Krisledningsplan - Kalmar kommun

KOMMUNGEMENSAM VERKSAMHETSHANDBOK
Fastställt av Dokumentansvarig Datum
Kommunfullmäktige Säkerhetssamordnare Peo Carlsson 2011-09-26 1 (1)
Krisledningsplan
Plan för extraordinära händelser eller
svår påfrestning i Kalmar kommun
inkl.
Planering för information och
Planering för utbildning och övning
Checklistor och åtgärdslistor

2 (30)
Innehåll
Extraordinär händelse .................................................................................................. 3
Stabens organisation och uppgifter ........................................................................... 3
Staben består av ....................................................................................................... 3
Stabens uppgifter ..................................................................................................... 4
Stabschef ................................................................................................................... 4
Beredningssektionen ............................................................................................... 4
Informationssektionen ............................................................................................ 5
Regional krisinformation ........................................................................................ 5
Stabens bemanning och avlösning ........................................................................ 5
Krisledningsnämnd ...................................................................................................... 6
Krisledningsnämndens uppgifter .......................................................................... 6
Ledningsplats ............................................................................................................ 7
Samband .................................................................................................................... 8
Omfall – alternativ händelseutvecklig ................................................................... 8
Resurser ..................................................................................................................... 8
Förvaltningar/bolag/förbund ........................................................................... 8
Övriga resurser .................................................................................................... 8
Kostnadsredovisning ............................................................................................... 8
Kontofördelning .................................................................................................. 8
Avveckling ..................................................................................................................... 9
Efterarbete ................................................................................................................ 9
Höjd beredskap ............................................................................................................ 9
POSOM-grupp ............................................................................................................. 9
Aktivering och larm ............................................................................................... 10
Planering för Övning och utbildning ...................................................................... 10
Syfte ......................................................................................................................... 10
Ansvar ..................................................................................................................... 10
Kommunens krisledning ska ........................................................................... 10
Krisledningens stab ska .................................................................................... 11
Kommunens informationsenhet ska .............................................................. 11
Berörd kommunal förvaltning/bolag/förbund ska ..................................... 11
Tidsintervaller för övning ..................................................................................... 12
.................................................................................................................................. 12
Metod ...................................................................................................................... 13
Avslutning ............................................................................................................... 13
Checklista - Första föredragning för krisledningsnämnden ................................. 14
Checklista - Stabsorientering .................................................................................... 15
Checklista – Avveckling av staben ........................................................................... 16
Befattningsbeskrivning - Stabschef.......................................................................... 17
Befattningsbeskrivning - Medlem av beredningssektionen .................................. 18
Befattningsbeskrivning - Medlem av informationssektionen .......................... 20
Funktionerna på Informationssektionen ............................................................ 21
Instruktion - informationschef ............................................................................ 22
Instruktion - massmediekontakt .......................................................................... 23
Instruktion - upplysningscentral .......................................................................... 26
Instruktion - Intern information ......................................................................... 27
Instruktion - Extern information ........................................................................ 28
Tillgänglighetsanpassad information .............................................................. 28
Instruktion - mediebevakare ................................................................................ 30

3 (30)
Extraordinär händelse
• Med en extraordinär händelse i en kommun avses en händelse som
• avviker från det normala
• innebär en allvarlig störning eller medför överhängande risk för en allvarlig
störning i viktiga samhällsfunktioner
• kräver skyndsamma insatser av en kommun
Kännetecknande för en extraordinär händelse i en kommun är att kommunen
kan ställas inför en svår akut ledningsuppgift. Ledningens uppgift är att så långt
som möjligt minska konsekvenserna av det inträffade för kommunens invånare.
Verksamheten ska så långt som möjligt bedrivas i sina ordinarie former. Ansvar,
organisation, lokaler och arbetsrutiner bör i princip vara desamma som i
den dagliga verksamheten. Det som utmärker ledningen vid en extraordinär
händelse i kommunen är framförallt tidsförhållandena. Den vanliga processen
ersätts av ett mycket snabbare agerande. Ett stort antal beslut kan behöva tas
och verkställas med kort varsel.
Vid en krishändelse i Kalmar kommun kan kommunchefen, krisledningsnämndens
ordförande och/eller räddningschefen etablera en stab för att stötta
den eller de förvaltningar som äger krishändelsen. Krisledningen ska anpassa
verksamheten efter hur händelsen utvecklas. Arbetet ska bedrivas effektivt och
organiseras på ett sådant sätt att det finns en god uthållighet över tiden.
Räddningschefen, kommunchefen, förvaltnings-, förbunds- och bolagschefer
samt säkerhetssamordnaren har rätt och skyldighet att uppmärksamma ordföranden
i krislednings-nämnden om krisledningsnämnden bör sammankallas.
Kallelse sker via intern larmlista.
Stabens organisation och uppgifter
Staben består av
• Kommunchefen, tillika stabschef
• Förvaltningschefen på brandkåren, tillika stf. stabschef
• Räddningschefen
• Informationschefen (ersättare informatör)
• Kanslichefen på kommunledningskontoret (ersättare stadssekreterare)
• Säkerhetssamordnaren
Tjänstgörande stabschef har rätt att efter samråd med respektive förvaltnings-,
förbunds- och bolagschef ianspråkta personal för tjänstgöring i staben. Till
staben kan vidare adjungeras representanter från externa samverkanspartner, t
ex länsstyrelsen eller annan myndighet/organisation beroende på händelsens
art.

