och styckeformatering i Word - Arbis

Formatering i MS Word 1(12)
1 Formatera text
© B-E Mattsson/8.7.2003
1.1 Allmänt om formatering
Formatering innebär att man ändrar utseende på dokumentet. Man skiljer mellan tre slag av formatering,
nämligen teckenformatering, styckeformatering och dokumentformatering (kallas även
sidformatering eller utskriftsformatering).
Du kan formatera både i efterhand (dvs. efter det du skrivit in ”råtexten”) och i förväg (innan du
skrivit in någon text). Ett vanligt förfarande är att man först skriver texten och därefter formaterar
den. Vissa stycke- och dokumentformateringar är dock bra att ställa in i förväg.
1.2 Teckenformatering
Teckenformatering innebär att du ändrar utseende på ett eller flera tecken åt gången. Gör så här:
1. Markera texten du vill formatera
2. Välj något av följande fyra sätt:
a) Klicka på någon lämplig knapp eller listpil i verktygsfältet
Formatering.
b) Tryck på ett kortkommando på tangentbordet.
c) Välj Format, Tecken, Teckensnitt (Format, Font, Font).
d) Högerklicka på markeringen och välj Tecken (Font).
I alternativen c) och d)
öppnas dialogrutan Tecken
där du samtidigt kan ställa
in flera teckenformateringar.
Klicka därefter på OK.
Du har bl.a. följande möjligheter
till teckenformatering:
• teckensnitt
• teckenstorlek (teckengrad);
mäts i punkter
• stil (t.ex. fet eller kursiv
och olika typer av understrykning)
• färg
• färgöverstrykning
• effekter (bl.a. upphöjd
och nedsänkt).
Du återställer all teckenformatering
genom att markera
texten och trycka på
Ctrl+mellanslag. Om du vill
få bort bara t.ex. fetstil,
klicka på knappen för fetstil
en gång till.
Du kan ändra på standardfonten (dvs. standarden för alla nya dokuments teckenstorlek, teckensnitt,
stil osv). Gör så här:

Formatering i MS Word 2(12)
1. Välj Format, Tecken (Format, Font). Dialogrutan Tecken öppnas.
2. Ställ in önskad standard för teckensnitt, stil, storlek osv. Klicka på Standard (Default).
3. Bekräfta din ändring av standarden. Den nya standarden sparas i dokumentmallen
Normal, som Word i regel utgår från vid alla nya dokument.
1.3 Styckeformatering
Styckeformatering innebär att du ändrar utseende på ett eller flera stycken åt gången. Vanligt är
också att man styckeformaterar i förväg, dvs. utan att man har någon text.
När du trycker på Enter efter ett stycke ärver det nya stycket det föregående styckets styckeformatering.
Så här utför du styckeformatering:
1. Markera de stycken du vill formatera (om du ska formatera bara ett stycke, t.ex. en rubrik,
räcker det med att du placerar markören i stycket).
2. Välj något av följande fem sätt:
a) Klicka på någon lämplig knapp eller listpil i verktygsfältet
Formatering.
b) Tryck på ett kortkommando på tangentbordet. De vanligaste
är Ctrl+M för vänster indrag och Ctrl+T för hängande indrag.
c) Dra i indragsikonerna på linjalen.
Den övre indragsikonen till vänster (vid 3,17 cm) anger indraget för styckets
första rad. Den undre indragsikonen till vänster (vid 3,8 cm) anger indraget för
styckets övriga rader. Om du drar i den kvadratformade ikonen flyttas de båda
andra ikonerna till vänster så att avståndet mellan första raden och de övriga raderna
bibehålls. Indragsikonen till höger (vid 17,5 cm) anger höger indrag för
hela stycket.
d) Välj Format, Stycke, (Format, Paragraph).
e) Högerklicka på stycket eller markeringen och välj Stycke (Paragraph).
I alternativen d) och e) öppnas
dialogrutan Stycke där du
samtidigt kan ställa in flera
styckeformateringar. Klicka
därefter på OK.
Du har bl.a. följande möjligheter
till styckeformatering:
• justering, dvs. vänster, höger,
centrering eller marginaljustering
• styckeindrag (indent), varvid
hela stycket dras in
från vänster och/eller från
höger marginal
• indrag för första raden,
varvid första raden dras in
(ev. utöver de andra raderna).
Välj Första raden i
listan Special och skriv in

