Handbok för ledningssystem - eco byggsystem
Handbok för ledningssystem - eco byggsystem
Handbok för ledningssystem - eco byggsystem
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
<strong>Handbok</strong> <strong>för</strong> <strong>ledningssystem</strong><br />
GODKÄNNS<br />
Eco Byggsystem Lidingö AB<br />
Styrelseledamot<br />
____________ M. Balin<br />
Stockhplm 2012.02.24
Ändringar i handboken <strong>för</strong> <strong>ledningssystem</strong><br />
Kapitel Version Senast ändrad Godkänd, namnteckning<br />
Organisationsstruktur 1<br />
Kvalitets<strong>ledningssystem</strong>, verksamhetsområde 1<br />
Företagets processmodell 1<br />
Stödprocesser 1<br />
Information om beteckningar 1<br />
Företagets uppdrag och vision 1<br />
Kvalitetspolicy 1<br />
Miljöpolicy 1<br />
Arbetsskyddspolicy 1<br />
Kvalitets-, miljö- och arbetsskyddsmål 1<br />
Verksamhetsplanering 1<br />
Kvalitetsledning 1<br />
Kommunikation 1<br />
Ledarskapsrevision 1<br />
Hitta nya kunder 1<br />
Förberedelse av offerter 1<br />
Avtalsledning 1<br />
Byggledning 1<br />
Projektledning, projektering 1<br />
Kontraktera och leda underleverantörer 1<br />
Hantering av inkommande och utgående dokument 1
Ändringar i handboken <strong>för</strong> <strong>ledningssystem</strong><br />
Kapitel Version Senast ändrad Godkänd, namnteckning<br />
Hantering av interna, reglerande dokument 1<br />
Hantering av externa normativa dokument 1<br />
Förvaring av dokument och data 1<br />
Säkerställande av infrastruktur 1<br />
Rekrytering och anställning av personal 1<br />
Kompetenssäkring 1<br />
Undersökning av kundtillfredsställelse 1<br />
Handläggning av reklamationer 1<br />
Hantering av kundens egendom 1<br />
Arbetsmiljöledning 1<br />
Utredning av olycksfall 1<br />
Intern revision 1<br />
Intern revision på byggobjektet 1<br />
Hantering av fel, korrektiva och preventiva åtgärder 1<br />
Miljöledning 1<br />
Hantering av nödsituationer 1<br />
Dataanalys och <strong>för</strong>bättringar 1<br />
Bilagor till handboken <strong>för</strong> kvalitets<strong>ledningssystem</strong> 1<br />
Användbara blanketter (formulär) 1
Ledningssystem, verksamhetsområde<br />
Eco Byggsystem Lidingö AB <strong>ledningssystem</strong> har utarbetats i enlighet med kraven i ISO<br />
9001:2008, ISO 14001:2004 och OHSAS 18001:2007.<br />
Eco Byggsystem Lidingö AB <strong>ledningssystem</strong> omfattar följande verksamhetsområden:<br />
• projektering och installation av gasledningar;<br />
• projektering och installation av vattenledningar och avlopp;<br />
• projektering och montering av värmesystem;<br />
• projektering och installation av ventilationssystem;<br />
• projektering och byggnation av fastigheter.<br />
Eco Byggsystem Lidingö AB behöver ej uppfylla dessa standardkrav i ISO 9001:2008 :<br />
• punkten 7.5.2., eftersom det är möjligt att verifiera om tjänsten motsvarar vissa kvalitetskrav;<br />
• punkten 7.5.5., eftersom <strong>för</strong>etaget ej tillverkar eller lagrar någonting;<br />
• punkten 7.6., eftersom mätningar ej ut<strong>för</strong>s och mätinstrument/anordningar ej används.<br />
Bestämmelserna i <strong>ledningssystem</strong>et gäller alla anställda som deltar i genom<strong>för</strong>andet av ovan<br />
nämnda verksamhetsområden.<br />
version: 1
Krav från kunder<br />
Ledningsprocesser<br />
Verksamhetsplanering<br />
Företagets processmodell<br />
Byggledning<br />
Företagets uppdrag och vision<br />
Kvalitetsledning<br />
Grundläggande processer<br />
Hitta nya kunder<br />
Förberedelse av offerter<br />
Avtalsledning<br />
Kontraktera och leda underleverantörer<br />
Stödprocesser<br />
Kvalitets-, miljö- och<br />
arbetsskyddspolicy<br />
Kommunikation<br />
Projektledning, projektering<br />
Målsättningar <strong>för</strong> kvalitet,<br />
miljö och arbetsskydd<br />
Ledarskapsrevision<br />
version: 1<br />
Kundtillfredsställelse
Ledning av infrastruktur<br />
Säkerställande av infrastruktur<br />
Arbetsmiljö-<br />
ledning<br />
Inköp<br />
Stödprocesser<br />
Dokumenthantering<br />
Hantering av inkommande och<br />
utgående dokument<br />
Hantering av interna<br />
reglerande dokument<br />
Hantering av externa<br />
normativa dokument<br />
Förvaring av dokument<br />
och data<br />
Kundledning<br />
Undersökning av<br />
kundtillfredsställelse<br />
Handläggning av reklamationer<br />
Hantering av kundens egendom<br />
Intern revision Dataanalys och <strong>för</strong>bättringar<br />
version: 1<br />
Personalledning<br />
Rekrytering och<br />
anställning av personal<br />
Kompetenssäkring<br />
Hantering av fel, korrektiva<br />
och preventiva åtgärder<br />
Miljöledning Utredning av olycksfall<br />
Hantering av nödsituationer
Personal XXX<br />
Information om beteckningar<br />
Verksamhet<br />
Ansvarig <strong>för</strong> att en<br />
konkret verksamhet<br />
genom<strong>för</strong>s<br />
Tid <strong>för</strong> beslutsfattande<br />
Streck som avskiljer<br />
processdeltagarnas<br />
ansvarsområden<br />
Dokument<br />
Visar att information skrivs<br />
in/sparas elekotroniskt i ett av<br />
registren, databaserna eller<br />
programmen<br />
Samband med en<br />
annan process<br />
Förklaring<br />
AS – arbetsskydd<br />
Till processmodellen<br />
version: 1<br />
Tillbaka till<br />
<strong>för</strong>egående sida
Företagets uppdrag och vision<br />
version: 1<br />
Uppdrag – uppfylla kundens önskemål från<br />
projektering till dess det färdiga objektet överlämnas.<br />
Vision – att bli ett stabilt och erkänt<br />
management<strong>för</strong>etag med gott rykte som projekterar<br />
och genom<strong>för</strong> bygg- och ingenjörsarbeten.
Kvalitetspolicy<br />
Kvalitetspolicy – en allmän beskrivning av <strong>för</strong>etagets utvecklingsväg som<br />
utarbetas av en styrelseledamot. Kvalitetspolicyn ses över och ändras vid behov då<br />
ledarskapsrevisionen äger rum.<br />
Eco Byggsystem Lidingö AB kvalitetspolicy<br />
till<strong>för</strong>säkra service som uppfyller lagstadgade och <strong>ledningssystem</strong>ets krav;<br />
erbjuda våra kunder tjänster som uppfyller alla avtalsvillkor, vilket gynnar ett<br />
långvarigt samarbete;<br />
ut<strong>för</strong>a kontinuerlig kvalitetskontroll av tjänsteprocesserna och avvärja fel;<br />
version: 1<br />
se över och analysera <strong>för</strong>etagets verksamhet och målsättningar <strong>för</strong> att identifiera<br />
och genom<strong>för</strong>a nödvändiga <strong>för</strong>bättringar inom <strong>ledningssystem</strong>et;<br />
envar anställd ansvarar <strong>för</strong> ut<strong>för</strong>andet av sitt arbete i enlighet med de krav som<br />
utarbetats och delar med sig av sin kunskap och erfarenhet till kollegorna, samt<br />
höjer sin egen kompetens.
Miljöpolicy<br />
Miljöpolicyn återspeglar hur ett <strong>för</strong>etag vars huvudverksamhet är projektering och<br />
ut<strong>för</strong>ande av byggprojekt löser miljöfrågor vid de olika faserna av ett byggprojekt.<br />
Miljöpolicyn utarbetas av en styrelseledamot och ses över och ändras vid behov då<br />
ledarskapsrevisionen äger rum.<br />
.<br />
Eco Byggsystem Lidingö AB miljöpolicy<br />
Identifiera och se över miljöaspekterna vid påbörjandet av varje nytt<br />
projekt.<br />
Upptäcka och vidta åtgärder <strong>för</strong> att minska eller avvärja eventuell<br />
miljöpåverkan vid projektering och genom<strong>för</strong>ande av byggarbeten.<br />
Identifiera, se över och ta hänsyn till bindande externa lagregler.<br />
version: 1<br />
Utarbeta miljöbestämmelser <strong>för</strong> underleverantörer. Kontrollera att dessa<br />
bestämmelser iakttas.<br />
Genom<strong>för</strong>a en miljöövervakning vid byggobjekten 1 gång i månaden.
