Närvarande: Jakob Andrén, Hilda Bergström, Klas ... - Fältbiologerna

STYRELSEMÖTE Fältbiologerna
Stockholm Protokoll
2011/05/20-22 Nr 671/ 2010-2011:22
§ 7. Ekonomi
Klas gav oss en ekonomisk rapport. Vi har inte fått kvartalsbokslutet än, så exakta
besked var svåra att ge. I år fick vi 150 000 mindre av Ungdomsstyrelsen/Svenska
Spel. Verksamhetsberättelser måste drivas in och ansökan till Ungdomsstyrelsen
skivas. Vi funderar på hur mycket vi har att röra oss med för kostnader som kommer
upp innan bokslutet. Utrymmet mellan budgetmålet och budgettaket är 70 000.
Styrelsen
Uppdrog Klas att synka budget med kvartalsbokslut och ta med underlag till nästa
telefonmöte.
§ 8 Uppdragslistan
Vi gick igenom uppdragslistan, bilaga D i stymtidningen, och kommenterade våra
pågående uppdrag.
§ 9. Kansli och anställda
Den sista arbetsplatsträffen för våren är genomförd och Linnéa är installerad på
kansliet. Eva har påbörjat sin andra anställning och finns tillgänglig på telefon.
Lönerevision genomförs i juni och Carin har skickat en justering av löner till Johan
samt skrivit ut nya löneavtal med korrekta belopp.
§ 10 PR-satsning
Se underlag i bilaga 1, stymtidning.
Vi gjorde en lista på vad vi vill göra för PR
− personlig kontakt
− affischera
− sociala medier som facebook, twitter
− hemsidan
− sökordsoptimering
− evenemang
− göra en lista på annonsplatser (så att vi bestämmer var vi vill annonsera)
− studenttidningar
− riksinformatörer
− Naturskyddsföreningens medlemmar
− ett klick för skogen
− globalportalen
− aktions-kit för klubbar
Styrelsen
uppdrog Jakob att fixa instruktioner för hur en gör plugganonnser.
uppdrog Hilda att sprida Jakobs instruktioner om hur man gör plugg-annonser i
föreningen!
uppdrog Jakob att formulera en ansökan om gratis google annonser och höra efter
om vi kvalicicerar oss utan 90-konto.
uppdrog Carin att vara bollplank till Jakob för gratis annonserna i google.
2 av 9 Justeras:

STYRELSEMÖTE Fältbiologerna
Stockholm Protokoll
2011/05/20-22 Nr 671/ 2010-2011:22
uppdrog Salomon sammanfatta och lista alla idéer från PR-punkten på stym i
Stockholm i ett dokument och lägga upp på dropbox samt ta med till kommande
stym i juli Götebrog.
uppdrog Lovisa att fixa en lista på lämpliga annonsplatser och ta ut offerter på det
och ta med till Göteborgsstym i juli.
uppdrog Hilda att uppmärksamma klubbarna på det nya värvarmaterialet.
Styrelsen
beslutade att ha en PR kampanj i September/Oktober.
§ 11 Tillvägagångsriktlinjer för inbjudningar
Vi får en hel del inbjudningar till aktiviteter och liknande som kommer till kansliet. Vill
vi i styrelsen se alla dem eller kan kanslisterna få mandat att välja vad som är
intressant?
Styrelsen
beslutade att låta kanslisterna ha mandat att sålla vart inbjudningar som kommer till
info ska gå.
uppdrog Patrick att meddela kanslisterna om vårt beslut att de har vårt förtroende
och mandat att sålla inbjudningar och fördela dem mellan nätvek, utskott, hemsida,
listor, styrelse var de finner bäst. I de fall de är osäkra kan de vända sig till mailansvariga
i styrelsen.
§ 12 Öland
Styrelsen har fått tid på Öland. Hur vill vi använda den?
