Processkarta Försäkra
Processkarta Försäkra
Processkarta Försäkra
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
process: försäkra<br />
PROCESSPECIFIKATION<br />
Huvudsakliga mottagare:<br />
1) Student: UT/IN<br />
& anställda & stipendiater<br />
2) LU<br />
3) Kammarkollegiet<br />
4) Partneruniv., Mottagaruniv.<br />
Huvudsakliga mottagares behov:<br />
1) Trygghet, Bra service<br />
2) Trygg i sitt arbetsgivaransvar<br />
3) Tydliggöra villkor, innehåll etc<br />
4) Att avtal ska uppfyllas<br />
Syfte med processen:<br />
Transparent och tydlig information<br />
för alla (inåt LU och utåt)<br />
Säkerställa att alla anställda,<br />
stipendiater, studenter omfattas av<br />
ett försäkringssystem<br />
Processnamn: att kvalitetssäkra försäkringshantering<br />
Vad startar processen<br />
- Behov av försäkring<br />
Delprocess<br />
Delprocess<br />
Vad genererar processen<br />
för resultat<br />
Tex pga:<br />
- Beviljat projekt (EM)<br />
- Beslut om personal<br />
- Automatik (årscykel)<br />
- Utbytesavtal<br />
- Anställd reser ut<br />
Objekt<br />
in<br />
aktivitet<br />
aktivitet<br />
Objekt<br />
in/ut<br />
aktivitet<br />
aktivitet<br />
Objekt<br />
ut<br />
- Student / anställd /<br />
stipendiat försäkrad enligt<br />
de specifika krav som ställs<br />
Information som processen behöver för<br />
att fungera:<br />
- Högskoleförordningen<br />
- Regeringsbeslut<br />
-Avtal<br />
- Interna regelverk & föreskrifter (bl a<br />
prefektens arbetsmiljöansvar)<br />
- EM försäkringsavtal 1 och 2<br />
Information som processen levererar:<br />
- Försäkringskort<br />
- Tjänstereskort<br />
- Information till LoA/LoI *<br />
(bl a nödvändig info till uppehållstillstånd)<br />
*) LoA = Letter of Acceptans<br />
LoI = Letter of Invitation<br />
Långsiktig effekt av<br />
processen:<br />
- Bra marknadsföring för LU<br />
- LU ses som trovärdig<br />
partner, arbetsgivare,<br />
lärosäte<br />
- På sikt ökad samverkan<br />
- Effektivitet, transparens<br />
Processkontoret 2012-02-15
process: försäkra<br />
Anställda, stipendiater<br />
Kollektivt<br />
Erasmus Mundus 2<br />
Erasmus Mundus 1<br />
Behov av försäkring<br />
Anställd/student/stipendiat<br />
försäkrad enl<br />
gällande krav<br />
för aktuell försäkring<br />
Processkontoret 2012-02-15
process: försäkra<br />
Redan försäkrad<br />
I<br />
F<br />
Skicka info om<br />
försäkring till<br />
FG-chef/motsv<br />
Chef<br />
informerad<br />
I<br />
F<br />
Institution/<br />
motsv<br />
informererar<br />
individ om<br />
försäkring**<br />
Individ<br />
informerad<br />
KK-försäkring<br />
I<br />
F<br />
Emottaget<br />
SP SP<br />
SP SP<br />
Sekt. Pers<br />
kontaktar KK<br />
Förfrågan skickad<br />
Inst/Omr<br />
kontaktar sekt.<br />
Pers om<br />
behov av KKförsäkring<br />
Försäkringsbekräftelse<br />
inkommer<br />
(från KK)<br />
Försäkringsbekräftelse<br />
Faktura<br />
inkommer<br />
Faktura inkommen<br />
Faktura vb till<br />
inst<br />
Faktura vb<br />
I<br />
Faktura<br />
betalas<br />
Anställnings-/<br />
Stipendiat<br />
-beslut<br />
I<br />
F<br />
Kontrollera<br />
vilken<br />
försäkring som<br />
är tillämpbar<br />
personskadeförsäkring*<br />
I<br />
F<br />
Underlag för<br />
försäkring<br />
SP SP<br />
SP SP<br />
Sekt. Pers<br />
kontaktar KK<br />
Förfrågan skickad<br />
Inst/Omr<br />
kontaktar SP<br />
om behov av<br />
SPSförsäkring<br />
Försäkringsbekräftelse<br />
inkommer<br />
(från KK)<br />
Försäkringsbekräftelse<br />
Faktura<br />
inkommer<br />
Faktura inkommen<br />
Faktura vb till<br />
inst<br />
Faktura vb<br />
I<br />
Faktura<br />
betalas<br />
Försäkrad<br />
anställd/stipendiat<br />
Gästavtal<br />
(KC)<br />
