Anvisningar till rapportmall - Uppsala universitet
Anvisningar till rapportmall - Uppsala universitet
Anvisningar till rapportmall - Uppsala universitet
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
<strong>Anvisningar</strong><br />
<strong>till</strong> <strong>rapportmall</strong> version 1.0<br />
2004-10-12/Lotta Selander, e-postadress lotta.selander@uadm.uu.se
UPPSALA UNIVERSITET<br />
Byggnadsavdelningen<br />
Lotta Selander<br />
ANVISNINGAR TILL RAPPORTMALL<br />
2004-10-12<br />
Viktig information om <strong>rapportmall</strong>en<br />
Hur innehållsförteckningen ser ut: se sidan 6<br />
Hur formatmallarna ser ut: se sidan 7<br />
Hur du ska göra när du infogar text från annat dokument se sidan 4<br />
Hur formatmallar för tabeller och diagram ser ut: se sidan 6<br />
Hur formatmallarna är formaterade: se sidan 8<br />
Innan du börjar använda <strong>rapportmall</strong>en<br />
Ta fram verktygsfältet ”Formatering”<br />
Välj ”Visa” på menyraden, ”Verktygsfält”, ”Formatering”.<br />
Visa ”Sidlayout-läge”<br />
Välj ”Visa” på menyraden, ”Sidlayout” eller tryck på listen längst ner på<br />
dokumentsidan.<br />
Visa Stycketecken<br />
Tryck ner denna knapp som finns i verktygsfältet.<br />
När du arbetar med <strong>rapportmall</strong>en ska du alltid visa stycketecknet. (På knappen står det ”Visa/dölj”).<br />
Dold text<br />
På vissa ställen i <strong>rapportmall</strong>en är dold text inlagd – blå text – med information. Den dolda texten<br />
kommer inte med vid utskrift.<br />
Exempel på dold text.<br />
Om ändå den dolda texten kommer med vid utskrift gör så här:<br />
Välj ”Word” på menyraden (eller ”Verktyg”), ”Alternativ” och avmarkera rutan ”Dold text”.<br />
Radera text<br />
Om du ska radera bort text är det viktigt att du även raderar stycketecknet/styckeformateringen så<br />
att du fortsättningsvis får rätt format på din text.<br />
2
UPPSALA UNIVERSITET<br />
Byggnadsavdelningen<br />
Lotta Selander<br />
ANVISNINGAR TILL RAPPORTMALL<br />
2004-10-12<br />
Välj och använd formatmallarna<br />
Normal heter den formatmall som används när du skriver in löpande text.<br />
1. Placera markören i den rubrik eller det stycke som du vill formatera.<br />
2. Klicka på listpilen i rutan Formatmall.<br />
Du får nu <strong>till</strong>gång <strong>till</strong> <strong>rapportmall</strong>ens formatmallar.<br />
3. Markera den text du vill formatera. Klicka på önskad formatmall så formateras din text.<br />
I formatmallsrutan visas den valda formatmallen.<br />
4. Samtliga rubriker är formaterade med tab-läge 1,5 cm om du vill använda<br />
dig av numrerade rubriker.<br />
Om rubriken är mer än en rad gör så här: vid första<br />
rubrikradens slut tryck SKIFT+ENTER, tryck tab på rad två och forsätt skriva in rubriken.<br />
Rubrikerna är INTE formaterade med hängande indrag.<br />
Rubrik 1<br />
Om Rubrik 1 läggs in på annan plats än längst upp på sidan – gör två radmatningar innan.<br />
Rubrik 4 och 5<br />
Dessa rubriker har samma formatering. Skillnaden är att Rubrik 4 alltid kommer med i<br />
innehållsförteckningen. Rubrik 5 kan du välja om du inte vill ha med rubriken i<br />
innehållsförteckningen.<br />
Ny sida<br />
Om du har gjort en manuell sidbrytning så att Rubrik 2-6 hamnar överst på den nya sidan bör du ta<br />
bort avståndet före rubriken. Detta för att texten ska börja på samma höjd på varje sida.<br />
Så här gör du:<br />