Formatering i MS Word 3(12)
ett värde i fältet Med:. Detta värde anger hur mycket längre till höger den första raden befinner
sig jämfört med de övriga raderna i stycket.
• hängande indrag, varvid första raden är längre till vänster än de övriga raderna i stycket.
Välj Hängande i listan Special och skriv in ett värde i fältet Med. Fältet Vänster anger då
första radens avstånd från vänster marginal och fältet Med: hur mycket längre till höger de
övriga raderna befinner sig jämfört med den första raden.
• radavstånd (line spacing). Du kan välja mellan
− Enkelt Radavstånd 1 rad
− 1,5 rader Radavstånd 1,5 rad
− Dubbelt Radavstånd 2 rader
− Minst Radavståndet är som minst det punkttal som anges i fältet Vid (At):
− Exakt Radavståndet är ett konstant punkttal som anges i fältet Vid:
− Flera Andra radavstånd, uttryckt i antal rader som anges i fältet Vid:
• styckeavstånd; du kan välja mellan styckeavstånd före eller efter (rekommenderas!).
• begränsning av textflödet, dvs. hur styckena hålls ihop vid sidbrytning.
Du återställer all styckeformatering genom att markera styckena och trycka på Ctrl+Q.
1.4 Tabbinställning, punkter och numrering
Funktionerna Tabbinställning, Punktlistor och Numrering är en form av styckeformatering och
följer alltså styckeformateringens regler.
• Tabbinställning.
När du skriver text och trycker på tabbtangenten placeras texten i kolumner enligt förinställda
standardtabbstopp som finns angivna på linjalen i form av små streck. Du kan ändra
tabbstoppens läge så här:
1. Välj önskad typ av tabbstopp igenom att klicka på tabbknappen till vänster om linjalen:
vänstertabb; vänsterkanten är jämn och texten går åt höger
centrerad tabb; textens mittpunkt kommer vid tabbstoppet
högertabb; högerkanten är jämn och texten går åt vänster
decimaltabb; talens decimalkomma kommer vid tabbstoppet.
2. Klicka på linjalen på det ställe du vill ha tabbstoppet. Standardtabbstoppen till vänster
om det nya tabbstoppet
försvinner.
3. Justera ev. ett tabbstopp genom
att dra det till en ny plats.
4. Ta ev. bort ett tabbstopp genom
att dra det bort från linjalen.
Du kan också ställa in tabbarna exakt
så här:
1. Välj Format, Tabbar. En dialogruta
öppnas.
2. Ta ev. bort alla tabbstopp genom
att klicka på Radera alla.
3. Skriv i fältet Tabbläge tabb-

