Nyttjande av fordonsparken - Härryda kommun

Mars 2013
Harald Jagner, Pernilla Lihnell, Marcus Carlsson
Härryda kommun
Granskning avseende nyttjande av Härryda kommuns
fordonspark

Innehåll
1. Sammanfattning 1
2. Inledning 2
3. Verksamhetsfordon 7
4. Användning av verksamhetsfordon 11

1. Sammanfattning
I detta kapitel återfinns en sammanfattning avseende utförd
granskning. I den första delen belyses svar på den
övergripande revisionsfrågan och därefter finns svar på de
underliggande kontrollmålen. Slutligen beskrivs fokusområden
för Härryda kommun att arbeta vidare med för att förbättra
rutiner för fordonshantering inom kommunen samt för att följa
upp effektivt nyttjande av verksamhetsfordonen på ett bättre
sätt.
Revisionsfråga
Den övergripande revisionsfrågan är:
Hur säkerställer sektorn för samhällsbyggnad att
kommunens fordonspark utnyttjas på ett så effektivt sätt
som möjligt?
Svar på revisionsfråga
Det finns ingen uppföljning av om Härryda kommuns
fordonspark nyttjas på ett effektivt sätt.
Uppföljning kontrollmål
Finns det en framtagen strategi inom sektorn för att
säkerställa ett effektivt nyttjande av bilarna?
– Det finns inga formella och dokumenterade rutiner för
hur en uppföljning ska utföras för att säkerställa effektivt
nyttjande av samtliga bilar inom Härryda kommun.
Vilken analys utförs idag avseende nyttjandet av bilarna?
Finns några åtgärder som utförs vid för lågt nyttjande?
– Det utförs ingen formell analys. Viss informell
uppföljning avseende nyttjandet utförs vid deklaration
av energiförbrukningen.
Finns det några riktlinjer för hur många mil en bil måste
köras under ett år?
o Det finns ej reglerat i Trafiksäkerhets- och resepolicyn
antagen 2008. Det finns ej heller några formella
riktlinjer inom respektive sektor eller Fordonscentralen.
Finns riktlinjer för när egen bil får användas i tjänsten samt
för att erhålla milersättning?
o Finns formella riktlinjer i Trafiksäkerhets- och
resepolicyn. Godkännande av privat bil i tjänsten skall
ske av respektive enhetschef.
Rekommendationer
Härryda kommun bör ser över rutinen för uppdatering och
implementering av Trafiksäkerhets- och resepolicyn.
Exempelvis har policyn ej uppdaterats sedan 2008 och det
återfinns ej någon implementerad rutin för att säkerställa
att den efterlevs.
Härryda kommun bör förtydliga Fordonscentralens ansvar
vad gäller uppföljning av nyttjandet av Härryda kommuns
fordonspark. För närvarande återfinns det ej några riktlinjer
eller policys hur en eventuell uppföljning skall ske,
exempelvis privatnyttjande, lägsta körsträcka.
Utvärdera om det är effektivt att använda implementerat
GPS-system som används vid uppföljning av bilpoolen
även på samtliga bilar inom Härryda kommun.
1

