Ekonomistyrningsprocessen - Uppsala universitet
Ekonomistyrningsprocessen - Uppsala universitet
Ekonomistyrningsprocessen - Uppsala universitet
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
ProcIT-P-003<br />
Processbeskrivning -<br />
Ekonomistyrning<br />
Lednings- och kvalitetssystem<br />
IT-avdelningen<br />
Fastställd av Sven Arvidson 2012-06-20
<strong>Uppsala</strong> Universitet<br />
IT-avdelningen för IT-avdelningen<br />
Dokumentnamn Dokumenttyp Dokument ID Versionsnummer<br />
Processbeskrivning – Ekonomistyrning Processbeskrivning ProcIT-P-003 3.2<br />
Fastställd av Processansvarig Fastställt Referensnummer<br />
Sven Arvidson Åsa Gällstedt 2012-06-20 UFV 2011/96<br />
Innehållsförteckning<br />
1 Inledning ______________________________________________________________ 4<br />
1.1 Symboler i processbeskrivningarna _____________________________________ 4<br />
2 <strong>Ekonomistyrningsprocessen</strong> _____________________________________________ 5<br />
2.1 Budget – delprocess ________________________________________________ 6<br />
2.1.1 Utvärdera föregående års verksamhet _____________________________ 7<br />
2.1.2 Utforma förslag till budget _______________________________________ 7<br />
2.1.2.1 Aktiviteter i Utforma förslag till budget ______________________ 8<br />
2.1.2.2 Ansvarsfördelning och tidplan i Utforma förslag till budget _____ 10<br />
2.1.3 Genomföra budgetdialog _______________________________________ 11<br />
2.1.3.1 Aktiviteter i Genomföra budgetdialog ______________________ 11<br />
2.1.4 Godkänna budget ____________________________________________ 13<br />
2.1.4.1 Aktiviteter i Godkänna budget ___________________________ 13<br />
2.1.5 Informera om budgeten i verksamheten ___________________________ 14<br />
2.2 Hantera intäkter och kostnader – delprocess ____________________________ 15<br />
2.2.1 Upprätta faktureringsplan ______________________________________ 16<br />
2.2.1.1 Aktiviteter i Upprätta faktureringsplan _____________________ 16<br />
2.2.2 Fakturera ___________________________________________________ 17<br />
2.2.2.1 Tilldelning ___________________________________________ 18<br />
2.2.2.2 Debitering ___________________________________________ 18<br />
2.2.2.3 Internfakturering ______________________________________ 19<br />
2.2.2.4 Externfakturering _____________________________________ 20<br />
2.2.2.5 Uppföljning av fakturering _______________________________ 21<br />
2.2.3 Följa upp faktureringsplan ______________________________________ 21<br />
2.2.3.1 Aktiviteter i Följa upp faktureringsplan _____________________ 21<br />
2.2.4 Fakturahantera ______________________________________________ 22<br />
2.2.4.1 Aktiviteter i Fakturahantera______________________________ 23<br />
2.3 Redovisning - delprocess ___________________________________________ 25<br />
2.3.1 Aktiviteter i Redovisning _______________________________________ 26<br />
2.4 Uppföljning och prognos – delprocess __________________________________ 27<br />
2.4.1 Utforma rapportunderlag för uppföljning och prognos _________________ 28<br />
2.4.1.1 Aktiviteter till Utforma rapportunderlag för uppföljning och prognos29<br />
2.4.2 Analysera utfall och göra prognos per projekt _______________________ 30<br />
2.4.2.1 Aktiviteter Analysera utfall och göra prognos per projekt _______ 31<br />
<strong>Ekonomistyrningsprocessen</strong>[3.2].doc 2(44)
<strong>Uppsala</strong> Universitet<br />
IT-avdelningen för IT-avdelningen<br />
Dokumentnamn Dokumenttyp Dokument ID Versionsnummer<br />
Processbeskrivning – Ekonomistyrning Processbeskrivning ProcIT-P-003 3.2<br />
Fastställd av Processansvarig Fastställt Referensnummer<br />
Sven Arvidson Åsa Gällstedt 2012-06-20 UFV 2011/96<br />
2.4.3 Sammanställa totalt utfall och prognos ____________________________ 33<br />
2.4.3.1 Aktiviteter i Sammanställa totalt utfall och prognos ___________ 34<br />
2.4.4 Besluta om åtgärder __________________________________________ 35<br />
2.4.4.1 Aktiviteter i Besluta om åtgärder _________________________ 36<br />
2.5 Bokslut - delprocess ________________________________________________ 37<br />
2.5.1 Aktiviteter i Bokslut ___________________________________________ 38<br />
3 Intressenter ___________________________________________________________ 40<br />
4 Roller ________________________________________________________________ 41<br />
5 Mallar/checklistor/verktyg _______________________________________________ 41<br />
6 Ordlistor och definitioner _______________________________________________ 42<br />
6.1 Ordlista för processbegrepp _________________________________________ 42<br />
6.2 Ordlista för ekonomistyrningsprocessen ________________________________ 43<br />
7 Förvaltning av processen _______________________________________________ 44<br />
8 Referenser____________________________________________________________ 44<br />
<strong>Ekonomistyrningsprocessen</strong>[3.2].doc 3(44)
<strong>Uppsala</strong> Universitet<br />
IT-avdelningen för IT-avdelningen<br />
Dokumentnamn Dokumenttyp Dokument ID Versionsnummer<br />
Processbeskrivning – Ekonomistyrning Processbeskrivning ProcIT-P-003 3.2<br />
Fastställd av Processansvarig Fastställt Referensnummer<br />
Sven Arvidson Åsa Gällstedt 2012-06-20 UFV 2011/96<br />
1 Inledning<br />
Detta dokument beskriver ekonomistyrningsprocessen och hur IT-avdelningen ska bedriva sitt<br />
ekonomistyrningsarbete.<br />
För ordlistor och definitioner, se avsnitt 6.<br />
Syfte med processdokumentet<br />
Dokumentets syfte är att beskriva ekonomistyrningsprocessen.<br />
Målgrupper för processdokumentet<br />
Dokumentets målgrupp är alla som arbetar med ekonomistyrning.<br />
Omfattning för processdokumentet<br />
Dokumentet gäller för IT-avdelningen.<br />
1.1 Symboler i processbeskrivningarna<br />
Nedanstående symboler används i processbeskrivningarna.<br />
Start<br />
Slut<br />
Markerar start resp slut i flöde<br />
delprocess<br />
s<br />
Logiskt avgränsad del av processen, omfattar<br />
en eller flera aktiviteter<br />
inflöde/<br />
utflöde<br />
Inflöde, information, dokument, material som<br />
startar eller används i aktivitet/process<br />
Utflöde, dvs resultatet av aktivitet/process<br />
Aktivitet<br />
Beskriver vad som utförs<br />
Parallella vägar i flöde<br />
Vägval<br />
Här tar flödet olika väg beroende på<br />
situationen<br />
Funktion/roll<br />
<strong>Ekonomistyrningsprocessen</strong>[3.2].doc 4(44)
<strong>Uppsala</strong> Universitet<br />
IT-avdelningen för IT-avdelningen<br />
Dokumentnamn Dokumenttyp Dokument ID Versionsnummer<br />
Processbeskrivning – Ekonomistyrning Processbeskrivning ProcIT-P-003 3.2<br />
Fastställd av Processansvarig Fastställt Referensnummer<br />
Sven Arvidson Åsa Gällstedt 2012-06-20 UFV 2011/96<br />
2 <strong>Ekonomistyrningsprocessen</strong><br />
<strong>Ekonomistyrningsprocessen</strong> och dess innehåll är ett komplement till ekonomihandboken som gäller<br />
för hela <strong>Uppsala</strong> <strong>universitet</strong>. Processen ger vägledning för hur IT-avdelningen ska arbeta med ekonomistyrning<br />
och vilken ansvarsfördelning som gäller inom denna process.<br />
Syfte<br />
Processens syfte är att säkerställa den finansiella styrningen och resultatstyrningen i avsikt att nå<br />
uppställda ekonomiska mål.<br />
Mål<br />
Processens mål är att planera, styra, redovisa, följa upp och utvärdera hela verksamheten i<br />
ekonomiska termer.<br />
Omfattning<br />
Processen omfattar alla ekonomiska transaktioner för IT-avdelningen.<br />
Starthändelser<br />
De starthändelser som sätter igång processen är att IT-avdelningen får ett uppdrag eller sluter ett<br />
avtal om att tillhandahålla tjänster.<br />
Resultat<br />
Processen resulterar i ett bokslut och en verksamhetsberättelse för varje räkenskapsår.<br />
Uppdrag<br />
Avtal<br />
<strong>Ekonomistyrningsprocessen</strong><br />
delprocess<br />
Verksamhetsberättelse<br />
Bokslutsrapport<br />
Delprocesser till <strong>Ekonomistyrningsprocessen</strong><br />
<strong>Ekonomistyrningsprocessen</strong> består av följande delprocesser:<br />
delproce Budget<br />
ss<br />
Hantera<br />
delproce<br />
intäkter &<br />
kostnader ss<br />
Redovisning delproces<br />
s<br />
Uppföljning delproces<br />
och prognos<br />
s<br />
delproces<br />
Bokslut<br />
s<br />
I de följande avsnitten kommer varje delprocess beskrivas mer i detalj.<br />
<strong>Ekonomistyrningsprocessen</strong>[3.2].doc 5(44)
<strong>Uppsala</strong> Universitet<br />
IT-avdelningen för IT-avdelningen<br />
Dokumentnamn Dokumenttyp Dokument ID Versionsnummer<br />
Processbeskrivning – Ekonomistyrning Processbeskrivning ProcIT-P-003 3.2<br />
Fastställd av Processansvarig Fastställt Referensnummer<br />
Sven Arvidson Åsa Gällstedt 2012-06-20 UFV 2011/96<br />
2.1 Budget – delprocess<br />
Varje år görs en planläggning av arbetet i ekonomiska termer. Då budgetanvisningar erhålls från<br />
förvaltningen eller startdatum infaller så startar arbetet och resulterar i en fastställd budget som<br />
kommuniceras till alla medarbetare på IT-avdelningen. Budgetprocessen är tidsstyrd och ska därför<br />
sättas igång vid en överenskommen tidpunkt även om budgetförutsättningarna inte är klara<br />
Införandet av förvaltningsplaner i enlighet med pm 3 (se 6.2 Symboler i processbeskrivningarna)<br />
kommer att påverka budgetprocessen.<br />
Syfte<br />
Delprocessens syfte är att planlägga arbetet i ekonomiska termer samt skapa ett underlag för<br />
verksamhetsplanen och den ekonomiska uppföljningen.<br />
Mål<br />
Delprocessens mål är att säkerställa att det finns en väl underbygd ekonomisk planering för det<br />
kommande året.<br />
Datum för<br />
utformning av<br />
budget<br />
Budgetförutsättningar<br />
delprocess<br />
Budget<br />
Godkänd<br />
budget<br />
Delprocesser i budgetprocessen<br />
Budgetprocessen består av följande delprocesser:<br />
Utvärdera<br />
föregående års<br />
verksamhet<br />
delproces<br />
s<br />
delproces<br />
till budget<br />
s<br />
Utforma förslag<br />
Genomföra delproces<br />
s<br />
budgetdialog<br />
Godkänna delproces<br />
budget<br />
s<br />
Informera om<br />
budgeten delproces i<br />
s<br />
verksamheten<br />
I de följande avsnitten kommer varje delprocess att beskrivas mer i detalj.<br />
<strong>Ekonomistyrningsprocessen</strong>[3.2].doc 6(44)
