Uppföljning av granskning av bisysslor - Internrevisionen - Lunds ...

More documents

Recommendations

Info

Processteg Sektion Personal skickar ut en årlig förfrågan via e-post gällande tidigare anmälan om bisyssla Den manuella hanteringen tillsammans med otydlighet i informationen om alla lärare ska lämna in anmälan om bisysslor medför enligt IR:s uppfattning att det är svårt för universitetet att följa gällande rutiner. Processteg Prefekt/motsvarande samlar in anmälningar och föredrar dem för dekan/motsvarande och i samråd bedöma. Fakultetskansli diarieför och arkiverar För att uppnå en god intern kontroll är det viktigt att rutinerna följs avseende hur bedömningen och dokumentationen ska gå till, det är också viktigt att fakulteterna har liknande bedömningsgrunder. Här kan utbildning eller ett seminarium avsett för de som ska ge råd och stöd till prefekterna/motsvarande vara ett verktyg för att uppnå detta. Ett stort antal lärare lämnar inte in någon anmälan, vilket medför att universitetet inte har någon kontroll över förekomsten av dessa bisysslor eller dess tillåtlighet. För att nå tillräcklig kontroll behöver uppföljning ske av att lärare lämnar in anmälan och att lämnade uppgifter är korrekta och fullständiga. Även informationen behöver förtydligas då det i föreskrifterna är otydligt vilka som ska lämna in anmälan. Endast vid en av fakulteterna sker det en uppföljning av att anmälningarna lämnas in. Ett elektroniskt system som är knutet till lönesystemet skulle kunna underlätta en sådan uppföljning. På nästan samtliga av de granskade anmälningarna saknas en motivering till beslutet att godkänna den anmälda bisysslan. I många fall kan den anmälda bisysslan uppfattas såsom utgörande risk för förtroendeskada, konkurrerande eller arbetshindrande. Någon möjlighet att på grundval av anmälan utläsa grunderna för beslutet att tillåta bisysslan finns inte. Någon uppföljning avseende innehållet i anmälningarna görs inte. Sammantaget medför bristerna i anmälningarna att det inte går att avgöra om beslut om bisysslor fattas utifrån riktiga uppgifter och att det i flera fall inte anmäls några bisysslor så att arbetsgivaren kan ta ställning till dessa. 10
Processteg Senast 17 november 2008 och därefter årligen ska beslutunderlag skickas till Sektion Personal för uppföljning Sektion Personal har inte gjort den uppföljning av hanteringen som föreskrifterna anger. Nuvarande manuella hantering bidrar sannolikt till att denna uppföljning inte fungerar. Bidragande har också varit att det inte har funnits någon resurs utsedd för att följa upp hanteringen. Uppföljning av att rutinerna fungerar är en viktig del i den interna styrningen och kontrollen. 4. Sammanfattning av iakttagelser och rekommendationer IR:s uppföljning visar att det sedan IR:s föregående granskning och sektion Personals revidering av universitetets föreskrifter om bisysslor görs fler anmälningar av bisysslor och att dessa innehåller mer aktuella uppgifter IR:s bedömning är trots detta att det fortfarande finns förbättringsmöjligheter av rutinerna kring hanteringen av bisysslor för att uppnå en god intern styrning och kontroll. På central nivå utförs inte någon uppföljning av om gällande rutiner fungerar och efterlevs eller av kvalitén i anmälningar av bisysslor, vilket innebär att universitetet inte har tillräcklig kontroll över om gällande regelverk följs. Internrevisionen rekommenderar sektion Personal att: • Säkerställa att rutinerna för hantering av anmälan och bedömning av anställdas bisysslor är tillräckliga och ändamålsenliga. Detta innebär bland annat att: o Utse en ansvarig för uppföljning av rutinerna. o Utveckla rutinerna kring uppföljning av anmälan av bisysslor så att de omfattar även en bedömning av om regelverket följs, genom exempelvis återkommande stickprov av enskilda anmälningar. o Överväga att införa ett elektroniskt system för anmälan av bisysslor som ett hjälpmedel för hanteringen. o Tydliggöra informationen till de anställda som omfattas av ett krav på årlig anmälan, så att det framgår att anmälan ska göras oavsett om bisysslor förekommer eller inte. o Tydliggöra informationen till alla anställda, så att det framgår att motivering till beslut att godkänna eller avslå bisyssla alltid ska lämnas. o Tydiggöra i informationen till anställda vilken sorts engagemang som ska anmälas, exempelvis att även bisysslor som inte ger ett ekonomiskt utbyte, eller som inte tar tidsmässiga resurser i anspråk ska anmälas. o Tydliggöra i föreskrifterna vem som har till uppgift att det utses en ansvarig på fakulteterna för att ge råd och stöd i frågor om 11
Page 1 and 2: Internrevisionen Mårten Persson Jo
Page 3 and 4: 1. Bakgrund, syfte och metod 1.1 Ba
Page 5 and 6: • Lärarnas skyldighet att hålla
Page 7 and 8: • Det förekommer också att det
Page 9: påminnelser. IR:s stickprovsgransk

Uppföljning av granskning av bisysslor - Internrevisionen - Lunds ...

Create successful ePaper yourself

Delete template?

Save as template?