Uppföljning av granskning av bisysslor - Internrevisionen - Lunds ...
Uppföljning av granskning av bisysslor - Internrevisionen - Lunds ... Uppföljning av granskning av bisysslor - Internrevisionen - Lunds ...
Det förekommer också enligt fakulteterna att det tas upp en diskussion om bisysslans tillåtlighet innan den anställde åtar sig ett engagemang utanför universitetet. 2.5 Dokumentation och uppföljning Processteg Prefekt/motsvarande samlar in anmälningar och föredrar dem för dekan/motsvarande och i samråd bedöma. Fakultetskansli diarieför och arkiverar Senast 17 november 2008 och därefter årligen ska beslutunderlag skickas till sektion Personal för uppföljning Diarieföring och arkivering av anmälningar med beslut sker på respektive områdeskansli eller i förekommande fall på rektorsämbetets kansli. Dessa ska enligt föreskrifterna sparas i personnummerordning. IR har gått igenom anmälningarna vid en fakultet och dessa dokumenteras i bokstavsordning efter den anställdes namn. Vid en annan fakultet saknas anmälningarna eftersom dessa har skickats in till sektion Personal för uppföljning av hanteringen. Beslutsunderlagen ska årligen skickas in till sektion Personal, som har till uppgift att göra uppföljning av hanteringen. Efter revideringen av föreskrifterna skulle den första omgångens beslut vara sektionen tillhanda senast den 17 november 2008. IR:s genomgång visar att: • De sista underlagen kom sektionen tillhanda tidigt 2010 • De flesta fakulteter har kopierat och skickat in kopior av underlagen medan en fakultet har skickat in original, vilket kan leda till brister i dokumentationen. • Det inte finns någon resurs vid Sektion Personal som har till uppgift att göra uppföljningar Enligt fakulteterna var en anledning till att underlagen skickades in sent till sektionen och till att det saknas så många anmälningar att informationen var otydlig om alla lärare skulle lämna in anmälan om bisysslor, vilket inneburit att man har fått komplettera materialet i efterhand. Vid sektion Personal har det, efter det att fakulteterna har skickat in beslutsunderlag, upprättats en lista i excel innehållande information om anställdas bisysslor utifrån inlämnade underlag. IR:s granskning visar dock att sektionens dokumentation inte är komplett, då det saknas underlag hos sektionen och vissa av dessa återfinns i den dokumentation som finns hos fakulteterna. Det innebär som tidigare nämnts att rutinerna angående årlig förfrågan inte har kunnat följas. I sammanhanget kan nämnas att Personuppgiftslagen (PUL) anger att de anställda ska informeras om registret och att PUL-ombudet vid universitetet får uppgifter om detta. En av de granskade fakulteterna har gjort en uppföljning av lärarnas anmälningar. Vid denna fakultet lämnade 35% av lärarna inte in någon anmälan trots 8
påminnelser. IR:s stickprovsgranskning visar utifrån engagemang i Bolagsverket också att det borde finnas fler inkomna anmälningar. Det förekommer också synpunkter på att blanketten för anmälan inte är bra utformad. För att en smidigare hantering ska kunna genomföras efterlyses det att blanketten innehåller uppgifter om fakultet, avdelning, hämtställe och den anställdes e-postadress. 2.6 Övriga iakttagelser I samband med granskningen genomfördes också en stickprovsmässig kontroll av förekomsten av transaktioner i universitetets leverantörsreskontra mellan universitetet och bolag där anställda har ett engagemang. Kontrollen visar att det i några enstaka fall förekommer försäljning från anställdas bolag till universitetet, ibland även tjänster till den egna institutionen, vilket sker i strid med gällande regelverk. 3. Internrevisionens analys Processteg Prefekt/motsvarande informerar nyanställda om gällande regler om bisysslor Årlig erinran ges samtliga anställda om deras skyldighet att anmäla bisysslor, förslagsvis i samband med utv.samtal IR har inte specifikt granskat om prefekt/motsvarande informerar nyanställda eller tar upp lärarnas skyldighet att anmäla bisysslor vid t. ex utvecklingssamtal. I intervjuer med fakulteterna och förfrågningar till anställda uppges dock att informationen når lärarna. IR:s bedömning är oavsett detta att det råder otydlighet kring vilka bisysslor som ska anmälas, och om att anmälan om bisysslor ska lämnas in oavsett om man har en bisyssla eller ej. 9