<strong>Uppsala</strong> Universitet<br />
IT-avdelningen för IT-avdelningen<br />
Dokumentnamn Dokumenttyp Dokument ID Versionsnummer<br />
Processbeskrivning – Ekonomistyrning Processbeskrivning ProcIT-P-003 3.2<br />
Fastställd av Processansvarig Fastställt Referensnummer<br />
Sven Arvidson Åsa Gällstedt 2012-06-20 UFV 2011/96<br />
2.1.1 Utvärdera föregående års verksamhet<br />
Delprocessens inflöde är de erfarenheter som gjorts under året. En utvärdering görs med berörda<br />
intressenter och resulterar i verksamhetsinformation som utgör grund för årets budgetarbete. Denna<br />
delprocess är tidsstyrd och sätter igång även om det kommande årets budgetförutsättningar inte<br />
inkommit.<br />
Syfte<br />
Delprocessens syfte är att säkerställa information om vilka förändringar som behöver vidtas p.g.a.<br />
föregående års utfall och förändrad verksamhet.<br />
Erfarenheter<br />
från<br />
föregående år<br />
Utvärdera<br />
föregående års<br />
delproces<br />
verksamhet s<br />
Verksamhetsinformation<br />
Tid:<br />
Ansvarig:<br />
Medverkan:<br />
Mars<br />
Controller<br />
Verksamhetsansvarig, resursägare, uppdragsledare/projektledare.<br />
2.1.2 Utforma förslag till budget<br />
Delprocessens inflöde är de generella budgetanvisningarna för hela <strong>Uppsala</strong> <strong>universitet</strong> och de specifika<br />
budgetanvisningarna för <strong>universitet</strong>sförvaltningen. Med dessa som grund utformas ett förslag till<br />
budget. I de fall budgetdialogen resulterar i att budgeten måste revideras måste denna delprocess till<br />
vissa delar gås igenom igen. Vid en eventuell revidering av budgeten ska konsekvensbeskrivningar<br />
tas fram.<br />
Syfte<br />
Delprocessens syfte är att säkerställa framtagandet av ett väl förankrat förslag till plan för det<br />
kommande året i ekonomiska termer.<br />
Budgetförslag<br />
Universitetsförvaltningens<br />
anvisningar<br />
delproces<br />
budget<br />
s<br />
Utforma förslag till<br />
Generella<br />
budgetanvisningar<br />
Tid:<br />
Ansvarig:<br />
Medverkan:<br />
Delprocessen startar när budgetanvisningarna inkommit<br />
Controller, verksamhetsansvarig, resursägare, uppdragsledare/projektledare<br />
Berörda medarbetare<br />
<strong>Ekonomistyrningsprocessen</strong>[3.2].doc 7(44)
<strong>Uppsala</strong> Universitet<br />
IT-avdelningen<br />
Dokumentnamn Dokumenttyp Dokument ID Versionsnummer<br />
Processbeskrivning – Ekonomistyrning Processbeskrivning ProcIT-P-003 3.2<br />
Fastställd av Processansvarig Fastställt Referensnummer<br />
Sven Arvidson Åsa Gällstedt 2012-06-20 UFV 2011/96<br />
2.1.2.1 Aktiviteter i Utforma förslag till budget<br />
Utforma förslag till budget består av följande aktiviteter:<br />
Generella<br />
budgetanvisningar<br />
Universitetsförvaltningens<br />
anvisningar<br />
Avstämning om<br />
det finns nya<br />
förutsättningar<br />
Avstämning måldokument<br />
IT<br />
Tar fram underlag<br />
Tar fram<br />
administrativa &<br />
organisatoriska<br />
underlag<br />
Förslag till ny taxa<br />
Beräkningsgrunder<br />
för intern<br />
& extern taxa<br />
Nej<br />
Projektbudgeterar<br />
Beställardialog<br />
Budgetansvarigmöte<br />
Budgetförslag<br />
projektnivå<br />
Överens?<br />
Ja<br />
Sammanställer<br />
budgetförslag<br />
Budgetförslag<br />
Nya idéer<br />
Tidbudgeterar<br />
Proaktiva åtgärder<br />
<strong>Ekonomistyrningsprocessen</strong>[3.2].doc 8(44)
<strong>Uppsala</strong> Universitet<br />
IT-avdelningen<br />
Dokumentnamn Dokumenttyp Dokument ID Versionsnummer<br />
Processbeskrivning – Ekonomistyrning Processbeskrivning ProcIT-P-002 3.2<br />
Fastställd av Processansvarig Fastställt Referensnummer<br />
Sven Arvidson Åsa Gällstedt 2012-06-20 UFV 2011/96<br />
Förtydligande av aktiviteter i Utforma förslag till budget<br />
Budgetanvisningar innehåller instruktioner och förutsättningar för utformningen av budget, t ex<br />
besparingskrav och löneökningar.<br />
Budgetansvarigmöte<br />
Uppstartsmöte för den årliga budgetprocessen genomförs så fort som budgetanvisningarna<br />
inkommit. Controller är sammankallande. Syftet med mötet är att vara överens om tidplanen för<br />
budgetarbetet, få klarhet i nyheterna för året och vilka effekter dessa får på budgetarbetet.<br />
Ansvarig:<br />
Controller<br />
Avstämning om det finns nya förutsättningar<br />
Nya idéer och proaktiva åtgärder stäms av så att de ligger i linje med måldokument för IT vid<br />
<strong>Uppsala</strong> <strong>universitet</strong>.<br />
Ansvarig:<br />
Controller<br />
Medverkande: Resursägare, uppdragsledare/projektledare<br />
Tar fram underlag<br />
För att kunna budgetera hur mycket arbetstid som skall läggas på varje projekt måste underlag tas<br />
fram som visar hur många anställda man budgeterar för, vilken enhet den personalen skall tillhöra<br />
och vilken tjänstgöringsgrad de kommer att ha för budgetåret.<br />
Tidbudgeteringen görs i tidbudgeteringsrutinen, Tibur. Ansvarsfördelningen för tidbudgeteringen är<br />
följande:<br />
• Projektledaren begär timmar<br />
• Resursägaren lägger ut vilka personer som gör jobbet<br />
• Projektledaren godkänner tilldelad kompetens<br />
• Resursägaren lägger in timmar i tidbudgeteringsrutinen<br />
Ansvarig: Controller<br />
Förslag till ny taxa<br />
För att planera verksamheten i ekonomiska termer måste en prissättning av arbetstiden göras. Först<br />
bestäms ett internpris för arbetstiden. Ett och samma internpris tillämpas för alla arbetstimmar. Därefter<br />
tas ett förslag till prislista fram. Denna består av dels en intern taxa och dels en extern taxa. Den<br />
interna taxan används bara inom <strong>Uppsala</strong> <strong>universitet</strong>. Den externa taxan används för alla övriga motparter<br />
t ex. högskolor, <strong>universitet</strong> och myndigheter. För att uppnå full kostnadstäckning inkluderas i<br />
den externa taxan två typer av kostnader som inte ingår i den interna taxan. Dessa kostnader är infrastrukturoverhead<br />
och lokalkostnadsschablon.<br />
Ansvarig:<br />
Verksamhetsansvarig<br />
Projektbudgeterar<br />
När respektive resursägare och uppdragsledare/projektledare är klar med sin tidbudget, görs en<br />
export från tidbudgeteringsrutinen till projektbudgeteringsrutinen. Tidbudgeten kan arbetas fram<br />
successivt och innebär att nya versioner av respektive enhets budget tas fram.<br />
<strong>Ekonomistyrningsprocessen</strong>[3.2].doc 9(44)
<strong>Uppsala</strong> Universitet<br />
IT-avdelningen<br />
Dokumentnamn Dokumenttyp Dokument ID Versionsnummer<br />
Processbeskrivning – Ekonomistyrning Processbeskrivning ProcIT-P-002 3.2<br />
Fastställd av Processansvarig Fastställt Referensnummer<br />
Sven Arvidson Åsa Gällstedt 2012-06-20 UFV 2011/96<br />
Beställardialogen med systemägarna avser de uppdrag där inte alla villkor är fastlagda. Här finns<br />
möjlighet för beställaren att budgetera för de behov av förbättringar som framkommit under<br />
processen. Beställardialogen med systemägarna kan innebära att vissa justeringar måste göras i den<br />
föreslagna budgeten.<br />
Ansvarig:<br />
Resursägare, uppdragsledare/projektledare<br />
Sammanställer budgetförslag<br />
Alla projektbudgetar summeras till en sammanställd avdelningsbudget som kompletteras med en<br />
skriftlig verksamhetsplan. Denna verksamhetsplan ska innehålla en kort text för varje uppdrag med<br />
en beskrivning av uppdraget och eventuella förändringar av uppdraget. Målgrupp för innehållet i<br />
verksamhetsplanen är bl.a. prefekter och motsvarande.<br />
Ansvarig:<br />
Controller<br />
2.1.2.2 Ansvarsfördelning och tidplan i Utforma förslag till budget<br />
Aktivitet Ansvarig Deadline<br />
Budget inlämnas Verksamhetsansvarig Vecka för inlämning<br />
Sammanställa det totala<br />
budgetförslaget<br />
Controller<br />
Verksamhetsansvarig<br />
-1 vecka<br />
Sammanställa projektbudgeten Resursägare och uppdragsledare/projektledare -2 veckor<br />
Beställardialog med systemägarna Resursägare och uppdragsledare/projektledare -13 veckor till -4 veckor<br />
Text till verksamhetsplanen Resursägare och uppdragsledare/projektledare -2 veckor<br />
Projektbudgetera Resursägare och uppdragsledare/projektledare -2 veckor<br />
Input till Budrik (av ovanstående<br />
punkter)<br />
Controller<br />
-10 veckor<br />
Overhead Verksamhetsansvarig -10 veckor<br />
Avskrivningar Controller -10 veckor<br />
Lönekostnader Controller -10 veckor<br />
Allmänna datorresurser Resursägare för Nät- och serverdrift -10 veckor<br />
Tidbudgetera Resursägare och uppdragsledare/projektledare -4 veckor<br />
Intern och extern taxa Controller och verksamhetsansvarig -14 veckor<br />
Organisatorisk indelning Verksamhetsansvarig och resursägare -14 veckor<br />
Genomgång av projektnummer Resursägare och uppdragsledare/projektledare -14 veckor<br />
Ta fram administrativa &<br />
organisatoriska underlag<br />
Budgetansvarigmöte<br />
Controller<br />
Verksamhetsansvarig, resursägare och<br />
uppdragsledare/projektledare<br />
-14 veckor<br />
-16 veckor<br />
<strong>Ekonomistyrningsprocessen</strong>[3.2].doc 10(44)
<strong>Uppsala</strong> Universitet<br />
IT-avdelningen<br />
Dokumentnamn Dokumenttyp Dokument ID Versionsnummer<br />
Processbeskrivning – Ekonomistyrning Processbeskrivning ProcIT-P-002 3.2<br />
Fastställd av Processansvarig Fastställt Referensnummer<br />
Sven Arvidson Åsa Gällstedt 2012-06-20 UFV 2011/96<br />
2.1.3 Genomföra budgetdialog<br />
Inflöde till budgetdialogen är IT-avdelningens budgetförslag som resulterar i ett besked om budgetram som baseras på konsistoriets beslut.<br />
Syfte<br />
Delprocessens syfte är att säkerställa att alla verksamheters budgetar samordnas.<br />
Genomföra delproces<br />
s<br />
budgetdialog<br />
Budgetförslag<br />
Konsistoriebeslut<br />
Besked om<br />
budgetramen<br />
2.1.3.1 Aktiviteter i Genomföra budgetdialog<br />
Genomföra budgetdialog består av följande aktiviteter:<br />
Budget<br />
förslag<br />
Presenterar<br />
förslaget<br />
OK?<br />
Ja<br />
Sammanställer<br />
förvaltningens<br />
samlade förslag<br />
Förvaltningens<br />
budget granskas<br />
Besluta om<br />
<strong>universitet</strong>ets<br />
samlade budget<br />
OK?<br />
Ja<br />
Slutligt<br />
godkännande av<br />
budgetramen<br />
Konsistorie<br />
beslut<br />
Utforma förslag till<br />
delprocess budget<br />
Nej<br />
Nej<br />