Styrelsen
uppdog Carin och Salomon att fixa en motionsskrivarworkshop och
verkamhetsberättelse workshop till Öland.
uppdrog Lovisa, Hilda och Jakob att ordna en Mingelkväll med temabord på Öland.
uppdrog Salomon och ev Josefin att ordna ett verksamhetsspånarpass till Öland.
uppdorg Patrick att sprida information om gratis medlemskap på Öland.
uppdrog Hilda att sprida information om att nätverken inte kommer få någon tid på
råm och peppa för nätverksmöten på Öland.
uppdrog Carin att informera om vår nya kanslist på Öland.
uppdrog Salomon och Jakob att vara styrelsens representanter på Jenny
Luukkonens pass om distriken på Öland.
uppdrog Carin att fixa tider och lokaler till styrelsens pass på Öland via
aktivitetsutskottet.
§ 13 YEE
Vi har inte betalat vår medlemsavgift i YEE på flera år. Vill vi vara med måste vi
betala, och vi måste också vara lite mer delaktiga än tidigare.
Styrelsen
uppdrog Hilda att höra vad skillnaden är mellan associated member (stödmedlem)
och full member (fullvärdig medlem) i YEE och ta med till nästa telefonmöte.
3 av 9 Justeras:

STYRELSEMÖTE Fältbiologerna
Stockholm Protokoll
2011/05/20-22 Nr 671/ 2010-2011:22
§ 14 Mötesregler
På stym i Slättaröd kom vi under Frejas normpass fram till några mötesregler som vi
vill ha i styrelsen. Vi pratade om vad de reglerna innebär för oss och om v ville ha
med fler regler. Sist satt vi tysta en stund och funderade på hur vi själva efterlevde
reglerna.
Tilllägg:
- Utgå främst från dig själv i en runda.
Styrelsen
beslutade att anta mötesreglerna i §14 från Stockholmsstym med ett tillägg.
beslutade att läsa upp mötesreglerna i §14 från Stockholmsstym på varje stym.
uppdrog Carin att lägga upp mötesreglerna i stym-mappen och
exmpeldagordningen.
§ 15 Gratis medlemsavgift för nya medlemmar
Kan gratis medlemsavgift vara ett sätt att öka medlemsantalet? Under diskussionen
på stym kom det upp många argument både för och emot. Motargumenten var att det
kan kännas oseriöst, man funderar inte innan man blir medlem, tydlig med att det
kostar andra året, hur gör vi med nytryck av värvarmaterial?
Argumenten för var att det blir smidigare att värva medlemmar, fler får möjlighet att
gå med, en större bredd på medlemmarna, kanske attrahera minifältisar extra mycket
och att det händer för lite förändringar i Fältbiologerna.
Styrelsen
beslutade att ha en kampanj med gratis medlemskap för nya medlemmar från och
med 1 juni 2011 fram till 31 december 2011.
beslutade at skriva en proposition till RÅM 2012 för gratis medlemskap för nya
medlemmar 2013.
beslutade att skriva en proposition till RÅM 2012 för gratis medlemskap för nya
medlemmar 2012.
uppdrog Lovisa att skriva medlemsavgiftspropositioner till RÅM 2012.
uppdrog Patrick att informera föreningen om gratis medlemskap för nya medlemmar
när Salomon har kontrollerat så det funkar med gratis medlemskap.
uppdrog Patrick att uppdatera dagens hemsida med att det är gratis medlemskap
när rutinerna är kollade.
uppdrog Salomon och Patrick att kolla upp så medlemsrutinerna kommer att
stämma med gratis medlemsavgift för första årsmedlemmar.
uppdrog Hilda att informera hemsidegruppen om gratis medlemskap för nya
medlemmar fr.o.m 1 juni.
uppdrog Patrick att informera värvarmaterialgruppen om gratis medlemskap för nya
medlemmar fr.o.m 1 juni.
§ 16 Hur långt RÅM?
Se huvudsakligt underlag i stymtidningen, bilaga 1.
