Uppföljning av granskning av bisysslor - Internrevisionen - Lunds ...
Uppföljning av granskning av bisysslor - Internrevisionen - Lunds ...
Uppföljning av granskning av bisysslor - Internrevisionen - Lunds ...
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
Universitetets föreskrifter och information återfinns i föreskrifter om anställdas<br />
<strong>bisysslor</strong> beslutade <strong>av</strong> rektor. Till föreskrifterna finns PM om <strong>bisysslor</strong> som är en<br />
del <strong>av</strong> universitetets information till anställda.<br />
Enligt universitetets PM om <strong>bisysslor</strong> ska det årligen genomföras fortbildning <strong>av</strong><br />
chefer och annan anställd personal där bl.a. regler om <strong>bisysslor</strong> behandlas, ämnet<br />
ska tas upp vid introduktion <strong>av</strong> nyanställda. Vid varje fakultetskansli ska det<br />
dessutom finnas en person som har särskilt ansvar för att bistå främst prefekterna<br />
eller motsvarande med råd och stöd i frågor relaterade till <strong>bisysslor</strong>.<br />
Enligt uppgift tas regler om <strong>bisysslor</strong> upp på prefektutbildning och information ges<br />
vid den dag som sektion Personal anordnar för nyanställda. Någon årlig<br />
fortbildning genomförs inte. Vid de granskade fakulteterna finns det ingen<br />
kontaktperson som erhållit särskild information/utbildning för att bistå<br />
prefekterna/motsvarande med råd och stöd. Däremot finns det anställda som<br />
handlägger <strong>bisysslor</strong> på fakulteterna och dessa söker själva information inom<br />
området.<br />
De granskade fakulteterna uppger att prefekterna informerar och att anställda är<br />
informerade om gällande regelverk för <strong>bisysslor</strong>.<br />
2.4 Lärarnas anmälningar<br />
Processteg<br />
Sektion Personal skickar ut en<br />
årlig förfrågan via e-post<br />
gällande tidigare anmälan om<br />
bisyssla<br />
Prefekt/motsvarande samlar in<br />
anmälningar och föredrar dem<br />
för dekan/motsvarande och i<br />
samråd bedöma.<br />
Fakultetskansli diarieför och<br />
arkiverar<br />
Sektion Personal har under våren 2010 skickat ut en förfrågan till samtliga<br />
prefekter/motsvarande. Enligt rutinerna ska sektionen skicka ut påminnelser till<br />
anställda som tidigare anmält bisyssla men som inte kommit in med en förnyad<br />
anmälan. Detta har vad IR erfar inte varit möjligt då den manuella hanteringen är<br />
omständig med sent inskickade underlag samt att dokumentationen vid sektionen<br />
inte varit fullständig. Förfrågan har istället riktats till prefekterna för åtgärd utan att<br />
fakultetskanslierna har informerats. I samband med sektion Personals senaste<br />
uppmaning till anmälan <strong>av</strong> <strong>bisysslor</strong> så upplever fakultetskanslierna att de saknar<br />
kontroll över dokumenteringen <strong>av</strong> <strong>bisysslor</strong> inom sitt område. Detta på grund <strong>av</strong> att<br />
uppgifter har skickats direkt till sektion Personal utan att fakultetskanslierna har<br />
fått motsvarande uppgifter.<br />
För att kontrollera lärarnas anmälningar i förhållande till de uppgifter som finns<br />
registrerade i bolagsverkets register har IR genomfört en stickprovsmässig kontroll<br />
<strong>av</strong> anmälda <strong>bisysslor</strong>. Denna <strong>granskning</strong> har visat att det inte är ovanligt att<br />
anmälningarna saknas eller är bristfälligt ifyllda vad <strong>av</strong>ser lärarnas engagemang i<br />
olika bolag:<br />
• Anmälningarna om <strong>bisysslor</strong> omfattar inte alla engagemang.<br />
• I vissa fall har anmälan om bisyssla lämnats med angivande att det inte<br />
finns några <strong>bisysslor</strong> trots att uppgifter från Bolagsverket visar att så är<br />
fallet.<br />
6
Change language