Kommunikationsplan vid kris - Arboga kommun

Kommunikationsplan vid kris 

Antagen av kommunfullmäktige 13 juni 2002, § 82 

Reviderad av kommunfullmäktige 13 februari 2009, § 4 

Reviderad kommunfullmäktige 25 oktober 2012, § 145


Innehåll 

1 Kommunikationsplan för Arboga kommun 5 

1.1 Krisorganisation........................................................................................... 5 

1.2 Mål för Arboga kommuns kommunikation ............................................ 5 

2 Ledning och organisation av informationsgruppen 6 

2.1 Informationsgrupp ...................................................................................... 6 

2.1.1 Informationschef ............................................................................ 6 

2.1.2 Webbansvarig ................................................................................. 7 

2.1.3 Servicefunktion............................................................................... 7 

2.1.4 Upplysningscentral........................................................................ 7 

3 Informationskanaler 8 

3.1.1 Externt.............................................................................................. 8 

3.1.2 Internt............................................................................................... 8 

3.1.3 För samband och kommunikation med andra myndigheter... 8 

3.1.4 Informationsplatser........................................................................ 8 

3.1.5 WIS – webbaserat informationssystem ....................................... 8 

3.1.6 Viktigt meddelande till allmänheten (VMA) ............................. 9 

4 Omvärldsbevakning 10 

5 Samverkan i länet 11 

6 Utvärdering och övning 12 

6.1 Utvärdering ................................................................................................ 12 

6.2 Övning......................................................................................................... 12 

7 Så här går larmet 13 

3


1 Kommunikationsplan för Arboga kommun 

Arboga kommuns kommunikation i samband med en allvarlig 

händelse eller en extraordinär händelse ska ge drabbade, allmänhet, 

personal, samverkande organisationer och media korrekt, snabb och 

begriplig information. 

Kommunens information samordnas av informationsgruppen. 

Räddningstjänstens information som berör kommuninvånarna samordnas 

med kommunens övriga information. 

1.1 Krisorganisation 

I Arboga kommun finns en krisledningsnämnd, krisledningsgrupp, 

informationsgrupp och POSOM-grupp som kan kallas samman vid en 

allvarlig händelse eller extraordinär händelse. Alla grupper har olika 

roller vid en kris eller vid en större olycka. Denna plan gäller informationsgruppens 

arbete. Informationsgruppen har till uppgift att samordna 

den information som kommunen ansvarar för och i övrigt hänvisa till 

relevant information. 

1.2 Mål för Arboga kommuns kommunikation 

Vid svåra påfrestningar på samhället som en allvarlig händelse eller 

extraordinär händelse och höjd beredskap ska kommunens information: 

lämnas snabbt 

vara korrekt och entydig 

vara lättbegriplig och upprepas 

vara målgruppsanpassad 

värna de drabbades integritet 

hänvisa till relevanta informationskanaler 

5


2 Ledning och organisation av informationsgruppen 

Kommunchefen ansvarar för ledning och samordning av den kommunala 

informationen, externt och internt. Kommunchef fattar också beslut om 

när kommunikationsplanen ska tillämpas. För ledning av information som 

endast omfattar räddningstjänsten svarar Västra Mälardalens Kommunalförbund. 

2.1 Informationsgrupp 

Informationsgruppen är sammansatt av ett antal personer i kommunen 

med kompetens inom informationsområdet. Informationsgruppen kallas 

in vid allvarliga händelser. Det operativa informationsarbetet leds av en 

utsedd informationschef. Informationsgruppen svarar för kommunens 

informationsverksamhet både internt och externt. 

Informationsgruppen samlas i Rådhuset, personalchefens rum och ska vid 

behov kunna arbeta skift dygnet runt. 