2. Inledning
Bakgrund
Härryda kommuns fordonspark finns inom sektorn för
samhällsbyggnad. Fordonscentralen i Härryda kommun
startades 2008 med syftet att få en gemensam hantering av
kommunens bilar. Det har gått fyra år sedan starten och ett
behov har identifierats av att följa upp hur effektivt
kommunens fordonspark nyttjas. Deloitte AB har av Härryda
Kommuns förtroendevalda revisorer med bakgrund av detta
fått i uppdrag att granska om Härryda Kommuns fordonspark
utnyttjas på ett effektivt sätt.
Revisionsfråga
Hur säkerställer sektorn för samhällsbyggnad att
kommunens fordonspark utnyttjas på ett så effektivt sätt som
möjligt?
Kontrollmål
Finns det en framtagen strategi inom sektorn för att
säkerställa ett effektivt nyttjande av bilarna?
Vilken analys utförs idag avseende nyttjandet av bilarna?
Finns några åtgärder som utförs vid för lågt nyttjande?
Finns det några riktlinjer för hur många mil en bil måste
köras under ett år?
Finns riktlinjer för när egen bil får användas i tjänsten
samt för att erhålla milersättning?
Syfte och mål
Syftet med granskningen är att granska hur sektorn för
samhällsbyggnad säkerställer ett effektivt nyttjande av
Härryda kommuns fordonspark.
Målet för genomgången är att utifrån faktainsamling och
intervjuer kartlägga hur kommunens nyttjande av
fordonsparken ser ut och hur sektorn för samhällsbyggnad
arbetar för att säkerställa ett effektivt nyttjande av
fordonsparken samt att identifiera förbättringsförslag på hur
kommunen kan arbeta framöver för att säkerställa ett effektivt
nyttjande av verksamhetsfordonen.
Metod och granskningsinriktning
Granskningen har genomförts genom dokumentstudier och
intervjuer med berörda personer inom fordonscentralen och
på sektorn för samhällsbyggnad och sektorn för socialtjänst
som är den sektor som nyttjar störst andel av kommunens
fordonspark. Granskningen har delats in i följande fem faser:
identifiera och kartlägga rutiner
intervjua och genomgång av material
(genomförandefasen)
utvärdera rutiner och eventuella förbättringsområden
faktakontrollera rapporter, iakttagelser och slutsatser
avrapportera till de förtroendevalda revisorerna och
övriga intressenter
2

I denna rapport presenteras en sammanfattning av slutsatser
och synpunkter baserat på de genomförda intervjuerna och
granskningen av dokument.
Intervjuer
Följande personer har intervjuats:
Enhetschef, fordonscentralen
Administrativ chef, sektorn för socialtjänst
Avgränsningar
Vår granskningsansats har varit att identifiera om Härryda
kommuns fordonspark nyttjas effektivt, med fokus på
uppföljning och efterföljande av de riktlinjer som finns, samt
att därefter ge förslag till förbättringar. Vid erhållande av
dokumentation och statistik har dessa ej granskats för att
säkerställa dess fullständighet då syftet med rapporten har
varit att utföra en kartläggning av hanteringen av
fordonsparken, vilket vi ändå kan göra utifrån erhållet material
och utförda intervjuer. Vid genomgång av statistik i kapitel
fyra återfinns endast statistik avseende kommunens
verksamhetsbilar och ej kommunens bilpool då uppföljning av
statistik avseende bilpool ej finns tillgänglig vid
granskningstillfället.
6

3. Verksamhetsfordon
Utifrån genomförda intervjuer och granskat material har vi nedan kortfattat beskrivit hur processen för användandet av fordon i
tjänsten inom Härryda kommun ser ut. Det finns tre alternativ; verksamhetsfordon, bilpool eller privat bil. Nedan beskrivs kortfattat hur
kommunens fordonspark ser ut, hur behovsidentifiering och uppföljning utförs samt vilka riktlinjer och policys som återfinns för
verksamhetsfordon, bilpoolen och användande av privat bil.
Verksamhetsfordon
Vid användande av bil i tjänsten är den vanligaste formen att
använda de verksamhetsbilar (leasingbilar) som finns. Bilarna
är ej knutna till respektive person utan per verksamhet. För
närvarande finns 145 verksamhetsbilar inom Härryda kommun,
fördelade på de fem sektorerna (för ytterligare information och
statistik, vv se kapitel 4).
Riktlinjer och policy
Fordonscentralens ansvar
Syftet med Fordoncentralen är att samla all hantering kring
Härryda kommuns verksamhetsfordon på ett ställe.
Fordonscentralen är placerad under Anläggning och underhåll
inom sektorn Samhällsbyggnad. Fordonscentralen arbetar
som en mellanhand mellan leasinginstitut, bilåterförsäljare,
försäkringsbolag, sektor och bilverkstäder. Detta för att
sektorerna inte skall behöva sköta något av det administrativa
arbetet avseende de bilar som används i verksamheten.
Fordonscentralen hanterar även alla besiktningar.
I och med att Fordroncentralen sköter samtliga administrativa
delar åt respektive sektor debiteras respektive sektor en mindre
avgift per bil och månad. Syftet med avgiften är att täcka fasta
och rörliga kostnader för Fordonscentralen. För närvarande
uppgår avgiften till 930 kr per bil och månad. Vid intervjuerna
framkom att avgiften ej har uppdaterats sedan
implementeringen av Fordonscentralen under 2008. Därav är
det enligt Fordonscentralen svårt att bära nedlagda kostnader
då avgiften ej återspeglar faktiskt nedlagda kostnader. För
närvarande återfinns det ej någon process för uppdaterande av
avgift så att den återspeglar dagens kostnadsbild, dvs. vilken
kostnadsmassa återfinns per 2013.
Riktlinjer och rutiner Fordonscentralen
Inom Fordonscentralen återfinns det ej några formella rutiner
och policys hur hanteringen av verksamhetsbilarna skall ske,
exempelvis förekomsten av checklistor eller dokumenterade
rutinbeskrivningar. Det finns ej heller några implementerade
riktlinjer för om och i så fall hur Fordonscentralen ska följa upp
utnyttjande av verksamhetsbilar inom Härryda kommun.
Trafiksäkerhets- och resepolicy
Vid starten av Fordonscentralen 2008 upprättades en
Trafiksäkerhets- och resepolicy som gäller inom Härryda
kommun. Policyn behandlar vilka riktlinjer som gäller för resor i
arbetet med avseende på säkerhet, miljö och
kostnadseffektivitet. Policyn beskriver även riktlinjer för vilka
krav som ställs på verksamhetsfordon (Verksamhetsfordon)
samt vad som gäller vid användning av privat bil i tjänsten (vv
7