Det var lite delade åsikter om RÅM skulle vara kortare eller längre, men många
4 av 9 Justeras:

STYRELSEMÖTE Fältbiologerna
Stockholm Protokoll
2011/05/20-22 Nr 671/ 2010-2011:22
kände att lite kan man nog korta av. Vi pratade också om hur man skulle kunna delta
på distans, kanske genom skype, blogg osv. Ska alla kunna gå på alla motions- och
propositionspass? Ska nätverken få någon tid? Dela upp veckan i två sjok med några
dagars läger och några dagar möte. n visionerna lite och slipper stressa!
Styrelsen
beslutade att inte ge nätverken tid på RÅM någon avsatt egen tid på Råm utan
diskutera det innan och lämna in förslag innan 1 november.
uppdrog Lovisa att informera via Fältbiologen, nätverkslistor och facebook grupper
och om att nätverken inte kommer att få tid på RÅM och samtidigt peppa folk att
skriva motioner.
uppdrog Lovisa att sammanställa punkten om RÅM upplägg.
uppdrog Lovisa att höra av sig till valberedningen och berätta att vi har tankar på ett
upplägg på RÅM.
§ 17 Starta klubb instruktioner på hemsidan
Punkten utgick.
§ 18 Förändra nätverk
För information se stymtidning, bilaga 1.
Diskussionerna på den här punkten gick så att vi pratade om problemen med
nätverken på Arvikastym och att vi inte behöver ta något mer beslut just nu utöver
den policy som beslutades om på RÅM.
Styrelsen
uppdrog Patrick att fixa ett dokument med kontakter och ekonomiansvariga i
nätverken.
uppdrog Salomon och Lovisa att formulera ett nätverksåtgärdsplan utifrån
disskussionerna i Arvika och Stockholm.
uppdrog Carin att ta med nätverksdisskussionens punkten från Arvika-stym till stym
i juli i Göteborg.
§ 19 Webbpublikation av fältbiologen
Magnus vill ha en bättre version av en webbpublikation på fältbiologen, så att varje
nummer urskiljs bättre. Åsikter fanns om vi har tillräckligt med pengar och att vi redan
lagt mycket på hemsidan, men många tyckte att det var värt att lägga pengar på
Fältbiologen
Styrelsen
beslutade att bevilja 10 000 kr för att få en webbpublikation av Fältbiologen.
uppdrog Hilda att meddela Magnus om att vi beviljat hans förslag om Webbbaserad
tidningstjänst och be honom kontakta Rabash.
§ 20 Fältbiologen
Vi pratade om vad vi i styrelsen vill ha med i Fältbiologen och kommunikationen
mellan redaktionen, styrelsen och föreningen.
Styrelsen
5 av 9 Justeras:

STYRELSEMÖTE Fältbiologerna
Stockholm Protokoll
2011/05/20-22 Nr 671/ 2010-2011:22
uppdrog Hilda att kommunicera våra tankar om att i Fältbiologen lyfta våra externa
representantskap och nätverks verksamhet mer i tidningen. (se §20, stockholmsstym)
§ 21 Massinternkommunikation och medlemsregistret
Vi diskuterade hur vi ska utnyttja de kanaler vi har eller skulle vilja ha. Kanalerna är
hemsida, brev, sms, mail och sociala medier.
Det vi kom fram till i grova drag är att det ska vara enkelt för icke-fältbiologer att tex
ta del av ett forum. Vissa var lite tveksamma till att använda SMS i stor omfattning,
att det kan beblandas mycket med reklam. Viktigt att ha kvar pappersutskick. En bra
hemsida är nyckeln!
Styrelsen
uppdrog Jakob att sammanfatta punkten om masskommunikation och ta fram ett
underlag för fortsatt dikussion om kommunikationsplan till nästa stym i juni.
uppdrog Salomon och Patrick att peppa och vara bollplank åt Jakob om
massinternkommunikationen.
§ 22 Erixnytt
Vi vill inte att det ska heta e-riksnytt. Ett annat förslag är Fältbiologernas nyhetsbrev.
Vi pratade också om alla ska få brevet automatisk eller inte.