Informationsorganisationen består av: 

Informationschef 

Webbansvarig 

Servicefunktion 

Integrationshandläggare 

Upplysningscentral 

2.1.1 Informationschef 

Informationschefen är med i krisledningsgruppen och ansvarar för att: 

samordna kommunens information och kommunikation 

analysera behovet av informationsinsatser 

informationen når ut enligt uppgifter som krisledningsgruppen 

beslutat om 

upplysningscentralen har rätt bemanning 

upplysningscentralen får den information som gruppen behöver för 

att informera allmänheten 

webbansvarig får den information hon/han behöver för att fullgöra 

sin uppgift 

personalen i telefonväxeln blir informerad regelbundet 

i samråd med kommunchefen avgöra om ett presscenter ska 

upprättas 

media ges en god service 

utvärdering sker efter avslutad händelse 

I vardagen ansvarar informationschefen för att kommunen finns 

representerad i länets krisinformationsgrupp, samordnar träffar och 

utbildningar för informationsgruppen och att larmlistor hålls 

uppdaterade. Informationschefen ansvarar för att kommunens 

6


kommunikationsplan vid krisledning hålls aktuell. Enklare revidering 

kan göras utan att planen på nytt måste antas av kommunfullmäktige. 

Ansvarig är informationschef. 

2.1.2 Webbansvarig 

Webbansvarig ansvarar för att: 

ta fram information till kommunens webbplats, intranät, WIS, 

kommunens kanaler på sociala medier, flygblad, 

pressmeddelanden och andra aktuella informationskanaler 

förmedla information till Sveriges Radio Västmanland (P4) under 

rubriken ”Arboga kommun informerar…” 

dokumentera kommunens informationsinsatser och beslut som rör 

informationsområdet 

bevaka den information som publiceras i media och på externa 

webbplatser och förmedla till informationschefen 

2.1.3 Servicefunktion 

Servicefunktionen ansvarar bland annat för att: 

ordna lokaler och eventuell utrustning för presskonferenser och 

presscenter 

förmedla medias önskemål, exempelvis om intervjuer, till 

informationschefen 

2.1.4 Upplysningscentral 

Upplysningscentralens huvuduppgift är att svara för den externa 

informationen till allmänheten. Numret till upplysningscentralen är 0589 – 

87480. 

Upplysningscentralen ska: 

besvara telefonförfrågningar från allmänheten 

hänvisa samtal från anhöriga om saknade, skadade och omkomna 

till sjukvård och polis 

ta emot och helst skriftligt vidarebefordra upplysningar från 

allmänheten till informationschefen 

7


3 Informationskanaler 

3.1.1 Externt 

Kommunens webbplats www.arboga.se 

Kommunens officiella Facebooksida www.facebook.com/arbogakommun 

Pressmeddelanden till media 

Sveriges radio P4 Västmanland 

Upplysningscentral (upprättas efter beslut av kommunchef och 

informationschef) 

Informationsblad 

Informationsplatser (se punkt 3.1.4) 

För information på andra språk anlitas Västmanlands Tolkservice. 

Utanför tjänstetid kan tolkhjälp begäras via SOS Alarm. 

3.1.2 Internt 

Intranätet 

e-post 

telefon 

3.1.3 För samband och kommunikation med andra myndigheter 

Telefon 

E-post 

WIS (se punkt 3.1.5) 

Rakel - i situationer när telefon eller datakommunikation inte fungerar 

3.1.4 Informationsplatser 

Vid behov sprids information även genom bland annat flygblad, radio, 

affischering och särskilda informationsplatser. 

Arboga kommuns informationsplatser är: 

Rådhusets entrédörr (Smedjegatan 5) 

Stadsbiblioteket (Kapellgatan 19) 

Turistbyrån på Arboga station (Centrumleden 6) 

Om även Medåker och Götlunda berörs av händelsen upprättas 

informationsplatser vid Medåkers skola samt vid Götlunda skola. 

Kommunen kan utse fler informationsplatser beroende på händelse. 

3.1.5 WIS – webbaserat informationssystem 

WIS är ett nationellt webbaserat informationssystem framtaget för att 

underlätta informationsindelning mellan aktörerna i det svenska 

krishanteringssystemet före, under och efter en kris. WIS tillhandahålls av 

Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB). 

Med WIS kan aktörerna dela ledningsinformation med varandra för att snabbt 

få en samlad lägesbild vid en kris. 

Arboga kommuns informationsgrupp och krisledningsgrupp har tillgång till 

WIS. 

8


3.1.6 Viktigt meddelande till allmänheten (VMA) 

Viktigt meddelande till allmänheten (VMA) är ett hjälpmedel för att varna 

och informera allmänheten i samband med olyckor och risker för olyckor. 

