Kvalitetssäkring inom Individ- och familjeomsorg - Västerås stad

R EVISIONSRAPPORT 2007
Kvalitetssäkring inom Individ- och familjeomsorg
Västerås stad
Genomförd på uppdrag av revisorerna
2007

INNEHÅLLSFÖRTECKNING
1 SAMMANFATTNING.......................................................................... 2
2 INLEDNING ........................................................................................ 3
2.1 Bakgrund ............................................................................................... 3
2.2 Syfte och avgränsning............................................................................ 3
2.3 Tillvägagångssätt ................................................................................... 3
3 UTGÅNGSPUNKTER FÖR GRANSKNINGEN.................................. 4
4 ORGANISATION, ROLLER OCH ANSVAR ...................................... 4
5 INDIVID- OCH FAMILJENÄMNDENS STYRNING ............................ 5
5.1 Individ- och familjenämndens direktiv................................................. 5
5.2 Uppföljning ............................................................................................ 7
5.3 Kommentarer......................................................................................... 8
6 PROAROS.......................................................................................... 9
6.1 Direktiv .................................................................................................. 9
6.2 Kvalitetsarbete....................................................................................... 9
6.3 Uppföljning ...........................................................................................10
6.4 Kommentarer........................................................................................11
7 IAKTTAGELSER I TIDIGARE REVISIONSGRANSKNING OCH
STATUSEN IDAG.................................................................................... 11
7.1 Kommentarer........................................................................................12
Kvalitetssäkring inom individ- och familjeomsorgen, november 2007 1

1 Sammanfattning
Ernst & Young har på uppdrag av revisorerna i Västerås stad genomfört denna
granskning med syfte att belysa hur socialtjänstens individ- och familjeomsorg arbetar
utifrån nationella krav och rekommendationer avseende kvalitet. Granskningen belyser
också följsamheten till eventuella direktiv som nämnden ger rörande verksamhetens
kvalitet. År 2002 genomfördes en granskning av kvalitetssäkring inom individ- och
familjeomsorgen i Västerås stad. Granskningen uppmärksammade ett antal
förbättringsområden vilka också har följts upp i denna granskning.
Utgångspunkt för granskningen har varit Socialstyrelsens föreskrift Ledningssystem för
kvalitet i verksamhet enligt SoL, LVU, LVM och LSS (SOSFS 2006:11). Föreskriften
räknar upp nio områden som omfattas av ledningssystemet: kvalitetssäkring av sociala
tjänster.
Sociala nämnderna har arbetat systematiskt med kvalitetsfrågor i flera år. Det finns väl
utvecklade rutiner för myndighetsutövning samt för beställning och uppföljning av
verksamheten som bedrivs inom proAros och externt. Detta görs bl.a. genom olika
direktiv så som avtal, kvalitetspolicy, inriktnings- och effektmål. Effektmålen och
inriktningsmålen uppfyller i hög grad kraven som ställs i föreskriften SOSFS:2006:11.
De två måldokumenten täcker in föreskriftens fyra huvudområden; uppföljningsbara
mål, ansvarsfördelning, delaktighet och dokumentation och uppföljning.
Inom staben har arbetet påbörjats med att utveckla ett kvalitetsledningssystem enligt
Socialstyrelsens föreskrift och allmänna råd. Arbetsmaterialet som tagits fram beskriver
på ett tydligt sätt hur kvalitetsprocessen är tänkt att fungera för den interna
kvalitetsprocessen inom nämnden. Arbetsmaterialet speglar i allt väsentligt
socialstyrelsen intentioner med föreskriften om ledningssystem för kvalitet i
verksamheter av social karaktär.
Utföraren av sociala tjänster inom Västerås stad, proAros, har arbetat aktivt med
kvalitetsfrågor i flera år. I samband med att den nya organisationen genomfördes har
verksamheternas kvalitetsarbete och de arbetsmetoder som tillämpas setts över. Den
strategiska inriktningen och nya styrmodellen som proAros har antagit syftar bl. a till
att vässa tjänsterna och säkra kvaliteten. Samtliga enheter upprättar årligen enhetsfakta
och kvalitetsredovisning. Redovisningen per enhet följer den gemensamma mallen för
Kvalitetsredovisning. Det är framför allt detta dokument som behandlar
verksamheternas kvalitet och resultat.