4 (30)
Stabens uppgifter
• Skapa och vidmakthålla en aktuell bild av läget
• Hålla samband med olika ledningsorgan i och utanför kommunen
• Sortera och bearbeta inkommande information och ärenden
• Intern och extern information
• Förbereda och genomföra föredragningar
• Delge och följa upp verkställda beslut
• Se till att beslut når ut till sina mottagare
• Följa upp givna direktiv
• Dokumentera beslut och händelser
• Arbeta med konsekvensfrågor
• Bedöma utvecklingen på sikt planera för alternativ händelseutveckling
(omfallsplanering)
• Planera för åtgärder på längre sikt
Staben ska kunna inställa sig, vara organiserad, utrustad och lokaliserad så att
ledning, samordning och åtgärder/insatser kan påbörjas inom tre (3) timmar
efter det att kallelse gått ut.
Stabschef
• Leder, samordnar och planerar arbetet i krisledningsstaben
• Svarar för stabens kontakter med krisledningsnämnden
• Bedömer behov av och föreslår stabsorienteringar eller genomgångar
för krisledningsnämnden
• Leder stabsorienteringar
• Svarar för att nämndens beslut når sina mottagare
• Bedömer behovet av och föreslår samverkan
• Kontrollerar att dokumentation sker
• Beslutar om utökning eller nedtrappning av stabens storlek
Se bilaga 1-4 för stabschefens befattningskort samt checklistor för uppstart av
stab.
Beredningssektionen
• Teknikstöd, främst IT och telekommunikationer
• Schemaläggning
• Lokaler och utrustning
• Transporter
• Kontorsservice
• Mat och kaffe
• Kontroll av in- och utpassering
• Sekretariatfunktion för krisledningsnämnden
• Kanslifunktion för stabschefen
• Kommunövergripande kontoredovisning
• Lägesfunktion (dagbok, plott, tablåer), WIS (Webbaserat Informations
System)

5 (30)
• Dokumentation av eget arbete
Se bilaga 5 för beredningssektionens befattningskort.
Informationssektionen
Enligt Lagen om skydd om olyckor (2003:778) är kommunen skyldig att planera
för hur allmänheten ska varnas och informeras vid allvarliga olyckor.
I alla olyckshändelser utgör informationssektionen ett stöd för brandkåren eller
den förvaltning/det bolag/det förbund som äger händelsen.
Vid larm från kommunchef, räddningschef eller krisledningsnämndens ordförande
kallar informationschefen personal till kommunens växel och till informationssektionen.
Informationssektionen bemannas i huvudsak av personal från
kommunledningskontoret. Förvaltningsinformatörerna är resurspersoner och
kan knytas till informationssektionen. Behövs ytterligare personal vid en extremt
stor eller långvarig händelse rekryteras de från övriga kommunala förvaltningar.
Informationssektionens personalbehov är beroende av vilket läge man befinner
sig i. I ett första skede kommer den centrala informationen att vara betydelsefull
och arbetskrävande. Stor bemanning krävs därför i ett inledningsskede. Vid
akuta krislägen och under höjd beredskap måste informationssektionen planera
för arbete i skifttjänst dygnet runt.
Informationssektionens uppgifter
• Svara för intern information
• Svara för extern information till massmedier och allmänhet.
• Svara för information till övriga berörda myndigheter som länsstyrelse,
landsting, polis etc.
Se bilaga 6 för informationssektionens befattningskort och bilaga 7-12 åtgärdslistor
för informationssektionens funktioner.
Regional krisinformation
Länets kommuner har tillsammans med länsstyrelsen, landstinget, polisen och
andra myndigheter tagit fram en regional krisinformationsplan för samordnad
information till allmänheten. Här finns även checklistor för WIS och uppstart
av en gemensam Centrexlösning för kristelefonnumret 0771-330 330.
Stabens bemanning och avlösning
I situationer som kräver att krisledningsnämnden och staben måste upprätthållas
fortlöpande finns ställföreträdande medlemmar utsedda. Vid avlösning
tjänstgör avgående och tillträdande personal samtidigt under någon tid för att
möjliggöra överlämning. De avlämnande personerna ansvarar för att kartor,
tabeller och dagböcker är uppdaterade. Detta för att vid en överlämning kunna
redogöra för läget i stort, fattade beslut, förestående åtgärder och förväntad
utveckling.
Vid långvariga händelseförlopp kan intensiteten i verksamheten variera. För att
minimera konsekvenserna för den normala verksamheten bör antalet direkt
engagerade personer anpassas till det som den aktuella situationen kräver. Den
lägsta arbetsberedskapen kan bestå av en enstaka person vars uppgift blir att

6 (30)
följa utvecklingen, svara på externa kontakter och vid behov ta initiativ till att
på nytt höja beredskapen.
Krisledningsnämnd
Kommunstyrelsens arbetsutskott är krisledningsnämnd i Kalmar kommun.
Ordföranden (eller vice ordföranden då ordföranden har förhinder) i krisledningsnämnden
bedömer när en extraordinär händelse medför att nämnden ska
träda i funktion.
Om både ordföranden och vice ordföranden har förhinder får krisledningsnämnden
sam-mankallas på begäran av enskild ledamot. Nämnden kan sedan
besluta om den ska träda i funktion. (Reglemente för krisledningsnämnden § 2).
Vid en extraordinär händelse i Kalmar kommun, som inte faller under ansvaret
enligt Lagen om skydd mot olyckor (2003:778), tas beslutsbefogenheter och ansvar
för åtgärder och ledning över av krisledningsnämnden.
Krisledningsnämndens uppgifter
• Tolka kommunens roll vid extraordinär händelse
• Företräda kommunen och ge en samlad bild av läget
• Fatta beslut rörande den kommunala organisationen (avseende uppgifter
och resurser)
• Ange inriktning, bedöma behovet av och verka för samordning eller
prioritering beträffande samhällsverksamheten på kommunens geografiska
område
• Fatta beslut som underlättar för enskilda och grupper av människor
• Ta ställning i frågor som påkallas av t.ex. grannkommuner eller länsstyrelsen
• Prioritera och samordna ledning, information och resurser
• Samverka med externa intressenter efter krav/behov
Ordföranden i krisledningsnämnden har rätt att besluta i ärenden som är så
brådskande att hela krisledningsnämndens avgörande inte kan avvaktas. Sådana
beslut ska snarast därefter anmälas till nämnden.
Krisledningsnämnden får fatta beslut om att överta hela eller delar av verksamhetsområden
från övriga nämnder, kommunalförbund och kommunala
bolag i den utsträckning som är nödvändigt med hänsyn till den extraordinära
händelsens art och omfattning.
När förhållandena medger det ska krisledningsnämnden besluta om att de
uppgifter som nämnden har övertagit från andra nämnder ska återgå till ordinarie
nämnd, förbund eller bolag. Beslutsordningen ska återgå till det normala
så snart situationen medger det.
Kommunfullmäktige får besluta att krisledningsnämndens verksamhet ska
upphöra. Om kommunfullmäktige fattar ett sådant beslut återgår de verksamhetsområden
som krisledningsnämnden har övertagit till ordinarie nämnd, förbund
eller bolag.