Arbetsskyddspolicy<br />
Arbetsskyddspolicy återspeglar hur ett <strong>för</strong>etag vars huvudverksamhet är<br />
projektering och ut<strong>för</strong>ande av byggprojekt löser arbetsskyddsfrågor vid de olika<br />
faserna av ett projekt. Arbetsskyddspolicyn utarbetas av en styrelseledamot<br />
och ses över och ändras vid behov då ledarskapsrevisionen äger rum.<br />
Eco Byggsystem Lidingö AB arbetsskyddspolicy<br />
Ansvara <strong>för</strong> de anställdas säkerhet och hälsa på arbetsplatsen.<br />
Identifiera och se över arbetsskyddsrisker i samband med påbörjandet<br />
av varje nytt projekt.<br />
Upptäcka och vidta åtgärder <strong>för</strong> att minska eller avvärja risker <strong>för</strong><br />
arbetsmiljöns påverkan på de anställdas säkerhet och hälsa vid<br />
genom<strong>för</strong>andet av byggprojekt, samt fortlöpande <strong>för</strong>bättra<br />
<strong>ledningssystem</strong>et <strong>för</strong> arbetsskydd.<br />
Identifiera, se över och ta hänsyn till bindande externa lagregler.<br />
version: 1<br />
Genom<strong>för</strong>a en arbetsmiljöövervakning vid byggobjekten 1 gång i<br />
månaden.
Kvalitets-, miljö- och arbetsskyddsmål<br />
version: 1<br />
Företagets mål – konkreta <strong>för</strong>väntade indikatorer <strong>för</strong> <strong>för</strong>etagets verksamhet.<br />
Företagets mål kan värderas/mätas, de ses över, <strong>för</strong>nyas och godkänns vid<br />
ledarskapsrevisionen.<br />
För att till<strong>för</strong>säkra att <strong>för</strong>etagets mål uppfylls och utvärdera deras lämplighet i uppfyllandet av<br />
kvalitets- och miljöpolicyn skall <strong>för</strong>etagets måluppfyllelse ses över minst en gång per kvartal.<br />
Eco Byggsystem Lidingö AB <strong>för</strong>etagsmål år 2012:<br />
• Öka <strong>för</strong>etagets omsättning med minst 30%.<br />
• Öka <strong>för</strong>etagets konkurrenskraft genom att börja verka inom en internationell marknad i<br />
Tyskland och Sverige.<br />
• Fortsätta samarbetet med utländska representanter <strong>för</strong> att öka <strong>för</strong>etagets konkurrenskraft.<br />
• Ej tillåta att byggavfall sammanblandas med hushållsavfall.<br />
• Identifiera miljö- och sociala risker så fort som möjligt <strong>för</strong> att kunna reagera på dessa i god tid<br />
och på rätt sätt.<br />
• Ej tillåta ett enda olycksfall på arbetsplatsen.
Verksamhetsplanering<br />
Verksamhetsplanering – till<strong>för</strong>säkra <strong>för</strong>etagets huvudverksamhet motsvarande<br />
gällande regelverk och kundernas önskemål, <strong>för</strong> att på sådant sätt gynna uppnåelsen<br />
av <strong>för</strong>etagets mål.<br />
Styrelseledamoten ansvarar <strong>för</strong> verksamhetsplaneringen:<br />
genom att sätta <strong>för</strong>etagets mål och besluta om nödvändig verksamhet <strong>för</strong> att<br />
uppnå dessa mål;<br />
genom att besluta om <strong>för</strong>delningen av åtaganden och kompetens inom<br />
<strong>för</strong>etaget;<br />
till<strong>för</strong>säkra att det finns kännedom om all gällande, relevant lagstiftning och att<br />
den efterlevs;<br />
till<strong>för</strong>säkra planering och genom<strong>för</strong>ande av nödvändiga kontroller;<br />
till<strong>för</strong>säkra nödvändiga kvalitetsanteckningar.<br />
Planeringen av beställningar och inköp av nödvändiga inventarier görs av<br />
styrelseledamoten.<br />
version: 1
Kvalitetsledning<br />
Kvalitetsledning – en person inom <strong>för</strong>etaget som ansvarar <strong>för</strong> att<br />
standardkraven i ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 och OHSAS 18001:2007<br />
in<strong>för</strong>s och upprätthålls.<br />
Eco Byggsystem Lidingö AB ansvarar projektledaren <strong>för</strong> kvalitetsledningen.<br />
Kvalitetsledarens arbetsuppgifter finns beskrivna i kvalitetsledarens<br />
arbetsbeskrivning.<br />
version: 1
Kommunikation<br />
version: 1<br />
Intern kommunikation, däribland kvalitetsplanering,<br />
sker till vardags genom styrelseledamotens muntliga<br />
och/eller elektroniska kommunikation med<br />
kontorschefen, byggledaren och de ansvariga<br />
representanterna från underleverantörernas sida.
Ledarskapsrevision<br />
version: 1<br />
En revision av <strong>för</strong>etagets ledarskap sker efter behov, men ej mer sällan än en gång per år. Syftet med<br />
ledarskapsrevisionen är att uppdatera målsättningarna <strong>för</strong> kvalitets-, miljö- och AS-policyn, utvärdera dess<br />
effektivitet och uppfyllande, se över och <strong>för</strong>bättra <strong>ledningssystem</strong>et.<br />
Revisionen resulterar i en utvärdering av systemets verksamhetseffektivitet, och i att beslut fattas om<br />
<strong>för</strong>etagets fortsatta verksamhet.<br />
Vid ledarskapsrevisionen ses följande frågor över:<br />
• resultatet av den interna och externa revisionen;<br />
• översikt av kvalitets-, miljö- och AS-policyn, <strong>för</strong>bättringar av dessa vid behov;<br />
• uppfyllande av målsättningar och utarbetande av mål <strong>för</strong> nästa period;<br />
• kundtillfredsställelse och reklamationer;<br />
• samarbete med leverantörer och underleverantörer;<br />
• processhantering och hur väl ut<strong>för</strong>da tjänster motsvarar beställningarna;<br />
• miljöledning, inklusive hur väl miljöprogram uppfyller kraven i externa normativa regler;<br />
• korrektiva och preventiva åtgärder;<br />
• meddelanden från externa, delaktiga parter samt klagomål på miljö- och arbetsskyddsledningen;<br />
• lagändringar, eller andra <strong>för</strong>ändringar som kan påverka miljöaspekterna;<br />
• Företagets framgångar inom miljöområdet;<br />
• <strong>för</strong>etagets framgångar inom arbetsskyddsområdet och analys av eventuella olycksfall;<br />
• uppfyllandet av AS-lagstiftning och påverkan av eventuella lagändringar;<br />
• planerade <strong>för</strong>ändringar inom <strong>för</strong>etagets verksamhet eller struktur som skulle kunna påverka<br />
<strong>ledningssystem</strong>et;<br />
• möjliga <strong>för</strong>bättringar.<br />
Ledarskapsrevisionen och beslut protokoll<strong>för</strong>s. Protokollen sparas på <strong>för</strong>etagets server.