De olika styrdokumenten och kvalitetsredovisningarna visar att de områden som
ledningssystemet ska innefatta i mångt och mycket redan finns inom proAros IFOverksamhet.
Det arbetsmaterial om ledningssystemet som de sociala nämndernas stab
håller på att ta fram kommer sannolikt att underlätta det fortsatta arbetet inom proAros
och säkerställa att samtliga områden täcks in.
Sedan granskningen som genomfördes 2002 har de sociala nämnderna utvecklat
styrningen, de har tydliggjort målen, systematiserat uppföljningen och utvecklat sitt
interna kvalitetsarbete. Den nya organisationen i proAros och det aktiva arbete som
Kvalitetssäkring inom individ- och familjeomsorgen, november 2007 2

edrivs för att öka kompetensen och utveckla verksamhetens kvalitet gör att
förutsättningarna ser annorlunda ut idag mot för snart sju år sedan.
Det arbete som pågår inom både sociala nämndernas stab samt inom proAros svarar väl
mot Socialstyrelsens förordning. Arbetet med att ta fram ett samlat dokument för
ledningssystemet är positivt och visar på att kvalitet inom sociala tjänster är något som
staden fokuserar på. Därför ser vi det också som viktigt att också slutföra detta arbete.
2 Inledning
2.1 Bakgrund
Det finns sedan fler år krav på systematiskt kvalitetsarbete för flera kommunala
verksamhetsområden. Under 1998 infördes i Socialtjänstlagen en särskild paragraf om
kvalitet. Till stöd för det praktiska arbetet utfärdades allmänna råd. År 2006 skärptes
kraven på kvalitetsarbete inom socialtjänsten. De allmänna råden ersattes med
föreskrifter och allmänna råd för ledningssystem för kvalitet.
Skillnaden mellan föreskrifter och allmänna råd är att kommunen är skyldig att följa
föreskrifterna till skillnad mot de allmänna råden som vilket framgår av namnet är
rådgivande.
År 2002 genomfördes en granskning av kvalitetssäkring inom individ- och
familjeomsorgen i Västerås stad. Granskningen uppmärksammade ett antal
förbättringsområden.
2.2 Syfte och avgränsning
Syftet med granskningen är att belysa hur socialtjänstens individ- och familjeomsorg
arbetar utifrån nationella krav och rekommendationer avseende kvalitet. Granskningen
belyser också följsamheten till eventuella direktiv som nämnden ger rörande
verksamhetens kvalitet.
2.3 Tillvägagångssätt
Granskningen grundas på dokumentgranskning och intervjuer.
Följande dokument har granskats: Verksamhetsberättelse IFO samt
verksamhetsberättelse proAros, budget, social nämndernas stabs kvalitetspolicy, IFOs
mall för kvalitetsredovisning, individ- och familjenämndens uppföljnings- och
utvärderingsplan 2007, individ- och familjenämndens effektmål 2007, individ- och
familjenämndens inriktningsmål 2007-2009, exempel på avtal mellan beställare och
utförare, individ- och familjenämndens riktlinjer för socialtjänstlagen, ledningssystem
för kvalitet i verksamhet enligt SoL, LVU, LVM och LSS (arbetsmaterial), ett antal
lokala arbetsplaner för enheter inom IFO samt ett antal kvalitetsredovisningar för
enheter inom IFO.
Kvalitetssäkring inom individ- och familjeomsorgen, januari 2008 3

Sociala nämndens direktör samt en medarbetare vid stabens avdelningen för strategisk
verksamhetsutveckling, uppföljning och utvärdering har intervjuats. Intervju har även
skett med verksamhetschefen för individ- och familjeomsorgens råd och stöd
verksamhet inom proAros.