7 (30)
Krisledningsnämnden har följande befogenheter om händelsen medför att
kommunens service till fysiska och juridiska personer i kommunen inte kan
upprätthållas:
• Ge inriktningsdirektiv för kommunens verksamhet.
• Ge rekommendationer till allmänheten om återhållsamhet i konsumtionen
av bl.a. el, värme och vatten.
• Besluta om vilka kommunala verksamheter som ska prioriteras.
• Besluta om vilka kommunala verksamheter som ska stängas.
• Besluta om ianspråktagande av reservsystem.
• Besluta om hur reservkraften ska fördelas.
• Ge direktiv till eventuell omflyttning av personal mellan de kommunala
verksamheterna.
• Ge direktiv till en eventuell flyttning av verksamhet (t.ex. patienter i
vård dygnet runt)
• Begära bistånd från annan kommun eller från statlig myndighet.
• Ange inriktning för kommunens information till kommuninvånarna.
• Efter begäran bistå andra kommuner och landsting som drabbas av en
extraordinär händelse. Om bistånd har lämnats har kommunen rätt till
skälig ersättning av den andra kommunen eller landstinget.
• Om läget så kräver lämna begränsat ekonomiskt stöd till enskilda som
drabbas av händelsen.
• Fatta beslut, ge anvisningar eller vidta andra åtgärder som är jämförbara
med något av ovanstående fall.
Vid utlämnande av information från krisledningsnämnden gäller den sekretess
som skulle ha gällt i den ordinarie nämnden.
Krisledningsnämndens beslut kan överklagas.
Krisledningsnämndens beslut ska anmälas vid närmast följande fullmäktigesammanträde.
Fullmäktige beslutar om omfattningen av redovisningen och
formerna för denna.
Krisledningsnämndens verksamhet omfattas av kommunstyrelsens uppsiktsplikt
och av den kommunala revisionen.
Ledningsplats
Krisledningsnämnden etableras i ordförandens tjänsterum. Krisledningens
stab, berednings- och informationssektion etablerar sig i KS-salen om inte annat
beslutas. Vidare disponeras datautbildningssalarna ”Ettan” och ”Nollan”
samt sammanträdesrummet Magistern.
Ansvaret för iordningställande av ledningsplats ligger på stabschefen. På ledningsplatsen
finns direkta linjer till det allmänna telenätet. Det finns möjlighet
att koppla in datorutrustning för tillgång till Internet och e-post, TV och radio.
Utrustning för radiokommunikation med räddningsstab och tekniska enheter
finns i stab och in-formationssektion (RAKEL).
Ledningsplatsen är försedd med det skriv- och kartmateriel som krävs för lägesuppföljning,
t.ex. att föra dagbok över viktiga händelser, beslut och vidtagna

8 (30)
åtgärder, eller upprätta lägeskartor. Datoriserat ledningsstöd ska finnas. Reservkraft
ska finnas för de berörda lokalerna.
Samband
Normalt upprätthålls kontakten med de berörda myndigheterna/instanserna
via telefon. Radiosamband förbereds, både staben och informationssektionen
har Rakel-mottagning.
Sambandsplanen utgörs av kommunens internkatalog (intranätet) samt intern
och extern larmlista på kommunens hemsida www.kalmar.se/larmlistor (listorna
är lösenordsskyddade).
Finns det behov ska kommunens växel hållas öppen dygnet runt.
Omfall – alternativ händelseutvecklig
Det är viktigt att krisledningen har beredskap för alternativ händelseutveckling,
det vill säga omfallsplanering. Omfallet kan bygga på olika variabler: händelsens
varaktighet, skadornas omfattning, tidsåtgång för reparation och hur allmänheten
berörs.
Beredningssektionen svarar för omfallsplaneringen i staben. Omfallsplanering
bör omfatta t.ex. behov av politiska beslut, resurser, uthållighet, samverkan och
information till allmänheten.
Resurser
Förvaltningar/bolag/förbund
De samlade resurserna inom de kommunala förvaltningarna/bolagen/förbunden
kan dis-poneras. Även personella resurser från enskilda
förvaltningar, bolag/förbund kan nyttjas vid extraordinära händelser eller allvarlig
störning i kommunen. Det är lämpligt att förvaltningar/bolag/förbund i
förväg inventerar den personal som kan ställas till förfogande utan att andra
viktiga funktioner åsidosätts.
Telefonlistor med personalens telefonnummer upprättas och hålls aktuella av
respektive förvaltnings-, förbunds- och bolagsledning.
Övriga resurser
Den kommunala krisledningen kan disponera resurser som ställs till förfogande
av entre-prenörer och statliga myndigheter.
Kostnadsredovisning
I Förordning (2003:789) om skydd mot olyckor kap. 7 anges det att kommunen
har rätt till ersättning av staten för kostsamma räddningsinsatser då räddningstjänstkostnaderna
överstiger en självrisk.
Kontofördelning
Med hänsyn till kostnadsredovisning är det nödvändigt att alla inblandade förvaltning-ar/bolag/förbund
redovisar kostnader för händelsen.

