2012-03-14 Kommunstyrelsen.pdf - Trollhättan
2012-03-14 Kommunstyrelsen.pdf - Trollhättan 2012-03-14 Kommunstyrelsen.pdf - Trollhättan
Byggnads- och trafiknämndens internkontrollplan för 2011 angav följande åtgärder: • Stickprovskontroll av faktureringsrutin • Kontroll av inventerieregister • Uppföljning av arbetstidens användningUppföljning av produktivitetsutveckling • Uppföljning av hur kunder/brukare uppfattar verksamhetens tjänster Utöver nämndens åtgärdsplan fanns rekommendation från ekonomikontoret att nämnderna under 2011 även skulle utföra kontroll av: • Frånvarorapportering • Kontanthantering • Avtalstrohet Resultaten från 2011-års kontroller 27 Faktureringsrutin lantmäterimyndigheten Ej genomförd. Granskningen var planerad att genomföras av ekonomikontorets handläggare. Handläggaren slutade sin anställning under året och tjänsten var därefter vakant. Stadsbyggnadsförvaltningen har ingen egen ekonom/controller och saknar kapacitet att utföra åtgärder av detta slag. Granskningen får genomföras under 2012, detta under förutsättning av att ekonomikontoret ställer resurser till förfogande. Kontroll av Inventarieregister Genomförd. Förvaltningens register över inventarier omfattar stöldbegärliga objekt med ett värde större än 3000 kr. Därutöver förtecknas samtliga mobiltelefoner. Registret underhålls löpande och innehåller förutom erforderliga objektspecificeringar, anteckningar om orsakskriterierna för avyttring/utrangering. Slutgranskning innebär att registrets innehåll kontrolleras mot verkligt innehav och att objektspecificeringar mm är fullständigt förtecknade. Slutgranskningen genomfördes utan anmärkning. Uppföljning av arbetstidens användning Genomförd. Stadsbyggnadsförvaltningens personal redovisar arbetad tid i ett särskilt uppföljningssystem vid namn Timreda. Syftet är att tillföra underlag för verksamheternas resursplanering och resultatuppföljning samt säkerställa god resurshushållning. Systemet är uppbyggt kring ett register över samtliga förekommande arbetsuppgifter inom förvaltningens huvud- och stödprocesser, ca 250 fördefinierade aktiviteter. Inrapporteringen är individbaserad men utfallet redovisas kontorsvis i aggregerad form, och jämförs med planerad arbetsinsats enligt budget. Rapporteringen till nämnden skedde planenligt vid tre tillfällen under 2011. Uppföljning av produktivitetsutveckling Genomförd. Ur Timredas aktivitetsdatabas utvinns nyckeltal som speglar produktivitetsutvecklingen över tid för de viktigaste huvudprocesserna. Nyckeltalstidserier som speglar den s k overheadtidens andel av total disponibel arbetstid redovisas också. Syftet är att ge förvaltningsledning och nämnd underlag för uppföljning av effektivitet och produktivitet i enlighet med lagen om god ekonomisk hushållning. I årsredovisning 2011 redovisas sammanlagt 12 st produktivitetsmått. 2
28 Uppföljning av hur kunder/brukare uppfattar verksamhetens tjänster Genomförd. Kundnöjdhetsundersökningar är en av huvudkomponenterna i nämndens kvalitetsarbete och utgör ett värdefullt underlag för val av riktning när det gäller förbättringsarbete. Kund/brukarenkäter har under 2011 genomförts planenligt inom följande tjänsteområden: • Byggärenden • Kart- och mätningstjänster • Lantmäteriärenden Kundnöjdheten rörande väghållning och parkförvaltning mäts i nationella medborgarenkäter under SKL:s huvudmannaskap . Ingen enkätundersökning genomfördes 2011, nästa tillfälle är 2013. Resultaten från 2011 års undersökningar samt analyser av dito, utgör bilagor till byggnads- och trafiknämnden årsredovisning. Resultaten publiceras också på stadens webbplats. Nämndsgemensamma granskningspunkter Frånvarorapportering. Stadsbyggnadsförvaltningen har säkra löpande rutiner för frånvarorapportering. Grunden är att samtliga anställda registrerar närvaro samt frånvaroorsaker i ett tidregistreringssystem (stämpling). Alla registrerade avvikelser från individens normalschema klargörs i en tidredovisningsrapport som två gånger per månad lämnas in av varje anställd. Rapporterna sammanställs varefter de granskas och godkänns av kontorscheferna. De löpande rutinerna bedöms eliminera risken för fel och någon särskild granskning har därför inte genomförts under året. Kontanthantering. Förvaltningens rutiner kring kontanthantering granskades av ekonomikontoret år 2009. Granskningen omfattade ansvarsförhållanden, avstämnings- förvarings- och insättningsrutiner och resulterade i ”några påpekanden av ringa karaktär”. Av rapporten framgår att förvaltningen hantering av kontakter är liten, insättningarna uppgår till 1,0 -1,5 tkr per år. De brister som påpekades i 2009-års rapport har åtgärdats. Inga andra förändringar har skett varför det saknades motiv för en förnyad granskning under 2011. Avtalstrohet. Förvaltningens kontoansvariga har under årets fått information om rutinerna för informationsinhämtning (om avtalsleverantörer m m) inför inköp. Ekonomikontorets uppföljningsrapporter rörande avtalstrohet visar att andelen inköp utanför avtal under 2011 minskade något. Alla produktområden omfattas inte av avtal och det är därmed inte möjligt att nå full täckning. 3
