Protokoll KF 130408 - Karlshamn

KARLSHAMNS KOMMUN
Revisorerna
2013-03-22 Bilaga till revisionsberättelsen
Kommunens bilar (2012-1 0-04)
En granskning av Karlshamns kommuns personbilar genomfördes under år 2009.
Bedömningen i denna var att den interna kontrollen av bilarna inte var tillfredsställande och
att internkontrollplan behövde upprättas där det framgår vilka kontroller som ska ske, vem
som är ansvarig och att kontrollerna dokumenteras. Kommunstyrelsen remitterade
granskningen till dåvarande servicenämnden för yttrande. Denna beslutade att den interna
kontrollen ska stärkas och gav även förvaltningen i uppdrag att upprätta en rutinbeskrivning
och en ansvarsfördelning för hantering av fordonsregistret Kommunstyrelsen antog
servicenämndens beslut som sitt eget. Vi noterar nu att servicenämnden inte
uppmärksammade fordonen i sin plan för internkontroll 20 l O - den sista i1mar1 nämnden
avvecklades. Det togs inte heller fram en rutinbeskrivning i enlighet med beslutet.
Föregående granskning ställdes till kommunstyrelsen, vars svar endast avsåg det som
dåvarande servicenämnden skulle förändra. Merparten av bilarna finns dock i andra
förvaltningar. Inrapportering till det fordonsregister som Driftservice administrerar fungerar
inte tillfredsställande. Det har inte givits något formellt uppdrag till Driftservice där enheten
kan kräva att fordon läggs in i systemet. Av detta följer ett merarbete inför upphandling av
leasingbilar, uppföljning av nyttjande och i övrigt gemensan1ma åtgärder vad gäller fordonen.
Driftservice har dock tagit på sig rollen att vid olika tillfållen påpeka för förvaltningama att
fordon exempelvis inte utnyttjas effektivt. Ibland har efter detta fordon kunnat avyttras eller
omfördelas men det förekommer också att svar uteblir då sådana frågor uppmärksammas.
Med utgångspunkten att kommunstyrelsen har ett samordningsansvar behöver den ta
ställning till följ ande bedömningar:
• Det behövs ett beslut där nämnderna åläggs att anvä11da kommunens fordonsregister i
bilportal en.
• De nämnder som har bilar behöver ha dokumenterade regler för hantering av bilarna
motsvarande de som finns på omsorgsförvaltningen.
• Återlämnandet av leasingbilar är förknippat med en uppgörelse mellan kommunen och
bilföretagen om vilka reparationskostnader som ska belasta kommunen. Kommunen
behöver utse en särskild person för denna uppgift.
• Kommunstyrelsen hm besluta att nämndernas planer för intern kontroll ska innehålla
ett särskilt område. Kontroll av hur bilregistret, kö~journaler och tankningsrutiner
fungerar kan vara sådana områden.
• Det behöver göras kalkyler och bedömningar som i1mehåller alternativet att köpa vissa
fordon innan en ny upphandling av leasingbilar påbörjas.
• Uppmärksamma de nämnder som inte själva har analyserat nyttjandet av sina fordon
vilket har medfört betydande kostnader för främst s .k. undermil i samband med
återlämnande av fordon.
4