett landsting eller ett kommunalförbund att delegera
beslutanderätten i en upphandling till anställda vid en inköpscentral.
RÄTTSKÄLLA
6 kap. 4-7 §§ lagen (2009:47) om vissa kommunala befogenheter
Träder i kraft 2013-01-01

14
RAMAV TA L OCH AVR OP
Vilka kan utgöra inköpscentraler
En myndighet kan enligt LOU och LUF utgöra en inköpscentral i
två olika fall:
Då inköpscentralen ingår ramavtal i eget namn om varor,
tjänster eller byggentreprenader som är avsedda för andra
myndigheters räkning.
I dessa fall tecknar inköpscentralen ramavtal i eget namn med
ramavtalsleverantörerna.
Då inköpscentralen medverkar i offentlig upphandling i
egenskap av ombud åt flera upphandlande myndigheter.
Inköpscentralens medverkan gäller således vid
upphandlingar i allmänhet, dvs. inte bara vid ramavtal.
I dessa fall tecknar respektive myndighet själv kontrakt med
ramavtalsleverantörerna.
I sammanhanget finns en fråga som ännu inte är besvarad av EUdomstolen
och där det synes råda delade meningar. Då en
inköpscentral medverkar som ombud är det oklart hur många
myndigheter inköpscentralen måste vara ombud för. Den svenska
lagstiftaren är av den uppfattningen att inköpscentralen måste
vara ombud för minst två andra myndigheter men den Europeiska
Kommissionen anser att det räcker med att inköpscentralen
medverkar som ombud åt en annan myndighet för att agera i
egenskap av inköpscentral.
RÄTTSKÄLLA
2 kap. 9 a § LOU
4 kap. 22 § LOU
2 kap. 9 a § LUF
4 kap. 4 § LUF
Prop. 2009/10:180 s. 263, 264 och 328
SOU 2006:28 s. 165
Den Europeiska Kommissionens arbetsdokument SEC (2007) 1514

RAMAV TA L OCH AVR OP 15
Måste en upphandling av inköpscentralens tjänster
genomföras
En myndighet som vill anlita en inköpscentral måste inte
genomföra en upphandling av inköpscentralens tjänster. Det är
alltså fråga om ett undantag från upphandlingsskyldigheten
enligt lagstiftningen och en av fördelarna med att anlita
inköpscentraler.
Inköpscentralen ska i sin tur vid genomförandet av
upphandlingar följa den gällande upphandlingslagstiftningen.
Det bör dock understrykas att undantaget från upphandlingsskyldigheten
endast gäller om förutsättningarna för att anlita en
inköpscentral enligt lagstiftningen är uppfyllda.
Avser en myndighet att t.ex. anlita ett privat företag som ombud
vid en upphandling, måste alltid en regelrätt upphandling göras.
RÄTTSKÄLLA
Prop. 2009/10:180 s. 263, 328
Ds 2009:30 s. 293
Vem har ansvaret för rätten att nyttja inköpscentralens
ramavtal
Det är myndigheten som använder sig av ett ramavtal,
upphandlat av en inköpscentral, som har bevisbördan för att visa
sin rätt att använda sig av en inköpscentralens ramavtal.
Om en myndighet anlitar en inköpscentral som inte utgör en
giltig inköpscentral enligt lagens mening, gör myndigheten sig
skyldig till en otillåten direktupphandling.
RÄTTSKÄLLA
SOU 2006:28 s. 168
16 kap. 13 § LOU

16
RAMAV TA L OCH AVR OP
Får det som upphandlas av en inköpscentral användas för
inköpscentralens egna behov
De upphandlingar som görs av en inköpscentral får också
användas för inköpscentralens egna behov, förutsatt att detta har
angetts i förfrågningsunderlaget vid upphandlingen av
ramavtalet.
Vad är det för skillnad mellan en inköpscentral och
Statens inköpscentral
En myndighet kan utgöra en inköpscentral på grund av ett
agerande i en viss situation dvs. en enskild upphandling. Statens
inköpscentral har däremot ålagts en författningsstyrd roll som
inköpscentral för myndigheter under regeringen.
RÄTTSKÄLLA
Förordning (1998:796) om statlig inköpssamordning
Vilka för- och nackdelar finns med inköpscentraler
Syftet med inköpscentraler är att effektivisera den offentliga
sektorns upphandling av vissa varor och tjänster samt att leda till
minskade administrationskostnader och bättre inköpsvillkor.
En fördel är att enskilda myndigheter som saknar egen
upphandlarkompetens kan använda sig av inköpscentralens
kompetens. Myndigheten bör dock alltid ha beställarkompetens
dvs. kompetens för att genomföra avrop.
En annan fördel med inköpscentraler är att upphandlarna på
inköpscentralen har goda förutsättningar att specialiseras inom
sina upphandlingsområden.
Slutligen samlar inköpscentraler flera myndigheter under ett
ramavtal. Detta leder i praktiken till större volymer och med stor
sannolikhet till lägre priser och bättre villkor i övrigt, exempelvis
beträffande garantier eller fraktvillkor.
En nackdel kan dock vara det avstånd som uppstår mellan
upphandlaren och användaren vilket kan leda till att ramavtalet
inte är fullt ut anpassat efter de avropsberättigade
myndigheternas behov. Detta kan leda till att ramavtalet inte
används.

RAMAV TA L OCH AVR OP 17
TÄNK PÅ!
Undersök inom myndighetens egen organisation om det finns befintliga
kontrakt som kan tillgodose de aktuella behoven. Om inte, undersök om
det är möjligt att avropa från ett ramavtal som tecknats av en
inköpscentral som myndigheten är ansluten till.
Vem blir leverantörens avtalspart
Om en inköpscentral tecknar ett ramavtal i sitt eget namn blir
inköpscentralen ansvarig för att upphandlingen har gått rätt till
och blir därför leverantörens avtalspart.
Om inköpscentralen agerar som ombud i upphandlingen blir
däremot de myndigheter som anlitar inköpscentralen ansvariga
för att upphandlingen har gått rätt till och blir därför
leverantörens avtalspart.
RÄTTSKÄLLA
Prop. 2009/10:180 s. 265

18
RAMAV TA L OCH AVR OP
3. Identifiera och beskriva
myndighetens behov
Planeringsstadiet inleds med att identifiera myndighetens behov
för att kunna definiera vad som ska anskaffas.
Hela myndighetens behov ska identifieras. Det kan tänkas att
olika delar av myndigheten har liknande behov. En god idé kan
därför vara att undersöka om myndighetens samlade behov ska
kunna tillgodoses genom ramavtalet. Samtliga berörda
verksamheter inom myndigheten måste vara delaktiga och ha
samsyn kring upphandlingens mål. Myndigheten bör t.ex.
involvera beställaren och slutanvändaren för att säkerställa att
det som ska upphandlas svarar mot det behov som finns i
verksamheten.
Om upphandlingen ersätter ett tidigare ramavtal bör behovsanalysen
innehålla en utvärdering av vad som varit bra
respektive dåligt i föregående ramavtal.
Det är också viktigt att titta på hur avropsmönstret såg ut under
ramavtalets löptid och jämföra detta med nuvarande behov.
TÄNK PÅ!
Inför en upphandling av ramavtal, skapa en referensgrupp, där bl.a.
upphandlaren, beställaren och slutanvändaren involveras, i syfte att
klargöra myndighetens behov och säkerställa att behoven ska kunna
tillfredställas genom ramavtalet.

RAMAV TA L OCH AVR OP 19
4. Marknadsanalys och
dialog
När myndigheten har genomfört sin behovsanalys och konstaterat
vilka behov upphandlingen ska tillgodose måste myndigheten
göra en marknadsanalys.
Även om det inom myndigheten finns personer med goda
kunskaper inom det område som ska upphandlas, är det en
omöjlighet för myndigheten att på egen hand känna till vad
marknaden kan erbjuda och vad som ska efterfrågas i varje
enskild upphandling för att på bästa sätt tillgodose myndighetens
behov.
Ett sätt att få denna kunskap är att föra en dialog med tänkbara
leverantörer och på det sättet få bättre förståelse för vad
marknaden har att erbjuda, minska risken för att det ställs
orimliga eller diskriminerande krav och därmed säkerställa att
genom upphandlingen göra en god affär.
Får en dialog föras innan myndigheten har skrivit sitt
förfrågningsunderlag
Det är fullt möjligt och tillåtet att ha en dialog innan
myndigheten ska utarbeta ett förfrågningsunderlag. Det är
myndigheten som bestämmer om och hur en dialog ska föras.
Innan dialog förs med leverantörer är det viktigt att myndigheten
förklarar för leverantörerna i vilket syfte dialogen görs dvs. att få
bättre kännedom om marknaden.
Genom dialog söker eller godtar myndigheten allmänna
synpunkter som därefter kan därefter läggas till grund för
utformning av förfrågningsunderlaget till ramavtalet.
Efter genomförd dialog är det dock mycket viktigt att
myndigheten ser till att förfrågningsunderlaget inte anpassas
eller skräddarsys efter en viss leverantörs lösning. Detta kan
stänga ute andra leverantörer och kan innebära att en viss
leverantör ges en otillåten fördel.

20
RAMAV TA L OCH AVR OP
TÄNK PÅ!
Klargör för leverantörerna i samband med marknadsanalysen att
dialogen inte är en del av upphandlingen och att förfrågningsunderlaget
kommer att utarbetas och fastställas samt annonseras av myndigheten
senare.
TÄNK PÅ!
Tänk på att inte låta några leverantörer prägla myndighetens bild av det
som ska upphandlas samt att inte ge en otillbörlig fördel till någon
leverantör.
RÄTTSKÄLLA
Direktiv 2004/18/EG, beaktandesats 8
Direktiv 2004/17/EG beaktandesats 15
Vad kan man föra en dialog om
Dialogen kan handla om alla krav som eventuellt kan ställas i ett
förfrågningsunderlag vid upphandling av ett ramavtal. Det kan
handla om information om hur marknaden ser ut inom en viss
bransch, vad möjliga leverantörer har för service, garantier,
leveransvillkor, ansvarsbegränsningar m.m. Leverantörerna får
dock inte styra kravställandet mot det som endast de själva kan
leverera.
TÄNK PÅ!
Ta hänsyn till de grundläggande upphandlingsrättsliga principerna och
dokumentera allt noggrant för att i efterhand kunna visa att en eventuell
dialog inte medfört en otillåten fördel för någon leverantör.
Läs mer om dialog i en separat vägledning som finns att hämta på
www.upphandlingsstöd.se.

