Rutinbeskrivning för styrdokument Bakgrund Definitioner ... - Havs
Rutinbeskrivning för styrdokument Bakgrund Definitioner ... - Havs
Rutinbeskrivning för styrdokument Bakgrund Definitioner ... - Havs
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
<strong>Rutinbeskrivning</strong> <strong>för</strong> <strong>styrdokument</strong><br />
<strong>Bakgrund</strong><br />
För att <strong>styrdokument</strong>en ska kunna vara vägledande och bidra till den interna styrningen och kontrollen<br />
behöver arbetet med dessa samordnas.<br />
Styrdokument i myndighetens verksamhet syftar främst till att beskriva ett <strong>för</strong>väntat tillvägagångssätt<br />
<strong>för</strong> att lösa en uppgift eller en specifik situation men kan också beskriva en arbetsprocess.<br />
Behovet av att arbeta fram <strong>styrdokument</strong> finns på många ställen i verksamheten. En avdelning eller<br />
enhet kan ha behov av att beskriva hur ärenden handläggs. På myndighetsnivå finns behov av att<br />
beskriva och reglera exempelvis myndighetens regler <strong>för</strong> representation.<br />
Utöver arbetsordningen och visionen så använder <strong>Havs</strong>- och vattenmyndigheten policys, rutiner och<br />
planer som <strong>styrdokument</strong>.<br />
<strong>Definitioner</strong><br />
Policy används <strong>för</strong> att beskriva och reglera myndighetsövergripande frågor. Innehållet i en policy är<br />
en stark rekommendation som alla anställda har ett ansvar <strong>för</strong> att följa.<br />
Rutiner används <strong>för</strong> att beskriva specifika moment eller arbetsuppgifter. Rutinerna kan vara separata<br />
eller vara underordnade en policy, såtillvida att de beskriver eller reglerar en nedbrytning till högre<br />
detaljeringsgrad av policyinnehållet.<br />
Planer/Planering är en beskrivning av en process, som innebär att nå ett framtida mål genom ett<br />
systematiskt och målinriktat handlande från givna utgångspunkter.<br />
Tillvägagångssätt<br />
Myndighetsövergripande <strong>styrdokument</strong><br />
När det uppstår behov av att tydliggöra och reglera ett arbetsmoment eller en arbetsprocess eller en<br />
specifik <strong>för</strong>eteelse såsom exempelvis representation eller en lönepolicy ska staben alltid informeras<br />
om vad som ska regleras samt om syftet med regleringen. Arbetet med att ta fram <strong>styrdokument</strong>et<br />
innehåller följande moment-<br />
- Utredning, problemformulering och utkast till <strong>styrdokument</strong> arbetas fram<br />
- Remiss till staben och samtliga chefer som berörs av tillämpningen<br />
- Vid behov samverka med personalorganisationerna<br />
- Vid behov diskussion i ledningsgruppen<br />
- Fortsatt beredning och slutligt <strong>för</strong>slag<br />
- Eventuell avstämning i ledningsgruppen<br />
- Eventuell samverkan med personalorganisationerna<br />
- Föredragning och beslut
Den enhet eller avdelning som är upphovsman till <strong>styrdokument</strong>et ska in<strong>för</strong> beslut redogöra <strong>för</strong> hur<br />
information om innehållet ska spridas inom myndigheten.<br />
Det beskrivna tillvägagångssättet ska vid ändringar i <strong>styrdokument</strong>en användas helt eller i tillämpliga<br />
delar.<br />
Avdelnings/enhets specifika rutinbeskrivningar<br />
För verksamheten vitala arbetsprocesser eller handläggningsrutiner ska dokumenteras i en<br />
rutinbeskrivning. Respektive enhetschef ansvarar <strong>för</strong> att det finns aktuella rutinbeskrivningar.<br />
Detaljeringsgraden i beskrivningen ska vara sådan att ersättare till den ordinarie handläggaren ska<br />
kunna <strong>för</strong>stå och handlägga ärendetypen.<br />
Vilka handläggningsrutiner som ska dokumenteras avgörs utifrån kriterierna väsentlighet och risk <strong>för</strong><br />
verksamheten.<br />
När avdelnings/enhetsspecifika beskrivningar av hur ärenden handläggs arbetas fram behöver staben<br />
inte hållas underrättad.<br />
Publicering<br />
Staben ansvarar <strong>för</strong> att alla myndighetsövergripande <strong>styrdokument</strong> publiceras på myndighetens<br />
hemsida. För avdelnings/enhets specifika rutinbeskrivningar ansvarar respektive chef <strong>för</strong> information<br />
och att dessa hålls samlade.<br />
De myndighetsövergripande <strong>styrdokument</strong>en ska ha standardformulerade rubriker som inleds med<br />
Policy <strong>för</strong> -, Rutin <strong>för</strong> -, Plan <strong>för</strong>-<br />
Styrdokumenten ska dessutom diarie<strong>för</strong>as med egna nummer samt arkiveras.<br />
Alla <strong>styrdokument</strong> ska dateras med beslutsdatum och vilken avdelning/enhet som ansvarar <strong>för</strong><br />
respektive <strong>styrdokument</strong>.<br />
Utvärdering<br />
Staben ansvarar <strong>för</strong> en årlig översyn av de myndighetsövergripande <strong>styrdokument</strong>en och bedömer i<br />
samråd med upphovsmannen i vad mån de behöver uppdateras eller på annat sätt anpassas efter<br />
verksamhetens behov.<br />
Respektive chef ansvarar <strong>för</strong> att framtagna avdelnings/enhets specifika rutiner hålls uppdaterade.<br />
Oavsett om översynen resulterar i en revidering eller inte så ska datum <strong>för</strong> senaste översyn framgå av<br />
dokumentet.<br />
Staben ansvarar <strong>för</strong> denna rutinbeskrivning<br />
Beslut om denna rutin har tagits av stabschefen Maria Hellsten efter <strong>för</strong>edragning av Stefan<br />
Rehnström den 22 mars 2012
Change language