3 Utgångspunkter för granskningen
Enligt Socialstyrelsens föreskrift Ledningssystem för kvalitet i verksamhet enligt SoL,
LVU, LVM och LSS (SOSFS 2006:11) ska ledningssystemet bl.a.:
säkerställa att det finns uppföljningsbara mål utifrån SoL och LSS,
att ansvarsfördelningen för kvalitetsarbetet fastställs,
att enskilda och grupper, t.ex. brukarorganisationer, ges delaktighet i arbetet
med att utveckla och säkra kvaliteten,
att kvalitetsarbetet dokumenteras och följs upp.
Vidare sägs att nämnden bör verka för att ledningssystemet integreras med befintliga
system för budget- och verksamhetsplanering.
Föreskriften räknar upp nio områden som omfattas av ledningssystemet:
kvalitetssäkring av sociala tjänster, tillgänglighet, samverkan och samarbete,
handläggning och dokumentation m.m. av ärenden som rör enskilda, fel och brister i
verksamheten, synpunkter och klagomål på verksamheten, personal- och
kompetensförsörjning, försörjning av varor och tjänster samt uppföljning och
utvärdering av verksamheten.
Den nya föreskriften om ledningssystem är en skärpning av tidigare allmänna råd om
kvalitetssystem då den innehåller föreskrifter. Ett tydligt krav ställs på nämnden att
inrätta ett ledningssystem för det systematiska kvalitetsarbetet. Detta bör i sin tur
integreras i den tillämpade styrmodellen i kommunen.
4 Organisation, roller och ansvar
Beställar-utförarmodellen som infördes 1993 med de sociala nämnderna som beställare
och kommunala proAros som utförare, är inte renodlad inom socialtjänsten. Från start
låg även myndighetsutövningen på den kommunala utföraren (nämnden beställde på så
sätt både myndighetsutövning och utförande av samma aktör).
Från och med 2002 har ansvaret för myndighetsutövningen avseende äldre och
funktionshindrade förts över från proAros till sociala nämndens stab. Ett av skälen var
att utförandet är konkurrensutsatt i relativt hög grad. Inom IFO-området finns inte
motsvarande konkurrensutsättning och därför ligger myndighetsutövningen hittills kvar
inom proAros. Frågan utreds för närvarande som en del i utredningen av möjligheterna
att konkurrensutsätta delar av verksamheten.
Staben genomgår för närvarande en förändring mot en funktionsbaserad organisation
med enheter för ekonomi och statistik, avtal (upprättande och uppföljning) och
strategiska frågor (genomförande/upphandling av utvärderingar).
Kvalitetssäkring inom individ- och familjeomsorgen, januari 2008 4

Sedan ett par år har utföraren proAros en funktionsorienterad organisation. Tidigare var
verksamheten organiserad utifrån geografi där varje geografiskt område hade ansvar för
samtliga verksamheter inom området. Idag finns ett antal verksamhetsområden där
individ- och familjeomsorg är ett. Tidigare gjorde alla socialkontor samma sak i olika
geografiska områden, nu är enheterna specialiserade och arbetar med olika målgrupper
(missbruk, barn och ungdom etc).
Inom individ och familj finns det två verksamhetschefer, en för socialkontor råd och
stöd och en för sysselsättning och försörjning.
5 Individ- och familjenämndens styrning
5.1 Individ- och familjenämndens direktiv
Mål
Nämnden styr verksamheten genom budget och mål. I revisorernas tidigare granskning
från 2002 framhölls behovet av att utveckla målstyrningen på alla nivåer. Styrningen
har utvecklats sedan dess. Idag sker styrningen genom övergripande långsiktiga
inriktningsmål och årliga effektmål. Detta har, enligt sociala nämndernas stab, lett till
att målen har blivit mer stringenta.
Individ- och familjenämndens effektmål 2007 är uppdelade på mål som rör all individ
och familjeomsorgsverksamhet (IFO) respektive mål som är specifikt riktade till en viss
verksamhet. Nya effektmål gäller för 2008.