Styrelseledamoten Följer nya<br />
marknadstendenser<br />
Slutet på processen<br />
Kunden tacker nej till de<br />
erbjudna tjänsterna<br />
Kunden skriver ej på<br />
avtalet<br />
Hitta nya kunder<br />
Förhandlar med nya kunder<br />
Ger kontorschefen i uppdrag att<br />
<strong>för</strong>bereda ett avtal<br />
Förberedelse av avtal<br />
Avtalsledning<br />
Tar emot beställningar av<br />
potentiella nya kunder<br />
Kunden tackar ja till de<br />
erbjudna tjänsterna<br />
Kunden skriver på<br />
avtalet<br />
SIA “AKC Buve”<br />
har vunnit<br />
upphandlingen<br />
Deltar i upphandlingen<br />
Förberedelse av en<br />
offert<br />
Följer nya upphandlingar<br />
Utvärderar <strong>för</strong>etagets<br />
möjligheter att delta i<br />
upphandlingen med<br />
utgångspunkt i<br />
upphandlingsbestämmelserna.<br />
,<br />
Deltar ej i upphandlingen<br />
SIA “AKC Buve” har ej vunnit<br />
upphandlingen<br />
version: 1<br />
Slutet på processen
Styrelseledamoten<br />
Kontorschefen<br />
Styrelseledamoten<br />
Slutet på processen<br />
Hitta nya kunder<br />
Träffar kunden och tar<br />
reda på dennes önskemål<br />
Förberedelse av offert<br />
Kunden är en<br />
privatperson<br />
Gör en<br />
kostnadsberäkning och<br />
ger kontorschefen i<br />
uppdrag att skriva en<br />
offert<br />
Skriver en offert i<br />
överensstämmelse med<br />
den information<br />
styrelseledamoten har<br />
gett<br />
Ser över offerten och<br />
skickar den till kunden<br />
Kunden önskar<br />
ej ingå avtal<br />
Avtalsledning<br />
Kunden är en statlig eller kommunal<br />
myndighet<br />
Kunden önskar ingå<br />
avtal<br />
Utvärderar och tar hänsyn<br />
till miljöskyddskrav<br />
Kontraktering och<br />
ledning av<br />
underleverantörer<br />
In<strong>för</strong>skaffar<br />
upphandlingsbestämmelserna<br />
Utvärderar <strong>för</strong>etagets möjligheter att<br />
delta i upphandlingen med utgångspunkt<br />
i upphandlingsbestämmelserna<br />
Fattar beslut om samarbete med<br />
underleverantörer/samarbetspartners<br />
Informerar kontorschefen om nödvändiga intyg <strong>för</strong> att<br />
delta i upphandlingen och ber kontorschefen <strong>för</strong>bereda<br />
och kopiera de kvalifikationsdokument som nämns i<br />
upphandlingsbestämmelserna.<br />
Beställer nödvändiga intyg och<br />
<strong>för</strong>bereder de kvalifikationsdokument<br />
som framgår av upphandlingsbestämmelserna<br />
Överlämnar nödvändig information <strong>för</strong> att<br />
underleverantören ska kunna göra en<br />
kostnadsberäkning<br />
Ser över kostnadsberäkningen<br />
Inga ändringar är<br />
nödvändiga<br />
Vissa ändringar är<br />
nödvändiga<br />
version: 1<br />
Förbereder en teknisk specifikation och<br />
de dokument som krävs <strong>för</strong><br />
upphandlingen<br />
Skriver på hela upphandlingspaketet och<br />
lämnar in det till relevant myndighet<br />
Deltar i upphandlingsmötet, erhåller<br />
information om resultatet och<br />
konkurrenternas offerter<br />
Erhåller information om<br />
upphandlingsresultatet. Om det är<br />
positivt sker avtals<strong>för</strong>handlingar.
Styrelseledamoten<br />
Förberedelse av en<br />
offert<br />
Hitta nya kunder<br />
Kontorschefen<br />
Styrelseledamoten<br />
Biroja administratore<br />
Skriver ett avtals<strong>för</strong>slag och<br />
ger det till styrelseledamoten<br />
<strong>för</strong> genomläsning<br />
Det krävs ej<br />
korrigeringar<br />
Det krävs<br />
korrigeringar<br />
Sammanställer 2 originalexemplar av<br />
avtalet, registrerar avtalet i det elektroniska<br />
”Avtalsregistret” och överlämnar det till<br />
styrelseledamoten<br />
Använder sig av avtalsutkast med<br />
kund/underleverantör/leverantör<br />
Använder sig av<br />
<strong>för</strong>etagets<br />
standardavtal<br />
Ger kontorschefen i uppdrag<br />
att skriva ett avtals<strong>för</strong>slag<br />
Läser igenom avtals<strong>för</strong>slaget<br />
Skickar avtalsutkastet till<br />
kunden <strong>för</strong> genomläsning<br />
Det krävs ej<br />
korrigeringar<br />
Det krävs<br />
korrigeringar<br />
Avtalsledning<br />
Skriver på avtalet och ger det<br />
till kunden/<br />
underleverantören/<br />
leverantören<br />
Tar emot och läser igenom avtals<strong>för</strong>slaget,<br />
informerar om eventuella korrigeringar<br />
Tar emot avtal som undertecknats av kund/<br />
underleverantör, går igenom och skriver på 2<br />
exemplar<br />
Enas med kund/underleverantör om att häva<br />
avtalet, omfattning av och ersättning <strong>för</strong><br />
ut<strong>för</strong>da arbeten<br />
Avtalsutkast <strong>för</strong>bereds om hävning av<br />
avtalet<br />
Kontorschefen får i uppdrag att <strong>för</strong>bereda ett<br />
avräkningsdokument, bok<strong>för</strong>ingen utfärdar en<br />
faktura <strong>för</strong> ut<strong>för</strong>da arbeten<br />
Avräkningsdokumentet överlämnas till kunden/<br />
underleverantören <strong>för</strong> påskrift. Faktura överlämnas <strong>för</strong><br />
ut<strong>för</strong>da arbeten.<br />
Den undertecknade överenskommelsen och<br />
avräkningsdokumentet bifogas avtalet, informationen<br />
uppdateras i det elektroniska ”Avtalsregistret”<br />
Avtalet hävs innan villkoren<br />
har slut<strong>för</strong>ts<br />
Företagets exemplar av det ömsesidigt<br />
undertecknade avtalet arkiveras vid<br />
relevant projekt<br />
Kontrollerar avtalsuppfyllelse<br />
Avtalsvillkoren<br />
ändras<br />
Överenskommelse ingås med kunden/<br />
underleverantören om ändringar i<br />
avtalet, 2 exemplar sammanställs med<br />
ändringarna i avtalet, bägge parter<br />
undertecknar dem och <strong>för</strong>etagets<br />
exemplar bifogas avtalet.<br />
Informationen uppdateras i det<br />
elektroniska ”Avtalsregistret”<br />
Avtalsvillkoren slut<strong>för</strong>s<br />
version: 1<br />
Kontraktering och<br />
ledning av<br />
underleverantörer<br />
Projektledning<br />
Kontorschefen får i uppdrag att<br />
<strong>för</strong>bereda ett avräkningsdokument –<br />
bok<strong>för</strong>ingen ombeds utfärda en<br />
faktura<br />
Avräkningsdokumentet överlämnas<br />
till kunden/underleverantören <strong>för</strong><br />
påskrift. Faktura överlämnas <strong>för</strong><br />
ut<strong>för</strong>da arbeten. ’<br />
Det undertecknade<br />
avräkningsdokumentet bifogas<br />
avtalet, informationen uppdateras i<br />
det elektroniska ”Avtalsregistret”
Styrelseledamoten<br />
Avtalsledning<br />
Kontraktering och<br />
ledning av<br />
underleverantörer<br />
Byggprojektsledning<br />
Ger kontorschefen i uppdrag att utarbeta ett avtals<strong>för</strong>slag med underleverantören<br />
(-erna) om det konkreta projektet med utgångspunkt i avtalet med beställaren<br />
och med standardavtalet som bas.<br />
Ser till att alla dokument <strong>för</strong> att söka bygglov och påbörja byggarbetena<br />
sammanställs, organiserar inlämnadet av dessa dokument och mottagandet av<br />
nödvändiga tillstånd<br />
Ansvarar <strong>för</strong> tillsynen av projektgenom<strong>för</strong>andet i enlighet med<br />
avtalet med beställaren och avtalet med underleverantören (erna)<br />
under hela projektperioden. Kontrollerar att arbetet<br />
genom<strong>för</strong>s i enlighet med arbetsplanen.<br />
Byggledaren<br />
Styrelseledamoten/<br />
byggledaren<br />
Underleverantören<br />
Sammanställer en arbetsplan i enlighet med avtalet<br />
med beställaren/ underleverantören och ser till att<br />
den registreras i <strong>för</strong>etagets server<br />
Ser till att all nödvändig<br />
dokumentation om ut<strong>för</strong>andet av<br />
byggnadsarbetet överlämnas till<br />
underleverantören. Ser till att<br />
nya dokument utväxlas/<br />
överlämnas i händelse av<br />
ändringar<br />
Avtalsledning<br />
Accepterar underleverantörens avslutade arbetsmoment<br />
genom att gemensamt skriva på Formulär nr 2. Ger<br />
kontorschefen i uppdrag att <strong>för</strong>bereda Formulär nr 2 och<br />
en faktura med kunden <strong>för</strong> avslutat arbetsmoment,<br />
undertecknar det och överlämnar det till beställaren.<br />
Övervakar de byggarbeten som genom<strong>för</strong>s av<br />
underleverantören, ser till att en arbetsjournal <strong>för</strong>s<br />
och att arbetena ut<strong>för</strong>s i tid mm.<br />
Mottagande av<br />
underleverantörens<br />
ut<strong>för</strong>da arbetsmoment<br />
Kontrollerar underleverantörens<br />
genom<strong>för</strong>da arbetsmoment efter<br />
behov och/ eller i den ordning<br />
som framkommer av avtalet med<br />
beställaren/ underleverantören<br />
Upptäcker ett fel/<br />
problem<br />
Utvärderar det upptäckta felet/ problemet. Om ett problem<br />
upptäcks organiseras avvärjning av problemet, om ett fel<br />
konstateras informerar styrelseledamoten om detta.<br />
Kontraktering och<br />
ledning av<br />
underleverantörer<br />
Ut<strong>för</strong> arbeten i enlighet med avtalet. Om ett problem upptäcks informeras<br />
byggledaren/ styrelseledamoten<br />
Överlämnande<br />
av det färdiga<br />
objektet<br />
Kontrollerar den bygg-<br />
dokumentation som<br />
underleverantören har<br />
sammanställt<br />