se kommande avsnitt). Riktlinjerna för verksamhetsfordon är
sammanfattade nedan:
Körjournal skall föras för samtliga av kommunens bilar
Alla former av böter och trafikföreteelser betalas av föraren
Säkerhetskrav som ABS-bromsar, totalvikt, alkolås och
mönsterdjup på däcken anges
Kommunen skall i så stor utsträckning som möjligt uppfylla
vägverkets för definition av miljöfordon
Enligt policyn skall Härryda kommun varje år gå igenom
Trafiksäkerhets- och resepolicyn och vid behov uppdatera
denna och även se till att samtliga medarbetare har den
kunskap, motivation, information och utbildning som krävs för
att följa policyn.
Det finns ej några fastställda riktlinjer för hur många mil en bil
måste köras under ett år utan beslut avseende verksamhetsbil
utförs av respektive sektor och enhet (se vidare under behov
nedan).
Behov
Identifiering av behov
Identifieringen av ett behov av en verksamhetsbil ligger på
respektive anställd ute i sektorerna (enhet). När ett behov
uppstått och sektorchef/enhetschef godkänt ansökan kontaktas
Fordoncentralen. Sektorn förmedlar då sitt behov och vilken typ
av bil de behöver för att kunna utföra sina arbetsuppgifter.
Val av fordon
Fordonscentralen samlar in offerter från ett fåtal bilmärken och
sammanställer ett förslag utifrån sektorns önskemål och i linje
med de riktlinjer som finns upprättade inom kommunen
(Trafiksäkerhets- och resepolicy). Fordonscentralen använder
den centrala upphandling som utförts av Kommentus SKL.
Vilka avtal (biltyper) som återfinns finns upplagda på SKL:s
hemsida. Under 2013 kommer en ny upphandling att börja
gälla, är upphandlad tillsammans med Västra Götalands
Regionen. Verksamhetschef/enhetschef (eller motsvarande
befattning med rätt befogenhet) signerar, efter beställning av
leasingbil av Fordonscentralen, leasingavtalet för bilen.
Uppföljning
Trafiksäkerhets – och resepolicy
I policyn återfinns det ingen detaljerad beskrivning hur Härryda
kommun ska säkerställa att policyn efterlevs. Vid diskussion
med respondenterna framkom att det ej återfinns några
formella och implementerade riktlinjer hur uppföljning av
policyn ska utföras.
Enligt respondenterna är det upp till respektive sektor och
säkerställa att policyn efterlevs. Exempelvis finns det en
informell rutin att policyn löpande skall diskuteras inom Sektorn
för Socialtjänst inom respektive enhet. Dock finns det inget
fastställt tidsintervall när detta ska utföras samt ej
dokumenterat vilka individer som ska deltaga.
Nyttjandet av befintliga verksamhetsfordon
Det finns ej någon formell och dokumenterad rutin inom
Fordonscentralen för att följa upp nyttjande av respektive
verksamhetsfordon i fordonsparken och därmed kontrollera om
bilarna nyttjas effektivt. I enlighet med Trafiksäkerhets- och
resepolicyn skrivs körjournaler i verksamhetsbilarna. Dock sker
ingen systematisk uppföljning av körjournalerna och det finns ej
något enhetligt sätt för arkivering av körjournalerna inom
sektorerna.
8