Individ- och familjenämndens inriktningsmål 2007-2009 för IFO är indelade i
strukturella insatser, integration och rättsäkerhet, barn och ungdom, alkohol, narkotika
och missbruk av andra ämnen, sysselsättning, försörjning och bostad samt mottagande
och introduktion. Nya inriktningsmål gäller för 2008.
Effektmålen för 2007 och inriktningsmålen för 2007-2009 skiljer sig inte nämnvärt åt
vad det gäller innehåll. Effektmålen har dock i större utsträckning preciserat till vem
målen riktar sig.
Det har funnits en ambition att minska antalet mål men det är, enligt staben, svårt just
inom IFO-området då verksamheten är diversifierad och vänder sig till många olika
målgrupper. Det gör att det totala antalet mål är många men sett till antalet mål per
verksamhet ligger det på en mer acceptabel nivå, enligt staben. En annan avvägning är
vilka delar av styrningen som ska vara formulerade som mål och vad som istället ska
återfinnas som krav i avtalet med utföraren.
Kvalitetspolicy
Den nuvarande kvalitetspolicyn från slutet av 1990-talet och är under revidering. Den
anger de sociala nämndernas övergripande viljeriktning och ambitionsnivå. Syftet med
policyn är att vara ett stöd i verksamhetsstyrningen, vid upphandlingar och uppföljning
samt utvärdering. Policyn definierar ett antal kvalitetskriterier som var kopplade till
Kvalitetssäkring inom individ- och familjeomsorgen, januari 2008 5

dåvarande allmänna riktlinjerna från Socialstyrelsen. Kvalitetspolicyn har främst
använts när effektmålen tagits fram.
Riktlinjer
Riktlinjer för verksamhetens utförande utifrån bl.a. socialtjänstlagen har funnits sedan
länge och staben genomför en successiv revidering av dessa inom samtliga områden.
De som bedömts mest angelägna har först varit föremål för revidering och dessa är bl.a.
bedömningsstöd för biståndsbeslut, familjehemsersättning och tillsättande av
kontaktperson/kontaktfamilj. Riktlinjerna för ekonomiskt bistånd är under ständig
revidering i takt med att de statliga direktiven ändras.
Avtal
Avtalen mellan beställaren och utföraren reglerar på ett tydligt sätt utförarens ansvar
när det gäller kvalitetskrav och måluppfyllelse. I avtalet hänvisas också till
kvalitetspolicyn. Avtalet är även indelat i allmänna krav på tjänsteutförandet samt
verksamhetsmässiga krav.
Särskilda direktiv till utföraren
År 2002 lade nämnden ett tilläggsuppdrag till proAros att utveckla kvalitetsledningen
inom IFO-verksamheten. Detta var delvis initierat av proAros som uppmärksammade
nya rön från Socialstyrelsen och forskningsvärlden och påtalade behovet av ett förnyat
arbetssätt i verksamheten.
Ledningssystem för kvalitet
På uppdrag av nämnden har staben tillsatt en arbetsgrupp som håller på att ta fram ett
ledningssystem enligt Socialstyrelsens nya föreskrifter. Kvalitetssäkring av sociala
tjänster är ett område som ledningssystemet för kvalitetsarbete ska omfatta.
Arbetsgruppen har kartlagt och tagit fram exempel på arbete inom området. Många av
rutinerna finns redan och kartläggningen visar att det finns ett väl uppbyggt system för
att säkra kvaliteten.
Exempelvis har nämnderna fastställda riktlinjer och krav för att säkerställa kvaliteten i
myndighetsutövning på individnivå. Sedan slutet av 1990-talet hanteras flera basrutiner
med stöd av verksamhetssystemet ProCapita. Det handlar bl.a. rutiner för utredning,
dokumentation, kommunikation. IT-stödet bidrar också till att säkra kvaliteten.
