Ekonomistyrningsprocessen - Uppsala universitet

Uppsala Universitet
IT-avdelningen
Dokumentnamn Dokumenttyp Dokument ID Versionsnummer
Processbeskrivning – Ekonomistyrning Processbeskrivning ProcIT-P-002 3.2
Fastställd av Processansvarig Fastställt Referensnummer
Sven Arvidson Åsa Gällstedt 2012-06-20 UFV 2011/96
Förtydligande av aktiviteter i Utforma förslag till budget
Budgetanvisningar innehåller instruktioner och förutsättningar för utformningen av budget, t ex
besparingskrav och löneökningar.
Budgetansvarigmöte
Uppstartsmöte för den årliga budgetprocessen genomförs så fort som budgetanvisningarna
inkommit. Controller är sammankallande. Syftet med mötet är att vara överens om tidplanen för
budgetarbetet, få klarhet i nyheterna för året och vilka effekter dessa får på budgetarbetet.
Ansvarig:
Controller
Avstämning om det finns nya förutsättningar
Nya idéer och proaktiva åtgärder stäms av så att de ligger i linje med måldokument för IT vid
Uppsala universitet.
Ansvarig:
Controller
Medverkande: Resursägare, uppdragsledare/projektledare
Tar fram underlag
För att kunna budgetera hur mycket arbetstid som skall läggas på varje projekt måste underlag tas
fram som visar hur många anställda man budgeterar för, vilken enhet den personalen skall tillhöra
och vilken tjänstgöringsgrad de kommer att ha för budgetåret.
Tidbudgeteringen görs i tidbudgeteringsrutinen, Tibur. Ansvarsfördelningen för tidbudgeteringen är
följande:
• Projektledaren begär timmar
• Resursägaren lägger ut vilka personer som gör jobbet
• Projektledaren godkänner tilldelad kompetens
• Resursägaren lägger in timmar i tidbudgeteringsrutinen
Ansvarig: Controller
Förslag till ny taxa
För att planera verksamheten i ekonomiska termer måste en prissättning av arbetstiden göras. Först
bestäms ett internpris för arbetstiden. Ett och samma internpris tillämpas för alla arbetstimmar. Därefter
tas ett förslag till prislista fram. Denna består av dels en intern taxa och dels en extern taxa. Den
interna taxan används bara inom Uppsala universitet. Den externa taxan används för alla övriga motparter
t ex. högskolor, universitet och myndigheter. För att uppnå full kostnadstäckning inkluderas i
den externa taxan två typer av kostnader som inte ingår i den interna taxan. Dessa kostnader är infrastrukturoverhead
och lokalkostnadsschablon.
Ansvarig:
Verksamhetsansvarig
Projektbudgeterar
När respektive resursägare och uppdragsledare/projektledare är klar med sin tidbudget, görs en
export från tidbudgeteringsrutinen till projektbudgeteringsrutinen. Tidbudgeten kan arbetas fram
successivt och innebär att nya versioner av respektive enhets budget tas fram.
Ekonomistyrningsprocessen[3.2].doc 9(44)