2. Köptrohet mot ramavtal - Kalmar kommun

Utbildningar har genomförts inför certifieringen, där inköpsprocessen ingår i verksamhetsstyrningssystemet.
Utbildningar har också riktats till näringslivet som presumtiva anbudsgivare.
Någon systematisk kontroll av köptrohet genomförs inte av upphandlingsenheten. Vissa kontroller
sker genom begränsat urval av inköp från leverantörsreskontra. När det gäller livsmedel får kommunen
statistik från leverantörer. Upphandlingsenheten följer upp hur leverantörerna följer kommunens
uppförandekod genom att slumpvis välja ut artiklar från centralförrådet och vissa livsmedel och begära
in dokumentation från leverantörerna. I förvaltningarnas internkontrollplaner ingår kontroller av
inköp, dock inte varje år.
Köptrohet
Hur vi gjort analysen
Vi har utgått från kommunens samtliga köp under perioden september 2009 till och med augusti
2010.
För att konstruera ett underlag till analysen av köptrohet har vi tagit bort betalningar som avser:
Myndigheter; till exempel bilprovning, försäkringskassan och tingsrätt
Föreningar; ideella föreningar och stöd till ideell verksamhet
Enskilda personer, till exempel försörjningsstöd
Andra kommuner, regioner och landsting, kommunens egna bolag och förvaltningar
Fristående förskolor och skolor
Övrigt, till exempel hyror
Det underlag som återstår är externa inköp. Dessa inköp har ställts mot ingångna ramavtal som finns i
kommunens databas för ramavtal. Omfattningen av inköp enligt ramavtal i detta skede är 197 831 592
kronor och övriga inköp 417 056 040 kronor. I underlaget ingår 90 576 verifikationer med totalt
110 977 transaktioner.
Analysen ger inledningsvis ett underlag för en översiktlig beskrivning av effektiviteten i kommunens
inköps- och upphandlingsverksamhet. Sammanställningen har sedan använts som underlag för att
utföra stickprov för granskningar av inköpstrohet inom kommunens förvaltningar.
Vi har gjort urvalet i våra stickprov på kontonivå och i två steg. I det första steget har vi valt konton där
värdet av upphandlingar utanför ramavtal är relativt stort och omfattar ett större antal fakturor. I det
andra steget har vi valt en eller flera leverantörer som inte finns bland de leverantörer kommunen har
ramavtal med. Underlaget har också använts inför intervjuer om hur upphandlingar och inköp sker i
förvaltningar och för att bedöma ändamålsenligheten i förvaltningarnas arbete med inköp och upphandlingar.
6