RAMAV TA L OCH AVR OP 21
TÄNK PÅ!
Utöver att föra en dialog med leverantörer inom en viss bransch kan det
även finnas branschorganisationer som man kan föra dialog med.
Kan leverantörer få möjlighet att lämna synpunkter på
delar av ett preliminärt förfrågningsunderlag
För att undvika att det ställs irrelevanta och orimliga krav kan
leverantörer få lämna synpunkter på delar av ett preliminärt
förfrågningsunderlag. Det preliminära förfrågningsunderlaget
kan exempelvis läggas ut på myndighetens hemsida och
annonseras i lämplig annonsdatabas.
Gäller det en upphandling över tröskelvärdet kan denna metod
vara olämplig i och med att en myndighet inte på egen hand kan
publicera eller på något annat sätt offentliggöra innehållet i en
annons innan den har skickats för annonsering i TED (Tender
Electronic Daily).
Om en myndighet väljer att inhämta synpunkter på sitt
förfrågningsunderlag är det viktigt att påpeka för leverantörerna
att förfrågningsunderlaget endast är preliminärt och att det
slutliga förfrågningsunderlaget kommer att utarbetas och
fastställas av myndigheten och annonseras vid ett senare tillfälle.
Myndigheten är inte bunden av inkomna synpunkter och kan
också komma fram till att ingen upphandling ska genomföras
vilket bör klargöras för leverantörerna.
Det är också viktigt att inte låta några leverantörer prägla
myndighetens bild av det som ska upphandlas samt att inte ge en
otillåten fördel till någon leverantör. De synpunkter som kommer
in bör därför noggrant dokumenteras av myndigheten.
Avslutningsvis bör det påpekas att det saknas domstolspraxis på
detta område vilket myndigheten bör ha i åtanke inför ett beslut
om att använda denna metod.
RÄTTSKÄLLA
Upphandlingsförordningen (2011:1040) 7 §

22
RAMAV TA L OCH AVR OP
5. Generellt om ramavtal
5.1 Främja konkurrens inom ett ramavtal
Vid utformningen av ramavtal kan negativa konkurrenseffekter
uppstå om ramavtalet volymmässigt är mycket stort och utan
möjlighet till uppdelning i mindre delar eller om ramavtalet
sträcker sig över lång tid utan att leverantörerna vet i vilken
omfattning de kommer att få leverera.
Många ramavtal ställer också oskäliga krav på leverantörerna
t.ex. att de är skyldiga att leverera med kort varsel utan
skyldighet för beställaren att garantera någon avropsvolym.
Många leverantörer upplever även problem med omfattande och
irrelevanta krav.
Ramavtal där en leverantör förväntas leverera stora volymer kan
i vissa fall innebära risk för konkurrensbegränsning utan
godtagbara skäl. En myndighet måste se till att villkoren i
ramavtalet är skäliga och likabehandlande. Därför bör myndigheten,
när möjlighet finns, dela upp upphandlingen i exempelvis i
olika geografiska områden eller kategorier av varor och tjänster.
På detta sätt skapas förutsättningar även för småföretag och nya
aktörer att konkurrera. Ett annat sätt för småföretag och nystartade
företag att kunna konkurrera i upphandlingar är att
myndigheten informerar om möjligheten att åberopa andra
företags kapacitet eller att lämna gemensamma anbud.
Åtgärder som vidtas i syfte att underlätta för småföretag att delta
i upphandlingar får dock inte medföra att konkurrensen snedvrids.
I en överprövad upphandling av uppdragstjänster avsågs det
strida mot likabehandlingsprincipen att ha en uppdelning i olika
områden där inte alla levrantörer kunde lämna anbud i samtliga
områden. I den upphandlingen kunde inte deltagande
leverantörer i anbudsområde 8 delta i anbudsområde 1-7 samt att
deltagande i anbudsområde 1-7 utesluter deltagande i
anbudsområde 8.
Det är även viktigt att myndigheten är medveten om vilka
konsekvenser kravställningen kan ha. Höga krav på kvalitet,
miljö etc. kan få prishöjande konsekvenser på samma sätt som
prisfokusering kan skrämma bort leverantörer som har nischat in
sig på högkvalitativa produkter.

RAMAV TA L OCH AVR OP 23
TÄNK PÅ!
Ge leverantörer möjlighet att lämna anbud på delar av upphandlingen
t.ex.genom att dela upp upphandlingen i olika geografiska områden eller
kategorier av varor och tjänster.
RÄTTSKÄLLA
Artikel 32 andra stycket, andra meningen, direktiv 2004/18/EG
5 kap. 2 § LOU
Förvaltningsrätten i Stockholm mål 1857-12
Europeiska kommissionen ”explanatory note” Framework agreement
classic directive CC 2005/03_rev 1 of 14.7.2005.
Prop. 2006/07:128 s. 161
Läs mer om hur man kan underlätta för småföretag att delta i
upphandlingar i en separat vägledning som finns att hämta på
www.upphandlingsstöd.se.
5.2 Myndigheter som har rätt att avropa från ett ramavtal
Avrop får endast göras av myndigheter som från början är
angivna som avropsberättigade i upphandlingen av ramavtalet.
Det går inte att i efterhand ansluta sig till ett ramavtal.
Enligt en förvaltningsrättsdom måste avropsberättigade
myndigheter i förväg, ha aktivt förpliktat sig att använda
ramavtalet.
Det är vid utformningen av förfrågningsunderlaget eller senast
vid annonseringen som myndigheten ska lista vilka myndigheter
som kan komma att använda sig av det aktuella ramavtalet.
Myndigheten kan t.ex. i förfrågningsunderlaget och det
kommande ramavtalet bifoga en förteckning över alla
avropsberättigade myndigheter.
Det ska vara möjligt att omedelbart identifiera vilka
avropsberättigade myndigheter som finns inom ett ramavtal.

24
RAMAV TA L OCH AVR OP
TÄNK PÅ!
Ange tydligt vilka myndigheter som är parter i ramavtalet. Detta kan t.ex.
göras genom att lista avropsberättigade parter i en förteckning som en
bilaga till ramavtalet.
RÄTTSKÄLLA
Artikel 32 andra stycket, andra meningen, direktiv 2004/18/EG
5 kap. 2 § LOU
Förvaltningsrätten i Stockholm mål 1857-12
Europeiska kommissionen ”explanatory note” Framework agreement
classic directive CC 2005/03_rev 1 of 14.7.2005.
Prop. 2006/07:128 s. 161
5.3 Ramavtalets längd
Huvudregeln är att ett ramavtal får löpa under maximalt fyra års
tid inklusive förlängningsklausuler och optioner.
Får ett ramavtal löpa längre än fyra år
Ett ramavtal får löpa under längre tid än fyra år om det finns
särskilda skäl. Det kan i vissa fall vara lämpligt att ha ramavtal
som löper kortare tid än fyra år.
Bestämmelsen beror på den konkurrensbegränsande effekten som
längre ramavtal kan medföra och det finns därför anledning att ta
hänsyn till konkurrenslagstiftningen vid bedömningen av
ramavtalets längd.
RÄTTSKÄLLA
5 kap. 3 § LOU
Artikel 32.2, direktiv 2004/18/EG
Prop. 2006/07:128 s. 172 samt s. 334
Vad är särskilda skäl
De särskilda skäl som krävs för att teckna ramavtal för en längre
tid än fyra år ska vara kopplade till föremålet för ramavtalet.

RAMAV TA L OCH AVR OP 25
Bedömningen görs i varje enskilt fall och det är myndigheten som
har bevisbördan dvs. måste visa att särskilda skäl finns.
EXEMPEL PÅ SÄRSKILDA SKÄL
– Det är fråga om ett avgränsat projekt som beräknas pågå något
längre tid än fyra år och som inte har någon naturlig fortsättning
när projektet avslutas.
– I situationer där föremålet för upphandlingen är av ett sådant
slag att det för leverantören medför stora investeringar som ska
betala sig under ramavtalstiden.
– Det ställs särskilda krav på kontinuitet för tjänsten, t.ex. inom
äldrevård.
RÄTTSKÄLLA
Prop. 2006/07:128 s. 172 och 334
Kan risken för en överprövning vara ett godtagbart skäl
för att förlänga ramavtalet efter fyra år
Svensk rättspraxis har slagit fast att risken för en överprövning
av en upphandling inte kan utgöra ett sakligt skäl för att ett
ramavtal ska löpa längre än fyra år.
RÄTTSKÄLLA
Kammarrätten i Stockholm mål 5609-5629-10
Hur långt kan ett avrop vara
Avrop får inte göras i syfte att förhindra, begränsa eller snedvrida
konkurrensen så att ramavtalet används på ett otillbörligt sätt
eller i syfte att kringgå de grundläggande upphandlingsrättsliga
principerna.
Avrop ska ha skett och kontrakt för det enskilda avropet ha
tecknats innan ramavtalet har löpt ut.

26
RAMAV TA L OCH AVR OP
Längden på avropen regleras inte specifikt i lagstiftningen och det
är möjligt att leveransen, alternativt kontraktets fullgörande sker
även efter att ramavtalet löpt ut. Det är myndigheten som i
ramavtalet reglerar hur länge avrop ska kunna löpa efter det att
ramavtalet har löpt ut. Bedömningen måste därför göras i varje
enskilt fall.
Den avgörande faktorn för att bedöma lämpligheten av längden
på ett avrop är den effekt som avropet kan medföra för
konkurrensen på den relevanta marknaden. Exempelvis kan det
vara svårt att motivera ett avrop för konsultuppdrag som ska löpa
under ett års tid mot slutet av en ramavtalsperiod när uppdragen
normalt avropas månadsvis.
RÄTTSKÄLLA
Explanatory note – Framework agreements – Classic Directive Document
corresponding to document CC/2005/03 rev 1 of 14.7.2005, s. 5
Art. 32.2 direktiv 2004/18/EG
5.4 Beräkna värdet av ett ramavtal och ange beräknad
volym
Hur ska ramavtalets värde räknas
Värdet av ett ramavtal ska beräknas till det sammanlagda värdet
av samtliga avrop som kan komma att genomföras under
ramavtalets löptid.
RÄTTSKÄLLA
3 kap. 13 § LOU
3 kap. 12 § LUF
Hur kan det förväntade värdet av de enskilda avropen
uppskattas
Myndigheten är skyldig att försöka göra en rimlig uppskattning
av det förväntade värdet för ramavtalet. En idé kan vara att titta
på myndighetens tidigare inköp och jämföra med nuvarande
behov för att göra en realistisk uppskattning av framtida behov.
Det är exempelvis mycket viktigt att ta del av eventuell statistik
från myndighetens tidigare ramavtal, alternativt begära sådan
statistik från leverantören.

RAMAV TA L OCH AVR OP 27
Ska myndigheten garantera en viss volym under
ramavtalet
Myndigheten är inte skyldig att garantera avropens enskilda eller
totala värde. Det är dock viktigt med förutsebarhet så att
ramavtals leverantörer kan uppskatta och planera hur stora
resurser som måste avsättas till ett visst ramavtal.
Ett bra sätt att locka företag att bli ramavtalsleverantörer inom
den offentliga sektorn kan därför vara att garantera en viss volym
under ramavtalet.
Genom att garantera volymen kan dessutom risken för osund
strategisk prissättning undvikas, dvs. risken att leverantörer
lämnar låga priser för att vinna upphandlingen av ramavtalet
utan avsikt att kunna leverera till offererade priser vid avrop. Att
ge garanterade volymer ger bättre förutsägbarhet till leverantörer
under ramavtalet. Den offentliga sektorn kan därmed framstå
som en tryggare affärspartner.
RÄTTSKÄLLA
Prop. 2006/07: 128 s. 175
5.5 Antal ramavtalsleverantörer
Hur många leverantörer kan det vara lämpligt att anta
Antal leverantörer som antas inom ett ramavtal ska stå i rimlig
proportion till myndighetens behov och uppskattad leverans
under ramavtalsperioden.
Antalet ska vägas mot ramavtalets omfattning samtidigt som
förutsättningar för god konkurrensgrad vid en eventuell förnyad
konkurrensutsättning beaktas. Myndigheten bör inte anta fler
leverantör än det antal som är absolut nödvändigt för att
säkerställa leveranserna under ramavtalet. Ju fler leverantörer
som konkurrerar, desto mindre attraktiv är affären för
leverantören.
Läs mer om detta i avsnitt 8.2.
RÄTTSKÄLLA
1 kap. 9 § LOU
5 kap. 4-7 §§ LOU

28
RAMAV TA L OCH AVR OP
6. Utforma krav och
tilldelningskriterier
Kraven i förfrågningsunderlaget ska vara väl avvägda i
förhållande till myndighetens behov och den specifika bransch
som ramavtalet omfattar. Bristande kunskap om vad marknaden
kan erbjuda kan leda till att de krav som ställs i upphandlingen
inte kan levereras av de leverantörer som finns på marknaden.
Detta kan leda till onödigt höga priser eller att leverantörer
avstår från att lämna anbud.
Det är viktigt att utvärderingsmodellen speglar de avgörande
faktorer som är väsentliga eller skapar mervärde i den aktuella
upphandlingen.
TÄNK PÅ!
Otydliga krav och tilldelningskriterier kan skapa osäkerhet för
leverantörer och kan därför leda till frågor under anbudstiden som syftar
till förtydligande eller även ändringar, vilket i sin tur kan öka risken för
överprövning.
En gedigen marknadsanalys tillsammans med god upphandlingskompetens
ger goda förutsättningar för att kunna utforma
relevanta och rimliga krav samt tilldelningskriterier i ramavtalet
och vid avrop.
TÄNK PÅ!
Ställ krav utifrån myndighetens behov och inte utifrån vad vissa
leverantörer erbjuder.

RAMAV TA L OCH AVR OP 29
7. Innovationsvänlig
upphandling av ramavtal
Innovationsvänlig upphandling innebär att myndigheten aktivt
beaktar att det kan finnas varor eller tjänster baserade på
innovativa lösningar eller som på annat sätt kan vara ett
alternativ till etablerade produkter. Det kan även handla om att
myndigheten låter leverantörer erbjuda helt nya lösningar.
Myndigheten ska alltså se till att inga innovativa lösningar
utestängs eller missgynnas.
Ett sätt att upphandla ramavtal innovationsvänligt är att ställa
krav på funktion i stället för att specificera innehåll och
utförande. Den främsta anledningen till att använda sig av så
kallade funktionskrav som alternativ till att ställa krav på teknik
och tekniska detaljer är att man vill sänka kostnaderna och öka
effektiviteten. Andra fördelar är att det ger möjligheter för
leverantörer att vara kreativa och innovativa. Genom
funktionskrav ges leverantören ett större utrymme att använda
sin yrkeskunskap och kreativitet.
Med funktionskrav överlämnar myndigheten ansvaret till
leverantören för att funktionen som upphandlas ska
upprätthållas under ramavtalsperioden, vilket kan vara en fördel
vid ramavtal som ofta sträcker sig över en längre tid.
Det kan också vid ramavtalsupphandlingar vara särskilt lämpligt
att ställa upp villkor för hur funktionen ska utvecklas under
ramavtalsperioden. Inom områden där utvecklingen går snabbt
bör myndigheten försäkra sig om att leverantörer följer
utvecklingen i omvärlden så att ramavtalet inte förlorar sin
aktualitet.
Att företag med innovativa lösningar ges möjligheter att delta i en
upphandling av ramavtal kan möjliggöra nya företagsidéer och
samtidigt skapa nya marknader för företag, innovatörer och
entreprenörer. Om nya och växande företag får möjlighet att
tillgodose upphandlande myndigheters behov kan de också bidra
till dynamik och förnyelse.

30
RAMAV TA L OCH AVR OP
Områden där innovationsvänlig upphandling särskilt bör
prioriteras är de med stor påverkan på myndighetens behov och
verksamhet. Ett exempel är olika typer av verksamhetssystem
såsom inköps- och beställningssystem som den myndigheten ska
använda under lång tid. Andra exempel kan vara tjänster,
byggentreprenader, energieffektivisering och upphandlingar med
större fokus på miljökrav.
Att använda funktionskrav kan vara mer tids- och
resurskrävande för myndigheten jämfört med att beskriva det
som ska upphandlas i form av tekniska specifikationer. Det krävs
oftast mer förberedelser och tankearbete för att funktionskraven
ska bli ändamålsenliga och proportionerliga.
Läs mer om innovationsvänlig upphandling i vägledningen
"Innovationsvänlig upphandling" som finns att hämta på
www.upphandlingsstöd.se.

RAMAV TA L OCH AVR OP 31
8. Val av ramavtalsform
Det finns tre olika former av ramavtal:
ramavtal med en leverantör där alla villkor för avrop är
fastställda
ramavtal med flera leverantörer där alla villkor för avrop är
fastställda
ramavtal med flera leverantörer där inte alla villkor för
avrop är fastställda.
Skillnaden mellan dessa består främst i på vilket sätt avrop ska
ske. Läs mer om detta i avsnitt 11.
8.1 Ramavtal med en leverantör där samtliga villkor för
avrop är fastställda
Ramavtal med endast en leverantör upplevs som enkelt och
smidigt.
Myndigheten får endast avropa ifrån ramavtalslevrantören.
Inför tilldelningen av ett kontrakt får myndigheten samråda
skriftligt med ramavtalsleverantören och vid behov uppmana
leverantören att komplettera sitt anbud. Samrådet får dock aldrig
medföra väsentliga förändringar.
RÄTTSKÄLLA
5 kap. 4 § LOU
Prop. 2006/07:128 s. 335
Kan samrådet vara muntligt
För att undvika att myndigheten och leverantören förhandlar,
vilket skulle kunna leda till väsentliga förändringar av de villkor
som ingår i ramavtalet, ska samrådet vara skriftligt.
RÄTTSKÄLLA
2006/07:128 s. 335

32
RAMAV TA L OCH AVR OP
Vad ska samrådet leda till
Samrådet ska bara leda till att komplettera ramavtalets villkor
och får endast avse uppgifter som har en koppling till redan
lämnade uppgifter i ramavtalet.
Kompletteringar får inte innebära att tidigare uppställda krav i
ramavtalet ersätts med nya. Det får alltså inte göras väsentliga
ändringar av ursprungliga villkor i ramavtalet.
EXEMPEL
Det är tillåtet att i samråd exempelvis precisera en prisuppgift i
enlighet med angiven prisjusteringsklausul i ett ramavtal.
TÄNK PÅ!
Skriftligt samråd får inte leda till väsentliga förändringar.
8.2 Ramavtal med flera leverantörer
Valet mellan rangordnade ramavtal eller ramavtal med andra
fördelningsnycklar och ramavtal med förnyad konkurrensutsättning
bör göras med utgångspunkt i hur homogena
produkterna är.
Vid ramavtal med flera leverantörer måste leverantörerna, vid
upphandlingar över tröskelvärdena, vara minst tre om det finns
ett tillräckligt antal godtagbara leverantörer. Detta förutsätter att
det finns tillräckligt många leverantörer som uppfyller
kvalificeringskraven och tillräckligt många anbud som uppfyller
de tilldelningskriterier som angetts i förfrågningsunderlaget till
ramavtalet.
Vid upphandlingar under tröskelvärdena kan ramavtalet ingås
med ett valfritt antal leverantörer.
RÄTTSKÄLLA
5 kap. 5–7 §§ LOU
15 kap. 2 § LOU
Prop. 2009/10:180 s. 300

RAMAV TA L OCH AVR OP 33
8.2.1 RAMAVTAL MED FLERA LEVERANTÖRER DÄR ALLA VILLKOR ÄR
FASTSTÄLLDA
Rangordnade ramavtal kan ha fördelar när det är fråga om
produkter med liknande egenskaper dvs. homogena produkter.
Dessa ramavtal måste innehålla villkor i form av rangordning
eller en annan fördelningsnyckel som säkrar att tilldelningen sker
på ett objektivt sätt.
En fördel med att ha en fast rangordning eller en annan
fördelningsnyckel är att avropen blir enkla för myndigheten att
administrera i och med att alla villkor för senare tilldelning redan
är fastställda.
Den som avropar behöver inte göra mycket mer än att beställa
leverans från den först rankade leverantören eller till den som
bäst uppfyller annan fördelningsnyckel.
Läs mer om att rangordna leverantörer eller om att ha en annan
fördelningsnyckel i avsnitt 9.1.
TÄNK PÅ!
När ett ramavtal sluts med flera leverantörer ska rangordningen framgå
av tilldelningsbeslutet och att avrop ska ske i enlighet med ramavtalets
fastställda rangordning eller andra fastställda fördelningsnycklar som är
angivna i ramavtalet.
RÄTTSKÄLLA
5 kap. 6 § LOU
Svea Hovrätt mål T 3328-10
När är det möjligt att frångå en fast rangordning
Vid ramavtalsupphandlingar kan det i vissa fall vara möjligt att
frångå en fast rangordning under tiden ramavtalet löper. Detta
förutsätter att det finns särskilda skäl med hänsyn till föremålet
för upphandlingen och att det tydligt anges i förfrågningsunderlaget
att särskilda skäl kan komma att åberopas under
ramavtalsperioden.
Ett exempel på detta kan vara om det är en fråga om upphandling
av produkter vars priser ofta ändras eller om jävssituation finns.

34
RAMAV TA L OCH AVR OP
RÄTTSKÄLLA
Prop. 2006/07:128 s.176 f.
Vad kan särskilda skäl vara
Det finns inget klart svar på vad som är särskilda skäl. Här måste
en bedömning göras från fall till fall och hänsyn får tas till arten
av det som ska upphandlas samt eventuell annan lagstiftning som
kan påverka myndighetens val av leverantör.
I en överprövad upphandling av tandvårdstjänster ansågs det
vara godtagbart att i vissa fall frångå den fastställda rangordningen.
I det aktuella fallet utgick villkoren i förfrågningsunderlaget,
förutom lägsta pris, från varje enskild patients
förutsättningar och behov. I de fall avrop inte kunde ske enligt
lägsta pris skulle bästa anbud anses vara den leverantör som bäst
uppfyllde patientens behov. Som stöd för detta angavs att vård
enligt tandvårdslagen så långt som möjligt ska utformas och
genomföras i samråd med patienten samt arten av den aktuella
tjänsten.
I en överprövad upphandling avseende färdtjänst hade i
förfrågningsunderlaget angivits att avrop i kategorin "avtalad
transportkapacitet" skulle ske antingen utifrån en fastlagd
rangordning grundad på lägsta pris eller genom att kunden själv
valde leverantör. Avrop i en annan kategori "rabattuppdrag utan
transportkapacitet" skulle enbart ske genom kundens val av
leverantör. I detta fall godtogs inte att den fastställda rangordningen
frångicks. Med hänsyn till föremålet för upphandlingen
ansågs det inte motiverat att frångå rangordningen. Domstolen
tog även hänsyn till att lagstadgad rätt om valfrihet för brukare
saknades inom det aktuella området. Dessutom ansågs inte att
avrop enligt en fastställd rangordning kunde anses medföra
påtagliga nackdelar eller särskilda svårigheter för myndigheten.
RÄTTSKÄLLA
Kammarrätten i Jönköping mål 229-10
Kammarrätten i Stockholm mål 5418-10

RAMAV TA L OCH AVR OP 35
Annan fördelningsnyckel, ett alternativ till rangordning
Ibland är det i enskilda fall omöjligt eller förenat med stora
svårigheter att utvärdera enligt en fastställd rangordning.
Myndigheten kan i dessa fall välja att utvärdera en leverantör på
en "annan grund", en s.k. annan fördelningsnyckel. De grundläggande
upphandlingsrättsliga principerna måste dock vara
uppfyllda och särskilt kravet på transparens.
Det som skiljer en annan fördelningsnyckel från särskilda skäl
som behandlats ovan är alltså att det saknas en fast rangordning
och ramavtalet innehåller andra grunder för enligt vilken ordning
ramavtalsleverantörer ska ha möjlighet att leverera.
Ett exempel på detta kan vara när myndigheten inte helt på egen
hand kan formulera sitt behov.
TÄNK PÅ!
Användandet av andra fördelningsnycklar förutsätter att man tydligt
angett i ramavtalet både vad som avses, att de kan komma att
användas samt hur dessa kommer att användas och utvärderas vid
avrop.
RÄTTSKÄLLA
Prop. 2006/07:128 s. 175 f.
Vilka andra fördelningsnycklar kan det finnas
Vad som kan vara en annan fördelningsnyckel är en bedömning
som görs från fall till fall med hänsyn tagen till varje bransch
eller marknad samt föremålet för en viss upphandling.
En viktig förutsättning för att kunna använda andra fördelningsnycklar
är att tydligt definiera i förfrågningsunderlaget till
ramavtalet vilka andra fördelningsnycklar som kan användas vid
avrop samt förklara när dessa kan användas och hur.
Myndigheten ska vara transparent och ange tydligt i vilka
situationer andra fördelningsnycklar kan användas. Överväg om
andra fördelningsnycklar bör omfatta hela kontraktet eller om
dessa bara ska gälla i särskilda fall.