9 (30)
Samtliga kostnader för krisledningens verksamhet bör i princip redovisas på ett
konto. Detta ger möjlighet att direkt se vad beslut och åtgärder kostat och underlättar
arbetet om statsbidrag ska sökas. Om viss andel av åtgärderna i efterhand
bedöms ”normala” kan motsvarande andel genom omföring debiteras
respektive förvaltnings/bolags/förbunds ordinarie konton för verksamheten.
Erforderlig specifikation av kostnadernas art sker på respektive förvaltnings/bolags/förbunds
egen ”ansvarskod”. En person i beredningssektionen
samordnar ovanstående i samråd med ekonomienheten.
Avveckling
Utgångspunkten för krisledningsgruppens ikraftträdande är tidsaspekten. När
någon tids-press inte längre föreligger och så snart som den ordinarie organisationen
har förutsättningar att leda verksamheten ska kommunen återgå till
normala ledningsfunktioner.
Efterarbete
Utvärderingen av händelsen bör påbörjas snarast möjligt efter det att kommunen
återgått till normal verksamhet. En eller flera personer utses att genomföra
utvärderingen.
I utvärderingsarbetet bör allt material i form av t.ex. dokument och anteckningar
samlas in och katalogiseras. All personal som deltagit bör intervjuas och
samverkande myndigheters och organisationers synpunkter på det genomförda
arbetet inhämtas. Med stöd av de insamlade uppgifterna görs en analys av arbetet,
som kan resultera i förslag på revideringar i organisationen och planer.
Analysen med slutsatser och förslag på förändringar redovisas för kommunstyrelsen
som beslutar om åtgärder. Utvärderingen delges andra berörda parter.
Höjd beredskap
Denna ledningsplan ska efter viss komplettering under anpassningsperioden
kunna användas vid höjd beredskap och krig.
POSOM-grupp
POSOM-gruppen är en samordningsgrupp med representanter för Kalmar
kommun, landstinget, polisen och Svenska kyrkan.
POSOM-gruppen kallas vid en akut händelse i Kalmar kommun eller där Kalmarbor
är inblandade eller indirekt berörda och behöver psykosocial hjälp, då
inte normal organisation bedöms vara tillräcklig.
Målet med POSOM´s verksamhet är att ta hand om och stödja drabbade människor
vid större olyckor och katastrofer för att på sikt förebygga psykisk
ohälsa.
POSOM-gruppen leds av dess ordförande.
För den direkta krishanteringen behöver POSOM-gruppen olika resurser för
insatser. Dessa utgörs av:
1. Lokala krisgrupper i kommunen

10 (30)
2. Svenska kyrkans och andra trossamfunds kris- och stödgrupper
3. Eventuell socialjour
Aktivering och larm
POSOM-gruppen aktiveras vid behov, det vill säga när behovet av krishantering
går utöver ordinarie resursers kapacitet.
Krisledningsnämndens ordförande (vid förhinder; vice ordförande), brandkårens
räddningsledare och/eller kommunchefen äger rätt att inkalla och aktivera
POSOM-gruppen.
Planering för Övning och utbildning
I andra kapitlet § 8 i Lagen om kommuners och landstings åtgärder inför och
vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap (2006:544), framgår
att kommuner och landsting ska ansvara för att förtroendevalda och anställd
personal inom hela kommunen får den utbildning och övning som behövs.
Kalmar kommun har ansvar att säkerställa att samtliga kommuninvånare får
godtagbar service oavsett händelse eller situation som samhället kan utsättas
för. För att kommunen ska kunna klara denna uppgift ska de förtroendevalda
(kommunens krisledningsnämnd) och anställd personal övas.
Syfte
Syfte med utbildnings- och övningsplanen är följande:
• att utveckla förmågan hos kommunens förtroendevalda/anställda vid
en extraordinär händelse i fred (höjd beredskap)
• att utveckla samverkansrutiner mellan kommunen och andra myndigheter,
organisationer och företag på ett sådant sätt att alla hjälpresurser
utnyttjas oavsett organisatorisk tillhörighet
• att öka kunskaperna om risker och hot inom den egna kommunen och
därmed verka för ett ökat risk- och säkerhetstänkande. Detta för att
minska risken för skador på människor och viktiga samhällsresurser
• att övning och utbildning ska ses som en del i en process där gjorda erfarenheter
ger upphov till konstruktiva diskussioner och lösningar
inom säkerhetsarbetet på både lokal nivå men framför allt på den egna
verksamhetens område
• att öka personkännedomen hos personal som ska verka inom den lokala
säkerhetsorganisationen.
Ansvar
Kommunens krisledning ska
• ta fram beslutsunderlag
• fatta beslut om verksamhetens inriktning på kort och lång sikt
• prioritera och ge direktiv för verksamheten till berörda förvaltningar,
bolag och förbund
• ta initiativ till samverkan samt samordna verksamheten mellan förvaltningar,
bolag, förbund och övriga samhällsfunktioner (organisationer
och företag)

11 (30)
• sammanställa och vidarebefordra erhållen eller inhämtad information
internt och externt
• dokumentera fattade beslut
• rapportera det bedömda läget till regional myndighet samt om behov
föreligger begära förstärkning.
Krisledningens stab ska
• starta verksamheten vid en extraordinär händelse
o iordningsställa lokaler
o driftsätta teknisk utrustning
• bedriva stabstjänst
• utlarma, leda och samverka med de i verksamheten deltagande enheterna
• följa det operativa läget inom kommunen samt med ledning av denna
• information vidta åtgärder
• upprätta det samband (tele/radio) som krävs för en ändamålsenlig ledning
av kommunens samlade räddningsresurser
Kommunens informationsenhet ska
• leda kommunens informationssektion samt att samordna kommunens
och samverkande myndigheters information om läget till media för att
skapa en så enhetlig och sann information som möjligt
• upprätta och betjäna upplysningscentral för telefonförfrågningar
• samverka med massmedierna, framförallt lokalradion
• inhämta och sammanställa information om läget från kommunens förvaltningar,
bolag och förbund
• förbereda och producera pressmeddelanden
• förbereda och genomföra presskonferenser
• utforma och vidarebefordra myndighetsmeddelanden
• informera befolkningen om inträffade händelser och planlagda åtgärder
• svara för rapporteringen till regional myndighet.
Berörd kommunal förvaltning/bolag/förbund ska
• föredra och presentera beslutsunderlag samt kunna ge förslag till beslut
• bereda ärenden och effektuera beslut enligt direktiv från kommunledningen
• samordna sin verksamhet med övriga förvaltningar, bolag, förbund och
myndigheter
• lämna underlag till kommunens informationsenhet för information till
kommunens invånare om inträffade händelser och planlagda åtgärder.
• genomföra en risk- och sårbarhetsanalys, som ska utgöra ett viktigt underlag
för kommande övningar och scenarier
• kontinuerligt öva och träna sin personal på realistiska och tänkta situationer
som kan uppstå vid extra ordinära händelser. På så sätt minimerar
man bort överraskningsmomenten och personalen kan agera snabbare
och mer effektivt vid en eventuell krissituation.
.