Hur lång körsträcka varje enskild verksamhetsbil har körts följs
däremot upp i samband med däckbyten. Fordoncentralen
innehar en skriftlig rutin fasställd av verksamhetschef att
dokumentation ska ske av mätarställningen i bilen i samband
med däckbyten två gånger per år. Fordonscentralen erhåller
uppgift om hur många mil respektive bil används per år.
Uppgifterna avseende körsträcka används i den obligatoriska
energiförbrukning som behöver deklareras årligen, dock ej till
någon annan analys, exempelvis effektivt nyttjande.
I och med att det ej återfinns beskrivet i Trafiksäkerhets- och
resepolicyn hur en uppföljning av nyttjandet ska utföras samt
att det ej återfinns någon formell uppföljning på
Fordoncentralen avseende nyttjandet av verksamhetsbilarna
utförs det ej någon totalanalys av effektivt nyttjande av bilarna.
Då det heller ej återfinns några riktlinjer hur många mil en bil
behöver köras under ett år sker ingen formell uppföljning på
Fordoncentralen avseende för lågt nyttjande.
Bilpool
Som ett komplement till verksamhetsbilarna finns även en
bilpool inom Fordoncentralen. Bilpoolen består av åtta bilar och
alla anställda i Härryda kommun har rätt att nyttja bilarna i
bilpoolen.
Riktlinjer och policy
Riktlinjer för bilarna i bilpoolen följer samma riktlinjer som för
verksamhetsfordonen. Dock står det inget uttalat i
Trafiksäkerhets- och resepolicyn avseende bilpool utan vid
inköp av bilar till bilpoolen etc försöker Fordonscentraler
eftersträva uppsatta riktlinjer. Hur respektive anställd inom
kommunen skall gå till väga för att nyttja bilarna i bilpoolen
återfinns beskrivet på Härryda kommuns intranät.
Behov
På samma sätt som för verksamhetsbilarna identifieras
behovet av bil ute i verksamheterna. När ett sådant behov
uppstår krävs medlemskap i bilpoolen. För att bli medlem
skickas en ansökan in till Fordonscentralen. Ansökan, ihop
med kopia på körkortet, sparas sedan med löpnummer hos
Fordonscentralen. Nya medlemmarna får en kortare utbildning i
hur bilpoolen fungerar, hur bil bokas, uthämtning av bil, osv.
Samtliga bilnycklar finns inlåsta i ett skåp och vid bokning
öppnas detta via ett unikt bokningsnummer.
Uppföljning
Bilpoolen har ett automatiskt system som heter Komma, där
bokning av bil utförs och anmälan av destination och ärende
måste anges vid bokningen. Informationen lagras i systemet
och körsträckan loggas sedan genom GPS i bilarna som också
registreras i systemet. Systemet är nytt sedan september 2012
och har ersatt körjournalerna. Bilpoolen följde samma riktlinjer
med körjournaler som för verksamhetsbilarna. Systemet
underlättar uppföljning av utnyttjandet av bilarna. Det finns
även möjlighet att följa upp koldioxidförbrukningen vilket blir allt
viktigare att kontrollera inom kommunen på grund av hårdare
miljöpolicys. På samma sätt som för verksamhetsbilarna så
finns det inga policys/riktlinjer avseende uppföljning av
nyttjande av bilarna samt hur mycket bilarna årligen måste
nyttjas.
Privat bil i tjänsten
Enligt Trafiksäkerhets- och resepolicyn ska privat bil i tjänsten
endast användas i undantagsfall.
Behov
Om det uppstår ett behov att använda privat bil i tjänsten sköts
detta utifrån respektive sektor. Ansökan om att köra privat bil
sker särskilt och godkänns av respektive sektorchef. Ersättning
9

