20/2010 Dokumenthanteringsplan vård - Katrineholms kommun
20/2010 Dokumenthanteringsplan vård - Katrineholms kommun
20/2010 Dokumenthanteringsplan vård - Katrineholms kommun
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
DOKUMENTHANTERINGSPLAN Vård- och omsorgsnämndens handling nr <strong>20</strong>/<strong>20</strong>10<br />
<strong>20</strong>10-11-01 1 (26)<br />
Dnr VON/<strong>20</strong>10:60-004<br />
Myndighet: Vård- och omsorgsnämnden Förvaltning/avdelning: Vård- och omsorgsförvaltningen<br />
Arkivansvarig: Vård- och omsorgschef Arkivredogörare: Registrator VOF<br />
Antagen datum: <strong>20</strong>05-02-10, § 10 Reviderad datum: <strong>20</strong>06-06-15 § 70, <strong>20</strong>08-12-11 § 160, <strong>20</strong>10-12-09 § 132<br />
Närarkivet finns i källaren på Upplandsgatan 2. Ta kontakt med registrator för tillträde<br />
Aktivitet/process<br />
- Handling<br />
Gemensam administration<br />
Gallringsfrist Sortering/förvaring Till<br />
<strong>kommun</strong>arkiv<br />
Anmärkningar<br />
Gallringsföreskrifter markerade med asterisk<br />
(**) grundas på gallringsbeslut fattat av<br />
KS/KF, infört i författningssamlingen 6.21<br />
Avvikelsehantering 10 år Närarkiv Vid kriminalitet i 10 år<br />
Cirkulär, reklam, broschyrer och **Vid inakt<br />
inbjudningar<br />
Cookiefiler, loggfiler för e-post och<br />
filer som tillfälligt lagrats av<br />
webbläsaren.<br />
**Vid inakt<br />
Enkäter, och andra handlingar som<br />
utgör underlag till rapport, eller annan<br />
sammanställning<br />
Handlingar som har utgjort underlag<br />
för <strong>kommun</strong>ens interna planering och<br />
verksamhetsredovisning<br />
**Vid inakt<br />
**Vid inakt<br />
Gallras när rapporten/sammanställningen är<br />
klar, såvida de inte innehåller information<br />
som är av värde för att förstå slutrapporten,<br />
eller är av annat värde för förvaltningen eller<br />
framtida forskning<br />
Gallras när redovisningen/sammanställningen<br />
är klar, under förutsättning att<br />
handlingarna saknar vidare värde när<br />
slutrapporten är klar.<br />
G:\Nämnden\Ärenden\Von\Blivande vonhandl\<strong>20</strong>-10<strong>Dokumenthanteringsplan</strong>VON.doc<br />
* = arkivbeständigt papper
DOKUMENTHANTERINGSPLAN Vård- och omsorgsnämndens handling nr <strong>20</strong>/<strong>20</strong>10<br />
<strong>20</strong>10-11-01 2 (26)<br />
Dnr VON/<strong>20</strong>10:60-004<br />
Myndighet: Vård- och omsorgsnämnden Förvaltning/avdelning: Vård- och omsorgsförvaltningen<br />
Arkivansvarig: Vård- och omsorgschef Arkivredogörare: Registrator VOF<br />
Antagen datum: <strong>20</strong>05-02-10, § 10 Reviderad datum: <strong>20</strong>06-06-15 § 70, <strong>20</strong>08-12-11 § 160, <strong>20</strong>10-12-09 § 132<br />
Närarkivet finns i källaren på Upplandsgatan 2. Ta kontakt med registrator för tillträde<br />
Aktivitet/process<br />
- Handling<br />
Handlingar vars informationsinnehåll<br />
har överförts till annan databärare.<br />
(T.ex.. information som förs över från<br />
digitalt till analogt medium, såsom e-<br />
post och webbsidor som skrivs ut på<br />
papper; digital information som<br />
kopieras eller omvandlas till nytt<br />
filformat (konverteras); upptagningar<br />
på telefonens röstbrevlåda, som<br />
dokumenteras i en tjänsteanteckning.<br />
Informationsutskick från <strong>kommun</strong>ens<br />
övriga nämnder/förvaltningar/organ<br />
Inkomna och upprättade handlingar<br />
som inte föranleder åtgärd, eller tillför<br />
sakuppgift till ärende.<br />
Register, liggare, listor och andra<br />
handlingar som används som<br />
verksamhetsstöd, men som saknar<br />
varaktig betydelse för verksamheten.<br />
Gallringsfrist Sortering/förvaring Till<br />
<strong>kommun</strong>arkiv<br />
**Vid inakt<br />
**Vid inakt<br />
**Vid inakt<br />
**Vid inakt<br />
Anmärkningar<br />
Gallras när informationsöverföringen är klar,<br />
såvida inte överföringen medför betydande<br />
informationsförlust.<br />
Observera att handlingar för vilka sekretess<br />
gäller, alltid måste diarieföras. Dessa kan<br />
gallras efter 6 månader, om anteckning om<br />
detta noteras i diariet.<br />
Riktlinjer/Rutiner VOF Bevaras Pärm i dokumentskåp<br />
samt på Forum<br />
5 år Flyttas till närarkivet ett år efter inaktualitet<br />
G:\Nämnden\Ärenden\Von\Blivande vonhandl\<strong>20</strong>-10<strong>Dokumenthanteringsplan</strong>VON.doc<br />
* = arkivbeständigt papper
DOKUMENTHANTERINGSPLAN Vård- och omsorgsnämndens handling nr <strong>20</strong>/<strong>20</strong>10<br />
<strong>20</strong>10-11-01 3 (26)<br />
Dnr VON/<strong>20</strong>10:60-004<br />
Myndighet: Vård- och omsorgsnämnden Förvaltning/avdelning: Vård- och omsorgsförvaltningen<br />
Arkivansvarig: Vård- och omsorgschef Arkivredogörare: Registrator VOF<br />
Antagen datum: <strong>20</strong>05-02-10, § 10 Reviderad datum: <strong>20</strong>06-06-15 § 70, <strong>20</strong>08-12-11 § 160, <strong>20</strong>10-12-09 § 132<br />
Närarkivet finns i källaren på Upplandsgatan 2. Ta kontakt med registrator för tillträde<br />
Aktivitet/process<br />
- Handling<br />
Projekt ledda av den egna<br />
förvaltningen<br />
Dokument rörande projektets start, t.ex.<br />
direktiv och organisation<br />
Gallringsfrist Sortering/förvaring Till<br />
<strong>kommun</strong>arkiv<br />
Anmärkningar<br />
Bevaras Akt i dokumentskåp Efter avslut Ansvarig projektledare ansvarar för<br />
arkivering. Mindre projekt kan bevaras i<br />
diarieakt, projekt med mer omfattande<br />
dokumentation kan hållas samman i en egen<br />
”avdelning”, och arkivläggas som t.ex.<br />
”Dokumenthanteringsprojektets handlingar.”<br />
Bevaras Akt i dokumentskåp<br />
Slutrapport Bevaras Akt i dokumentskåp<br />
Övriga handlingar, såsom<br />
mötesprotokoll/anteckningar,<br />
korrespondens, delrapporter och<br />
underlag/primärdata till slutrapport<br />
Bevaras Akt i dokumentskåp Om de är av vikt för att förstå slutrapporten,<br />
eller om de innehåller annan information som<br />
är av värde för förvaltningen eller framtida<br />
forskning.<br />
Nämndadministration, utskott,<br />
råd, samverkansgrupp m.m.<br />
