Dokument i KS Administrativa Arbetsgrp - Skrivelse - Umeå kommun

Att registrera och diarieföra
handlingar i Umeå kommun
Regler, råd och riktlinjer
Version 1.0
Upprättad av Stadsledningskontoret/Adm.
Maj 2003

Att registrera och diarieföra handlingar i Umeå kommun version 1.0
Stadsledningskontoret/C Stiberg
2
Denna skrivelse är en grundinformation till dig som ledare,
handläggare eller administratör.
Mera fördjupade kunskaper får du genom att läsa
Måste jag diarieföra det här? - En handbok om regler och rutiner för
ärenderegistrering av Ewa Larsson. Utgiven på Kommentus förlag.
Du som anställd i Umeå kommun
Alla, som tar emot eller skickar brev, e-post eller som upprättar olika handlingar
i tjänsten, ska ha kunskap om och följa de regler som finns i
tryckfrihetsförordningen, förvaltningslagen och sekretesslagen.
Varje medarbetare som tar emot eller upprättar en handling i tjänsten måste kunna
avgöra om innehållet är av sådan art att
• handlingen är allmän eller inte,
• och i nästa steg om den är offentlig eller om den ska vara sekretessbelagd.
• och när och hur handlingar ska registreras
VAD SKA REGISTRERAS ELLER
DIARIEFÖRAS OCH VARFÖR ?
Offentlighetsprincipen - en unik rättighet som
påverkar vårt sätt att hantera handlingar i
kommunen .
Sverige är ett av några få länder i världen där vi som medborgare har rätt att ta del
av offentliga handlingar hos kommunen och andra myndigheter. Den del av
offentlighetsprincipen som rör handlingars offentlighet är fastlagd i
Tryckfrihetsförordningen (TF), en av Sveriges grundlagar.
1. VAD ÄR EN HANDLING ?
En handling är information som är lagrad på någon form av underlag.
I lagen (TF 2:3 )beskrivs en handling som
” en framställning i skrift eller bild samt upptagningar som kan läsas, avlyssnas
eller på annat sätt kan uppfattas endast med hjälp av tekniska hjälpmedel”.

Att registrera och diarieföra handlingar i Umeå kommun version 1.0
Stadsledningskontoret/C Stiberg
3
En handling kan exempelvis vara ett traditionellt pappersdokument med text, en
ritning, ett fotografi, en videofilm, ett ljudband eller ett e-postmeddelande.
Med andra ord har underlaget - lagringsmediet- ingen betydelse, utan det är
innehållet som är det viktiga. Informationen måste dock vara lagrad på något sätt.
Ett telefonsamtal är därför ingen handling, däremot ett meddelande i en
röstbrevlåda
1.1 Allmän handling
För att en handling ska vara allmän krävs att två kriterier är uppfyllda. Dels ska
handlingen förvaras hos myndigheten 1 , dels ska handlingen vara inkommen till
eller upprättad hos myndigheten. Handlingar som upprättats i kommunen som
underlag till beslut som ska fattas av politiskt nämnd och styrelse blir dock allmän
handling först när beslut har fattats och protokoll justerats. Innan dess är de
arbetsmaterial.
Alla handlingar som förvaras eller upprättas hos myndigheter är inte allmänna
handlingar. Det viktigaste undantaget är sådana handlingar som är eget internt
arbetsmaterial, t ex utkast, koncept eller minnesanteckningar i pågående ärenden.
1.2 Offentlig handling
En allmän handling är antingen
• offentlig och vem som helst kan då få ta del av den
• eller sekretesslagd (hemlig) enligt Sekretesslagen.
Delar av en handling kan också vara sekretessbelagd även om inte hela
handlingen är det.
Huvudregeln är att handlingar hos myndigheter är
allmänna och offentliga.
2. ÖPPNING AV POST
För att kunna leva upp till kravet på att ge god service till medborgarna måste
kommunens förvaltningar ha fastställt väl fungerande rutiner för att ta emot
handlingar som kommer in till myndigheten. Dessa kan komma på många olika
sätt och det är viktigt att det finns rutiner som tar hänsyn till alla olika vägar in till
kommunens verksamheter som brev, fax, samt e-post som kan komma dels till
myndighetsbrevlådor, dels till enskilda handläggares tjänstebrevlådor.
Viktiga rutiner att fastställa för postöppning
Inkommen post till myndigheten ska öppnas omgående. Detta innebär att det ex
under semestertider eller annat uppehåll måste finnas rutiner för hur man löser
postöppningen hos myndigheten.
1 Myndighet = Varje nämnd inom kommun utgör en egen myndighet. När vi skickar handlingar mellan olika
förvaltningar passerar de en myndighetsgräns.