Besked om<br />
budgetramen<br />
<strong>Ekonomistyrningsprocessen</strong>[3.2].doc 11(44)
<strong>Uppsala</strong> Universitet<br />
IT-avdelningen<br />
Dokumentnamn Dokumenttyp Dokument ID Versionsnummer<br />
Processbeskrivning – Ekonomistyrning Processbeskrivning ProcIT-P-002 3.2<br />
Fastställd av Processansvarig Fastställt Referensnummer<br />
Sven Arvidson Åsa Gällstedt 2012-06-20 UFV 2011/96<br />
Genomföra budgetdialog<br />
Tid:<br />
Ansvarig:<br />
Medverkan:<br />
Oktober<br />
Universitetsdirektören<br />
Verksamhetsansvarig, planeringsavdelningen, ekonomiavdelningen<br />
Det slutliga beslutet om budgetramen fattas i november av Konsistoriet.<br />
Budgetdialogen kan innebära att den föreslagna budgeten inte blir godkänd och måste revideras. Om<br />
revidering krävs, får man arbeta om berörda aktiviteter i delprocessen Utforma förslag till budget.<br />
Revideringen av budget<br />
Tid: Oktober - november<br />
Ansvarig: Controller<br />
Medverkan: Respektive berörd uppdragsledare/projektledare, resursägare<br />
Förtydligande av aktiviteter i Genomföra budgetdialog<br />
Presenterar förslaget<br />
IT-avdelningens budgetförslag presenteras vid en verksamhetsdialog med <strong>universitet</strong>sdirektören och<br />
medarbetare från planeringsavdelningen.<br />
Ansvarig:<br />
Verksamhetsansvarig och controller<br />
Sammanställer förvaltningens samlade förslag<br />
När samtliga avdelningar på förvaltningen genomfört sina verksamhetsdialoger vidtar arbetet med<br />
att sammanställa förvaltningens samlade förslag till budget.<br />
Förvaltningens budget granskas<br />
Förslaget genomgår nödvändig förhandling och granskning.<br />
Besluta om <strong>universitet</strong>ets samlade budget<br />
Förslaget bereds inför konsistoriesammanträdet.<br />
Slutligt godkännande av budgetramen<br />
Om förslaget godtas av konsistoriet är budgetramen för förvaltningen fastställd.<br />
<strong>Ekonomistyrningsprocessen</strong>[3.2].doc 12(44)
<strong>Uppsala</strong> Universitet<br />
IT-avdelningen<br />
Dokumentnamn Dokumenttyp Dokument ID Versionsnummer<br />
Processbeskrivning – Ekonomistyrning Processbeskrivning ProcIT-P-002 3.2<br />
Fastställd av Processansvarig Fastställt Referensnummer<br />
Sven Arvidson Åsa Gällstedt 2012-06-20 UFV 2011/96<br />
2.1.4 Godkänna budget<br />
Inflöde till delprocessen Godkänna budget är förvaltningens fastställda budgetram. Delprocessen<br />
resulterar i en beslutad budget för det kommande året.<br />
Syfte<br />
Delprocessens syfte är att säkerställa att det finns en grund för avdelningens månatliga uppföljning<br />
av verksamheten och den UU-gemensamma uppföljningen.<br />
Fastställd<br />
budgetram<br />
delproces<br />
Godkänna<br />
budget<br />
s<br />
Beslutad<br />
budget<br />
2.1.4.1 Aktiviteter i Godkänna budget<br />
Godkänna budget består av följande aktiviteter:<br />
Fastställd<br />
budgetram<br />
Uppdaterar<br />
budgeten<br />
Uppdaterad<br />
budget<br />
Matar in uppgifter i<br />
UUplus<br />
Kvalitetskontroll<br />
av budgeten<br />
Fastställer<br />
budgeten<br />
Beslutad<br />
budget<br />
Förtydligande av aktiviteter i Godkänna budget<br />
Uppdaterar budgeten<br />
En avstämning görs av äskade UU gemensamma medel mot beviljade medel. Kontroll görs att den<br />
föreslagna prislistan godkänts för budgetåret. Eventuella korrigeringar av IT-avdelningens budget<br />
görs i Budrik.<br />
Ansvarig:<br />
Controller<br />
Matar in uppgifter i UUplus<br />
Ekonomiavdelningen utfärdar anvisningar för hur budgeteringen ska göras i budgetverktyget<br />
UUplus. Budgetering i UUplus utförs enligt anvisningar.<br />
Tid:<br />
Ansvarig:<br />
Enligt centrala budgetanvisningar<br />
Controller, ekonomiadministratör<br />
Kvalitetskontroll av budgeten<br />
Kontrollerar att budgeten i UUplus överensstämmer med budgeten i Budrik.<br />
Tid:<br />
Ansvarig:<br />
Medverkan:<br />
November<br />
Controller<br />
Verksamhetsansvarig<br />
<strong>Ekonomistyrningsprocessen</strong>[3.2].doc 13(44)
<strong>Uppsala</strong> Universitet<br />
IT-avdelningen<br />
Dokumentnamn Dokumenttyp Dokument ID Versionsnummer<br />
Processbeskrivning – Ekonomistyrning Processbeskrivning ProcIT-P-002 3.2<br />
Fastställd av Processansvarig Fastställt Referensnummer<br />
Sven Arvidson Åsa Gällstedt 2012-06-20 UFV 2011/96<br />
Fastställer budgeten<br />
Efter att kvalitetskontroll utförts så låses det aktuella budgetåret i Budrik.<br />
Tid:<br />
Ansvarig:<br />
Medverkan:<br />
December<br />
Verksamhetsansvarig<br />
Controller<br />
2.1.5 Informera om budgeten i verksamheten<br />
Delprocessens inflöde är den beslutade budgeten. När budgeten är beslutad ska information lämnas<br />
på avdelnings-, enhets- och projektnivå. Att informera medarbetarna om budgeten resulterar i<br />
förståelse för de ekonomiska ramarna. Denna delprocess omfattar också en kontinuerlig budgetdialog<br />
med medarbetarna. Resultatet från budgetdialogen utgör ett viktigt inflöde till delprocessen<br />
Uppföljning och prognos.<br />
Syfte<br />
Delprocessens syfte är att säkerställa att medarbetarna har information om och känner delaktighet i<br />
målen och de ekonomiska ramarna för verksamheten.<br />
Beslutad<br />
budget<br />
Informera om<br />
delproces<br />
budgeten i<br />
s<br />
verksamheten<br />
Kunskap om<br />
budgeten i<br />
verksamheten<br />
Tid:<br />
Ansvarig:<br />
Medverkan:<br />
December<br />
Verksamhetsansvarig<br />
Resursägare, uppdragsledare/projektledare<br />
<strong>Ekonomistyrningsprocessen</strong>[3.2].doc 14(44)
<strong>Uppsala</strong> Universitet<br />
IT-avdelningen<br />
Dokumentnamn Dokumenttyp Dokument ID Versionsnummer<br />
Processbeskrivning – Ekonomistyrning Processbeskrivning ProcIT-P-002 3.2<br />
Fastställd av Processansvarig Fastställt Referensnummer<br />
Sven Arvidson Åsa Gällstedt 2012-06-20 UFV 2011/96<br />
2.2 Hantera intäkter och kostnader – delprocess<br />
Inflöde till delprocessen är faktureringsunderlag och leverantörsfakturor. Processen resulterar i rätt<br />
betalning, dvs. verksamheten erhåller rätt belopp från kunderna för sina varor och tjänster och<br />
betalar rätt belopp till leverantörerna för köpta varor och tjänster. En viktig del i hantering av<br />
kostnader är fakturahantering. Fakturahantering, dvs. hur leverantörsfakturor ska hanteras finns med<br />
i detta dokument men den delprocessen tillhör inköpsprocessen.<br />
Syfte<br />
Delprocessens syfte är att säkerställa en effektiv kontroll av verksamhetens intäkter och kostnader.<br />
Mål<br />
Delprocessens mål är att intäkter och kostnader erhålls och betalas i rätt tid och till rätt belopp.<br />
Faktureringsunderlag<br />
Leverantörsfakturor<br />
Hantera intäkter och<br />
delprocess<br />
kostnader<br />
Rätt<br />
betalning<br />
Delprocesser till Hantera intäkter och kostnader<br />
Hantera intäkter och kostnader består av följande delprocesser:<br />
delproces<br />
Upprätta<br />
s<br />
faktureringsplan<br />
delproces<br />
Fakturera<br />
s<br />
delproces<br />
Följa upp<br />
s<br />
faktureringsplan<br />
Fakturahantera delproces<br />
s<br />
I de följande avsnitten kommer varje delprocess att beskrivas mer i detalj.<br />
<strong>Ekonomistyrningsprocessen</strong>[3.2].doc 15(44)
<strong>Uppsala</strong> Universitet<br />
IT-avdelningen<br />
Dokumentnamn Dokumenttyp Dokument ID Versionsnummer<br />
Processbeskrivning – Ekonomistyrning Processbeskrivning ProcIT-P-002 3.2<br />
Fastställd av Processansvarig Fastställt Referensnummer<br />
Sven Arvidson Åsa Gällstedt 2012-06-20 UFV 2011/96<br />
2.2.1 Upprätta faktureringsplan<br />
Delprocessens inflöde är olika former av överenskommelser/avtal som utgör grunden för faktureringsplanen.<br />
En form av överenskommelse/avtal är tilldelning av ekonomiska medel. Tilldelning av<br />
dessa medel från <strong>universitet</strong>sförvaltningen avser basstöd som ska täcka avdelningsgemensamma<br />
kostnader för administration och stab, medel för uppdraget Förvaltningens datorstöd samt medel för<br />
uppdraget Upphandling. Delprocessen resulterar i en faktureringsplan för året.<br />
Syfte<br />
Delprocessens syfte är att säkerställa en fullständig kontroll av att samtliga intäkter hanteras för<br />
verksamheten.<br />
delproces<br />
plan s<br />
Överenskommelse/<br />
Avtal<br />
Tilldelade<br />
medel enligt<br />
budget<br />
Upprätta<br />
fakturerings-<br />
Faktureringsplan<br />
Ansvarig:<br />
Controller<br />
2.2.1.1 Aktiviteter i Upprätta faktureringsplan<br />
Upprätta faktureringsplan består av följande aktiviteter:<br />
Överenskommelse/<br />
Avtal<br />
Tilldelade<br />
medel enligt<br />
budget<br />
Tar fram underlag<br />
för<br />
faktureringsplan<br />
Strukturerar<br />
Innehållet stäms<br />
av<br />
Upprättar<br />
faktureringsplanen<br />
Beslutar<br />
Faktureringsplan<br />
Förtydligande av aktiviteter i Upprätta faktureringsplan<br />
Tar fram underlag för faktureringsplan<br />
Säkerställa att faktureringsplanen är komplett genom att göra kontroll av projekt redovisade i<br />
ekonomisystemet.<br />
Ansvarig:<br />
Controller<br />
Strukturerar<br />
Strukturera intäkterna efter den överenskomna faktureringsformen och faktureringsfrekvensen.<br />
Klargör vilken roll som är ansvarig och vilka personer som innehar rollen.<br />
Ansvarig:<br />
Controller<br />
<strong>Ekonomistyrningsprocessen</strong>[3.2].doc 16(44)
<strong>Uppsala</strong> Universitet<br />
IT-avdelningen<br />
Dokumentnamn Dokumenttyp Dokument ID Versionsnummer<br />
Processbeskrivning – Ekonomistyrning Processbeskrivning ProcIT-P-002 3.2<br />
Fastställd av Processansvarig Fastställt Referensnummer<br />
Sven Arvidson Åsa Gällstedt 2012-06-20 UFV 2011/96<br />
Innehållet stäms av<br />
En avstämning görs med de ansvariga att innehållet i underlaget är rätt.<br />
Ansvarig:<br />
Controller<br />
Upprättar faktureringsplanen<br />
Den överenskomna faktureringsplanen upprättas.<br />
Ansvarig:<br />
Controller<br />
Beslutar<br />
Ledningsgruppen beslutar att planen ska gälla. För att planen ska vara aktuell och ge en fullständig<br />
bild av intäktsströmmarna, kommer den att tas upp på ledningsgruppens ekonomimöte varje månad<br />
och uppdateras vid behov.<br />
2.2.2 Fakturera<br />
Delprocessens inflöde är faktureringsplanen och faktureringsunderlag. Det finns fyra olika former av<br />
