SAMMANTRÄDESPROTOKOLL KOMMUNFULLMÄKTIGE ...

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL
KOMMUNFULLMÄKTIGE
Kf § 212 Dnr 2011.0147.016
Justerare Utdragsbestyrkande
Sammanträdesdatum Sida
2011-08-31 25
Svar på motion – Digitala utskick till förtroendevalda
Den borgerliga alliansen har genom Fredrik Blomberg (C), med flera,
inkommit med motion angående digitala utskick. Motionen föreslår att
Finspångs kommun utreder möjligheterna att skicka ut handlingar i
digital form till kommunens förtroendevalda.
Demokratiberedningen ställer sig positiv till förslaget i motionen och
lyfter fram ett antal perspektiv som utredningen bör belysa.
Motionärerna ser flera fördelar med att övergå till digitala handlingar:
minskad pappersanvändning
minskade kostnader för kopiering, kuvertering och frankering
ökad flexibilitet vid utskick
hanteringen av aktuella handlingar och egen dokumentation underlättas.
Demokratiberedningen delar den borgerliga alliansens uppfattning om
de fördelar som digitala utskick och handlingar medför. En utredning
skulle dock behöva behandla ett antal faktorer som är avgörande för
hur framgångsrik en satsning på digitala utskick kan bli:
Möjlighet att skapa en helhet som fungerar såväl för de förtroendevalda
som för den administrativa förvaltningen.
De krav som ställs på lösningen utifrån ett användarperspektiv,
exempelvis möjligheten att föra anteckningar i de digitala handlingarna
och hantera dessa över tid.
Att det finns en tydlig implementeringsplan.
Tekniska förutsättningar som möjliggör utskick från ärendehanteringssystemets
mötesadministration.
Ekonomisk kalkyl.
Förslag på verktyg som skapar förutsättningar för ovanstående.
Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta
1. Att anta motionen i sin helhet.
2. Att uppdra kommunstyrelsen att utreda möjligheterna att skicka
ut handlingar i digital form till kommunens förtroendevalda.
Forts