Att registrera och diarieföra handlingar i Umeå kommun version 1.0
Stadsledningskontoret/C Stiberg
4
All post ska ankomststämplas, eller om det är kuvert som inte ska öppnas ska
kuvertet stämplas.
Om man senare gör registrering i diariet är det ankomststämpelns datum som ska
anges.
Se till att upprätta skriftliga medgivande för öppnande av personadresserad
post om central postöppning och registrering sker inom myndigheten.
Personadresserad post
En personadresserad, eller direktadresserad post är en försändelse där en persons
namn står överst på ett brev med myndighetens adress. Ett sådant brev är allmänt
om det rör myndighetens verksamhet.
Det får dock inte öppnas av någon annan person utan särskilt medgivande från den
som brevet är ställt till. Det är därför viktigt att det finns skriftligt medgivande (
även muntligt är tillräckligt, men skriftligt är att föredra ) som gör det möjligt att
öppna sådan post.
Om någon inte anser sig kunna ge sitt medgivande, betyder det att den personen
själv tar ansvara för att posten öppnas dagligen samt ansvarar för att allmänna
handlingar registreras E-post till personliga brevlådor.
Personlig e-postbrevlåda
Samma krav på öppnande och bedömning gäller för de handlingar och dokument
som kommer via e-post. Därför är det viktigt att e-posten vidarebefordras vid
frånvaro. Se mera om detta i foldern: Så här hanterar du E-post i Umeå kommun
som finns på Intranätet under Dokument och styrning/Dokumenthantering
2.1 Fackliga och politiska förtroendemäns post
Post som kommer till personer i deras uppdrag som fackliga företrädare eller som
politiskt förtroendevalda ska inte öppnas i central postöppning.
Den post som ex förtroendevalda politiker får i deras egenskap av ledamot i en
särskild styrelse kan vara allmän handling som ska diarieföras. Även politiker i
nämnder och styrelser informeras om de måste göra bedömning om vad som är
allmän handling eller inte.
2.2 Postlista
Alla handlingar som kommer till myndigheten registreras som nämnts ovan inte i
diariet, utan kan finns systematiskt förvarade i en pärm eller på annat sätt.
På en postlista kan en sammanställning göras över de inkomna handlingar som
bedöms vara av intresse för allmänheten och framför allt för massmedia. Det finns
ingen skyldighet att föra en postlista. Innan man beslutar sig för att upprätta en
postlista ska man överväga behov och nytta i förhållande till den tid det tar att
upprätta en sådan.
I kommunens ärende- och dokumenthanteringssystem Lärda finns funktion att
upprätta en postlista som då innehåller både inkomna handlingar som registrerats
genom diarieföring och andra som kallas ”övrig post”. Det vanliga är att

Att registrera och diarieföra handlingar i Umeå kommun version 1.0
Stadsledningskontoret/C Stiberg
5
postlistan skickas i elektronisk form och då gäller personuppgiftslagens regler om
att det inte får förekomma personuppgifter som lämnas ut utan samtycke om inte
uppgifter som kan anses vara harmlösa.
3. ATT REGISTRERA HANDLINGAR
Huvudregeln är att alla handlingar registreras som kommer in till eller upprättas
hos myndigheten, dvs alla allmänna handlingar.
Syftet med registrering av hålla ordning på myndighetens handlingarna för att
kunna ge allmänheten möjlighet att snabbt och enkelt kunna ta del av allmänna
handlingar.
Att registrera är inte automatiskt det samma som att diarieföra, även om det oftast
handlar om diarieföring.
Handlingar som inte skyddas av sekretss, dvs allmänna offentliga handlingar, får
dock förvaras och ordnas på ett annat sätt än i ett diarium, under förutsättning att
det går att fastställa om de kommit in eller upprättats. Att datumstämpla en
handling och systematiskt ordna och förvara i en pärm är också helt korrekt under
förutsättning att pärmen är tillgänglig så att handlingen kan lämnas ut inom rimlig
tid om någon skulle kräva det.
Handlingar som innehåller sekretesskyddade uppgifter måste ovillkorligen
diarieföras, och detta gäller om en handling bara delvis innehåller uppgifter som
ska sekretessyddas.
Reglerna om registrering gäller både för handlingar som kommer
till myndigheten, även e-post, och sådana som myndigheten själv
upprättar.
4. VAD SKA DIARIFÖRAS ?
Alla handlingar som kräver någon form av åtgärd ( handläggning, utredning, svar,
etc. ) som kommer till kommunen eller går ut från kommunen ska diarieföras.
Att diariföra en handling i ett diarium är alltså ett sätt bland andra att registrera
handlingar. ( Se ovan )
4.1 Vad behöver inte diarieföras ?
Handlingar som är av mindre vikt och som inte har någon större betydelse för
verksamheten behöver inte diarieföras. Denna bedömning ska göras utifrån
handlings betydelse hos myndigheten och avgörs från fall till fall.
Exempel på sådana handlingar kan vara reklamerbjudanden, kursinbjudningar,
meddelanden för kännedom, cirkulär, kopior av andra myndigheters yttranden
mm. Dvs sådant som endast indirekt eller i mycket marginell omfattning berör

Att registrera och diarieföra handlingar i Umeå kommun version 1.0
Stadsledningskontoret/C Stiberg
6
myndigheten. Dessa handlingar behöver heller inte hållas systematiskt ordnande
på något annat sätt.
Ett ytterligare undantag från registreringsskyldigheten gäller sådana
sekretesskyddade handlingar som undantas därför att de förekommer i stor mängd
hos en myndighet. Inom kommunen gäller detta i huvudsak socialtjänstens
personakter.
5. NÄR SKA HANDLINGAR REGISTRERAS ELLER
DIARIEFÖRAS ?
Registreringen ska ge myndigheten kontroll över sina inkommande och utgående
handlingar och registrering ska enligt lagen ske utan dröjsmål sedan de blivit
allmänna handlingar. Detta innebär att man dagligen ska registrera handlingar.
Tidpunkten för ankomstdatum är viktigt för ärendets fortsatta handläggning, tex
för möjlighet att överklaga eller lämna anbud.
5.1 Vilka uppgifter måste finnas i registret.
I lagen sägs inget om hur varje myndighet praktiskt ska hantera sin registratur.
Det finns dock minimikrav för vilka uppgifter som ska registreras.
Fyra uppgifter ska alltid framgå i registret.
1. Datum då handlingen kom in eller upprättades.
2. En unik beteckning i form av ett diarienummer eller annan beteckning.
3. Från vem handlingen kommit in eller till vem den har expedierats
( överlämnats ).
4. En kort beskrivning av ärendets innehåll.
Läs mera i kommunens foldrar om:
Serviceskyldighet och god förvaltningskultur
E-posthantering i Umeå Kommun