fakturering beroende på kund och gällande överenskommelser. Dessa fyra former är:<br />
• Tilldelning<br />
• Debitering<br />
• Internfakturering<br />
• Externfakturering<br />
Delprocessen resulterar i en inkommen betalning.<br />
Syfte<br />
Delprocessens syfte är att säkerställa att faktureringen görs korrekt och att överenskommen betalning<br />
inkommer.<br />
Faktureringsplan<br />
Faktureringsunderlag<br />
delproces<br />
Fakturera<br />
s<br />
Inkommen<br />
betalning<br />
I de följande avsnitten kommer de fyra formerna att beskrivas mer i detalj.<br />
<strong>Ekonomistyrningsprocessen</strong>[3.2].doc 17(44)
<strong>Uppsala</strong> Universitet<br />
IT-avdelningen<br />
Dokumentnamn Dokumenttyp Dokument ID Versionsnummer<br />
Processbeskrivning – Ekonomistyrning Processbeskrivning ProcIT-P-002 3.2<br />
Fastställd av Processansvarig Fastställt Referensnummer<br />
Sven Arvidson Åsa Gällstedt 2012-06-20 UFV 2011/96<br />
2.2.2.1 Tilldelning<br />
Tilldelningen beslutas av konsistoriet och <strong>universitet</strong>sledningen. Tilldelning skiljer sig från de övriga<br />
formerna för fakturering men tas upp i detta sammanhang för att säkerställa att alla intäktsströmmar<br />
hanteras. Det är i uppföljnings och prognosprocessen som kontroll görs att intäkterna inkommit.<br />
Godkänd<br />
verksamhetsplan<br />
Anger belopp och<br />
projektnummer som<br />
tilldelningen avser<br />
Uppföljning och<br />
prognos delprocess<br />
Förtydligande av aktivitet i Tilldelning<br />
Anger belopp och projektnummer som tilldelningen avser<br />
För att bokföringen skall ske med rätt belopp och till rätt projekt anges önskad kontering för<br />
tilldelning vid budgeteringen i UUplus.<br />
Ansvarig:<br />
Controller<br />
2.2.2.2 Debitering<br />
Debitering är en helt intern process inom UU. Vid debiteringsförfarandet bokförs kostnader för<br />
köpta varor och tjänster på kundens organisationsenhet utan att pappersfaktura skapas.<br />
Skickar fil till<br />
ekonomi<br />
avdelningen<br />
Överför uppgifterna<br />
i ekonomisystemet<br />
Gör<br />
avvikelsekontroll<br />
av innehållet<br />
Debitering<br />
kund<br />
Avtal/<br />
överenskommelse<br />
Tar fram<br />
debiteringsunderlag<br />
Tar fram<br />
specifikation<br />
Manuell/elektronisk<br />
överföring till<br />
ansvarig<br />
Debiteringsspecifikation<br />
kund<br />
Attesterar<br />
Debiterings<br />
underlaget<br />
Debiteringsunderlaget<br />
skickas<br />
till ek.avd för<br />
arkivering<br />
Attesterat<br />
debiteringsunderlag<br />
Förtydligande av aktiviteter i Debitera<br />
Tar fram debiteringsunderlag<br />
Alla nödvändig information samlas för att ta fram underlag till debitering.<br />
Ansvarig:<br />
Resursägare, uppdragsledare/projektledare<br />
Skickar fil till ekonomiavdelningen<br />
Excelfil för import, som uppfyller formatkraven enligt EAboken, skickas via mejl till<br />
ekonomiavdelningen.<br />
Ansvarig:<br />
Ekonomiadministratör<br />
<strong>Ekonomistyrningsprocessen</strong>[3.2].doc 18(44)
<strong>Uppsala</strong> Universitet<br />
IT-avdelningen<br />
Dokumentnamn Dokumenttyp Dokument ID Versionsnummer<br />
Processbeskrivning – Ekonomistyrning Processbeskrivning ProcIT-P-002 3.2<br />
Fastställd av Processansvarig Fastställt Referensnummer<br />
Sven Arvidson Åsa Gällstedt 2012-06-20 UFV 2011/96<br />
Överför uppgifterna i ekonomisystemet<br />
Excelfilen importeras/läses in i ekonomisystemets huvudbok.<br />
Gör avvikelsekontroll av innehållet<br />
Ekonomiavdelningen gör rimlighetskontroll av innehållet i importfilen.<br />
Tar fram specifikation<br />
I specifikationen specificeras vad debiteringen avser.<br />
Ansvarig:<br />
Resursägare, uppdragsledare/projektledare<br />
Manuell/elektronisk överföring till ansvarig<br />
Informationen om vad som debiterats kund kan antingen skickas till kund eller tillgängliggöras<br />
elektroniskt via ledningssystemet (GLIS).<br />
Attesterar debiteringsunderlaget<br />
Verksamhetsansvarig inom IT-avdelningen attesterar debiteringsunderlaget, en utskrift av<br />
importfilen.<br />
Ansvarig:<br />
Verksamhetsansvarig<br />
Debiteringsunderlaget skickas till ekonomiavdelningen för arkivering<br />
Det attesterade debiteringsunderlaget arkiveras som bokföringsmaterial.<br />
Ansvarig:<br />
Ekonomiadministratör<br />
2.2.2.3 Internfakturering<br />
Vid internfakturering erhåller kunden faktura och ev. bilagor på elektronisk väg.<br />
Mall<br />
fakturaunderlag<br />
Avtal/<br />
överenskommelse<br />
Framställer<br />
fakturerings<br />
underlag<br />
Inrapporterar i<br />
ekonomisystemet<br />
Skannar in ev.<br />
bilagor<br />
Arkiverar<br />
fakturaunderlag<br />
lokalt<br />
Faktura<br />
till intern<br />
kund<br />
Förtydligande av aktiviteter i Internfakturering<br />
Framställer faktureringsunderlag<br />
När faktureringsunderlaget framställs används gällande mall för fakturaunderlag.<br />
Ansvarig:<br />
Respektive berörd uppdragsledare/projektledare, resursägare<br />
<strong>Ekonomistyrningsprocessen</strong>[3.2].doc 19(44)
<strong>Uppsala</strong> Universitet<br />
IT-avdelningen<br />
Dokumentnamn Dokumenttyp Dokument ID Versionsnummer<br />
Processbeskrivning – Ekonomistyrning Processbeskrivning ProcIT-P-002 3.2<br />
Fastställd av Processansvarig Fastställt Referensnummer<br />
Sven Arvidson Åsa Gällstedt 2012-06-20 UFV 2011/96<br />
Inrapporterar i ekonomisystemet<br />
Internfaktura skapas och konteras i Raindanceportalen.<br />
Ansvarig:<br />
Ekonomiadministratör<br />
Skannar in ev. bilagor<br />
Om dokument finns som innehåller information som rör internfakturan kan dessa bifogas genom att<br />
skannas in som bilagor.<br />
Ansvarig:<br />
Ekonomiadministratör<br />
Arkiverar fakturaunderlag lokalt<br />
För att uppfylla formella krav för bokföringsmaterial så sparas och arkiveras alla fakturaunderlag<br />
hos ekonomiadministratören på IT-avdelningen.<br />
Ansvarig:<br />
Ekonomiadministratör<br />
2.2.2.4 Externfakturering<br />
Den externa faktureringen avser både de kunder som kan ta emot en e-faktura och de som får<br />
fakturan på papper.<br />
Mall<br />
fakturaunderlag<br />
Framställer<br />
Faktura<br />
Inrapporterar i<br />
Skickar E-<br />
fakturerings-<br />
på Nej<br />
ekonomisystemet<br />
faktura<br />
underlag<br />
papper?<br />
Avtal/<br />
överenskommelse<br />
Ja<br />
Tar fram<br />
pappersfaktura<br />
och specifikation<br />
Skickar<br />
specifikationer,<br />
bilagor via mail<br />
eller post<br />
Skickar via post<br />
E-faktura<br />
extern<br />
kund<br />
Faktura<br />
extern<br />
kund<br />
Förtydligande av aktiviteter i Externfakturering<br />
Framställer faktureringsunderlag<br />
När faktureringsunderlaget framställs används gällande mall för fakturaunderlag.<br />
Ansvarig:<br />
Respektive berörd uppdragsledare/projektledare, resursägare<br />
Inrapporterar i ekonomisystemet<br />
Kundfaktura registreras och konteras i Raindance kundreskontra.<br />
Ansvarig:<br />
Ekonomiadministratör<br />
Skickar E-faktura<br />
Om kunden kan ta emot e-fakturor(Svefaktura) sänds fakturan iväg till kunden i elektronisk form.<br />
Ansvarig:<br />
Ekonomiadministratör<br />
Skickar specifikationer, bilagor via mail eller post<br />
Bilagor kan i dagsläget inte bifogas en elektronisk faktura. Bilagorna får sändas med mail med<br />
bilagan i pdf-format eller skrivas ut på papper och skickas med post.<br />
Ansvarig:<br />
Ekonomiadministratör<br />
<strong>Ekonomistyrningsprocessen</strong>[3.2].doc 20(44)
<strong>Uppsala</strong> Universitet<br />
IT-avdelningen<br />
Dokumentnamn Dokumenttyp Dokument ID Versionsnummer<br />
Processbeskrivning – Ekonomistyrning Processbeskrivning ProcIT-P-002 3.2<br />
Fastställd av Processansvarig Fastställt Referensnummer<br />
Sven Arvidson Åsa Gällstedt 2012-06-20 UFV 2011/96<br />
Tar fram pappersfaktura och specifikation<br />
Om kunden inte kan ta emot e-fakturor skrivs fakturan ut på papper.<br />
Ansvarig:<br />
Ekonomiadministratör<br />
Skickar via post<br />
Pappersfakturan och specifikation skickas till kund med post.<br />
Ansvarig:<br />
Ekonomiadministratör<br />
2.2.2.5 Uppföljning av fakturering<br />
Uppföljning av att betalning inkommit sköts av den centrala ekonomifunktionen inom UU. I detta<br />
ingår att hantera eventuella påminnelser och räntefakturor vid bristande betalning.<br />
2.2.3 Följa upp faktureringsplan<br />
Delprocessens inflöde är den gällande faktureringsplanen och resulterar i en uppdaterad<br />
faktureringsplan.<br />
Syfte<br />
Delprocessens syfte är att identifiera avvikelser från faktureringsplanen av utförda faktureringar<br />
under perioden.<br />
Faktureringsplan<br />
delproces<br />
Följa upp<br />
s<br />
faktureringsplan<br />
Uppdaterad<br />
faktureringsplan/mån<br />
Ansvarig:<br />
Controller<br />
2.2.3.1 Aktiviteter i Följa upp faktureringsplan<br />
Följa upp faktureringsplan består av följande aktiviteter:<br />
Faktureringsplan<br />
Markerar att<br />
fakturering skett<br />
aktuell månad<br />
Tar ut avvikelserapport<br />
Uppföljning av<br />
fakturering<br />
Uppdaterar<br />
faktureringsplanen<br />
Uppdaterad<br />
faktureringsplan/mån<br />
Förtydligande av aktiviteter i Följa upp faktureringsplan<br />
Markerar att fakturering skett aktuell månad<br />
En kontroll och markering görs att fakturering är slutförd för en given period.<br />
Ansvarig:<br />
Respektive berörd uppdragsledare/projektledare, resursägare<br />
<strong>Ekonomistyrningsprocessen</strong>[3.2].doc 21(44)
<strong>Uppsala</strong> Universitet<br />
IT-avdelningen<br />
Dokumentnamn Dokumenttyp Dokument ID Versionsnummer<br />
Processbeskrivning – Ekonomistyrning Processbeskrivning ProcIT-P-002 3.2<br />
Fastställd av Processansvarig Fastställt Referensnummer<br />
Sven Arvidson Åsa Gällstedt 2012-06-20 UFV 2011/96<br />
Tar ut avvikelserapport<br />
En avstämning görs av att den faktiska faktureringen överensstämmer med den planerade<br />
faktureringen.<br />
Ansvarig:<br />
Controller<br />
Uppföljning av fakturering<br />
Vid ledningsgruppens månatliga ekonomimöte görs en genomgång av ev. avvikelser av<br />
faktureringen mot plan.<br />
Tid:<br />
Ansvarig:<br />
Medverkan:<br />
Tredje måndagen i månaden<br />
Controller<br />
Verksamhetsansvarig, respektive berörd uppdragsledare/projektledare, resursägare,<br />
ekonomiadministratör<br />
Uppdaterar faktureringsplanen<br />