GIF*<br />
I<br />
F<br />
Skicka<br />
försäkringsvillkor<br />
= info till<br />
individ och<br />
chef<br />
Individ & chef<br />
Informerade<br />
om villkor<br />
Post Doc<br />
samlingsförs<br />
Vissa institutioner<br />
Skriver upp på<br />
listan för årlig<br />
debitering av<br />
försäkringskostnad<br />
Lista uppdaterad<br />
Vissa institutioner Vissa institutioner<br />
Vissa institutioner Vissa institutioner Vissa institutioner<br />
Informera FGchef/mostv<br />
om<br />
kommande<br />
kostnad<br />
Informera<br />
individ om<br />
försäkrad<br />
Årligen<br />
skickas lista till<br />
KK<br />
Faktura<br />
inkommer<br />
Chef informerad Individ informerad Lista skickad Faktura inkommen<br />
Faktura<br />
betalas<br />
Ex på Titlar och roller<br />
I<br />
F<br />
Institution<br />
Fakultet (område)<br />
SP<br />
Sekt. Personal<br />
ER Externa relationer<br />
SU Student & utbildning<br />
AT Arbetstagare<br />
S Student<br />
*) INFO<br />
Vistelse/anställd > 365 dagar<br />
GIF ej tillämpbar<br />
Då ska<br />
personskadeförsäkring<br />
tecknas, t ex för stipendiater<br />
**) INFO<br />
Vid information till individen<br />
ges även information/<br />
rekommendation om ev<br />
tilläggsförsäkring ex<br />
hemförsäkring<br />
INFO<br />
När aktivitet utförs av<br />
Institution och<br />
Fakultet/Område<br />
innebär det oftast att<br />
det görs av en<br />
Personalhandläggare<br />
eller motsvarande<br />
Processkontoret 2012-02-15
process: försäkra<br />
ER ER<br />
ER SP<br />
SP<br />
ER<br />
Ta emot lista<br />
på in/ut<br />
resande<br />
stipendiater*<br />
Kontroll av<br />
lista på<br />
nominerade<br />
stipendiater<br />
Skicka lista till<br />
KK (med CC<br />
till sekt.Pers)<br />
Litsa per projekt Kontrollerad lista Lista t KK<br />
Ta emot<br />
försäkringsbekräftelse<br />
+<br />
faktura<br />
Förs.bekräftelse +<br />
faktura mottagen<br />
Skicka<br />
försäkringsbekräftelse<br />
+<br />
faktura till ER<br />
Skickad<br />
faktura<br />
Betala faktura<br />
Betald<br />
försäkring<br />
Beviljat<br />
Erasmus Mundus<br />
projekt<br />
Försäkrad<br />
EM stipendiat<br />
Stipendiater ankommer<br />
/reser ut<br />
ER<br />
Justera/<br />
uppdatera<br />
listor på<br />
nominerade<br />
stipendiater<br />
Definitiv lista<br />
ER<br />
Justera<br />
fakturor &<br />
förs.besked<br />
Justerad<br />
ER<br />
Justerad lista<br />
+ faktura &<br />
förs.besked<br />
skickas till KK<br />
(CC sekt.<br />
Pers)<br />
skickad<br />
SP<br />
Ta emot ny<br />
faktura (debet<br />
eller kredit)<br />
emottagen<br />
SP<br />
Skicka<br />
försäkringsbekräftelse<br />
+<br />
faktura till ER<br />
Skickad<br />
faktura<br />
ER<br />
Betala ny<br />
faktura<br />
Betald<br />
försäkring<br />
ER<br />
Vid antagningsbesked<br />
– skicka<br />
info till student ang<br />
försäkring<br />
ER<br />
Kontinuerligt - vid nya antagnings-besked – skicka info till stipendiat ang försäkring<br />
Ex på Titlar och roller<br />
I Institution<br />
F Fakultet<br />
SP Sekt. Personal<br />
ER Externa relationer<br />
*) = preliminär lista på<br />
nominerade stipendiater<br />
1 lista / projekt<br />
Listan innehåller identifierade<br />
personer (namn)<br />
INFO<br />
Kollektiv försäkring/<br />
grupförsäkring gentemot KK.<br />
LU måste mot varje projekt<br />
redovisa köpt försäkring per<br />
individ och antal månader.<br />
Därför skickas även denna<br />
information med till KK och<br />
anges i försäkringen.<br />
INFO<br />
Institutionerna styr hur<br />
många stipendiater som<br />
kommer till LU på EM action<br />
2. I övrigt har de ingen<br />
egentlig roll i själva<br />
försäkringsprocessen.<br />