12 (30)
Tidsintervaller för övning
Utbildnings- och övningsplanen gäller för respektive mandatperiod.
Inriktning på övning/utbildning:
• Hela krisledningen ska övas en gång vartannat år.
• Larmövning med krisledningen ska genomföras minst en gång vartannat
år.
• Krisledningsnämnden ska i seminarieform fortbildas cirka ½ dag
vartannat år.
• Stabspersonal och övriga nyckelpersoner ska utbildas och övas minst
åtta timmar vartannat år.
2011 2012 2013 2014
Hela krisledningen
Tillämpad Larmövning Tillämpad Larmövning
övning
övning
Krisledningsnämnden
Seminarier
Seminarier
Staben Stabsmetodik Stabsmetodik
Övningsplanering för Kalmar kommuns krisorganisation

13 (30)
Metod
Utbildning i krishanteringssystemet
Utbilda och informera alla förtroendevalda och anställda om det lokala
krishanterings- och säkerhetsarbetet under cirka en halvdag.
Övning i seminarieform
Övningen genomförs utifrån ett scenario i diskussionsform med ett antal frågor
beträffande roller, uppgifter och ledningsförhållanden i verksamheten.
Startövning
Inblandade prövar och utvecklar förmågan att komma igång med krishanteringen.
Befattningsutbildning
Förvaltningarna, bolagen och förbunden utgår från sina egna krisledningsplaner.
Tillämpad övning
Här prövas den egna organisationen i rätt miljö, övar praktiskt utifrån ett scenario.
Övningen genomförs med ett antal inspel till de övande från en motspelsorganisation.
Avslutning
I Kalmar kommun kan vi tillsammans arbeta för ett högt säkerhetstänkande.
Detta gör vi gemensamt genom att delta och engagera oss i övningar, utbildningar
och sprida vår erfarenhet vidare övergripande i kommunen. Alla har vi
olika bakgrund och erfarenheter som kan vara till nytta vid en eventuell extraordinär
händelse i kommunen. Det är viktigt att kommunens verksamheter
fungerar i det dagliga arbetet, men det är än viktigare vid en händelse då det
under svåra förhållanden kan vara svårt att bedriva en kommunal service. Övas
det regelbundet i kommunen behöver inte övergången från den dagliga verksamheten
till verksamhet vid en större händelse vara så stor.

14 (30)
Bilaga 1
Checklista - Första föredragning för krisledningsnämnden
• läge: Översikt av händelseutveckling och nuvarande tillstånd
• vidtagna åtgärder
• tillgängliga resurser
• sambandsläge: Telefon, radio, IT, transporter, tillgänglig samverkanspersonal
• medieläget (omvärldsbevakning)
• frågor

15 (30)
Bilaga 2
Checklista - Stabsorientering
Syfte
• Allmänt informationsutbyte i staben
• Koordinering av verksamheten
• Strukturering av problem
• Formulering av uppdrag till staben
• Uppföljning av tidigare beslut och verksamheter
• Klarläggande av stabens interna arbetsformer
Innehåll
• En total och övergripande allmän situationsorientering
• Vårt läge nu
• Vad som ska åstadkommas – beslut i stort
• Genomförande och riktlinjer
• Kontroll och uppföljning
Detaljinnehållet i en stabsorientering bör styras av den situation staben är satt
att arbeta med. Se nedan för exempel på dagordning.
Arbetsform:
• Stabsorienteringen ska framför allt innehålla kortfattade föredragningar,
som ska inriktas på följande sätt:
• Handlingsfrihet. Svar på frågor som ”vad kan vi göra?”, ”med vad kan
vi agera och när?”, ”vilka möjliga lösningar finns?”
• Begränsningar. Identifiering av de begränsningar som finns, vad de består
av och hur de kan undanröjas.
• Slutsatser. Vad betyder det redovisade? Dra slutsatser av faktaunderlaget.
• Förslag till beslut. Redovisa alternativen och förorda ett av dem. Ska
beslut fattas bör stabsmedlemmen förbereda ett förslag till detta.
Observera att stabsorientering inte är ett arbetsmöte!
Exempel på dagordning
• Närvarokontroll
• Syftet med orienteringen
• Väderleksläget
• Lägesredovisningen
• Krisledningsnämndens beslut och riktlinjer
• Vidtagna och planerade åtgärder
• Prognoser
• Informationsläget
• Direktiv för uppföljning
• Hjälpmedel
• Avlösningsdirektiv

16 (30)
Bilaga 3
Checklista – Avveckling av staben
• Meddela avveckling till interna och externa aktörer.
• Stöd till anställda som kan ha varit hårt pressade under en längre tid.
• Fortsatt kontakt med media och andra aktörer för att utbyta information.
• Sammanställ dokumentation och samla in annan information om hur
olika aktörer agerade, för att utvärdera hur händelsen hanterades.
Analysera vad som fungerade bra och mindre bra inom organisationen för förbättring
av organisation och åtgärder.

17 (30)
Bilaga 4
Befattningsbeskrivning - Stabschef
Du är stabschef och ansvarig för att stabens arbete med beredning och information
fungerar.
1. Start
o Kalla in personal enligt krisledningsplanen.
o Genomför en första stabsorientering.
o Genomför en första föredragning för krisledningsnämnden, se
bilaga 1.
o Meddela länsstyrelsen att krisledningsgruppen är samlad och
operativ.
2. Klargör målet och dess konsekvenser för staben på kort och lång sikt
o Stabens uppgifter är att stödja den verksamhet och de beslut som
aktuella beslutsfattare ansvarar för.
o Omfattningen i tid ska vara längre än den tid som beslutsfattarna
verkar inom.
o Effektivt stabsarbete förutsätter arbetsfördelning, samarbete
samt förståelse för både helheten och sin egen arbetsuppgift.
3. Chefen leder staben
o Stabens arbete ska präglas av att sakligt och bestämt belysa alla
faktorer som kan inverka på chefsbeslut och att lojalt genomföra
chefs beslut.
o Extra viktigt är att styra staben i tiden för att undgå att stabsarbetet
blir händelsestyrt, agera istället för att parera. (Vad har
skett, det som pågår nu, verksamhet på sikt).
o Staben bör ledas på ett tydligt sätt vad det gäller: Mål med verksamheten,
prioriteringar, arbetsfördelning, samverkan, tidsplan.
4. Upprätta stabsarbetsplan och riktlinjer
o Se till att aktuellt läge, d.v.s. en komplett lägesrapport finns tillgänglig.
o Delge samtliga stabsmedlemmar detta läge vid stabsorientering,
som hålls med jämna mellanrum.
o Orientera krisledningsnämnden fortlöpande om läget.
o Se till att dagbok förs i samtliga sektioner av staben.
o Kontrollera att staben har förutsättningar att arbeta.
o Beordra underhållstjänst och personalavlösningar i erforderlig
omfattning för stabens interna behov.