Välj ”Format” från menyraden, ”Stycke”, ”Avstånd före”, skriv 0 pt.<br />
3
UPPSALA UNIVERSITET<br />
Byggnadsavdelningen<br />
Lotta Selander<br />
ANVISNINGAR TILL RAPPORTMALL<br />
2004-10-12<br />
Fel på mallen? Nej!<br />
Före varje rubrik du valt visas en liten prick.<br />
Det betyder att det är en formatmall. Det ska vara så. Kommer inte med vid utskrift.<br />
Anledningen att det kan se ut så här på innehållsförteckningen och sidnumreringen är att det är<br />
fältkoder.<br />
För att visa vad fältkoderna är i klartext gör så här: Tryck ALT+F9.<br />
Om det står så här: ”Fel! Bokmärket är inte definierat.” beror det på att du tagit bort någon rubrik.<br />
Uppdatera innehållsförteckningen, se nedan, så försvinner ”meddelandet”.<br />
Innehållsförteckning<br />
Innehållsförteckning är inlagd i <strong>rapportmall</strong>en. Den upptar Rubrik 1-4.<br />
Innehållsförteckningen är formaterad med formatmallarna: Innehåll 1-4.<br />
Uppdatera innehållsförteckning<br />
När du gjort ändringar i dokumentet som påverkar innehållsförteckningen måste du uppdatera den.<br />
1. Placera markören i innehållsförteckningen.<br />
2. Klicka med höger musknapp och välj Uppdatera fält eller tryck F9<br />
3. Välj något av alternativen beroende på vad du gjort.<br />
Innehållsförteckningen är även formaterad för numrerad rubriksättning.<br />
Text från annat dokument<br />
Om du ska klistra in text från något annat dokument ska du göra enligt följande för att den infogade<br />
textens formatering inte ska följa med:<br />
Markera texten du ska infoga, tryck ”Kopiera”.<br />
Gå <strong>till</strong> <strong>rapportmall</strong>en<br />
Välj ”Redigera” från menyraden, ”Klistra in special” alternativ ”Oformaterad text”.<br />
Nu kan du formatera den infogade texten som du vill.<br />
4
UPPSALA UNIVERSITET<br />
Byggnadsavdelningen<br />
Lotta Selander<br />
ANVISNINGAR TILL RAPPORTMALL<br />
2004-10-12<br />
Rubrik 5, Rubrik 6 och Huvudrubrik<br />
Dessa rubriknivåer är inte med i innehållsförteckningen. Om du vill att ovanstående formatmallar<br />
ska vara med i innehållsförteckningen måste du göra följande:<br />
Välj ”Infoga” från menyraden, ”Index och förteckningar”, ”Innehållsförteckning” och tryck på<br />
”Alternativ”.<br />
Skriv in 5 här<br />
Skriv in 4 här<br />
Tryck OK<br />
Tryck ”OK” igen. Då får du upp denna ruta.<br />
Svara ”JA”<br />
Anledningen <strong>till</strong> att du ska skriva in siffror i rutorna enligt ovan är att de ska komma med i<br />
innehållsförteckningen samt att de ska bli rätt formaterade på innehållsförteckningen.<br />
Ingress<br />
Det finns med en formatmall som heter Ingress. Den används på följande sätt:<br />
Huvudrubrik<br />
Ingress<br />
Rubrik 1<br />
När du formaterat Ingressen, gör två<br />
radmatningar<br />
5
UPPSALA UNIVERSITET<br />
Byggnadsavdelningen<br />
Lotta Selander<br />
ANVISNINGAR TILL RAPPORTMALL<br />
2004-10-12<br />
Utseendet på formatmallarna <strong>till</strong> Innehållsförteckningen<br />
Innehåll 1 ___________________________________________________________________X<br />
Innehåll 2 ____________________________________________________________X<br />
Innehåll 3 _________________________________________________________X<br />
Innehåll 4 ____________________________________________________X<br />
Om du har använd numrerade rubriker så blir innehållsförteckningen så här:<br />
X<br />
