Informationsstrategi - Ljusdals kommun

Kategori: 0.Gemensam Kommunadministration
Registernummer: 0.01.01
Rubrik: Policy för Informationsstrategi
Policy för Informationsstrategi
Ks § 14/01
1. Inledning
1.1 Varför ska vi ha en informationsstrategi/policy?
En väl fungerande kommunikation både internt som externt är viktig om Ljusdals
kommuns övergripande mål ska kunna uppnås. Med intern kommunikation menas
den information som ges inom Ljusdals kommuns egen organisation och som är
riktad mot alla som är verksamma inom den. Extern kommunikation avser
information som riktar sig till omvärlden såsom kommunmedborgare, press,
övriga medborgare i landet och internationella kontakter. Det är också av vikt att
Ljusdals kommun skapar ett gemensamt synsätt för kommunikation och om hur
informationsfrågor ska hanteras. Alla bör arbeta utifrån ett gemensamt synsätt
baserat på fastställda regler och riktlinjer. Endast då kan vi upprätthålla en tydlig
och enhetlig bild av vår verksamhet. En förutsättning för att Ljusdals kommun ska
fungera som serviceorganisation är ett givande, sökande och tagande av
information, där alla förväntas ta ett eget ansvar.
Kommunen ska ge en effektiv och väl anpassad service till alla berörda parter.
Detta förutsätter att personalen känner till vilka behov som finns hos
medborgarna och vilka ambitioner kommunen som arbetsgivare har för att möta
dessa behov. Det förutsätts också att kommunmedborgarna och andra
intressenter känner till kommunens verksamheter och syfte med dessa. Ljusdals
kommuns huvudsakliga uppgift är att förra en aktiv och öppen dialog mellan alla
berörda parter, vilket lägger grunden till förståelse, utveckling och demokrati. Det
skapar förutsättning för att bredda demokratin och öka medborgarnas möjligheter
att påverka sin omgivning. För att ovanstående resonemang ska fungera i
praktiken har denna informationsstrategi/policy arbetats fram vilken ska ge ett
stöd för alla anställda i det dagliga arbetet och i kontakterna med omvärlden.
1.2 Syfte och mål
Syftet med kommunens informationsarbete är att kommunanställda och
allmänheten ska vara välinformerade om Ljusdals kommun och dess verksamhet.
Målsättningen är att skapa förutsättningar för att bredda demokratin dvs öka
möjligheterna för gemene man/kvinna att påverka sin omgivning.
Informationsarbetet ska bidra till:
· att skapa intresse och förtroende för samt ge kunskap om kommunens vision,
mål, verksamheter och resultat.
· att ge råd och upplysning om samhällets olika möjligheter till service och hjälp
för alla kommunmedborgare.
· att sprida kunskap om kommunens verksamheter
· att på olika sätt belysa och informera om aktuella kommunala frågor.
· att inhämta medborgarnas synpunkter på frågor av kommunalt intresse.
· att göra Ljusdals kommun känd och medverka till att bygga upp och
vidmakthålla ett gott anseende om kommunen.

· skapa förutsättningar för samverkan med det omgivande samhället.
· skapa kunskap om och förståelse för förändrings och utvecklingsarbete.
· att anställda är engagerade, delaktiga och känner intern samhörighet.
· medverka till att verksamheten blir effektivare.
1.3 Grundprinciper för Ljusdals kommuns information.
All information ska vara
Öppen
Öppenheten skall bygga på offentlighetsprincipen, tryckfrihetsförordningen,
yttrandefrihetslagstiftningen. Dessutom ska en öppenhet mot massmedia bejakas.
Hänsyn måste tas till de krav som ställs i olika lagar rörande sekretesskydd, bl a i
ärenden som rör enskilda individers förhållanden.
Begriplig och relevant
Informationen ska vara utformad på ett för mottagaren begripligt sätt. Rätt
information ska förmedlas till rätt person vid rätt tillfälle.