Utifrån att projekt tillkommer eller avslutas eller andra förändringar inträffar som påverkar<br />
faktureringsplanens innehåll, uppdateras faktureringsplanen.<br />
Ansvarig:<br />
Controller<br />
2.2.4 Fakturahantera<br />
Fakturahantera är en delprocess i Inköpsprocessen. Delprocessens inflöde är leverantörsfakturor och<br />
den resulterar i en betald faktura.<br />
Syfte<br />
Delprocessens syfte är att säkerställa att fakturahanteringen görs korrekt och att varor och tjänster<br />
betalas i enlighet med gällande överenskommelser.<br />
delproces<br />
Fakturahantera<br />
s<br />
Leverantörsfaktura<br />
Betald<br />
faktura<br />
<strong>Ekonomistyrningsprocessen</strong>[3.2].doc 22(44)
<strong>Uppsala</strong> Universitet<br />
IT-avdelningen<br />
Dokumentnamn Dokumenttyp Dokument ID Versionsnummer<br />
Processbeskrivning – Ekonomistyrning Processbeskrivning ProcIT-P-002 3.2<br />
Fastställd av Processansvarig Fastställt Referensnummer<br />
Sven Arvidson Åsa Gällstedt 2012-06-20 UFV 2011/96<br />
2.2.4.1 Aktiviteter i Fakturahantera<br />
Fakturahantera består av följande aktiviteter:<br />
E-faktura<br />
Skannad<br />
faktura<br />
Leverantörsfaktura<br />
Sorterar<br />
Analyserar och<br />
märker<br />
Skickar till<br />
skanning<br />
Kontrollerar vem<br />
som fakturan<br />
avser<br />
Cirkulerar faktura<br />
Granskar och<br />
konterar<br />
Attesterar och<br />
signerar<br />
Betalar<br />
Betald<br />
faktura<br />
<strong>Ekonomistyrningsprocessen</strong>[3.2].doc 23(44)
<strong>Uppsala</strong> Universitet<br />
IT-avdelningen<br />
Dokumentnamn Dokumenttyp Dokument ID Versionsnummer<br />
Processbeskrivning – Ekonomistyrning Processbeskrivning ProcIT-P-002 3.2<br />
Fastställd av Processansvarig Fastställt Referensnummer<br />
Sven Arvidson Åsa Gällstedt 2012-06-20 UFV 2011/96<br />
Förtydligande av aktiviteter i Fakturahantera<br />
Sorterar<br />
Inkomna fakturor sorteras i två separata högar. En hög för avdelningens alla leverantörsfakturor och<br />
en hög för inköpstjänsten.<br />
Ansvarig:<br />
Ekonomiadministratör<br />
Analyserar och märker<br />
Fakturorna datumstämplas och fördelas till handläggaren för avdelningen och till handläggaren för<br />
inköpstjänsten.<br />
Ansvarig:<br />
Ekonomiadministratör<br />
Skickar till skanning<br />
Kontrolleras att avdelningens leverantörsfakturor är korrekt fakturamärkta. De skickas sedan med<br />
post till skanningscentral.<br />
Ansvarig:<br />
Ekonomiadministratör<br />
Kontrollerar vem som fakturan avser<br />
När fakturan är inskannad i fakturaportalen så sorterar samordnaren fakturorna till respektive<br />
granskare.<br />
Ansvarig:<br />
Ekonomiadministratör<br />
Cirkulerar fakturanFakturorna fördelas ut till dem som ska granska och kontera<br />
fakturan.<br />
Ansvarig: Ekonomiadministratör<br />
Granskar och konterar<br />
Kontroll görs av att utgiften är motiverad och inom ramen för <strong>Uppsala</strong> <strong>universitet</strong>s verksamhet.<br />
Kontroll görs av belopp, antal och pris och därefter sker kontering för bokföring.<br />
Ansvarig:<br />
Verksamhetsansvarig, respektive berörd uppdragsledare/projektledare, resursägare,<br />
ekonomiadministratör och controller<br />
Attesterar och signerar<br />
Fakturan cirkuleras vidare för slutattest och signering. Den som attesterar och signerar får aldrig vara<br />
samma person som har granskat och konterat.<br />
Ansvarig: Verksamhetsansvarig, respektive berörd uppdragsledare/projektledare, resursägare,<br />
ekonomiadministratör och controller<br />
Betalar<br />
Ingår att kontrollera att fakturorna blir betalda så att verksamheten inte drabbas av några<br />
dröjsmålsräntor.<br />
Ansvarig:<br />
Ekonomiadministratör<br />
<strong>Ekonomistyrningsprocessen</strong>[3.2].doc 24(44)
<strong>Uppsala</strong> Universitet<br />
IT-avdelningen<br />
Dokumentnamn Dokumenttyp Dokument ID Versionsnummer<br />
Processbeskrivning – Ekonomistyrning Processbeskrivning ProcIT-P-002 3.2<br />
Fastställd av Processansvarig Fastställt Referensnummer<br />
Sven Arvidson Åsa Gällstedt 2012-06-20 UFV 2011/96<br />
2.3 Redovisning - delprocess<br />
I redovisningsprocessen ingår redovisningsmodellen, redovisningsplanen och ekonomisystemet.<br />
Redovisningsmodellen innebär att verksamheten delas in i kärn- och stödverksamhet.<br />
Stödverksamhetens kostnader delas upp på kärnverksamhetens verksamhetsgrenar vilka är<br />
utbildning och forskning. Samtliga intäkter och kostnaderna fördelas på kostnadsbärare vilket<br />
möjliggör uppföljning av full kostnadstäckning.<br />
Redovisningsplanen är ett system för att förse varje ekonomisk händelse med den information som<br />
de olika intressenterna (riksdag, regering, departement, andra myndigheter, konsistoriet m fl.)<br />
behöver. Redovisningsplanen baseras på BAS-kontoplanen, i likhet med andra statliga myndigheter<br />
och det privata näringslivet.<br />
Universitetet har en decentraliserad ekonomiadministration. Varje institution/enhet registrerar sina<br />
kundfakturor, bidragsrekvisitioner, leverantörsfakturor och internfakturor och på så sätt skapar de sin<br />
egen resultat- och balansräkning. Av praktiska skäl svarar ekonomiavdelningen för bokföring av<br />
vissa, regelbundet återkommande, ekonomiska händelser t ex. avskrivningar.<br />
Ekonomisystemet Raindance består av ett antal olika moduler. Modulerna är kundreskontran,<br />
leverantörsreskontran, fakturaportalen och anläggningsregistret. Tillsammans med<br />
ekonomiavdelningens centrala fördelningar och debiteringar samt kostnader för löner från<br />
personalsystemet Primula så skapas redovisningens huvudbok.<br />
För vägledning i det dagliga arbetet publiceras EA-boken, handledningar, blanketter och nyhetsbrev<br />
på ekonomiavdelningens hemsida.<br />
Delprocessen startar med att en ekonomisk händelse inträffar dvs. en intäkt eller kostnad uppstår<br />
eller en förändring av tillgångar eller skulder sker. Delprocessen resulterar i en kontinuerlig<br />
uppdatering av huvudboken<br />
Syfte<br />
Delprocessens syfte är att uppfylla myndighetens bokföringsskyldighet.<br />
Mål<br />
Delprocessens mål är att redovisningen ska ge en rättvisande ekonomisk bild av den verksamhet som<br />
bedrivs.<br />
I redovisningen krävs att <strong>universitet</strong>ets fastställda kontoplan används vid kontering. Det innebär att<br />
inga interna kontoplaner får förekomma med andra namn på konton.<br />
Ekonomisk<br />
händelse<br />
Redovisning delproces<br />
s<br />
Uppdaterad<br />
huvudbok<br />
<strong>Ekonomistyrningsprocessen</strong>[3.2].doc 25(44)
<strong>Uppsala</strong> Universitet<br />
IT-avdelningen<br />
Dokumentnamn Dokumenttyp Dokument ID Versionsnummer<br />
Processbeskrivning – Ekonomistyrning Processbeskrivning ProcIT-P-002 3.2<br />
Fastställd av Processansvarig Fastställt Referensnummer<br />
Sven Arvidson Åsa Gällstedt 2012-06-20 UFV 2011/96<br />
2.3.1 Aktiviteter i Redovisning<br />
Redovisning består av följande aktiviteter:<br />
Ekonomisk<br />
händelse<br />
Klassificerar den<br />
ekonomiska<br />
händelsen<br />
Väljer konto i<br />
kontoplanen<br />
Fyller i resten av<br />
kontosträngen<br />
Varje transaktion<br />
erhåller ett<br />
verifikationsnr<br />
Uppdaterad<br />
huvudbok<br />
Förtydligande av aktiviteter i Redovisning:<br />
Klassificerar den ekonomiska händelsen<br />
Avgöra om det är en intäkt eller kostnad som uppstår eller om det är en förändring av tillgångar eller<br />
skulder.<br />
Ansvarig:<br />
Controller och/eller ekonomiadministratör<br />
Väljer konto i kontoplanen<br />
Välj konto som beloppet ska konteras på, fält 1 konto i kontosträngen.<br />
Ansvarig:<br />
Controller och/eller ekonomiadministratör<br />
Fyller i resten av kontosträngen<br />
Fyller i resterande fält i kontosträngen<br />
• Fält 2 organisatorisk enhet<br />
• Fält 3 prestation<br />
• Fält 4 projekt<br />
• Fält 5 motpart<br />
• Fält 6 finansiär<br />
• Fält 7 aktivitet<br />
samt belopp på transaktionen<br />
Ansvarig:<br />
Controller och/eller ekonomiadministratör<br />
Varje transaktion erhåller ett verifikationsnummer<br />
Varje transaktion får ett verifikationsnummer. Verifikationerna bygger upp det systematiska registret<br />
över bokföringen, den s.k. huvudboken.<br />
<strong>Ekonomistyrningsprocessen</strong>[3.2].doc 26(44)
<strong>Uppsala</strong> Universitet<br />
IT-avdelningen<br />
Dokumentnamn Dokumenttyp Dokument ID Versionsnummer<br />
Processbeskrivning – Ekonomistyrning Processbeskrivning ProcIT-P-002 3.2<br />
Fastställd av Processansvarig Fastställt Referensnummer<br />
Sven Arvidson Åsa Gällstedt 2012-06-20 UFV 2011/96<br />
2.4 Uppföljning och prognos – delprocess<br />
Processen är tidsstyrd och ska därför sättas igång vid en överenskommen tidpunkt varje månad.<br />
Tidpunkten är då en redovisningsperiod stängts i ekonomisystemet. Delprocessen resulterar i en<br />
månadsrapport som innehåller utfall för hela verksamheten samt utfall, uppföljning och prognos per<br />
projekt och beslutade åtgärder vid avvikelser.<br />
Syfte<br />
Delprocessens syfte är att kontrollera förbrukningen av resurser så att de inte överstiger budgeterade<br />
resurser och ge beslutsunderlag för att kunna styra verksamheten och prioritera samt kunna vidta<br />
åtgärder för förändringar.<br />
Mål<br />
Delprocessens mål är att säkerställa att redovisningen ger en rättvisande bild av verksamheten och ge<br />
underlag för prognos så att bedömningar kan göras om de ekonomiska målen kommer att nås.<br />
Datum för<br />
uppföljning<br />
Uppföljning och<br />
delprocess<br />
prognos<br />
Månadsrapport<br />
uppföljning och<br />
prognos per<br />
projekt<br />
Vid avvikelser,<br />
beslut om<br />
åtgärder<br />
Delprocesser till Uppföljning och prognos<br />
Uppföljning och prognos består av följande delprocesser:<br />
Utforma rapportunderlag<br />
delproces för<br />
uppföljning och<br />
prognos<br />
s<br />
Analysera utfall<br />
och göra prognos<br />
delproces<br />
per projekt s<br />
Sammanställa<br />
totalt utfall och<br />
delproces<br />
prognos s<br />
delproces<br />
Besluta om<br />
åtgärder<br />
s<br />
I de följande avsnitten kommer varje delprocess att beskrivas mer i detalj.<br />
<strong>Ekonomistyrningsprocessen</strong>[3.2].doc 27(44)
<strong>Uppsala</strong> Universitet<br />
IT-avdelningen<br />
Dokumentnamn Dokumenttyp Dokument ID Versionsnummer<br />