Ansökan om föreningsbidrag<br />
Handläggs av och<br />
arkiveras av Teknik o<br />
fritidsnämnden<br />
Delegationsprotokoll* Bevaras Pärm i dokumentskåp 3 år Flyttas till närarkivet på Upplandsgatan 2<br />
efter 1 år<br />
G:\Nämnden\Ärenden\Von\Blivande vonhandl\<strong>20</strong>-10<strong>Dokumenthanteringsplan</strong>VON.doc<br />
* = arkivbeständigt papper
DOKUMENTHANTERINGSPLAN Vård- och omsorgsnämndens handling nr <strong>20</strong>/<strong>20</strong>10<br />
<strong>20</strong>10-11-01 4 (26)<br />
Dnr VON/<strong>20</strong>10:60-004<br />
Myndighet: Vård- och omsorgsnämnden Förvaltning/avdelning: Vård- och omsorgsförvaltningen<br />
Arkivansvarig: Vård- och omsorgschef Arkivredogörare: Registrator VOF<br />
Antagen datum: <strong>20</strong>05-02-10, § 10 Reviderad datum: <strong>20</strong>06-06-15 § 70, <strong>20</strong>08-12-11 § 160, <strong>20</strong>10-12-09 § 132<br />
Närarkivet finns i källaren på Upplandsgatan 2. Ta kontakt med registrator för tillträde<br />
Aktivitet/process<br />
- Handling<br />
Kallelser med sammanträdeshandlingar,<br />
föredragningslistor och<br />
dagordning (original)<br />
Minnesanteckningar - samrådsgrupper,<br />
kontaktpolitiker<br />
Gallringsfrist Sortering/förvaring Till<br />
<strong>kommun</strong>arkiv<br />
Anmärkningar<br />
2 år Pärm i dokumentskåp Flyttas till närarkivet på Upplandsgatan 2<br />
efter 1 år<br />
Bevaras Akt i dokumentskåp 3 år Flyttas till närarkivet på Upplandsgatan 2<br />
efter 1 år<br />
Protokoll*, <strong>vård</strong>- och omsorgsnämnden Bevaras Pärm i dokumentskåp 3 år Flyttas till närarkivet på Upplandsgatan 2<br />
efter 1 år<br />
Bilagor till protokoll – <strong>vård</strong>- och<br />
omsorgsnämndens handlingar<br />
Gallras vid<br />
platsbrist.<br />
Pärm i dokumentskåp 3 år Flyttas till närarkivet på Upplandsgatan 2<br />
efter 1 år<br />
Original finns<br />
i akter.<br />
Protokoll*, enskilda utskottet Bevaras Pärm i dokumentskåp 3 år Flyttas till närarkivet på Upplandsgatan 2<br />
efter 1 år<br />
Förenklad delgivning Vid inakt Pärm i aktskåp<br />
Ärendeförteckning till <strong>vård</strong>- och<br />
omsorgsnämnden och utskott<br />
Bevaras<br />
Finns i respektive<br />
protokollspärm<br />
3 år Flyttas till närarkivet på Upplandsgatan 2<br />
efter 1 år<br />
Protokoll*, MBL/samverkansprotokoll Bevaras Pärm i dokumentskåp 3 år Flyttas till närarkivet på Upplandsgatan 2<br />
efter 1 år<br />
Överläggningsprotokoll* Bevaras Pärm i dokumentskåp 3 år I Personalpärm om vi skrivit på, annars<br />
original till PK<br />
G:\Nämnden\Ärenden\Von\Blivande vonhandl\<strong>20</strong>-10<strong>Dokumenthanteringsplan</strong>VON.doc<br />
* = arkivbeständigt papper
DOKUMENTHANTERINGSPLAN Vård- och omsorgsnämndens handling nr <strong>20</strong>/<strong>20</strong>10<br />
<strong>20</strong>10-11-01 5 (26)<br />
Dnr VON/<strong>20</strong>10:60-004<br />
Myndighet: Vård- och omsorgsnämnden Förvaltning/avdelning: Vård- och omsorgsförvaltningen<br />
Arkivansvarig: Vård- och omsorgschef Arkivredogörare: Registrator VOF<br />
Antagen datum: <strong>20</strong>05-02-10, § 10 Reviderad datum: <strong>20</strong>06-06-15 § 70, <strong>20</strong>08-12-11 § 160, <strong>20</strong>10-12-09 § 132<br />
Närarkivet finns i källaren på Upplandsgatan 2. Ta kontakt med registrator för tillträde<br />
Aktivitet/process<br />
- Handling<br />
Gallringsfrist Sortering/förvaring Till<br />
<strong>kommun</strong>arkiv<br />
Fonder tillämpningsanvisning 2 år Akt i dokumentskåp<br />
Anmärkningar<br />
Fonder: Ansökningar,<br />
ekonomikontorets uppgifter om<br />
utbetalningsbara medel<br />
Bevaras Akt i dokumentskåp Flyttas till närarkivet på Upplandsgatan 2<br />
efter 1 år.<br />
Protokoll*, fondgruppen Bevaras Pärm i dokumentskåp 3 år Flyttas till närarkivet på Upplandsgatan 2<br />
efter 1 år<br />
Intyg för förlorad arbetsinkomst Vid inakt Pärm: nämndsekr.<br />
G:\Nämnden\Ärenden\Von\Blivande vonhandl\<strong>20</strong>-10<strong>Dokumenthanteringsplan</strong>VON.doc<br />
* = arkivbeständigt papper
DOKUMENTHANTERINGSPLAN Vård- och omsorgsnämndens handling nr <strong>20</strong>/<strong>20</strong>10<br />
<strong>20</strong>10-11-01 6 (26)<br />
Dnr VON/<strong>20</strong>10:60-004<br />
Myndighet: Vård- och omsorgsnämnden Förvaltning/avdelning: Vård- och omsorgsförvaltningen<br />
Arkivansvarig: Vård- och omsorgschef Arkivredogörare: Registrator VOF<br />
Antagen datum: <strong>20</strong>05-02-10, § 10 Reviderad datum: <strong>20</strong>06-06-15 § 70, <strong>20</strong>08-12-11 § 160, <strong>20</strong>10-12-09 § 132<br />
Närarkivet finns i källaren på Upplandsgatan 2. Ta kontakt med registrator för tillträde<br />
Aktivitet/process<br />
- Handling<br />
Handlingar till diariet<br />
Gallringsfrist Sortering/förvaring Till<br />
<strong>kommun</strong>arkiv<br />
Anmärkningar<br />
Inkommande och utgående skrivelser 5 år Pärm: Registrator Flyttas till närarkivet efter 2 år<br />
Postlista Bevaras Pärm: registrator 3 år Flyttas till närarkivet efter 1 år<br />
Diarieförda ärenden Bevaras Akter i dokumentskåp 5 år Flyttas till närarkivet 1 år efter avslut.<br />
Diarieblad Bevaras Följer akten 3 år Sedan <strong>20</strong>04-04-01 är LEX dokument och<br />
ärendehanteringssystem infört<br />
Diarieförda ärenden – svar på externa<br />
enkäter/statistik<br />
Långsiktiga<br />
Kortsiktiga<br />
Bevaras<br />
2 år<br />
Pärm i dokumentskåp<br />
Pärm i dokumentskåp<br />
3 år Typ SCB. Flyttas till närarkivet efter 1 år<br />
Informationsskrift som framställts av Bevaras Arkivlåda närarkiv 10 år Läggs kontinuerligt ner i närarkivet<br />
förvaltningen<br />
<strong>Dokumenthanteringsplan</strong> Bevaras Akt i dokumentskåp Uppdateras varje år<br />
Dispensansökningar – personalärenden Bevaras<br />
Pärm: förvaltningssekr.<br />
3 år Flyttas till närarkiv efter 1 år<br />
Dispensansökningar – investeringar Bevaras Pärm i dokumentskåp 3 år Flyttas till närarkiv efter 1 år<br />
G:\Nämnden\Ärenden\Von\Blivande vonhandl\<strong>20</strong>-10<strong>Dokumenthanteringsplan</strong>VON.doc<br />
* = arkivbeständigt papper
DOKUMENTHANTERINGSPLAN Vård- och omsorgsnämndens handling nr <strong>20</strong>/<strong>20</strong>10<br />