Inga fel/ problem har<br />
upptäckts<br />
Avtalsledning<br />
När besiktningsdokumenten har mottagits<br />
ger styrelseledamoten kontorschefen i<br />
uppdrag att sammaställa ett avräkningsdokument<br />
och faktura, undertecknar dessa<br />
och överlämnar dem till beställaren<br />
.<br />
Tar emot underleverantörens<br />
fullföljandedokumentation och informerar<br />
beställaren om att bygget är färdigt <strong>för</strong><br />
överlämnande, organiserar<br />
sammanställningen av all<br />
byggdokumentation och överlämnar den<br />
till Byggnadsstyrelsen<br />
Överlämnande av<br />
arbetsmomentet<br />
Kräver ej ändringar i<br />
avtalet<br />
Kontraktering och ledning<br />
av underleverantörer<br />
Överlämnande<br />
av det färdiga<br />
objektet<br />
Hantering av fel, korrektiva<br />
och preventiva åtgärder<br />
Kräver ändringar i<br />
avtalet<br />
version: 1<br />
Ger kontorschefen i<br />
uppdrag att<br />
sammanställa en bilaga<br />
till avtalet med<br />
beställaren och, vid<br />
behov, en bilaga till<br />
avtalet med<br />
underleverantören.<br />
Säkerställer att bilagan<br />
skrivs på av bägge<br />
parter och bifogas<br />
avtalet
Projektledning, projektering<br />
Styrelseledamoten version: 1<br />
Avtalsledning<br />
Underleverantören<br />
Informerar styrelseledamoten om<br />
det upptäckta felet/ problemet<br />
Styrelseledamoten<br />
Utvärderar det upptäckta felet/<br />
problemet. Ser till att<br />
problemet avvärjs.<br />
Ändringar i avtalet (-en)<br />
är ej nödvändiga<br />
Ledning av fel, korrektiva och<br />
preventiva åtgärder<br />
Tar emot all nödvändig dokumentation från<br />
beställaren <strong>för</strong> att påbörja<br />
projekteringsarbetet. Om det framgår av<br />
avtalet med beställaren beställs all<br />
nödvändig dokumentation t.ex. topgrafiska<br />
kartor.<br />
Ändringar i avtalet (-en)<br />
är nödvändiga<br />
Upptäcker fel/<br />
problem<br />
Upptäcker fel/<br />
problem<br />
Lämnar över all nödvändig dokumentation till<br />
underleverantören <strong>för</strong> utarbetande av det<br />
tekniska projektet.<br />
Utarbetar det tekniska projektet i enlighet<br />
med avtalet<br />
Delöverlämnande<br />
Upptäcker ej fel/<br />
problem<br />
Avtalsledning<br />
Kontrollerar de skisser<br />
underleverantören har utarbetat<br />
Ger kontorschefen i uppdrag att utarbeta ett<br />
avtals<strong>för</strong>slag med underleverantören om det<br />
konkreta projektet med utgångspunkt i<br />
avtalet med beställaren och med<br />
standardavtalet som bas.<br />
.<br />
Slutligt överlämnande<br />
Kontraktering och<br />
ledning av<br />
underleverantörer<br />
Kontraktering och ledning<br />
av underleverantörer<br />
Kontrollerar utarbetandet av det tekniska<br />
projektet i enlighet med avtalet med<br />
underleverantören (-erna)<br />
Tar emot det tekniska projektet som<br />
underleverantören har utarbetat, samordnat och<br />
fått godkänt av Byggnadsstyrelsen genom att<br />
skriva på den ömsesidiga avräkningshandlingen.<br />
Ger kontorschefen i uppdrag att sammanställa en<br />
avräkningshandling och faktura till beställaren,<br />
skriver under dessa och överlämnar dem till<br />
beställaren tillsammans med det samordnade och<br />
godkända tekniska projektet.<br />
Ger kontorschefen i uppdrag att utarbeta ett tilläggs<strong>för</strong>slag till avtalet med beställaren och, om<br />
nödvändigt, tilläggs<strong>för</strong>slag till avtalet med underleverantören. Säkerställer att tilläggsavtalet<br />
skrivs på av bägge parter och bifogar det till avtalet<br />
Tar emot de skisser som underleverantören har ritat genom att<br />
skriva på avräkningshandlingen med underleverantören. Ger<br />
kontorschefen i uppdrag att sammanställa en avräkningshandling<br />
och faktura till beställaren <strong>för</strong> projektskisserna, skriver på och<br />
överlämnar dem till beställaren.<br />
Avtalsledning<br />
Avtalsledning
Kontraktering och ledning av underleverantörer<br />
Styrelseledamoten<br />
En annan underleverantör kontrakteras <strong>för</strong> att slut<strong>för</strong>a<br />
det påbörjade arbetet<br />
Kommer överens om omfattningen av det ut<strong>för</strong>da<br />
arbetet och ersättning <strong>för</strong> detta. Förbereder ett avtal<br />
om hävning av avtalet. Betalar <strong>för</strong> ut<strong>för</strong>da arbeten.<br />
SIA “AKC Buve” kontrakterar underleverantörer <strong>för</strong> följande tjänster:<br />
• projektering och installation av gasledningar;<br />
• projektering och installation av vattenledningar och avlopp;<br />
• projektering och montering av värmesystem;<br />
• projektering och installation av ventilationssystem;<br />
• projektering och byggnation av fastigheter.<br />
Utformar ett elektroniskt register åt underleverantören och upprätthåller det under<br />
kontraktsperioden<br />
Valet av underleverantör görs enligt följande kriterier:<br />
• priset;<br />
• ut<strong>för</strong>andeperioden;<br />
• kompetens;<br />
• feedback från kunder;<br />
• kvalitet på ut<strong>för</strong>t arbete;<br />
• certifiering av <strong>för</strong>etaget och dess tjänster.<br />
Ingår avtal med underleverantören. Avtalet registreras i det elektroniska<br />
”Avtalsregistret”. Företagets exemplar av det undertecknade avtalet arkiveras vid<br />
relevant projekt<br />
Kontrollerar underleverantörens ut<strong>för</strong>ande av arbetet i enlighet med avtalet under<br />
kontraktsperioden<br />
Avtalet med<br />
underleverantören måste<br />
hävas<br />
Avtalat vite begärs<br />
Ändringar i avtalet krävs<br />
Sammanställer ett avtalstillägg i enlighet med avtalet med underleverantören om<br />
att avtalet ej uppfyllts, begär avtalat vite<br />
Efter uppfyllt/ hävt avtal med underleverantören eller om <strong>för</strong>utsättningar <strong>för</strong><br />
utnyttjandet av garanti <strong>för</strong>eligger <strong>för</strong>s anteckning om samarbetet med<br />
underleverantören in i det elektroniska registret (problem, <strong>för</strong>delar mm)<br />
version: 1<br />
Har följande information om varje underleverantör i registret:<br />
• Underleverantörens firmanamn<br />
• Kontaktperson och telefonnummer<br />
• Typ av tjänster/ produkter<br />
• Utvärdering av underleverantörens tjänster/ produkter i enlighet med<br />
gällande kriterier<br />
Avtalsledning<br />
Enas med underleverantören om ändringar i avtalet. Bifogar dessa<br />
ändringar till avtalet.<br />
Avtalsledning
Styrelseledamoten<br />
För in problemen i<br />
leverantörsregistret<br />
Kontorschefen<br />
Utarbetar och vidmakthåller ett enat elektroniskt<br />
register med inventarie- och<br />
utrustningsleverantörer<br />
Byter ut inventariet/<br />
utrustningen<br />
I registret finns följande information om varje<br />
leverantör:<br />
• Leverantörens firmanamn<br />
• Adress<br />
• Kontaktperson och telefonnummer<br />
• Verksamhetsområde<br />
•Utvärdering enligt gällande kriterier<br />
För in problemen i<br />
leverantörsregistret<br />
Gör nödvändiga inköp av inventarium/<br />
utrustning till kontoret<br />
Kontrollerar det levererade inventariet/<br />
utrustningen<br />
Motsvarar ej<br />
kraven<br />
Motsvarar kraven<br />
För <strong>för</strong>etagets behov<br />
Inköp<br />
Nödvändigt att köpa in kontorsutrustning och likn.<br />
Valet av leverantör görs enligt följande kriterier:<br />
• priset;<br />
• leveranstid;<br />
• kvalitet;<br />
• materialets/ utrustningens/ tjänstens certifikat.<br />
Inventarium till<br />
kontoret<br />
Ledning av<br />
infrastruktur<br />
Ingår ej avtal<br />
Beställning till<br />
underleverantören <strong>för</strong><br />
AKC Buves projekt<br />
Ingår avtal<br />
Avtalsledning<br />
Beställning på uppdrag av<br />
underleverantör <strong>för</strong> ett projekt som<br />
leds av AKC Buve<br />
Genom<strong>för</strong> ett inköp av inventarium/ utrustning<br />
motsvarande underleverantörens specifikation av<br />
inventarium/ utrustning/ tjänst<br />
Säkerställer att materialet <strong>för</strong>varas på säker plats till dess det ska användas<br />
Kontrollerar garantikraven. I händelse av att garantin utfaller diskuteras ut<strong>för</strong>ande av<br />
garantiarbeten med leverantören.<br />
Tar emot en <strong>för</strong>frågan från underleverantören om<br />
inköp av inventarium/ utrustning/ tjänster <strong>för</strong> ett<br />
projekt som leds av AKC Buve<br />
Hantering av<br />
inkommande och<br />
utgående dokument<br />
version: 1<br />
Ger vid behov kontorschefen i uppdrag att utfärda en fullmakt åt<br />
underleverantörens representant (-er) att ta emot de beställda<br />
inventarierna/ utrustningen/ tjänsterna och överlämnar den till<br />
adressaten<br />
Om den person som innehar fullmakt från underleverantören<br />
informerar om att de levererade inventarierna/ utrustningen/<br />
tjänsterna ej motsvarar kraven, skall problemet lösas (t.ex. genom<br />
att byta ut inventarierna/ utrustningen).<br />
Tar emot en påskriven beställning – faktura av den person som<br />
innehar fullmakt från underleverantören och lämnar den till<br />
bok<strong>för</strong>ingen <strong>för</strong> betalning.