Styrelsen
beslutade att erixnytt byter namn till Fältbiologernas nyhetsbrev.
uppdrog Jakob att ta med diskussionen av e-rixnytt från §22 från Stockholmstym till
sammanställningen om massinternkommunikation.
§ 23. SMS-tjänst
Vi har nu en SMS-tjänst och klargjorde några saker om det, bland annat hur
kanslisterna får in uppgifterna i registret, vad man ska ange när man skickar sms:et,
om vi ska använda oss av personnummer eller inte osv.
Styrelsen
uppdrog Patrick att lära kanslisterna hur de tar ut uppgifterna på SMS medlemmarna
och får in det i rutinerna att lägga in medlemmar i medlemsregistret.
§ 24 Kansliet
Hur ska kansliets roll se ut? Vi var alla överrens om att vi behöver definiera det. Det
kom också upp många saker som kan knytas an till kansliet, till exempel rutiner för att
starta klubb. Vi pratade också om ett eventuellt medlemsutskott och vad det skulle
kunna ha för uppgifter.
Styrelsen
uppdrog Lovisa och Hilda att undersöka och utvärdera hur rutinerna för att starta
en klubb ser ut idag och vad som skulle kunna göras bättre.
§ 25 Nya, gamla medlemmar
Styrelsen
6 av 9 Justeras:

STYRELSEMÖTE Fältbiologerna
Stockholm Protokoll
2011/05/20-22 Nr 671/ 2010-2011:22
beslutade att personer som inte betalt medlemsavgift på 2 år eller mer betalar som
förstaårs medlemskap. (gratis fr.o.m 1 juni 2011)
uppdrog Patrick att meddela beslutet från §25 om hur tidigare medlemmar efter 2 år
ska betala som förstaårsmedlemskap till kansliet.
§ 26 90-konto
Punkten utgick.
§ 27 Nästa års styrelse
Punkten utgick.
§ 28 Mindre papper
Underlaget till punkten var att vi borde erbjuda e-utskick istället för pappersutskick för
dem som vill. Till exempel Fältbiologen skulle kunna avbeställas. Detta går att göra
idag, men informationen kanske inte framgår så tydligt.
Styrelsen
beslutade att inte skriva med att Fältbiologen går att avbeställa och läsas i pdf form
på hemsidan.
§ 29 Kommunikation
Punkten utgick.
§ 30 Hemsidan
Vi pratade kort om hemsidan, realeasedatumet är den 13 augusti. Sen redde vi ut
några frågor som hur mycket vi kommer att kunna ändra i efterhand, vad som händer
om Rabash går i konkurs mm.
§ 31 Hultsfredsfestivalen
Några fältbiologer ska kampanja på Hultsfred och behöver pengar till det. Vi tyckte att
det är bra att synas mer på festivaler och att det kan vara en del av PR-kampanjen.
Styrelsen
beslutade att team Hultsfred får 10 000 i förskott för 10-12 personer.
uppdrog Lovisa att meddela team Hultfred att de fått bidrag för resa, mat och
material för sin kampanj på Hultsfred festivalen.
§ 32 Botaniktävling
Några gymnasieelever ordnar en tävling i botanik och vill att vi annonserar om det.
Styrelsen
uppdrog Lovisa att sprida Botaniktävlingen i föreningen.
§ 33 Uppläsning
Vi vill ha hemsidan tillgänglig för så många som möjligt, bland annat genomen
funktion för uppläsning. Vi har ett förslag men funderar på vad de som är dyslektiker
redan har för hjälpmedel. Dock tyckte vi att även de som har svårt att läsa men inte
har dessa hjälpmedel ska kunna förstå hemsidan.
7 av 9 Justeras:

STYRELSEMÖTE Fältbiologerna
Stockholm Protokoll
2011/05/20-22 Nr 671/ 2010-2011:22
Styrelsen
beslutade att köpa tjänsten ReadSpeaker till nya hemsidan.
uppdrog Patrick att teckna ett nytt avtal med readspeaker till nya hemsidan från och
med 13 aug och se till att det blir inkluderat i nya hemsidan.