Saklig och trovärdig
Den information som ges vid Ljusdals kommun ska alltid vara saklig, korrekt och
väl underbyggd. Fakta ska alltid kontrolleras innan information lämnas ut.
Den person som lämnar information måste skilja på sin roll som företrädare för
kommunen och sina åsikter och önskemål i egenskap av facklig företrädare
respektive privatperson eller då hon/han utför uppdrag åt annan uppdragsgivare.
Såväl massmedia som allmänhet har rätt att kräva klara besked om vem som står
bakom ett offentligt uttalande eller en offentlig återgiven åsikt.
Snabb
Målet är att vi själva ger förstahandsinformation om egen verksamhet. Frågor ska
besvaras omedelbart eller så snabbt som möjligt.
Etik
All information ska följa de etiska regler, lagar och förordningar som reglerar
offentlig verksamhet samt branschrelaterade regler och policies för t ex
marknadsföring, PR, information och media.
Målgruppsanpassning
Informationen ska vara lättillgänglig för den målgrupp den vänder sig till, när
det gäller medieval, innehåll och utformning. Detta är en förutsättning för att
informationen och resultatet ska bli effektivt, begripligt och motiverande
Enhetlighet
Vid utformning av information ska det grafiska programmet alltid följas.
Logotypen är Ljusdals kommuns kännemärke och får inte förvanskas. Det är inte
heller tillåtet att göra tillägg till logotypen. Informationsenheten ansvarar för att
allt material följer den grafiska profilen och ska alltid kontaktas före

tryckning/slutproduktion.
2. Intern information
Det finns två målgrupper som den interna informationen riktar sig mot
kommunens anställda och de förtroendevalda. Medborgare ser Ljusdals kommuns
personal som viktiga nyckelpersoner när det gäller spridning av information och
en korrekt bild av den verksamhet vi bedriver. När personalen ställs inför frågor
som inte kan besvaras ska de kanalisera frågan till rätt instans. I övriga fall ska
frågan kanaliseras till Informationsansvarige/Informatören som har till uppgift
att besvara frågan eller ge en korrekt hänvisning.
Information till berörd personal ska om möjligt komma före den externa
informationen eftersom personalen ute i verksamheten i sitt möte med
”Ljusdalsbon” fungerar som ”vidareinformatörer”. Problem kan uppstå då
omvärlden får information om nyheter och förändringar före eller i samma
ögonblick som de anställda.
De anställda ska genom den interna informationen få kunskap om
· kommunens vision och mål, verksamheter samt ekonomi
· planerade förändringar och deras konsekvenser
· åtgärder, händelser, utveckling och annat som har betydelse för verksamheten
Utan väl fungerande partipolitiska informationskanaler kan inte det övergripande
målet för kommunens informationsarbete uppnås. Den information som ges till
beslutsfattarna de förtroendevalda ska genom den interna informationen få
kunskap om
· frågor som ur helhetsperspektivet är viktiga för verksamheterna och
kommunens utveckling.
· frågor som har betydelse för den förtroendevaldes uppdrag såsom få en bra och
tidig information.
Intern information ska också bidra till att skapa ett positivt arbetsklimat för de
anställda som ska veta vad som förväntas av dem, ser helheten och inspireras till
att ta egna initiativ.
Den tryckta interninformationen kan inte konkurrera med dagspressen när det
gäller snabbhet i informationsflödet, men däremot kan den sprida en saklig och
allsidig bild av kommunen. Genom ett väl utbyggt intranät inom kommunen ges
det möjligheter till att snabbt och effektivt söka den information som man själv
önskar. På detta sätt kan man i vissa fall vara steget före dagspressen. Trots
ovanstående resonemang måste vår ambition vara att först informera internt och
sedan externt. Detta för att vår kommuns image inte ska bli negativt.