Kontorschefen<br />
Hantering av inkommande och utgående<br />
dokument version: 1<br />
Tar emot inkommande dokument<br />
Reistrerar det inkommande dokumentet<br />
Sparar originaldokumentet i en pärm<br />
Överlämnar en kopia av dokumentet till<br />
adressaten<br />
Dokumenten arkiveras i relevant kategori<br />
Registrerar ej:<br />
•informativa material;<br />
•broschyrer;<br />
•e-post<br />
Förbereder det utgående dokumentet<br />
Registrerar det utgående dokumentet<br />
Printar ut det utgående dokumentet,<br />
säkerställer att det undertecknas och skickar/<br />
ger det till styrelseledamoten <strong>för</strong> vidare<br />
befordran till adressaten<br />
Sparar originalet eller en kopia i pärmen <strong>för</strong><br />
utgående dokument<br />
I enlighet med Regeringens<br />
bestämmelser nr 154 ”regler <strong>för</strong><br />
dokumenthantering”
Styrelseledamoten<br />
Kontorschefen<br />
Ledning av interna reglerande dokument version: 1<br />
Ett behov uppstår att utarbeta ett<br />
dokument eller göra ändringar i ett<br />
existerande dokument<br />
Ger kontorschefen i uppdrag att<br />
utarbeta dokumentet<br />
Läser igenom dokumentet<br />
Ändringar<br />
måste göras<br />
Utarbetar dokumentet och ger det<br />
till styrelseledamoten <strong>för</strong><br />
genomläsning<br />
Arbetsskyddsbestämmelser,<br />
bestämmelser <strong>för</strong><br />
bil<strong>för</strong>are mm.<br />
Ändringar<br />
behövs ej<br />
Godkänner dokumentet genom att<br />
underteckna det<br />
Informerar de anställda om det<br />
utarbetade dokumentet eller<br />
ändringarna. Samlar in de<br />
anställdas underskrifter att de<br />
bekantat sig med dokumentet.<br />
Arkiverar dokumentet i relevant<br />
kategori<br />
Kvalitetsledaren<br />
Ett behov uppstår att göra ändringar i<br />
kvalitetsmanualen (KM)<br />
Innan ändringarna görs arkiveras berörd sida<br />
i den folder som finns på servern – KM-arkiv.<br />
Sidan ges ett nummer som innefattar årtalet<br />
då ändringen gjordes<br />
Gör ändringar i berörda KM-sida, färglägger<br />
den ändrade texten<br />
Ger den ändrade KM-sidan ett nytt<br />
versionsnummer som <strong>för</strong>s in såväl i den<br />
ändrade sidan som i KM-kapitlet ”ändringar i<br />
kvalitetsledningen” med hänvisning till det<br />
datum ändringen sker<br />
Styrelseledamoten godkänner ändringen i<br />
KM-kapitlet genom att skriva under KM vid<br />
kapitlet ”ändringar i kvalitetsledningen”<br />
Informerar de anställda/ underleverantörerna<br />
om ändringarna i KM<br />
Samlar in de anställdas/<br />
underleverantörernas underskrifter till KMregistret<br />
Se mer om KM-registret i<br />
KM-kapitlet Bilagor
Kontorschefen/<br />
Ledning av externa normativa dokument<br />
Identifierar bindande externa<br />
normativa dokument<br />
Iinformerar de anställda om<br />
nya bindande regler<br />
Till<strong>för</strong>säkrar att de nya<br />
bestämmelserna in<strong>för</strong>livas<br />
med existerande processer.<br />
Gör ändringar i <strong>för</strong>etagets<br />
dokument vid behov.<br />
Uppmärksammar ändringar i<br />
externa normativa dokument<br />
Utnyttjar:<br />
Emottagna instruktioner,<br />
bestämmelser, ordningsregler<br />
och likn. från myndigheter eller<br />
samarbetsparter<br />
Ledning av interna<br />
reglerande<br />
dokument<br />
version: 1
Kontorschefen<br />
Förvaring av dokument och data<br />
För in de dokument/ data som ska<br />
sparas i registret i pappers-<br />
och/eller elektroniskt format<br />
Beslutar om <strong>för</strong>varingstid <strong>för</strong><br />
dokumentet/ datan<br />
Identifierar pappersdokument/<br />
elektroniska dokument/ data som ska<br />
<strong>för</strong>varas och bestämmer <strong>för</strong>varingstiden<br />
Säkerställer att ett register upprätthålls<br />
Under året uppstår nya, oväntade<br />
ärenden<br />
Inga nya ärenden uppstår<br />
Identifierar pappersdokument/ datamappar<br />
eller journaler med samma beteckning som<br />
<strong>för</strong>ts in i registret<br />
Till<strong>för</strong>säkrar att det elektroniska<br />
dokumentet/ informationen åtnjuter<br />
dataskydd och <strong>för</strong>varas<br />
Plockar ut <strong>för</strong>åldrade och oanvändbara<br />
dokument, <strong>för</strong>varar dem eller <strong>för</strong>stör dem<br />
i enlighet med den tidsperiod som<br />
bestäms i dokumentsregistret.<br />
Elektronisk information utvärderas efter<br />
det att <strong>för</strong>varingsperioden är slut och<br />
sparas eller raderas. Om den sparas skall<br />
den kunna identifieras på ett annat sätt.<br />
I slutet av varje år <strong>för</strong>bereds ett<br />
dokumentregister <strong>för</strong> nästa år<br />
version: 1
Styrelseledamoten<br />
Anställda/<br />
underleverantören<br />
Säkerställande av infrastruktur<br />
Ansvarar <strong>för</strong> teknisk<br />
omvårdnad, renovering och<br />
underhåll av inventarierna<br />
Beslutar om anskaffning av<br />
nya inventarier<br />
Planerar inköp och<br />
omvårdnad av nya inventarier<br />
Genom<strong>för</strong> inköp av nya<br />
inventarier<br />
För ett register över alla<br />
inventarier. Överlämnar<br />
inventarier till de anställda<br />
<strong>för</strong> dagligt bruk, informerar<br />
om hur de får användas.<br />
Inköp<br />
Använder inventarierna i<br />
enlighet med deras<br />
bruksanvisning, <strong>för</strong>varar dem<br />
på säker plats<br />
Vid upptäckt av skada på<br />
inventarium informeras<br />
styrelseledamoten<br />
Företagets inventarier som påverkar kvaliten av<br />
de erbjudna tjänsterna är:<br />
• Informationssystem (datorer, internet,<br />
telefoner mm.);<br />
• bilar;<br />
• materiel/ utrustning som behövs <strong>för</strong> att<br />
genom<strong>för</strong>a projekt (kan överlämnas till<br />
underleverantören)<br />
Konstaterar behovet av att<br />
anskaffa nya inventarier,<br />
informerar styrelseledamoten<br />
om detta<br />
version: 1<br />
Inköp
Styrelseledamoten<br />
Kontorschefen<br />
Ansvarig <strong>för</strong> AS<br />
Styrelseledamoten<br />
Rekrytering och anställning av personal<br />
Arbetsbeskrivning<br />
saknas<br />
Skriver en arbetsbeskrivning i<br />
vilken krav på kompetens<br />
och arbetsuppgifter<br />
definieras<br />
Beslutar om nyanställning<br />
Sökande saknas<br />
Arbetsbeskrivning finns<br />
Skriver en platsannons med<br />
utgångspunkt av<br />
arbetsbeskrivningen,<br />
publicerar den.<br />
Går igenom ansökningarna, väljer tillsammans med<br />
styrelseledamoten vem som skall kallas till intervju<br />
Kallar de arbetssökande till<br />
intervju<br />
Det finns sökande<br />
Genom<strong>för</strong> intervjuer, väljer<br />
den lämpligaste personen<br />
Anställningsavtal<br />
Samarbetsavtal<br />
Ger kontorschefen i uppdrag att skriva ett<br />
beslut om att anställa ny personal och<br />
<strong>för</strong>bereda ett anställningsavtal<br />
Ger kontorschefen i uppdrag att<br />
<strong>för</strong>bereda ett samarbetsavtal eller ett<br />
tillägg till samarbetsavtal.<br />
Ledning av interna<br />
reglerande dokument<br />
Skriver ett beslut om att anställa ny<br />
personal och sammanställer ett<br />
anställningsavtal/ samarbetsavtal eller ett<br />
tillägg till samarbetsavtal<br />
Informerar den nyanställde om KLS och<br />
andra reglerande dokument. Den<br />
nyanställde intygar med sin<br />
namnunderskrift att han/hon är in<strong>för</strong>stådd<br />
med systemet och har läst dokumenten i<br />
KM-registret<br />
Informerar den nyanställde om AS<br />
och om verksamhetsreglerna<br />
Sparar kopior av dokument som bevisar den<br />
anställdes kompetens i dokumentpärmen<br />
Ger den nyanställde en inledande<br />
instruktion om AS på arbetsplatsen<br />
Om ett anställningsavtal har ingåtts -<br />
utvärderar den nyanställdes kompetens<br />
och fattar beslut om tillsvidareanställning<br />
eller uppsägning efter prövoperiodens slut.<br />
version: 1<br />
Se mer om KM-registret i<br />
kapitlet bilagor till KM<br />
•Kopior på<br />
utbildningsbevis<br />
• Kopior på<br />
vidareutbildningsbevis
Styrelseledamoten<br />
Den anställde<br />
Kontorschefen<br />
Se utbildningsregistret i<br />
kapitlet bilagor till KM<br />
Säkrande av kompetens<br />
Beslutar om behovet av att höja<br />
personalkompetensen baserat på:<br />
• <strong>för</strong>ändringar inom <strong>för</strong>etagets<br />
verksamhetsområde;<br />
• lagändringar;<br />
• feedback från kunder;<br />
• <strong>för</strong>frågningar från den anställda mm.<br />
Beslutar om kompetenshöjande åtgärder<br />
Intern utbildning<br />
Extern utbildning<br />
Organiserar internutbildning, <strong>för</strong> in<br />
utbildningen i ”Utbildningsregistret” som<br />
sparas med övriga dokument<br />
Ledning av interna<br />
reglerande dokument<br />
Skriver ett beslut, personalen<br />
deltar i utbildningen<br />
Överlämnar en kopia på<br />
certifikat eller intyg till<br />
kontorschefen efter<br />
genomgången utbildning<br />
och informerar<br />
styrelseledamoten om<br />
utbildningen<br />
Sparar kopior på dokumenten<br />
i dokumentpärmen<br />
Utvärderar den genom<strong>för</strong>da<br />
utbildningen i samråd med de<br />
anställda<br />
version: 1
Styrelseledamoten<br />
Undersökning av kundtillfredsställelse<br />
Träffar kunder medan<br />
tjänster ut<strong>för</strong>ts<br />
Klagomål <strong>för</strong>eligger<br />
Inga klagomål <strong>för</strong>eligger<br />
Diskuterar kundens<br />
synpunkter på den erbjudna<br />
tjänsten<br />
Hantering av fel,<br />
korrektiva och<br />
preventiva<br />
åtgärder<br />
Förbättringar krävs<br />
Det krävs ändringar i<br />
systemet<br />
Genomgång av<br />
reklamationer<br />
För in utvärderingen i<br />
registret vid<br />
”kundutvärderingar”<br />
Ber kunden om en utvärdering efter<br />
överlämnandet av byggobjektet<br />
Analyserar utvärderingarna<br />
Inga ändringar i<br />
systemet behövs<br />
Det krävs<br />
ändringar i<br />
systemet<br />
Hantering av fel, korrektiva och<br />
preventiva åtgärder<br />
version: 1
Alla anställda<br />
Styrelseledamoten<br />
Kontorschefen<br />
Styrelseledamoten<br />
Erhåller en muntlig/<br />
skriftlig reklamation<br />
från kund<br />
Behandling av kundreklamationer<br />
Erhåller en muntlig eller skriftlig<br />
reklamation från kund, informerar<br />
styrelseledamoten<br />
Reklamation<br />
under garantitiden<br />
Bestämmer ett möte med<br />
kunden och informerar<br />
underleverantören om detta<br />
’<br />
Träffar kunden, utvärderar<br />
hur befogad reklamationen är<br />
Obefogad<br />
Reklamation efter garantitiden<br />
Befogad<br />
Svarar kunden. Om reklamationen<br />
varit skriftlig sammanställs och<br />
skickas ett svarsbrev<br />
Hantering av<br />
inkommande och<br />
utgående dokument<br />
Utvärderar hur befogad<br />
reklamationen är. Ber kunden om<br />
ytterligare information om nödvändigt<br />
Befogad<br />
Säkerställer att de avtalade<br />
åtgärderna ut<strong>för</strong>s i samråd med<br />
underleverantören. Protokoll<strong>för</strong><br />
antagna beslut/ ut<strong>för</strong>da åtgärder<br />
i blanketten (2 ex)<br />
Obefogad<br />
Kommer överens med kund och eventuellt<br />
underleverantören om hur problemet skall<br />
lösas. Skriver på kundens<br />
reklamationshandling eller fyller i en blankett<br />
(2 ex) som bägge parter skriver på.<br />
Kontraktering och<br />
ledning av<br />
underleverantör<br />
Se formuläret<br />
vid bilagorna<br />
till KM<br />
Svarar kunden. Om<br />
reklamationen varit skriftlig<br />
sammanställs och skickas ett<br />
svarsbrev<br />
För in felaktigheten i<br />
felregistret. Analyserar<br />
situationen och<br />
konstaterar vad som<br />
orsakat felet.<br />
Till<strong>för</strong>säkrar att beslutade<br />
åtgärder genom<strong>för</strong>s<br />
Övervakar den<br />
genom<strong>för</strong>da åtgärdens<br />
resultat<br />
Åtgärden ger ej resultat<br />
Den korrektiva<br />
åtgärden ger önskat<br />
resultat/ kan ut<strong>för</strong>as<br />
Hantering av<br />
inkommande och<br />
utgående dokument<br />
Beslutar om en korrektiv<br />
åtgärd. För in åtgärden i<br />
felregistret.<br />
Åtgärden ger resultat<br />
Det finns ej möjlighet<br />
att ut<strong>för</strong>a åtgärden/<br />
åtgärden ger ej önskat<br />
resultat<br />
Beslutet <strong>för</strong>s in i<br />
felregistret<br />
Resultatet <strong>för</strong>s in i felregistret
Styrelseledamoten/<br />
Byggledaren<br />
Hantering av kundens egendom<br />
Styrelseledamoten/Byggledaren enas med kunden om:<br />
• var nödvändig utrustning kan placeras;<br />
• arbetstider;<br />
• ordningen vid användandet av lokaler/ området;<br />
• hur lokalen/ området skall iordningställas efter ut<strong>för</strong>t arbete mm.<br />
Styrelseledamoten/ den tekniske chefen informerar underleverantören om följande<br />
frågor i samband med en introduktion till det nya byggobjektet:<br />
• arbetstider;<br />
• var nödvändig utrustning kan placeras;<br />
• ordningen vid användandet av lokaler/ området;<br />
• området där arbetet ut<strong>för</strong>s skall spärras av <strong>för</strong> att undvika olycksfall;<br />
• kundens egendom skall behandlas med <strong>för</strong>siktighet;<br />
• i slutet av varje arbetsdag skall arbetsplatsen iordningställas;<br />
• den plats som anvisats <strong>för</strong> vila och raster skall hållas ren och städad mm.<br />
Anställd/<br />
Underleverantör<br />
Styrelseledamoten<br />
Se formuläret i<br />
bilagorna till KM<br />
Företagets anställda/ underleverantörer kan komma i kontakt med<br />
kundens egendom på två sätt:<br />
• tjänsten ut<strong>för</strong>st vid kundens fastighet;<br />
• <strong>för</strong> att ut<strong>för</strong>a tjänsten används kundens egendom (t.ex. dokument,<br />
