Uppföljning av granskning av bisysslor - Internrevisionen - Lunds ...

Internrevisionen
Mårten Persson
Jonas Ahrberg
Rapport
2010-04-19
Uppföljning av granskning av
bisysslor
Diarienummer IR 2010/6
Postadress Box 117, 221 00 Lund, Besöksadress Paradisgatan 5, Telefon dir 046-222 08 98, Växel 046-222 00 00 Fax 046-222 46 00, Epost
irev@irev.lu.se, Webbadress http://www.irev.lu.se
1

1. Bakgrund, syfte och metod ........................................................................... 3
1.1 Bakgrund ................................................................................................. 3
1.2 Syfte ......................................................................................................... 3
1.3 Metod ....................................................................................................... 3
1.4 Avgränsning ............................................................................................ 4
2. Resultat från granskningen ........................................................................... 4
2.1 Regelverk kring bisysslor ...................................................................... 4
2.2 Universitetets hantering av lärares bisysslor ..................................... 4
2.3 Universitetets information ...................................................................... 5
2.4 Lärarnas anmälningar ............................................................................ 6
2.5 Dokumentation och uppföljning ............................................................ 8
2.6 Övriga iakttagelser ................................................................................. 9
3. Internrevisionens analys ............................................................................... 9
4. Sammanfattning av iakttagelser och rekommendationer .......................... 11
2

1. Bakgrund, syfte och metod
1.1 Bakgrund
Samverkan med det omgivande samhället och näringslivet är en viktig uppgift för
universitetet. Många lärare är engagerade i externa projekt såväl inom som utom
sin anställning. Samverkan genom bisysslor har många positiva effekter genom att
samhället får tillgång till kunskap som finns inom universitetet. En av
grundstenarna i den svenska förvaltningen är de statligt anställdas opartiskhet. Ett
ökat engagemang utanför universitetet kan medföra en risk att anställda har
bisysslor som gör att deras opartiskhet och objektivitet kan ifrågasättas. Denna typ
av bisysslor kan få negativa konsekvenser för samhällets förtroende för
universitetet, för universitetets verksamhet och den enskilde läraren. Detta innebär
att det är viktigt att det finns tydliga riktlinjer och att universitetets personal, såväl
ledning som lärare är medvetna om det regelverk som gäller för bisysslor.
Hanteringen av bisysslor vid universitetet har tidigare granskats och följts upp av
Riksrevisionen 1 , Högskoleverket 2 och Internrevisionen 3
(IR). Riksrevisionens
årliga revision granskade 2006 hanteringen av bisysslor vid 26 högskolor, varav
Lunds universitet var en av de granskade högskolorna. Bristerna vid högskolorna
var så omfattande att Riksrevisionen bedömde det angeläget att göra en samlad
redovisning av iakttagelserna,(-rapport Högskolelärares bisysslor (-RiR 2008:5).
Mot bakgrund av Riksrevisionens och IR:s granskningar av bisysslor, har
universitetet under 2008 reviderat tidigare beslutade föreskrifter gällande bisysslor.
I revisionsplanen för 2010 anges att IR ska göra en uppföljning av universitetets
hantering av anställdas bisysslor.
1.2 Syfte
Granskningen syftar till att undersöka om universitetets hantering av bisysslor är
ändamålsenlig och bidrar till en god intern styrning och kontroll inom
organisationen.
Om granskningen påvisar brister i rutinerna lämnas förslag till förbättringar för att
bidra till en god intern styrning och kontroll.
1.3 Metod
Universitetets rutiner, liksom interna och externa regelverk har studerats.
Granskningen baseras på stickprov avseende lärarnas bisysslor inom Lunds
tekniska högskola, Medicinska fakulteten, Ekonomihögskolan och
Samhällsvetenskapliga fakulteten (institutioner inom Campus Helsingborg).
Urvalet består av 198 professorer, lektorer och forskare inom ovan nämnda
verksamheter.
Intervjuer har gjorts med personal som hanterar bisysslor inom utvalda fakulteter
och sektion Personal.
1 Dnr 32-2006-0597
2 Rapport 2001:29 R, Dnr PE 2009/475
3 Dnr I B 6 7229/06
3