36
RAMAV TA L OCH AVR OP
I praktiken kan det vara fråga om upphandling av produkter vars
priser ofta ändras eller upphandling inom vård och omsorg där
myndigheten måste ta hänsyn till varje enskild patients behov
och rätt till inflytande vid avrop.
I rättspraxis har det ansetts vara motiverat att tillämpa andra
fördelningsnycklar för vårdtjänster när patienter har lagstadgad
rätt att påverka valet av leverantör. Domstolen tog hänsyn till
tjänsternas art och den rätt till inflytande som tillkommer vårdtagarna
enligt lagen. Dessutom påpekades i det aktuella fallet att
det saknades utrymme för godtyckliga bedömningar och även
kravet på transparens ansågs vara uppfyllt. Det fanns därför
ingen risk för att myndigheterna skulle bryta mot de grundläggande
upphandlingsrättsliga principerna.
I en upphandling av flyttjänster godtogs en annan fördelningsnyckel
där utfallet av upphandlingen var beroende av vilken
kapacitet leverantörerna skulle leverera. I förfrågningsunderlaget
angavs att vid avrop "kontrollerar varje enskild beställare vilket
ramavtal som bäst motsvarar behovet vid det aktuella tillfället
och väljer den leverantör som erbjuder lägst pris för uppdraget".
Därför ansåg myndigheten att det inte var möjligt att i förväg
ange hur många leverantörer som skulle antas. Domstolen ansåg
att det av beskrivningen tillräckligt tydligt framgick att
beställaren skulle välja den leverantör som lämnat det lägsta
priset och som svarade mot kapacitetsbehovet för tjänsten/
uppdraget vid avropstillfället. Urvalsmetoden skulle utgå helt
från de priser som lämnats i anbuden. Därmed ansågs alla villkor
vara fastställda och utrymme för godtyckliga bedömningar
saknades. Tilldelningen skulle därför ske på objektiva grunder
och med iakttagande av likabehandlings-principen.
I vissa fall skulle en annan fördelningsnyckel kunna utgöras av
prisjusteringsklausuler eller lägsta pris. Sådana avropsmodeller
kan ibland vara lämpliga, t.ex. i livsmedelsbranschen och vid
upphandlingar av homogena varor såsom kontorsmaterial. I båda
fallen handlar det om varor och tjänster där leverantörernas
priser kan variera mycket snabbt. Dock medför sådana
fördelningsnycklar svårigheter för leverantörerna att avgöra hur
stora resurser som behöver avsättas för ramavtalet.

RAMAV TA L OCH AVR OP 37
RÄTTSKÄLLA
Prop. 2006/07:128 s. 175 f.
Kammarrätten i Stockholm mål 7433-09
Kammarrätten i Göteborg mål 6541--6544-11
Kan volymfördelning vara en typ av fördelningsnyckel
Det finns inget tydligt svar på om det är möjligt att använda sig
av volymfördelning som en annan fördelningsnyckel vid avrop.
Vägledning från EU-domstolen saknas eftersom frågan inte varit
föremål för avgörande ännu.
Frågan har däremot till viss del behandlats i nationell rättspraxis.
I ett mål avseende arkitekttjänster godtogs inte modellen
eftersom utformningen av förfrågningsunderlaget ansågs ge
utrymme för ett stort mått av godtycke för myndigheten.
Dessutom kunde det inte garanteras att tilldelningen skulle ske
på ett objektivt sätt.
I en annan dom ansågs att det stred mot transparensprincipen att
kontraktets längd var beroende av den kapacitet som ramavtalsleverantörerna
kunde erbjuda.
I det fallet var volymfördelning godtagbar eftersom tilldelningen
skulle ske på objektiva grunder och med iakttagande av likabehandlingsprincipen.
De krav som ställdes på leverantörerna
ansågs inte heller ge myndigheten någon fri prövningsrätt och
därmed inget utrymme för godtycklig bedömning.
Den slutsats som torde kunna dras är att det bör vara möjligt att
använda en volymfördelning som en annan fördelningsnyckel
under vissa förutsättningar. De grundläggande upphandlingsrättsliga
principerna, särskilt kraven på transparens och
likabehandling, måste givetvis vara uppfyllda.
Det är viktigt att tilldelningen sker på objektiva grunder och att
myndigheten inte har något utrymme för godtycke. För att
uppfylla dessa krav måste upphandlaren ha mycket hög
kompetens.
RÄTTSKÄLLA
Prop. 2006/07:128 s. 175 f.
Förvaltningsrätten i Göteborg mål 2580-11 E, 2614-11 E, 2676-11 E
Kammarrätten i Göteborg mål 6541--6544-11

38
RAMAV TA L OCH AVR OP
TÄNK PÅ!
Att använda sig av volymfördelning som en annan fördelningsnyckel vid
avrop kan vara förenat med vissa svårigheter för myndigheten. I syfte att
säkerställa att fördelning av avrop sker i enlighet med, i ramavtalet,
angiven volymfördelning måste myndigheten föra statistik och
genomföra regelbundna kontroller.
8.2.2 RAMAVTAL MED FLERA LEVERANTÖRER UTAN ATT SAMTLIGA
VILLKOR ÄR FASTSTÄLLDA
Förnyad kokurrensutsättning är en ny upphandling "i miniatyr"
där ramavtalsleverantörerna bjuds in att lämna anbud på nytt.
I ramavtalet anges på vilka villkor leverantörerna kan
konkurrera vid den förnyade konkurrensutsättningen och på
vilket sätt dessa villkor kan preciseras vid avrop. Denna process
är mycket krävande jämfört med avrop från ett ramavtal med alla
villkor fastställda.
Förnyad konkurrensutsättning kan vara lämpligt att använda för
att premiera produktbredd och kvalitativa egenskaper och
samtidigt uppnå konkurrenskraftiga priser när behovet omfattar
större ekonomiska värden.
TÄNK PÅ!
Det finns inte någon skyldighet att redan vid ramavtalsupphandlingen
ange viktning eller angelägenhetsgrad för de kriterier som ska användas
vid den förnyade konkurrensutsättningen.
RÄTTSKÄLLA
5 kap. 7 § LOU

RAMAV TA L OCH AVR OP 39
Är det möjligt att vid avrop ändra eller lägga till andra
tilldelningskriterier
Villkoren i ett ramavtal kan inte omförhandlas och inte heller kan
krav som ställts i avropsförfrågan ändras eller bytas ut.
Det är i stället fråga om att komplettera eller förfina villkoren i
ramavtalet för att fånga upp särskilda behov för att kunna
fullgöra ett enskilt kontrakt.
Det är möjligt att precisera eller konkretisera tilldelningskriterier
som ska användas vid den förnyade konkurrensutsättningen om
dessa har angetts redan i förfrågningsunderlaget vid
upphandlingen av ramavtalet.
Läs mer om avrop och tilldelningskriterier i avsnitt 11.3 och 11.4.
RÄTTSKÄLLA
Prop. 2006/07:128 s. 338 f.

40
RAMAV TA L OCH AVR OP
9. Val av avropsmetod
Detta val är beroende av hur homogena produkterna är.
Varje enskilt avrop ska minimera myndighetens administrativa
kostnader för att få önskad leverans och därmed medföra en god
affär.
9.1 Rangordna leverantörer eller ha en annan
fördelningsnyckel
Är det små beställningar av riktigt homogena produkter kan ett
rangordnat ramavtal vara ett bra alternativ eftersom detta torde
medföra stora administrativa besparingar.
En fast rangordning kan däremot vara mindre lämplig när
myndigheten har ett behov som vid varje avrop ska preciseras
dvs. där inte alla villkor kan fastställas i förväg. Detta gäller t.ex.
i det fall en patient eller annan vård- eller omsorgstagare genom
möjligheten att påverka valet av leverantör kan utöva inflytande
på de tjänster eller varor som myndigheten ska tillhandahålla.
Läs mer om rangordning eller annan fördelningsnyckel i avsnitt
8.2.1.
9.2 Förnyad konkurrensutsättning
Förnyad konkurrensutsättning kan ses som en upphandling i
miniatyr.
Om ramavtalet är väl utformat borde det innebära lägre
administrativa kostnader vid avrop jämfört med att genomföra ett
vanligt upphandlingskontrakt, men kostnaderna kommer ändå
att vara högre än om en rangordning används.
Vid förnyad konkurrensutsättning finns det en större frihet att
anpassa valet av leverantörer efter det vid tillfället aktuella
behovet, dock inte lika stor frihet som vid en traditionell varueller
tjänsteupphandling.
Vid upphandling av ett sådant ramavtal bör kvalitativa
egenskaper premieras.

RAMAV TA L OCH AVR OP 41
Det är en fördel om upphandlingen av ramavtalet utvärderats
enligt det lägsta priset för att få ett pristak som leverantörerna
inte får överskrida vid själva avropet.
Ur ett leverantörsperspektiv är det viktigt med förutsägbarhet så
att ramavtalsleverantörer kan uppskatta och planera hur stora
resurser som måste avsättas till ett visst ramavtal.
Läs mer om antalet ramavtalsleverantörer i avsnitt 5.5.
Läs mer om förnyad konkurrensutsättning i avsnitt 8.2.2.
9.3 Kombination av avropsmetod
Avrop ska antingen ske enligt en fast rangordning eller enligt en
annan fördelningsnyckel eller efter förnyad konkurrensutsättning.
Får jag kombinera olika avropsmetoder inom ramen för ett
och samma ramavtal
Frågan om det är tillåtet att kombinera olika avropsmetoder dvs.
fast rangordning eller andra fördelningsnycklar och förnyad
konkurrensutsättning inom samma ramavtal har länge
diskuterats och har också varit föremål för avgörande i Högsta
förvaltningsdomstolen (HFD) och senare utvecklats av
Kammarrätten i Stockholm.
HFD ansåg att en kombination av avropsmodeller för
kontraktstilldelning inte kunde användas eftersom den stred mot
likabehandlingsprincipen och transparensprincipen.
En möjlig tolkning av nuvarande rättspraxis är att det inte finns
något principiellt förbud mot att använda förnyad konkurrensutsättning
och rangordning i samma ramavtal men att det i
praktiken kan vara problematiskt att på ett klart och tydligt sätt
ange när valet av respektive avropsmetod ska tillämpas.
Kammarrätten i Stockholm har kommit fram till att valfrihet
gällande vilken avropsmetod som ska användas vid tilldelning av
kontrakt, inte uppfyller kraven på likabehandlingsprincipen och
transparens.
RÄTTSKÄLLA
HFD:s dom 19 oktober 2010 mål 3344-09 och 3345-09
Kammarrätten i Stockholm mål 7794-09

42
RAMAV TA L OCH AVR OP
EXEMPEL
Kravet på tydliga villkor skulle exempelvis kunna uppfyllas
genom att införa en fast beloppsgräns för när en viss avropsmodell
får användas. Ett ramavtal med kombinerade avropsmetoder
skulle således kunna ha en fast rangordning under en
viss beloppsgräns medan förnyad konkurrensutsättning skulle
kunna tillämpas över denna gräns.

