Tidredovisning behövs i statlig förvaltning - Ekonomistyrningsverket
Tidredovisning behövs i statlig förvaltning - Ekonomistyrningsverket Tidredovisning behövs i statlig förvaltning - Ekonomistyrningsverket
46 INSPIRATIONSBOK · TIDREDOVISNING Tips från myndigheterna På frågan vad myndigheterna skulle göra annorlunda om de införde tidredovisning i dag kom det fram några generella synpunkter som både myndigheter som i dag har tidredovisning och de som önskar införa det kan ha användning för. Kräv ett tydligt ställningstagande från ledningen. Införandet av tidredovisning underlättas om ledningen tydligt deklarerar sitt stöd och också själv tidredovisar. Gör en översyn av hela objektsstrukturen. Verksamhetsstrukturen påverkar hur informationen från tidredovisningen kan användas. Försök att undvika verksamhetsobjekt som är oklart definierade. Oklara definitioner ökar risken att de anställda inte rapporterar på ett enhetligt sätt. Följden blir lägre kvalitet i inrapporteringen och lägre tillförlitlighet i uppföljningen. Det blir också svårare att motivera de anställda att tidrapportera när informationen inte kan användas. Gör en översyn av gemensamma koder. Många av myndigheterna upplevde att det från början var svårt att få fram information om myndighetsgemensamma aktiviteter, eftersom användarna inte registrerade på ett enhetligt sätt. En översyn och tydligare regler om hur användarna ska registrera blev lösningen. Lägg fokus på timmar. Med en alltför detaljerad tidrapportering är det svårt att få medarbetarna med sig. Redovisade timmar eller halvtimmar räcker vanligtvis för att få en tillräckligt rättvisande bild av kostnaderna.
Undvik manuell hantering. Av de myndigheter vi besökte var det främst myndigheter som i dag använder sig av Excel som önskade sig bort från den manuella hanteringen. När en myndighet inför tidredovisning är det dock viktigare att systemet är anpassat till det krav på tidredovisning som organisationen har än att man till varje pris undviker manuell hantering. Se till att registreringen blir enhetlig. Det är viktigt att bestämma sig för hur aktiviteter som fikaraster, läkarbesök, uttag av kompensationstid och personalinformation ska redovisas. Gör man det före införandet ökar chanserna att registreringen blir enhetlig och att uppföljningsinformationen blir tillförlitlig. Det blir samtidigt enklare för användarna att tidrapportera. Balansera kraven. I samband med införandet valde flera myndigheter att anpassa systemet för att tillmötesgå krav från olika organisatoriska enheter. Det kunde röra sig om krav på att endast göra avvikelserapportering eller att beräkna timkostnaden på olika sätt. Andra krav gällde hur in- och utlån skulle hanteras eller hur attestering skulle göras. Att tillmötesgå dessa och andra krav var ett sätt att få igång tidredovisningen i myndigheten. Det har dock skett på bekostnad av att det i dag är svårare att styra rutinerna kring hur tidredovisningen ska göras från centralt håll och medfört att systemet blivit svåröverskådligt. Integrera olika system bättre. Myndigheterna säger att de borde ha integrerat systemen bättre och därigenom minskat dubbelregistreringarna. Övertid, semester och flextid borde bara rapporteras på ett ställe, exempelvis i tidredovisningen, som automatiskt skickar uppgiften vidare till lönesystemet. Därigenom minskar antalet moment och eventuellt system som användaren måste behärska för att klara den egna administrationen. INSPIRATIONSBOK · TIDREDOVISNING 4
