2013-02-13.pdf, (98.7 Kb) - Trollhättan

Minnesanteckningar 2013-02-13
Revisionssammanträde 2
Ordförande Rolf Elamsson
Sekreterare Håkan Olsson
Närvarande revisorer
Rolf Elamsson
Jörgen Jörgensen
Bo-Christer Österberg
Per-Olof Blixt
Margaretha Molius
Bengt Johansen
Birgitta Olofsson
Ej närvarande
Sirpa Sirviö
Maria Munther
PwC
Håkan Olsson
1(4)
1. Övning med nya läsplattor
Revisorerna tränar under ledning av IT-tekniker Conny Karlsson användande
av läsplattor.
Olsson uppdras upprätta ett förslag till struktur för ett bibliotek/träd för hur
revisorerna skall spara sina handlingar i sina läsplattor. Den tekniska
lösningen skall förankras med Conny Karlsson som informerar om detta vid
nästa möte 6 mars 11.00.
_________________________________________________________________
Gärdhemsvägen 9 461 83 Trollhättan Telefon: 0520-49 50 00 Fax 0520- 49 70 15
trollhattansstad@trollhattan.se www.trollhattan.se Postgiro 323 43-6 Bankgiro 992-2352

2(4)
2. Sammanträdet öppnas och dagordningen fastställs.
Maria Munther och Sirpa Sirviö har meddelat förhinder. Elamsson informerar
att Bengt Johansen skall ersättas av Siv Strömbergson som revisor för andra
delen av mandatperioden.
3. Föregående minnesanteckningar
Godkändes.
Olsson uppdras utreda med ekonomikontoret när och hur berörda revisorer
skall skriva under årsrapporter för fonder.
4. Inkomna frågor, svar och handlingar
Elamsson redogör för inkommen post.
- Mail från Said Niklund av granskningsrapport avs ordval
”tillfredställande”
- SKL:s cirkulär avs ändringar i kommunallagen avs krav på
reviderade bolagsordningar och ökade krav på ks-uppsiktsplikt.
Revisorerna beslutar ta upp lagändringar vid nästa träff med ksau.
5. Protokollsläsning
Inga rapporter.
6. Ekonomisk rapport från utbildningsnämnden
Olsson delar ut en ekonomisk rapport från utbildningsnämnden som visar att
nämnden har ett budgetöverskott med 12,1 mkr.
Olsson delar också ut stadens bokslutsrapport för 2012. Årsredovisningen är
dock inte klar ännu men den kommer tillsändas till revisorerna samtidigt som
den postas till ks.
7. Information av personalchefen Per Johansson
Per informerar om stadens reglemente och regler för utlägg, ersättningar och
arvoden i olika revisionsuppdrag. Revisorerna och personalchefen har i allt
väsentligt en samsyn i vilka regler som gäller, men att det bör upprättas
förtydligande tillämpningsanvisningar om vilka regler och blanketter som
gäller.
- Revisorerna har rätt till ersättning för ”övriga förrättningar” i
bolag (betalas av bolagen) och i andra förrättningar i
_________________________________________________________________
Gärdhemsvägen 9 461 83 Trollhättan Telefon: 0520-49 50 00 Fax 0520- 49 70 15
trollhattansstad@trollhattan.se www.trollhattan.se Postgiro 323 43-6 Bankgiro 992-2352

3(4)
kommunen eller för fonder, stiftelser, föreningar (betalas av
kommunen).
- Önskemål om en bättre utformad blankett tjänstgöringsrapport
vid förrättningar med fält för godkännande/attest samt att
revisorerna kan använda reseräkningsblankett för
reskostnader.
- Vid övriga utlägg används särskild blankett för ”utlägg”.
Utlägget skall styrkas med ett bifogat underlag.
8.Möte med Innovatum
Olsson och Jörgensen rapporterar från möte med VD för Innovatums
bolagskoncern.
9.Möte med fullmäktiges presidium
Möte med kf:p är planerat till 14 mars.
10.Ekonomisk uppföljning
Revisorerna uppdrar till Olsson att redovisa revisorernas budget och utfall
2012 samt redovisa en uppföljning av revisionsplan 2012 till nästa möte.
11.Revisionsplanering 2013
Revisorerna budget 2013 är 1929 tkr (1679 till pwc). Lista över tidigare års
granskningar redovisas.
Följande förslag till fördjupade granskningar förslås till 2013
- Följa omsorgsnämnden särskilt under 2013 (Molius, Munther och
Elamsson).
- Äldreomsorgens brister och problem, särskilt hemtjänsten (se
tidningsartikel ock statistik från SKL).
- Barn med särskilda behov inom utbildningsnämnden
- Anlitande av firmor för handikappanpassning av hem
- IT-säkerhet i allmänhet både hårdvara/lokaler och program
- Hur tar staden hand om anställda som varit psykiskt sjukskrivna
- Tekniska förvaltning och deras produktionsanläggning (köpare och
beställare).
- Våld i nära relationer (kvinnomisshandel).
Olsson uppdras upprätta projektplaner avs ovannämnda förslag. Därutöver
finns förslag i revisionsplan förslag 1 från föregående revisionsmöte.
_________________________________________________________________
Gärdhemsvägen 9 461 83 Trollhättan Telefon: 0520-49 50 00 Fax 0520- 49 70 15
trollhattansstad@trollhattan.se www.trollhattan.se Postgiro 323 43-6 Bankgiro 992-2352

4(4)
Revisorerna bordlägger frågan om val av vilka kontantkassor/uppbördkassor
som skall granskas utifrån bifogad lista till dagens möte.
Olsson informerar att alla bolags VD och aukt revisorer är påminda om
slutrevisioner i bolagen samt att lekmannarevisorerna skall kallas.
Olsson uppdras uppdatera plan med budget för 2013 samt att alla revisorer
skall svar på mail om prioriteringar.
12.Övriga ärenden
Olsson uppdras upprätta ett förslag till revisionsberättelse 2012 till nästa
möte.
13.Nästa möte
6 mars kl 11.00. Ekonomidirektör Dan Jonasson kommer och informerar om
årsredovisningen 2012.
Övriga möten under våren
14 mars kl 13.00 Revisionsberättelse, webbredaktör Jeanette
Åberg, fullmäktiges presidium.
10 april kl 14.00 Kultur- och fritidschef Benny Wising tar emot oss
den 10 april på Innovatum vid Foajén på N3 för
information om nämndens verksamhet och visning
av bl a konsthallen. Miljöchef Anna Kölfeldt
kommer 10 april och informerar om bl a miljötillsyn
15 maj kl 14.00
12 juni kl 14.00
29 augusti kl 10.00 – 16.00 Möte + informationsdag
_________________________________________________________________
Gärdhemsvägen 9 461 83 Trollhättan Telefon: 0520-49 50 00 Fax 0520- 49 70 15
trollhattansstad@trollhattan.se www.trollhattan.se Postgiro 323 43-6 Bankgiro 992-2352