Formatering i MS Word 4(12)
stoppets position.
4. Markera önskad justering för tabbstoppet. Förutom de tabbtyper som du kan ange i
samband med linjalen (se ovan) kan du dessutom välja Lodrät linje.
5. Välj alternativ i Utfyllnadstecken, dvs. vilka tecken som ska föregå tabbstoppet.
6. Klicka på Ange.
7. Upprepa vid behov steg 3–6.
8. Du kan radera enskilda tabbstopp genom att markera det och klicka på Radera.
9. Klicka på OK när du angett alla önskade tabbstopp.
• Punktlistor (Bulleted list)
En punktlista är en lista där varje stycke är försett med en punkt (bullet), dvs. ett tecken av
något slag (t.ex. &, –, >, ∆, 6). Så här skapar du en punktlista:
1. Markera de stycken som ska förses med punkter. Du kan också göra en punktlista i
förväg (utan färdigskriven text).
2. Klicka på knappen Punkter i verktygsfältet Formatering. Styckena förses
med sådana punkter som senast valts.
3. Du erhåller ett nytt stycke försett med ett likadant punktlisteformat som det aktuella
stycket genom att trycka på Enter.
Observera följande:
− Du får bort punkten från ett stycke genom att klicka ånyo på punktknappen.
− Punktlistorna bildas egentligen av stycken med hängande indrag.
− Du får flera stycken kopplade till samma punkt genom att trycka på Skift+Enter
(som alltså utför radbrytning utan att börja ett nytt stycke).
− Försök begränsa punktlistorna till ca sex punkter.
− Du kan på vanligt sätt dra in punktlistor. Se underkapitel 6.3 ovan.
Du kan skapa s.k. anpassade punktlistor på följande sätt:
1. Markera de stycken som ska förses
med punkter.
2. Välj Format, Punkter och numrering,
Punktlista.
3. Om du vill använda ett av de sex
utseenden för punktlista som visas,
klicka på motsvarande ruta
och sedan på OK.
4. Om du vill välja något annat utseende
på punktlistan, klicka på en
punktruta och sedan på Anpassa.
Du kan nu ändra
− punktsymbol, antingen genom
att välja en av sex
symboler som visas i gruppen
Punkttecken, eller
klicka på Symbol för att få
fram olika specialtecken.
− font (teckensnitt, storlek,
stil, färg osv.) genom att
klicka på Teckensnitt

Formatering i MS Word 5(12)
− punktens placering
5. Klicka på OK.
• Numrering (Numbered list)
En nummerlista är en lista där varje stycke är numrerat (t.ex. 1, 2, 3, … eller a), b), c), …)
Så här skapar du en nummerlista:
1. Markera de stycken som ska numreras. Du kan också göra en nummerlista i förväg
(utan färdigskriven text).
2. Klicka på knappen Nummer i verktygsfältet Formatering. Styckena förses
med sådan numrering som senast valts.
3. Du erhåller ett nytt stycke som numreras löpande med samma nummerformat som
det aktuella stycket genom att trycka på Enter.
Observera följande:
− Du får bort numreringen från ett stycke genom att klicka på nummerknappen.
− Om du tar bort numreringen från ett stycke inne i en numrerad lista upprätthåller
Word numreringen så att den fortsätter efter det stycke vars nummer tas bort.
− Nummerlistorna bildas egentligen av stycken med hängande indrag.
− Du får flera stycken kopplade till samma nummer genom att trycka på Skift+Enter.
(som alltså utför radbrytning utan att börja ett nytt stycke).
− Du kan på vanligt sätt dra in nummerlistor. Se underkapitel 6.3 ovan.
Du kan skapa s.k. anpassade nummerlistor på följande sätt:
1. Markera de stycken som ska numreras.
2. Välj Format, Punkter och numrering,
Numrerad lista.
3. Om du vill använda ett av de sex
utseenden för nummerlista som visas,
klicka på motsvarande ruta
och sedan på OK.
4. Om du vill välja något annat utseende
på nummerlistan, klicka på
en nummerruta och sedan på Anpassa.
Du kan nu ändra
− utseendet av listtecknet genom
att sätta till text (t.ex.
Kapitel), samt välja font
(teckensnitt, storlek, stil,
färg osv.) för numret och
texten
− välja listtecken
− med vilket nummer listan
börjar
− placering av listtecknet.
5. Klicka på OK.
1.5 Kantlinjer och fyllning
• Du kan skapa kantlinjer runt enskilda ord och hela stycken, samt ange mönster för kantlin-