<strong>20</strong>10-11-01 7 (26)<br />
Dnr VON/<strong>20</strong>10:60-004<br />
Myndighet: Vård- och omsorgsnämnden Förvaltning/avdelning: Vård- och omsorgsförvaltningen<br />
Arkivansvarig: Vård- och omsorgschef Arkivredogörare: Registrator VOF<br />
Antagen datum: <strong>20</strong>05-02-10, § 10 Reviderad datum: <strong>20</strong>06-06-15 § 70, <strong>20</strong>08-12-11 § 160, <strong>20</strong>10-12-09 § 132<br />
Närarkivet finns i källaren på Upplandsgatan 2. Ta kontakt med registrator för tillträde<br />
Aktivitet/process<br />
- Handling<br />
Gallringsfrist Sortering/förvaring Till<br />
<strong>kommun</strong>arkiv<br />
2 år Akt i dokumentskåp<br />
Anmärkningar<br />
Diarieförda ärenden – remisser för<br />
yttrande från andra förvaltningar<br />
Inkommande/Utgående postpärm 5 år Pärm: Registrator Flyttas till närarkiv efter 2 år<br />
Beredskapsplan – krishanteringsplan –<br />
Systematiskt brandskyddsarbete SPA<br />
Vid inakt Akt i dokumentskåp Gallras då ny plan har fastställts<br />
Synpunktssammanställning Bevaras Akt i dokumentskåp Flyttas till närarkiv efter 2 år<br />
Inkomna synpunkter Gallras efter 5<br />
år ev bevaras<br />
Pärm: i aktskåp<br />
Polisanmälningar 3 år Pärm i dokumentskåp<br />
Avtal, kontrakt<br />
Avtal/kontrakt – som direkt berör<br />
verksamheten<br />
Bevaras Pärm i dokumentskåp 2 år Till <strong>kommun</strong>arkivet 2 år efter avtalstidens<br />
utgång<br />
Avtal och kontrakt – rutinmässig<br />
karaktär, t.ex. hyresavtal, avtal städning<br />
och utrustningar<br />
2 år Pärm i dokumentskåp Efter avslut<br />
G:\Nämnden\Ärenden\Von\Blivande vonhandl\<strong>20</strong>-10<strong>Dokumenthanteringsplan</strong>VON.doc<br />
* = arkivbeständigt papper
DOKUMENTHANTERINGSPLAN Vård- och omsorgsnämndens handling nr <strong>20</strong>/<strong>20</strong>10<br />
<strong>20</strong>10-11-01 8 (26)<br />
Dnr VON/<strong>20</strong>10:60-004<br />
Myndighet: Vård- och omsorgsnämnden Förvaltning/avdelning: Vård- och omsorgsförvaltningen<br />
Arkivansvarig: Vård- och omsorgschef Arkivredogörare: Registrator VOF<br />
Antagen datum: <strong>20</strong>05-02-10, § 10 Reviderad datum: <strong>20</strong>06-06-15 § 70, <strong>20</strong>08-12-11 § 160, <strong>20</strong>10-12-09 § 132<br />
Närarkivet finns i källaren på Upplandsgatan 2. Ta kontakt med registrator för tillträde<br />
Aktivitet/process<br />
- Handling<br />
Ekonomiavdelningen<br />
Gallringsfrist Sortering/förvaring Till<br />
<strong>kommun</strong>arkiv<br />
Anmärkningar<br />
Ansvarsförbindelser handkassor 2 år ** Pärm: ekonom **Efter inaktualitet<br />
Assistansräkning, kopia 10 år Pärm:<br />
Ekonomiassistent<br />
Bokföringsorder/internfakturor 10 år Pärm: senaste pärm i<br />
dokumentskåp -<br />
ekonom<br />
Originalet till försäkringskassan. Flyttas till<br />
närarkivet efter 2 år.<br />
Till ekonomikontoret efter 2 år<br />
Bokslut Bevaras Akt i dokumentskåp 3 år Flyttas till närarkivet efter 1 år<br />
Budget Bevaras Akt i dokumentskåp 3 år Flyttas till närarkivet efter 1 år<br />
Fondutbetalning 10 år Pärm: senaste pärm i<br />
dokumentskåp -<br />
reception<br />
Till närarkiv 2 år<br />
Förordnande som beslutsattestant -<br />
original<br />
10 år Pärm: dokumentskåp Flyttas till närarkiv vid inaktualitet<br />
Internbudget Bevaras Akt i dokumentskåp 3 år Flyttas till närarkivet efter 1 år.<br />
Kodlåskort Vid inakt Ekonomiassistent<br />
G:\Nämnden\Ärenden\Von\Blivande vonhandl\<strong>20</strong>-10<strong>Dokumenthanteringsplan</strong>VON.doc<br />
* = arkivbeständigt papper
DOKUMENTHANTERINGSPLAN Vård- och omsorgsnämndens handling nr <strong>20</strong>/<strong>20</strong>10<br />
<strong>20</strong>10-11-01 9 (26)<br />
Dnr VON/<strong>20</strong>10:60-004<br />
Myndighet: Vård- och omsorgsnämnden Förvaltning/avdelning: Vård- och omsorgsförvaltningen<br />
Arkivansvarig: Vård- och omsorgschef Arkivredogörare: Registrator VOF<br />
Antagen datum: <strong>20</strong>05-02-10, § 10 Reviderad datum: <strong>20</strong>06-06-15 § 70, <strong>20</strong>08-12-11 § 160, <strong>20</strong>10-12-09 § 132<br />
Närarkivet finns i källaren på Upplandsgatan 2. Ta kontakt med registrator för tillträde<br />
Aktivitet/process<br />
- Handling<br />
Gallringsfrist Sortering/förvaring Till<br />
<strong>kommun</strong>arkiv<br />
Kundfakturering 10 år Pärm: senaste pärm i<br />
dokumentskåp -<br />
reception<br />
Kvittens, utbetalning av<br />
omkostnadsersättning<br />
5 år Pärm: HO 2 år<br />
Anmärkningar<br />
Till närarkiv 2 år<br />
Kvittensblock 10 år Hos respektive<br />
områdeschef<br />
Objektsplan original 10 år Pärm: dokumentskåp Flyttas till närarkivet efter 2 år.<br />
Redovisning av korttidsvistelse 1 år Pärm:<br />
Ekonomiassistent<br />
Utbetalningsbesked från<br />
försäkringskassan (LASS)<br />
Verifikationer/utanordningar/<br />
handkassor<br />
10 år Pärm ekonom Flyttas till närarkivet efter 2 år.<br />
10 år Pärm: senaste pärm i<br />
dokumentskåp -<br />
reception<br />
Till ekonomikontoret efter 2 år<br />
G:\Nämnden\Ärenden\Von\Blivande vonhandl\<strong>20</strong>-10<strong>Dokumenthanteringsplan</strong>VON.doc<br />
* = arkivbeständigt papper
DOKUMENTHANTERINGSPLAN Vård- och omsorgsnämndens handling nr <strong>20</strong>/<strong>20</strong>10<br />
<strong>20</strong>10-11-01 10 (26)<br />
Dnr VON/<strong>20</strong>10:60-004<br />
Myndighet: Vård- och omsorgsnämnden Förvaltning/avdelning: Vård- och omsorgsförvaltningen<br />
Arkivansvarig: Vård- och omsorgschef Arkivredogörare: Registrator VOF<br />
Antagen datum: <strong>20</strong>05-02-10, § 10 Reviderad datum: <strong>20</strong>06-06-15 § 70, <strong>20</strong>08-12-11 § 160, <strong>20</strong>10-12-09 § 132<br />
Närarkivet finns i källaren på Upplandsgatan 2. Ta kontakt med registrator för tillträde<br />
Aktivitet/process<br />
- Handling<br />
Personal<br />
Gallringsfrist Sortering/förvaring Till<br />
<strong>kommun</strong>arkiv<br />
Anmärkningar<br />
Anmälan om arbetsskada, kopia<br />
Anställningsbevis, kopia<br />
Anhörigpärm Vid inakt Pärm assistent<br />
Vid inakt Ergonom Original till försäkringskassan. Kopia till<br />
personalkontoret och den anställdes<br />