Processbeskrivning – Ekonomistyrning Processbeskrivning ProcIT-P-002 3.2<br />
Fastställd av Processansvarig Fastställt Referensnummer<br />
Sven Arvidson Åsa Gällstedt 2012-06-20 UFV 2011/96<br />
2.4.1 Utforma rapportunderlag för uppföljning och prognos<br />
Delprocessens inflöde är ekonomiskt utfall i ekonomisystemet, upparbetade timmar från<br />
tidrapporteringssystemet samt sammanställning av periodens IT-kostnader, denna sammanställning<br />
levereras av resursägaren för Nät- och serverdrift. Delprocessen resulterar i ett rapportunderlag för<br />
månadsuppföljning och prognos.<br />
Syfte<br />
Delprocessens syfte är att sammanställa utfallsdata som underlag för att kunna göra en analys av<br />
projekten.<br />
Redovisningsperiodens<br />
ekonomiska data<br />
Redovisningsperiodens<br />
upparbetade<br />
timmar<br />
Utforma rapport-<br />
delproces<br />
underlag för<br />
s<br />
uppföljning och<br />
prognos<br />
Rapportunderlag<br />
för månadsuppföljning<br />
och<br />
prognos<br />
Kostnader<br />
backup, hallar,<br />
övriga IT-resurser<br />
Tid:<br />
Ansvarig:<br />
Varje månad när redovisningsperioden stängts i ekonomisystemet.<br />
Controller<br />
<strong>Ekonomistyrningsprocessen</strong>[3.2].doc 28(44)
<strong>Uppsala</strong> Universitet<br />
IT-avdelningen<br />
Dokumentnamn Dokumenttyp Dokument ID Versionsnummer<br />
Processbeskrivning – Ekonomistyrning Processbeskrivning ProcIT-P-002 3.2<br />
Fastställd av Processansvarig Fastställt Referensnummer<br />
Sven Arvidson Åsa Gällstedt 2012-06-20 UFV 2011/96<br />
2.4.1.1 Aktiviteter till Utforma rapportunderlag för uppföljning och prognos<br />
Utforma rapportunderlag för uppföljning och prognos består av följande aktiviteter:<br />
Redovisningsperiodens<br />
ekonomiska<br />
data<br />
Redovisningsperiodens<br />
upparbetade<br />
timmar<br />
Omformaterar<br />
indata<br />
Importerar till<br />
tabell i Access<br />
Kör fråga i<br />
Acess<br />
Skapar fil för<br />
månadsuppföljning<br />
Utformar<br />
pivottabeller<br />
Utformar<br />
rapportunderlag för<br />
månadsuppföljning<br />
och prognos<br />
Rapportunderlag<br />
för månadsuppföljning<br />
och<br />
prognos<br />
Kostnader<br />
backup,<br />
hallar, övriga<br />
IT-resurser<br />
Exporterar<br />
redovisningstransaktioner<br />
från<br />
ek.systemet<br />
Exporterar Unitidposter<br />
Omformaterar ITresurskostnader<br />
<strong>Ekonomistyrningsprocessen</strong>[3.2].doc 29(44)
<strong>Uppsala</strong> Universitet<br />
IT-avdelningen<br />
Dokumentnamn Dokumenttyp Dokument ID Versionsnummer<br />
Processbeskrivning – Ekonomistyrning Processbeskrivning ProcIT-P-002 3.2<br />
Fastställd av Processansvarig Fastställt Referensnummer<br />
Sven Arvidson Åsa Gällstedt 2012-06-20 UFV 2011/96<br />
Förtydligande av aktiviteter i Utforma rapportunderlag för månadsuppföljning och prognos<br />
Omformaterar indata<br />
För att kunna sammanställa data från olika system krävs att omformatering sker så att all data får<br />
samma format. Redovisningstransaktioner exporteras från ekonomisystemet i excelformat. Månaden<br />
tidstransaktioner exporteras m h a exportrutin i Unitid. Textfilen med IT-resurskostnader från resursägaren<br />
för Nät- och serverdrift konverteras till Excelformat.<br />
Ansvarig:<br />
Controller<br />
Importera till tabell i Access<br />
All omformaterad indata importeras i en tabell i Microsoft Office Access.<br />
Ansvarig:<br />
Controller<br />
Köra fråga i Access<br />
Med denna funktion så kopplar databasen information, i ett antal tabeller, till varandra i relationer<br />
som bygger på gemensamma informationsbitar.<br />
Ansvarig:<br />
Controller<br />
Skapa fil för månadsuppföljning<br />
Data exporteras från Microsoft Office Access till Excel.<br />
Ansvarig:<br />
Controller<br />
Utforma pivottabeller<br />
De uppgifter som skall finnas med i månadsuppföljningen filtreras fram utifrån en stor datamängd<br />
som är ordnad i listform.<br />
Ansvarig:<br />
Controller<br />
Utforma rapportunderlag för månadsuppföljning och prognos<br />
Informationen från pivottabellerna överförs till rapportmallar. När alla rapportmallar fyllts i utgör de<br />
rapportunderlaget. Rapportunderlaget innehåller uppgifter om upparbetade timmar, kostnader,<br />
intäkter och resultat per projekt. I underlaget finns det tomma fält för att fylla i kommentarer.<br />
Ansvarig:<br />
Controller<br />
2.4.2 Analysera utfall och göra prognos per projekt<br />
Delprocessens inflöde är rapportunderlag för månadsuppföljning och prognos. Delprocessen<br />
resulterar i en månadsrapport som omfattar uppföljning och prognos med kommentarer per projekt.<br />
Syfte<br />
Delprocessens syfte är att säkerställa att rätt beslutsunderlag tas fram.<br />
Rapportunderlag för<br />
månadsuppföljning<br />
och prognos<br />
Analysera<br />
utfall och göra<br />
prognos per<br />
projekt<br />
delproces<br />
s<br />
Månadsrapport<br />
uppföljning och<br />
prognos<br />
<strong>Ekonomistyrningsprocessen</strong>[3.2].doc 30(44)
<strong>Uppsala</strong> Universitet<br />
IT-avdelningen<br />
Dokumentnamn Dokumenttyp Dokument ID Versionsnummer<br />
Processbeskrivning – Ekonomistyrning Processbeskrivning ProcIT-P-002 3.2<br />
Fastställd av Processansvarig Fastställt Referensnummer<br />
Sven Arvidson Åsa Gällstedt 2012-06-20 UFV 2011/96<br />
2.4.2.1 Aktiviteter Analysera utfall och göra prognos per projekt<br />
Analysera utfall och göra prognos per projekt består av följande aktiviteter:<br />
Rapportunderlag<br />
för månads<br />
uppföljning och<br />
prognos<br />
Analyserar utfallet<br />
Kommenterar<br />
avvikelser<br />
Gör en prognos<br />
för resten av året<br />
Dialog om utfall<br />
och prognos<br />
Dokumenterar och<br />
graderar<br />
utfallsavvikelser<br />
och prognos<br />
Månadsrapport<br />
uppföljning<br />
och prognos<br />
Är alla poster<br />
med, är det rätt<br />
konterat<br />
Har det skett<br />
några förändringar<br />
i verksamheten i<br />
förhållande till<br />
budget<br />
Övriga orsaker till<br />
avvikelser<br />
<strong>Ekonomistyrningsprocessen</strong>[3.2].doc 31(44)
<strong>Uppsala</strong> Universitet<br />
IT-vdelningen<br />
Dokumentnamn Dokumenttyp Dokument ID Versionsnummer<br />
Processbeskrivning – Ekonomistyrning Processbeskrivning ProcIT-P-002 3.2<br />
Fastställd av Processansvarig Fastställt Referensnummer<br />
Sven Arvidson Åsa Gällstedt 2012-06-20 UFV 2011/96<br />
Förtydligande av aktiviteter i Analysera utfall och göra prognos per projekt<br />
Analyserar utfallet<br />
I analysen inriktas arbetet på att söka förklaringar till utfallets avvikelse från budgeten på tre<br />
områden:<br />
1. Säkerställ att redovisningen följer intentionerna i budgeten, har kostnader och intäkter bokförts i<br />
linje med budgeten eller har principerna förändrats? Är redovisningen fullständig?<br />
2. Sök förklaringar i verksamheten till utfallsavvikelserna, har verksamheten genomförts i planerad<br />
omfattning, håller tidplanerna, har tänkt finansiering erhållits, används resurserna på planerat sätt<br />
etc.<br />
3. Sök andra orsaker till avvikelser än redovisnings- eller verksamhetsmässiga aspekter. Fanns det<br />
oklara förutsättningar för vissa poster vid budgettillfället.<br />
Tid:<br />
Ansvarig:<br />
När underlag för månadsuppföljning och prognos inkommer<br />
Respektive berörd uppdragsledare/projektledare, resursägare<br />
Kommenterar avvikelser<br />
Utifrån analysen görs kommentarer till utfallet i rapportunderlaget.<br />
Ansvarig:<br />
Respektive berörd uppdragsledare/projektledare, resursägare<br />
Gör en prognos för resten av året<br />
Utifrån vad analysen visar görs en prognos för varje projekt för resten av året.<br />
Ansvarig:<br />
Respektive berörd uppdragsledare/projektledare, resursägare<br />
Dialog om utfall och prognos<br />
Controller har en individuell avstämning med respektive uppdragsledare/projektledare, resursägare.<br />
På avstämningsmötet delges avvikelsernas orsaker och prognos för resten av året. Dialogen utgör<br />
underlag för den gradering som sedan görs för respektive projekt.<br />
Tid:<br />
Ansvarig:<br />
Medverkan:<br />
Veckan innan månadens ekonomimöte för hantering av uppföljning och prognos<br />
Controller<br />
Respektive berörd uppdragsledare/projektledare, resursägare<br />
Dokumenterar och graderar utfallsavvikelser och prognos<br />
Utifrån dialogen om utfall och prognos för respektive projekt görs en gradering av projekten hur väl<br />
de ligger i linje med budget. Graderingen har följande färgskala:<br />
Grön<br />
Gul<br />
Röd<br />
Ansvarig:<br />
Inga åtgärder<br />
Bevaka och förbered ev. åtgärder<br />
Åtgärder behöver vidtas under den närmaste tiden.<br />
Controller<br />
<strong>Ekonomistyrningsprocessen</strong>[3.2].doc 32(44)
<strong>Uppsala</strong> Universitet<br />
IT-vdelningen<br />
Dokumentnamn Dokumenttyp Dokument ID Versionsnummer<br />
Processbeskrivning – Ekonomistyrning Processbeskrivning ProcIT-P-002 3.2<br />
Fastställd av Processansvarig Fastställt Referensnummer<br />
Sven Arvidson Åsa Gällstedt 2012-06-20 UFV 2011/96<br />
2.4.3 Sammanställa totalt utfall och prognos<br />
Delprocessens inflöde är månadsrapport Uppföljning och prognos. Delprocessen resulterar i en<br />
sammanställd månadsuppföljning och prognos för hela avdelningen. Resultatet sammanställd<br />
prognos för avdelningen är inflöde till verksamhetsplaneringen. Avdelningen ska lämna en prognos<br />
inför budgetdialogen, en prognos ska också kunna lämnas på begäran av <strong>universitet</strong>sledningen.<br />
Syfte<br />
Syftet är att utfallsdata och prognosdata sammanställs som underlag för att kunna göra en korrekt<br />
analys av verksamhetens totala utfall och prognos.<br />
Datum för<br />
prognos<br />
Förfrågan om<br />
prognos<br />
Månadsrapport<br />
uppföljning och<br />
prognos<br />
Sammanställa<br />
delproces<br />
totalt utfall<br />
s<br />
och prognos<br />
Sammanställd<br />
månadsuppföljning<br />
Sammanställd<br />
prognos för<br />
avdelningen<br />
Verksamhets-<br />
delproces<br />
planering<br />
s<br />
<strong>Ekonomistyrningsprocessen</strong>[3.2].doc 33(44)
<strong>Uppsala</strong> Universitet<br />
IT-avdelningen<br />
Dokumentnamn Dokumenttyp Dokument ID Versionsnummer<br />
Processbeskrivning – Ekonomistyrning Processbeskrivning ProcIT-P-002 3.2<br />