Enligt staben finns dock områden som behöver förbättras och säkras. Det saknas bra
system för att kvalitetssäkra att kartläggning och utredning innan myndighetsbeslut
omfattar alla erforderliga områden. Verksamheternas system för utvärdering behöver
förbättras. Slutligen behöver arbetsprocesserna kring de områden som ledningssystemet
omfattar tydliggöras och säkras. Staben planerar att påbörja ett projekt för
kvalitetssäkring av sociala tjänster samt handläggning och dokumentation tillsammans
med proAros under våren 2008.
Kvalitetssäkring inom individ- och familjeomsorgen, januari 2008 6

Staben har rekryterat en kommunikatör som ska ansvara för att den dokumentation som
finns både på det interna och externa nätet ska hållas uppdaterade samt lägga ut
relevant dokumentation.
Modellen nedan, som är hämtad från arbetsmaterialet kring ledningssystemet, bildar
struktur för nämndens kvalitetsledningssystem. Det fortsatta arbetet i arbetsgruppen
handlar om att beskriva och tydliggöra för nämnden, brukarna, medborgarna och
utförarna vad de olika delarna i figuren nedan består av samt vem som ansvarar för vad.
Nämnderna behandlade utkastet till ledningssystem under november 2007 och det ska
behandlas ytterligare för att fastställas under våren 2008.
Uppföljning/utvärdering
.
- Bokslut
- Verksamhetsberättelse
- Delårsrapporter
- Budgetavstämning
- Utvärdering
- Brukarenkäter
- Aktiv uppföljning
- Uppföljning av avvikelse
och klagomål
Utförarna ansvarar för
att utveckla och fastställa
ett kvalitetsledningssystem
5.2 Uppföljning
Mål- och styrdokument
- Inriktnings- och effektmål - Policys
- Strategier
- Handlingsplaner
- Riktlinjer
Kvalitetsledningssystem
Beställning/avtal
Åtagande/genomförande
Planering
-Behovsinventering/
kartläggning/
levndadsundersökning
- Budgetunderlag
-Planering av inriktningar
och verksamhet
- Projekt
- Beskrivning av soc.tjänst och
hälso- och sjukvård
- Krav på system hos utförare
- Plan för beställning
- Anbudsunderlag/beställning
- Överläggning med utförarna
- Avtal
Individ- och familjenämnden gör egna utvärderingar och uppföljningar varje år. I den
årliga planen redovisas vilka huvudområden som nämnden anser bör följas upp under
året. Staben ansvarar för att besluta om vilken metod och design som ska användas för
respektive uppföljning/utvärdering.
Enligt 2007 års plan ska externa enheter lämna verksamhetsberättelse och samtliga
enheter inom proAros redovisa fakta samt kvalitetsredovisningar.
Kvalitetssäkring inom individ- och familjeomsorgen, januari 2008 7

Under 2007 har staben uppdaterat den mall för kvalitetsredovisning som enheterna
inom proAros ska lämna varje år. Mallen säkerställer att redovisningen av
måluppfyllelse genomförs på ett likartat sätt av alla utförare. I mallen redovisas
uppfyllelsen av effektmålen. Kvalitetsredovisningarna är därmed ett underlag för såväl
politiska beslut som för medborgarna som vill ha kunskap om verksamheterna.
De enheter inom proAros som arbetar på uppdrag av individ- och familjenämnden har
system för det egna kvalitetsarbetet, checklistor för administrativa rutiner,
klagomålshantering etc.
Staben vill öka användandet av befintliga nationella system för uppföljning av
verksamheten som t.ex. BBIC (barns behov i centrum – en metod för att följa upp
myndighetsutövningen avseende området barn som far illa). De vill att
dokumentationen ska bli bättre samt att möjliggöra jämförelser med andra kommuner.
5.3 Kommentarer
Sociala nämnderna har arbetat systematiskt med kvalitetsfrågor i flera år. Det finns väl
utvecklade rutiner för myndighetsutövning samt för beställning och uppföljning av
verksamheten som bedrivs inom proAros och externt.