Gemensamma kanaler och kontaktytor
E-post, telefon, brev, fax
Förslagslåda, fikabord och anslagstavlor
Internet
Intranät
Personaltidning
Nyhetsblad
Möten

3. Extern information
Med extern information menas den information som ges till målgruppen
kommuninvånare, företag, organisationer, myndigheter etc. För att uppnå en
dialog med olika berörda parter inom kommunen krävs det att den externa
informationen fungerar väl. Det är i sin tur en förutsättning för att kommunen
ska kunna driva en väl anpassad och ändamålsenlig verksamhet. För att det ska
uppnås fullt ut ska all extern information om Ljusdals kommun sammanställas
och utformas på ett enhetligt sätt. Detta gäller kvalitetskrav på tryckt material
och annonser vad det gäller ansvarig utgivare, grafisk profil och
hemsideproduktion för Internet osv. Eftersom det finns intressenter med särskilda
behov ska vår hemsida på Internet ha en logisk, enkel och stilren struktur. Detta
då vi vill att så många som möjligt ska kunna läsa information på vår hemsida.
Den externa informationen ska
· hjälpa till med att föra ut de politiska målen, visioner, planer, återgärder och
beslut
· belysa den kommunala verksamheten
· underlätta och ge möjlighet för kommunmedborgarna att medverka och påverka
den kommunala utvecklingen.
4. Ansvar
4.1 Alla anställdas ansvar
I Sverige har alla människor stor frihet att framföra sina åsikter. Det är baserat på
en av våra grundlagar - Tryckfrihetsförordningen. Lagstiftningen gäller i första
hand medier, press, radio och TV. Publicering på Internet regleras i dag av
datalagen. Information som kommer till kommunen via Internet i forma av Epost
registreras som offentlig handling och kommer att lämnas ut om någon
önskar.
Information och hantering av information ska ses som ett naturligt inslag i den
vardagliga verksamheten vid Ljusdals kommun. Med hjälp av strategisk
informationen kan vi föra ut målsättningar samt motivera och förklara olika
insatser. Detta gäller både internt och externt. Det är också viktigt att
informationskanalerna är öppna för att ta emot synpunkter och därmed säkras
återföringen av idéer och önskemål från alla berörda parter.
Eftersom vi ska finnas till för kommunmedborgarna fordras det engagerade
medarbetare som är manade att arbeta efter de mål som politikerna beslutat. Här
har informationsinsatserna en stor roll
(genom bra planerade insatser får medarbetarna veta vad som är på gång i
kommunen och hur de ska hantera vissa frågor, attityder osv. och det är ett bra
hjälpmedel i det dagliga arbetet.)
Samtliga anställda inom kommunen är den viktigaste kanalen för information till
nästan alla målgrupper. Hur omvärlden ser på vår verksamhet styrs i allra största
grad av oss själva. Är vi negativa till vår verksamhet och för ut det i olika
sammanhang får omvärlden en negativ uppfattning om oss som kan vara svår att
reparera. Självklart har varje anställd rättigheter att ha egna uppfattningar om
vår

verksamhet och föra ut dessa i olika sammanhang. I den yrkesmässiga kontakten
med medborgare, organisationer, föreningar och företag är det till en fördel att vi
är lojala mot fattande beslut. Om vi ska vara trovärdiga är det viktigt att vi ger
lika signaler, oberoende vem som blir tillfrågad inom kommunen. För att kunna
följa detta måste det föras en öppen och konstruktiv intern dialog.
4.2 Verksamhetsledning/verksamhetscheferna ansvarar för
(regleras i samverkansavtalet)
· att all personal inom verksamhetsområdena minst en gång per år får
övergripande information om förvaltningens verksamhet, målsättning och
ekonomi.
· att all personal inom respektive verksamhetsområde får löpande information
minst en gång per månad.
Formerna för att informera kan variera beroende på de olika
verksamhetsområdenas storlek, geografisk spridning, ledningsstruktur mm. Det
viktigaste är att alla får möjlighet till att i någon form tillgodogöra sig
information.
Arbetsledare eller motsvarande ansvarar för
· att all personal på arbetsstället får information om frågor som har betydelse för
det egna arbetet och den egna arbetsplatsen.
Antal informationstillfällen och dess omfattning kan variera beroende på
enheternas storlek och arbetsstruktur. En miniminorm är en träff per månad.