§ 34 Kansli och förlagsutkott
I mötesunderlaget var förslaget att slå ihop kansli- och anställdautskottet med
förlagsutskottet. Vi hade en diskussion om detta och tyckte bland annat att vi i
allmänhet måste konkretisera vad utskotten ska syssla med. Om det är för
övergripande så kan det bli väldigt svårt att veta innan vad man ger sig in på.
Angående förlagsutskottet kom vi fram till att det alltid finns arbetsuppgifter, det
handlar bara om ambitionsnivån. Ett stort problem är att utskotten inte träffas, det
måste vi komma runt på något sätt.
Styrelsen
uppdrog Lovisa och Patrick att förbereda en punkt om hur vi definierar utskottens
arbetsuppgifter och ta med till stym i juli utifrån diskussionen i §35 från
stockholmsstym.
§ 35. Övriga frågor
a) MySoft.
Det har kommit en offert på vad det skulle kosta ifall Mysoft skulle ta över driften av
vår server. 20 000 i etableringskostnad, 4600kr/månaden. 3 års bindningstid. Vår
server är 3 år gammal och Nizze säger att den bör fungera.
Styrelsen
beslutade att inte köpa Mysofts driftlösning.
uppdrog Jakob att höra av sig till Mysfot och tacka nej till Mysofts serverlösning.
b) Attesteringsrätt till Linnea
Styrelsen
beslutade att Linnea Andersson, (890316-2447) att få attesteringsrätt till
konto 4310, 4413, 4510-4580 och 2960.
beslutade att Linnea Andersson har rätt att teckna föreningens firma genomemot
föreningens kundnummer hos Posten AB samt föreninges postförsändelser.
beslutade att kanslist Linnea Andersson har rätt att teckna föreningens firma
gentemot föreningens bankfack på Skandinaviska enskilda banken nygatan 15,
Gävle.
uppdrog Klas att berätta om Linnéas attesteringsrätter för Johan.
c) Hildas missade tåg.
Hilda försov sig när hon skulle med tåget till Arvika och undrar om hon får
reseersättning för det missade tåget.
Styrelsen
beslutade att ge Hilda reseersättning för det missade tåget till Arvika och den nya
biljetten.
8 av 9 Justeras:

STYRELSEMÖTE Fältbiologerna
Stockholm Protokoll
2011/05/20-22 Nr 671/ 2010-2011:22
d) Johanna Salmi.
Johanna Salmi som är Fältbiologernas representant i vår externa organisation
ChemSec kom förbi och hade en rapport och lite frågor om sitt representantskap i
ChemSec och rapporterade från FNs kommission om hållbar utveckling.
Johanna tog upp en situation då hon kände att hon kanske inte hade mandat att
bestämma vad fältbiologerna tyckte i en fråga. Men hon fick inte heller ta det utanför
ChemSec styrelsen. Vi pratade om att de externa representanterna i stort sett har
obegränsat mandat.
Styrelsen
uppdrog Patrick att starta ett dropbox konto och en maillista för de externa
representanterna så de kan kommunicera med varandra.
§ 36 Uppdragslistan
Uppdragslistan finns att läsa som bilaga 3.
Styrelsen
uppdrog Carin att mejla ut uppdragslistan de kommande dagarna efter stym.
§ 37 Kommande möten
Styrelsen
uppdorg Josefin och fråga valberedningen om vi kan ha stym den 9-11 September,
eller annat datum i september istället för 26-28:e aug på Tjörn.
§ 38 Utvärdering
Protokollfördes ej.
§ 39 Mötets avslutande
Hilda avslutade mötet.
________________________________ ______________________________
Mötesordförande, Jakob Andrén Assisterande Mötesordförande,
Hilda Bergström
________________________________ ______________________________
Mötessekreterare, Carin Fröjd Justerare, Salomon Abresparr
9 av 9 Justeras: