Protokoll KF 130408 - Karlshamn

KARLSHAMNS KOMMUN
Revisorerna
2013-03-22 Bilaga till revisionsberättelsen
Vi ifrågasätter inte denna bedömning i sig, men den viktiga konkurrensaspekten är försatt ur
spel. En upphandling ska göras enligt upphandlings- och inköpspolicyn och då måste behovet
antingen annonseras eller riktas till mer än en tänkbar leverantör.
Bedömningen avseende nämndernas brister i dokumentation av upphandlingar gäller också
för kommunstyrelsen och dess upphandlingar.
Nämnden för barn, ungdom och skola (2012-03-23)
Motiven för att anlita konsult är oftast att tillräcldig kompetens eller kapacitet salmas för
de uppgifter nämnden har att lösa. Verksan1hetskonsulter har i viss omfattning anlitats till
ledningsgrupper för att få externt processtöd. Vi bedömer att det skett på väl avvägt sätt i
förhållande till egna resurser på utbildningsförvaltningen.
Nä11mdens styrning har brustit vad gäller efterlevnad av LOU och kommunens upphandlingsoch
inköpspolicy eftersom den inte försäkrat sig om att regelverken har följts enligt följande:
Beslut att anlita arkitekt för att ta fram programhandlingar till Asm·ums bildningscenter
har inte skett på ett sätt som överensstämmer med LOU och kommtmens interna regel verk.
Utbildningsförvaltningens motiv att inte göra upphandling i konkurrens kan förstås då
planeringsprocessen varit utdragen. Ursprungligen skedde dock inte upphandling såsom
regelverken förskriver.
Ett lokalprojekt angående förskolor omfattar betydligt lägre belopp, men im1ebär likväl ett
förfaringssätt där konsulten erhållit uppdraget utan att andra företag haft möjlighet att lämna
offert.
Av innehållet i nämnda exempel följer att också upphandlingspolicyns bestämmelser
angående dohm1entation av upphandlingen inte har bealdats.
Uppföljning av konsulters arbete sker på ett nära sätt genom kontinuerliga möten under
pågående processer varför bra möjligheter finns att följa upp konsultens insatser. Förhållandet
att avtalad fast kontraktssumma 1,275 mnkr för att ta fram handlingar inför byggnation
av Asarums Bildningscenter kraftigt översicridits och nu uppgår till cirka l ,9 mnla behöver
analyseras av nämnden. Bedömningen grundas på att beställningsskrivelsen gjorts av
nämndens ordförande och förvaltningschefen.
Nämnden behöver se till att den interna kontrollen ftmgerar bättre inom de delar av
upphandlingsområdet som tas upp i denna rapport. Det kan ske genom den årliga
kontrollplm1en.
8