Uppgifter har inhämtats från Bolagsverket, vad gäller lärarnas engagemang i
registrerade svenska bolag. Förekomsten av företag där lärare är engagerade har
kontrollerats mot universitetets leverantörsreskontra för att kartlägga eventuella
transaktioner mellan universitetet och företag där lärarna har ett engagemang.
Endast transaktioner som finns registrerade i Lupin ingår.
1.4 Avgränsning
Granskningen omfattar endast lärarpersonal eftersom dessa har en utökad rätt att
utöva bisysslor som annars skulle kunna bedömas som förtroendeskadliga, så
kallade FoU-bisysslor. Lärare har enligt Högskoleförordningen en vidare
skyldighet att anmäla bisysslor än andra anställda.
IR gör inte någon bedömning av enskilda bisysslors tillåtlighet.
Enbart lärarnas engagemang i svenska bolag ingår i granskningen.
2. Resultat från granskningen
2.1 Regelverk kring bisysslor
Som huvudregel gäller att bisysslor är tillåtna. Det finns dock vissa regler om
bisysslor i lag som har sitt upphov i allmänhetens berättigande krav på förtroende
för den offentliga verksamheten. Därutöver har det genom kollektivavtal mellan
arbetsmarknadens parter träffats överenskommelser om att reglera statligt
anställdas bisysslor utifrån kraven på en effektiv och i övrigt väl fungerande
verksamhet. Förtroendeskadliga bisysslor är förbjudna enligt lag, arbetshindrande
och konkurrerande bisysslor är förbjudna enligt kollektivavtal.
Universitetets regelverk PM om bisysslor 4 bygger på lagstiftning 5 , kollektivavtal 6
samt interna regelverk 7
.
Enligt universitetets PM om bisysslor gäller också att affärstransaktioner mellan
universitet och anställd normalt inte får förekomma, eftersom sådana medför en
risk för att transaktionerna kan bedömas att strida mot regler i kollektivavtal,
utgöra förmögenhets- eller skattebrott, brott mot regler om upphandling m.m.
Affärstransaktioner mellan universitetet och anställdas företag ska av samma skäl
präglas av restriktivitet. Regler kring detta finns i universitetets beslut om
Anlitande av juridisk person 8
2.2 Universitetets hantering av lärares bisysslor
Gällande regelverk innehåller tre delar som ska ge högskolorna ökad kontroll över
anställdas bisysslor. Dessa handlar om
• Högskolornas informationsskyldighet och råd vid bedömning av anställdas
bisysslor (avsnitt 2.3 nedan)
4
Dnr PE 2008/333
5
Högskolelagen (1992:1434), Lagen om offentlig anställning (1994:260),
Högskoleförordningen (1993:100), (Förvaltningslag 1986:223)
6
ALFA (Statligt kollektivavtal)
7
Dnr I A 9 6301/97, Dnr F1 847/02
8
Dnr I A 9 6301/97
4

• Lärarnas skyldighet att hålla högskolan underrättad om FoU-bisysslor som
har anknytning till anställningens ämnesområde (avsnitt 2.4 nedan)
• Högskolans dokumentation av lärarnas anmälningar (avsnitt 2.5 nedan)
Universitetets process för att följa regelverket framgår av föreskrifter om anställdas
bisysslor 9
. Processen kan visas i följande bild. (Processtegen beskrivs närmare
under avsnitten 2.3-2.5 nedan.):
2.3 Universitetets information
Processteg
Universitetet ska enligt högskoleförordningen och lagen om offentlig anställning
informera sina anställda om vilka bisysslor som inte är förenliga med
högskolelagen och som kan göra en bisyssla otillåten.
9
Dnr PE 2008/333
5. Senast 17 november 2008
och därefter årligen ska
beslutunderlag skickas till
sektion Personal för
uppföljning
Prefekt/motsvarande
informerar nyanställda om
gällande regler om bisysslor
4. Prefekt/motsvarande
samlar in anmälningar och
föredrar dem för
dekan/motsvarande och i
samråd bedöma. .
Fakulteteskanski diarieför och
arkiverar
PM om bisysslor Dnr PE 2008/333
innehållande föreskrifter om
anställdas bisysslor
1. Prefekt/motsvarande
informerar nyanställd om
regler om bisysslor
3. Sektion Personal skickar ut
en årlig förfrågan via e-post
gällande tidigare anmälan om
bisyssla
Årlig erinran ges samtliga
anställda om deras skyldighet
att anmäla bisysslor,
förslagsvis i samband med
utv.samtal
2. Årlig erinran ges samtliga
anställda om deras skyldighet
att anmäla bisysslor,
förslagsvis i samband med
utv.samtal
5

Universitetets föreskrifter och information återfinns i föreskrifter om anställdas
bisysslor beslutade av rektor. Till föreskrifterna finns PM om bisysslor som är en
del av universitetets information till anställda.
Enligt universitetets PM om bisysslor ska det årligen genomföras fortbildning av
chefer och annan anställd personal där bl.a. regler om bisysslor behandlas, ämnet
ska tas upp vid introduktion av nyanställda. Vid varje fakultetskansli ska det
dessutom finnas en person som har särskilt ansvar för att bistå främst prefekterna
eller motsvarande med råd och stöd i frågor relaterade till bisysslor.
Enligt uppgift tas regler om bisysslor upp på prefektutbildning och information ges
vid den dag som sektion Personal anordnar för nyanställda. Någon årlig
fortbildning genomförs inte. Vid de granskade fakulteterna finns det ingen
kontaktperson som erhållit särskild information/utbildning för att bistå
prefekterna/motsvarande med råd och stöd. Däremot finns det anställda som
handlägger bisysslor på fakulteterna och dessa söker själva information inom
området.
De granskade fakulteterna uppger att prefekterna informerar och att anställda är
informerade om gällande regelverk för bisysslor.
2.4 Lärarnas anmälningar
Processteg
Sektion Personal skickar ut en
årlig förfrågan via e-post
gällande tidigare anmälan om
bisyssla
Prefekt/motsvarande samlar in
anmälningar och föredrar dem
för dekan/motsvarande och i
samråd bedöma.
Fakultetskansli diarieför och
arkiverar
Sektion Personal har under våren 2010 skickat ut en förfrågan till samtliga
prefekter/motsvarande. Enligt rutinerna ska sektionen skicka ut påminnelser till
anställda som tidigare anmält bisyssla men som inte kommit in med en förnyad
anmälan. Detta har vad IR erfar inte varit möjligt då den manuella hanteringen är
omständig med sent inskickade underlag samt att dokumentationen vid sektionen
inte varit fullständig. Förfrågan har istället riktats till prefekterna för åtgärd utan att
fakultetskanslierna har informerats. I samband med sektion Personals senaste
uppmaning till anmälan av bisysslor så upplever fakultetskanslierna att de saknar
kontroll över dokumenteringen av bisysslor inom sitt område. Detta på grund av att
uppgifter har skickats direkt till sektion Personal utan att fakultetskanslierna har
fått motsvarande uppgifter.
För att kontrollera lärarnas anmälningar i förhållande till de uppgifter som finns
registrerade i bolagsverkets register har IR genomfört en stickprovsmässig kontroll
av anmälda bisysslor. Denna granskning har visat att det inte är ovanligt att
anmälningarna saknas eller är bristfälligt ifyllda vad avser lärarnas engagemang i
olika bolag:
• Anmälningarna om bisysslor omfattar inte alla engagemang.
• I vissa fall har anmälan om bisyssla lämnats med angivande att det inte
finns några bisysslor trots att uppgifter från Bolagsverket visar att så är
fallet.
6

