Ladda ner nr 1 av OITP Magasinet här - Office IT-Partner

24
Förändra med framgång
Pontus Haglund från Microsoft om att motivera och hur man gör för att lyckas med förändringar.
Kul eller jobbigt med nya rutiner?
Är det inspirerande med nya arbetssätt
och nya tekniker eller känns det
motigt att behöva göra om för att
göra rätt?
Även om förändringar inte är
farliga så är det många som suckar
när det är dags att införa nya rutiner,
nya programvaror och nya sätt
att arbeta på. Oavsett om det är för
att man inte vill, orkar eller kan, så
är det vanligt att det knorras på golvet
när det är implementeringsdags
av nya smarta lösningar …
Då gäller det att plocka fram
morötterna och få folket att vilja,
för många gånger är det just bristen
på vilja det handlar om, men det är
något som oftast går att locka fram.
Nyheter och förändringar är något
som många gånger är både positiva
och nödvändiga.
Pontus Haglund är lösningsspecialist
inom produktivitet på
Microsoft och har mött en och
annan bakåtsträvare som tycker
det mesta var bättre förr.
Har du några bra tips och idéer på
hur man gör för att lyckas med att
föra in nyheter och hur man motiverar
personalen när det är uppgraderingsdags?
– Absolut. Det gäller att få ut att
det som var rätt och riktigt i går inte
nödvändigtvis behöver vara det i dag
och i morgon. Det gick ju jättebra
att bokföra med papper och penna
på trettiotalet, men det gör det inte
i dag. Det som en person kan göra
i dag krävde en hel avdelning i går.
Teknik ersätter inte folk utan hjälper
dem att göra saker enklare och
mer effektivt.
Men trots ny teknik handlar fortfarande
mycket om relationer. Personalen
är a och o för ett framgångsrikt företag
och det gäller att behålla duktiga
medarbetare och att få dem att trivas.
För vad kostar det inte att anställa och
lära upp nytt folk? Vad är kostnaden
för några frukostmackor, en ergonomisk
stol och ett gymkort kontra att
någon väljer att sluta? Är det dyrt?
Nej. Ökar det trivseln? Ja. Då är det
småpengar i jämförelse. Det gäller
att titta på helheten och att bygga en
stark gemenskap på företaget så att
personalen trivs både på jobbet och
med varandra.
– På en del arbetsplatser får man
exempelvis inte surfa eller chatta på
arbetstid för att ledningen inte litar
på att personalen gör sitt jobb. Att
man måste vara på plats och inte
får pyssla med annat leder bara till
misstro och missnöje och ett dåligt
arbetsklimat. Egentligen är det ju
ointressant var man befinner sig när
man jobbar och när på dygnet man
gör det. Det viktigaste är att man gör
ett bra jobb, och det hänger mycket
ihop med hur man trivs. Har du roligt
på jobbet? Trivs du bra så jobbar
du bra, det är viktigt att fokusera på
att bygga en bra gemenskap. Det är
ett generationsskifte på gång, och de
som är unga idag, de som tycker att
mejl är något för gamlingar, de kommer
att ställa helt andra krav vad det
gäller teknik och frihet, och det är
bara för företagen att anpassa sig.
Men förutom att man låter folk jobba
hemifrån och surfa och chatta på arbetstid,
hur gör man för att nyttja IT
på ett bra och effektivt sätt så att det
verkligen tillför verksamheten något?
– Alla företag har olika IT-mognad,
men enligt amerikanska undersökningar
så bör en bra IT-avdelning
klara att serva ungefär 600 anställda
per IT-personal. Jag har varit
på många företag där man inte ens
klarat att serva 15 personer, och det
borde i alla fall fungera som en allvarlig
varningsflagga.
Några saker att tänka på är att hålla
sig till välkända och beprövade märkestillverkare,
att standardisera utrustningen
så långt det går, att hitta
stabila och flexibla lösningar som
gör att verksamheten fungerar även
om personalen inte alltid är på plats
och att inte utveckla nya system
från scratch …
– Tid är pengar. Det lönar sig
inte att uppfinna hjulet varje gång.
Att standardisera och låta personalen
ha bra verktyg både när det gäller
hård- och mjukvara, de senaste
versionerna och så vidare, det kostar
inte många kronor på ett år, plus att
bra verktyg stimulerar till utveckling
också.
Att fokusera på kärnverksamheten
och att göra det var och en är bäst
på är en annan punkt på dagordningen.
Pontus menar att det tyvärr
inte alltid är självklart när det gäller
IT. Han tar en mäklarfirma som
exempel.
– Det är självklart att de ska ha
kostym, skjorta och slips, men det betyder
ju inte att de tvättar och stryker
själva, likadant borde det vara med IT,
självklart ska de ha ett välfungerande
IT-stöd, men de behöver ju inte sköta
driften på egen hand?
Fler företag köper tjänster online
och lägger ut stora delar av driften
på andra, och det är något som
även gäller mer komplexa lösningar.
Lösningar som tidigare bara fanns
tillgängliga för stora företag börjar i
dag bli mer gångbara även för mindre
företag.
– Jag har hört att man har en obegränsad
IT-budget på Ikea och att
det enda kravet är att varje projekt
som genomförs ska kunna räknas
hem, så borde det vara på fler företag.
Många företag resonerar tyvärr
i termer som att IT ska vara så billigt
som möjligt, utan att de egentligen
tittar på vad IT kan ge istället för
vad det kostar. IT är ingen kostnad,
det är en investering.
Tre bra tips
Tävlingar
Tävlingar är ett enkelt och bra
sätt att få folk att engagera sig.
Skapa ett intresse för det nya och
belöna de som är mest aktiva.
Bygg intranät, webbsidor eller
andra samlingsplatser där folk kan
samlas och diskutera och bry sig
om det som händer och sker.
Lotta ut heta prylar med jämna
mellanrum till dem som engagerar
sig, och belöna den som är mest aktiv
och kommer med bäst idéer med
en weekend i Barcelona med kärestan
eller något annat eftertraktat.
Kostnaderna för en resa och
några mp3-spelare blir väldigt liten
i förhållande till engagemanget
som skapas.