material, anläggningar mm.)<br />
Tjänsten ut<strong>för</strong>s vid<br />
kundens fastighet<br />
Vid upptäckten av att kundens egendom tagit<br />
skada/ <strong>för</strong>svunnit skall styrelseledamoten<br />
omedelbart informeras.<br />
Sammanställer ett protokoll om skadan/<br />
<strong>för</strong>svinnandet (2 ex).<br />
Kundens egendom används<br />
vid ut<strong>för</strong>andet av tjänsten<br />
Styrelseledamoten överlämnar kundens egendom till<br />
underleverantören med parternas avtal om att genom<strong>för</strong>a<br />
projektet som grund<br />
Informerar kunden om skador på<br />
egendomen/ <strong>för</strong>svinnandet. Enas med<br />
kunden om hur <strong>för</strong>lusten skall ersättas,<br />
antecknar detta i protokollet, som<br />
undertecknas av bägge parter. Ett<br />
exemplar ges till kunden, det andra<br />
bifogas avtalet.<br />
version: 1<br />
Organiserar och övervakar reparation av<br />
skadan/ ersättning av den <strong>för</strong>lorade<br />
egendomen. Efter det att skadan har<br />
åtgärdats intygar bägge parter med sin<br />
namnteckning att skadan är åtgärdad (2<br />
ex):
Styrelseledamot<br />
AM-specialisten<br />
eller relevant<br />
myndighet<br />
Byggledaren,<br />
de ansvariga <strong>för</strong><br />
genom<strong>för</strong>andet<br />
ASspecialisten<br />
Instruktion <strong>för</strong> AS-ledning<br />
En gång per år, samt:<br />
• när det har inträffat ett olycksfall på<br />
arbetsplatsen;<br />
•om det har konstaterats att arbetsmiljön<br />
<strong>för</strong>sämrats;<br />
•om det har inträffat <strong>för</strong>ändringar i<br />
arbetsmiljön – påbörjande av ett nytt projekt,<br />
eller ändringar i ett existerande projekt<br />
•om ett nytt versamhetssätt påbörjas.<br />
Informerar ledarskapsrevisionen om<br />
resultatet av<br />
arbetsmiljöövervakningen<br />
Ledarskapsrevision<br />
Arbetsmiljöledning<br />
Utvärderar om alla lagstadgade<br />
krav efterlevs<br />
Arbetsmiljö<br />
Utser en ansvarig AS-specialist<br />
och ansvariga <strong>för</strong> AM vid<br />
byggobjekten<br />
Identifierar bindande lagstiftning<br />
inom AS<br />
Identifierar och värderar existerande<br />
riskfaktorer i arbetsmiljön<br />
Utarbetar en AS-plan<br />
Informerar alla anställda om<br />
arbetsmiljöns riskfaktorer och<br />
nödvändiga åtgärder<br />
Genom<strong>för</strong> beslutade åtgärder i samband<br />
med arbetsmiljöövervakning och AS,<br />
däribland utbildning av personal<br />
och anskaffande av individuella<br />
säkerhetsmedel<br />
Kontrollerar att beslutade<br />
åtgärder genom<strong>för</strong>s och att alla<br />
krav i samband med AS<br />
respekteras<br />
(en gång i kvartalet)<br />
Sammanställer listor på<br />
arbetsplatser och anställda som<br />
påverkas av skadliga riskfaktorer<br />
Organiserar de anställdas<br />
obligatoriska hälsokontroll (OHK)<br />
Hantering av fel, korrektiva<br />
och preventiva åtgärder<br />
version: 1
Anställda, vittnen,<br />
underleverantörer<br />
Byggledaren<br />
Styrelseledamoten<br />
Kommissionen<br />
AS-specialisten<br />
Utredning av olycksfall<br />
Informerar den statliga ASstyrelsen<br />
och polisen<br />
AS-styrelsen utreder olycksfallet<br />
Deltar i utredningsarbetet<br />
Registrerar och analyserar orsakerna till<br />
olycksfallet och beslutar om korrektiva<br />
åtgärder<br />
Olycksfall<br />
Informerar omgående<br />
byggledaren och ASspecialisten<br />
Utvärderar följderna av det<br />
som hänt<br />
Olycksfall, insjuknande,<br />
nästan inträffat olycksfall eller<br />
annat krisläge<br />
Begär ett intyg från sjukhuset om<br />
skadans omfattning<br />
Registerar olycksfallet i<br />
olycksfallsjournalen<br />
Hantering av fel, korrektiva<br />
och preventiva åtgärder<br />
Olycksfallet utreds, ett protokoll<br />
sammanställs (4 ex) och olycksfallet<br />
registreras hos AS-styrelsen<br />
Tillsätter en<br />
utredningskommission<br />
Utreder olycksfallet och<br />
sammanställer ett protokoll (2 ex)<br />
version: 1
Styrelseledamot<br />
Revisorn<br />
•Kontroll av dokument<br />
•Intervjuer<br />
•Kontrollerar de korrektiva<br />
åtgärdenas effektivitet i att<br />
avvärja felaktigheter som<br />
upptäcktes av <strong>för</strong>egående<br />
revision<br />
Den reviderade<br />
anställde/ ansvarig<br />
person <strong>för</strong> korrektiva/<br />
preventiva åtgärder<br />
Beslutar när den interna<br />
revisionen skall äga rum<br />
Utser en revisor bland de<br />
anställda eller ingår avtal<br />
med en extern revisor<br />
Samordnar tidsramen med<br />
revisionsdeltagarna. Utformar<br />
ett revisionsprogram,<br />
överlämnar det till deltagarna<br />
Genom<strong>för</strong> revisionen<br />
Sammanställer en revisionsrapport<br />
och översikt över fel,<br />
överlämnar dessa till<br />
styrelseledamoten<br />
Intern revision<br />
Tar hänsyn till:<br />
•alla processer revideras<br />
minst en gång per år;<br />
•resultatet av tidigare<br />
revisioner.<br />
Går igenom felaktigheter<br />
och iakttagelser samt utser<br />
ansvariga och beslutar om<br />
tidsramar <strong>för</strong> korrektiva och<br />
preventiva åtgärder<br />
Ut<strong>för</strong> korrektiva och<br />
preventiva åtgärder<br />
Rapporterar till<br />
styrelseledamoten om att de<br />
korrektiva/ preventiva<br />
åtgärderna genom<strong>för</strong>ts<br />
Kontrollerar och antecknar<br />
ut<strong>för</strong>andet<br />
version: 1
Styrelseledamoten<br />
Revisorn<br />
•Kontroll av dokumenten<br />
•Intervjuer<br />
• Kontrollerar de korrektiva<br />
åtgärdenas effektivitet i att<br />
avvärja felaktigheter som<br />
upptäcktes av <strong>för</strong>egående<br />
revision<br />
•Fyller i vaktlistan <strong>för</strong><br />
arbetsskydd<br />
•Fyller i vaktlistan <strong>för</strong><br />
miljöskydd<br />
•Fyller i vaktlistan <strong>för</strong><br />
dokumentationskontroll<br />
Den reviderade<br />
personalen/<br />
Den ansvarige <strong>för</strong> de<br />
korrektiva/ preventiva<br />
åtgärderna<br />
Intern revision på byggobjektet<br />
Beslutar när den interna<br />
revisionen skall äga rum<br />
Utser en revisor bland de<br />
anställda<br />
Genom<strong>för</strong> revisionen<br />
Tar hänsyn till:<br />
•alla processer revideras<br />
minst en gång per år;<br />
•resultatet av tidigare<br />
revisioner.<br />
Går igenom felaktigheter<br />
och iakttagelser samt utser<br />
ansvariga och beslutar om<br />
tidsramar <strong>för</strong> korrektiva och<br />
preventiva åtgärder<br />
Ut<strong>för</strong> korrektiva och<br />
preventiva åtgärder<br />
Kontrollerar och antecknar<br />
ut<strong>för</strong>andet<br />
version: 1
Vilken process som<br />
helst<br />
Alla anställda/<br />
underleverantörer<br />
Styrelseledamoten<br />
/ Byggledaren/<br />
Kontorschefen<br />
Styrelseledamoten<br />
Hantering av fel, korrektiva och preventiva åtgärder<br />
Felet påverkar avtalet med<br />
underleverantören (-erna)<br />
Upptäcker fel i vilken process som<br />
helst, <strong>för</strong> in det i felregistret<br />
Informerar styrelseledamoten och<br />
byggledaren om felet har samband<br />
med byggarbeten<br />
Felet påverkar kvalitén på tjänsterna (kan ha<br />
samband med miljöpåverkan)<br />
Om kunden till följd av felet kan<br />
erhålla/ har erhållit en felaktig<br />
tjänst informeras kunden om detta<br />
Överenskommelse med<br />
beställaren/ underleverantören om<br />
hur felet skall åtgärdas.Beslutet<br />
<strong>för</strong>s in i felregistret<br />
Om åtgärderna <strong>för</strong> att avvärja felet<br />
kräver ändringar i avtalet/ tillägg till<br />
avtalet ges kontorschefen i<br />
uppdrag att skriva ett utkast till<br />
ändringar i avtalet med kunden<br />
Avtalsledning<br />
Felregistret finns på<br />
<strong>för</strong>etagets server<br />
Felet påverkar ej avtalet med<br />
underleverantören (-erna)<br />
Felregistret finns på<br />
<strong>för</strong>etagets server<br />
Felet påverkar ej kvalitén på tjänsterna (kan<br />
ha samband med miljöpåverkan eller<br />
bristande AS)<br />
Den som ansvarar <strong>för</strong> det<br />
verksamhetsområde där felet upptäcktes ser<br />
till att felet avvärjs. Åtgärderna <strong>för</strong>s in i<br />
felregistret.<br />
Analyserar situationen och konstaterar vad som<br />
orsakat felet/ det potentiella felet. Vid behov<br />
deltar byggledaren, kontorschefen m.fl.<br />
Det är ej möjligt/<br />
lämpligt att vidta<br />
någon korrektiv åtgärd<br />
Beslutet <strong>för</strong>s in i<br />
felregistret<br />
Det är möjligt/ lämpligt<br />
att vidta någon<br />
korrektiv åtgärd<br />
Upptäcker fel i vilken process<br />
som helst, <strong>för</strong> in det i<br />
felregistret<br />
Informerar styrelseledamoten<br />
Beslutar om korrektiv/ preventiv åtgärd.<br />
Beslutet <strong>för</strong>s in i felregistret<br />
Om åtgärderna <strong>för</strong> att avvärja felet kräver<br />
ändringar i avtalet/ tillägg till avtalet ingås<br />
avtal om detta med motparten och<br />
kontorschefen ges i uppdrag att skriva ett<br />
utkast till ändringar i avtalet med kunden<br />
Säkerställer att beslutade åtgärder vidtas<br />
Kontrollerar resultatet av den vidtagna<br />
åtgärden<br />
Åtgärden är ej effektiv<br />
version: 1<br />
Fel – ej uppfyllt krav<br />
Korrektiva åtgärder – avvärjande av<br />
orsaken till felet, så att det ej upprepas<br />
Preventiva åtgärder – avvärjande av<br />
potentiellt fel så att det ej uppstår<br />
Avtalsledning<br />
Åtgärden<br />
är effektiv<br />
Resultatet <strong>för</strong>s in i<br />
felregistret
Vilken process som<br />
helst<br />
Viktiga miljöaspekter<br />
kommuniceras ej<br />
utan<strong>för</strong> <strong>för</strong>etaget.<br />
Styrelseledamoten<br />
Alla anställda/<br />
underleverantörer<br />
Styrelseledamoten<br />
Sammanställer ett<br />
program <strong>för</strong> att <strong>för</strong>bättra<br />
miljöskyddet<br />
Åtgärd eller<br />
resultat av vilken<br />
process som helst<br />
Identifierar och värderar<br />
miljöaspekterna<br />
Alla anställda informeras<br />
om miljöaspekterna och<br />
åtgärder <strong>för</strong> att <strong>för</strong>bättra<br />
miljöskyddet<br />
Informerar tillhandahållarna av<br />
tjänster (underleverantörerna) om<br />
miljöskyddsåtgärder på bygget<br />
MILJÖLEDNING<br />
Identifierar bindande<br />
miljöskyddslagar och<br />
andra krav<br />
Uppdaterar registret med<br />
bindande miljölagstiftning<br />
Kontrollerar regelbundet<br />
hur de beslutade<br />
åtgärderna genom<strong>för</strong>s<br />
och hur miljöaspekterna<br />
respekteras på bygget<br />
Genom<strong>för</strong> beslutade<br />
miljöskyddsåtgärder<br />
Minskad<br />
miljöpåverkan<br />
Bindande<br />
miljöskyddslagar<br />
och andra krav<br />
Utvärderar hur de<br />
lagstadgade kraven<br />
efterlevs<br />
Sammanställer<br />
information<br />
Rapporterar om hur<br />
miljöskyddsåtgärdena<br />
genom<strong>för</strong>ts<br />
version: 1<br />
Ledarskapsrevision<br />
Sammanställer<br />
information <strong>för</strong><br />
ledarskapsrevisionen
Alla anställda/<br />
underleverantörer<br />
Byggledaren<br />
Nödsituation: Oplanerad antändning, eldsvåda,<br />
läckage av farliga kemiska ämnen eller annan<br />
typ av olycksfall eller miljö<strong>för</strong>orening<br />
Informerar omedelbart den<br />
närmaste arbetsledaren och<br />
kollegorna om<br />
nödsituationen<br />
Utvärderar nödsituationen<br />
Larmcentralen kontaktas<br />
(tel.112) räddningsarbete<br />
påbörjas<br />
HANTERING AV NÖDSITUATIONER<br />
Allvarlig miljöskada har uppstått: farliga kemiska ämnen har läckt ut i<br />
vattensamling ovan jord eller i avloppssystemet<br />
Allvarlig miljöskada har ej uppstått<br />
Första hjälpen och<br />
brandsäkerhetsinstruktioner<br />
Påbörjar räddningsarbete<br />
och hjälper skadade<br />
Nödsituationen har lösts<br />
Rapport till den regionala<br />
miljöstyrelsen<br />
Analyserar orsaken till att<br />
nödsituationen uppstod och<br />
beslutar om korrektiva<br />
åtgärder<br />
version: 1<br />
Avslutar<br />
räddningsåtgärderna<br />
Nödsituationen har<br />
avvärjts<br />
Hantering av fel, korrektiva<br />
och preventiva åtgärder
Dataanalys och <strong>för</strong>bättringar<br />
version: 1<br />
Företagsledaren analyserar regelbundet data <strong>för</strong> att kunna<br />
besluta om <strong>för</strong>bättringar av <strong>ledningssystem</strong>et. Med<br />
utgångspunkt i dataanalysresultaten fattas beslut om in<strong>för</strong>andet<br />
av <strong>för</strong>bättringar i <strong>ledningssystem</strong>et.<br />
Företagets styrelseledamot sammanställer data i enlighet med<br />
processbeskrivningen minst en gång per kvartal genom att fylla i<br />
utvärderingstabellen <strong>för</strong> processvärdering.<br />
Datanalaysen sker vid ledarskapsrevisionen och beslutade<br />
åtgärder protokoll<strong>för</strong>s.
<strong>Handbok</strong> <strong>för</strong> kvalitets<strong>ledningssystem</strong><br />
bilagor
Blanketter<br />
# Blankettens (formulärets) beteckning Godkänd, datum<br />
version<br />
nummer<br />
1. Felregister 1<br />
2. Revisionsrapport 1<br />
3. Översikt av fel/ anmärkningar vid intern revision 1<br />
4. Program <strong>för</strong> intern revision 1<br />
5. Databas <strong>för</strong> underleverantörer 1<br />
6. Databas <strong>för</strong> leverantörer 1<br />
7. Utbildningsregister 1<br />
8. Kvalitetshandboksregister 1<br />
9. Dokument om konstaterandet av skada på kundens egendom/<br />
reklamation<br />
10. Utvärderingstabell <strong>för</strong> processbeskrivningar 1<br />
11 Tabell <strong>för</strong> identifiering och avvärjning av miljöaspekter 1<br />
12 Underleverantörens bifall till att respektera<br />
miljöskyddskraven<br />
1<br />
1<br />
version: 1
Change language