FöR lönSAMhET - IDG.se

Framtidens Affärssystem är här
ANNONS
Hela denna tematidning är från IDG Custom publishing ANNONS
19
Problemfri IT med webbaserade Specter
- Snabbare, säkrare, enklare, för Mac & Pc
Alla mindre och medelstora företag oavsett bransch drar nytta av
enkelheten i vårt webbaserade system. Kostnadseffektivt, då serverdrift,
backup, support och uppdateringar ingår i månadskostnaden.
Färdiga integrationer till samtliga ledande Svenska webbshopsleverantörer.
“
Efter ett långt övervägande och jämförande av olika webbaserade
system föll slutligen valet på Specter. Vi lade stor vikt vid enkelhet samt
pedagogisk utformning då vårt företag är utspritt geografiskt, det webbaserade
gränssnittet ger en god tillgänglighet. Från att tidigare ha
arbetat med 6 olika databaser som synkroniserats mot varandra så är
dessa databaser sammanslagna till en. Alla transaktioner sker i realtid
rakt in i registren, vilket minskar risken för fel och inaktuella saldon.
Implementeringen gick väldigt snabbt och friktionsfritt.
Hans Edblad, Edblad & Co AB
“
Sälj via butik och webshop, på flera platser
Sälj via webb, telefon, butik, på flera platser, samma lagersaldo överallt i
realtid. Hyr ett komplett webbaserat affärssystem för hela verksamheten,
lager på olika orter, flera butiker och integration till webbshop.
Specter stödjer affärsprocessen hela vägen till banken från CRM till bokföring.
Från 95kr/mån.
Med på köpet från 95:-/mån:
Drift av server
Kontiuerlig backup
Fri Support
Alltid senaste versionen
Automatiska uppdateringar
GODKÄND KASSA
SKATTEVERKET
Kontakta oss på 0304 - 64 94 00 • sales@specter.se • www.specter.se
Han liknar det vid en gräsklippare som
byts ut till en skördetröska. Om man fortsätter
med att använda skördetröskan som en
gräsklippare kommer man aldrig att få något
ökat värde eller nytta av den nya maskinen
som kostat mycket pengar och krävt betydande
arbetstid att införa.
Man måste förbereda organisationen när
det ska ske ett systembyte. Förberedelserna
är inget som ska påbörjas efter att man skrivit
avtalet utan måste påbörjas samtidigt
som upphandlingen inleds. Innan man söker
efter alternativ till system måste man också
se till att man vet vad man behöver och förstå
hur den befintliga organisationen ser ut
och dess brister. Man måste också ha klargjort
vilken potential till utveckling det
finns vid införande av ett nytt affärssystem.
Vad som idag hämmar verksamhetens utveckling
och vilka möjligheter ett nytt system
kan erbjuda. Dessutom måste man inse vilken
insats som krävs för att realisera nyttan
med systemet. Till exempel kan företagen
klargöra vilka nyckeltal som skall förbättras
som följd av den planerade investeringen,
och därmed fastställa inom vilka affärsprocesser
störst fokus skall läggas.
Utbildning ska ske i tre steg enligt Jonas
Andersson.
Skapa delaktighet. Under upphandlingsfasen
måste kritiska nyckelpersoner i form av
ledningspersonal och processägare engageras
och motiveras. Denna målgrupp ska sätta
upp mål och vara med och påverka systemets
uppsättning och innehåll. I denna tidiga fas
» Bytet av affärssystemet var en
mycket stor händelse och det var
mycket arbete omkring det.«
kan det krävas utbildning för att deltagarna i
projektet ska förstå vad ett systembyte innebär.
Ledningen bör utbildas och informeras
på en nivå, andra beslutsfattare en annan nivå
och så vidare. Ta reda på vad som är drivkrafterna
hos de anställda för att lära sig det nya
systemet.
Utbilda användarna. Under installationen
ska man utbilda användarna i vad systemet
ska göra och hur personerna ska arbeta i
framtiden för att vara effektiva. Systemet är
dock bara är en del av förändringen. Utbildningen
syftar till att personalen ska se möjligheterna
och de förbättringar i verksamheten
som kan uppstå.
Vidareutbildning. När personalen väl utbildats
och systemet är i drift har man bara
uppnått en delmängd av det tänkta resultatet.
För att maximera nyttan och full effekt
av det nya systemet krävs det löpande Vidareutbildningar
i efterhand. Detta kan pågå
under både ett och flera år efter driftstarten.
I dag rullas affärssystemet ut till stora
delar av organisationen. Det innebär att
systemet ska kunna användas av väldigt
många användare vilket ställer stora krav
på användarvänligheten.
Det kan vara en fördel att använda leverantörerna
som ett specialiststöd under
utbildningen men främst bör utbildningen
av slutanvändarna genomföras av egen
personal som har komplett kunskap om
verksamheten.
Även Rickard Andersson, informationsarkitekt
på Inuse lägger stor vikt vid utbildning
när ett nytt system ska införas.
– Det första och allra viktigaste är att man
planerar att utbilda personalen. Utbildningen
ska inte ske tre månader före eller efter,
utan personalen ska ha nytta av utbildningen
när de ska börja använda systemet. Får
personalen utbildning för sent får de arbeta
i blindo. Materialet ska även motsvara den
version av systemet som införs, om funktioner
saknas eller är försenade får utbildarna
återkomma. Vid ett byte av system måste
man också komma ihåg att det kan ta tid för
användarna att »lära av« det gamla. Planera
in extra resurser som stöd om det skulle visa
sig vara oväntat krångligt.
Enligt Rickard Andersson spelar det i
stort sätt ingen roll om utbildarna kommer
extern eller internt. Men man ska inte berätta
om alla funktioner på en gång. Ge relevant
information och återkom senare när de behöver
mer information.
– Det samma gäller när man väl väljer system
man måste våga gå ifrån listan med alla
och istället titta på vad man vill uppnå.
Enligt Rickard Andersson spelar det i
stort sätt mindre roll om utbildarna kommer
externt eller internt. Det viktiga är att
de mycket väl känner till användarnas behov
och arbetssituation samt finns tillgängliga
inte bara vid införandet utan även löpande
som stöd. Ur den synvinkeln kan det vara en
bättre med interna utbildare eftersom de
finns nära till hands.
– Utbildningen ska vara anpassad för användarnas
specifika arbetssituation, en generell
utbildning som bara beskriver systemets
alla funktioner är inte rätt väg att gå.
Detsamma gäller när man skall välja system.
Man måste våga gå ifrån listan med funktioner
och titta närmare på de delar som bidrar
mest till den effekt eller affärsnytta som
man vill uppnå med investeringen.
Så lyckas man med
undervisningen
• Ge utbildning till de som skall arbeta med
systemet vid införande.
• Se till att utbildningsmaterial är aktuellt
och relevant för deras specifika arbetssituation.
• Låt användarna använda systemet en månad
eller två och följ upp med frågestunder
och tips.