fackförbund.<br />
2 år Pärm: personalredog. Upprättas i två original, ett till den anställde<br />
och ett till personakt på personalkontoret<br />
samt kopia till omr.chef eller ansvarig<br />
Ansökningshandlingar från personer<br />
som anställts av <strong>kommun</strong>en<br />
Vid inakt<br />
Ansökan, betyg och meritförteckning i<br />
original till personalkontoret<br />
Ansökningshandlingar från personer<br />
som ej får tjänst i <strong>kommun</strong>en<br />
Arbetsgivarintyg 2 år Pärm: personalredog.<br />
Resp omr.chef eller<br />
dennes assistent<br />
Beslut om disciplinpåföljd Vid inakt Resp chef eller dennes<br />
assistent<br />
1 år Pärm: assistent Betygshandlingar återsändes till de sökande,<br />
personliga brevet sparas Undantag för<br />
ansökningar via e-post<br />
Originalet till den anställde, kopia till<br />
personakt på personalkontoret<br />
Betyg/intyg över tjänstgöring och<br />
utbildning<br />
Vid inakt<br />
Kopia till personakt på personalkontoret,<br />
originalet till den anställde<br />
G:\Nämnden\Ärenden\Von\Blivande vonhandl\<strong>20</strong>-10<strong>Dokumenthanteringsplan</strong>VON.doc<br />
* = arkivbeständigt papper
DOKUMENTHANTERINGSPLAN Vård- och omsorgsnämndens handling nr <strong>20</strong>/<strong>20</strong>10<br />
<strong>20</strong>10-11-01 11 (26)<br />
Dnr VON/<strong>20</strong>10:60-004<br />
Myndighet: Vård- och omsorgsnämnden Förvaltning/avdelning: Vård- och omsorgsförvaltningen<br />
Arkivansvarig: Vård- och omsorgschef Arkivredogörare: Registrator VOF<br />
Antagen datum: <strong>20</strong>05-02-10, § 10 Reviderad datum: <strong>20</strong>06-06-15 § 70, <strong>20</strong>08-12-11 § 160, <strong>20</strong>10-12-09 § 132<br />
Närarkivet finns i källaren på Upplandsgatan 2. Ta kontakt med registrator för tillträde<br />
Aktivitet/process<br />
Gallringsfrist Sortering/förvaring Till Anmärkningar<br />
- Handling<br />
<strong>kommun</strong>arkiv<br />
Fullmakt för postöppning Vid inakt Pärm i postrummet Gallras när personen slutar<br />
Korrespondens av tillfällig betydelse 2 år Pärm: personalredog<br />
Körjournaler 2 år Pärm: personalredog<br />
Ledighetsansökningar kopia (längre än 2 år Pärm: personalredog Original till personalakt på personalkontoret<br />
1 månad, gäller ej sem.ledighet)<br />
Rehabiliteringsutredning Vid inakt Pärm: Personal Original FK, kopia personalkontoret och den<br />
anställdes fackförbund.<br />
Sekretessförbindelse, tystnadsplikt Vid inakt I dokumentskåp Anst.<br />
under 1 mån lämnas till<br />
chef verksamhetsstrategisk<br />
enhet<br />
Tillbud, original Bevaras Pärm: ergonom 4 år Kopia till personalkontoret.<br />
Flyttas till närarkivet efter 2 år.<br />
Tjänstgöringsrapport, m.m. 2 år Pärm: personalredog Original till personakt på personalkontoret<br />
Tågbokningar Vid inakt Pärm: assistent<br />
Uppvisat läkarintyg Vid inakt Pärm: personalredog Original till personalakt på personalkontoret<br />
G:\Nämnden\Ärenden\Von\Blivande vonhandl\<strong>20</strong>-10<strong>Dokumenthanteringsplan</strong>VON.doc<br />
* = arkivbeständigt papper
DOKUMENTHANTERINGSPLAN Vård- och omsorgsnämndens handling nr <strong>20</strong>/<strong>20</strong>10<br />
<strong>20</strong>10-11-01 12 (26)<br />
Dnr VON/<strong>20</strong>10:60-004<br />
Myndighet: Vård- och omsorgsnämnden Förvaltning/avdelning: Vård- och omsorgsförvaltningen<br />
Arkivansvarig: Vård- och omsorgschef Arkivredogörare: Registrator VOF<br />
Antagen datum: <strong>20</strong>05-02-10, § 10 Reviderad datum: <strong>20</strong>06-06-15 § 70, <strong>20</strong>08-12-11 § 160, <strong>20</strong>10-12-09 § 132<br />
Närarkivet finns i källaren på Upplandsgatan 2. Ta kontakt med registrator för tillträde<br />
Aktivitet/process<br />
- Handling<br />
Förvaltningsledning<br />
Gallringsfrist Sortering/förvaring Till<br />
<strong>kommun</strong>arkiv<br />
Förvaltningsbrev 5 år Pärm hos förvaltningssekreteraren<br />
MAS-brev 5 år Pärm hos MAS<br />
Anmärkningar<br />
Minnesanteckning ledningsgrupp 5 år Pärm hos förvaltningssekreteraren<br />
Vid beslut registreras minnesanteckningarna<br />
Nybyggnationer särskilda<br />
boendeformer<br />
Ombyggnationer särskilda<br />
boendeformer<br />
2 år Pärm:<br />
Fastighetsansvarig<br />
2 år Pärm:<br />
Fastighetsansvarig<br />
Efter inflyttning<br />
Original hos fastighetskontoret KFAB<br />
Efter inflyttning<br />
Original hos fastighetskontoret KFAB<br />
G:\Nämnden\Ärenden\Von\Blivande vonhandl\<strong>20</strong>-10<strong>Dokumenthanteringsplan</strong>VON.doc<br />
* = arkivbeständigt papper
DOKUMENTHANTERINGSPLAN Vård- och omsorgsnämndens handling nr <strong>20</strong>/<strong>20</strong>10<br />
<strong>20</strong>10-11-01 13 (26)<br />
Dnr VON/<strong>20</strong>10:60-004<br />
Myndighet: Vård- och omsorgsnämnden Förvaltning/avdelning: Vård- och omsorgsförvaltningen<br />
Arkivansvarig: Vård- och omsorgschef Arkivredogörare: Registrator VOF<br />
Antagen datum: <strong>20</strong>05-02-10, § 10 Reviderad datum: <strong>20</strong>06-06-15 § 70, <strong>20</strong>08-12-11 § 160, <strong>20</strong>10-12-09 § 132<br />
Närarkivet finns i källaren på Upplandsgatan 2. Ta kontakt med registrator för tillträde<br />
Aktivitet/process<br />
- Handling<br />
Lednings och verksamhetsstöd<br />
Kvalitets- och IT samordnare<br />
Samtliga IT-system:<br />
Sofia Omfale<br />
Färdtjänst<br />
Med. tek. prod.<br />
LSS<br />
BAB – bostadsanpassning<br />
Senior alert<br />
Time care<br />
Gallringsfrist Sortering/förvaring Till<br />
<strong>kommun</strong>arkiv<br />
Anmärkningar<br />
Bevaras Vid inakt Finns möjligheten att bevara<br />
systemdokumentation digitalt för framtiden<br />
kan detta göras. Annars uttag ur system i<br />
pappersform<br />
Arbetsgrupper, referensgrupp 5 år Pärm: utredare<br />
Handledarpärm, riktlinjer Vid inakt Pärm: Processledare<br />
Hot, våld och säkerhet Bevaras Pärm: Ergonom 10 år Finns på Forum<br />
Original sparas innan uppdatering<br />
När<strong>vård</strong>sskolan Bevaras Pärm: Processledare Efter projektets avslut<br />
SBA Tillbudsrapport 1 år Pärm: Systemansvarig<br />