för resor med privat bil i tjänsten kan ske genom ett av tre
följande alternativ;
Resekostnadsersättning
Högre kilometerersättning
Fast månadsersättning samt kilometerersättning
Riktlinjer och policy
Resor med privat bil i tjänsten följer kommunens ovan nämnda
Trafiksäkerhets- och resepolicy. Här beskrivs vilka typer av
ersättningar som är möjliga (se rubrik behov ovan).
I policyn beskrivs även gemensamma riktlinjer för hur ansökan
skall ske och godkännas, vad som händer om
arbetsuppgifterna förändras, vad kommunen ersätter för typ av
skada på bilen, osv.
Uppföljning
Någon central uppföljning av Fordoncentralen utförs inte
avseende nyttjandet av privat bil i tjänsten (notera att detta ej är
Fordonscentralens uppgift). Viss uppföljning sker på sektorerna
vid attestering av reseräkningar.
Tjänstebil i privat syfte
Inom Härryda kommun får verksamhetsfordon samt bilarna i
bilpoolen inte användas i privat syfte. Noterbart är dock att
verksamhetsfordon inom Härryda kommun ej är märkta med
något klistermärke eller liknande. Det saknas även formella
rutiner vid uppföljning/kontroll att bilarna ej används för privata
syften.
10

4. Användning av verksamhetsfordon
För att erhålla en bättre bild avseende nyttjandet av Härryda kommuns verksamhetsfordon kommer det att i detta kapitel belysas
statistik avseende kommunens användning av verksamhetsbilar. Det kommer även att beskrivas inom vilka sektorer bilarna finns samt
den totala kostnaden för respektive sektor. Notera att det för bilpoolen ej finns någon statistik avseende bilarnas användning.
Bil per sektor
Nedan tabell beskriver antal bilar per sektor.
SEKTOR ANTAL
BILAR
Sektorn för administrativt stöd 2
Sektorn för teknik och försörjningsstöd 17
Sektorn för utbildning och kultur 11
Sektorn för socialtjänst 85
Sektorn för samhällsbyggnad 30
Totalt 145
* Uppgifter enligt Fordoncentralen per 2013-01-18. Inkluderar
även bilar inom bilpool (8 st)
Vid genomgång av ovanstående statistik kan följande utläsas
Cirka 60 procent av det totala fordonsbeståndet återfinns
inom sektor för socialtjänst och samhällsbyggnad har
20 %.
Sektorn för administrativt stöd, teknik och försörjningsstöd
samt utbildning och kultur innehar tillsammans totalt ca
20 procent av totalt antal Verksamhetsfordon inom Härryda
kommun.
Kostnad per sektor
Som beskrivet ovan i kapitel tre hanteras samtliga fordon av
fordonscentralen. Förutom att fordonscentralen debiterar
respektive sektor leasingkostnaden för bilen debiteras även
fasta kostnader som fordonscentralen har samt andra rörliga
kostnader såsom försäkring, besiktning et cetera. I tabellen
nedan finns en sammanställning avseende totala
leasingkostnader för Härryda kommun under en treårs period.
Av tabellen framgår även vad den totala interna kostnaden är
per sektor, dvs. inklusive utdebitering av interna kostnader från
fordonscentralen.
SEKTOR 2012 2011 2010
Total leasingkostnad
hela kommunen 1)
SEK SEK SEK
3 685 158 3 134 180 4 032 648
Utbildning och kultur 804 362 629 234 475 505
Socialtjänsten 4 719 390 4 315 207 4 632 810
Samhällsbyggnad 2 682 217 2 499 723 2 506 307
Teknik- och
försörjningsstöd
999 366 1 036 568 1 027 312
Administrativt stöd 117 242 117 975 93 798
TOTALT 2) 9 322 576 8 598 707 8 735 731
* Enligt uppgift från kommunens redovisningssystem.
1) Avser betalda fakturor till Nordea Finans och Göteborgs
Gatu AB
2) I sektorernas kostnader ingår leasing, försäkring,
besiktning, skatt. Kostnaderna inkluderar även
bilpoolsbilarna.
11