RAMAV TA L OCH AVR OP 43
10. Utformning av
kontraktsvillkoren
10.1 Ett affärsmässigt och uppföljningsbart kontrakt
Utformningen av kontraktsvillkoren växer fram i takt med att
kraven på upphandlingsobjektet definieras.
Kontraktsvillkoren ska vara formulerade på så sätt att de ska
möjliggöra hantering av konflikter och samtidigt behålla en bra
affärsrelation.
Parallellt med att kraven utformas bör man tänka på hur de ska
följas upp.
Enligt en dom från EU-domstolen strider det mot
likabehandlingsprincipen och mot ett öppet och objektivt
upphandlingsförfarande att ställa krav som inte kan kontrolleras.
En myndighet ska alltså kunna kontrollera de uppgifter som
lämnas av leverantörerna. Därför är det viktigt att i kontraktet
formulera tydliga krav och villkor som lämnar så lite utrymme för
tolkning som möjligt då det finns begränsade möjligheter att i
efterhand ändra kontraktsvillkoren.
Det finns praktiska exempel som visar att myndigheterna har
mycket att vinna på att avsätta resurser för kontraktsuppföljning.
Läs mer om utformning av kontraktsvillkor samt
kontraktsuppföljning i en separat vägledning som finns att hämta
på www.upphandlingsstöd.se.
RÄTTSKÄLLA
Mål C-448/01 EVN AG och Winstrom GmbH mot Republiken Österrike

44
RAMAV TA L OCH AVR OP
10.2 Säkerställ leverans
Det kan förekomma att vissa upphandlade produkter, trots att de
utgör basen för ramavtalet, sällan eller aldrig finns tillgängliga
vid avrop.
Det bör därför framgå av ramavtalets kontraktsvillkor vad som
blir följden av att en leverantör, utan godtagbart skäl, tackar nej
till ett avrop. Leverantören kan i ett sådan t fall t.ex. bli skyldig
att betala vite, falla ner i rangordningen eller bli föremål för
annan sanktion.
Vad som är ett godtagbart skäl för utebliven leverans bör också
regleras i kontraktsvillkoren.
Läs mer om åtgärdsplan vid avvikelser i avsnitt 15.3.
Vad är osund strategisk anbudsgivning
Osund strategisk anbudsgivning uppstår när en leverantör
utnyttjar eventuella svagheter i ett förfrågningsunderlag med
syfte att inte leverera till det angivna priset.
Det förekommer t.ex. att vissa typer av varor eller tjänster
offererats till förmånliga villkor vid upphandling av ramavtal men
aldrig finns tillgängliga vid avrop. I stället levererar leverantörer
andra varu- eller tjänstekategorier till villkor som är mer
förmånliga för leverantören.
Det är viktigt att skilja mellan osund strategisk anbudsgivning
och strategisk anbudsgivning generellt.
Strategisk anbudsgivning är då en leverantör lämnar konkurrenskraftiga
anbudspriser i syfte att tilldelas kontrakt och där
leverantören har för avsikt att leverera till avtalade priser.
Denna typ av strategisk prissättning strider varken mot LOU
eller mot LUF.
Genom osund strategisk anbudsgivning kan leverantören däremot
bryta mot angivna villkor i ramavtalet eller mot någon lagstiftning
som t.ex. skattelagstiftningen genom att inte betala
skatter.

RAMAV TA L OCH AVR OP 45
Hur kan osund strategisk prissättning undvikas
Använd bättre utvärderingsmodeller där t.ex. priserna på
mer sällan avropade produkter viktas lågt vid
utvärderingen.
Genomför regelbundna uppföljningar av ramavtal och
kontrakt och för en dialog för att kunna åtgärda situationer
där leverantörer inte uppfyller ställda krav. Myndigheten
bör utforma en åtgärdsplan vid avvikelser med sanktioner
som är lätta att tillämpa vid avvikelser. Läs mer i avsnitt
15.3.
Skriv bättre kontraktsvillkor i ramavtalet som tydliggör
leveransskyldigheterna för leverantörerna samt vilket pris
och övriga villkor som ska gälla. Kräv t.ex. samma villkor för
eventuella ersättningsprodukter som för ursprungliga
produkter. Villkoren behöver dock vara ömsesidiga,
balanserade samt ta hänsyn till de mindre företagens
särskilda situation.
TÄNK PÅ!
Avtala om konsekvenserna av en eventuellt utebliven leverans.
LÄS MER!
Uppdragsforskningsrapport Osund anbudsgivning i offentlig upphandling skriven
av Karl Lundvall och Kristian Pedersen för Konkurrensverket.

46
RAMAV TA L OCH AVR OP
UNDER
RAMAVTALSPERIODEN
Denna period börjar med annonsering och avslutas med att
ramavtal eller kontrakt från ett ramavtal tecknas.
11. Tillvägagångssätt vid
avrop
11.1 Identifiera behovet
När ett behov uppstår måste avropet ske utifrån de angivna
villkoren i ramavtalet.
Om leverantörerna t.ex. är rangordnade ska myndigheten i första
hand vända sig till först rankad leverantör för att få leverans.
Villkor som återfinns i ett ramavtal där inte samtliga villkor är
fastställda utgör, tillsammans med villkor som är specifika för
respektive avrop, underlag för den avropsförfrågan som sänds till
leverantörerna i en förnyad konkurrensutsättning.
Villkoren för de enskilda avropen får preciseras eller kompletteras
så länge inga nya villkor tillkommer. I annat fall måste en helt ny
upphandling göras.

RAMAV TA L OCH AVR OP 47
EXEMPEL 1
Ett nytt villkor kan t.ex. vara tidsåtgången för ett enskilt
konsultuppdrag.
EXEMPEL 2
En precisering av villkor kan t.ex. vara tid och plats för en viss
leverans.
Det är viktigt att föra en dialog med den referensgrupp som har
skapats inför upphandlingen av ramavtalet, (där vanligtvis
upphandlare och ansvariga inom sakområdet ingår), för att
diskutera vad myndigheten behöver och vilka krav som kan
ställas på önskade varor och tjänster vid avropet.
Diskutera igenom t.ex. följande frågor:
Vad har myndigheten för behov av varor, tjänster eller
byggentreprenader
Vilka krav på varor, tjänster och byggentreprenader brukar
ställas inom myndigheten
Vilka förändringar, kända eller möjliga, hos myndigheten kan
påverka behovet
Specifika förhållanden som leverantören måste ta hänsyn till
Vad vill myndigheten uppnå med avropet
Hur ser nuvarande lösning/system/funktion ut
Finns det ett budgettak Om budgettaket ska anges i
avropsförfrågan bör myndigheten ha en realistisk uppfattning
om kostnaden för det som ska avropas, annars rikserar man
att få en sämre priskonkurrens än om budgettaket inte
angetts.
Vad finns det för resurser för att följa upp
TÄNK PÅ!
Myndighetens behov kan ha förändrats efter det att det befintliga
ramavtalet tecknades och vilket kan påverka innehållet i avropet. Gör
därför en framtidsanalys och ta hänsyn till kända framtida förändringar
av behovet.

48
RAMAV TA L OCH AVR OP
11.2 Utformning av avropsförfrågan
Förutsättningar för hur avrop ska gå till finns reglerat i ramavtalet.
Det är ramavtalet som sätter ramen för utformningen av
avropsförfrågan.
Kan en dialog föras med leverantörer inför ett avrop
Anser myndigheten att det finns behov av att samråda med
leverantörerna ska detta ske skriftligt.
Myndigheten kan översiktligt beskriva sitt nuvarande behov och
kontrollera om leverantörerna har kapacitet att leverera de varor
eller tjänster som beskrivits.
TÄNK PÅ!
Samråd med samtliga ramavtalsleverantörer på så sätt säkerställs att
alla ramavtalsleverantörer behandlas lika.
Det som framkommer av behovsanalysen vid avropet och från samrådet
kan användas när man utformar underlaget till en avropsförfrågan. Ju
tydligare behovet definieras med utgångspunkt i kravbilden, desto
lättare blir det för leverantörerna att lämna ett optimalt svar på
avropsförfrågan. Dessutom innebär tydliga och transparanta krav mindre
risk för överprövningar.
Rikta inte avropet så att det bara finns en leverantör som kan lämna
avropssvar. Detta strider mot de grundläggande upphandlingsrättsliga
principerna och kan leda till en ogynnsam konkurrenssituation.
RÄTTSKÄLLA
5 kap. 4 § LOU
5 kap. 7 § LOU

RAMAV TA L OCH AVR OP 49
Ska uppfyllelse av de obligatoriska kraven som gällde vid
upphandlingen av ramavtalet också prövas vid avrop
Nej, en myndighet förväntas inte kontrollera att varje
obligatoriskt krav (ska-krav) som ställdes i upphandlingen av
ramavtalet också uppfylls vid varje avrop, givet att kraven på de
varor eller tjänster som avropet avser redan specificerats i
ramavtalet.
Om en sådan skyldighet fanns skulle det skulle medföra
betydande merarbete för de avropande myndigheterna och
därmed skulle syftet med förnyad konkurrensutsättning förloras.
Myndigheten kan däremot vid avrop precisera eller komplettera
de obligatoriska kraven som redan ställts i upphandlingen av
ramavtalet.
TÄNK PÅ!
De obligatoriska kraven ska vara uppfyllda vid tidpunkten för avropet.
Att anta en leverantör som vid tidpunkten för avropet inte uppfyller
samtliga ställda krav är ett brott mot likabehandlingsprincipen.
Vad ska en avropsförfrågan innehålla
I avropsförfrågan som skickas till leverantörerna ska
myndigheten beskriva samtliga krav och villkor som gäller vid
avropet.
Innehållet i avropsförfrågan måste vara så utförligt att
leverantörerna kan lämna ett så komplett och riktigt prissatt
avropssvar som möjligt.
Vill myndigheten poängtera eller uppmärksamma leverantörerna
på ett visst krav som redan har ställts i upphandlingen av
ramavtalet, kan myndigheten i stället hänvisa till förfrågningsunderlaget.
11.3 Hur går avropen till
Hur avropar man från ett ramavtal med fastställd
rangordning
Avrop från ett ramavtal med fastställd rangordning är
okomplicerat och innebär att avropet sker från den först rankade
leverantören inom det aktuella området.