Fastställd av Processansvarig Fastställt Referensnummer<br />
Sven Arvidson Åsa Gällstedt 2012-06-20 UFV 2011/96<br />
2.4.3.1 Aktiviteter i Sammanställa totalt utfall och prognos<br />
Sammanställa totalt utfall och prognos består av följande aktiviteter:<br />
Datum för<br />
prognos<br />
Förfrågan om<br />
prognos<br />
Månadsrapport<br />
uppföljning och<br />
prognos<br />
Sammanställer det<br />
totala utfallet<br />
Beräknar<br />
gemensamma<br />
kostnader<br />
Beräknar<br />
semesterskuld<br />
Beräknar<br />
upparbetade<br />
overheadkostnader<br />
Sammanställer<br />
projekt<br />
prognoserna<br />
Bifogar<br />
kommentarer av<br />
särskild vikt från<br />
månadsprognoserna<br />
Kommer överens<br />
om den<br />
sammanställda<br />
prognosen<br />
Presenterar<br />
prognosen inför<br />
budgetdialogen<br />
Sammanställd<br />
månadsuppföljning<br />
Sammanställd<br />
prognos för<br />
avdelningen<br />
<strong>Ekonomistyrningsprocessen</strong>[3.2].doc 34(44)
<strong>Uppsala</strong> Universitet<br />
IT-avdelningen<br />
Dokumentnamn Dokumenttyp Dokument ID Versionsnummer<br />
Processbeskrivning – Ekonomistyrning Processbeskrivning ProcIT-P-002 3.2<br />
Fastställd av Processansvarig Fastställt Referensnummer<br />
Sven Arvidson Åsa Gällstedt 2012-06-20 UFV 2011/96<br />
Förtydligande av aktiviteter i Sammanställa totalt utfall och prognos<br />
Sammanställer det totala utfallet<br />
En summering av totala utfallet för perioden görs.<br />
Ansvarig:<br />
Controller<br />
Beräknar gemensamma kostnader<br />
I beräkning av gemensamma kostnader ingår alla de kostnadsposter som inte har bokförs löpande<br />
under året men som kommer att belasta avdelningen då bokslutet görs. En uppskattning av<br />
förändringen av semesterlöneskulden görs. Avdelningens upparbetade infrastrukturoverhead och<br />
lokalkostnadsschablon beräknas och fördelas till projekt.<br />
Ansvarig:<br />
Controller<br />
Sammanställer projektprognoserna<br />
Utifrån samtliga projektprognoser görs en total sammanställning. Sammanställningen kompletteras<br />
med de kommentarer som är av särskild vikt från gjorda månadsprognoser. Sammanställningen<br />
skickas till verksamhetsansvarig och respektive berörd uppdragsledare/projektledare, resursägare<br />
Ansvarig:<br />
Controller<br />
Kommer överens om den sammanställda prognosen<br />
Via e-post kommer de berörda överens om innehållet i den sammanställda prognosen.<br />
Ansvarig:<br />
Verksamhetsansvarig<br />
Medverkan: Respektive berörd uppdragsledare/projektledare, resursägare<br />
Presenterar prognosen inför budgetdialogen<br />
Presentationen av den sammanställda prognosen föregår budgetdialogen.<br />
Ansvarig:<br />
Medverkan:<br />
Verksamhetsansvarig<br />
Universitetsdirektören, biträdande <strong>universitet</strong>sdirektör, handläggare<br />
planeringsavdelningen<br />
2.4.4 Besluta om åtgärder<br />
Delprocessens inflöde är månadsrapport Uppföljning och prognos innehållande utfallet,<br />
kommentarer och status för respektive projekt. Delprocessen resulterar i ett justerat beslutsprotokoll<br />
innehållande beslutade åtgärder<br />
Syfte<br />
Syftet är att beslut kan fattas och åtgärder vid eventuella avvikelser kan sättas in i tid.<br />
Månadsrapport<br />
uppföljning och<br />
prognos<br />
Besluta delproces om<br />
åtgärder<br />
s<br />
Åtgärdsbeslut<br />
<strong>Ekonomistyrningsprocessen</strong>[3.2].doc 35(44)
<strong>Uppsala</strong> Universitet<br />
IT-avdelningen<br />
Dokumentnamn Dokumenttyp Dokument ID Versionsnummer<br />
Processbeskrivning – Ekonomistyrning Processbeskrivning ProcIT-P-002 3.2<br />
Fastställd av Processansvarig Fastställt Referensnummer<br />
Sven Arvidson Åsa Gällstedt 2012-06-20 UFV 2011/96<br />
2.4.4.1 Aktiviteter i Besluta om åtgärder<br />
Besluta om åtgärder består av följande aktiviteter:<br />
Månadsrapport<br />
uppföljning och<br />
prognos<br />
Genomför<br />
ekonomimöte<br />
Presenterar<br />
förslag till åtgärder<br />
Fattar beslut om<br />
åtgärder<br />
Åtgärdsbeslut<br />
Förtydligande av aktiviteter i Besluta om åtgärder:<br />
Genomför ekonomimöte<br />
Innan ledningsgruppens ekonomimöte har deltagarna fått månadsrapporten Uppföljning och prognos<br />
och tagit del av innehållet.<br />
Tid:<br />
Ansvarig:<br />
Tredje måndagen i månaden<br />
Controller<br />
Medverkan: Verksamhetsansvarig, respektive berörd uppdragsledare/projektledare, resursägare,<br />
ekonomiadministratör<br />
Presenterar förslag till åtgärder<br />
Respektive ansvarig har förberett ev. förslag till åtgärder för att hantera avvikelser. Vissa<br />
förankringar av förslagen ska ha genomförts innan mötet.<br />
Tid:<br />
Ansvarig:<br />
Tredje måndagen i månaden<br />
Respektive berörd uppdragsledare/projektledare, resursägare, controller<br />
Fattar beslut om åtgärder<br />
Utifrån presenterade förslag till åtgärder fattas beslut om åtgärder. Beslutade åtgärder dokumenteras<br />
i beslutsprotokoll och verksamhetsansvarig justerar protokollet.<br />
Tid:<br />
Ansvarig:<br />
Medverkan:<br />
Tredje måndagen i månaden<br />
Verksamhetsansvarig<br />
Respektive berörd uppdragsledare/projektledare, resursägare<br />
<strong>Ekonomistyrningsprocessen</strong>[3.2].doc 36(44)
<strong>Uppsala</strong> Universitet<br />
IT-avdelningen<br />
Dokumentnamn Dokumenttyp Dokument ID Versionsnummer<br />
Processbeskrivning – Ekonomistyrning Processbeskrivning ProcIT-P-002 3.2<br />
Fastställd av Processansvarig Fastställt Referensnummer<br />
Sven Arvidson Åsa Gällstedt 2012-06-20 UFV 2011/96<br />
2.5 Bokslut - delprocess<br />
Bokslutsprocessen är ingen avdelningsspecifik process utan gemensam för hela <strong>universitet</strong>et.<br />
Universitetets bokslut styrs bl. a av Förordning (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag<br />
och Förordning (2000:606) om myndigheters bokföring. Där anges att för varje räkenskapsår ska den<br />
löpande redovisningen avslutas med en årsredovisning.<br />
Bokslutet ska ge en rättvisande bild av verksamhetens ekonomiska utfall för en viss period och den<br />
ekonomiska ställningen på bokslutsdagen. Bokslutet är också ett viktigt underlag för planering och<br />
styrning av den fortsatta verksamheten vid <strong>universitet</strong>et. Varje institutions/avdelnings bokslut utgör<br />
en förutsättning för sammanställningen av de finansiella delarna i <strong>universitet</strong>ets årsredovisning.<br />
Bokslut görs två gånger per år; den 30 juni och 31 december.<br />
EA-bokens kapitel 12 används som stöd vid arbetet med bokslutsprocessen. På<br />
ekonomiavdelningens hemsida publiceras tidsplan, checklistor och förteckning över tillgängliga och<br />
obligatoriska bokslutsrapporter.<br />
Delprocessens inflöde är alla ekonomiska transaktioner under perioden. Delprocessens resulterar i en<br />
årsredovisning.<br />
Syfte<br />
Delprocessens syfte är att avdelningens ledning ska för IT-avdelningen upprätta ett årsbokslut per 31<br />
december i form av resultat- och balansräkning.<br />
Mål<br />
Delprocessens mål är att resultaträkningen ska ge en rättvisande ekonomisk bild av avdelningens<br />
verksamhet. Balansräkningen ska visa avdelningens ekonomiska ställning på bokslutsdagen.<br />
Periodens<br />
ekonomiska<br />
transaktioner<br />
delproces<br />
Bokslut<br />
s<br />
Årsredovisning<br />
Enligt 2 kap 1 § Förordning (2006:605) om årsredovisning och budgetunderlag ska <strong>universitet</strong>et<br />
senast den 22 februari ha överlämnat en fastställd årsredovisning avseende föregående räkenskapsår<br />
till regeringen. Årsredovisningen ska bestå av resultaträkning, balansräkning, anslagsredovisning<br />
samt noter. Information om andra förhållanden av väsentlig betydelse för uppföljning och prövning<br />
av verksamheten ska också ingå.<br />
<strong>Ekonomistyrningsprocessen</strong>[3.2].doc 37(44)
<strong>Uppsala</strong> Universitet<br />
IT-avdelningen<br />
Dokumentnamn Dokumenttyp Dokument ID Versionsnummer<br />
Processbeskrivning – Ekonomistyrning Processbeskrivning ProcIT-P-002 3.2<br />
Fastställd av Processansvarig Fastställt Referensnummer<br />
Sven Arvidson Åsa Gällstedt 2012-06-20 UFV 2011/96<br />
2.5.1 Aktiviteter i Bokslut<br />
Bokslut består av följande aktiviteter:<br />
Periodens<br />
ekonomiska<br />
transaktioner<br />
Avgränsar poster<br />
mellan<br />
bokföringsår<br />
Säkerställer alla<br />
poster i<br />
balansräkningen<br />
Säkerställer alla<br />
poster i<br />
resultaträkningen<br />
Avslutar<br />
resultaträkningen<br />
mot<br />
balansräkningen<br />
Gör uppföljning<br />
och analys<br />
Dokumenterar<br />
bokslut<br />
Årsredovisning<br />
<strong>Ekonomistyrningsprocessen</strong>[3.2].doc 38(44)
<strong>Uppsala</strong> Universitet<br />
IT-avdelningen<br />
Dokumentnamn Dokumenttyp Dokument ID Versionsnummer<br />
Processbeskrivning – Ekonomistyrning Processbeskrivning ProcIT-P-002 3.2<br />
Fastställd av Processansvarig Fastställt Referensnummer<br />
Sven Arvidson Åsa Gällstedt 2012-06-20 UFV 2011/96<br />
Förtydligande av aktiviteter i Bokslut<br />
Avgränsar poster mellan bokföringsår<br />
För att åstadkomma en rättvisande ekonomisk ställning per 31 december måste en noggrann<br />
periodavgränsning ske. En bedömning måste göras till vilket bokföringsår varje ekonomisk<br />
transaktion ska tillhöra.<br />
Ansvarig:<br />
Controller och ekonomiadministratör<br />
Säkerställer alla poster i balansräkningen<br />
Alla poster i balansräkningen måste stämmas av för att den ekonomiska ställningen på<br />
bokslutsdagen skall visas med korrekta belopp.<br />
Ansvarig:<br />
Controller och ekonomiadministratör<br />
Säkerställer alla poster i resultaträkningen<br />
Alla poster i balansräkningen stäms av för att den ekonomiska ställningen på bokslutsdagen skall<br />
visas med korrekta belopp. När denna avstämning skett innebär det att resultaträkningen kommer att<br />
visa rätt resultat.<br />
Ansvarig:<br />
Controller<br />
Avslutar resultaträkningen mot balansräkningen<br />
Att göra bokslut innebär att resultaträkningen avslutas mot balansräkningen. Resultaträkningen<br />
avslutas vid årsbokslut mot årets kapitalförändring.<br />
Ansvarig:<br />
Controller och ekonomiadministratör<br />
Gör uppföljning och analys<br />
En analys av det gångna årets utfall tillsammans med kännedom om kommande förändringar utgör<br />