Vid analys av ovanstående tabell kan följande utläsas:
Den totala leasingkostnaden för kommunen under en
treårsperiod är relativt konstant och uppgår till 3 – 4 MSEK
per år.
I Härryda kommuns årsredovisning uppgick totala
verksamhetskostnader per 2011 till 1 871,8 MSEK. Totala
leasingkostnader per 2011 uppgår till 3,1 MSEK och
uppgår endast till ca 0,1 % av totala
verksamhetskostnader.
Sektorn med högst kostnad för verksamhetsfordon under
perioden 2010 – 2012 är sektorn för socialtjänst. Per 2012
innehar sektorn för socialtjänst ca 52 procent av de totala
kostnaderna om 9,3 MSEK.
Förhållandena mellan respektive sektor avseende
kostnader för verksamhetsfordon är liknande för samtliga
tre år. Den enskilt högsta kostnaden återfinns inom sektorn
för socialtjänst medan den enskilt lägsta kostnaden
återfinns inom sektorn för administrativt stöd.
Analys av körsträckor
Nedan återfinns en tabell avseende genomsnittlig körsträcka
årligen avseende Härryda kommuns Verksamhetsfordon. Som
nämnt i kapitel tre antecknas respektive bils körsträcka vid
däckbyte varmed en genomsnittlig körsträcka årligen kan
beräknas.
Genomsnittlig
körsträcka årligen
ÅR 2012 ÅR 2011
1258
1319
* I ovanstående statistik inkluderas endast 65 procent av
totalt antal Verksamhetsfordon då uppföljning för samtliga
bilar per 2012 ej var klar vid datum för granskning.
I tabellen ovan kan följande utläsas:
Genomsnittlig körsträcka fluktuerar ej nämnvärt mellan
åren 2011 och 2012. Dock är samtliga bilar ej inkluderade i
sammanställning av genomsnittlig körsträcka per 2012.
I sammanställningen av genomsnittlig körsträcka per 2012
är den lägsta körsträckan för en enskild bil 251 mil (se
nästa diagram för ytterligare information) samt den högsta
körsträckan för en enskild bil 2 798 mil.
För att ytterligare belysa antal körda mil i den lägsta kvartilen
återfinns nedan en sammanställning avseende körda mil
årligen under 2012 de sju bilar med lägst körda antal mil.
500
450
400
350
300
250
200
150
100
50
0
Körda mil
THG 690 TMT 285 SFU 221 FZK 938 BSJ 213 SMM 327 UTL 678
Av tabellen kan följande urskiljas:
Den bil som nyttjas minst antal mil inom Härryda kommun
och har en årlig körsträcka om 251 mil.
Den totala skillnaden mellan den enskilt högsta
användningen av en bil och den enskilt lägsta användnigen
av en bil uppgår till (2 798 – 251 = 2 547 mil).
Ca 35 procent av verksamhetsfordonen innehar en
körsträcka mellan 200 – 1 000 mil.
12

Deloitte är ett av Sveriges ledande revisions- och konsultföretag med 1 100 medarbetare på ett trettiotal orter över hela landet. Med Deloitte avses Deloitte AB och dess dotterbolag. Deloitte är
det svenska bolaget inom Deloitte Touche Tohmatsu. För mer information, besök www.deloitte.se.
Deloitte Touche Tohmatsu är ett av världens ledande nätverk av tjänsteföretag. Med 165 000 medarbetare i över 140 länder levererar medlemsföretagen tjänster till drygt hälften av världens
största företag och även till stora nationella företag, offentliga verksamheter och tillväxtföretag. Förutom ett heltäckande internationellt servicenät erbjuder medlemsföretagen gedigna
branschkunskaper och ett omfattande tjänsteutbud oavsett var klienten bedriver sin verksamhet. Deloitte Touche Tohmatsu är en schweizisk juridisk person (Verein). Varken Deloitte Touche
Tohmatsu eller dess nationella medlemsföretag ansvarar för varandras rättshandlingar oavsett dess karaktär. Varje nationellt medlemsföretag utgör en separat och oberoende juridisk person,
verksam under firma "Deloitte", "Deloitte & Touche", "Deloitte Touche Tohmatsu" eller därmed relaterade firmor. Tjänsterna beskrivna häri tillhandahålls av respektive nationella
medlemsföretag och inte av Deloitte Touche Tohmatsu i dess form av schweizisk juridisk person (Verein). Av bland annat regulatoriska skäl tillhandahålls inte samtliga tjänster beskrivna häri
av samtliga nationella medlemsföretag. För mer information, besök www.deloitte.com.
A member firm of Deloitte Touche Tohmatsu.
© 2013 Deloitte AB.
13