G:\Nämnden\Ärenden\Von\Blivande vonhandl\<strong>20</strong>-10<strong>Dokumenthanteringsplan</strong>VON.doc<br />
* = arkivbeständigt papper
DOKUMENTHANTERINGSPLAN Vård- och omsorgsnämndens handling nr <strong>20</strong>/<strong>20</strong>10<br />
<strong>20</strong>10-11-01 14 (26)<br />
Dnr VON/<strong>20</strong>10:60-004<br />
Myndighet: Vård- och omsorgsnämnden Förvaltning/avdelning: Vård- och omsorgsförvaltningen<br />
Arkivansvarig: Vård- och omsorgschef Arkivredogörare: Registrator VOF<br />
Antagen datum: <strong>20</strong>05-02-10, § 10 Reviderad datum: <strong>20</strong>06-06-15 § 70, <strong>20</strong>08-12-11 § 160, <strong>20</strong>10-12-09 § 132<br />
Närarkivet finns i källaren på Upplandsgatan 2. Ta kontakt med registrator för tillträde<br />
Aktivitet/process<br />
- Handling<br />
Gallringsfrist Sortering/förvaring Till<br />
<strong>kommun</strong>arkiv<br />
Anmärkningar<br />
Systematiskt arbetsmiljöarbete Bevaras Pärm: Ergonom 10 år Finns på Forum<br />
Original sparas innan uppdatering<br />
Vård- och utvecklingsforum -<br />
minnesanteckningar<br />
3 år Förvaring: MAS<br />
G:\Nämnden\Ärenden\Von\Blivande vonhandl\<strong>20</strong>-10<strong>Dokumenthanteringsplan</strong>VON.doc<br />
* = arkivbeständigt papper
DOKUMENTHANTERINGSPLAN Vård- och omsorgsnämndens handling nr <strong>20</strong>/<strong>20</strong>10<br />
<strong>20</strong>10-11-01 15 (26)<br />
Dnr VON/<strong>20</strong>10:60-004<br />
Myndighet: Vård- och omsorgsnämnden Förvaltning/avdelning: Vård- och omsorgsförvaltningen<br />
Arkivansvarig: Vård- och omsorgschef Arkivredogörare: Registrator VOF<br />
Antagen datum: <strong>20</strong>05-02-10, § 10 Reviderad datum: <strong>20</strong>06-06-15 § 70, <strong>20</strong>08-12-11 § 160, <strong>20</strong>10-12-09 § 132<br />
Närarkivet finns i källaren på Upplandsgatan 2. Ta kontakt med registrator för tillträde<br />
Aktivitet/process<br />
- Handling<br />
HSL dokument<br />
Anmälningar enligt bestämmelser om<br />
Lex Maria<br />
Gallringsfrist Sortering/förvaring Till<br />
<strong>kommun</strong>arkiv<br />
Anmärkningar<br />
Ur Gallringsråd 6 - Bevara eller gallra? – Råd om<br />
landstingens, regionernas och <strong>kommun</strong>ernas<br />
patientjournaler och övrig medicinsk dokumentation<br />
Bevaras Dokumentskåp MAS 10 år Utredningsmaterial enligt Lex Mariabestämmelser.<br />
Registreras/diarieförs<br />
Ansvarsövertagande,<br />
läkemedelshantering<br />
Bevaras<br />
Till närarkiv när<br />
avslutade<br />
10 år Ingår i patientjournal<br />
Beslut om delegering av medicinska<br />
arbetsuppgifter<br />
10 år Till närarkiv vid årets<br />
slut<br />
Blodtryckslista Bevaras Till närarkiv när<br />
avslutade<br />
Brev eller meddelande<br />
till/från/angående patient, av betydelse<br />
för <strong>vård</strong> och behandling<br />
Bevaras<br />
Till närarkiv när<br />
avslutade<br />
Avser även beslut om ändring i delegering<br />
och om återkallade delegeringsbeslut<br />
10 år Ingår i patientjournal<br />
10 år Ingår i patientjournal<br />
Checklista, övriga Vid inakt. Avser checklistor av kortvarig betydelse tex<br />
checklistor som används för att underlätta<br />
patientbesöket, exempelvis ”Checklista inför<br />
patientens hemgång” samt checklistor där<br />
innehållet är rutinmässigt<br />
G:\Nämnden\Ärenden\Von\Blivande vonhandl\<strong>20</strong>-10<strong>Dokumenthanteringsplan</strong>VON.doc<br />
* = arkivbeständigt papper
DOKUMENTHANTERINGSPLAN Vård- och omsorgsnämndens handling nr <strong>20</strong>/<strong>20</strong>10<br />
<strong>20</strong>10-11-01 16 (26)<br />
Dnr VON/<strong>20</strong>10:60-004<br />
Myndighet: Vård- och omsorgsnämnden Förvaltning/avdelning: Vård- och omsorgsförvaltningen<br />
Arkivansvarig: Vård- och omsorgschef Arkivredogörare: Registrator VOF<br />
Antagen datum: <strong>20</strong>05-02-10, § 10 Reviderad datum: <strong>20</strong>06-06-15 § 70, <strong>20</strong>08-12-11 § 160, <strong>20</strong>10-12-09 § 132<br />
Närarkivet finns i källaren på Upplandsgatan 2. Ta kontakt med registrator för tillträde<br />
Aktivitet/process<br />
- Handling<br />
Gallringsfrist Sortering/förvaring Till<br />
<strong>kommun</strong>arkiv<br />
Diabetes, uppgifter om Bevaras Till närarkiv när<br />
avslutade<br />
Dietjournal/kostlista Bevaras Till närarkiv när<br />
avslutade<br />
Dosrecept/läkemedelslistor Bevaras Till närarkiv när<br />
avslutade<br />
Enskilda avvikelserapporter 3 år Till närarkiv vid årets<br />
slut<br />
Epikris – slutanteckningar Bevaras Till närarkiv när<br />
avslutade<br />
Fallskaderapporter<br />
10 år<br />
Fotografier Bevaras Till närarkiv när<br />
avslutade<br />
Anmärkningar<br />
10 år Ingår i patientjournal<br />
10 år Ingår i patientjournal<br />
10 år Ingår i patientjournal<br />
Enskilda rapporterade händelser, dock först<br />
efter att dessa använts i en händelseanalys<br />
där en sammanställning gjorts för rapportering<br />
och uppföljning av mål och resultat.<br />
Gallring av enskilda avvikelserapporter får<br />
inte ske om dessa behövs för <strong>vård</strong>givarens<br />
uppföljning eller om dessa kan behövas för<br />
framtida utredningar i disciplin- eller<br />
patientskadeärenden.<br />
10 år Ingår i patientjournal<br />
10 år Fotografier av betydelse för patientjournalens<br />
innehåll och syften ingår i patientjournal<br />
G:\Nämnden\Ärenden\Von\Blivande vonhandl\<strong>20</strong>-10<strong>Dokumenthanteringsplan</strong>VON.doc<br />
* = arkivbeständigt papper
DOKUMENTHANTERINGSPLAN Vård- och omsorgsnämndens handling nr <strong>20</strong>/<strong>20</strong>10<br />
<strong>20</strong>10-11-01 17 (26)<br />
Dnr VON/<strong>20</strong>10:60-004<br />
Myndighet: Vård- och omsorgsnämnden Förvaltning/avdelning: Vård- och omsorgsförvaltningen<br />
Arkivansvarig: Vård- och omsorgschef Arkivredogörare: Registrator VOF<br />
Antagen datum: <strong>20</strong>05-02-10, § 10 Reviderad datum: <strong>20</strong>06-06-15 § 70, <strong>20</strong>08-12-11 § 160, <strong>20</strong>10-12-09 § 132<br />
Närarkivet finns i källaren på Upplandsgatan 2. Ta kontakt med registrator för tillträde<br />
Aktivitet/process<br />
- Handling<br />
Förbrukningsjournal, narkotika<br />