• Det förekommer också att det inte finns någon anmälan om bisyssla trots
att engagemang föreligger enligt Bolagsverkets uppgifter
IR har följt upp de fall där anställda inte har lämnat in någon anmälan eller har
angett att de inte har någon bisyssla trots att det finns ett engagemang i
Bolagsverkets register. IR har frågat varför de inte har lämnat in anmälan
respektive angett ingen bisyssla i anmälan. Av svaren framgår att:
• Endast ett fåtal anger att det beror på att de inte har fått information om sin
skyldighet att anmäla bisysslor.
• Ett flertal har gjort en bedömning att de inte behöver anmäla bisyssla då de
är tjänstlediga, jobbar deltid eller är tillfälligt anställda.
• Ett flertal har gjort bedömningen att engagemanget inte behöver anmälas
då det inte ger någon ekonomisk ersättning, det finns inte någon aktivitet i
bolaget eller att det bolag man sitter i styrelsen för är en närståendes bolag
och detta enbart tar några timmar om året i anspråk.
IR:s bedömning är att även dessa engagemang ska anmälas.
I många av de granskade anmälningarna är beskrivningen av bisysslorna kortfattad.
IR gör bedömningen att det utifrån lämnad beskrivning i flera fall är svårt att fatta
ett beslut om bisysslan är tillåten eller ej. Nedan följer exempel på beskrivningar
hämtade från några av de granskade anmälningarna
• ”arbete i eget företag”.
• ”ledamot i bolag X”.
• ”konsult i bolag X”.
• ”egen regi utredningsarbete”.
• ”enskild firma konsultverksamhet”.
Fakulteterna menar att prefekterna oftast har en mer detaljerad kunskap om
bisysslorna än vad som framgår i anmälningarna och kan fatta beslut utifrån detta.
Detta framgår dock ej av anmälningarna då motiv till beslut nästan uteslutande
saknas, vilket leder till att det inte är möjlighet att i efterhand bedöma och
kontrollera anställdas bisysslor. Vid anmäld bisyssla ska beslutet alltid motiveras.
Enligt gällande föreskrifter ska prefekten/motsvarande dessutom föredra
anmälningarna för dekan/motsvarande och i samråd med denne bedöma bisysslan.
På ett antal anmälningar saknas prefektens underskrift vilket leder till osäkerhet om
dekan/motsvarande tagit beslutet utan samråd med prefekten/motsvarande.
Rutinerna för bedömningen av bisysslornas tillåtlighet vid de granskade
fakulteterna ser olika ut. Vid en fakultet förlitar man sig enligt uppgift på
prefektens bedömning då denna har en större kunskap än dekan/motsvarande om
lärarnas engagemang utanför universitet. På fakultetsnivå görs endast en kontroll
mot bisysslans uppgivna omfattning och ersättning. Bedömningen görs inte i
samråd. Vid en annan fakultet gör prefekten en bedömning och dekan/motsvarande
gör en bedömning. Prefekterna föredrar sedan och beslutet tas i samråd.
IR har inte i granskningen påträffat något beslut om att bisysslan bedöms strida
mot gällande regler. Vid en av de granskade fakulteterna gäller att det vid otillåtna
bisysslor inte fattas några negativa beslut på blanketten, utan prefekten får i sådana
fall i uppdrag att diskutera med den anställde och be denna att avsluta sin bisyssla.
Anmälda bisysslor bedöms därefter inte strida mot gällande regler.
7

Det förekommer också enligt fakulteterna att det tas upp en diskussion om
bisysslans tillåtlighet innan den anställde åtar sig ett engagemang utanför
universitetet.
2.5 Dokumentation och uppföljning
Processteg
Prefekt/motsvarande samlar in
anmälningar och föredrar dem
för dekan/motsvarande och i
samråd bedöma.
Fakultetskansli diarieför och
arkiverar
Senast 17 november 2008 och
därefter årligen ska
beslutunderlag skickas till
sektion Personal för
uppföljning
Diarieföring och arkivering av anmälningar med beslut sker på respektive
områdeskansli eller i förekommande fall på rektorsämbetets kansli. Dessa ska
enligt föreskrifterna sparas i personnummerordning.
IR har gått igenom anmälningarna vid en fakultet och dessa dokumenteras i
bokstavsordning efter den anställdes namn. Vid en annan fakultet saknas
anmälningarna eftersom dessa har skickats in till sektion Personal för uppföljning
av hanteringen.
Beslutsunderlagen ska årligen skickas in till sektion Personal, som har till uppgift
att göra uppföljning av hanteringen. Efter revideringen av föreskrifterna skulle den
första omgångens beslut vara sektionen tillhanda senast den 17 november 2008.
IR:s genomgång visar att:
• De sista underlagen kom sektionen tillhanda tidigt 2010
• De flesta fakulteter har kopierat och skickat in kopior av underlagen medan
en fakultet har skickat in original, vilket kan leda till brister i
dokumentationen.
• Det inte finns någon resurs vid Sektion Personal som har till uppgift att
göra uppföljningar
Enligt fakulteterna var en anledning till att underlagen skickades in sent till
sektionen och till att det saknas så många anmälningar att informationen var
otydlig om alla lärare skulle lämna in anmälan om bisysslor, vilket inneburit att
man har fått komplettera materialet i efterhand.
Vid sektion Personal har det, efter det att fakulteterna har skickat in
beslutsunderlag, upprättats en lista i excel innehållande information om anställdas
bisysslor utifrån inlämnade underlag. IR:s granskning visar dock att sektionens
dokumentation inte är komplett, då det saknas underlag hos sektionen och vissa av
dessa återfinns i den dokumentation som finns hos fakulteterna. Det innebär som
tidigare nämnts att rutinerna angående årlig förfrågan inte har kunnat följas.
I sammanhanget kan nämnas att Personuppgiftslagen (PUL) anger att de anställda
ska informeras om registret och att PUL-ombudet vid universitetet får uppgifter om
detta.
En av de granskade fakulteterna har gjort en uppföljning av lärarnas anmälningar.
Vid denna fakultet lämnade 35% av lärarna inte in någon anmälan trots
8

påminnelser. IR:s stickprovsgranskning visar utifrån engagemang i Bolagsverket
också att det borde finnas fler inkomna anmälningar.
Det förekommer också synpunkter på att blanketten för anmälan inte är bra
utformad. För att en smidigare hantering ska kunna genomföras efterlyses det att
blanketten innehåller uppgifter om fakultet, avdelning, hämtställe och den
anställdes e-postadress.
2.6 Övriga iakttagelser
I samband med granskningen genomfördes också en stickprovsmässig kontroll av
förekomsten av transaktioner i universitetets leverantörsreskontra mellan
universitetet och bolag där anställda har ett engagemang.
Kontrollen visar att det i några enstaka fall förekommer försäljning från anställdas
bolag till universitetet, ibland även tjänster till den egna institutionen, vilket sker i
strid med gällande regelverk.
3. Internrevisionens analys
Processteg
Prefekt/motsvarande
informerar nyanställda om
gällande regler om bisysslor
Årlig erinran ges samtliga
anställda om deras skyldighet
att anmäla bisysslor,
förslagsvis i samband med
utv.samtal
IR har inte specifikt granskat om prefekt/motsvarande informerar nyanställda eller
tar upp lärarnas skyldighet att anmäla bisysslor vid t. ex utvecklingssamtal. I
intervjuer med fakulteterna och förfrågningar till anställda uppges dock att
informationen når lärarna. IR:s bedömning är oavsett detta att det råder otydlighet
kring vilka bisysslor som ska anmälas, och om att anmälan om bisysslor ska
lämnas in oavsett om man har en bisyssla eller ej.
9

Processteg
Sektion Personal skickar ut en
årlig förfrågan via e-post
gällande tidigare anmälan om
bisyssla
Den manuella hanteringen tillsammans med otydlighet i informationen om alla
lärare ska lämna in anmälan om bisysslor medför enligt IR:s uppfattning att det är
svårt för universitetet att följa gällande rutiner.
Processteg
Prefekt/motsvarande samlar
in anmälningar och föredrar
dem för dekan/motsvarande
och i samråd bedöma.
Fakultetskansli diarieför och
arkiverar
För att uppnå en god intern kontroll är det viktigt att rutinerna följs avseende hur
bedömningen och dokumentationen ska gå till, det är också viktigt att fakulteterna
har liknande bedömningsgrunder. Här kan utbildning eller ett seminarium avsett
för de som ska ge råd och stöd till prefekterna/motsvarande vara ett verktyg för att
uppnå detta.
Ett stort antal lärare lämnar inte in någon anmälan, vilket medför att universitetet
inte har någon kontroll över förekomsten av dessa bisysslor eller dess tillåtlighet.
För att nå tillräcklig kontroll behöver uppföljning ske av att lärare lämnar in
anmälan och att lämnade uppgifter är korrekta och fullständiga. Även
informationen behöver förtydligas då det i föreskrifterna är otydligt vilka som ska
lämna in anmälan. Endast vid en av fakulteterna sker det en uppföljning av att
anmälningarna lämnas in. Ett elektroniskt system som är knutet till lönesystemet
skulle kunna underlätta en sådan uppföljning.
På nästan samtliga av de granskade anmälningarna saknas en motivering till
beslutet att godkänna den anmälda bisysslan. I många fall kan den anmälda
bisysslan uppfattas såsom utgörande risk för förtroendeskada, konkurrerande eller
arbetshindrande. Någon möjlighet att på grundval av anmälan utläsa grunderna för
beslutet att tillåta bisysslan finns inte. Någon uppföljning avseende innehållet i
anmälningarna görs inte.
Sammantaget medför bristerna i anmälningarna att det inte går att avgöra om beslut
om bisysslor fattas utifrån riktiga uppgifter och att det i flera fall inte anmäls några
bisysslor så att arbetsgivaren kan ta ställning till dessa.
10

Processteg
Senast 17 november 2008 och
därefter årligen ska
beslutunderlag skickas till
Sektion Personal för uppföljning
Sektion Personal har inte gjort den uppföljning av hanteringen som föreskrifterna
anger. Nuvarande manuella hantering bidrar sannolikt till att denna uppföljning
inte fungerar. Bidragande har också varit att det inte har funnits någon resurs
utsedd för att följa upp hanteringen. Uppföljning av att rutinerna fungerar är en
viktig del i den interna styrningen och kontrollen.
4. Sammanfattning av iakttagelser och
rekommendationer
IR:s uppföljning visar att det sedan IR:s föregående granskning och sektion
Personals revidering av universitetets föreskrifter om bisysslor görs fler
anmälningar av bisysslor och att dessa innehåller mer aktuella uppgifter
IR:s bedömning är trots detta att det fortfarande finns förbättringsmöjligheter av
rutinerna kring hanteringen av bisysslor för att uppnå en god intern styrning och
kontroll. På central nivå utförs inte någon uppföljning av om gällande rutiner
fungerar och efterlevs eller av kvalitén i anmälningar av bisysslor, vilket innebär
att universitetet inte har tillräcklig kontroll över om gällande regelverk följs.
Internrevisionen rekommenderar sektion Personal att:
• Säkerställa att rutinerna för hantering av anmälan och bedömning av
anställdas bisysslor är tillräckliga och ändamålsenliga. Detta innebär bland
annat att:
o Utse en ansvarig för uppföljning av rutinerna.
o Utveckla rutinerna kring uppföljning av anmälan av bisysslor så att
de omfattar även en bedömning av om regelverket följs, genom
exempelvis återkommande stickprov av enskilda anmälningar.
o Överväga att införa ett elektroniskt system för anmälan av
bisysslor som ett hjälpmedel för hanteringen.
o Tydliggöra informationen till de anställda som omfattas av ett krav
på årlig anmälan, så att det framgår att anmälan ska göras oavsett
om bisysslor förekommer eller inte.
o Tydliggöra informationen till alla anställda, så att det framgår att
motivering till beslut att godkänna eller avslå bisyssla alltid ska
lämnas.
o Tydiggöra i informationen till anställda vilken sorts engagemang
som ska anmälas, exempelvis att även bisysslor som inte ger ett
ekonomiskt utbyte, eller som inte tar tidsmässiga resurser i anspråk
ska anmälas.
o Tydliggöra i föreskrifterna vem som har till uppgift att det utses en
ansvarig på fakulteterna för att ge råd och stöd i frågor om
11

Mårten Persson
bisysslor samt följa upp att denna resurs finns vid respektive
fakultetskansli.
o Se till att utbildning regelbundet genomförs för de ansvariga inom
fakulteterna som ska ge råd och stöd i frågor relaterade till
bisysslor.
12