Tidredovisning behövs i statlig förvaltning - Ekonomistyrningsverket

Undvik manuell hantering. Av de myndigheter vi besökte var det främst
myndigheter som i dag använder sig av Excel som önskade sig bort från
den manuella hanteringen. När en myndighet inför tidredovisning är det
dock viktigare att systemet är anpassat till det krav på tidredovisning som
organisationen har än att man till varje pris undviker manuell hantering.
Se till att registreringen blir enhetlig. Det är viktigt att bestämma sig
för hur aktiviteter som fikaraster, läkarbesök, uttag av kompensationstid
och personalinformation ska redovisas. Gör man det före införandet ökar
chanserna att registreringen blir enhetlig och att uppföljningsinformationen
blir tillförlitlig. Det blir samtidigt enklare för användarna att tidrapportera.
Balansera kraven. I samband med införandet valde flera
myndigheter att anpassa systemet för att tillmötesgå krav från olika
organisatoriska enheter. Det kunde röra sig om krav på att endast göra
avvikelserapportering eller att beräkna timkostnaden på olika sätt. Andra
krav gällde hur in- och utlån skulle hanteras eller hur attestering skulle
göras. Att tillmötesgå dessa och andra krav var ett sätt att få igång
tidredovisningen i myndigheten. Det har dock skett på bekostnad av att
det i dag är svårare att styra rutinerna kring hur tidredovisningen ska
göras från centralt håll och medfört att systemet blivit svåröverskådligt.
Integrera olika system bättre. Myndigheterna säger att de borde ha
integrerat systemen bättre och därigenom minskat dubbelregistreringarna.
Övertid, semester och flextid borde bara rapporteras på ett ställe,
exempelvis i tidredovisningen, som automatiskt skickar uppgiften vidare till
lönesystemet. Därigenom minskar antalet moment och eventuellt system
som användaren måste behärska för att klara den egna administrationen.
INSPIRATIONSBOK · TIDREDOVISNING 4