Innehåll 1 ______________________________________________________________X<br />
X Innehåll 2 _________________________________________________________X<br />
X Innehåll 3 ____________________________________________________X<br />
X Innehåll 4 _______________________________________________X<br />
Utseendet på formatmallarna <strong>till</strong> Tabeller och diagramrubrik<br />
I <strong>rapportmall</strong>en finns formatmallar <strong>till</strong> tabeller enligt nedan. Formatmallarna består endast av<br />
formatering av texten - tabb-stoppar, celler eller kantlinjer är inte inlagda. Det måste du göra själv.<br />
Formatmall: TABELLRUBRIK t ex TABELL NR 1. MÅNADSBELOPP<br />
Formatmall: Kolumnrubrik t ex Månad ÅR 2003 ÅR 2004<br />
Formatmall: Tabelltext t ex Januari 50 10<br />
Februari 1 500 300<br />
Summa 1 550 310<br />
Rubrik för diagram:<br />
Formatmall: DIAGRAMRUBRIK t ex DIAGRAM NR 1. MÅNADSBELOPP<br />
6
UPPSALA UNIVERSITET<br />
Byggnadsavdelningen<br />
Lotta Selander<br />
ANVISNINGAR TILL RAPPORTMALL<br />
2004-10-12<br />
Utseendet på formatmallarna <strong>till</strong> Rubriker, ingress och olika<br />
indrag<br />
Huvudrubrik<br />
Ingress<br />
Rubrik 1<br />
Rubrik 2<br />
Rubrik 3<br />
Rubrik 4<br />
Rubrik 5<br />
Rubrik 6<br />
Eller med indrag:<br />
X<br />
Huvudrubrik<br />
Ingress<br />
X Rubrik 1<br />
X Rubrik 2<br />
X Rubrik 3<br />
X Rubrik 4<br />
X Rubrik 5<br />
Olika Indrag<br />
1. Nummerlista<br />
Indrag<br />
− Strecklista<br />
• Punktlista<br />
7
UPPSALA UNIVERSITET<br />
Byggnadsavdelningen<br />
Lotta Selander<br />
ANVISNINGAR TILL RAPPORTMALL<br />
2004-10-12<br />
Formatering av formatmallar <strong>till</strong> <strong>rapportmall</strong>en<br />
Här är en förteckning över formatmallarnas formatering:<br />
NAMN PÅ FORMATMALL TECKENSNITT OCH STORLEK AVSTÅND INDRAG<br />
före<br />
efter<br />
FRAMSIDA Dnr Arial 10 pt 40 pt 100 pt<br />
Titel Arial 35 pt 10 pt 3 cm<br />
Titel underrubrik Arial 22 pt 330 pt 3 cm<br />
Avsändare Arial 12 pt 3 cm<br />
INNEHÅLLSFÖRTECKNING Rubrik 7 Arial 14, fet<br />
Innehåll 1 Arial 10 pt, fet 15pt<br />
Innehåll 2 Arial 10 pt 2 pt 1 cm<br />
Innehåll 3 Arial 10 pt 2 pt 2 cm<br />
Innehåll 4 Arial 10 pt 2 pt 3 cm<br />
(formaterar Huvudrubrik) Innehåll 5 Arial 12 p, fet 15 pt<br />
ANM: Sidhänvisning i tab 15 cm högerställd<br />
Innehållsförteckning i <strong>rapportmall</strong>en innehåller: Innehåll 1-4<br />
SIDHUVUD Sidhuvud Arial 8 pt<br />
SIDFOT Sidfot Arial 8 pt<br />
RUBRIKER Huvudrubrik Arial 20 pt<br />
Rubrik 1 Arial 18 pt 4 pt<br />
Rubrik 2 Arial 15 pt 16 pt 4 pt<br />
Rubrik 3 Arial 12 pt, fet 16 pt 4 pt<br />
Rubrik 4 Arial 10 pt, fet 16 pt 4 pt<br />
Rubrik 5 Arial 10 pt, fet 16 pt 4 pt<br />
Rubrik 6 Arial 10 pt, kursiv 16 pt 4 pt<br />
ANM: Samtliga rubriker är formaterade med tab 1,5 cm. OBS! Ej hängande indrag.<br />
INGRESS Ingress Arial 9,5, fet<br />
LÖPTEXT Normal Times New Roman 10,5 pt<br />
INDRAG Indrag Times New Roman 10,5 pt 3 pt 0,6 cm<br />
Punktlista Times New Roman 10,5 pt 3 pt 0,6 cm<br />
Strecklista Times New Roman 10,5 pt 3 pt 0,6 cm<br />
Nummerlista Times New Roman 10,5 pt 3 pt 0,6 cm<br />
ANM:<br />
Hängande indrag<br />
TABELL Tabelrubrik Arial 8 pt, fet 10 pt 5 pt<br />
Kolumnrubriker Arial 7 pt, fet 5 pt 5 pt<br />
Tabelltext Arial 8 pt 3 pt<br />
ANM: Se exempel nedan på sidan 4<br />
DIAGRAM Diagramrubrik Arial 8 pt, fet 10 pt 5 pt<br />
8
Change language