18 (30)
Bilaga 5
Befattningsbeskrivning - Medlem av beredningssektionen
Du ingår i beredningssektionen och kanslichefen är din arbetsledare.
Ansvar
Skapa beslutsunderlag – analys och bearbetning, förbereda och genomföra
föredragningar, delge och följa upp beslut, dokumentera eget arbete, biträda
vid eller genomföra samverkan, göra prognoser, planera för åtgärder på längre
sikt, planera för alternativ händelseutveckling (omfallsplanering), dokumentera
eget arbete.
Sekretariat för krisledningsnämnden, kanslifunktion för stabschefen, lägesfunktion
(dag-bok, plott, tablåer), dokumentation (eget arbete, samordning).
Teknikstöd, främst IT och telekommunikationer, lokaler och utrustning, transporter,
kontorsservice, mat och kaffe, kontroll av in- och utpassering, dokumentation
av eget arbete.
Arbetsuppgifter
1. Efter första stabsorienteringen analysera inledande lägesrapport och utifrån
detta:
o Skapa bild av händelsen.
o Förutsäga de behov som händelsen kommer att ställa på överordnad
ledning.
2. Använd beslut i stort för Kalmar kommun – vid extraordinära händelser,
som riktmärke under ditt arbete.
3. Fortlöpande analysera händelseförloppet:
o Ur strategisk synpunkt – uppfylls målet?
o Ur operativt perspektiv – vilka mål har arbetet? Uppfylls dessa?
4. Fortlöpande analysera kommande lägesrapporter enligt ovan.
5. Arbeta fram underlag till informationssektionen.
6. Utarbeta omfall enligt krisledningsnämndens direktiv eller order.
7. Samverka med experter, sakkunniga och myndigheter.
8. Delge och följa upp beslut.
9. Arbeta fram prognoser.
10. Utarbeta föredragningar inom sin sektion enligt stabschefens direktiv
eller order.
11. Se till att dagbok förs i den egna sektionen i staben.

19 (30)
12. Se till att lägesuppföljning och plotting i den egna sektionen hålls aktuell.
13. Ansvara för att analys efter händelse genomförs.
14. Inkoppling av telefoner, datorer, fax och radioapparater. Mobiltelefoner
tas fram. Gör förbindelseprov. Förbered TV med inspelningsfunktion.
15. Efter första stabsorienteringen: inled skrivandet av dagbok (WIS), påbörja
arbetet med plotting, lägesuppföljning etc. Införskaffa prognos
vad gäller trolig utveckling och varaktighet för händelsen samt om resurser
insatta vid händelsen och utifrån detta planera för avlösning av
personal, transporter, underhåll till insatt personal, införskaffande av
material till händelsen enligt krislednings-nämndens direktiv.
16. Påbörja sekretariatsuppgifter åt krisledningsnämnden.
17. Personal avdelas för in- och utpassering. Iordningställning av lokaler
för krisledningsgruppen.
18. Var stabschefen behjälplig administrativt, vid exempelvis förberedelse
av stabsorientering eller föredragning.
19. Fortlöpande hålla sig uppdaterad om händelsen och dess fortsatta utveckling,
samt kontinuerligt planera och införskaffa resurser till arbetet
med händelsen, enligt krisledningsnämndens direktiv.
20. Utarbeta föredragningar inom sin sektion enligt stabschefens direktiv
och order.
21. Se till att dagbok förs i den egna sektionen. Dokumentera eget arbete.
22. Se till att lägesuppföljning och plotting i den egna sektionen hålls aktuell.

20 (30)
Bilaga 6
Befattningsbeskrivning - Medlem av informationssektionen
Informationssektionens uppgifter:
• Svara för intern information
• Svara för extern information till massmedier och allmänhet.
• Svara för information till övriga berörda myndigheter som länsstyrelse,
landsting, polis etc.
Informationssektionen bemannar ett antal poster enligt nedanstående skiss och
till varje uppdrag finns en särskild åtgärdslista.
1. Efter första stabsorienteringen: författa ett pressmeddelande utifrån lägesrapporten,
samt använd underlaget för intern information.
2. Fortlöpande hålla sig uppdaterad om händelsen och dess fortsatta utveckling.
3. Skicka ut nya pressmeddelanden till massmedia med jämna mellanrum
eller vid förändringar av läget.
4. Ansvara för anordnande och genomförande av presskonferenser.
5. Ansvara för att allmänheten fortlöpande får information om händelsen.
6. Ansvara för att den egna organisationen fortlöpande får information
om insatsen.
7. Utarbeta föredragningar inom sin sektion enligt stabschefens direktiv
eller order.
8. Se till att dagbok förs (WIS).
9. Se till att lägesuppföljning och plotting i den egna sektionen hålls aktuell.