50
RAMAV TA L OCH AVR OP
Den fastslagna rangordningen som anger i vilken ordning
leverantörerna får möjlighet att leverera ska tydligt framgå av
ramavtalet och följas vid avrop. I annat fall skulle avropen kunna
ske på ett godtyckligt sätt vilket skulle strida mot bl.a. principen
om likabehandling.
Läs mer om detta i avsnitt 8.2.1 och 9.1.
Hur avropar myndigheten från ett ramavtal med en annan
fördelningsnyckel
Avrop från ett ramavtal med en annan fördelningsnyckel ska ske i
enlighet med fastställda villkor angivna i ramavtalet. Med andra
fördelningsnycklar avses alla andra typer av nycklar som inte
utgör en rangordning.
För att det ska vara tillåtet att använda andra fördelningsnycklar
än rangordning ska det tydligt regleras i ramavtalet hur och när
andra fördelningsnycklar kan användas vid avrop. Vid avrop är
det den leverantör som bäst uppfyller den angivna
fördelningsnyckeln som får leverera.
Läs mer om detta i avsnitt 8.2.1 och 9.1.
TÄNK PÅ!
En avropsförfrågan får inte ändras när den går vidare till nästa
rangordnade leverantör.
Vilka leverantörer ska bjudas in vid en förnyad
konkurrensutsättning
När ett visst behov uppstår ska myndigheten skriftligt samråda
med alla ramavtalsleverantörer som kan komma att leverera vid
avrop och bjuda in dem att lämna anbud på nytt. I annat fall
bryter myndigheten mot likabehandlingsprincipen.
En förnyad konkurrensutsättning ska därför göras bland de
leverantörer i ramavtalet som har möjlighet att leverera det som
efterfrågas. Det innebär att det inte är nödvändigt att bjuda in en
leverantör till den förnyade konkurrensutsättningen om det
framstår som klart att denne inte klarar att leverera efterfrågad
vara eller tjänst vid avrop.

RAMAV TA L OCH AVR OP 51
EXEMPEL
Om ett ramavtal omfattar inköp av både datorer och kopiatorer,
men där vissa leverantörer i ramavtalet endast kan leverera
datorer så behöver myndigheten inte samråda med datorleverantörerna
när kopiatorer ska köpas.
Kan förnyad konkurrensutsättning ske muntligt
Nej, myndigheten ska för varje avrop samråda skriftligt dvs.
skicka en skriftlig inbjudan (avropsförfrågan) till de ramavtalsleverantörer
som kan genomföra kontraktet.
Leverantörerna ska återkomma med ett skriftligt avropssvar
inom den tid som myndigheten angett.
RÄTTSKÄLLA
5 kap. 7 § punkt 1 LOU
5 kap. 7 § punkt 3 LOU
11.4 Tilldelningskriterier vid avrop
Det är myndigheten som vid avropstillfället avgör vilka
tilldelningskriterier som ska användas och därmed ge mervärde
vid avropet.
Vilka kriterier kan användas vid en förnyad
konkurrensutsättning
Det är endast de kriterier som angetts i upphandlingen av
ramavtalet som får användas som tilldelningskriterier vid den
förnyade konkurrensutsättningen.
Eftersom inte alla villkor behöver vara preciserade i ramavtalet,
finns det möjlighet att inför ett avrop både precisera och vid behov
komplettera villkoren som tidigare angetts i
förfrågningsunderlaget.
Preciseringar och kompletteringar är tillåtna men får inte vara
väsentliga och därmed leda till helt nya villkor.

52
RAMAV TA L OCH AVR OP
TÄNK PÅ!
Tilldelningskriterierna måste vara kopplade till föremålet för kontraktet
och får inte ge myndigheten en obegränsad valfrihet eller vara
diskriminerande.
Myndigheten ska vara tydlig i avropsförfrågan avseende vilka
tilldelningskriterier som ligger till grund för utvärdering, viktning
och poängsättning av avropssvaren.
Ange vad som krävs för att leverantören ska få en viss poäng.
Undvik otydliga beskrivningar t.ex. ”fem poäng ges vid en bra
beskrivning”.
TÄNK PÅ!
Utforma inte kriterier så att endast en enda leverantör kan svara på
avropsförfrågan eller uppfylla behovet.
RÄTTSKÄLLA
5 kap. 7 § LOU
11.5 Skälig tid för att lämna avropssvaren
Hur lång tid ska leverantörer ha på sig att lämna
avropssvar
Det är inte reglerat vad som är skälig tid för att lämna
avropssvar. Tiden ska emellertid vara tillräckligt lång så att
leverantörerna hinner utarbeta ett avropssvar. Skäligheten ska
bedömas med hänsyn tagen till de upphandlade varornas och
tjänsternas komplexitet.
Bedömningen av vad som är skälig tid varierar från fall till fall.
Det kan vara allt från några timmar till några veckor eller några
månader. Av avropsförfrågan ska framgå när avropssvar senast
ska ha inkommit.

RAMAV TA L OCH AVR OP 53
11.6 Möjlighet att ställa frågor
Det är relativt vanligt att leverantörer upplever att
avropsförfrågan är otydlig i något avseende. I dessa fall bör
leverantörerna ställa skriftliga frågor till myndigheten. Svaren på
dessa frågor ska sammanställas och skickas ut till samtliga
leverantörer som deltar i det aktuella avropet.
Frågorna ska besvaras så fort som möjligt. Frågorna får inte
besvaras så sent att leverantörerna inte har tid att ta hänsyn till
svaren i sina avropssvar.
En tumregel kan vara att svara på en leverantörs frågor senast 6
arbetsdagar före den dag då avropssvaren ska ha inkommit.
TÄNK PÅ!
En myndighet får inte ge ett sådant svar på leverantörens fråga som
innebär en väsentlig förändring av den ursprungliga avropsförfrågan. Om
väsentliga förändringar sker måste avropet göras om.
11.7 Sekretess
Råder sekretess under ett avrop
Sekretess gäller fram tills att kontraktstilldelning sker eller
tilldelningsbeslut meddelas eller avropet dessförinnan har
avslutats. Det betyder att inga uppgifter om de avropssvar som
kommit in får offentliggöras. Exempelvis råder det sekretess om
vilka leverantörer som lämnat avropssvar och vilka priser och
övriga villkor som har lämnats.
Sekretess upphör att gälla vid avbrytande av avrop eller när ett
tilldelningsbeslut fattas. Undantagsvis kan det fortsätta att råda
sekretess, under förutsättningen att myndigheten finner att skäl
att belägga uppgifterna med sekretess finns.
Sådana skäl kan vara t.ex. att det kan antas att en leverantör kan
komma att lida skada av ett utlämnande.
Myndigheten gör vid begäran av allmän handling från en
leverantör en sekretessprövning i varje enskilt fall.
TÄNK PÅ!
Om avropssvar får lämnas via e-post, är det viktigt att ha nödvändiga
rutiner och verktyg för att säkerställa upphandlingssekretessen.

54
RAMAV TA L OCH AVR OP
RÄTTSKÄLLA
19 kap. 3 § andra stycket OSL
Artikel 32.4 punkt 4 c) 2004/18 EG
Prop. 2006/07:128 s. 339
11.8 Utvärdering av avropssvar
När tidsfristen för avropssvar löpt ut ska myndigheten utvärdera
inkomna avropssvar.
TÄNK PÅ!
Avropssvar som inkommit för sent får inte utvärderas.
Vad finns det för alternativ om inget avropssvar motsvarar
myndighetens krav
I ett sådant fall bör myndigheten vidta de åtgärder som
reglerades i kontraktsvillkoren i ramavtalet för att säkerställa
leverans vid avrop.
Läs mer om detta i avsnitt 10.2 och 15.3.
Vad gäller specifika upphandlingskontrakt finns det möjlighet att
avbryta en upphandling om det finns ett godtagbart skäl. Motsvarande
möjlighet torde även gälla vid avrop från ramavtal.
Dock bör påpekas att det saknas domstolspraxis på området vad
gäller avrop från ramavtal. Vad som är ett godtagbart skäl för att
avbryta avgörs från fall till fall. EU-domstolen har i ett avgörande
godkänt möjligheten att avbryta på grund av bristande konkurrens
eller oförutsägbara händelser.
Ett exempel på bristande konkurrens kan vara att myndigheten
bara har fått in ett enda avropssvar. Ett exempel på oförutsägbar
händelse skulle t.ex. kunna vara begränsningar i budgeten.

RAMAV TA L OCH AVR OP 55
Efter att ett avrop avbrutits kan myndigheten föra en dialog med
de andra ramavtalsleverantörerna för att höra vad som var
orsaken till att de inte kunde delta i avropet. Här kan det vara
lämpligt att fundera över kraven som ställdes i avropsförfrågan.
Det kan visa sig att kraven varit alltför högt ställda eller på annat
sätt gjort avropet ointressant för leverantörerna.
Slutligen torde myndigheten i ett sådant fall ha rätt att
genomföra en direktupphandling genom att vända sig till ett antal
aktörer på marknaden för att tillgodose sina behov vid detta
tillfälle.
TÄNK PÅ!
Dokumentera noggrant resultatet av varje avrop, anledningen till att
avropet avbryts samt varför myndigheten genomför en
direktupphandling.
RÄTTSKÄLLA
Mål C-27/98 Metalmeccanica Fracasso SpA.
RÅ 2008 ref. 35
11.9 Tilldelningsbeslut efter ett avrop
En myndighet ska snarast möjligt skriftligen informera om de
beslut som har fattats att tilldela ett kontrakt och om skälen till
beslutet.
Vilken information ska ett tilldelningsbeslut innehålla
Syftet med upplysningarna är att de leverantörer som deltagit i
avropet ska kunna bilda sig en uppfattning om huruvida deras
avropssvar blivit korrekta bedömda. Det är därför viktigt att
informera om vilka omständigheter som har legat till grund för
beslutet att anta ett visst avropssvar.
Om informationen i tilldelningsbeslutet inte är tillräcklig kan det
medföra att fristen för överprövning efter en frivillig avtalsspärr
inte anses ha börjat löpa. Läs mer om frivillig avtalsspärr vid
avrop i avsnitt 11.11.

56
RAMAV TA L OCH AVR OP
En kopia av utvärderingsprotokollet med kommentarer, antagen
leverantörs pris och namn kan vara lämpliga att ha i ett
tilldelningsbeslut. Se vidare angående motiveringsskyldighet
nedan.
TÄNK PÅ!
Redovisa tydligt hur utvärderingen genomförts i tilldelningsbeslutet
annars kan det finnas risk att myndigheten inte har uppfyllt sin
skyldighet att lämna upplysningar om skälen för beslutet.
Det är av stor vikt att myndigheten noggrant dokumenterar att
upplysningar har lämnats, då det är myndigheten som har bevisbördan
att upplysningen har skett.
I de fall en avtalsspärr gäller, tänk på att informera om avtalsspärrens
längd samt när ett kontrakt tidigast kan tecknas.
RÄTTSKÄLLA
9 kap. 9 § LOU
Vad kan leverantören göra om informationen i ett
tilldelningsbeslut inte är tillräcklig
En leverantör som lämnat ett godtagbart avropssvar men vars
svar förkastats eller avslagits har rätt att kräva upplysningar om
skälen för detta och vissa ytterligare upplysningar. Vid en sådan
begäran är myndigheten skyldig att motivera sitt beslut, detta
kallas motiveringsskyldighet.
Motiveringen måste vara så tydlig att leverantören kan bedöma
hur utvärderingen skett och vilka överväganden som lett till det
redovisade resultatet så att leverantörer som inte tilldelats
kontrakt ska kunna få en klar uppfattning om det fattade beslutet
är korrekt eller inte. På så sätt ska leverantören kunna tillvarata
sina rättigheter och bedöma om beslutet är välgrundat.