- Page 1: INSPIRATIONSBOK: TIDREDOVISNING ESV
- Page 4 and 5: ISBN: 91-7249-244-9 COPYRIGHT ©: E
- Page 7 and 8: Innehåll 1 2 3 4 Hur ser användni
- Page 9: eskriva några olika metoder som an
- Page 12 and 13: 12 INSPIRATIONSBOK · TIDREDOVISNIN
- Page 14 and 15: 14 INSPIRATIONSBOK · TIDREDOVISNIN
- Page 17 and 18: Varför behövs tidredovisning? Fö
- Page 19 and 20: edriva verksamheten effektivt kräv
- Page 21 and 22: Steg 1 Tidredovisning Tidredovisnin
- Page 23: Fördelar för medarbetarens planer
- Page 26 and 27: 26 Individuell tidredovisning Frekv
- Page 28 and 29: 2 INSPIRATIONSBOK · TIDREDOVISNING
- Page 30 and 31: 0 INSPIRATIONSBOK · TIDREDOVISNING
- Page 32 and 33: 2 INSPIRATIONSBOK · TIDREDOVISNING
- Page 34 and 35: 4 Klargörandet av syftet är utsla
- Page 36 and 37: 6 Alltför detaljerad eller alltfö
- Page 38 and 39: X kr INSPIRATIONSBOK · TIDREDOVISN
- Page 40 and 41: 40 Semesterblanketten kan slopas om
- Page 42 and 43: 42 Ett krav är att den som atteste
- Page 44 and 45: 44 Försök finna tydligt avgränsa
- Page 48 and 49: ilaga 4 INSPIRATIONSBOK · TIDREDOV
- Page 50 and 51: 50 INSPIRATIONSBOK · TIDREDOVISNIN
- Page 52 and 53: 52 INSPIRATIONSBOK · TIDREDOVISNIN
- Page 54 and 55: 54 INSPIRATIONSBOK · TIDREDOVISNIN
- Page 56 and 57: 56 INSPIRATIONSBOK · TIDREDOVISNIN
- Page 58 and 59: 5 INSPIRATIONSBOK · TIDREDOVISNING
- Page 60 and 61: 60 INSPIRATIONSBOK · TIDREDOVISNIN
- Page 62 and 63: 62 INSPIRATIONSBOK · TIDREDOVISNIN
- Page 64 and 65: 64 INSPIRATIONSBOK · TIDREDOVISNIN
- Page 66 and 67: 66 INSPIRATIONSBOK · TIDREDOVISNIN
- Page 68 and 69: 6 INSPIRATIONSBOK · TIDREDOVISNING
- Page 70 and 71: 0 INSPIRATIONSBOK · TIDREDOVISNING
- Page 72 and 73: 2 INSPIRATIONSBOK · TIDREDOVISNING
- Page 74 and 75: 4 INSPIRATIONSBOK · TIDREDOVISNING
- Page 76 and 77: 6 INSPIRATIONSBOK · TIDREDOVISNING
- Page 78 and 79: INSPIRATIONSBOK · TIDREDOVISNING n
- Page 80: 0 INSPIRATIONSBOK · TIDREDOVISNING
46<br />
INSPIRATIONSBOK · TIDREDOVISNING<br />
Tips från myndigheterna<br />
På frågan vad myndigheterna skulle göra annorlunda om de införde<br />
tidredovisning i dag kom det fram några generella synpunkter som både<br />
myndigheter som i dag har tidredovisning och de som önskar införa det<br />
kan ha användning för.<br />
Kräv ett tydligt ställningstagande från ledningen. Införandet av<br />
tidredovisning underlättas om ledningen tydligt deklarerar sitt stöd och<br />
också själv tidredovisar.<br />
Gör en översyn av hela objektsstrukturen. Verksamhetsstrukturen<br />
påverkar hur informationen från tidredovisningen kan användas.<br />
Försök att undvika verksamhetsobjekt som är oklart definierade. Oklara<br />
definitioner ökar risken att de anställda inte rapporterar på ett enhetligt<br />
sätt. Följden blir lägre kvalitet i inrapporteringen och lägre tillförlitlighet<br />
i uppföljningen. Det blir också svårare att motivera de anställda att<br />
tidrapportera när informationen inte kan användas.<br />
Gör en översyn av gemensamma koder. Många av myndigheterna<br />
upplevde att det från början var svårt att få fram information om<br />
myndighetsgemensamma aktiviteter, eftersom användarna inte<br />
registrerade på ett enhetligt sätt. En översyn och tydligare regler om hur<br />
användarna ska registrera blev lösningen.<br />
Lägg fokus på timmar. Med en alltför detaljerad tidrapportering är det<br />
svårt att få medarbetarna med sig. Redovisade timmar eller halvtimmar<br />
räcker vanligtvis för att få en tillräckligt rättvisande bild av kostnaderna.
Change language