SU Student & utbildning<br />
AT<br />
S<br />
Arbetstagare<br />
Student<br />
Processkontoret 2012-02-15
process: försäkra<br />
I<br />
LU är partner<br />
och koordinator<br />
försäkrat för alla år<br />
Institutionen<br />
kontrollerar att<br />
försäkring är<br />
ok.<br />
Beviljat<br />
Erasmus Mundus<br />
action 1projekt<br />
Koordinator<br />
Ta emot lista<br />
på antagna<br />
stipendiaterr*<br />
lista<br />
Koordinator<br />
Upphandla<br />
försäkring<br />
Försäkring<br />
upphandlad<br />
Koordinator<br />
Skicka till KK<br />
alternativt<br />
annan<br />
försäkring<br />
Lista till KK<br />
När LU är partner och koordinator ej försäkrat för alla år<br />
Koordinator<br />
Försäkring för<br />
alla år<br />
Koordinator<br />
Försäkring för<br />
de år<br />
stipendiaterna<br />
är på lärosätet<br />
Förs.bekräftelse<br />
+ faktura mottagen<br />
Förs.bekräftelse<br />
+ faktura mottagen<br />
Koordinator<br />
Faktura<br />
betalas<br />
Koordinator<br />
Faktura<br />
betalas<br />
LU är<br />
Betald koordinator<br />
Försäkring<br />
För alla år<br />
Betald<br />
försäkring<br />
För de år stipendiat<br />
är på aktuellt lärosäte<br />
I<br />
Institutionen<br />
(Koordinatorn)<br />
har kontroll på<br />
försäkring<br />
Försäkrad<br />
EM stipendiat<br />
I<br />
Stipendiat ankommer<br />
och har behov av förs<br />
I<br />
Justera/<br />
uppdatera<br />
listor på<br />
nominerade<br />
stipendiater**<br />
Definitiv lista<br />
I<br />
Skicka<br />
uppdaterad<br />
lista SP<br />
Underlag till<br />
föräkring<br />
SP<br />
Teckna<br />
försäkring hos<br />
KK<br />
skickad<br />
SP<br />
Ta emot ny<br />
faktura & vb till<br />
Inst<br />
emottagen<br />
I<br />
Betala faktura<br />
Vid antagningsbesked<br />
– skicka<br />
info till stipendiat<br />
ang försäkring<br />
Ex på Titlar och roller<br />
I Institution<br />
F Fakultet<br />
SP Sekt. Personal<br />
ER Externa relationer<br />
SU Student & utbildning<br />
*) = preliminär lista på<br />
nominerade stipendiater<br />
1 lista / projekt<br />
Listan innehåller<br />
identifierade personer<br />
(namn)<br />
INFO<br />
Kollektiv försäkring<br />
Namn (individ) och antal<br />
månader anges i<br />
försäkringen<br />
INFO<br />
Inst. den enda funktion inom<br />
LU som har all relaterande<br />
information; stipendiat,<br />
tidsperiod etc.<br />
Ansvaret för EM action 1<br />
projekt ligger på Inst men<br />
avtalet signeras av rektor<br />
INFO<br />
Enligt avtal koordinatorns<br />
ansvar att tillse att stipendiat<br />
är försäkrad – antingen<br />
försäkrar CO för alla åren<br />
eller fördelar medel till<br />
partners att försäkra när<br />
stipendiat är på aktuellt<br />
lärosäte. Institution har<br />
ansvar att ha koll.<br />
INFO<br />
Alla EM-stipendiater är täckta av<br />
mastersförsäkringen men enligt<br />
avtalet med EU krävs ytterligare<br />
försäkring. Om ingen extra EMförsäkring<br />
täcks är stipendiaten inte<br />
oförsäkrad, bara inte tillräckligt<br />
försäkrad enligt avtalet med EU.<br />
AT<br />
Arbetstagare<br />
S<br />
Student<br />
Processkontoret 2012-02-15
process: försäkra<br />
SP<br />
Per automatik<br />
För anställd & student<br />
Bl a GIF<br />
Student UT/IN<br />
Tjänstereseförs.<br />
SP<br />
SU<br />
Faktura<br />
inkommer till<br />
sekt. Personal<br />
resp Student &<br />
utb<br />
faktura<br />
SP<br />
SU<br />
Betala faktura<br />
Försäkring betald<br />
Utresande<br />
anställd<br />
Utresande<br />
student<br />
med utbytesavtal<br />
I<br />
Resor utanför Europa<br />
Anställd<br />
efterfrågar<br />
tjänstereseförsäkringskort<br />
Resor utanför Europa<br />
Institutionen<br />
skickar efter<br />
kort (från sekt.<br />