Formatering i MS Word 6(12)
jerna. Gör så här:
1. Markera den text som du vill förse med kantlinjer och/eller fyllning.
2. Välj Format, Kantlinjer och fyllning (Format, Borders and Shading). En dialogruta
öppnas.
3. Om du vill skapa en kantlinje välj fliken Kantlinjer. Du kan nu göra följande val:
− Kantlinjetyp i Inställning. Om du vill ta bort en kantlinje, välj Inget.
− Linjetyp
− Färg
− Bredd
− Vilka kantlinjer du önskar (klicka på motsvarande kant i Exempel).
− Om kantlinjen ska gälla markerad text eller stycke (eller en cell eller tabell)
4. Om du vill använda fyllning klicka på fliken Mönster. Du kan nu göra följande val:
− Fyllningsfärg (välj Ingen om du vill ta bort en fyllningsfärg)
− Ett ev. mönsters Typ och Färg.
− Om fyllningen eller mönstret ska gälla markerad text eller stycke (eller en
cell eller tabell) genom att klicka på listpilen vid Använd i.
5. Klicka på OK.

Formatering i MS Word 7(12)
• Du kan förse en eller flera sidor med en kantlinje. Gör så här:
1. Välj Format, Kantlinjer och fyllning, Sidokantlinje.
2. Du kan nu göra följande val:
− Kantlinjetyp i Inställning (Setting). Om du vill ta bort en sidokantlinje, välj
Ingen (None)
− Linjetyp (Style)
− Färg (Color)
− Bredd (Width)
− Bård (Art)
− Vilka kantlinjer du önskar. Klicka på motsvarande kant i Exempel (Preview)
− Om du vill använda sidokantlinjerna i hela dokumentet eller bara på vissa
sidor genom att klicka på listpilen vid Använd i (Apply to).
3. Klicka på OK.
1.6 Sidformatering
Sidformatering kallas också för dokumentformatering eller utskriftsformatering. När du sidformaterar
ändrar du utseende på en eller flera sidor, och oftast för hela dokumentet.
Om du har ett speciellt sidformat (t.ex. marginaler, sidorientering) för ett antal sidor (eller t.o.m.
en del av en sida), bildar dessa sidor ett avsnitt. Du kan också själv åstadkomma ett nytt avsnitt,
som ärver sidformateringen från föregående avsnitt, genom att välja Infoga, Brytning, Avsnittsbrytningar.
Så här utför du sidformatering:
1. Välj Arkiv, Utskriftsformat (File Page Setup). En dialogruta med fyra flikar öppnas.
2. Du kan nu göra följande inställningar:
• I fliken Marginaler (Margins):
Överkant Avståndet mellan sidans övre kant och den första textraden
Nederkant Avståndet mellan den sista textraden och sidans nedre kant
Vänster Avståndet mellan sidans vänstra kant och textens början
Höger Avståndet mellan textens slut och sidans högra kant
Insida Vänstermarginalen på udda sidor och högermarginalen på
jämna sidor då kryssrutan Motstående sidor är markerad
Utsida Vänstermarginalen på jämna sidor och högermarginalen på
udda sidor då kryssrutan Motstående sidor är markerad.
Fästmarginal Extra marginal för sidor som ska bindas in. Läggs till vänstermarginalen
resp. inre marginalen (då kryssrutan Motstående
sidor är markerad)
Sidhuvud Avståndet från sidans övre kant till sidhuvudet
Sidfot Avståndet från sidans nedre kant till sidfoten.

Formatering i MS Word 8(12)
• I fliken Pappersstorlek (Page Size):
Pappersstorlek Listrutan innehåller flera pappersstorlekar, bl.a. A4, A5 och
kuvert.
Bredd Papperets bredd. Du behöver ange den bara om du valt Egen
pappersstorlek.
Höjd Papperets höjd. Du behöver ange den bara om du valt Egen
pappersstorlek.
Stående Stående pappersorientering, dvs. höjden är större än bredden.
Liggande Liggande pappersorientering, dvs. bredden är större än höjden.
• I fliken Papperskälla (Paper Source):
Första sidan Inmatningsfack för dokumentets första sida.
Övriga sidor Inmatningsfack för dokumentets övriga sidor.
• I fliken Layout (Layout):
Börja nytt avsnitt
Olika begynnelser för ett avsnitt.
Olika udda och jämna sidor
Olika sidhuvud/fot för udda och jämna sidor. Användbart då
du skriver på båda sidor av papperet.
Annorlunda förstasida
Olika sidhuvud/fot för första sidan och de följande. Använd-