Alla träffar som genomförs på de olika nivåerna inom verksamhetsområdena ska
förutom informationstillfällen också utgöra kanaler för återföring av idéer och
synpunkter. De obligatoriska medarbetarsamtalen är också en sådan kanal.
4.3 Politikerinformation
Kommunsekreteraren svarar för att politikerna i kommunstyrelsen och
kommunfullmäktige får information om frågor som
· har betydelse för beslutshanteringen.
· ur helhetsperspektivet är viktiga för verksamheterna och kommunens
utveckling.
När det gäller verksamhetsområde och verksamhetsinformation till politiker i
nämnder och styrelser ansvarar respektive verksamhetschef för denna.
4.4 Externinformation
Genom ett effektivt internt informationsflöde skapas förutsättningar för en
gemensam och rättvis bild av vår verksamhet.
Politikerna har ansvar för att sprida information om verksamhetens omfattning,
inriktning och kvalité.
Det praktiska informationsansvaret fördelar sig annars enligt följande:

· Ordförande ansvarar för att respektive politiska organs beslut blir redovisat och
kommenterat.
· Verksamhetsledningen ansvarar för övergripande information om
förvaltningens egen verksamhet och ekonomi.
· Enhetsansvarig eller motsvarande ansvarar för den direktinformation som berör
den egna verksamheten.
5. Målgrupper och planering
Innan informationsåtgärder genomförs måste de planeras grundligt. Viktiga steg
i denna planering är följande.
Vad ska uppnås med informationsinsatsen på kort och lång sikt. Detta har
betydelse för uppföljningen av insatsen.
Vem eller vilka bör nås av informationen. Denna målgrupps analys har betydelse
för bl a val av media samt för att ge informationen
· lämplig form
· förståeligt innehåll
· lämplig spridning
1. Bestäm vad som ska göras och vem som ska göra det.
2. Gör en tidplan för informationsarbetet.
3. Visa på kostnader och budgetering.
Följer man upp insatsen ser man vad som har gått bra och mindre bra. Detta har
en betydelse för att framtida informationsinsatser ska bli effektiva.
6. Grafisk profil
Kommunen verkar i många sammanhang och vid många tillfällen, allt från
hemsidor på Internet till olika typer av skriftligt material som skickas ut till
enskilda personer, företag, organisationer och myndigheter. Det ska vara lätt att
känna igen material som kommer från Ljusdals kommun. Därför ska vår
vapen/logotyp användas enligt de av fullmäktige fastställda riktlinjer om profil.
Det finns ett fullmäktige beslut från 1972-06-30 (§ 132). I detta beslut fastställs
det att vapnet ska representera Ljusdals kommun eftersom de övriga
kommunernas ”logotyper” är för lokalt bundna. Se medföljande bilagor.
6.1 Riktlinjer
Det finns enheter inom kommun som vill profilera sig särskilt. Det kan vara bra i
vissa sammanhang eftersom identifikation och samhörighetskänslan stärks. Men
det får inte gå så långt att den egna profilen dominerar framför identifikationen
med Ljusdals kommun.
Förtryckta kuvert, brevpapper och faxblanketter ska så långt som möjligt
användas när skrivelser och liknande skickas externt.
De skriv och språkregler som finns i kommunens skrivinstruktion ska följas. Vivian
Högbergs förslag till skrivregler.
Vid egen produktion av skriftligt informationsmaterial gäller

· att kommunens logotyp ska återfinnas i materialet.
· att vid olika typer av annonseringar ska logotypen finnas. Vid extern
annonsering ska även landskapslogotypen om möjligt
· finnas med
( En kommun i Hälsingland ).
I de fall externt informationsmaterial ska innehålla några andra profilsymboler
kopplade till kommunens logotyp ska samråd först ske med kommunens
informationsansvarig/ informatör. Detsamma gäller också om någon slogan eller
liknande ska användas.
Allt material som ska ut externt; anhalt hos informationsansvarige/informatören.