Personal)<br />
I<br />
Institutionen<br />
plockar fram<br />
kort<br />
S ER F I ER F I<br />
Student<br />
efterfrågar<br />
Medical<br />
Insurance<br />
Card (MIC)<br />
Behov<br />
MIC<br />
Plockar fram<br />
kort<br />
MIC<br />
I<br />
Behov<br />
Tjänstereseförsäkringskort<br />
Tjänstereseförsäkringskort<br />
Tjänstereseförsäkringskort<br />
fylls i<br />
Medical<br />
Insurance<br />
Card fylls i<br />
Kollektivt försäkrad<br />
anställd/stipendiat/student<br />
ER<br />
I<br />
F<br />
Vetskap/förfrågan<br />
om ”löshäst”<br />
I<br />
F<br />
”Fånga” upp<br />
löshäst<br />
Behov av<br />
försäkring<br />
Till process<br />
Försäkra anställda<br />
och studenter<br />
Utresande<br />
student<br />
utan utbytesavtal<br />
Avtal tecknas<br />
mellan inststudent<br />
Student omfattas<br />
av kollektivförsäkringen<br />
Ex på Titlar och roller<br />
I<br />
Institution<br />
Information:<br />
Externa Relationer (ER) och<br />
sektionen Personal (SP)<br />
informerar utresande<br />
utbytesstudenter om<br />
försäkringar på ”Utresande<br />
info – Kick Off”<br />
F Fakultet<br />
SP Sekt. Personal<br />
ER Externa relationer<br />
SU Student & utbildning<br />
AT<br />
S<br />
Arbetstagare<br />
Student<br />
Processkontoret 2012-02-15
process: försäkra<br />
SP<br />
Arbetsskada<br />
I<br />
AT<br />
S<br />
skadeanmälan<br />
fylls i<br />
(pref/motsv +<br />
anställd/<br />
student)*<br />
skadeanmälan<br />
I<br />
Skickas till<br />
registraturen<br />
som bedömer<br />
vart anmälan<br />
skall skickas<br />
anställd<br />
bedömt<br />
student<br />
Skicka till sekt.<br />
Personal<br />
Skickas till<br />
sekt. Student<br />
& utb<br />
mottagen<br />
mottagen<br />
Expedieras till<br />
försäkringskassan<br />
(PSA)<br />
SU<br />
Expedieras till<br />
Kammarkollegier<br />
Anmälan skickad<br />
Ärendet hanteras av<br />
FK/KK som<br />
meddelar direkt till<br />
individ<br />
Skadeanmälan<br />
vid tjänsteresa<br />
AT<br />
Individ skickar<br />
in anmälan<br />
Anmälan mottagen<br />
Ibland skickas<br />
till<br />
registraturen<br />
som skickar<br />
vidare<br />
Vb anmälan<br />
SP<br />
Anmälan<br />
signeras och<br />
kontrolleras<br />
Behov av mer info<br />
(oftast student)<br />
Info mottagen<br />
SP<br />
Ta fram<br />
information;<br />
utdrag ur<br />
Ladok, avtal<br />
etc<br />
Komplett info<br />
(oftast anställd)<br />
Komplett info<br />
SP<br />
Skadeanmälan<br />
+<br />
komplett info<br />
expedieras till<br />
KK<br />
Anmälan skickad<br />
Ärendet hanteras av<br />
KK som meddelar<br />
direkt till individ<br />
Incidentanmälan hanterad<br />
SP<br />
Sjukvård<br />
för ej folkbokförd<br />
Anställd<br />
GIF, gästföreläsare<br />
Student IN/UT<br />
EM stipendiat<br />
Individ skickar<br />
in anmälan<br />
Anställd<br />
Student<br />
Anmälan mottagen<br />
Erasmus Mundus<br />
Action 2<br />
Anmälan<br />
signeras av<br />
sekt. Personal<br />
ER<br />
Anmälan<br />
signeras av<br />
Externa<br />
Relationer<br />
SP<br />
Anm sign<br />
SP ER<br />
Anmälan +<br />
försäkringsbek<br />
räftelse +<br />
faktura/kvitto<br />
sjukvård<br />
skickas till KK<br />
sänd<br />
KK betalar faktura<br />
alt sätter in<br />
pengar mot kvittot<br />
Ex på Titlar och roller<br />
I Institution<br />
Vårdcentral<br />
skickar faktura<br />
Faktura mottagen<br />
Hantera<br />
fakturan (sekt.<br />
Personal)<br />
F Fakultet<br />
SP Sekt. Personal<br />
ER Externa relationer<br />
SU Student & utbildning<br />
*) Blankett för<br />
skadeanmälan: olika<br />
blanketter för anställd<br />
respektive student<br />
AT<br />
S<br />
Arbetstagare<br />
Student<br />
Processkontoret 2012-02-15
Change language