(individuell)<br />
Förbrukningsjournal, narkotika<br />
(förrådsadministration, akut- och<br />
buffertförråd)<br />
Hälso- och sjuk<strong>vård</strong>ens ansvarsnämnd<br />
(HSAN), beslut som rör den egna<br />
<strong>vård</strong>givaren<br />
Gallringsfrist Sortering/förvaring Till<br />
<strong>kommun</strong>arkiv<br />
Anmärkningar<br />
Bevaras Till närarkiv när 10 år Ingår i patientjournal<br />
avslutade<br />
10 år Till närarkiv vid årets<br />
slut<br />
Bevaras<br />
Till närarkiv när<br />
avslutade<br />
Hjälpmedelsordinationer Bevaras Till närarkiv när<br />
avslutade<br />
Individuella <strong>vård</strong>planer Bevaras Till närarkiv när<br />
avslutade<br />
Infusions-/injektionslistor Bevaras Till närarkiv när<br />
avslutade<br />
Instruktioner för läkemedelshantering Bevaras Till närarkiv när<br />
avslutade<br />
Kvalitetsgranskning, enligt<br />
Socialstyrelsens rekommendationer<br />
Bevaras<br />
Till närarkiv när<br />
avslutade<br />
10 år Egna journalkopior gallras vid inaktualitet.<br />
10 år Ingår i patientjournal<br />
10 år Ingår i patientjournal<br />
10 år Ingår i patientjournal<br />
10 år Fastställda organisationsövergripande<br />
direktiv för läkemedelshanteringen<br />
Registreras/diarieförs<br />
10 år Protokoll och utvärderingar från fortlöpande<br />
uppföljning av verksamheten<br />
Registreras/diarieförs<br />
G:\Nämnden\Ärenden\Von\Blivande vonhandl\<strong>20</strong>-10<strong>Dokumenthanteringsplan</strong>VON.doc<br />
* = arkivbeständigt papper
DOKUMENTHANTERINGSPLAN Vård- och omsorgsnämndens handling nr <strong>20</strong>/<strong>20</strong>10<br />
<strong>20</strong>10-11-01 18 (26)<br />
Dnr VON/<strong>20</strong>10:60-004<br />
Myndighet: Vård- och omsorgsnämnden Förvaltning/avdelning: Vård- och omsorgsförvaltningen<br />
Arkivansvarig: Vård- och omsorgschef Arkivredogörare: Registrator VOF<br />
Antagen datum: <strong>20</strong>05-02-10, § 10 Reviderad datum: <strong>20</strong>06-06-15 § 70, <strong>20</strong>08-12-11 § 160, <strong>20</strong>10-12-09 § 132<br />
Närarkivet finns i källaren på Upplandsgatan 2. Ta kontakt med registrator för tillträde<br />
Aktivitet/process<br />
- Handling<br />
Gallringsfrist Sortering/förvaring Till<br />
<strong>kommun</strong>arkiv<br />
Laboratorielistor och svar Bevaras Till närarkiv när<br />
avslutade<br />
Anmärkningar<br />
10 år Ingår i patientjournal<br />
Laboratoriesvar, preliminära Vid inakt. Om preliminärsvar avviker från det definitiva<br />
bevaras båda i journalen<br />
Ledningssystem/avvikelsehantering Bevaras Till närarkiv när<br />
avslutade<br />
Läkemedelsbiverkning, uppgifter om Bevaras Till närarkiv när<br />
avslutade<br />
Läkemedelslistor Bevaras Till närarkiv när<br />
avslutade<br />
Nyckelförteckningar till<br />
läkemedelsförråd<br />
3 år<br />
efter inakt.<br />
Till närarkiv vid årets<br />
slut<br />
Om<strong>vård</strong>nadsanamneser Bevaras Till närarkiv när<br />
avslutade<br />
Om<strong>vård</strong>nadsepikriser Bevaras Till närarkiv när<br />
avslutade<br />
Om<strong>vård</strong>nadsjournal Bevaras Till närarkiv när<br />
avslutade<br />
10 år Handlingar som dokumenterar <strong>vård</strong>givarens<br />
ledningssystem dvs. mål, organisation,<br />
rutiner, metoder och <strong>vård</strong>processer som<br />
säkerställer kvaliteten och patientsäkerheten<br />
10 år Ingår i patientjournal<br />
10 år Ingår i patientjournal<br />
10 år Ingår i patientjournal<br />
10 år Ingår i patientjournal<br />
10 år Ingår i patientjournal<br />
G:\Nämnden\Ärenden\Von\Blivande vonhandl\<strong>20</strong>-10<strong>Dokumenthanteringsplan</strong>VON.doc<br />
* = arkivbeständigt papper
DOKUMENTHANTERINGSPLAN Vård- och omsorgsnämndens handling nr <strong>20</strong>/<strong>20</strong>10<br />
<strong>20</strong>10-11-01 19 (26)<br />
Dnr VON/<strong>20</strong>10:60-004<br />
Myndighet: Vård- och omsorgsnämnden Förvaltning/avdelning: Vård- och omsorgsförvaltningen<br />
Arkivansvarig: Vård- och omsorgschef Arkivredogörare: Registrator VOF<br />
Antagen datum: <strong>20</strong>05-02-10, § 10 Reviderad datum: <strong>20</strong>06-06-15 § 70, <strong>20</strong>08-12-11 § 160, <strong>20</strong>10-12-09 § 132<br />
Närarkivet finns i källaren på Upplandsgatan 2. Ta kontakt med registrator för tillträde<br />
Aktivitet/process<br />
- Handling<br />
Gallringsfrist Sortering/förvaring Till<br />
<strong>kommun</strong>arkiv<br />
Om<strong>vård</strong>nadsmeddelanden Bevaras Till närarkiv när<br />
avslutade<br />
Patientjournal Bevaras Till närarkiv när<br />
avslutade<br />
Patientskaderegleringen (PSR) Bevaras Till närarkiv när<br />
avslutade<br />
Register över medicintekniska<br />
produkter<br />
Sammanställning/resultat av<br />
analyserande enskilda<br />
avvikelserapporter<br />
Signaturförtydligandelistor<br />
(handstilsprov)<br />
Signeringslistor, administrerat<br />
läkemedel<br />
Bevaras<br />
Bevaras<br />
Bevaras<br />
Till närarkiv när<br />
avslutade<br />
Till närarkiv när<br />
avslutade<br />
Till närarkiv när<br />
avslutade<br />
10 år Till närarkiv vid årets<br />
slut<br />
Sondmatningsschema Bevaras Till närarkiv när<br />
avslutade<br />
Sår<strong>vård</strong>sjournal Bevaras Till närarkiv när<br />
avslutade<br />
Anmärkningar<br />
10 år Ingår i patientjournal<br />
10 år Ska innehålla de uppgifter som behövs för en<br />
god och säker <strong>vård</strong> av patienten (patientdatalag<br />
<strong>20</strong>08:355)<br />
10 år Egna journalkopior gallras vid inaktualitet<br />
Registreras/diarieförs<br />
10 år Inventarium för registrering av uppgifter om<br />
medicinteknisk utrustning, benämning,<br />
placering, åtgärder över tid etc.<br />
10 år<br />
10 år Identifierar signatur och journalförare<br />
Registreras/diarieförs<br />
10 år Ingår i patientjournal<br />
10 år Ingår i patientjournal<br />
G:\Nämnden\Ärenden\Von\Blivande vonhandl\<strong>20</strong>-10<strong>Dokumenthanteringsplan</strong>VON.doc<br />
* = arkivbeständigt papper
DOKUMENTHANTERINGSPLAN Vård- och omsorgsnämndens handling nr <strong>20</strong>/<strong>20</strong>10<br />
<strong>20</strong>10-11-01 <strong>20</strong> (26)<br />