7. Informationsservice
7.1 Informationsstöd
Stöd och hjälp i informationsarbetet kan fås från informationsansvarig.
Informatören har i uppgift att
· ge nämnder, styrelse och förvaltningar råd och service i informationsfrågor
· utveckla och underlätta arbetet med, samt ge service till massmedia
· se över det informationsmaterial som skickas eller kablas ut från kommunen
med hänsyn till språklig utformning mm. Marknadsföring.
· svara för produktion av personaltidning och nyhetstidning till ”hemvändarna” och
övriga kommuninvånare
· ajourhålla gemensamt kommunalt informations material
För att kunna fullgöra dessa uppgifter är det viktigt att
informationsansvarig/informatören
· får kännedom om det informationsmaterial, annonser, skyltar, video, hemsidor
och liknande som skickas ut från olika verksamhetsområden och kontor/enheter.
· får signaler om när presskonferenser ska hållas.
· får vetskap om reportage/artiklar som berör kommunen i rikstäckande dags- och
kvällstidningar, tidskrifter/magasin, TV och radio.
· får kännedom om det informationsbehov som finns och som kan komma att
finnas.
7.2 Informationssamordnare
Från varje verksamhetsområde ska det utses informationssamordnare. Hur
många i antalet som utses beror på hur stor och omfattande verksamheten är.
Men det är att föredra att det utses två representanter från varje
verksamhetsområde. Den befintliga Informationsgruppen fyller dessa kriterier.
Informationsgruppen ska vara en länk mellan verksamhetsområdena och
informationsansvarig/ informatör.
Informationssamordnarens uppgift är:
· att förse informationsansvarig/informatören med material och idéer till
personaltidning och nyhetstidning för invånare i kommunen och tidigare invånare.
· att tillsammans med informationsansvarig/informatören bilda
redaktionskommitté för personaltidningen.
· att bistå vid framtagandet av kommunens interna och vid behov även externa
informationsmaterial.

8 Massmedia
Massmedierna spelar en viktig roll i den kommunala demokratin, inte bara som
förmedlare av information utan även som opinionsbildare och kritiska granskare
av den kommunala verksamheten.
Det ligger i kommunens och medborgarnas intresse att massmedierna får tillgång
till korrekt och saklig information om kommunens verksamhet. Anställda och
förtroendevalda bör på alla sätt medverka till detta. Syftet med alla
massmediekontakter ska vara att ge medborgarna en korrekt och saklig
information.
Respektive nämnd och styrelse ansvarar för att handlingar hålls tillgängliga för
mediebevakning i samband med diariehanteringen. Inför varje sammanträde i
nämnder och styrelser sänds handlingar ut till massmedia samtidigt som till
politikerna. Massmedia får samma bemötande oberoende, vilken nämnd och
styrelse det gäller.
Efter varje sammanträde ansvarar ordförande för att besluten vid behov blir
redovisade.
Vid pressmeddelanden och presskonferenser och andra sätt att förse massmedia
med information är det viktigt att tänka på att den som initierar en kontakt med
media ska vara väl förberedd till mötet. Detta är en fördel och genom att tänka
igenom vad budskapet är som ska förmedlas utnyttjas fördelen på bästa sätt.
Genom att skriva pressmeddelanden kan nyheter få snabb spridning. Meddelandet
ska ha en sådan utformning att mediet kan använda det utan större ändringar.
Därav skriv kort och inte mer än en A4 sida.
Ett annat sätt att nå ut till massmedierna är genom presskonferenser. Det är
viktigt att inte använda presskonferenser i tid och otid, utan endast när det finns
ett viktigt budskap att gå ut med och där det kan vara viktigt att lämna
kommentarer. Tänk på att det inte finns något ”0ff the record” i kontakten med
massmedier. Alltså bör ni vara noga med vad ni säger!
Det är viktigt att informationsansvarig/informatören är informerad om när och
var presskonferens ska hållas eftersom kommunens informationsansvarige
fungerar som ”vägvisare” för massmedia i olika ärenden.