Formatering i MS Word 9(12)
bart då du inte vill ha något sidhuvud eller någon sidfot på
första sidan.
Lodrät justering Olika möjligheter för att justera texten lodrätt.
Radnummer Sätter in radnummer på olika sätt.
• Genomgående i flikarna
Använd Du kan välja mellan att låta den angivna sidformateringen
gälla Härifrån och framåt (dvs. från markörens plats framåt),
I hela dokumentet eller I detta avsnitt (dvs. där var
markören befinner sig).
Standard De sidformateringar du gjort sparas (efter bekräftelse) som ny
standard i dokumentmallen Normal, som Word i regel utgår
från vid alla nya dokument
1.7 Sidnummer; Sidhuvud och sidfot
Sidhuvuden och sidfötter används för att sätta in information som ska komma på varje sida. Vanligast
är att man sätter in sidnummer antingen i sidhuvudet eller sidfoten.
Så här gör du enklast för att sätta in sidnummer:
1. Välj Infoga, Sidnummer (Insert,
Page Numbers). Du får fram en dialogruta.
2. Ange läget för sidnumret. Du kan välja
mellan Överst på sidan (sidhuvud)
eller Nederst på sidan (sidfot).
3. Ange Justering för sidnumret. Du kan välja mellan Vänsterkant, Centrera eller Högerkant,
samt om du skriver på båda sidor av papperet, mellan Insida och Utsida.
4. Markera eller avmarkera vid behov rutan Visa nummer på förstasida.
5. Om du vill ändra formatet för sidnumret klicka på Format. Du kan nu göra följande:
− Välja Nummerformat (t.ex. 1,
2, 3, … eller i, ii, iii, …).
− Ange om du vill inkludera kapitelnumret
i sidnumret (t.ex. 2-3
innebär andra kapitlets tredje
sida). Du måste i så fall ange
formatmallen för kapitelrubriken
samt avgränsaren mellan
kapitelnumret och sidnumret.
− Välja mellan att låta sidnumret
fortsätta löpande genom hela
dokumentet (markera Fortsätt
från föregående avsnitt) eller
börja sidnumreringen från början
(markera Börja med). Det senare alternativet kan bli aktuellt om du i början
av dokumentet har innehållsförteckning, förord osv som du numrerar t.ex. i, ii,
…) och sedan vill börja första kapitlet med sidnummer 1.
− När du gjort dina formatval klicka på OK.
6. Klicka på OK.
Du kan skapa mer avancerade sidhuvuden och sidfötter (som t.ex. innehåller flera rader och