Nämnden arbetar aktivt och systematiskt med uppföljning av verksamheten och flera
uppföljningar fångar de kvalitativa aspekterna i verksamheten. Mallen för
kvalitetsredovisning ger tydliga anvisningar om vad som ska återrapporteras från
proAros.
Med stöd av dagens uppföljningar går det att bedöma måluppfyllelsen.
Inom staben har arbetet påbörjats med att utveckla ett kvalitetsledningssystem enligt
Socialstyrelsens föreskrift och allmänna råd. Arbetsmaterialet som tagits fram beskriver
på ett tydligt sätt hur kvalitetsprocessen är tänkt att fungera för den interna
kvalitetsprocessen inom nämnden. Arbetsmaterialet speglar i allt väsentligt
socialstyrelsen intentioner med föreskriften om ledningssystem för kvalitet i
verksamheter av social karaktär.
Effektmålen och inriktningsmålen knyter tydligt an till verksamhetens syften och
speglar vilka värden verksamheten ska skapa. Effektmålen och inriktningsmålen
uppfyller i hög grad kraven som ställs i föreskriften SOSFS:2006:11. De två
måldokumenten täcker in föreskriftens fyra huvudområden; uppföljningsbara mål,
ansvarsfördelning, delaktighet och dokumentation och uppföljning.
Med den modell som arbetas fram kommer nämnderna att svara mot förordningens
krav.
Kvalitetssäkring inom individ- och familjeomsorgen, januari 2008 8

6 proAros
6.1 Direktiv
Revisionsrapporten från 2002 uppfattades som rättvisande i sin kritik avseende
kvalitetssystemet inom proAros. Revisionens granskning i kombination med den starka
statliga styrningen inom området har varit till stor hjälp i det interna utvecklingsarbetet
inom ProAros IFO-verksamhet. Allmänna råd och föreskrifter upplevs fungerar som
draghjälp.
Under 2005 infördes en ny styrmodell inom proAros. Den har bland annat inneburit att
verksamheterna har flerårsplaner, årliga verksamhetsplaner samt alla enheter har
upprättar årliga lokala arbetsplaner. proAros tillämpar styrkort där mål sätts utifrån
olika perspektiv både på verksamhets- och enhetsnivå.
I proAros flerårsplan 2008-2010 uppmärksammas områden som finns med i
Socialstyrelsens föreskrift. Bland annat återfinns tillgänglighet, samverkan och
samarbete, handläggning och dokumentation, personal och kompetensförsörjning för att
nämna några. I styrkortet för proAros som är nedbrutet på olika områden återfinns
också kvalitetsledningssystemet.
I IFOs verksamhetsplan för 2008 framgår tydliga spår av ledningssystemet. Planen är
indelad i ett antal rubriker som tillsammans visar viljeinriktningen för verksamheten
under de kommande åren. Det är framför allt under rubriken ”Brukare” som
kvalitetsarbetet synliggörs men också under personalstrategiskt arbete och ledningsoch
stödprocesser.
I VP08 aviseras en ökad styrning av kontinuerlig och ökad brukarkontakt, bland annat
med syfte att identifiera behov av omsorg från idag ej kända grupper av brukare.
Enheternas lokala arbetsplaner tar sin utgångspunkt i verksamhetsplanen och i
inriktnings- och effektmålen som är uppsatta för IFO av den beställande nämnden. Ett
antal lokala enhetsplaner har granskats och samtliga av dessa behandlar kvalitativa
aspekter som brukarinflytande, tillgänglighet. Enheten som arbetar med råd och stöd för
missbrukare tar i sin lokala arbetsplan avstamp i nämndens kvalitetspolicy och räknar
upp vilka kvalitetskriterier som ska ingå.
6.2 Kvalitetsarbete
proAros verksamheter inom IFO har arbetat aktivt med kvalitetsfrågor i flera år. I
samband med att den nya organisationen genomfördes har verksamheternas
kvalitetsarbete och de arbetsmetoder som tillämpas setts över. Inriktningen på arbetet
inom har varit att öka tillgängligheten för brukarna. De utredningsmetoder och
uppföljningsverktyg som används är idag evidensbaserade. Forskning och erfarenhet
har visat att dessa leder till bättre effekt. Ett konkret exempel är att samarbetet mellan
behandlare och biståndshandläggare har förbättrats.
