Checklista för att 2008.1.pdf

Här presenteras några metoder och verktyg för faktainsamling.
Minnesanteckningar – gemensamma
Ett bra sätt att dokumentera vad som händer är att kontinuerligt
skriva minnesanteckningar från möten, seminarier och
konferenser. Vid möten framkommer ofta idéer till lösningar,
vem som skall göra vad bestäms, avrapportering från tidigare
händelser och möten redovisas. Anteckningarna bör distribueras
till samtliga deltagare i en grupp, som också ska ha möjlighet att
justera dem vid nästa möte. Anteckningar är av betydelse för att
följa beslutsgång, ansvarsfördelning och vilka som har medverkat
i olika sammanhang.
Minnesanteckningar − egna
Egna minnesanteckningarna kan komplettera de gemensamma
anteckningarna. De kan handla om hur man uppfattat olika
personers reaktioner eller önskemål. Någon på ett möte kanske
är väldigt positiv och engagerad medan någon annan kanske bara
ser problem. Detta kan vara en delförklaring till ett resultat. Egna
anteckningar kan därför vara ett underlag för att öka förståelsen
för varför saker sker på det sätt de sker.
Dagboksanteckningar
Här antecknas dagligen eller varje vecka vad som händer.
Uppgifterna ger ofta en bra bild över hur mycket tid som ägnas åt
olika delar i arbetet och hur omfattande arbetet är, hur kontakter
tagits och vad de ledde till. Det är önskvärt att alla involverade i ett
arbete använder sig av dagboksanteckningar. Anteckningarna kan
vara korta, gärna i punktform. Dessa anteckningar kan också föras
via dator på en gemensam nätbaserad projektplats.
Registrering av e-post och telefonsamtal
En enkel registrering av e-post och samtal är ett hjälpmedel för
att följa olika kontakter. Att anteckna ”vem, när och ärende” ger
en god bild över alla kontakter som sker i ett arbete och hur dessa
leder till nya kontakter. Gör ett enkelt register, annars kommer
det inte att användas.
22