Funktionerna på Informationssektionen
INFORMATIONSCHEF MASSMEDIEKONTAKT UPPLYSNINGSCENTRAL PRODUCENTER
• Chef krisinformation
• Äger och formulerar huvudbudskap.
• Levererar experter eller expertbudskap
till mediekontakten
• Stöttar/coachar experter i mediefrågor
• Beslutar om aktivering av krishemsida
och presscentrum samt
presskonferens och fototillfälle
• Initierar kallelse till/håller i presskonferens
och fototillfälle
• Koordinerar/stämmer av med
andra myndigheter och övriga aktörer
• Återför budskap till logg
• Ingår i den centrala krisstaben och
förmedlar händelser och status till
loggen, tar emot obekräftade fakta
från loggen.
• Förser medierna med fakta
• Ger intervjuer/kommentarer
• Styr faktainsamling
• Initierar pressmeddelande
• Återför till logg; både vilka man
pratat med och obekräftade fakta
från medierna
• Beviljar ackrediteringar
MEDIEBEVAKARE
• Avlyssnar/bandar radio- och TVsändningar
• Bevakar Internet och sociala medier
• Bevakar WIS
• Läser tryckta media
• Rapporterar in till loggen: nya fakta
och avvikelser i förhållande till våra
budskap
• Bevakar presskonferenser.
• Besvara telefonförfrågningar från
allmänheten m.fl.
• Förmedla frekventa frågor till lokalradion
och till hemsidan
• Föra dagbok över inkommande
samtal
• Uppmärksamma olika inkommande
uppgifter från omvärlden
som behöver föras vidare till den
centrala krisstaben.
• Har formulerings- och publiceringsansvaret
INTERNT
• Kommunens växel
• Intranät
• E-postlistor
• Snabbstormöten
• WIS
• Rakel
EXTERNT
• Webb/sociala medier
• Pressmeddelande
• E-postlistor
• Kontakt med andra myndigheter
• Tolkförmedling
• Producerar olika former av meddelanden
• WIS
• Krisinformation.se

Bilaga 7
Instruktion - informationschef
När larm om en befarad händelse inkommer från räddningsledare, SOScentralen,
förvaltnings-, förbunds-, bolagschef eller från krisledningsnämnden
ska följande åtgärder vidtas:
1. Diskutera grad av åtgärder med krisledningsnämnd, krisledningsnämndens
ordförande, stabschef eller räddningsledare.
2. Organisera informationssektionen och sammankalla personal. Orientera
om läget och den fortsatta verksamheten. Fördela ansvarsområden.
Förbered för eventuell bemanning dygnet runt.
3. Sammankalla och informera kommunens växel.
4. Aktivera kommunens kriswebb.
5. Informera massmedierna om att verksamheten har startats.
6. Besluta om ett speciellt presscentrum ska öppna.
Informationschefen ingår i den centrala krisstaben under krisledningsnämnden
och har högsta ansvaret för att formulera all krisinformation och
• Äger och formulerar huvudbudskap.
• Begära att radion sänder myndighetsmeddelande
• Levererar experter eller expertbudskap till mediekontakten.
• Stöttar/coachar experter i mediefrågor.
• Initierar kallelse till/håller i presskonferens och fototillfälle.
• Koordinerar och stämmer av med andra myndigheter och övriga aktörer.
• Återför budskap och förmedlar händelser till logg.

23 (30)
Bilaga 8
Instruktion - massmediekontakt
1. Håll kontakt med lokalradio, närradio, riksradio, TV och tidningar.
Prioritera radion för snabb informationsspridning/nyhetsförmedling.
Om det är möjligt, se till att representant för radion finns
nära lednings-gruppen.
För att ge massmedier en säker information är det betydelsefullt att en
person ansvarar för presskontakterna. Informationschefen eller speciellt
utsedd mediekontakt har denna uppgift. Det är också viktigt
att medierna har ett eget telefonnummer med dygnet-runt bemanning
som de kan ringa.
Sveriges Radio har skyldighet att sända ”Viktigt meddelande till allmänheten”
(VMA), som måste begäras genom räddningsledare vid
brandkåren. VMA består dels av signalen ”viktigt meddelande”, dels av
meddelande i radio och TV, som ska sändas inom tre (3) minuter efter
det att signalen ”viktigt meddelande” utlösts. Varningsmeddelande ska
användas när det är omedelbar risk för skada på liv, hälsa, egendom eller
i miljön.
Informationschefen kan, dock utan krav på omedelbarhet, begära att
Informationsmeddelande sänds för att förebygga eller begränsa skador
på liv, hälsa, egendom eller i miljön.
Sveriges Radio Kalmar kan vidarebefordra information till övriga kanaler
inom Sveriges Radio om så bedöms nödvändigt. Tidningarnas telegram-byrå
(TT) förmedlar pressmeddelanden till samtliga massmedier.
2. Skriv pressmeddelanden.
Vid viktiga pressmeddelanden ring innan och förvarna att de kommer
så att de inte drunknar i all annan skriftlig information till nyhetsredaktionen.
Följande ska ingå i pressmeddelandet:
o Vad som hänt
o Var
o När
o Vad som görs för att mildra effekterna samt förebygga
Av pressmeddelandet ska framgå:
o Datum
o Klockslag
o Vem som är ansvarig för informationen
o Vem som kan lämna ytterligare upplysningar
Pressmeddelandet skickas via e-post till berörda media.
Pressmeddelanden skickas även till länsstyrelsens informationsenhet
och publiceras i WIS.

24 (30)
3. Organisera presskonferens.
Vid första kontakten med massmedier är det bra att redan då ha bokat
in en presskonferens. Speciellt om svar på alla frågor kan lämnas.
Före presskonferensen
Informationschefen beslutar i samråd med krisledningsnämnden om
tid för presskonferens, samt vilka som ska medverka från förvaltningar,
bolag och förbund.
Kalla medierna till presskonferensen via e-post eller telefon.
Sänd information för kännedom till berörda myndigheter och organisationer
som inte direkt medverkar vid presskonferensen.
Samla de som ska medverka en stund före presskonferensen, för genom-gång
av upplägg och innehåll.
Skriv ut namnskyltar (bordsskyltar) till de som medverkar vid presskonfe-rensen
med namn och myndighet.
Samla eventuellt fotografer strax före presskonferensen och låt dem
under ”guidning” ta bilder av intresse.
Notera vilka journalister och fotografer som är närvarande. Vid större
olyckor begär presslegitimation och förse dem med passagekort
”PRESS”.
(Passagekort förvaras på informationsenheten).
Förbered tolkhjälp vid behov.
Under presskonferensen
Starta presskonferensen på utsatt tid och meddela när den ska vara avslutad.
Ge en tydlig presentation av medverkande från förvaltningar, bolag och
förbund.
Inled med en kort sammanfattning och orientering av läget. Avsätt god
tid för frågor. Ge möjlighet för TV och radio att göra separata intervjuer
efter presskonferensen.
Kom överens med media om tid för eventuell ny presskonferens. Om
överenskommen tid måste ändras se till att media får meddelande om
detta.
4. Vid stora olyckor organiserar informationssektionen ett presscentrum,
förslagsvis i någon av våra egna lokaler Presscentrumet måste finnas relativt
nära händelsernas centrum. Vägen dit måste vara bra skyltad.