Formatering i MS Word 10(12)
t.o.m. bilder) på följande sätt:
1. Välj Visa, Sidhuvud och sidfot. Sidlayoutläget aktiveras, markören sätts in i ett sidhuvud
och verktygsfältet Sidhuvud och sidfot visas. Den vanliga texten i dokumentet blir
suddig.
2. Word har förhandsinställt följande tabbstopp: Ett vänstertabbstopp till vänster, ett centrerat
tabbstopp i mitten, ett högertabbstopp till höger. Ändra vid behov tabbstoppen.
3. Du kan göra följande genom att klicka på knapparna i verktygsfältet (från vänster till
höger):
− Infoga Autotext, t.ex. olika typer av sidnumrering samt filnamnet
− Infoga sidnummer
− Infoga antal sidor
− Formatera sidnumret
− Infoga datum
− Infoga klockslag
− Ändra utskriftsformat (sidformat), t.ex. om du vill ange att olika sidhuvuden/fötter
kommer på jämna och udda sidor. Samma som Arkiv, Utskriftsformat.
− Visa eller dölja dokumenttexten
− Ange att du vill ha samma sidhuvud/fot som i föregående avsnitt
− Växla mellan sidhuvud och sidfot.
− Visa sidhuvudet/sidfoten för föregående avsnitt
− Visa sidhuvudet/sidfoten för nästa avsnitt
− Infoga vilken text eller bild som helst samt formatera dem på önskat sätt
− Sätta in ytterligare fält genom att välja Infoga, Fält.
4. Du kan dessutom sätta in en kantlinje under sidhuvudet eller över sidfoten för att tydligare
avskilja dem från den egentliga texten.
5. Stäng verktygsfältet genom att klicka på knappen Stäng, varigenom markören flyttas
till den egentliga texten.
1.8 Spalter
Du kan förse ett dokument med spalter på två olika sätt. Det enklare sättet är att klicka på en
knapp i ett verktygsfält, det andra sättet, som ger fler möjligheter, förutsätter att du väljer ett menykommando.
OBS! Du ser spalterna bredvid varandra endast i sidlayoutläge. Om bara en del av dokumentet
förses med spalter kommer de att bilda ett eget avsnitt
• Så här skapar du spalter på ett enkelt sätt:
1. Om du vill att bara en del av dokumentet ska förses med
spalter, markera området. I annat fall kommer hela dokumentet
att förses med spalter.
2. Klicka på knappen Spalter i verktygsfältet Standard.
3. Håll ned musknappen och dra över det antal spalter du vill
skapa. När du släpper upp musknappen formateras (områ-

Formatering i MS Word 11(12)
det i) dokumentet med det antal spalter du valde.
.Du får bort spalterna genom att handla på ovanstående sätt och välja 1 spalt.
• Så här får du fler möjligheter att skapa spalter:
1. Placera markören där du vill att spalterna ska börja. Om du vill ha spalter i hela
dokumentet spelar det ingen roll var du har markören.
2. Välj Format, Spalter. En dialogruta öppnas. Du kan nu göra följande:
− Klicka på en av de fem spaltlayouterna i rutan Förval
− Ange antal önskade spalter i fältet Antal spalter
− Ställa in bredd och avstånd för spalterna
− Markera/avmarkera kryssrutan Samma spaltbredd
− Markera kryssrutan Linje mellan om du vill ha vertikala linjer mitt
emellan spalterna
3. Ange i listrutan Använd om du vill ha spalter i hela dokumentet eller bara från
markörens läge och framåt (det senare alternativet bör du använda om du vill ha
en rubrik som sträcker sig över hela sidan, medan själva texten delas upp i spalter).
4. Klicka på OK.
• Möjligheter att formatera spalter i efterskott:
− Du kan ändra spaltbredden antingen i dialogrutan som öppnas då du
väljer Format, Spalter eller genom att dra i den s.k. spaltmarkeringen
som finns mellan spalterna på linjalen.
Om du markerat kryssrutan Samma spaltbredd ändras bredden på alla spalter
samtidigt.
Genom att dra i mitten av spaltmarkeringen bibehåller du spaltmellanrummets
bredd; om du drar i någondera kanten ändrar du både spaltmellanrummet och
spaltbredden.
Om du håller ned Alt när du drar ser du spalternas bredd och avstånden mellan
dem i cm.
− Du framtvingar spaltbrytning vid markören antingen genom att trycka
Ctrl+Skift+Enter eller så här:

Formatering i MS Word 12(12)
1. Välj Infoga, Brytning. En dialogruta
öppnas.
2. Markera Spaltbrytning.
3. Klicka på OK.
− Du får enklast lika långa spalter på följande
sätt:
1. Placera markören sist i den sista
spalten.
2. Välj Infoga, Brytning. En dialogruta
öppnas.
3. Markera Löpande.
4. Klicka på OK.