RAMAV TA L OCH AVR OP 57
Det måste t.ex. klart och tydligt framgå hur många som har
deltagit i upphandlingen, namn på den vinnande leverantören,
resultat av utvärderingen, hur poängen har viktats och vilka
grunder som har tillämpats vid bedömning/poängsättning, hur
pris respektive andra kriterier har viktats, vilken formel som
använts för beräkning av viktade poäng samt vilka poäng
leverantörer har fått.
RÄTTSKÄLLA
Mål T-89/07
Mål T-121/08
Måste tilldelningsbeslut skickas efter ett avrop från ett
ramavtal där alla villkor är fastställda eller när en annan
fördelningsnyckel används
Nej, myndigheten har inte någon skyldighet att skicka
tilldelningsbeslut (underrättelseskyldighet) efter avrop från ett
ramavtal där alla villkor är fastställda eller vid en annan
fördelningsnyckel. Det finns dock inget som hindrar myndigheten
att skicka ett formellt tilldelningsbeslut även i dessa fall.
Måste tilldelningsbeslut skickas efter en förnyad
konkurrensutsättning
Ja, myndigheten är skyldig att skicka tilldelningsbeslut
(underrättelseskyldighet) vid tilldelning av kontrakt från ett
ramavtal med förnyad konkurrensutsättning.
Beslutet ska skickas till samtliga inbjudna leverantörer dvs. även
till de som av något skäl valt att inte svara på avropsförfrågan.
Om ett ramavtal omfattar två olika delar t.ex. datorer och
kopiatorer, behöver däremot inte myndigheten underrätta
datorleverantörerna när avrop av kopiatorer sker.
TÄNK PÅ!
En leverantör som lämnat ett godtagbart avropssvar men vars svar har
förkastats eller avslagits har rätt att begära och få information om
skälen till detta och vissa andra upplysningar. För att undvika onödig
fördröjning av processen kan det vara bra att skicka ut denna
information redan i tilldelningsbeslutet.

58
RAMAV TA L OCH AVR OP
RÄTTSKÄLLA
9 kap. 10 § LOU
Prop. 2006/07:128 s. 165
Prop. 2009/10:180 s. 118 f.
Mål T-89/07 och mål T-121/08
11.10 Ge återkoppling om avropets utfall
Efter det att avropet har avslutats kan myndigheten bjuda in
leverantörer till en genomgång av resultatet av avropet. Dialogen
har ett utbildningssyfte för leverantörerna och kan även minska
risken för överprövning. Dialogen kan även vara till nytta för
myndigheten.
En god dialog kan förhoppningsvis leda till en förstärkning av
konkurrensen i nästa avrop.
11.11 Frivillig avtalsspärr
Det är tilldelningsbeslutet som utlöser avtalsspärren. I de fall då
det inte finns någon skyldighet att underrätta om
tilldelningsbeslut behövs alltså ingen avtalsspärr.
I och med att en skyldighet om tilldelningsbeslut inte finns vid
avrop där alla villkor är fastställda gäller inte avtalsspärr.
Avtalsspärr gäller heller inte vid förnyad konkurrensutsättning
inom ett ramavtal. Myndigheten kan dock utnyttja möjligheten
att skicka en underrättelse om tilldelningsbeslut i kombination
med iaktta en frivillig avtalsspärr för att undvika att kontraktet
därefter ska kunna ogiltigförklaras.
För att kunna tillämpa den frivilliga avtalsspärren ska
myndigheten i tilldelningsbeslutet informera om att avtalsspärr
gäller samt dess längd.
TÄNK PÅ!
Den s.k. söndagsregeln innebär att tidsfrister som löper ut på en lördag,
söndag eller annan helgdag förlängs till nästkommande vardag.

RAMAV TA L OCH AVR OP 59
RÄTTSKÄLLA
16 kap. 2 § punkt 2 LOU
16 kap. 7 § LOU
16 kap. 15 § punkt 1 LOU
Prop. 2009/10:180 s. 118-119
Lag (1930:173) om beräkning av lagstadgad tid.
11.12 När måste myndigheten teckna kontrakt
Avropet måste göras och kontrakt tecknas inom ramavtalets
giltighetstid. Kontraktet får således aldrig tecknas efter det att
ramavtalet löpt ut.
11.13 Vem blir avtalspart i en domstolsprocess
Oavsett om avropet sker via en fastslagen rangordning eller via
en förnyad konkurrensutsättning är det alltid den myndighet som
genomför avropet som är avtalspart och därmed motpart i en
eventuell överprövningsprocess.

60
RAMAV TA L OCH AVR OP
12. Civilrättslig bundenhet
av ingångna ramavtal
Hur bunden myndigheten är av ett ramavtal regleras genom
avtalslagen och beror på hur ett ramavtal har ingåtts.
12.1 Civilrättslig bundenhet av ramavtal upphandlat av en
inköpscentral
12.1.1 STATENS INKÖPCENTRALS RAMAVTAL
Regeringen har beslutat att myndigheter som lyder under
regeringen ska använda de ramavtal som upphandlas av Statens
inköpscentral.
Läs mer information om dessa ramavtal på www.avropa.se.
12.1.2 ÖVRIGA INKÖPSCENTRALERS RAMAVTAL
Det som sägs nedan om bundenhet gäller för ramavtal som
upphandlas av övriga inköpscentraler.
12.2 Civilrättslig bundenhet av ramavtal med endast en
leverantör
Ett ramavtal med endast en leverantör är bindande för båda
parter, vilket innebär att det inte är möjligt för dessa att frångå
ramavtalet. Skulle detta ske skulle parterna göra sig skyldiga till
kontraktsbrott, vilket kan resultera i skadeståndsskyldighet.
12.3 Civilrättslig bundenhet av ramavtal med flera
leverantörer med alla villkor fastställda
Avrop från ett ramavtal med flera leverantörer i vilket samtliga
villkor är fasställda och leverantörerna rangordnade utgör endast
utnyttjande av ett befintligt upphandlingskontrakt och innebär
inte att det sker någon ny tilldelning av upphandlingskontrakt.

RAMAV TA L OCH AVR OP 61
En leverantör som är rankad som nummer ett inom ett ramavtal
med alla villkor fastställda kan ha rätt till skadestånd för
uteblivet avrop om leverantören inte fått uppdrag i enlighet med
ramavtalet medan andra lägre rankade leverantörer fått uppdrag.
RÄTTSKÄLLA
Lag (1915:218) om avtal och andra rättshandlingar på
förmögenhetsrättens område
CC/2005/03_rev1 av den 14 juli 2005
Prop. 2006/07: 128 s. 160
Svea hovrätt mål T 3850-11
12.4 Civilrättslig bundenhet av ramavtal med flera
leverantörer utan alla villkor fastställda
Ett ramavtal med flera leverantörer i vilket samtliga villkor för
avrop inte är fastställda är inte ömsesidigt förpliktande då
ramavtalet inte är något upphandlingskontrakt i den mening som
avses i LOU.
Leverantören är i regel inte bunden av ramavtalet eftersom
leverantören kan avstå från att lämna anbud i den förnyade
konkurrensutsättningen.
Myndigheten kan dock i ramavtalets kontraktsvillkor särskilt
reglera leverantörens skyldighet att leverera vid avrop.
Ramavtalet blir i detta fall ömsesidigt bindande för både
myndigheten och leverantören.
Även om inte myndigheten särskilt reglerar leveransskyldigheten
under ramavtalsperioden är myndigheten trots allt bunden av
ramavtalet. Ramavtalet blir i detta fall endast ensidigt bindande
för myndigheten. Myndigheten gör sig därför skyldig till
kontraktsbrott om varor eller tjänster som täcks av ramavtalet
köps från annan leverantör.

62
RAMAV TA L OCH AVR OP
13. Parallella ramavtal
En myndighet får inte vara avropsberättigad myndighet i två
ramavtal för samma varor eller tjänster.
Förutsättningarna som gäller för att avropa från ett ramavtal
måste vara tydliga. Därför får inte myndigheten kunna välja fritt
mellan två olika ramavtal.
Att fritt välja vilket ramavtal som ska användas strider mot både
upphandlingslagstiftningen och avtalsrätten, särskilt om avrop
sker från ramavtalet med sämre villkor än vad som hade kunnat
uppnås enligt det konkurrerande ramavtalet.
Det är dock tyvärr ganska vanligt att t.ex. en kommun kan vara
ansluten till olika ramavtal som överlappar varandra, dvs. som
täcker samma varor eller tjänster. Detta riskerar att skapa
osäkerhet hos leverantörerna samt att myndigheten inte blir
avtalstrogen.
Myndigheten kan i ett sådant fall göra sig skyldig till
kontraktsbrott och därför bli skadeståndsskyldig.
Läs mer om den civilrättsliga bundenheten i avsnitt 12.2,12.3 och
12.4.
RÄTTSKÄLLA
Lag (1915:218) om avtal och andra rättshandlingar på
förmögenhetsrättens område.

RAMAV TA L OCH AVR OP 63
14. Otillåtna direktupphandlingar
vid avrop
En myndighet gör sig skyldig till en otillåten direktupphandling i
bl.a. följande fall:
Om avropet sker från ett ramavtal där myndigheten inte är
en av de avropsberättigade myndigheterna.
Om avropet omfattar sådana varor eller tjänster hos
ramavtalsleverantören som inte omfattas av det aktuella
ramavtalet.
Om avropet sker från fel leverantör enligt en rangordning.
Om avropet innebär en väsentlig förändring av villkoren för
avrop.
Läs mer om detta i avsnitt 5.2, 8 och 9.
Läs mer på www.konkurrensverket.se

64
RAMAV TA L OCH AVR OP
UPPFÖLJNING AV
RAMAVTAL
Denna period börjar efter det att ett ramavtal tecknats eller efter
att ett kontrakt efter avrop tecknats och stäcker sig fram till dess
att leverans skett vid sista avropstillfället eller fram till
nästkommande upphandling.
15. Uppföljning av ramavtal
15.1 Intern styrning
Det bör vara självklart att myndigheten kontrollerar att de varor
och tjänster som den tar emot och använder i verksamheten också
överensstämmer med det som den faktiskt kravställt, köpt in och
betalat för.
Den primära risken med utebliven uppföljning är att
myndigheten får sämre kvalitet än det som är avtalat eller inte
kan genomföra delar av sin verksamhet på grund av uteblivna
eller bristfälliga leveranser.

RAMAV TA L OCH AVR OP 65
Den sekundära risken är att både nuvarande och framtida
leverantörer inte respekterar eller lever upp till de krav som
myndigheten ställer eftersom ingen uppföljning sker. Därmed kan
det uppstå ett gap mellan de seriösa leverantörerna som uppfyller
kraven och de mindre seriösa som får en kostnadsfördel och som
kan vinna upphandlingar utan att uppfylla de ställda kraven.
Detta leder till att leverantörerna inte konkurrerar på lika villkor,
vilket snedvrider konkurrensen på marknaden. I praktiken kan
en leverantör som inte har fått samma villkor som en annan
leverantör för att vinna ställa skadeståndsanspråk mot
myndigheten.
Det är också viktigt att kontrollera att leverantörens fakturor
överensstämmer med villkoren i ramavtalet så att leverantören
inte tar ut högre priser än avtalat.
Uppföljningen kan delas upp i fyra huvudsakliga områden:
Uppföljning av kvalificeringskrav
Uppföljning av volym och pris
Uppföljning av kvalitet
Uppföljning och bevakning av övriga kontraktsvillkor
Det är viktigt att identifiera vad som ska följas upp, av vem samt
hur ofta. Det finns exempel som visar att myndigheterna har
mycket att vinna på att avsätta resurser för uppföljning. När
uppföljningsbehov identifierats får man en bild av vilken
arbetsinsats och kompetens som krävs för uppföljningen.
Uppföljningen kan göras på olika sätt och av olika personer. En
förutsättning är dock att den genomförs av personer som har
kunskap om den aktuella varan eller tjänsten samt att de kan
göra det på ett oberoende sätt dvs. inte har några egna intressen
eller för nära relation till leverantören.
Läs mer om kontraktsuppföljning i vägledningen
"Kontraktsuppföljning – Säkerställ goda affärer genom att följa
upp" som finns att hämta på www.upphandlingsstöd.se.
15.2 Kommunikation och ramavtalstrohet
För att undvika risken att köp sker utanför ingångna ramavtal
måste myndigheten ha interna rutiner för att sprida kunskap om
gällande ramavtal och säkra beställarkompetensen internt.