25 (30)
Det är lämpligt att samordna detta med länsstyrelsen. Ett presscentrum
ska kunna fungera under lång tid och måste ha tillgång till en stor samlingslokal
för presskonferenser, logi, utspisning, telefoner m.m. Presscentrumet
har framförallt två syften. Dels får journalister och fotografer
en fast plats varifrån de kan sköta sina arbeten, dels kan kommunens
krisledningsnämnd och räddningsledning samt staben därigenom
fullgöra sina uppgifter ostört.
Utrustning
En hemlig ingående linje
Mobiltelefon
Dator med internetuppkoppling.
Papper och pennor.
Kartor
Passagekort
Namnskyltar (bordsskyltar)
Utrustning för presscentrum
Lokal med arbetsplatser
Lokal för stora presskonferenser
Trådlöst bredband
Datorer med internetuppkoppling
Telefoner
Anslagstavla
Hänvisningsskyltar

26 (30)
Bilaga 9
Instruktion - upplysningscentral
Se till att allmänhetens frågor i största möjliga mån blir besvarade. Snabbt och
korrekt är nyckelord. Viktigt är att de som svarar antecknar frågor och åtgärder.
De vanligaste frågorna kan man sedan svara på via radio, tidningar eller på
hemsidan, för att minska telefontrycket.
Personal från kommunledningskontoret bemannar upplysningscentralen. Samverkan
sker med länsstyrelse, landsting, andra kommuner, polis med flera för
att kunna lämna kompletterande upplysningar och inte slussa ”kommuninvånarna”
runt till olika instanser. Vid långvarig kris samt vid kommunövergripande
händelser samordnas bemanningen i länet.
Sprid upplysningscentralens telefonnummer till allmänheten genom ett VMA
(Viktigt meddelande allmänheten)
Sprid information i den egna organisationen att upplysningscentralen är upprättad
Anhöriga hänvisas till polisen för besked om tillståndet hos omhändertagna/
saknade personer.
Utrustning
Minst fyra ingående linjer utanför den kommunala växeln.
Telefoner med headset
Datorer med internetuppkoppling.
Papper och pennor.
Kartor

27 (30)
Bilaga 10
Instruktion - Intern information
De flesta av kommunens anställda medverkar inte direkt i händelseförloppet,
men kan ändå komma att påverkas indirekt genom att verksamheten måste
omdisponeras eller ställas in tillfälligt. I sådana situationer uppstår ett stort behov
av information i de olika förvaltningarna, bolagen och förbunden.
1. Informera kommunens telefonväxel kontinuerligt och förse dem med
material som underlättar deras arbete.
2. Uppdatera intranätet med aktuell information. Håll kontakt med berörda
verksamheter genom eller e-post.
3. Skicka fortlöpande informationsmeddelanden till personalen. Förvaltnings-,
bolags- eller förbundschefer och/eller informatörer används
som kontaktpersoner.
4. Kontakter med räddningsledare och folk på plats sker via Rakel.
Utrustning
Telefoner
Fax
Datorer med internetuppkoppling.
Papper och pennor.
Kartor
Rakel

28 (30)
Bilaga 11
Instruktion - Extern information
1. Aktivera kriswebben och publicera information fortlöpande där och i
Kal-mar kommuns sociala medier. Håll kontakt med upplysningscentralen
för vanliga frågor. Upprätta kontakt med krisinformation.se
(MSB:s nationella kriswebb)
2. Kontrollera att e-post och telefonlistor är aktuella. Det kan gälla massme-diekontakter,
förteckning över kommunens Frivilliga ResursGrupp-
FRG, frivilligorganisationer, kultur- och fritidsförvaltningens föreningsregister
etc.
3. Informera myndigheter vid behov. Varje myndighet informerar inom
sitt ansvarsområde, men informationen bör alltid vara samordnad.
4. Vid långvarig beredskap – annonsera
5. Affischer, väggtidningar och utdelade informationsblad är lämpliga för
långsiktiga informationsanslag. Utdelning kan exempelvis ske genom
tidningsbud, postens brevbärare, bibliotek, skolor och livsmedelsaffärer.
Högtalare kan behövas i ett katastrofläge. Samarbete sker då med
polis och räddningstjänst. Frivilliga ResursGruppen-FRG kan också
användas som informationsbärare.
6. Förbered samarbete med tolk och översättare för att snabbt få ut viktig
information på olika språk.
Tillgänglighetsanpassad information
1. Information till icke svensktalande
Viktig information bör översättas och spridas på efterfrågade språk.
Hjälp med översättning kan erhållas av upphandlad tolkförmedling. Se
service-förvaltningens/supportavdelningens hemsida.
2. Hörselskadade
Information bör sändas till Text TV-redaktionen i Stockholm. Texttelefon
för kommunikation med hörselskadade finns på varje SOS-central.
Texttelefon kan också rekvireras från Telia AB. Om informationen
lämnas via texttelefon meddelas aktuella nummer till lokalradiostationerna.
3. Synskadade
Kontakt bör etableras med länsbiblioteket för besked om vilka taltidningar
som finns i länet. Vissa tidningar i Sverige kommer dagligen ut
som taltidning med egen redaktion. På vissa orter sänder också Synskadades
Riksförbunds lokalförening egen närradio.

29 (30)
Utrustning
Etablera kontakt med lokalföreningarna för att kartlägga informationskanaler.
Telefoner
Datorer med internetuppkoppling.
Papper och pennor.
Kartor

30 (30)
Bilaga 12
Instruktion - mediebevakare
1. Avlyssna/banda radio- och TV-sändningar.
2. Bevaka traditionella och sociala medier på Internet.
3. Läs tryckta media.
4. Rapportera in till loggen: nya fakta och avvikelser i förhållande till våra
budskap.
5. Bevaka presskonferenser
Utrustning
Telefon
Datorer med internetuppkoppling.
Radioapparat
TV
Bandspelare
Video
Papper och pennor.
Kartor