Kommuner har behörighet att sända informationsmeddelande vid 

extraordinära händelser. 

Informationsmeddelande sänds utan krav på omedelbarhet för att 

förebygga eller begränsa skador på liv, hälsa, egendom eller i miljön. 

Allmänheten ska få ett klart besked om vad de ska vidta för åtgärder 

direkt och därefter få fortlöpande information om händelseutvecklingen. 

Kommunchef bedömer behovet att begära sändning av viktigt 

meddelande till allmänheten. Kontakt tas med SOS Alarm för sändning av 

meddelandet. 

9


4 Omvärldsbevakning 

Vid större olycka/ extraordinär händelse krävs personal som följer 

utvecklingen i traditionell media, sociala medier, WIS med mera och informerar 

krisledningsgruppen om händelseutvecklingen. Kommunchef fattar beslut om 

informationsgruppen ska förstärkas med extra personal för detta. 

10


5 Samverkan i länet 

Vid en långvarig händelse kan samverkan inom informations- och 

kommunikationsområdet i första hand ske med Kungsörs och Köpings 

kommun. 

Samverkan i länet sker genom U-Sam där länsstyrelsen, länets kommuner, 

räddningstjänstförbund, polisen, landstinget, SOS Alarm och Sveriges 

Radio P4 Västmanland ingår. Varje part har rätt att sammankalla U-Sam. 

Syftet med U-Sam är bland annat att skapa en samlad lägesbild och 

säkerställa att samverkan sker mellan myndigheter och organisationer 

som berörs av inträffade eller av framtida bedömda störningar. 

En viktig uppgift är att förmedla enstämmig information till allmänhet 

och media via det krisinformatörsnätverk som är kopplat till U-sam. I 

Krisinformationsnätverket ingår representanter från länets kommuner, 

landstinget, polisen och räddningstjänsten. 

U-Sam tar inte över respektive aktörs ansvar. Parterna deltar utifrån eget 

ansvar eller uppdrag. 

Länsstyrelsen ansvarar även för ett regionalt krishanteringsråd där andra 

samhällsviktiga aktörer ingår. 

11


6 Utvärdering och övning 

6.1 Utvärdering 

Efter en händelse där kommunens informationsgrupp har varit verksam 

ska arbetet utvärderas och granskas. Informationschefen tar initiativ och 

ansvarar för att utvärderingen kommer till stånd. 

Exempel på utvärderingsaktiviteter: 

insamling av material 

intervjuer av egen personal och samverkande 

analys av genomfört arbete och eventuellt föreslå förbättringar 

genomföra beslutade ändringar i planer, åtgärdslistor, övningar 

med mera 

6.2 Övning 

Informationsgruppen ska övas och utbildas varje mandatperiod. 

Informationschen ansvarar för att utbildning och övning genomförs. En 

planering för utbildning och övning inom krishantering ska finnas för 

varje mandatperiod med översyn inför varje nytt kalenderår. 

12


7 Så här går larmet 

Olycka inträffar: 

1. Larm går till SOS Alarm AB som larmar räddningstjänsten 

2. Räddningstjänsten rycker ut. Ansvaret för akut information till 

allmänheten ligger på räddningsledaren som via SOS Alarm tar kontakt 

med Sveriges Radio P4 Västmanland. 

3. Räddningsledaren vidarebefordrar information om olyckan/katastrofens 

omfattning till SOS Alarm som i sin tur kontaktar krisledningsgruppens 

chef och krisledningsnämndens ordförande enligt larmlista. 

4. Räddningsledaren larmar om informationsstöd behövs från 

krisledningsgruppen under akutskedet. 

Större olycka, katastrof eller extraordinär händelse som inte går genom 

räddningstjänsten: 

1. Förvaltningschef larmar kommunchef. 

2. Kommunchef samråder med informationschefen om 

informationsinsatsens omfattning. 

3. Informationschefen sammankallar informationsgruppen i de delar som 

behövs för insatsen. 

13

Kommunikationsplan vid kris - Arboga kommun

Create successful ePaper yourself

Delete template?

Save as template?