Kvalitetssäkring inom individ- och familjeomsorgen, januari 2008 9

Myndighetsutövningen har utvecklats utifrån rättssäkerhetsaspekten (lika behandling)
och information till den sökande om vilka alternativ som finns att tillgå inom
öppenvården har förbättrats.
Andra exempel på nya arbetssätt är att det regelbundna samråd mellan enheterna inom
IFO. Dessa ska bl a säkerställa att inga frågor ”faller mellan enheterna” och därmed att
inte brukarna får den service de ska ha. IFO arbetar också med behandlingsråd
tillsammans med brukaren. Fokusmöte med brukarna används för att fånga in brukarnas
synpunkter på verksamheten.
Även öppenvården har förändrat sitt arbetssätt. De behandlingsmetoder som
tillämpades ansågs inte vara tillräckligt bra. Nu har de olika verksamheterna fått
möjlighet att specialisera sig. För exempelvis barnfamiljer och missbrukare har man
påbörjat öppenvården direkt och inte som tidigare inväntat utredningsresultatet. För
missbrukare är ofta vårdbehovet känt sedan tidigare och för barnfamiljer kan hjälp
avseende uppenbara behov ges direkt i avvaktan på utredningsresultatet.
Processkartläggningar genomfördes år 2004 och dessa följdes upp 2006 efter
omorganisationen. Vissa kontor har kommit långt i arbetet med att förtydliga sina
processer. Under hösten 2007 skulle en utbildning i processtyrning att genomföras.
Revidering av processer ingår i den löpande styrningen av enhetscheferna. Det är en
parameter i deras styrkort.
Enligt verksamhetschefen för Råd och stöd finns behov av att utveckla
kvalitetssäkringen framförallt inom myndighetsutövningsområdet. Rutinerna behöver
förbättras och uppföljningen behöver systematiseras för ökad kontroll.
6.3 Uppföljning
Samtliga enheter upprättar årligen enhetsfakta och kvalitetsredovisning. Redovisningen
per enhet följer den gemensamma mallen för Kvalitetsredovisning. Det är framför allt
detta dokument som behandlar verksamheternas kvalitet och resultat. I
kvalitetsredovisningen redovisar enheterna uppfyllelsen av kvalitetsmålen.
Redovisningarna innehåller också resultat av brukarenkät och produktionsmålens
måluppfyllelse.
Enheternas kvalitetsredovisningar och enhetsfakta lämnas till sociala nämndernas stab
och till ledningen inom proAros. Enheterna rapporterar också vissa uppgifter varje
månad samt varje tertial till proAros ledning.
Enheternas kvalitetsredovisningar ligger till grund för IFOs årliga
verksamhetsberättelse. Också denna behandlar verksamheternas kvalitet och resultat.
proAros tillämpar olika uppföljningsmetoder. Den upplevda kvaliteten för brukarna
följs upp genom minst ett fokusmöte per år, där brukarnas får ange vilka parametrar
som betyder mest för dem avseende kvaliteten (bemötande, handläggningstid, utbud av
vårdformer etc). Inom missbruksvården genomförs också återkommande brukarmöten.
Kvalitetssäkring inom individ- och familjeomsorgen, januari 2008 10

Inom proAros har man provat verktyget Integrerad utvärdering (TietoEnator) för att
bedriva löpande kvalitetsmätning. Systemet har upplevts som krångligt och svårt att
använda. Nu prövas ett system med handdatorer. proAros deltar också i ett
forskningsprojekt med Lunds universitet kring effekten av ASI-skattningar.
Den utvärderingsmetodik som Länsstyrelsen använder vid sina utvärderingar av IFO är
under implementering inom proAros. Vid Länsstyrelsens tidigare utvärderingar har
verksamheterna fått relativt många anmärkningar, framförallt proAros dokumentation.
