Tidredovisning behövs i statlig förvaltning - Ekonomistyrningsverket

1
INSPIRATIONSBOK · TIDREDOVISNING
Vi kommer här att gå igenom vilka externa krav som lätttare
tillgodoses om myndigheten har tidredovisning och hur
tidredovisning underlättar myndighetens interna styrning liksom
chefens och medarbetarens uppföljning och planering.
Externa krav
För att klara olika externa krav måste myndighetens resultatredovisning
ge en rättvisande bild av kostnaderna för verksamheten,
och myndigheten måste kunna redogöra för hur
personalen har fördelat sin tid på olika arbetsuppgifter. En
förutsättning är i de flesta fall att någon form av tidredovisning
används så att personalkostnaderna effektivt kan fördelas
på olika verksamhetsobjekt.
Regeringen kräver generellt i förordningen (2000:605)
om årsredovisning och budgetunderlag (FÅB) att myndigheterna
ska redovisa kostnader per verksamhetsgren. I regleringsbrevet
ställer regeringen ibland ytterligare krav på
kostnadsredovisningar, till exempel när det gäller kostnader
för olika prestationer. Om regeringen inte i regleringsbrevet
beslutat om särskilda krav på återrapportering ska myndigheten
enligt FÅB redovisa och kommentera hur prestationerna
har utvecklats när det gäller volym, intäkter, kostnader
och kvalitet. I förordningen ställs också krav på att kostnadsfördelningen
ska vara restlös, vilket innebär att alla kostnader
ska vara inräknade. Det kräver ett system för fördelning av de
gemensamma kostnaderna. Det antal timmar som har lagts
ned enligt tidredovisningen kan här vara en rättvisande fördelningsmetod.
Regelverket kring vissa finansieringsformer kräver också
en fördelning av kostnaderna. För att exempelvis kunna
särredovisa avgiftsfinansierad eller bidragsfinansierad verksamhet
krävs att personalkostnaderna kan fördelas på rätt
verksamhet på ett tillförlitligt sätt. Detta styrs bland annat
av avgiftsförordningen (1992:191) och anslagsförordningen
(1996:1189). Dessutom har vissa bidragsgivare inom högskolesektorn,
som EU:s 7:e ramprogram, börjat ställa krav på
tidredovisning och på en klar och tydlig fördelning av kostnaderna
på de verksamheter de stödjer.
Enligt verksförordningen (1995:1322) är myndighetschefen
ansvarig för att verksamheten bedrivs effektivt. För att