Dnr VON/<strong>20</strong>10:60-004<br />
Myndighet: Vård- och omsorgsnämnden Förvaltning/avdelning: Vård- och omsorgsförvaltningen<br />
Arkivansvarig: Vård- och omsorgschef Arkivredogörare: Registrator VOF<br />
Antagen datum: <strong>20</strong>05-02-10, § 10 Reviderad datum: <strong>20</strong>06-06-15 § 70, <strong>20</strong>08-12-11 § 160, <strong>20</strong>10-12-09 § 132<br />
Närarkivet finns i källaren på Upplandsgatan 2. Ta kontakt med registrator för tillträde<br />
Aktivitet/process<br />
- Handling<br />
Temp- och läkemedelslistor Bevaras Till närarkiv när<br />
avslutade<br />
Vårdplaner<br />
Bevaras Till närarkiv när<br />
(individuella/patientrelaterade)<br />
avslutade<br />
Vätskelistor Bevaras Till närarkiv när<br />
avslutade<br />
Återrapport från apotek, förskrivning Bevaras Till närarkiv när<br />
av läkemedel<br />
avslutade<br />
Överkänslighetsmarkering Bevaras Till närarkiv när<br />
avslutade<br />
Gallringsfrist Sortering/förvaring Till<br />
<strong>kommun</strong>arkiv<br />
Anmärkningar<br />
10 år Ingår i patientjournal<br />
10 år Ingår i patientjournal<br />
10 år Ingår i patientjournal<br />
10 år Ingår i patientjournal<br />
10 år Ingår i patientjournal<br />
G:\Nämnden\Ärenden\Von\Blivande vonhandl\<strong>20</strong>-10<strong>Dokumenthanteringsplan</strong>VON.doc<br />
* = arkivbeständigt papper
DOKUMENTHANTERINGSPLAN Vård- och omsorgsnämndens handling nr <strong>20</strong>/<strong>20</strong>10<br />
<strong>20</strong>10-11-01 21 (26)<br />
Dnr VON/<strong>20</strong>10:60-004<br />
Myndighet: Vård- och omsorgsnämnden Förvaltning/avdelning: Vård- och omsorgsförvaltningen<br />
Arkivansvarig: Vård- och omsorgschef Arkivredogörare: Registrator VOF<br />
Antagen datum: <strong>20</strong>05-02-10, § 10 Reviderad datum: <strong>20</strong>06-06-15 § 70, <strong>20</strong>08-12-11 § 160, <strong>20</strong>10-12-09 § 132<br />
Närarkivet finns i källaren på Upplandsgatan 2. Ta kontakt med registrator för tillträde<br />
Aktivitet/process<br />
- Handling<br />
Handikappomsorg<br />
Analyslistor/bevakningslistor<br />
Gallringsfrist Sortering/förvaring Till<br />
<strong>kommun</strong>arkiv<br />
Vid inakt<br />
Anmärkningar<br />
Individuella mål för personal Vid inakt Pärm: original hos resp<br />
enhet<br />
Lex Sarah (LSS/SoL)<br />
-anmälningar och utredningar i<br />
original, kopior av dokumentation och<br />
rapporteringar<br />
Löneunderlag till familjehem,<br />
avlastningshem, kontaktperson<br />
Närvarorapport för utbetalning av<br />
habiliteringsersättning<br />
Bevaras Akter i dokumentskåp 3 år Närarkivet efter 2 år. I enskilda verksamheter<br />
ska dokumentationen av utredningar av<br />
allvarliga missförhållanden sparas i minst 2<br />
år enligt Socialstyrelsen<br />
2 år Pärm: assistent HO<br />
2 år Pärm: Assistent<br />
Resurscenter<br />
Riktlinjer för hälso- och sjuk<strong>vård</strong>en Vid inakt Pärm: Aktskåp och<br />
Forum<br />
Statistik, kortsiktig Vid inakt. Pärm: - Assistent<br />
Resurscenter<br />
Underlag för utbetalning av<br />
habiliteringsersättning<br />
2 år Pärm: Assistent<br />
Resurscenter<br />
G:\Nämnden\Ärenden\Von\Blivande vonhandl\<strong>20</strong>-10<strong>Dokumenthanteringsplan</strong>VON.doc<br />
* = arkivbeständigt papper
DOKUMENTHANTERINGSPLAN Vård- och omsorgsnämndens handling nr <strong>20</strong>/<strong>20</strong>10<br />
<strong>20</strong>10-11-01 22 (26)<br />
Dnr VON/<strong>20</strong>10:60-004<br />
Myndighet: Vård- och omsorgsnämnden Förvaltning/avdelning: Vård- och omsorgsförvaltningen<br />
Arkivansvarig: Vård- och omsorgschef Arkivredogörare: Registrator VOF<br />
Antagen datum: <strong>20</strong>05-02-10, § 10 Reviderad datum: <strong>20</strong>06-06-15 § 70, <strong>20</strong>08-12-11 § 160, <strong>20</strong>10-12-09 § 132<br />
Närarkivet finns i källaren på Upplandsgatan 2. Ta kontakt med registrator för tillträde<br />
Aktivitet/process<br />
- Handling<br />
Gallringsfrist Sortering/förvaring Till<br />
<strong>kommun</strong>arkiv<br />
Vid inakt Pärm: Aktskåp<br />
Uppdragshandling/arbetsmiljöansvar/<br />
rutiner<br />
Åtagande som kontaktperson (LSS) Vid inakt. Pärm: Samordnare<br />
Anmärkningar<br />
Åtagande som korttidsfamilj, (LSS) Vik inakt. Pärm: Handl LSS<br />
Personakter/LSS/SoL<br />
Begäran/ansökan om insats enligt LSS Bevaras I personakt Vid inakt<br />
Undantag för SoL är personer födda dag 5, 15<br />
och 25 som ska sparas för framtida forskning<br />
Beslutsmeddelande från<br />
försäkringskassan (Kopia)<br />
Bevaras I personakt Undantag för SoL är personer födda dag 5,<br />
15 och 25 som ska sparas för framtida<br />
forskning<br />
Delgivning inför beslut Bevaras I personakt Vid inakt Undantag för SoL är personer födda dag 5,<br />
15 och 25 som ska sparas för framtida<br />
forskning<br />
Domstolsutslag Bevaras I personakt Vid inakt Undantag för SoL är personer födda dag 5,<br />
15 och 25 som ska sparas för framtida<br />
forskning<br />
G:\Nämnden\Ärenden\Von\Blivande vonhandl\<strong>20</strong>-10<strong>Dokumenthanteringsplan</strong>VON.doc<br />
* = arkivbeständigt papper
DOKUMENTHANTERINGSPLAN Vård- och omsorgsnämndens handling nr <strong>20</strong>/<strong>20</strong>10<br />
<strong>20</strong>10-11-01 23 (26)<br />
Dnr VON/<strong>20</strong>10:60-004<br />
Myndighet: Vård- och omsorgsnämnden Förvaltning/avdelning: Vård- och omsorgsförvaltningen<br />
Arkivansvarig: Vård- och omsorgschef Arkivredogörare: Registrator VOF<br />
Antagen datum: <strong>20</strong>05-02-10, § 10 Reviderad datum: <strong>20</strong>06-06-15 § 70, <strong>20</strong>08-12-11 § 160, <strong>20</strong>10-12-09 § 132<br />
Närarkivet finns i källaren på Upplandsgatan 2. Ta kontakt med registrator för tillträde<br />
Aktivitet/process<br />
- Handling<br />
Gallringsfrist Sortering/förvaring Till<br />
<strong>kommun</strong>arkiv<br />
Anmärkningar<br />
Förordnande av god man/förvaltare Bevaras I personakt Vid inakt Undantag för SoL är personer födda dag 5,<br />
15 och 25 som ska sparas för framtida<br />
forskning<br />
Individuell plan LSS Bevaras. I personakt Vid inakt<br />
Intyg/utlåtande Bevaras I personakt Vid inakt Undantag för SoL är personer födda dag 5,<br />