Skillnaden mellan proAros sätt att dokumentera och vad Länsstyrelsen efterfrågar har
uppmärksammast av både proAros ledning och Sociala nämndernas stab. Staben och
proAros har tillsammans genomfört revision och lett till en översyn av
dokumentationsrutinerna. I de lokala arbetsplanerna framgår tydligt att enheten ska
åtgärda de förbättringar som föreslogs vid revisionen samt hur det ska följas upp och av
vem.
6.4 Kommentarer
Verksamhetens kvalitet styrs genom flerårsplan, verksamhetsplan och lokala
arbetsplaner. Nämndens mål och socialstyrelsens krav på kvalitetsledningssystem
behandlas i dessa dokument tillsammans med proAros egna ambitioner.
Den strategiska inriktningen och nya styrmodellen som proAros har antagit syftar bl. a
till att vässa tjänsterna och säkra kvaliteten. Fokus för IFO är evidensbaserade metoder
och enheter med specialistkunskap. Sedan ett par år drivs ett mycket aktivt och
systematiskt arbete för att utveckla IFO inom Västerås stad. Utifrån den insyn vi har i
flera kommuner kan vi konstatera att detta arbete i flera avseenden är föredömligt. Det
finns en stor medvetenhet om vad som behöver utvecklas för att förbättra kvaliteten.
proAros arbetar aktivt med kvalitetsuppföljning bl. a till följd av de krav som nämnden
ställer. I de kvalitetsredovisningar som granskats framkommer att redovisningarna
svarar mot SOSFS 2006:11.
De olika styrdokumenten och kvalitetsredovisningarna visar att de områden som
ledningssystemet ska innefatta i mångt och mycket redan finns inom proAros IFO
verksamhet. Det arbetsmaterial om ledningssystemet som de sociala nämndernas stab
håller på att ta fram kommer sannolikt att underlätta det fortsatta arbetet inom proAros
och säkerställa att samtliga områden täcks in.
7 Iakttagelser i tidigare revisionsgranskning och statusen idag
År 2002 genomförde Ernst & Young en granskning av hur socialtjänstens Individ- och
familjeomsorg arbetade med kvalitetsutveckling utifrån då rådande lagar och
rekommendationer samt hur verksamheten själv omsatte organisationens egna krav på
kvalitetssärkring.
Granskningen visade att det fanns tydliga styrsignaler på olika nivåer om att IFO skulle
bedriva ett aktivt kvalitetsarbete. Det saknades dock ett systematiskt kvalitetsarbete. I
granskningen gavs följande rekommendationer:
Kvalitetssäkring inom individ- och familjeomsorgen, januari 2008 11

Övergripande:
Verksamheternas struktur, mål och policys behöver ses över på samtliga nivåer, likaså
verkställigheten utifrån mål och policys. Uppföljningen behöver utvecklas för att
klargöra i vilken grad olika mål uppfylls.
proAros:
Utföraren behöver utarbeta en tydlig gemensam strategi med inriktning mot processer
kopplade till verksamhetens mål för kvalitetsutveckling inom IFO.
Organisation:
De organisatoriska förutsättningarna för medarbetarna att bedriva kontinuerligt
kvalitetsarbete behöver ses över.
Upphandling:
Se över och åtgärda kvalitetssäkringen av de insatser som upphandlas och följ upp
deltagandet i Kunskapslänken.
7.1 Kommentarer
Sedan granskningen genomfördes har de sociala nämnderna utvecklat styrningen, de
har tydliggjort målen, systematiserat uppföljningen och utvecklat sitt interna
kvalitetsarbete. Den nya organisationen i proAros och det aktiva arbete som bedrivs för
att öka kompetensen och utveckla verksamhetens kvalitet gör att förutsättningarna ser
annorlunda ut idag mot för snart sju år sedan.
Vår bedömning är att de förbättringsområden som identifierades har omhändertagits.
Västerås den 30 januari2008
Sofi Larsson
Kvalitetssäkring inom individ- och familjeomsorgen, januari 2008 12