ett viktigt underlag för bedömning av institutionens ekonomiska utveckling.<br />
Ansvarig:<br />
Controller<br />
Dokumenterar bokslut<br />
Den bokslutsdokumentation som utgör underlag till <strong>universitet</strong>ets årsredovisning samlas in och<br />
sammanställs av ekonomiavdelningen. En bokslutsrapport som attesteras av avdelningschefen på ITavdelningen<br />
skickas in till ekonomiavdelningen.<br />
Ansvarig:<br />
Controller<br />
<strong>Ekonomistyrningsprocessen</strong>[3.2].doc 39(44)
<strong>Uppsala</strong> Universitet<br />
IT-avdelningen<br />
Dokumentnamn Dokumenttyp Dokument ID Versionsnummer<br />
Processbeskrivning – Ekonomistyrning Processbeskrivning ProcIT-P-002 3.2<br />
Fastställd av Processansvarig Fastställt Referensnummer<br />
Sven Arvidson Åsa Gällstedt 2012-06-20 UFV 2011/96<br />
3 Intressenter<br />
För definition av intressent, se ordlista för processbegrepp under avsnitt 6, Ordlistor och definitioner.<br />
• Kunder<br />
o UU-interna<br />
o Privata<br />
• Studenter<br />
• Anställda<br />
• Privata företag<br />
o Myndigheter<br />
o Institut<br />
• Leverantörer<br />
• Konsistoriet<br />
• Rektor<br />
• Universitetsdirektören<br />
• Planeringsavdelningen<br />
• Ekonomiavdelningen<br />
• Systemägare<br />
• Avdelningschefen<br />
• Enhetschefer (ansvariga för enhetsprojekten)<br />
• Uppdragsledare (ansvariga för verksamhetsprojekten)<br />
• Controller<br />
• Ekonomiadministratör<br />
• Processansvarig för ekonomiprocessen<br />
• Medarbetare<br />
<strong>Ekonomistyrningsprocessen</strong>[3.2].doc 40(44)
<strong>Uppsala</strong> Universitet<br />
IT-avdelningen<br />
Dokumentnamn Dokumenttyp Dokument ID Versionsnummer<br />
Processbeskrivning – Ekonomistyrning Processbeskrivning ProcIT-P-002 3.2<br />
Fastställd av Processansvarig Fastställt Referensnummer<br />
Sven Arvidson Åsa Gällstedt 2012-06-20 UFV 2011/96<br />
4 Roller<br />
För definition av roll, se ordlista för processbegrepp under avsnitt 6, Ordlistor och definitioner.<br />
För rollbeskrivningar, se 1 .<br />
• Verksamhetsansvarig<br />
• Resursägare<br />
• Uppdragsledare<br />
• Projektledare<br />
• Controller<br />
• Ekonomiadministratör<br />
• Medarbetare<br />
5 Mallar/checklistor/verktyg<br />
Befintligt stöd:<br />
• Tibur<br />
• Budrik<br />
• UUplus<br />
• Unitid<br />
• Månadsrapporter<br />
• Budgetanvisningar<br />
• Projektkalkyl (PPS)<br />
• Mall för intern/extern faktureringsunderlag<br />
• Statusrapport per projekt<br />
1 Rollbeskrivningar inom IT-avdelningen<br />
<strong>Ekonomistyrningsprocessen</strong>[3.2].doc 41(44)
<strong>Uppsala</strong> Universitet<br />
IT-avdelningen<br />
Dokumentnamn Dokumenttyp Dokument ID Versionsnummer<br />
Processbeskrivning – Ekonomistyrning Processbeskrivning ProcIT-P-002 3.2<br />
Fastställd av Processansvarig Fastställt Referensnummer<br />
Sven Arvidson Åsa Gällstedt 2012-06-20 UFV 2011/96<br />
6 Ordlistor och definitioner<br />
6.1 Ordlista för processbegrepp<br />
Begrepp<br />
Aktivitet<br />
Delprocess<br />
Huvudprocess<br />
Intressent<br />
Kärnprocess<br />
Process<br />
Processparameter<br />
Processansvarig<br />
Roll<br />
Rollbeskrivning<br />
Starthändelse<br />
Styr- och stödprocess<br />
Definition<br />
Lägsta nivån i processhierarkin. En serie logiskt<br />
sammanhängande handlingar som en person eller roll utför,<br />
utförs på ett sätt. 2<br />
En delprocess är en logiskt avgränsad del av en huvudprocess,<br />
kan finnas på flera nivåer. 2<br />
Huvudprocesser är den högsta nivån av processer i en<br />
verksamhet. Kan vara både internt och externt värdeskapande. 2<br />
Någon som tar emot något från processen eller levererar något<br />
till processen. 2<br />
Externt värdeskapande process. Kärnprocesser uppfyller<br />
verksamhetens övergripande syfte att tillfredsställa kundernas<br />
verkliga behov - varför verksamheten existerar. 2<br />
En process är ett flöde av sammanhängande aktiviteter som<br />
skapar ett förutbestämt resultat. Processen har alltid kunder -<br />
interna eller externa. 2<br />
Processparameter är det mått som används för att mäta och<br />
styra processen. 2<br />
En person utsedd av ledningen för att ansvara för att processen<br />
som helhet både är effektiv och ändamålsenlig. 2<br />
En roll är knuten till en process. Varje roll har ansvar att leverera<br />
ett resultat i processen. En person kan inneha flera roller och<br />
samma roll kan innehas av flera personer. 2<br />
En beskrivning av de roller som är knutna till processen. I<br />
rollbeskrivningen ingår att beskriva rollens ansvar och<br />
befogenhet. 2<br />
Med starthändelser avses händelser som får processen att<br />
reagera på ett förutbestämt sätt. Det finns tre typer av<br />
starthändelser vilka är. Tidsstyrd starthändelse, händelsestyrd<br />
starthändelse och värde styrd starthändelse.<br />
Internt värdeskapande processer. Har till syfte att styra och<br />
stödja kärnprocesserna. 2<br />
Värdeskapande, värdeadderande Aktiviteten tillför värde till slutkunden. 2<br />
2 PVU (processorienterad verksamhetsutveckling)<br />
<strong>Ekonomistyrningsprocessen</strong>[3.2].doc 42(44)
<strong>Uppsala</strong> Universitet<br />
IT-avdelningen<br />
Dokumentnamn Dokumenttyp Dokument ID Versionsnummer<br />
Processbeskrivning – Ekonomistyrning Processbeskrivning ProcIT-P-002 3.2<br />
Fastställd av Processansvarig Fastställt Referensnummer<br />
Sven Arvidson Åsa Gällstedt 2012-06-20 UFV 2011/96<br />
6.2 Ordlista för ekonomistyrningsprocessen<br />
Begrepp<br />
Attestering<br />
Beställardialog<br />
Bokslut<br />
Budgetram<br />
Budrik<br />
Detaljbudget<br />
Ekonomisk händelse<br />
Ekonomistyrning<br />
Fakturagranskning<br />
Fakturahantering<br />
Fakturering<br />
Faktureringsplan<br />
God redovisningssed<br />
Huvudbok<br />
pm 3<br />
Prognos<br />
Projekt<br />
Definition<br />
Innebär att behörig person godkänner utgiften och därmed har tagit<br />
ställning till att utgiften är motiverad, ligger inom verksamhetens<br />
ansvarsområde och att medel finns tillgängliga för ändamålet.<br />
Den avstämning och överenskommelse som görs med beställaren för att<br />
säkerställa att de budgeterade beloppen överensstämmer mellan det som<br />
beställs och det som levereras.<br />
Sammanställning av alla ekonomiska transaktioner under en given period.<br />
En aggregerad budget per uppdrag.<br />
Budgetrutin inom IT-avdelningen som är kopplad till<br />
tidrapporteringssystemet.<br />
Budgeten nedbruten på den lägsta nivå den ska presenteras och följas upp<br />
på.<br />
Alla förändringar i storleken och sammansättningen av en myndighets<br />
tillgångar, skulder eller kapital som beror på myndighetens ekonomiska<br />
relationer med omvärlden.<br />
Samlingsbeteckning för finansiell styrning och resultatstyrning. En avsiktlig<br />
påverkan på en verksamhet och dess befattningshavare i avsikt att nå vissa<br />
ekonomiska mål. Ekonomistyrning omfattar dels planering med hänsyn till<br />
förväntade förhållanden och parering mot oväntade händelser, dels<br />
uppföljning och utvärdering.<br />
Kontrollerar att rätt antal varor/tjänster erhållits till rätt pris.<br />
Hantera leverantörsfakturor. Den delprocess där kostnader hanteras.<br />
Ett samlingsnamn för att hantera kundfakturor (ofta pappersunderlag) och<br />
debitering (elektroniskt underlag). Den delprocess där intäkter hanteras.<br />
En plan över verksamhetens totala intäktsströmmar bestående av vad som<br />
ska faktureras, när fakturering ska ske och vem som ansvarar för att<br />
fakturering och tilldelning görs.<br />
Lagar, förordningar, övriga regeringsbeslut samt av<br />
Ekonomistyrningsverket, ESV, utfärdade föreskrifter och allmänna råd som<br />
berör myndigheternas redovisning ger uttryck för god redovisningssed.<br />
Detta kompletteras med interna regler som härrör från verksamhetens krav<br />
och behov som regleras i <strong>universitet</strong>ets ekonomiadministrativa regelverk,<br />
ekonomihandboken (EA-boken).<br />
Ett systematiskt register över alla transaktioner under en given period.<br />
pm 3 är en systemförvaltningsmodell som beskriver hur systemförvaltning<br />
ska organiseras för att kunna bedrivas på ett affärsmässigt sätt.<br />
En bedömning om de ekonomiska målen nås eller inte och om intäkter och<br />
kostnader kommer att följa eller avvika från budget.<br />
Projekt i detta avseende är kostnadsbärare på kontofält 4 i kontosträngen i<br />
ekonomisystemet Raindance.<br />
<strong>Ekonomistyrningsprocessen</strong>[3.2].doc 43(44)
<strong>Uppsala</strong> Universitet<br />
IT-avdelningen<br />
Dokumentnamn Dokumenttyp Dokument ID Versionsnummer<br />
Processbeskrivning – Ekonomistyrning Processbeskrivning ProcIT-P-002 3.2<br />
Fastställd av Processansvarig Fastställt Referensnummer<br />
Sven Arvidson Åsa Gällstedt 2012-06-20 UFV 2011/96<br />
Projektbudget<br />
Raindance<br />
Signering<br />
Tibur<br />
Tilldelning<br />
Uppföljning<br />
UUplus<br />
Årsredovisning<br />
Med projektbudget avses budgeten på kontofält 4 i ekonomisystemet<br />
Raindance.<br />
Ekonomisystemet Raindance består av ett antal olika moduler. Modulerna<br />
är kundreskontran, leverantörsreskontran, fakturaportalen och<br />
anläggningsregistret<br />
Innebär att attestanten ger klartecken att skicka iväg fakturan för betalning.<br />
Tidbudgeteringsrutin inom IT-avdelningen som är kopplad till<br />
tidrapporteringssystemet.<br />
Ekonomiska medel från <strong>universitet</strong>sförvaltningen. Beslutet fattas av<br />
konsistoriet och <strong>universitet</strong>sledningen.<br />
Ekonomisk uppföljning av utfallet i förhållande till budget.<br />
<strong>Uppsala</strong> <strong>universitet</strong>s nya IT-stöd för planering och uppföljning.<br />
En fastställd årsredovisning innehållande resultaträkning, balansräkning,<br />
anslagsredovisning samt noter avseende föregående räkenskapsår<br />
7 Förvaltning av processen<br />
För förvaltning och förbättring av processen och dess dokument se vidare 3 .<br />
8 Referenser<br />
• IT-avdelningens lednings- och kvalitetssystem, Rollbeskrivningar inom IT-avdelningen<br />
• PVU (processorienterad verksamhetsutveckling)<br />
• IT-avdelningens lednings- och kvalitetssystem, Processbeskrivning - Kvalitetsstyrning<br />
3 Processbeskrivning - Kvalitetsstyrning<br />
<strong>Ekonomistyrningsprocessen</strong>[3.2].doc 44(44)
Change language