- Page 145 and 146: Handläggning Christer Olsson Direk
- Page 148 and 149: Handläggning Christer Olsson Direk
- Page 150 and 151: 3(5) Strategin slår fast att den d
- Page 152: 5(5) vis också så att det sker et
- Page 165 and 166: PROTOKOLL 2012-03-14 Ks § Dnr 2012
- Page 168: INNEHÅLLSFÖRTECKNING Skrivelse/sa
- Page 171 and 172: Alla nämnder har antagit en intern
- Page 173: avseende rutiner kring dokumentatio
- Page 186 and 187: Intäktskassor Granskning har skett
- Page 188 and 189: Stickprovskontroll av fattade avgif
- Page 195: Handläggning Pether Eckerwall Dire
- Page 200: Bilaga Uppföljning Internkontroll
- Page 208 and 209: Det som kommit fram under gransknin
- Page 210 and 211: Antaget av/Ansvarig Kommunfullmäkt
- Page 212 and 213: Antaget av/Ansvarig Kommunfullmäkt
- Page 214: Antaget av/Ansvarig Kommunfullmäkt
Byggnads- och trafiknämndens internkontrollplan för 2011 angav följande åtgärder:<br />
• Stickprovskontroll av faktureringsrutin<br />
• Kontroll av inventerieregister<br />
• Uppföljning av arbetstidens användningUppföljning av produktivitetsutveckling<br />
• Uppföljning av hur kunder/brukare uppfattar verksamhetens tjänster<br />
Utöver nämndens åtgärdsplan fanns rekommendation från ekonomikontoret att<br />
nämnderna under 2011 även skulle utföra kontroll av:<br />
• Frånvarorapportering<br />
• Kontanthantering<br />
• Avtalstrohet<br />
Resultaten från 2011-års kontroller<br />
27<br />
Faktureringsrutin lantmäterimyndigheten<br />
Ej genomförd. Granskningen var planerad att genomföras av ekonomikontorets<br />
handläggare. Handläggaren slutade sin anställning under året och tjänsten var därefter<br />
vakant. Stadsbyggnadsförvaltningen har ingen egen ekonom/controller och saknar<br />
kapacitet att utföra åtgärder av detta slag. Granskningen får genomföras under<br />
<strong>2012</strong>, detta under förutsättning av att ekonomikontoret ställer resurser till förfogande.<br />
Kontroll av Inventarieregister<br />
Genomförd. Förvaltningens register över inventarier omfattar stöldbegärliga objekt<br />
med ett värde större än 3000 kr. Därutöver förtecknas samtliga mobiltelefoner. Registret<br />
underhålls löpande och innehåller förutom erforderliga objektspecificeringar,<br />
anteckningar om orsakskriterierna för avyttring/utrangering. Slutgranskning innebär<br />
att registrets innehåll kontrolleras mot verkligt innehav och att objektspecificeringar<br />
mm är fullständigt förtecknade. Slutgranskningen genomfördes utan anmärkning.<br />
Uppföljning av arbetstidens användning<br />
Genomförd. Stadsbyggnadsförvaltningens personal redovisar arbetad tid i ett särskilt<br />
uppföljningssystem vid namn Timreda. Syftet är att tillföra underlag för verksamheternas<br />
resursplanering och resultatuppföljning samt säkerställa god resurshushållning.<br />
Systemet är uppbyggt kring ett register över samtliga förekommande arbetsuppgifter<br />
inom förvaltningens huvud- och stödprocesser, ca 250 fördefinierade aktiviteter.<br />
Inrapporteringen är individbaserad men utfallet redovisas kontorsvis i aggregerad<br />
form, och jämförs med planerad arbetsinsats enligt budget. Rapporteringen till<br />
nämnden skedde planenligt vid tre tillfällen under 2011.<br />
Uppföljning av produktivitetsutveckling<br />
Genomförd. Ur Timredas aktivitetsdatabas utvinns nyckeltal som speglar produktivitetsutvecklingen<br />
över tid för de viktigaste huvudprocesserna. Nyckeltalstidserier som<br />
speglar den s k overheadtidens andel av total disponibel arbetstid redovisas också.<br />
Syftet är att ge förvaltningsledning och nämnd underlag för uppföljning av effektivitet<br />
och produktivitet i enlighet med lagen om god ekonomisk hushållning. I årsredovisning<br />
2011 redovisas sammanlagt 12 st produktivitetsmått.<br />
2
Change language