66
RAMAV TA L OCH AVR OP
Införandet av e-beställningar i staten är ett viktigt initiativ för att
effektivisera administrationen hos myndigheter och för att
använda skattepengarna på ett bättre sätt.
Det är viktigt för myndigheten att säkerställa ramavtalstroheten,
dels för att undvika otillåtna direktupphandlingar med risk för
skadestånd och upphandlingsskadeavgifter, dels för
trovärdigheten mot leverantörerna och marknaden i övrigt.
För att uppnå detta krävs att myndigheten säkerställer att den
interna kommunikationen mellan tjänstemän och
upphandlingsavdelning – om den finns – fungerar på ett
tillfredsställande sätt.
Upphandlingsavdelningen ska sprida kunskap om vilka
leverantörer myndigheten har ramavtal/kontrakt med, samt vad
dessa ramavtal/kontrakt täcker och hur avrop ska göras.
Ett bra sätt att sprida kunskap om myndighetens ramavtal är att
ha en intern avtalsdatabas som är lättöverskådlig och som
innehåller korta sammanfattningar av ramavtalens omfattning.
Myndigheten kan också ta fram verktyg eller hjälpmedel åt
beställarna i form av t.ex. avropsblanketter som vägleder
beställarna vid utformningen av en avropsförfrågan. Det bör
finnas lika många avropsblanketter som det finns ramavtal
eftersom avropsblanketterna som tas fram ska vara anpassade
efter varje enskilt ramavtal. I en sådan avropsblankett skulle t.ex.
följande information kunna ingå:
Ramavtalets omfattning
Varu- och tjänsteområden
Avropsförfrågans innehåll med bl.a.
- kvalificeringskrav och krav på produkter/tjänster
- tilldelningskriterierna
- lämpliga avropsmetoder
- tiden för att lämna avropssvaret
- kravform kring avropssvaret t.ex. att det ska lämnas
skriftligt
- avropssvarets giltighetstid
Var information om gällande ramavtal finns att tillgå
Sekretess

RAMAV TA L OCH AVR OP 67
Tilldelningsbeslut och den frivilliga avtalsspärren
Kontraktstecknande och kontraktsvillkor
Myndigheten kan också ha en öppen offentlig avtalsdatabas med
nuvarande kontraktsvillkor där leverantörer lätt kan hitta
information om avtalade priser och villkor. Detta underlättar
särskilt för nya leverantörer inför nästkommande upphandling.
RÄTTSKÄLLA
Förordning om ändring i förordningen (2003:770) om statliga
Myndigheters elektroniska informationsutbyte.
15.3 Att följa upp: dialog, dokumentation och åtgärdsplan
vid avvikelser
Uppföljning är viktigt bl.a. därför att myndigheten på så sätt kan
säkerställa att föremålen för upphandlingen överensstämmer med
det som myndigheten faktiskt kravställt, beställt och betalat för.
Det är en avgörande faktor för myndigheten att under ramavtalet
ha regelbundna avstämningar med både ramavtalsleverantörerna,
beställarna och i förekommande fall andra
avropsberättigade myndigheter för att få återkoppling om
upphandlingens utfall och även om parternas åtagande och
prestation.
En tydlig och transparent dokumentation är avgörande för att
man ska kunna styrka eventuella avvikelser i utförda leveranser i
förhållande till vad som avtalats i kontraktet. Ett av de viktigaste
medlen som myndigheter har för att hantera inträffade avvikelser
är att använda de sanktionsmöjligheter som finns i ramavtalet.

68
RAMAV TA L OCH AVR OP
Kontraktet förlorar sitt syfte om de avtalade sanktionsmöjligheterna
inte används. Det är mest effektivt om åtgärderna
vidtas på ett tidigt stadium för att sedan successivt trappas upp,
t.ex. enligt förslag nedan:
1. Vid avvikelser kan det vara lämpligt att först föra en inledande
dialog med leverantören och ge leverantören skälig tid för att
åtgärda avvikelserna, t.ex. att rätta till felet eller leverera på
nytt.
2. Om ingen rättelse har skett under tidsfristen för rättelse, kan
det vara lämpligt att göra ett prisavdrag för att täcka
kostnaderna som har uppstått för myndigheten på grund av
avvikelsen. Exempelvis kan kvalitetsbrister i levererad vara
eller tjänst eller en leveransförsening eller utebliven leverans
vara sådana fall som kan motivera ett prisavdrag.
3. Vitesklausulen är till för att kompensera för kostnaderna som
kan uppstå för myndigheten till följd av att leverantören inte
följer ramavtalets kontraktsvillkor. Vitet kan utformas i form
av en stigande skala och kan antingen tas ut av myndigheten
eller räknas bort från kommande fakturor. Om det inträffar
avvikelser som enligt kontraktet ger rätt att ta ut vite, ska
vitet också tas ut annars kan det betraktas som en väsentlig
förändring.
4. Om problemet kvarstår, t.ex. på grund av upprepade
överträdelser, fel eller avtalsbrott av väsentlig betydelse, kan
det vara lämpligt att säga upp ramavtalet.
TÄNK PÅ!
Det är viktigt att inom organisationen löpande följa upp myndighetens
eget avropsmönster och även externt redovisa resultatet av
uppföljningen. Myndigheten kan därmed uppfattas som transparent och
mer attraktiv för den privata sektorn.
15.4 Utvärdering av ramavtal
Utvärdering är ett viktigt instrument för att utveckla och
förbättra upphandlingen och därmed uppnå den goda affären.
Med utvärdering avses en systematisk efterhandsbedömning av
utfallet av en genomförd upphandling.
Syftet med utvärderingen är framåtsyftande – att utveckla och
förbättra upphandlingsrutinerna inför framtida upphandlingar.

RAMAV TA L OCH AVR OP 69
Utvärderingen kan avse olika aspekter av en upphandling,
exempelvis
i vilken utsträckning ramavtalet har uppfyllt verksamhetens
behov
hur lätt det har varit för leverantörerna att förstå
förfrågningsunderlaget
hur effektiv konkurrensen blivit vid avropen
hur den valda utvärderingsmodellen har fungerat
att upphandlingen har följt lagbestämmelser och interna
riktlinjer hos den upphandlande myndigheten.
Beroende på vad utvärderingen ska omfatta kan den involvera
såväl den verksamhet som har använt varan eller tjänsten som
upphandlingsfunktionen samt ledningen och leverantörer. Tidpunkten
för utvärderingen variera beroende på vad som ska
utvärderas.
Utvärderingen kan ske utifrån
a) hur de på förhand fastställda målen uppnåtts eller
b) hur upphandlingen har fungerat och fallit ut.
En dokumenterad utvärdering kan innehålla följande delar:
1. Vad ska mätas
1.1 Syftet med mätningen
1.2 Identifiering av kvalitetsfaktorer
1.3 Övriga frågor
2. Hur ska vi mäta
2.1 Kvalitativ eller kvantitativ mätning
2.2 Insamlingstekniker
2.3 Urval
3. Samla in data
3.1 Beräkna tidsåtgång
3.2 Planera för oförutsedda händelser
3.3 Få hög svarsfrekvens – skicka påminnelser

70
RAMAV TA L OCH AVR OP
4. Sammanställ och analysera
4.1 Sammanställ data
4.2 Analysera och tolka data
4.3 Jämför med ev. fastställda mål
4.4 Dra slutsatser, ta fram åtgärdsförslag
4.5 Presentera resultat
5. Åtgärda och kontrollera
5.1 Revidera ev. kvalitetsmål, mål och delmål
5.2 Genomför åtgärdsförslag
5.3 Synliggör förändringar
5.4 Kontrollera genomförda åtgärder
En systematisk utvärdering är i många fall en praktisk
förutsättning för att höja upphandlingsverksamhetens kvalitet
och resultat. Det kan vidare vara en grund för att formulera
kvalitativa mål och riktlinjer för upphandlingsverksamheten för
att i slutändan skapa ökad nytta för slutanvändaren och tillvarata
konkurrensen på marknaden på ett bättre sätt.

RAMAV TA L OCH AVR OP 71
16. Ramavtal inom LUF
Tillämpning av ramavtal och de olika typerna av ramavtal samt
avrop är inte reglerade i LUF.
Upphandling av ramavtal ska annonseras men i vissa fall gäller
undantag från denna annonseringsplikt.
Inom försörjningssektorerna regleras inte vilka typer av ramavtal
som finns, i vilken ordning avrop får ske och inte heller hur lång
tid ramavtal får löpa. LUF innehåller inte heller krav på att
ramavtal som sluts med flera leverantörer måste omfatta minst
tre leverantörer.
De grundläggande upphandlingsrättsliga principerna gäller dock
vid tilldelningen av ett kontrakt på grund av ett ramavtal dvs. vid
avrop.
Vid osäkerhet gällande avropsförfarandet kan myndigheten
givetvis alltid rangordna ramavtalsleverantörerna.
Avrop kan ske i en upphandling utan föregående annonsering dvs.
avrop kan göras utan ytterligare annonsering. Det är också
möjligt att förhandla med leverantörer innan avropet sker. Vad
förhandlingen ska avse vid avrop ska framgå av ramavtalet. Det
ska t.ex. framgå av ramavtalet att förhandling om pris och
leveranstid kan komma att föras innan kontraktstilldelningen.
Avtalsspärr gäller inte vid avrop efter en upphandling utan
föregående annonsering.
Det finns därmed en stor frihet för myndigheter som kan vända
sig direkt till leverantörerna i ramavtalet och tilldela kontrakt
genom förhandlat förfarande.
Dessa förhandlingar får dock inte innebära att villkoren i
ramavtalet kommer att förändras väsentligt.
Konsekvensen av detta är att det kan vara svårt för
leverantörerna att få insyn i vilka ramavtal som kan finnas och
som faktiskt finns, vilket kan påverka deras chanser att kunna
tilldelas kontrakt negativt.

72
RAMAV TA L OCH AVR OP
RÄTTSKÄLLA
4 kap. 2 § punkt 9 LUF
5 kap. 1 § LUF
7 kap. 1 § LUF
16 kap. 2 § LUF

Upphandlingsstödet ska bidra till en mer effektiv, kvalitetsmedveten
och rättssäker offentlig upphandling.
Målet är att konkurrensen på marknaden bättre tas tillvara så
att skattemedlen kan användas på bästa sätt till nytta för
medborgarna, den offentliga sektorn och näringslivet.
Denna vägledning får användas fritt, förutsatt att källan anges.
Det är alltså tillåtet att ladda hem vägledningen i pdf från vår
hemsida (www.upphandlingsstöd.se) och publicera den på
andra webbplatser. Ange källa och gärna även en länk till
innehållet.
Box 22I8, I03 I5 Stockholm
Besök Birger Jarlsgatan I6
Tel 08 700 08 00
Fax 08 20 49 69
E-post upphandlingsstodet@kammarkollegiet.se
www.upphandlingsstod.se