15 och 25 som ska sparas för framtida<br />
forskning<br />
Kopior av handlingar från landsting<br />
eller <strong>kommun</strong><br />
Bevaras I personakt Vid inakt Undantag för SoL är personer födda dag 5,<br />
15 och 25 som ska sparas för framtida<br />
forskning<br />
Psykologutredning Bevaras I personakt Vid inakt. Undantag för SoL är personer födda dag 5,<br />
15 och 25 som ska sparas för framtida<br />
forskning<br />
Skrivelser inkommande och utgående Bevaras I personakt Vid inakt Undantag för SoL är personer födda dag 5,<br />
15 och 25 som ska sparas för framtida<br />
forskning<br />
Utredning från försäkringskassan Bevaras I personakt<br />
G:\Nämnden\Ärenden\Von\Blivande vonhandl\<strong>20</strong>-10<strong>Dokumenthanteringsplan</strong>VON.doc<br />
* = arkivbeständigt papper
DOKUMENTHANTERINGSPLAN Vård- och omsorgsnämndens handling nr <strong>20</strong>/<strong>20</strong>10<br />
<strong>20</strong>10-11-01 24 (26)<br />
Dnr VON/<strong>20</strong>10:60-004<br />
Myndighet: Vård- och omsorgsnämnden Förvaltning/avdelning: Vård- och omsorgsförvaltningen<br />
Arkivansvarig: Vård- och omsorgschef Arkivredogörare: Registrator VOF<br />
Antagen datum: <strong>20</strong>05-02-10, § 10 Reviderad datum: <strong>20</strong>06-06-15 § 70, <strong>20</strong>08-12-11 § 160, <strong>20</strong>10-12-09 § 132<br />
Närarkivet finns i källaren på Upplandsgatan 2. Ta kontakt med registrator för tillträde<br />
Aktivitet/process<br />
- Handling<br />
Utredning/förslag till beslut (LSS/SoLärende)<br />
Gallringsfrist Sortering/förvaring Till<br />
<strong>kommun</strong>arkiv<br />
Anmärkningar<br />
Bevaras I personakt Vid inakt. Undantag för SoL är personer födda dag 5,<br />
15 och 25 som ska sparas för framtida<br />
forskning<br />
Ärendeblad/delegationsbeslut<br />
(LSS/SoL-ärende)<br />
Ärendeblad/tilläggsblad –<br />
journalanteckningar/Löpande<br />
anteckningar<br />
Bevaras I personakt Vid inakt Undantag för SoL är personer födda dag 5,<br />
15 och 25 som ska sparas för framtida<br />
forskning<br />
Bevaras I personakt Vid inakt Undantag för SoL är personer födda dag 5,<br />
15 och 25 som ska sparas för framtida<br />
forskning<br />
Överklaganden/kopia Bevaras I personakt Vid inakt Undantag för SoL är personer födda dag 5,<br />
15 och 25 som ska sparas för framtida<br />
forskning<br />
G:\Nämnden\Ärenden\Von\Blivande vonhandl\<strong>20</strong>-10<strong>Dokumenthanteringsplan</strong>VON.doc<br />
* = arkivbeständigt papper
DOKUMENTHANTERINGSPLAN Vård- och omsorgsnämndens handling nr <strong>20</strong>/<strong>20</strong>10<br />
<strong>20</strong>10-11-01 25 (26)<br />
Dnr VON/<strong>20</strong>10:60-004<br />
Myndighet: Vård- och omsorgsnämnden Förvaltning/avdelning: Vård- och omsorgsförvaltningen<br />
Arkivansvarig: Vård- och omsorgschef Arkivredogörare: Registrator VOF<br />
Antagen datum: <strong>20</strong>05-02-10, § 10 Reviderad datum: <strong>20</strong>06-06-15 § 70, <strong>20</strong>08-12-11 § 160, <strong>20</strong>10-12-09 § 132<br />
Närarkivet finns i källaren på Upplandsgatan 2. Ta kontakt med registrator för tillträde<br />
Aktivitet/process<br />
- Handling<br />
Äldreomsorg<br />
Gallringsfrist Sortering/förvaring Till<br />
<strong>kommun</strong>arkiv<br />
Anmärkningar<br />
Administration äldreomsorg<br />
assistent<br />
Överklagningar myndighet Bevaras Personakt hos<br />
biståndshandläggare<br />
Äldreomsorgschef<br />
Lex Sarah (SoL)<br />
-anmälningar och utredningar i<br />
original, kopior av dokumentation och<br />
rapporteringar<br />
Chef för Myndighet ÄO<br />
Bevaras Akter i dokumentskåp 3 år Närarkivet efter 2 år I enskilda verksamheter<br />
ska dokumentationen av utredningar av<br />
allvarliga missförhållanden sparas i minst 2<br />
år enligt Socialstyrelsen<br />
Ansökan om ekonomiskt bistånd p.g.a.<br />
dubbla boendekostnader, utanordning<br />
5 år I personakt Gallras 5 år efter sista anteckningen i akten<br />
G:\Nämnden\Ärenden\Von\Blivande vonhandl\<strong>20</strong>-10<strong>Dokumenthanteringsplan</strong>VON.doc<br />
* = arkivbeständigt papper
DOKUMENTHANTERINGSPLAN Vård- och omsorgsnämndens handling nr <strong>20</strong>/<strong>20</strong>10<br />
<strong>20</strong>10-11-01 26 (26)<br />
Dnr VON/<strong>20</strong>10:60-004<br />
Myndighet: Vård- och omsorgsnämnden Förvaltning/avdelning: Vård- och omsorgsförvaltningen<br />
Arkivansvarig: Vård- och omsorgschef Arkivredogörare: Registrator VOF<br />
Antagen datum: <strong>20</strong>05-02-10, § 10 Reviderad datum: <strong>20</strong>06-06-15 § 70, <strong>20</strong>08-12-11 § 160, <strong>20</strong>10-12-09 § 132<br />
Närarkivet finns i källaren på Upplandsgatan 2. Ta kontakt med registrator för tillträde<br />
Aktivitet/process<br />
- Handling<br />
Biståndsutredningar/SoL<br />
Gallringsfrist Sortering/förvaring Till<br />
<strong>kommun</strong>arkiv<br />
Anmärkningar<br />
Avgiftshandläggning<br />
- inkomstuppgifter original<br />
- dagjournal<br />
Bevaras Pärm egna kontoret Gallras 2 år efter sista anteckningen i akten.<br />
Undantag för födelsedatum 5, 15, 25 som ska<br />
sparas för framtida forskning<br />
Biståndsutredningar Bevaras I personakt Vid inakt. Gallras 5 år efter sista anteckningen i akten.<br />
Undantag för födelsedatum 5, 15, 25 som ska<br />
sparas för framtida forskning<br />
Bostadsanpassningsbidrag (BAB) 10 år I personakt på egna<br />
kontoret<br />
Gallras 10 år efter avslut<br />
Medicinskt färdigbehandlade Bevaras I personakt Vid inakt. Gallras 5 år efter sista anteckningen i akten.<br />
Undantag för födelsedatum 5, 15, 25 som ska<br />
sparas för framtida forskning<br />
Riksfärdtjänst/färdtjänst Bevaras I personakt Vid inakt. Gallras 5 år efter sista anteckningen i akten.<br />
Undantag för födelsedatum 5, 15, 25 som ska<br />
sparas för framtida forskning<br />
Vårdplanering Bevaras I personakt Vid inakt. Gallras 5 år efter sista anteckningen i akten.<br />
Undantag för födelsedatum 5, 15, 25 som ska<br />
sparas för framtida forskning<br />
G:\Nämnden\Ärenden\Von\Blivande vonhandl\<strong>20</strong>-10<strong>Dokumenthanteringsplan</strong>VON.doc<br />
* = arkivbeständigt papper
Change language