- Page 1 and 2: Internrevisionen Mårten Persson Jo
- Page 3 and 4: 1. Bakgrund, syfte och metod 1.1 Ba
- Page 5 and 6: • Lärarnas skyldighet att hålla
- Page 7: • Det förekommer också att det
- Page 11 and 12: Processteg Senast 17 november 2008
Det förekommer också enligt fakulteterna att det tas upp en diskussion om<br />
bisysslans tillåtlighet innan den anställde åtar sig ett engagemang utanför<br />
universitetet.<br />
2.5 Dokumentation och uppföljning<br />
Processteg<br />
Prefekt/motsvarande samlar in<br />
anmälningar och föredrar dem<br />
för dekan/motsvarande och i<br />
samråd bedöma.<br />
Fakultetskansli diarieför och<br />
arkiverar<br />
Senast 17 november 2008 och<br />
därefter årligen ska<br />
beslutunderlag skickas till<br />
sektion Personal för<br />
uppföljning<br />
Diarieföring och arkivering <strong>av</strong> anmälningar med beslut sker på respektive<br />
områdeskansli eller i förekommande fall på rektorsämbetets kansli. Dessa ska<br />
enligt föreskrifterna sparas i personnummerordning.<br />
IR har gått igenom anmälningarna vid en fakultet och dessa dokumenteras i<br />
bokst<strong>av</strong>sordning efter den anställdes namn. Vid en annan fakultet saknas<br />
anmälningarna eftersom dessa har skickats in till sektion Personal för uppföljning<br />
<strong>av</strong> hanteringen.<br />
Beslutsunderlagen ska årligen skickas in till sektion Personal, som har till uppgift<br />
att göra uppföljning <strong>av</strong> hanteringen. Efter revideringen <strong>av</strong> föreskrifterna skulle den<br />
första omgångens beslut vara sektionen tillhanda senast den 17 november 2008.<br />
IR:s genomgång visar att:<br />
• De sista underlagen kom sektionen tillhanda tidigt 2010<br />
• De flesta fakulteter har kopierat och skickat in kopior <strong>av</strong> underlagen medan<br />
en fakultet har skickat in original, vilket kan leda till brister i<br />
dokumentationen.<br />
• Det inte finns någon resurs vid Sektion Personal som har till uppgift att<br />
göra uppföljningar<br />
Enligt fakulteterna var en anledning till att underlagen skickades in sent till<br />
sektionen och till att det saknas så många anmälningar att informationen var<br />
otydlig om alla lärare skulle lämna in anmälan om <strong>bisysslor</strong>, vilket inneburit att<br />
man har fått komplettera materialet i efterhand.<br />
Vid sektion Personal har det, efter det att fakulteterna har skickat in<br />
beslutsunderlag, upprättats en lista i excel innehållande information om anställdas<br />
<strong>bisysslor</strong> utifrån inlämnade underlag. IR:s <strong>granskning</strong> visar dock att sektionens<br />
dokumentation inte är komplett, då det saknas underlag hos sektionen och vissa <strong>av</strong><br />
dessa återfinns i den dokumentation som finns hos fakulteterna. Det innebär som<br />
tidigare nämnts att rutinerna angående årlig förfrågan inte har kunnat följas.<br />
I sammanhanget kan nämnas att Personuppgiftslagen (PUL) anger att de anställda<br />
ska informeras om registret och att PUL-ombudet vid universitetet får uppgifter om<br />
detta.<br />
En <strong>av</strong> de granskade fakulteterna har gjort en uppföljning <strong>av</strong> lärarnas anmälningar.<br />
Vid denna fakultet lämnade 35% <strong>av</strong> lärarna inte in någon anmälan trots<br />
8
Change language